Informacja dla beneficjentów działania 1.4 Schemat B

INFORMACJA
dla Wnioskodawców działania 1.4 Promocja gospodarcza i aktywizacja inwestycyjna
regionu Schemat B „Projekty pozainwestycyjne”
Oś I Konkurencyjna i innowacyjna gospodarka
Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego
na lata 2007-2013
konkursu ogłoszonego 31 stycznia 2011 r.,
Niniejsza
informacja
ma
na
celu
zapoznanie
wnioskodawców
z zasadami korzystania ze wsparcia w ramach działania 1.4 Schemat B – rodzaje
projektów:
udział wystawcy w imprezach targowo – wystawienniczych organizowanych poza
granicami kraju,
lub
udział wystawcy w krajowych imprezach targowo - wystawienniczych
o charakterze międzynarodowym (przynajmniej jeden z wystawców z zagranicy)
lub
udział przedsiębiorców w misjach gospodarczych za granicą.
lub
realizacja kampanii promocyjnej województwa podkarpackiego
I. PRAWIDŁOWA REALIZACJA PROJEKTU.
Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu z należytą starannością,
w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie,
zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami w ramach Programu oraz
w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu oraz osiągnięcie
celów i wskaźników projektu (produktu i rezultatu) zakładanych we wniosku
o dofinansowanie.
Beneficjent podczas realizacji projektu powinien przestrzegać oraz stosować się
do wszystkich zapisów Umowy/Decyzji o dofinansowanie projektu, która reguluje
jego prawa i obowiązki.
Beneficjent realizujący projekt polegający na udziale w targach/wystawach/misjach
gospodarczych, powinien pamiętać o należytym dokumentowaniu ponoszonych
wydatków w ramach realizowanego przedsięwzięcia.
W celu uniknięcia nieprawidłowego wydatkowania środków przez beneficjentów,
a także uznawania wydatków poniesionych przez beneficjenta za niekwalifikowalne
na etapie wniosku o płatność lub podczas przeprowadzania kontroli, Instytucja
Zarządzająca Programem określiła w punkcie II dokumenty, które będą akceptowane
na etapie rozliczania przez beneficjenta projektu.
II. DOKUMENTY
AKCEPTOWANE PRZEZ INSTYTUCJĘ
PROGRAMEM NA ETAPIE ROZLICZENIA PROJEKTU.
ZARZĄDZAJĄCĄ
1. Wydatki na wynajem sprzętu dla potrzeb projektu w okresie, w którym jest on
niezbędny do jego realizacji:
zlecenie wynajmu sprzętu,
faktura za wynajem ¹,
dowód zapłaty faktury ².
2. Koszty amortyzacji środków trwałych i/lub wartości niematerialnych i prawnych 3
wykorzystywanych do realizacji projektu przez okres w którym są one niezbędne
do realizacji projektu:
polecenie księgowania potwierdzające wysokość odpisu amortyzacyjnego,
tabelę amortyzacyjną wraz z wyliczeniem kosztu kwalifikowanego objętego
danym wnioskiem o płatność (zgodnie z zasadami rachunkowości),
oświadczenie beneficjenta, że dany środek trwały nie został zakupiony
z udziałem środków dotacji krajowej, ani wspólnotowej w ciągu 7 lat
poprzedzających datę zakupu środka trwałego na potrzeby projektu.
Kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do
okresu realizacji danego projektu.
Przypis nr 3
Należy pamiętać, iż zgodnie z Podręcznikiem kwalifikowania wydatków w
ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na
lata 2007-2013 w ramach działania 1.4 schemat B wydatki na zakup lub wytworzenie
środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są wydatkami
niekwalifikowanymi.
3. Wydatki na transport materiałów i sprzętu do obsługi projektu oraz materiałów
będących przedmiotem ekspozycji:
umowa z wykonawcą usługi,
faktura za wykonaną usługę1,
dowód zapłaty faktury2
dokumentacja fotograficzna miejsca docelowego (np. główne wejście lub
miejsce charakterystyczne dla danej imprezy targowo – wystawienniczej)
4. Wydatki na podróże służbowe i zakwaterowanie osób biorących udział
w przedsięwzięciu będącym przedmiotem projektu (do łącznej wysokości nie
przekraczającej 30% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu):
polecenie podróży służbowej,
rozliczenie kosztów podróży służbowej wraz z wymaganymi dokumentami
potwierdzającymi zapłatę na rzecz odbywającego podróż służbową,
umowa z wykonawcą usługi: przejazd oraz/lub zakwaterowanie,
faktura za wykonaną usługę ¹,
dowód zapłaty za wykonaną usługę ²,
w przypadku przelotu bądź przejazdu pociągiem/autobusem osób
uczestniczących w targach/wystawach/misjach gospodarczych należy załączyć
kserokopię biletów lotniczych/kolejowych/autobusowych’
w przypadku, gdy osoby uczestniczące nie są pracownikami beneficjenta,
należy przedstawić dokumenty potwierdzające ich relacje z podmiotem
realizującym projekt;
W przypadku imprez targowo-wystawienniczych zakwaterowanie obejmuje okres
nie dłuższy niż dwa dni przed rozpoczęciem i dwa dni po zakończeniu danej
imprezy.
Uwaga: Koszty podróży służbowej (zakwaterowanie, transport przy użyciu
samochodu
prywatnego,
diety)
ponoszone
muszą
być
zgodnie
z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.
w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących
pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
budżetowej
z
tytułu
podróży
służbowej
poza
granicami
kraju
(Dz. U. Nr 236 z 30 grudnia 2002, poz. 1991 z póź. zm) oraz Rozporządzeniem
Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości
oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 z 30 grudnia 2002, poz. 1990 z póź.
zm), Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie
warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania
do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów
niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 z 26 marca 2002, poz. 271).
W przypadku rozliczania kosztów (przy użyciu samochodu służbowego) należy
dołączyć:
kserokopię dowodu rejestracyjnego samochodu,
faktury VAT za paliwo (uwaga: na fakturze musi być wpisany przez wystawcę
faktury numer rejestracyjny samochodu),
informację o średnim zużyciu paliwa przez samochód, którym odbywa się
podróż służbową,
karta drogowa lub kalkulacja przebytych kilometrów.
Wydatek poniesiony na zakup paliwa może zostać uznany za kwalifikowany
maksymalnie w wysokości wynikającej z iloczynu przejechanych kilometrów,
średniego zużycia paliwa oraz ceny paliwa wynikającej z przedłożonych faktur.
5. Wydatki związane z opłatami wizowymi, koszty związane z odprawami
celnymi oraz koszty ubezpieczeń (osób biorących udział w przedsięwzięciu
będącym przedmiotem projektu oraz eksponatów):
potwierdzenie uzyskania wizy,
dowód zapłaty za wizę ²,
umowa z wykonawcą lub zlecenie wykonania usługi,
faktura za wykonaną usługę ¹,
dowód zapłaty za wykonaną usługę ²,
polisa ubezpieczeniowa,
dowód zapłaty za ubezpieczenie ².
6. Wydatki na wynajem powierzchni targowo-wystawienniczej i/lub siedziby:
targów, imprezy wystawienniczej lub innego przedsięwzięcia promocyjnego (w
zależności od charakteru projektu):
umowa lub zlecenie wynajmu powierzchni,
faktura za wynajem powierzchni ¹,
dowód zapłaty faktury ²,
dokumentacja zdjęciowa przedstawiająca powierzchnię wynajmowaną,
w przypadku, gdy Beneficjent posiada wynajętą powierzchnię wspólnie z inną
firmą/lub obok innej firmy (bez ścianek oddzielających podmioty gospodarcze)
z załączonych dokumentów musi wynikać, iż na powierzchni, o której
refundację kosztów ubiega się projektodawca, wystawiał się tylko wnioskujący.
Wynajmowana powierzchnia powinna być oznakowana zgodnie z zasadami
promocji projektu, opisanymi w punkcie III (Promocja projektu).
7.
8.
Wydatki na wpis do katalogu targowego:
zamówienie/umowa/formularz zgłoszeniowy
faktura za dokonany wpis ¹,
dowód zapłaty faktury ²,
jeden oryginalny egzemplarz katalogu targowego, zawierający informację
(wpis) o udziale Beneficjenta w imprezie targowo – wystawienniczej.
Wydatki na opłaty rejestracyjne:
karta zgłoszenia udziału w imprezie targowo – wystawienniczej,
faktura za dokonane opłaty rejestracyjne ¹,
dowód zapłaty faktury ²,
9. Wydatki na zakup usług związanych z opracowaniem i/lub wykonaniem projektu
aranżacji stoiska oraz opracowaniem i/lub wykonaniem projektu aranżacji
siedziby targów, imprezy targowo-wystawienniczej lub innego przedsięwzięcia
promocyjnego (w zależności od charakteru projektu):
umowa z wykonawcą lub zlecenie wykonania usługi,
faktura za wykonaną usługę ¹,
dowód zapłaty za wykonaną usługę ²,
dokumentacja fotograficzna, na której musi znajdować się stoisko
wystawiennicze, siedziba targów, impreza wystawiennicza lub inne
przedsięwzięcie promocyjne (w zależności od charakteru projektu)
oznakowane zgodnie z zasadami promocji projektu, opisanymi w punkcie III
(Promocja projektu).
10. Wydatki na zakup usług w zakresie obsługi technicznej stoiska/targów/imprez
wystawienniczych/innych imprez promocyjnych (w zależności od charakteru
projektu):
umowa z wykonawcą lub zlecenie wykonania usługi,
faktura za wykonaną usługę ¹,
dowód zapłaty za wykonaną usługę ²,
dokumentacja fotograficzna stoiska targowego, na której musi znajdować się
stoisko wystawiennicze oznakowane zgodnie z zasadami promocji projektu,
opisanymi w punkcie III (Promocja projektu).
11. Wydatki na zakup usług tłumaczeń:
umowa z wykonawcą lub zlecenie wykonania usługi ,
faktura za wykonaną usługę ¹,
dowód zapłaty za wykonaną usługę ²,
Tłumaczenia muszą być dokonane przez osobę do tego upoważnioną.
12. Wydatki na zakup usług związanych z opracowaniem oraz wytworzeniem
materiałów promocyjnych/instrumentów promocyjnych – dotyczy materiałów
promujących ofertę Wnioskodawcy i/lub województwo podkarpackie w okresie
niezbędnym do realizacji projektu np.: ulotki, foldery, gadżety promocyjne, płyty
CD/DVD z nagraną prezentacją firmy, itp. oraz wydatki na zakup/wynajem
nośników reklamowych/kanałów promocyjnych: powierzchni reklamowych, czasu
antenowego, miejsca na witrynie/serwisie internetowym, powierzchni prasowych,
linków sponsorowanych, itp. – dotyczy materiałów promujących ofertę
Wnioskodawcy i/lub województwo podkarpackie w okresie niezbędnym do
realizacji projektu
umowa z wykonawcą lub zlecenie wykonania usługi,
faktura za wykonaną usługę ¹,
dowód zapłaty za wykonaną usługę ²,
oryginały informacji umieszczonych w prasie wraz z podaniem tytułu
i numeru czasopisma oraz daty jego publikacji,
wydruk ze strony internetowej wraz z podaniem nazwy strony www oraz
daty publikacji,
nośniki magnetyczne (płyty CD, DVD, kasety) w przypadku spotów
reklamowych albo innych form promocji w radiu lub telewizji,
w przypadku wniosku o płatność pośrednią należy dołączyć próbki
materiałów promocyjnych po jednym oryginalnym egzemplarzu, natomiast
w przypadku wniosku o płatność końcową należy załączyć dokumentację
zdjęciową materiałów promocyjnych. Materiały reklamowe powinny być
oznakowane zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej RPO WP na
lata 2007 -2013 dla beneficjentów w zakresie informacji i promocji(brak
trwałego oznaczenia może być przyczyną uznania wydatków za
niekawalifikowalne),
umowa lub zlecenie wynajmu sali (np. w celu zorganizowania konferencji
prasowej, spotkania informacyjno – promocyjnego, itp.),
faktura za wynajem sali ¹,
faktura za organizację konferencji prasowej ¹,
dowód zapłaty faktury ²,
dokumentacja zdjęciowa potwierdzająca odbycie konferencji prasowej,
spotkania informacyjno – promocyjnego,
harmonogram i zakres tematyczny konferencji prasowej, spotkania
informacyjno – promocyjnego,
lista organizatorów ze strony Beneficjenta oraz lista uczestników konferencji
prasowej, spotkania informacyjno – promocyjnego.
13. Wydatki poniesione na zakup usług związanych z kolportażem i dystrybucją
materiałów promocyjnych: roznoszenie ulotek, rozklejanie plakatów, montowanie
bilbordów, mailing, kolportaż bezpośredni, itp. – dotyczy materiałów promujących
ofertę Wnioskodawcy i/lub województwo podkarpackie w okresie niezbędnym do
realizacji projektu:
umowa z wykonawcą lub zlecenie wykonania usługi,
faktura za wykonaną usługę ¹,
dowód zapłaty za wykonaną usługę ²
14. Wydatki poniesione na zakup biletów wstępu na imprezy targowowystawiennicze – wyłącznie dla osób biorących udział w misjach gospodarczych
powiązanych ze zwiedzaniem targów/imprez wystawienniczych:
faktura za zakup ¹,
dowód zapłaty faktury ²,
kserokopia biletów wstępu na targi lub wystawy.
15. Wydatki poniesione na wynajem elementów zabudowy: stoiska wystawowego
i/lub siedziby: targów, imprezy wystawienniczej lub innego przedsięwzięcia
promocyjnego ( w zależności od charakteru projektu):
umowa z wykonawcą lub zlecenie wykonania usługi,
faktura za wykonaną usługę ¹,
dowód zapłaty za wykonaną usługę ².
16. Wydatki związane z zakupem usług polegających na obsłudze cateringowej –
dotyczy typów projektów: „Udział przedsiębiorców w misjach gospodarczych za
granicą” oraz „Realizacja kampanii promocyjnych województwa podkarpackiego”:
umowa z wykonawcą lub zlecenie wykonania usługi,
faktura za wykonaną usługę ¹,
dowód zapłaty za wykonaną usługę ².
17. Wydatki związane zakupem usług zorganizowania misji gospodarczej:
umowa z wykonawcą lub zlecenie wykonania usługi,
faktura za wykonaną usługę ¹,
dowód zapłaty za wykonaną usługę ²
dokumentacja zdjęciowa potwierdzająca odbycie spotkania/misji,
harmonogram i zakres tematyczny spotkania/misji,
lista organizatorów ze strony Beneficjenta oraz lista uczestników
spotkania/misji.
Przypis nr 1
Wzór opisu faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości
dowodowej:
Potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną, zgodnie
z zapisami Instrukcji do wniosku Beneficjenta o płatność kserokopie oryginałów faktur
lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie
powinny zawierać opis (który jest kopią opisu widniejącego na oryginale faktury),
posiadający co najmniej:
a)
b)
c)
Numer umowy o dofinansowanie projektu,
Nazwę projektu,
Opis związku wydatku z projektem – należy zaznaczyć w opisie faktury/innego
dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, do której kategorii
kosztu przedstawionej w części D.3 wniosku o dofinansowanie projektu
d)
e)
(zaleca się podział na kwotę netto i VAT) odnosi się wydatek opisany
fakturą/innym dokumentem o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku,
gdy wydatek mieści się w kilku kategoriach ujętych we wniosku
o dofinansowanie projektu, wówczas należy dokonać podziału kwotowego
wydatku z przyporządkowaniem do właściwych kategorii:
- jeżeli wydatki ujęte na fakturze mają różne stawki VAT należy je wyodrębnić
i pogrupować według stawek podając w opisie ich nazwę, ilość i wartość
oraz sumę,
- w przypadku, gdy nie wszystkie pozycje faktury są kwalifikowane
w projekcie, należy na odwrocie wyszczególnić te pozycje, które beneficjent
przedkłada do rozliczenia, podając ich nazwę, ilość i wartość (oraz
zaznaczyć na kopii faktury),
- jeżeli wydatki ujęte na fakturze dotyczą różnych projektów w opisie faktury
należy wyszczególnić wszystkie zakupione artykuły, ich ilość i wartość oraz
przypisać je do właściwych projektów (a na kopii faktury należy zakreślić
pozycje, które dotyczą wniosku o płatność),
- jeżeli wydatki na fakturze zostały ujęte w sposób ogólny, w opisie faktury
należy wyszczególnić wszystkie koszty składające się na kategorię ogólną.
Ponadto w opisie faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej
wartości dowodowej należy zamieścić zapis: „Wydatek jest kwalifikowalny
w wysokości …. PLN”.
Informację o poprawności formalnej, rachunkowej i merytorycznej,
Opis faktury w zakresie stosowania ustawy PZP.
Na fakturze należy zamieścić adnotację, np.: „Wydatki wykazane na fakturze są
poniesione zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z … r. Nr … poz.
…) na podstawie art. ….. ust./pkt …” - podany art. będzie wskazywał na
zastosowany tryb np. przetarg nieograniczony lub na powód wyłączenia przepisów
ustawy.
W odniesieniu do zamówień i do beneficjentów, do których nie mają
zastosowania przepisy Prawo zamówień publicznych beneficjent zobowiązany jest
opisać fakturę w sposób następujący: „Wydatki zostały poniesione w ramach
realizacji zamówień udzielonych zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej
Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007 2013 w sprawie udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR,
w stosunku do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych”.
W uzasadnionych przypadkach, gdy nie ma możliwości opisania oryginału
faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej
na odwrocie, dopuszcza się możliwość umieszczenia powyższego opisu na
oddzielnej kartce stanowiącej załącznik do faktury (spięty lub przyklejony do faktury).
W takim przypadku opis na odwrocie faktury powinien zawierać przynajmniej:
- numer umowy,
- nazwę projektu,
- adnotację, że szczegółowy opis znajduje się w załączniku.
Załącznik powinien być podpisany przez upoważnione osoby ze strony beneficjenta.
Z opisu załącznika powinno również wynikać jakiej faktury dotyczy. Wszystkie
kopie
dokumentów
powinny
być
potwierdzone
za
zgodność
z oryginałem przez osobę do tego upoważnioną. Prawidłowo potwierdzona
za zgodność z oryginałem kopia to podpis na każdej stronie np. z zapisem
„potwierdzam za zgodność z oryginałem”/”zgodnie z oryginałem” lub podpis na
pierwszej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony …do
strony….” – dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie
ulegało wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem.
UWAGA! Istnieje obowiązek nadawania oryginałom faktur/innych dokumentów
księgowych o równoważnej wartości dowodowej oznaczenia informującego
o Programie i Funduszu, z którego finansowane są wydatki. W związku z tym
faktury/inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej powinny być
opatrzone adnotacją: Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007 – 2013",
w przypadku projektów współfinansowanych dodatkowo z budżetu Państwa lub
budżetu Samorządu Województwa Podkarpackiego, do powyższego opisu należy
odpowiednio dodać: „oraz z budżetu Państwa" (w przypadku współfinansowania ze
środków dotacji celowej) „oraz z budżetu Samorządu Województwa
Podkarpackiego”. Adnotacja ta powinna być umieszczona na pierwszej stronie
oryginału faktury (przed jej skopiowaniem). Zapis ten może występować również
w formie pieczęci.
Na pierwszej stronie oryginału faktury/innego dokumentu księgowego
o równoważnej wartości dowodowej, należy zamieścić informację identyfikującą
wniosek
o
płatność,
w którym
wykazano
wydatek
do
rozliczenia.
W związku z tym faktury/inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości
dowodowej, powinny być opatrzone adnotacją: „Ujęto we wniosku o płatność za
okres od… do …” (data tożsama z datą w pkt. 1 wniosku beneficjenta o płatność).
Dodatkowo na pierwszej stronie oryginału faktury/innego dokumentu księgowego
o równoważnej wartości dowodowej należy zamieścić numer wpisany w prawym
górnym rogu dokumentu, zgodny z liczbą porządkową poszczególnych pozycji
ujętych w zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte
wnioskiem o płatność (pkt 15 wniosku). W sytuacji, gdy faktura/inny dokument
księgowy o równoważnej wartości dowodowej została zapłacona gotówką,
potwierdzeniem zapłaty jest umieszczona na niej klauzula „zapłacono gotówką”
opatrzona podpisem osoby przyjmującej zapłatę (wystawcy/sprzedawcy) oraz
dołączona kopia raportu kasowego lub potwierdzenie wystawcy faktury, iż otrzymał
środki.
W przypadku zapłaty za fakturę transzami do refundacji należy przedstawić
fakturę w całości zapłaconą. Dokument, który nie został w całości opłacony nie może
być umieszczony we wniosku o płatność.
W przypadku otrzymania faktury pro forma i dokonania zapłaty na podstawie
tejże faktury, a następnie otrzymania „zwykłej” faktury VAT, we wniosku o płatność w
tabeli 15, należy wykazać tylko i wyłącznie „zwykłą” fakturę VAT, natomiast fakturę
pro forma, należy dołączyć do zwykłej faktury jako jej załącznik.
Sposób rozliczania faktur/dokumentów księgowych
dowodowej wystawionych w walutach obcych:
o równoważnej wartości
a) W przypadku rozliczania faktur/dokumentów księgowych o równoważnej
wartości dowodowej wystawionych w walutach obcych należy stosować
przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r.
nr 76, poz. 694 ze zm.), tj. art. 30 ust. 2: Wyrażone w walutach obcych
operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich
przeprowadzenia - o ile odrębne przepisy dotyczące środków pochodzących
z budżetu Unii Europejskiej i innych krajów Europejskiego Obszaru
Gospodarczego oraz środków niepodlegających zwrotowi, pochodzących ze
źródeł zagranicznych nie stanowią inaczej - odpowiednio po kursie:
- faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub
zobowiązań,
- średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia
poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań,
jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa
w pkt 1, a także w przypadku pozostałych operacji.”
b) Na fakturach/dokumentach księgowych o równoważnej wartości dowodowej
należy umieścić:
- kurs waluty po jakim zostały zaksięgowane jako koszt w PLN (z podaniem
daty i numeru tabeli NBP),
- kurs waluty po jakim została dokonana płatność oraz jego datę,
- równowartość faktury w PLN przeliczoną według powyższych kursów.
Kwalifikowanym jest wydatek faktycznie poniesiony, jako zapłata za fakturę wyrażoną
w walucie obcej, przeliczoną na PLN. . Beneficjenci są zobowiązani dołączyć do
faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wystawionych
w walucie obcej fakturę wewnętrzną lub notę księgową sporządzoną w celu
dokonania zapisu księgowego.
Beneficjenci są zobowiązani dołączyć do faktur/dokumentów księgowych
o równoważnej wartości dowodowej wystawionych w walucie obcej poniższe
dokumenty:
- wyciąg z polityki rachunkowości przyjętej przez beneficjenta w części dotyczącej
metody zapłaty zobowiązań w walutach obcych lub oświadczenie o przyjętym przez
beneficjenta sposobie wyceny operacji w walutach obcych (w przypadku gdy
beneficjent nie prowadzi pełnej księgowości),
- wyciąg z ewidencji księgowej beneficjenta dokumentujący sposób zaksięgowania
obciążenia rachunku bankowego z tytułu zapłaty za fakturę w walucie obcej (jeśli
beneficjent prowadzi pełną księgowość).
Faktury i inne równoważne dowody księgowe wystawione w języku obcym
muszą zostać przetłumaczone na język polski i potwierdzone przez osobę
upoważnioną do dokonywania tłumaczeń.
Przypis nr 2
Dowody zapłaty powinny być opisane w sposób umożliwiający ich
powiązanie z dokumentem źródłowym.
Jako dowody zapłaty można przedstawić poświadczone za zgodność
z oryginałem kopie: wyciągów z rachunku bankowego beneficjenta przedstawiające
dokonane operacje bankowe potwierdzające poniesienie wydatków za okres,
którego dotyczy wniosek o płatność lub kopię raportów kasowych w przypadku
zapłaty gotówką
Wyciąg z rachunku bankowego beneficjenta powinien zawierać:
- nazwę beneficjenta
- nr rachunku bankowego beneficjenta,
- nazwę dostawcy/wykonawcy (w przypadku wynagrodzeń imię i nazwisko
pracownika/zleceniobiorcy),
- nr faktury/rachunku (w przypadku wynagrodzeń nr listy płac),
- kwotę przelewu.
W sytuacji, gdy wyciąg z rachunku bankowego nie zawiera powyższych danych,
beneficjent zobowiązany jest dołączyć do wyciągu inny dokument zawierający
brakujące dane i potwierdzający dokonanie płatności, np. kopię przelewu
bankowego, potwierdzenie realizacji transakcji (w przypadku dokonywania
płatności w formie elektronicznej np. w systemie HOME-BANKING), itp.. Jeżeli
przelew nie jest przedstawiony w postaci wydruku komputerowego, lecz na
blankiecie polecenia przelewu, wówczas dołączona kopia przelewu powinna
zawierać potwierdzenie przyjęcia do realizacji przez bank.
Zgodność z oryginałem kopii dokumentu poświadczana jest przez umieszczenie
np.
słów
„za
zgodność
z
oryginałem”/”zgodnie
z
oryginałem”,
i odręcznego podpisu osoby z pionu finansowego (np. główny księgowy) lub innej
osoby upoważnionej pisemnie przez beneficjenta, wraz z podaniem pełnionej
funkcji/stanowiska służbowego w instytucji składającej wniosek (np. pieczątka).
Na wyciągu z rachunku bankowego należy zaznaczyć pozycję, która odnosi się
do konkretnej faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości
dowodowej. W przypadku, gdy przelew obejmuje zapłatę nie tylko za fakturę
przedstawiającą wydatki kwalifikowalne, ale także inne faktury/rachunki nie
związane z projektem, wówczas w dolnej części wyciągu należy umieścić zapis:
„W kwocie …. znajduje się kwota …. stanowiąca wydatek kwalifikowany
w ramach projektu”.
W sytuacji, gdy fakturę/inny dokument księgowy o równoważnej wartości
dowodowej zapłacono gotówką, potwierdzeniem zapłaty jest dołączona kopia
raportu kasowego lub potwierdzenie wystawcy faktury, iż otrzymał środki.
III. PROMOCJA PROJEKTU.
Zaplanowane przez beneficjenta działania dotyczące informacji i promocji muszą
być realizowane zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz wniosku
o dofinansowanie. Beneficjent projektu ma obowiązek informowania opinii publicznej
o uzyskaniu wsparcia z funduszy europejskich, zgodnie z artykułem
8 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. określającym
przepisy wykonawcze do Rozporządzenia (WE) nr 1083/2006 odnośnie obowiązków
informacyjnych i komunikacyjnych stosowanych przez Państwa Członkowskie.
Wszelkie materiały informacyjne i promocyjne dotyczące projektów realizowanych
w ramach udziału w targach/wystawach lub misjach gospodarczych powinny być
zgodne z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej RPO WP na lata 2007 -2013 dla
beneficjentów w zakresie informacji i promocji, dostępnymi na stronie
www.wrota.podkarpackie.pl.
W przypadku udziału w targach/wystawach/misjach gospodarczych muszą być
bezwzględnie oznakowane:
wynajęta powierzchnia wystawiennicza,
materiały reklamowe oraz informacyjno - promocyjne, materiały multimedialne,
broszury i ulotki informacyjne,
strony internetowe zawierające informację o projektach realizowanych w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata
2007-2013,
przedsięwzięcia promocyjne, np. konferencje prasowe, informacje prasowe,
spotkania informacyjno-promocyjne.