BSR seminarium informacyjne

UNIA EUROPEJSKA
Europejski Fundusz
Rozwoju Regionalnego
Kwalifikowalność wydatków i
kontrola I stopnia
seminarium informacyjne
25.02.2009
Warszawa
KONTROLA I STOPNIA
Art. 16 ustęp 1 Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu
Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 roku w sprawie
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające
rozporządzenie (WE) nr 1783/1999
„W celu zatwierdzenia wydatków kaŜde państwo członkowskie
ustanawia system kontroli umoŜliwiający weryfikację
dostarczenia produktów i usług stanowiących przedmiot
dofinansowania, zasadności wydatków zadeklarowanych dla działań
lub ich części wdraŜanych na terytorium danego państwa, jak
równieŜ zgodności tych wydatków i związanych z nimi operacji lub
ich części z przepisami wspólnotowymi i krajowymi.”
KONTROLA I STOPNIA
System kontroli I stopnia w Polsce jest mieszany:
zdecentralizowany
Urzędy Marszałkowskie, Urzędy Wojewódzkie, Ministerstwa i inne
urzędy centralne kontrolę I stopnia mogą prowadzić niezaleŜni od
wdraŜania projektu kontrolerzy wewnętrzni ww. instytucji. Jest to
moŜliwe po uprzednim zatwierdzeniu kontrolera przez MRR na
podstawie zamieszczonego na stronie MRR wniosku o zatwierdzenie
kontrolera projektu.
scentralizowany
Pozostałe jednostki korzystają z bezpłatnej kontroli I stopnia
wykonywanej przez Władzę WdraŜającą Programy Europejskie.
KONTROLA I STOPNIA
Elementy systemu kontroli
Kontrola administracyjna
100 % wydatków
wszystkich projektów
Kontrola na miejscu
wybrane projekty
(analiza ryzyka)
KONTROLA I STOPNIA
Osoba odpowiedzialna za kontrolę I stopnia przydzielana w
momencie wpływu pierwszego rozliczenia
Ten sam kontroler przez cały okres realizacji projektu
Pierwsze rozliczenie naleŜy przesłać na Panią Sylwię
Tyszko, Głównego Księgowego WWPE. Uzupełnienia do
pierwszego rozliczenia oraz kolejne rozliczenia naleŜy
przesyłać na wyznaczonego kontrolera. Dane adresowe
WWPE na końcu prezentacji.
NADRZĘDNA ZASADA
NALEśYTE ZARZĄDZANIE FINANSAMI
(SOUND FINANCIAL MANAGEMENT)
Zgodnie z Art. 274 Traktatu ustanawiającego Unię Europejską
„Kraje Członkowskie powinny współpracować z Komisją Europejską, aby
zapewnić, Ŝe środki publiczne są wydatkowane w zgodzie z zasadą
naleŜytego zarządzania finansami”
Koncepcja naleŜytego zarządzania finansami
= oszczędność + wydajność + skuteczność
(economy + efficiency + effectiveness)
NADRZĘDNA ZASADA
NALEśYTE ZARZĄDZANIE FINANSAMI = 3 x E
Economy = zasoby, które instytucja zuŜywa do wykonywania swoich zadań
udostępniane są w odpowiednim czasie, w odpowiedniej ilości i jakości
oraz po najkorzystniejszej cenie
Efficiency = instytucja dąŜy do osiągnięcia jak najlepszego związku pomiędzy
zaangaŜowanymi zasobami a osiągniętymi rezultatami
Effectivenes = instytucja osiąga wyznaczone cele oraz zaplanowane rezultaty
NADRZĘDNA ZASADA
ZASADA NALEśYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI
a
USTAWA O FINANSACH PUBLICZNYCH
Art.35 Ustawy o finansach publicznych
„3. Wydatki publiczne powinny być dokonywane:
1) w sposób celowy i oszczędny, zachowaniem zasady uzyskiwania
najlepszych efektów z danych nakładów;
2) w sposób umoŜliwiający terminową realizację zadań;
3) w wysokości w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych
zobowiązań.”
BUDśET PROJEKTU
BudŜet projektu określony w zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym
w podziale na partnerów – kwota globalna budŜetu kaŜdego
partnera w części 2.3 Wniosku a budŜet całościowy projektu w
podziale na linie budŜetowe i pakiety zadaniowe w części 4.4
Szczegółowy budŜet kaŜdego partnera projektu jest obowiązkowym
załącznikiem III do Umowy Partnerstwa
BudŜet dzielony na sześciomiesięczne okresy sprawozdawcze
(milestone) – w celu planowania płatności oraz monitorowania
wdraŜania projektu
Plan wydatkowania (Spending plan) środków na poziomie projektu
zatwierdzony w części 4.5 Wniosku Aplikacyjnego, a na poziomie
partnerów uszczegółowiony w załączniku IV do Umowy Partnerstwa
Zasady kwalifikowalności wydatków oraz budŜet projektu
zostały określone w
Rozdziale 5 Podręcznika Programu
Zasady raportowania w ramach projektu
zostały określone w
Rozdział 10.4 Podręcznika Programu
BUDśET PROJEKTU
BudŜet projektu dzielony na linie budŜetowe (BL) i pakiety
zadaniowe (work packages - WP)
Rodzaje work package:
WP 0
Przygotowanie projektu
(project preparation)
predefiniowany
nieobowiązkowy
WP 1
Zarządzanie projektem i
administracja (project management
& administration)
predefiniowany
obowiązkowy
WP 2
Komunikacja i informacja
(communication & information)
predefiniowany
obowiązkowy
Działania merytoryczne
definiowane w
projekcie
nieobowiązkowe
WP 3 –
WP 7
BUDśET PROJEKTU
Rodzaje linii budŜetowych BL:
BL 1 – Personel
BL 2 – Usługi zewnętrzne
BL 3 – PodróŜe i zakwaterowanie
BL 4 – Sprzęt i inwestycje
BL 5 – Inne koszty bezpośrednie
Linie 2 i 4 są wyspecyfikowane w zatwierdzonym Wniosku
Aplikacyjnym wraz z przypisaniem ich do pakietów
zadaniowych.
Dodatkowo linia budŜetowa 2 podzielona we Wniosku
Aplikacyjnym na planowane umowy powyŜej 20.000 EUR i
umowy poniŜej 20.000 EUR.
BUDśET PROJEKTU
Linia budŜetowa nr 1 – Personel
Koszty wynagrodzeń pracowników partnera projektu
wymienionego oficjalnie we Wniosku Aplikacyjnym
bezpośrednio zaangaŜowanych w realizację projektu
W tej linii wyłącznie pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę
Pracownicy zatrudnieni wyłącznie do realizacji projektu lub
częściowo do realizacji projektu
Nie wolno raportować kosztów wynagrodzenia pracowników
partnera zatrudnionych na podstawie umów innych niŜ umowa o
pracę!
BUDśET PROJEKTU
Linia budŜetowa nr 1 – Personel
Kalkulacje kosztów osobowych w oparciu o rzeczywiste stawki
wynagrodzenia danej osoby za godzinę roboczą w danym
miesiącu (wynagrodzenie za dany miesiąc/liczba godzin
roboczych w danym miesiącu)
Kalkulacje kosztów osobowych w oparciu o ewidencję czasu
pracy na rzecz projektu w kartach czasu pracy
W linii tej raportowany jest wolontariat (jeśli występuje) –
wymogi programowe co do wolontariatu w rozdziale 5.1.1
Programme Manual
BUDśET PROJEKTU
Linia budŜetowa nr 2 – Usługi zewnętrzne
W linii tej naleŜy umieścić wydatki dokonywane przez partnerów
na mocy zawartych umów oraz faktur/rachunków z podmiotami
zewnętrznymi zatrudnionymi w związku z realizacją działań,
których partner nie jest w stanie wykonać własnymi siłami.
Wybór wykonawców musi być dokonany zgodnie z Prawem
Zamówień Publicznych oraz wymogami programu (bid-at-three
rule).
Muszą być takŜe spełnione warunki właściwego oznakowania
projektu (działania promocyjne projektu, spotkania itp.)
BUDśET PROJEKTU
Linia budŜetowa nr 2 – Usługi zewnętrzne
Programme Manual wyraźnie, wprost uznają za
niekwalifikowalne:
- usługi zlecane innym partnerom projektu,
- pracownikom własnym partnera zatrudnionym na umowy
innego typu niŜ umowa o pracę (czyli np. umowa zlecenie/o
dzieło),
- usługi świadczone wewnątrz instytucji partnera – np. pomoc
działu IT w projekcie rozliczamy w formie kalkulacji kosztów
osobowych informatyka w linii budŜetowej nr 1 na podstawie
kart czasu pracy – nie moŜna usług działu IT rozliczać w
projekcie na podstawie not księgowych wystawianych wewnątrz
instytucji partnera,
- zaliczki na poczet realizacji usług.
BUDśET PROJEKTU
Linia budŜetowa nr 2 – Usługi zewnętrzne
Przykładowe wydatki kwalifikowalne:
• projektowanie, wykonanie stron internetowych oraz hosting
• przygotowanie, redagowanie, skład i drukowanie materiałów
promocyjnych (np. broszur, ulotek, artykułów prasowych)
• przygotowanie i emisja spotów TV/radiowych
• wynajem sal na konferencje/spotkania
• catering w trakcie konferencji/spotkań
• organizacja spotkań przez podmiot zewnętrzny
• prelegenci na potrzeby spotkań i konferencji pod warunkiem, Ŝe
ich udział w spotkaniach przeniesie korzyść projektowi
• tłumaczenia
• zewnętrzni badacze
• zatrudnienie zewnętrznego koordynatora projektu
BUDśET PROJEKTU
Linia budŜetowa nr 3 – PodróŜe i zakwaterowanie
Koszty podróŜy i zakwaterowania wyłącznie personelu partnera
w związku z ich uczestnictwem w spotkaniach, seminariach,
konferencjach mających miejsce na terytorium krajów UE.
Obszar moŜliwych podróŜy to kraje UE + terytoria poza UE ale
będące w obszarze programu (programme area)
Wszelkie wyjazdy muszą być wyraźnie motywowane działaniami
projektu i muszą być niezbędne dla skutecznego wdraŜania
projektu.
Wydatki związane z przejazdami i zakwaterowaniem gości
zapraszanych na konferencje i spotkania projektu mogą być
raportowane wyłącznie w szczególnie uzasadnionych
przypadkach.
BUDśET PROJEKTU
Linia budŜetowa nr 3 – PodróŜe i zakwaterowanie
PodróŜe powinny odbywać się najbardziej ekonomicznym
środkiem transportu publicznego na danej trasie. Podobnie
koszty zakwaterowania winny być ekonomicznie uzasadnione i
mieścić się w limitach określonych dla jednostek sektora
finansów publicznych
Wszelkie limity diet i hoteli wyŜsze niŜ określone w krajowych
przepisach dla jednostek sektora finansów publicznych nie są
kwalifikowalne - nawet jeśli zwiększenie limitów diet i hoteli
wynika z zatwierdzonych w instytucji partnera regulaminów
wewnętrznych regulujących te kwestie
Koszty podróŜy i zakwaterowania ekspertów zewnętrznych
muszą być ujmowane w linii budŜetowej nr 2 – Usługi
zewnętrzne.
BUDśET PROJEKTU
Linia budŜetowa nr 4 – Sprzęt i inwestycje
Linia słuŜąca do ewidencji następujących rodzajów kosztów:
- amortyzacji sprzętu ;
- zakupów sprzętu (niepodlegającego amortyzacji) i wyposaŜenia,
- wynajmu sprzętu – jeśli wynajem jest najbardziej ekonomicznym
sposobem pozyskania sprzętu na cele realizacji projektu;
- kosztów inwestycji dokładnie opisanych w zatwierdzonym
Wniosku Aplikacyjnym.
Wybór wykonawców musi być zgodny z ustawą Prawo Zamówień
Publicznych a takŜe muszą być spełnione wymagania określone w
regulacjach odnośnie promocji i publikacji (właściwe oznakowanie).
W przypadku zamówień poniŜej 14.000 EUR ale powyŜej 1.000 EUR
(bez VAT) – reguła „bid-at-three”
BUDśET PROJEKTU
Linia budŜetowa nr 4 – Sprzęt i inwestycje
Zakupy nie mogą być dokonywane od innych partnerów projektu!
Koszty sprzętu i inwestycji moŜna rozliczać w projekcie wyłącznie
dla sprzętu, który:
• nie został juŜ sfinansowane z innych dotacji (np. europejskich,
krajowych lub regionalnych) oraz
• nie został całkowicie umorzony tj. jest nadal amortyzowany w
okresie realizacji projektu
• nie został ujęty w innej linii budŜetowej
• nie zostały zakupione od innego partnera
• jest absolutnie niezbędny dla wdroŜenia projektu.
BUDśET PROJEKTU
Linia budŜetowa nr 4 – Sprzęt i inwestycje
Koszty amortyzacji sprzętu wykorzystywanego do realizacji
projektu mogą być przypisane do projektu w całości wyłącznie w
przypadkach, gdy dany sprzęt jest wykorzystywany tylko i
wyłącznie dla celów realizacji projektu. Jeśli sprzęt jest
wykorzystywany takŜe do innych niŜ realizacja projektu celów,
amortyzacja moŜe być przypisana do projektu proporcjonalnie
zgodnie z uzasadnioną, rzetelną i sprawiedliwą metodą, która
powinna obowiązywać w tej samej postaci w całym okresie
wdraŜania projektu.
Przykłady:
- sprzęt komputerowy (PC, monitor, drukarka + oprogramowanie)
- skaner, projektor, aparat fotograficzny,
cd…
BUDśET PROJEKTU
Linia budŜetowa nr 4 – Sprzęt i inwestycje
Przykłady cd:
- meble biurowe, wyposaŜenie wystawiennicze,
- sprzęt laboratoryjny oraz specjalny sprzęt pomiarowy.
Zakup sprzętu uŜywanego jest kwalifikowalny łącznie pod trzema
warunkami:
–
–
–
sprzedawca sprzętu przedstawi oświadczenie podające pochodzenie sprzętu i
potwierdzi, Ŝe w ciągu ostatnich 7 lat nie został on nabyty z wykorzystaniem
dotacji krajowej, regionalnej lub wspólnotowej;
cena sprzętu nie przekracza jego wartości rynkowej, zwaŜywszy na jego
zmniejszony techniczny i ekonomiczny czas Ŝycia, i jest niŜsza od ceny
podobnego nowego sprzętu;
sprzęt posiada właściwości techniczne niezbędne dla realizacji projektu i
spełnia obowiązujące normy i standardy.
BUDśET PROJEKTU
Linia budŜetowa nr 5 – Inne koszty bezpośrednie
Linia przeznaczona do ewidencji wydatków bezpośrednich
związanych z realizacją projektu, nieujętych w liniach BL1-BL4.
Raportujemy tu wydatki ekonomicznie uzasadnione, absolutnie
niezbędne do skutecznego przeprowadzenia operacji. Są to wydatki,
których instytucja nie poniosłaby gdyby nie realizacja projektu.
Wydatek musi być wprost przypisany do projektu lub do osoby
pracującej na rzecz projektu.
Koszty związane z ekspertyzami zewnętrznymi i konsultacjami
prawnymi raportowane w linii 2 – Usługi zewnętrzne.
BUDśET PROJEKTU
Linia budŜetowa nr 5 – Inne koszty bezpośrednie
Przykładowe koszty:
- koszty bezpośrednie administracyjne (materiały biurowe, przesyłki pocztowe)
- opłaty za udział w seminariach, konferencjach związanych z projektem,
- opłaty finansowe za międzynarodowe transakcje finansowe,
- prowizja bankowa za otwarcie rachunku bankowego wyodrębnionego na cele
projektu (jeśli jest taki wymóg w projekcie) oraz opłaty bankowe za prowadzenie
rachunku bankowego j.w. (ale niekwalifikowalne opłaty finansowe za krajowe
transakcje finansowe),
- koszty utrzymania biura – wyłącznie bezpośrednie!
Uwaga! śadne koszty pośrednie związane z funkcjonowaniem instytucji nie
są kwalifikowalne – dotyczy to zarówno pośrednich kosztów
administracyjnych jak i pośrednich kosztów osobowych. Niekwalifikowalne
są Ŝadne koszty ogólne partnera alokowane do projektu procentowo.
ZASADY
KWALIFIKOWALNOŚCI
PODATEK VAT
Podatek VAT nie stanowi wydatku kwalifikowalnego chyba, Ŝe
został pierwotnie i ostatecznie zapłacony przez instytucję partnera.
Podatek VAT, który moŜna odzyskać, nie moŜe być uznany za
kwalifikowalny nawet jeŜeli nie został faktycznie odzyskany przez
instytucję partnera. Oznacza to, Ŝe w przypadkach gdy partner moŜe
odzyskać podatek VAT ale rezygnuje z tej moŜliwości, podatek VAT
jest niekwalifikowalny.
ZASADY
KWALIFIKOWALNOŚCI
OPŁATY FINANSOWE
Opłaty transakcyjne za międzynarodowe transakcje finansowe są
kwalifikowalne.
JeŜeli realizacja projektu wymaga otwarcia odrębnego rachunku,
opłaty bankowe za otwarcie i administrowanie rachunkiem równieŜ
uznaje się za kwalifikowalne.
Opłaty za krajowe transakcje finansowe nie są kwalifikowalne!
Mogą one wówczas być raportowane w linii budŜetowej Inne koszty
bezpośrednie
ZASADY
KWALIFIKOWALNOŚCI
PRZYCHÓD WYGENEROWANY PRZEZ PROJEKT
JeŜeli projekt generuje przychód np. poprzez usługi, opłaty za
uczestnictwo w konferencji, sprzedaŜ broszur lub ksiąŜek,
przychody te muszą one być odjęte od kosztów kwalifikowalnych w
całości lub proporcjonalnie, w zaleŜności czy były generowane w
całości lub części w wyniku dofinansowywanej operacji.
Uwaga!
Finansowanie z EFRR oblicza się na podstawie łącznych kosztów
kwalifikowalnych po odliczeniu przychodów przypisanych do
projektu.
ZASADY
KWALIFIKOWALNOŚCI
WKŁADY RZECZOWE
Jedynym dozwolonym w ramach programu wkładem rzeczowym
jest wolontariat.
Planowany i zatwierdzany jest juŜ na etapie składania Wniosku
Aplikacyjnego – wydzielona rubryka do wpisania kwoty
przewidzianej na wolontariat.
Stanowi wkład własny partnera (czyli w przypadku polskich
partnerów nie moŜe przekroczyć 15% kwoty kwalifikowalnej).
Jeśli wolontariat wystąpi wówczas raportujemy go w linii Personel.
Wymogi co do wolontariatu w rozdziale 5.1.1 Programme Manual.
ZASADY
KWALIFIKOWALNOŚCI
WYDATKI DOFINANSOWYWANE Z INNYCH ŚRODKÓW UE
LUB INNYCH DOTACJI KRAJOWYCH LUB REGIONALNYCH
Wydatek, który otrzymał juŜ całkowite dofinansowanie z innego
źródła finansowania w ramach funduszy europejskich nie uznaje się
za kwalifikowalny w kontekście projektów BSR.
Jeśli wydatek jest juŜ w pełni pokrywany przez inną dotację krajową
lub regionalną, równieŜ nie moŜe być uznany za kwalifikowalny,
gdyŜ skutkowałoby to podwójnym finansowaniem.
Jeśli wydatek jest pokrywany częściowo przez inną dotację krajową
lub regionalną, to moŜe on zostać uznany za kwalifikowalny jeśli
dotacja ta nie przekracza 15% (czyli finansuje wkład własny
partnera).
ZASADY
KWALIFIKOWALNOŚCI
WYDATKI DOFINANSOWYWANE Z INNYCH ŚRODKÓW UE
LUB INNYCH DOTACJI KRAJOWYCH LUB REGIONALNYCH
Podwójne finansowanie - przykłady:
- sfinansowanie danego wydatku z dwóch róŜnych projektów
współfinansowanych ze środków UE
- uzyskanie refundacji kosztu podatku VAT przy jednoczesnym
odzyskaniu go z budŜetu państwa
- rozliczanie w projekcie amortyzacji sprzętu, który wcześniej został
sfinansowany ze środków dotacji krajowej lub unijnej.
ZASADY
KWALIFIKOWALNOŚCI
ZA NIEKWALIFIKOWALNE UWAśANE SĄ M.IN.:
- odsetki od zadłuŜenia,
- grzywny, kary pienięŜne i straty na róŜnicach kursowych,
- odsetki karne,
- prowizje bankowe za przelewy krajowe,
- koszty przygotowawcze, chyba Ŝe zostały zaakceptowane we
zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym,
- wydatki inwestycyjne, chyba Ŝe zostały zaakceptowane we
zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym lub przez władze programu,
- podatek VAT jeśli moŜe być odzyskany,
- nagrody pienięŜne lub puchary
OKRES
KWALIFIKOWALNOŚCI
OGÓLNE RAMY CZASOWE DLA PROGRAMU
Zgodnie z art. 56 rozporządzenia (WE) nr 1083/2006, program musi
się zakończyć dnia 31 grudnia 2015 r.
Wszelkie działania w ramach projektów BSR muszą się zakończyć
„odpowiednio wcześniej przed zakończeniem programu”.
! WAśNE W PRZYPADKU OSTATNICH RUND APLIKACYJNYCH!
OKRES
KWALIFIKOWALNOŚCI
Okres kwalifikowalności dla kosztów innych niŜ koszty
przygotowawcze rozpoczyna się w dniu zatwierdzenia Wniosku
Aplikacyjnego przez Komitet Monitorujący programu.
Koniec okresu kwalifikowalności dla działań merytorycznych jest to
data zakończenia fazy wdraŜania (implementation phase) projektu.
Natomiast dla działań administracyjnych związanych z
zakończeniem projektu (wyłącznie WP1) - data zakończenia fazy
zamykania (closing phase) projektu wg zatwierdzonego Wniosku
Aplikacyjnego (3 miesiące po zakończeniu fazy wdraŜania).
Koniec okresu kwalifkowalności dla danego działania = koniec
wydatkowania środków w ramach danego działania
KOSZTY PRZYGOTOWAWCZE
Są to koszty bezpośrednio związane z przygotowaniem projektu
i złoŜeniem Wniosku Aplikacyjnego, który finalnie został
zaakceptowany do realizacji przez Komitet Monitorujący.
Początek okresu kwalifikowalności tych kosztów = rok przed
datą zakończenia naboru, w którym złoŜono wniosek
Koniec okresu kwalifikowalności tych kosztów = data
zatwierdzenia Wniosku Aplikacyjnego przez Komitet
Monitorujący
Koszty te muszą być zaplanowane i opisane we Wniosku
Aplikacyjnym w podziale na linie budŜetowe. Dozwolone linie
budŜetowe to:
Personel,
Usługi zewnętrzne oraz
PodróŜe i zakwaterowanie.
KOSZTY PRZYGOTOWAWCZE
Są raportowane razem z kosztami pierwszego okresu
sprawozdawczego – oddzielny raport składany w tym celu!
Maksymalny limit kosztów przygotowawczych: niŜsza z kwot
50.000 EUR lub 2% kwalifikowalnego budŜetu
(na poziomie całego projektu)
Przykładowe koszty: przygotowanie idei projektu, poszukiwanie
przyszłych partnerów, spotkania przyszłych partnerów, udział w
spotkaniach dla przyszłych partnerów wiodących.
OKRESY SPRAWOZDAWCZE
Okres sprawozdawczy – kolejne 6 kalendarzowych miesięcy –
określone indywidualnie dla kaŜdego projektu w Grant Contract.
Okresy sprawozdawcze liczone od daty rozpoczęcia realizacji
projektu określonej w zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym.
Termin złoŜenia raportów przez Partnera Wiodącego za kaŜdy okres
raportowania do Wspólnego Sekretariatu Technicznego określony
jest w Grant Contract.
REGUŁA BID-AT-THREE
Dotyczy zamówień poniŜej progów stosowania ustawy Prawo
Zamówień Publicznych tj. poniŜej 14.000 EUR.
Dolny limit stosowania tej reguły wynosi 1.000 EUR (bez VAT).
W przypadku, gdy w instytucji partnera istnieją bardziej
rygorystyczne zasady udzielania zamówień, dla których nie stosuje
się ustawy Prawo Zamówień Publicznych, zastosowanie mają reguły
bardziej rygorystyczne.
Stosowanie reguły „bid-at-three” musi być udokumentowane tzn. Ŝe
dla kaŜdego rozeznania dokonywanego zgodnie z tą regułą trzeba
sporządzić protokół i załączyć zebrane oferty/korespondencję w
sprawie rozeznania itp.
REGUŁA BID-AT-THREE
Polega na zebraniu i porównaniu co najmniej trzech ofert dla
kaŜdego zamówienia mieszczącego się w ramach kwotowych
stosowania tej reguły.
Oznacza to, Ŝe w praktyce naleŜy zaprosić do przesłania ofert więcej
niŜ 3 potencjalnych wykonawców, tak Ŝeby zapewnić, Ŝe co najmniej
3 oferty zostaną złoŜone i będą mogły zostać porównane.
KURSY WYMIANY
Wydatki poniesione w walucie krajowej przeliczane na EUR po
kursie średnim miesięcznym ustalonym przez Komisję Europejską z
miesiąca zaewidencjonowania wydatku w systemie finansowoksięgowym partnera
( w przypadku amortyzacji i wkładów rzeczowych – wg daty
ewidencji kosztu w systemie finansowo-księgowym)
Koszty i wydatki poniesione w EUR powinny być raportowane w
kwotach EUR wynikających z faktur VAT, rachunków i innych
dokumentów o równowaŜnej mocy dowodowej
Uwaga: Oznacza to, Ŝe nie powinny mieć miejsca sytuacje kiedy
kwoty w EUR przeliczane są na PLN (dla celów księgowych) i
ponownie na EUR po kursie ustalonym dla wydatków w walucie
krajowej
ARCHIWIZACJA
DOKUMENTÓW
Wszelkie dokumenty dotyczące realizacji projektu muszą być
przechowywane zarówno przez Partnera Wiodącego jak i zwykłych
Partnerów co najmniej do dnia 31.12.2025 roku. W tym celu naleŜy
juŜ na początku realizacji projektu dostosować wewnętrzne przepisy
archiwizacyjne obowiązujące w jednostce Partnera.
Jest to wymóg konieczny na potrzeby późniejszych kontroli i
audytów dokonywanych przez uprawnione do tego instytucje
krajowe i unijne (w tym Instytucję Zarządzającą, Instytucję
Certyfikującą, Instytucję Audytową, Wspólny Sekretariat
Techniczny, słuŜby Komisji Europejskiej oraz krajowy Urząd
Kontroli Skarbowej).
DANE KONTAKTOWE
Władza WdraŜająca Programy Europejskie
Ul. Wspólna 2/4
00 - 926 Warszawa
Sylwia Tyszko – Główny Księgowy WWPE
[email protected]
tel. 022 458 23 37
Jan Krzesiński
[email protected]
tel. 022 458 23 22
Katarzyna Suda
[email protected]
tel. 022 458 23 32
Dziękuję za uwagę!