Tabela wdrażania rekomendacji Część A - rekomendacje

Załącznik nr 1 do Uchwały nr 1/11
Tabela wdrażania rekomendacji
Tabela wdrażania rekomendacji
Część A - rekomendacje operacyjne
Lp.
Tytuł raportu
1.
Ocena satysfakcji wybranych grup
klientów Departamentu ds. PO KL
Urzędu Marszałkowskiego.
2.
Ocena satysfakcji wybranych grup
klientów Departamentu ds. PO KL
Urzędu Marszałkowskiego.
Wniosek
(strona w raporcie)
Utrudniony kontakt
telefoniczny z urzędem,
szczególnie w przypadku
osób pracujących
zawodowo (nie przy
projekcie) w godzinach
porannych
(np.: nauczyciele).
Tabela wniosków
i rekomendacji, strony:
111,112.
Zgodnie z deklaracjami
beneficjentów przyjęte i
opublikowane standardy
dotyczące czasu
odpowiedzi na zapytania
e-mailowe (24 godziny)
nie zawsze są
przestrzegane.
Rekomendacja
(strona w raporcie)
Należy rozważyć możliwość
wprowadzenia
zróżnicowanych godzin
dostępności telefonicznej
opiekuna - np.: chociaż dwa
dni w tygodniu godziny
popołudniowe.
Tabela wniosków
i rekomendacji, strony:
110,112.
Adresat
rekomendacji
Instytucja
Pośrednicząca
Uspójnienie rzeczywistości
i standardów dotyczących
czasu odpowiedzi na
zapytania e-mailowe.
Tabela wniosków
i rekomendacji, strony:
110,112.
Instytucja
Pośrednicząca
Sposób wdrożenia
W przypadku utrudnionej
możliwości kontaktu
z opiekunem w godz.
porannych możliwość kontaktu
za pośrednictwem poczty
elektronicznej
(i ew. uzgodnienie kontaktu
telefonicznego w innych
godzinach).
Ściślejsze przestrzeganie
obecnych standardów
(w sytuacji gdy pracownik nie
zna odpowiedzi na pytanie
informuje o tym fakcie nadawcę
wiadomości i podaje
przybliżony termin udzielenia
odpowiedzi – co wynika
Status: stan
wdrożenia
Rekomendacja
do wdrożenia
w całości.
Termin
realizacji
I – IV kwartał 2011
Rekomendacja
do wdrożenia
w całości.
I – IV kwartał 2011
Tabela wniosków
i rekomendacji, strony:
110,112.
3.
Ocena satysfakcji wybranych grup
klientów Departamentu ds. PO KL
Urzędu Marszałkowskiego.
4.
Ocena satysfakcji wybranych grup
klientów Departamentu ds. PO KL
Urzędu Marszałkowskiego.
Oczekiwania
beneficjentów znacznie
wykraczające poza zakres
obowiązków opiekunów,
brak jednoznacznej
odmowy odbierany jest
często negatywnie jako
brak kompetencji oraz
postawa asekuracyjna,
szczególnie istotne
w kontekście dużego
obciążenia pracą.
Tabela wniosków
i rekomendacji, strony:
110.
Brak ustalonych,
efektywnych procedur
zastępstwa w wypadkach
dłuższej nieobecności
opiekunów projektów.
W takich przypadkach
beneficjenci nie wiedzą, do
kogo mogą się zwrócić
o pomoc, a i tak długie
terminy załatwiania spraw
jeszcze się wydłużają.
Tabela wniosków
i rekomendacji, strony:
z potrzeby skonsultowania
problemu).
Zwiększenie asertywności
opiekunów w przypadku
pytań wykraczających poza
ich zakres obowiązków,
a przynajmniej jasne
informowanie beneficjentów,
że choć opiekun odpowiada
ponieważ chce pomóc, to
jednak sprawa ta wykracza
poza jego obowiązki.
Tabela wniosków
i rekomendacji, strony: 110.
Instytucja
Pośrednicząca
Zorganizowanie dla opiekunów
projektów szkolenia
dotyczącego asertywności
skierowanego głównie na
problem uświadamiania
beneficjentom zakresu
obowiązków opiekuna projektu
oraz odmowy rozwiązywania
problemów wykraczających
poza zakres obowiązków
opiekuna.
Wypracowanie efektywnych
mechanizmów
zapewniających ciągłość
obsługi beneficjenta
w przypadku odejścia lub
długotrwałej nieobecności
opiekuna. Sprawna
komunikacja nowych ustaleń
beneficjentom.
Tabela wniosków
i rekomendacji, strony: 110,
111,112.
Instytucja
Pośrednicząca
Przekazywanie informacji do
beneficjenta na temat
nieobecności opiekuna oraz
wskazanie osoby do kontaktu.
Rekomendacja
wdrożona
w całości.
W 2010 r.
pracownicy
Departamentu
ds. PO KL,
w tym
opiekunowie
projektów brali
udział
w szkoleniach
rozwijających
umiejętności
miękkie.
Rekomendacja
do wdrożenia
w całości.
-
I – IV kwartał 2011
5.
Ocena satysfakcji wybranych grup
klientów Departamentu ds. PO KL
Urzędu Marszałkowskiego.
Część B - rekomendacje kluczowe
Lp.
Tytuł raportu
Część C - rekomendacje horyzontalne
Lp.
Tytuł raportu
-
-
110,111,112.
Duże zapotrzebowanie na
szkolenia, w tym właśnie
na szkolenia wewnętrzne.
Tabela wniosków
i rekomendacji, strony:
111,112,113.
Wniosek
raporcie)
(strona
w
Wniosek
raporcie)
(strona
-
w
Włączenie w system pracy
szkoleń wewnętrznych,
w których pracownicy
korzystaliby z wiedzy osób
najbardziej doświadczonych.
Tabela wniosków
i rekomendacji, strony:
111,112,113.
Instytucja
Pośrednicząca
Organizacja spotkań
wewnętrznych polegających na
wspólnym analizowaniu
problemów i podejmowaniu
próby ich rozwiązań.
Rekomendacja
do wdrożenia
w całości.
I – IV kwartał 2011
Rekomendacja
(strona w raporcie)
-
Adresat
rekomendacji
-
Sposób wdrożenia
Status:
stan
wdrożenia
-
Termin realizacji
Rekomendacja (strona w
raporcie)
-
Adresat
rekomendacji
-
Sposób wdrożenia
Status:
stan
wdrożenia
-
Termin realizacji
-
-
Wniosek – wniosek, na podstawie którego sformułowana została rekomendacja powinien być zwięzły i jednoznaczny. Konieczne jest wskazanie odpowiedniej strony lub
stron w raporcie końcowym z badania.
Rekomendacja – podobnie jak wniosek powinna być zwięzła i jednoznaczna. Konieczne jest wskazanie odpowiedniej strony lub stron w raporcie końcowym z badania.
Adresat rekomendacji – instytucja (instytucje) odpowiedzialna za wdrożenie rekomendacji.
Sposób wdrożenia – syntetyczne przedstawienie sposobu wdrożenia rekomendacji.
Stan wdrożenia - należy wybrać jedną z poniższych opcji:
 rekomendacja wdrożona w całości,
 rekomendacja w części wdrożona,
 rekomendacja do wdrożenia w całości,
 rekomendacja w części do wdrożenia,
 rekomendacja odrzucona.
-
-
Termin realizacji – planowana (lub faktyczna) data wdrożenia rekomendacji (w kwartałach)
Część A nie podlega monitorowaniu przez KJO
Część B uzupełniana jest przy przesłaniu rekomendacji do KJO, oraz na etapie późniejszym, podczas procesu wdrażania rekomendacji z części B
Część C uzupełniana jest tylko w przypadku, gdy proponowane są rekomendacje horyzontalne i przesyłana jest do KJO jednorazowo, po zakończeniu badania.