Dokumentacja wdrożeniowa

Dokumentacja wdrożeniowa
Przyrostowa synchronizacja
rozrachunków w Forte 2010
Dokumentacja wdrożeniowa
Michał Marczak
1 / 13
Dokumentacja wdrożeniowa
2 / 13
1
WSTĘP ............................................................................................................. 3
2
PODSTAWOWE ZAŁOŻENIA .......................................................................... 3
3
PRZEJŚCIE NA SYNCHRONIZACJĘ PRZYROSTOWA ................................. 3
3.1
Uzgadnianie dokumentów .............................................................................. 3
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.3.1
3.1.3.2
3.1.3.3
3.1.4
Przesyłanie dokumentów do Forte Finanse i Księgowośd .......................................................................... 3
Uzgadnianie ręczne dokumentów .............................................................................................................. 4
Raport diagnostyczny uzgodnieo dokumentów ......................................................................................... 5
Ustawienia raportu ..................................................................................................................................... 6
Diagnozowanie różnic i problemy uzgadniania .......................................................................................... 7
Schemat działania raportu .......................................................................................................................... 8
Dialog z użytkownikiem w trybie półautomatycznym ................................................................................ 8
3.2
Ustawienia współpracy z Forte Finanse i Księgowość .............................. 10
3.3
Synchronizacja rozrachunków ..................................................................... 11
3.3.1
3.3.2
Raporty synchronizacyjne ......................................................................................................................... 11
Wywoływanie synchronizacji .................................................................................................................... 11
4
ZALECENIA ODNOŚNIE PRACY BIEŻĄCEJ................................................ 12
4.1
Regularna kontrola poprawności uzgodnień dokumentów ....................... 12
4.2
Kontrola uzgodnień po odtworzeniu danych z kopii bezpieczeństwa ...... 12
4.3
Edycja dokumentów po przesłaniu ich do Forte Finanse i Księgowość .. 12
4.4
Zbiorcze raporty kasowe i wyciągi bankowe .............................................. 12
4.5
Włączenie synchronizacji przyrostowej między dużymi bazami ............... 12
Dokumentacja wdrożeniowa
3 / 13
1 Wstęp
Poniższy dokument opisuje zmiany dotyczące współpracy modułów Forte Handel oraz Forte Finanse i
Księgowość w zakresie synchronizacji dokumentów i rozrachunków, jakie zaszły w systemie w związku z
wprowadzeniem operacji jednoznacznego uzgadniania dokumentów i przyrostowej synchronizacji
rozrachunków.
2 Podstawowe założenia
W modułach Forte Handel oraz Forte Finanse i Księgowość od wersji 2010 istnieje możliwość nadania
dokumentom i zapisom unikalnego atrybutu UId(GUID), dzięki któremu jesteśmy w stanie w sposób
jednoznaczny powiązać rozrachunki w obu ww. modułach. Dodatkowo obiekt integracji modułu Forte
Finanse i Księgowość umożliwia odczyt rozrachunków, które uległy zmianie w zadanym okresie czasu
(data modyfikacji).
W celu wykorzystania tych możliwości do usprawnienia (przyspieszenia, ujednoznacznienia) współpracy
pomiędzy modułami Forte Handel oraz Forte Finanse i Księgowość powstało nowe rozwiązanie, które to
zostanie przybliżone w poniższym dokumencie.
Nowy sposób współpracy pomiędzy Forte Handel oraz Forte Finanse i Księgowość nie zastąpił
wcześniejszego; został wprowadzony jako dodatkowe rozwiązanie, dostępne poprzez menu ustawień
współpracy z FK.
Rozwiązanie wcześniejsze, nie wykorzystujące ww. nowych właściwości modułów Forte Handel oraz
Forte Finanse i Księgowość pozostaje bez zmian.
3 Przejście na synchronizację przyrostowa
3.1
Uzgadnianie dokumentów
Przed włączeniem przyrostowej synchronizacji rozrachunków niezbędne jest uzgodnienie GUIDów
dokumentów rozrachunkowych między bazą Forte Handel a Forte Finanse i Księgowość. Również w
trakcie pracy ważne jest pilnowanie, aby wszystkie dokumenty były uzgodnione, ponieważ jest to warunek
konieczny do jej prawidłowego działania.
Uzgadnianie dokumentów może odbywać się trzema różnymi sposobami:
 przy przesyłaniu dokumentów do Forte Finanse i Księgowość za pomocą obiektu integracji lub
plików
 poprzez uzgadnianie z poziomu okna dokumentu
 za pomocą raportu diagnostycznego dostępnego z poziomu kartoteki System/Pomocnicze.
Wszystkie te sposoby zostaną dokładnie opisane w poniższych podpunktach.
3.1.1
Przesyłanie dokumentów do Forte Finanse i Księgowość
W przypadku przesyłania poprzez pliki eksportu, identyfikatory unikalne GUID dokumentów są dołączane
do plików zawsze, w formacie podobnym do tego jaki został użyty w przesyłaniu poprzez obiekt integracji.
Podczas przesyłania dokumentów do Forte Finanse i Księgowość poprzez obiekt integracji następuje
automatyczne uzgodnienie poprzez zapis wartości GUID dokumentu Forte Handel na poziomie
odpowiedniego dokumentu lub zapisu nowo tworzonego dokumentu Forte Finanse i Księgowość (pole
‘UId’).
Dokumentacja wdrożeniowa
4 / 13
Sposób rozstrzygania miejsca zapisu wartości GUID:
 Na poziomie dokumentu:
o Dla dokumentów handlowych o typie dokumentu z ustawioną wartością ‘obsługuj jak’ z
zakresu (FVS, FVZ, RUS, RUZ)
o Dla dokumentów magazynowych
 Na poziomie zapisu:
o Dla pozostałych dokumentów handlowych
o Dla dokumentów płatności(wysyłanych w formie raportów płatności)
UWAGA! Z racji tego że po wysłaniu dokumentu powstaje jednoznaczne uzgodnienie pomiędzy
dokumentem Forte Handel i Forte Finanse i Księgowość, nie można ponownie wysłać tego samego
dokumentu, chyba że zostanie on usunięty w Forte Finanse i Księgowość.
3.1.2
Uzgadnianie ręczne dokumentów
W poziomu okna dokumentu i okien kartotek dostępna jest w menu kontekstowym opcja ‘Dokument w
FKF’, która otwiera okno zawierające podstawowe dane uzgodnionego dokumentu w Forte Finanse i
Księgowość (Rys.1). Opcja ta jest aktywna dla dokumentów nieedytowanych, nieanulowanych i nie
będących w buforze. Nie jest także dostępna dla dokumentów które nie posiadają rozrachunku typu
‘Kontrakt Sprzedaży’ czy ‘Faktura wewnętrzna’.
W przypadku dokumentu, dla którego nie ma kontrahenta kartotekowego, wybranie tej opcji będzie
skutkowało komunikatem o niemożności uzgadniania takich dokumentów.
Rys.1
Dane podmiotu pochodzą z modułu Forte Handel (podmioty muszą być wcześniej zsynchronizowane).
W przypadku braku uzgodnionego dokumentu wszystkie pola w oknie są puste.
Kwota oznacza pełną kwotę rozrachunku w Forte Finanse i Księgowość.
Z poziomu tego okna dostępne są (Rys.2) następujące operacje:
Rys.2
Dokumentacja wdrożeniowa
5 / 13

Usuń uzgodnienie – usuwa istniejące uzgodnienie pomiędzy dokumentami. Tworzy
‘Rozrachunek z FK’ zgodnie z ustawieniami współpracy z Forte Finanse i Księgowość, który
będzie uzgodniony z odpiętym poprzez tę operację dokumentem w Forte Finanse i Księgowość.

Synchronizuj rozrachunek – wykonuje pełną synchronizację rozrachunku tego dokumentu.

Uzgodnij z dokumentem w FK – umożliwia wybór poprzez okno dialogowe (Rys.3) dokumentu
w Forte Finanse i Księgowość do uzgodnienia z dokumentem w Forte Handel. Lista dokumentów
z Forte Finanse i Księgowość jest tworzona na podstawie danych podmiotu, strony dokumentu
Forte Handel i daty dokumentu w Forte Finanse i Księgowość. W przypadku, gdy data ta jest inna
od oczekiwanej (niejednoznaczna), można wybrać nowy zakres dat i odświeżyć okno dialogowe.
W przypadku wybrania dokumentu uzgodnionego wcześniej z innym dokumentem Forte Handel
który nie jest ‘Rozrachunkiem z FK’, pojawi się informacja o niemożliwości uzgodnienia i
konieczności wcześniejszego usunięcia uzgodnienia powodującego ww. konflikt.
Po wybraniu dokumentu w Forte Finanse i Księgowość dostępnego do uzgodnienia następuje
uzgodnienie wartości GUID obu dokumentów. W przypadku, gdy dokument Forte Handel był
wcześniej uzgodniony z innym dokumentem w Forte Finanse i Księgowość, do tego ostatniego
zostaje utworzony uzgodniony z nim ‘Rozrachunek z FK’ zgodnie z ustawieniami współpracy z
FK.
Po uzgodnieniu lub usunięciu uzgodnienia, jeżeli w ustawieniach współpracy z FK zaznaczona jest opcja
automatycznej synchronizacji, przeprowadzana jest synchronizacja rozrachunku ze zmienionym
uzgodnieniem, co w przypadku usunięcia uzgodnienia usuwa ewentualne ‘Rozliczenia z FK’.
Rys.3
3.1.3
Raport diagnostyczny uzgodnień dokumentów
W katalogu System/Pomocnicze znajduje się raport diagnostyczny o nazwie „Diagnostyka uzgodnień z
FK”.
Może on być wykonany bezpośrednio z poziomu katalogu raportów, bądź też, po przeniesieniu do
kartoteki Pieniądze, z poziomu tejże kartoteki. Umożliwi to wykonie operacji diagnostycznych dla
zaznaczonych elementów ww. kartoteki.
Dokumentacja wdrożeniowa
6 / 13
3.1.3.1 Ustawienia raportu
Po uruchomieniu raportu pojawia się okno ustawień (Rys.4).
Rys.4
W oknie tym możemy określić zakres dokumentów diagnozowanych:
 Wszystkie – wszystkie dokumenty
 Zaznaczone – w przypadku uruchomienia raportu z poziomu kartoteki „Płatności” diagnozowane
będą wybrane (zaznaczone dokumenty).
 Za okres – po wybraniu tej opcji pojawi się możliwość określenia dat początku i końca okresu dla
którego diagnozowane będą dokumenty.
Dodatkowo dostępna jest także opcja ‘Wykonuj tylko dla nierozliczonych’, która ogranicza zakres
diagnozowanych dokumentów.
Możemy określić tryb pracy raportu ‘Opcje uzgodnień’:
1. Tylko sprawdzanie – raport sprawdzi czy wybrane dokumenty są uzgodnione i ewentualnie
poinformuje w raporcie podsumowującym o występujących pomiędzy HM i FK różnicach w
uzgodnionych dokumentach.
2. Sprawdzanie i wyszukiwanie – raport wykona operacje z podpunktu ‘Tylko sprawdzanie’
Dodatkowo spróbuje wyszukać w FK dokumenty nieuzgodnione i w przypadku znalezienia
poinformuje w raporcie podsumowującym o występujących pomiędzy HM i FK różnicach w
dopasowanych dokumentach.
3. Sprawdzanie i uzgadnianie automatyczne – raport wykona operacje z podpunktu ‘Sprawdzanie
i wyszukiwanie’ oraz dodatkowo dla dokładnie dopasowanych dokumentów HM i FK spróbuje je
uzgodnić.
4. Sprawdzanie i uzgadnianie półautomatyczne – raport wykona operacje z podpunktu
‘Sprawdzanie i uzgadnianie automatyczne’ oraz dodatkowo umożliwi usunięcie uzgodnień dla
dokumentów dla których wykryje różnice pomiędzy uzgodnionymi dokumentami HM i FK.
Umożliwi też uzgodnienie nieuzgodnionych znalezionych i niedokładnie (z różnicami)
dopasowanych dokumentów HM i FK. Wykonanie tych ww. operacji będzie dostępne poprzez
interakcję z użytkownikiem co zostanie opisane poniżej.
Możemy określić sposób raportowania:
 Wyświetl okno błędnie uzgodnionych – dostępne dla wszystkich trybów pracy.

Wyświetl okno nie znalezionych w FK – dostępne dla trybów pracy 2, 3 i 4 - wyświetla okno
kartoteki pieniądze zawierające dokumenty HM, dla których nie udało się odnaleźć
odpowiedniego dokumentu w FK.
Dokumentacja wdrożeniowa
7 / 13

Wyświetl okna znalezionych w FK – dostępne dla trybu pracy 2 – wyświetla okna kartoteki
Pieniądze zawierające dokumenty HM, dla których znaleziono odpowiedni dokument w FK.
Dokumenty grupowane są w zależności od ewentualnych różnic miedzy znalezionym
dokumentem FK i sprawdzanym dokumentem HM. Dokumenty o tym samym poziomie różnicy
znajdują się w jednym oknie, którego tytuł odpowiada pogrupowaniu.

Wyświetl okna nieuzgodnionych przez diagnostykę – dostępne dla trybów pracy 3 i 4 wyświetla okna kartoteki Pieniądze zawierające dokumenty HM, dla których znaleziono
odpowiedni dokument w FK, ale nie uzgodniono. Dokumenty grupowane są w zależności od
ewentualnych powodów nieuzgodnienia. Dokumenty z tym samym powodem nieuzgodnienia
znajdują się w jednym oknie o odpowiednim tytule.

Wyświetl okno uzgodnionych przez diagnostykę – dostępne dla trybów pracy 3 i 4 – wyświetla
okno dokumentów, które zostały przez diagnostykę.

Wybrać plik, do którego będzie zapisywany raport wykonania diagnostyki (logowane operacje).
Oprócz wskazanego pliku wynikiem działania raportu jest także identyczny raport wykonania w
postaci podglądu wydruku – jednak w przypadku błędu czasu wykonania raportu nie będzie on
wyświetlony, zaś wpisy w pliku pozostaną.
Okna kartotekowe pojawią się tylko w przypadku, gdy ich zawartość (odpowiednie dokumenty) nie jest
pusta.
3.1.3.2 Diagnozowanie różnic i problemy uzgadniania
Domyślnie danymi porównywanymi dla uzgodnionych i uzgadnianych dokumentów są w kolejności
określonej wagą ewentualnej różnicy:
 Strona – porównywana jest strona rozrachunku (Wn, Ma).
 Podmiot – porównywany jest typ (tzn. czy jest to kontrahent, pracownik czy urząd) i pozycja
(numer z kartoteki FKF) podmiotu.
 Data dokumentu - porównywana jest data dokumentu w FKF z odpowiednią datą HMF. Data w
HMF jest uzależniona od typu rozrachunku:
o dla rozrachunków do dokumentów sprzedaży jest to data wystawienia
o dla rozrachunków do pozostałych dokumentów zakupu jest to data zakupu
o dla rozrachunków niezwiązanych z dokumentem handlowym jest to data rozrachunku
o dla płatności jest to data płatności
 Symbol - porównywany jest symbol dokumentu FKF (numer dokumentu) z odpowiednim
symbolem HMF.
Symbol HMF jest uzależniony od typu rozrachunku:
o dla rozrachunków do dokumentów sprzedaży jest to numer dokumentu
o dla rozrachunków do dokumentów zakupu jest to 40-znakowy symbol złożony z numeru
obcego i numeru własnego (w taki sposób generowany jest numer dokumentu w FKF
przy przesyłaniu dokumentu z HMF)
o dla pozostałych rozrachunków jest to numer rozrachunku
o dla płatności kasowych dla których raport płatności w typie dokumentu ma ustawioną
wartość ‘obsługuj jak’ równą ‘RK’ jest to numer płatności
o dla pozostałych płatności jest to numer raportu płatności
 Powiązanie rozrachunku w FKF z dokumentem lub zapisem (opisana przy przesyłaniu
dokumentów do FKF – rozstrzyganie miejsca zapisu GUID)
 Kwota - porównywana jest całkowita kwota rozrachunku.
Dodatkowo mogą wystąpić innego rodzaju problemy niezwiązane z zawartością dokumentów HMF i FKF:
 nie udało się uzgodnić dokumentów, ze względu na niemożliwość usunięcia ‘Rozrachunku z FK’
utworzonego wcześniej do właśnie uzgadnianego dokumentu FK
 dopasowano więcej niż jeden dokument z tym samym poziomem różnic
 dopasowany dokument FK jest już uzgodniony z innym dokumentem w HMF, należy najpierw
usunąć tamto uzgodnienie
 inne problemy (np. problem z zapisem do bazy)
Dokumentacja wdrożeniowa
8 / 13
Wszystkie informacje o występujących problemach są zapisywane w raporcie podsumowującym.
3.1.3.3 Schemat działania raportu
W zależności od trybu pracy niektóre czynności nie są wykonywane.
Dla kolejnych dokumentów wybranych do diagnozowania (za wyjątkiem ‘Rozrachunków z FK’,
dokumentów w buforze, dokumentów anulowanych oraz dokumentów nie posiadających kontrahenta
kartotekowego):

Sprawdzane jest istnienie uzgodnionego dokumentu w Forte Finanse i Księgowość (TRYB 1, 2, 3,
4).

W przypadku dokumentu uzgodnionego sprawdzana jest poprawność uzgodnienia
o W przypadku różnic, w trybie półautomatycznym możliwe jest usuniecie błędnego
uzgodnienia i próba ponownego uzgodnienia dokumentu.(TRYB 4).
o W przeciwnym wypadku (brak różnic lub TRYB 1, 2, 3) logowana jest odpowiednia
informacja w pliku raportu podsumowującego.

W przypadku braku uzgodnienia podejmowana jest próba odnalezienia odpowiedniego
dokumentu z Forte Finanse i Księgowość i uzgodnienia go z dokumentem w Forte Handel (TRYB
2, 3, 4).
o Wyszukanie następuje zgodnie ze schematem starej synchronizacji rozrachunków (odczyt
po numerze dokumentu, lub numerze raportu płatności w przypadku płatności
bankowych). Dla dokumentów związanych z zakupem wyszukanie odbywa się
wg 40-znakowego symbolu złożonego z numeru obcego i numeru własnego; taki symbol
jest nadawany dokumentom zakupu przy przesyłaniu do FK.
o W przypadku znalezienia kilku dokumentów następuje weryfikacja i odszukanie takiego,
który wykazuje najmniejsze różnice z diagnozowanym dokumentem Forte Handel.
o Jeśli nie znaleziono żadnego lub znaleziono kilka o tym samym poziomie podobieństwa,
raportowana jest informacja o braku możliwości dopasowania dokumentów.
o Jeśli dopasowano dokładnie jeden dokument, ale istnieją różnice pomiędzy dokumentem
dopasowanym w Forte Finanse i Księgowość a diagnozowanym to dla uzgodnień
półautomatycznych (TRYB 4) możliwe jest uzgodnienie takich dokumentów. W
przeciwnym wypadku logowana jest w pliku raportu informacja o różnicach i niemożności
uzgodnienia.
o W przypadku znalezienia dokładnie jednego w pełni dopasowanego dokumentu następuje
uzgodnienie dokumentów dopasowanego i diagnozowanego(TRYB 3, 4).

Na koniec, jeśli wybrano prezentowanie okien, wyświetlane są okna kartotek pieniężnych
zawierające dokumenty ( zależności od trybu pracy):
o uzgodnione przez diagnostykę
o nieuzgodnione
o znalezione w FK
o nieznalezione w FK
o uzgodnione, ale niedokładnie dopasowane
3.1.4
Dialog z użytkownikiem w trybie półautomatycznym
W przypadku wybrania trybu półautomatycznego (TRYB 4) istnieje możliwość indywidualnego wyboru
akcji, którą powinien wykonać raport.
W przypadku wykrycia różnic pomiędzy uzgodnionymi pojawia się okno dialogowe (Rys.5).
Dokumentacja wdrożeniowa
9 / 13
Rys.5
Raportuje on różnice pomiędzy uzgodnionymi dokumentami i umożliwia usunięcie takiego uzgodnienia.
W przypadku zaznaczenia ‘Zastosuj dla wszystkich’ zapamiętywany jest powód (z czego wynika różnica)
i dla podobnych przypadków w przyszłości podjęta będzie wybrana akcja.
W przypadku znalezienia różnic pomiędzy uzgadnianymi dokumentami pojawia się okno dialogowe
(Rys.6).
Rys.6
Raportuje on różnice pomiędzy uzgadnianymi dokumentami i umożliwia zapisanie takiego uzgodnienia.
W przypadku zaznaczenia ‘Zastosuj dla wszystkich’ zapamiętywany jest powód (z czego wynika różnica)
i dla podobnych przypadków w przyszłości podjęta będzie wybrana akcja.
Dokumentacja wdrożeniowa
10 / 13
Ustawienia współpracy z Forte Finanse i Księgowość
3.2
Na rysunku nr 7 przedstawiono nowy wygląd zakładki Rozrachunki z menu Ustawienia, Współpraca z FK.
Rys. 7
Podstawowe zmiany jakie zaszły w stosunku do wcześniejszych wersji modułu Forte Handel:
 Tryb synchronizacji – umożliwia wybór sposobu współpracy z FK:
o Synchronizacja – według starego sposobu współpracy.
o Synchronizacja przyrostowa uzgodnionych dokumentów – według nowego sposobu
współpracy.
Druga opcja jest aktywna tylko dla odpowiedniego obiektu integracji (Forte Finanse i Księgowość
2010).

Wykonuj synchronizację automatyczną (zmieniona nazwa – wcześniej było ‘Wykonuj
synchronizację’):
o Co określony okres czasu (z możliwością edycji interwału czasowego określającego
częstotliwość wykonywania automatycznej synchronizacji przyrostowej z dokładnością
minut, godzin lub dni)
Opcja aktywna tylko dla trybu Synchronizacji nowej.
o Przy wykorzystaniu danych dla konkretnego kontrahenta.
Opcja aktywna tylko dla trybu Synchronizacji starej.
o Przy każdym wejściu do firmy.
W przypadku trybu nowej synchronizacji dotyczy synchronizacji przyrostowej.
o Przed zestawieniami rozrachunkowymi.
W przypadku trybu nowej synchronizacji dotyczy synchronizacji przyrostowej.
Dokumentacja wdrożeniowa
11 / 13

Daty i czasy ostatnich synchronizacji pełnej i przyrostowej (dotyczą nowych synchronizacji).
Dla podkreślenia ich znaczenia, w przypadku trybu starej synchronizacji ich nazwy są
wyszarzone.

Przycisk ‘Synchronizuj rozrachunki’ w przypadku trybu synchronizacji nowej otwiera okno
operacji przedstawione na rysunku 8, w którym można wykonać zarówno pełną synchronizację
rozrachunków jak i przyrostową synchronizacji rozrachunków z wyborem daty rozpoczęcia tejże
synchronizacji przyrostowej.
Rys.8
Obie operacje przed wykonaniem synchronizacji wyświetlają ostrzeżenie o konieczności wcześniejszego
uzgodnienia dokumentów, ze względu na założenie, że synchronizacja rozrachunków dotyczy tylko
uzgodnionych dokumentów.
3.3
3.3.1
Synchronizacja rozrachunków
Raporty synchronizacyjne
W katalogu raportów ‘Integracja z FK a – NOWA’ znajduje się grupa raportów odpowiedzialnych za
synchronizację rozrachunków z modułem Forte Finanse i Księgowość.
Możemy wyróżnić trzy rodzaje synchronizacji:
 Pełną – synchronizowane są wszystkie nierozliczone rozrachunki modułów Forte Finanse i
Księgowość i Forte Handel.
 Przyrostową – synchronizowane są zmienione rozrachunki z Forte Finanse i Księgowość (od
czasu ostatniej synchronizacji pełnej lub przyrostowej).
 Pojedynczego dokumentu – synchronizuje wskazany rozrachunek.
Synchronizacja pełna pod względem sposobu synchronizacji (algorytmów) jest podobna do starej
synchronizacji. Synchronizowane są w pierwszej kolejności wszystkie nierozliczone rozrachunki w Forte
Handel, a następnie w miarę potrzeby wszystkie wcześniej niezsynchronizowane nierozliczone
rozrachunki z Forte Finanse i Księgowość.
Może być wywołana z poziomu menu ustawienia ‘Współpraca z FK’.
Synchronizacja przyrostowa synchronizuje wszystkie zmienione rozrachunki od określonej daty. Zwykle
jest to data wykonania poprzedniej synchronizacji przyrostowej lub pełnej, ale może być zmieniona z
poziomu interfejsu użytkownika (przycisk ‘Synchronizuj” w ustawieniach ‘Współpraca z FK”).
3.3.2
Wywoływanie synchronizacji
Synchronizacja może być wywołana w następujący sposób:
 Za pomocą przycisku synchronizuj z ustawień „Współpraca z FK” (pełna lub przyrostowa).
 Automatycznie w zależności od ustawień „Współpraca z FK” zakładka ‘Rozrachunki’
(przyrostowa):
o Przed zestawieniami rozrachunkowymi
Dokumentacja wdrożeniowa
12 / 13
o Co określony okres czasu
o Przy wejściu do firmy

Za pomocą przycisku Synchronizuj z menu operacje okna „Dokument w FK” (pojedynczego
dokumentu.
Synchronizacja, zarówno pełna jak i przyrostowa, przed wykonaniem sprawdza, czy nie jesteśmy w
trakcie wykonywania synchronizacji (np. z innej końcówki) na poziomie serwera bazy danych i
odpowiednio reaguje, tzn. nie wykonuje się. Zapobiega to jednoczesnemu wykonywaniu synchronizacji
rozrachunków z różnych końcówek aplikacji Forte Handel.
4 Zalecenia odnośnie pracy bieżącej
4.1
Regularna kontrola poprawności uzgodnień dokumentów
Warunkiem koniecznym do prawidłowego działania przyrostowej synchronizacji rozrachunków są
prawidłowe uzgodnienia dokumentów. Dlatego też zalecane jest regularne sprawdzanie czy uzgodnienia
są prawidłowe oraz czy nie ma braków w uzgodnieniach dokumentów. Można do tego celu wykorzystywać
raport diagnostyczny o nazwie „Diagnostyka uzgodnień z FK”.
4.2
Kontrola uzgodnień po odtworzeniu danych z kopii bezpieczeństwa
Z powodów opisanych w punkcie 4.1 zalecamy, aby rozszerzyć procedury odtwarzania danych z kopii
bezpieczeństwa o obowiązkowe wykonanie kontroli uzgodnień po odtworzeniu danych.
4.3
Edycja dokumentów po przesłaniu ich do Forte Finanse i Księgowość
Po pierwsze należy pamiętać, że żadne zmiany dokumentów po przesłaniu ich do modułu Forte Finanse i
Księgowość nie są przenoszone między modułami (w tym obszarze nic się nie zmieniło). Konieczne jest
zatem dokonywanie zmian jednocześnie w obu modułach. Dlatego też zalecane jest, aby w razie
konieczności wykonania edycji dokumentu:
 Zmiany wprowadzać tylko w module Forte Handel.
 Następnie usunąć edytowany dokument z Forte Finanse i Księgowość.
 I ponownie przesłać go z modułu Forte Handel.
Dzięki takiej operacji zmniejszy się ryzyko utraty powiązania dokumentów lub błędnego ich powiązania.
4.4
Zbiorcze raporty kasowe i wyciągi bankowe
Jeśli wykorzystywana jest przyrostowa synchronizacja rozrachunków należy uczulić użytkowników, aby
raporty kasowe oraz wyciągi bankowe wprowadzone w Forte Handel przesyłali do Forte Finanse i
Księgowość jako pojedyncze dokumenty dzienne, a nie jako zbiorcze dokumenty okresowe. Zbiorcze
dokumenty nie będą mogły być jednoznacznie uzgodnienie między modułami. Dlatego też synchronizacja
rozrachunków nie będzie w takiej sytuacji działać poprawnie.
4.5
Włączenie synchronizacji przyrostowej między dużymi bazami
W przypadku dużych baz Forte Handel i Forte Finanse i Księgowość zawierających długą historię
rozrachunków z kontrahentami mogą wystąpić problemy z uzgodnieniem dokumentów wynikające z
nieprawidłowych zapisów w bazie danych. W takiej sytuacji zalecane jest aby:
1. Wykonać uzgodnienie dokumentów - z uwagi na to że na dużych bazach może to być proces
długotrwały, zaleca się aby wykonywać go etapami np. z podziałem co zadany okres czasu.
Dopóki dokumenty nie zostaną całkowicie uzgodnione, w bazie może funkcjonować
Dokumentacja wdrożeniowa
13 / 13
dotychczasowa synchronizacja, proces uzgadniania dokumentów nie ma na nią wpływu. Aby
zgrubnie ocenić stan zgodności danych HMF i FKF pomocna może być opcja ‘Wykonuj tylko dla
nie rozliczonych’. Wprawdzie zalecane jest uzgodnienie wszystkich dokumentów
rozrachunkowych znajdujących się w bazie, ale na synchronizację rozrachunków wpływ mają
tylko te które są nie rozliczone. Jeśli w konkretnym przypadku można założyć że dany rozliczony
dokument nie będzie już zmieniał swojego stanu rozliczenia, to uzgodnienie dokumentu nie jest
niezbędne. Jest to istotne ponieważ w przypadku dużych baz osiągnięcie stanu idealnego, w
którym wszystkie dokumenty są uzgodnione może być bardzo trudne lub nie możliwe, i w gestii
osoby wdrażającej pozostaje ocena czy fakt że niektóre z dokumentów nie zostaną uzgodnione
jest akceptowalny czy nie.
2. Następnie usunąć zsynchronizowane rozrachunki raportem pomocniczym „Usuwanie
zsynchronizowanych rozrachunków z FK” – chodzi o usunięcie rozrachunków i rozliczeń
wygenerowanych przez dotychczasową synchronizację. Jeśli w wyniku tego niektóre z
dokumentów stały się nie rozliczone (były rozliczone przez ‘Rozliczenie FK’ które właśnie
usuwamy) to bezwzględnie powinny zostać uzgodnione o ile w p.1 z jakiegoś powodu nie zostały.
3. Po przełączeniu opcji synchronizacji na przyrostową, wykonać pełną synchronizację.
Taką procedurę można wykonywać profilaktycznie przy dowolnej parze baz, należy jednak pamiętać, ze w
przypadku dużych baz może być czasochłonna.