Regionalna Izba Obrachunkowa - Regionalnej Izby Obrachunkowej

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Zielonej Górze
65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03
www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: [email protected]
Zielona Góra, 2015.10.01
RIO.I.092.8.1.2015
Pan
Patryk Lewicki
Starosta Sulęciński
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy
z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r.
poz. 1113 z późn. zm.), przeprowadziła w dniach: od 20 maja 2015 roku do dnia 26 czerwca 2015
roku kontrolę problemową z zakresu inwentaryzacji składników mienia Powiatu Sulęcińskiego
za lata 2011 – 2014. Wyniki kontroli omówiono i protokół podpisano w dniu 05 sierpnia 2015 r.
W związku z przeprowadzoną kontrolą, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych
izbach obrachunkowych, przekazuję Panu Staroście niniejsze wystąpienie pokontrolne.
W zakresie inwentaryzacji aktywów i pasywów przeprowadzonej raz w ciągu 4 lat - drogą
spisu z natury wg stanu na dzień 31.12.2013 r. oraz inwentaryzacji przeprowadzonej na ostatni dzień
2014 r. kontrolujący ustalili, że w zarządzeniach Starosta nie wyznaczył składu komisji
inwentaryzacyjnej, co było niezgodne z § 27 ust. 1 instrukcji gospodarki majątkiem trwałym,
inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Starostwie Powiatowym
w Sulęcinie, stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 37/2010 Starosty Sulęcińskiego z dnia
24 sierpnia 2010 r.
Przeprowadzone czynności kontrolne wykazały, że inwentaryzacja oraz jej wyniki nie zostały
odpowiednio udokumentowane. W zakresie dokumentacji inwentaryzacyjnej kontrolujący
stwierdzili następujące błędy:
 niewłaściwie wypełniono arkusze spisowe, gdyż na arkuszach od nr 1 do 114 oraz od nr 116
do 133 nie wpisano na jakiej pozycji został zakończony spisu z natury poprzez umieszczenie
klauzuli o treści „Spis zakończono na pozycji ...”, wymaganej § 28 ust. 8 pkt 12
ww. instrukcji,
 nie pobrano oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych przed inwentaryzacją oraz
po inwentaryzacji przeprowadzonej w 2013 i 2014 roku, co było wymagane załącznikiem
Nr 6 oraz Nr 9 instrukcji gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad
odpowiedzialności za powierzone mienie w Starostwie Powiatowym w Sulęcinie,
 nie sporządzono sprawozdania zespołu spisowego Nr 3 w przypadku inwentaryzacji
przeprowadzonej na 2013 rok, co było niezgodne z treścią § 11 zarządzenia Nr 61/2013
Starosty Sulęcińskiego z dnia 6 grudnia 2013 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji
oraz § 26 ust. 3 pkt 9 instrukcji gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku
i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Starostwie Powiatowym w Sulęcinie,
 nie przekazano przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej w dwóch przypadkach
sprawozdania z przebiegu spisu z natury do 09 stycznia 2015 r., tj. w terminie wymaganym
§ 11 i § 5 ust. 1 zarządzenia Nr 54/2014 Starosty Sulęcińskiego z dnia 28 listopada 2014 r.
w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji,
 nie przekazano kopii arkuszy spisowych pracownikom odpowiedzialnym materialnie
za inwentaryzowane mienie, co było niezgodne z § 28 ust. 10 instrukcji gospodarki
majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone
mienie.
Kontrola wykazała ponadto, że jednostka ustaliła na 31 grudnia 2013 r. oraz na 31 grudnia
2014 r. ilość i wartość paliwa w bakach samochodów służbowych na podstawie zestawienia obrotów
i salda kont 240, miesięcznych protokołów rozliczenia z pobranego i zużytego paliwa
oraz miesięcznych kart zużycia paliwa. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 19 ustawy z dnia 29 września 1994
r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) w skład rzeczowych aktywów zalicza się
paliwa, które w szczególności stanowią materiały nabyte w celu zużycia na własne potrzeby
jednostki. Nie przeprowadzenie inwentaryzacji stanu paliwa w samochodach służbowych, drogą
spisu z natury na ostatni dzień 2013 r. i 2014 roku stanowi naruszenie art. 26 ust. 1 pkt 1 w związku
z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Stanowi również naruszenie zasad ustalonych
§ 3 ust. 1 lit. m zarządzenia Nr 54/2014 Starosty Sulęcińskiego dnia 28 listopada 2014 r. w sprawie
przeprowadzenia inwentaryzacji oraz § 3 ust. 1 lit. m zarządzenia Nr 61/2013 Starosty Sulęcińskiego
z dnia 06 grudnia 2013 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.
2
W zakresie inwentaryzacji drogą spisu z natury składników aktywów będących własnością
innych jednostek kontrola wykazała, że Starosta nie powiadomił Urzędu Marszałkowskiego
Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze oraz Państwowej Wytwórni Papierów Wartościowych
S.A. w Warszawie, właścicieli powierzonych jednostce składników aktywów, o wynikach spisu
z natury za 2013 i 2014 rok, czym naruszono art. 26 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.) oraz § 7 ust. 2 zarządzenia Nr 54/2014 Starosty
Sulęcińskiego dnia 28 listopada 2014 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji oraz § 7 ust. 2
zarządzenia Nr 61/2013 Starosty Sulęcińskiego z dnia 06 grudnia 2013 r. w sprawie
przeprowadzenia inwentaryzacji.
Kontrolujący ustalili, że Starosta w § 31 instrukcji gospodarki majątkiem trwałym,
inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Starostwie Powiatowym
w Sulęcinie oraz w § 5 ust. 3 zarządzenia Nr 61/2013 z dnia 6.12.2013 r. w sprawie przeprowadzenia
inwentaryzacji dopuścił możliwość przeprowadzenia uproszczonej inwentaryzacji w środkach
trwałych obejmujących środki trwałe o charakterze wyposażenia, wyposażenia wydanych
pracownikom do stałego używania oraz książek znajdujących się na stanie Starostwa. Uproszczenia
te polegały na: 1) zastąpieniu spisów z natury porównanie danych ewidencyjnych ze stanem w naturze,
co odnosi się do składników objętych jedynie ewidencją ilościową, zapasów obcych oraz materiałów
bibliotecznych, biurowych; 2) zastąpieniu pełnego spisu spisem wyrywkowym, co może mieć miejsce
w przypadku konieczności przeprowadzenia kontroli majątku (przy podejrzeniu kradzieży, malwersacji
łub nadużyć ze strony osób odpowiedzialnych materialnie lub z zewnątrz). Ponadto w przedmiotowym
zarządzeniu w § 6 ust. 2 Starosta zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji budynków (środków
trwałych) w drodze weryfikacji stanów ewidencyjnych. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy
o rachunkowości jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego
inwentaryzację
środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, jeżeli
przeprowadzenie ich spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą
porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych
składników. Zinwentaryzowane budynki nie spełniały kryteriów wymienionych w tym przepisie.
Wobec powyższego inwentaryzacje środków trwałych obejmujących wyposażenie stanowisk pracy
w 2012 r. i 2013 r. a także budynki w 2013 r. przeprowadzono nieprawidłową metodą, co było
niezgodne z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości w zakresie sposobu przeprowadzenia tych
inwentaryzacji.
Kontrola inwentaryzacji przeprowadzonej drogą otrzymania od banków i uzyskania
od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki
stanu tych aktywów wykazała, że wyniki przeprowadzonej inwentaryzacji środków pieniężnych
3
zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz zaciągniętych kredytów, nie zostały odpowiednio
udokumentowane w protokole z inwentaryzacji, co było wymagane w § 29 ust. 10 instrukcji
gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone
mienie w Starostwie Powiatowym w Sulęcinie.
W zakresie inwentaryzacji gruntów Skarbu Państwa przeprowadzanej drogą porównania
danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników
kontrolujący stwierdzili, że nieruchomości Skarbu Państwa nie stanowią dla powiatu aktywów
w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości i nie podlegają ewidencji w księgach
rachunkowych jednostki, nie są prezentowane w aktywach jej bilansu. Ewidencja mienia Skarbu
Państwa, o której mowa w art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami (Dz.U. z 2015 r. poz. 782 z późn. zm.) powinna być ujmowana poza ewidencją
bilansową. Jednostka na żadnym koncie pozabilansowym nie prowadzi ewidencji księgowej
nieruchomości Skarbu Państwa. Plan kont dla jednostki budżetowej wprowadzony zarządzeniem
Nr 41/2012 Starosty Sulęcińskiego z dnia 07 sierpnia 2012 r. w sprawie planu kont i zasad
prowadzenia rachunkowości, nie zawiera zasad księgowania nieruchomości wchodzących w skład
zasobu Skarbu Państwa, zgodnie z art. 40 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.) w sposób określony w § 6 w związku
z § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 289).
Kontrolujący stwierdzili, że w przypadku 6 pracowników Starosta powierzył określone
obowiązki w zakresie inwentaryzacji. Powierzenie obowiązków w zakresie rachunkowości powinno
następować z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu
z natury, którą ponosi wyłącznie kierownik jednostki na podstawie art. 4 pkt 5 ustawy
o rachunkowości. Przyjęcie obowiązków w zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji z wyłączeniem
odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury, nie zostało
potwierdzone w sposób określony w art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach
publicznych.
Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia spowodowane były
nieprzestrzeganiem obowiązujących przepisów oraz uregulowań wewnętrznych. Odpowiedzialność
za powyższe nieprawidłowości ponoszą obecny i ówczesny Starosta.
Jednocześnie informuję, że w przypadku nieprawidłowości o incydentalnym charakterze
4
lub wyeliminowanych w trakcie kontroli, po udzieleniu stosownego instruktażu, nie formułowano
wniosków pokontrolnych, a w pozostałym zakresie wymienionym na wstępie wystąpienia
nie stwierdzono nieprawidłowości.
Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych wnoszę o:
1.
Organizowanie i dokumentowanie inwentaryzacji oraz jej wyników zgodnie z uregulowaniami
zawartymi w przepisów wewnętrznych w szczególności w zakresie:
a) wyznaczania składów komisji inwentaryzacyjnej,
b) wypełniania arkuszy spisu z natury,
c) pobierania oświadczeń osób odpowiedzialnych,
d) sporządzania sprawozdania przez zespoły spisowe.
2.
Przeprowadzanie inwentaryzacji rzeczowych składników aktywów obrotowych zgodnie
z art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330,
ze zm.);
3.
Przeprowadzanie inwentaryzacji środków trwałych stanowiących własność innych jednostek,
powierzonych jej do używania w sposób wskazany w art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
4.
Stosowanie właściwych metod przeprowadzania inwentaryzacji aktywów powiatu, w tym
środków trwałych (poza gruntami i środkami trwałymi do których dostęp jest znacznie
utrudniony) metodą spisu z natury zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
5.
Prowadzenie ewidencji pozabilansowej nieruchomości wchodzących w skład zasobu Skarbu
Państwa, zgodnie z art. 40 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(tekst jedn. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.) w sposób określony w § 6 w związku z § 2 pkt 5
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza
granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 289).
6.
Powierzenie pracownikom jednostki, obowiązków i odpowiedzialności za przeprowadzenie
inwentaryzacji w sposób określony w art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach
publicznych z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze
spisu z natury stosownie do art. 4 pkt 5 ustawy o rachunkowości.
5
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków
zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium
Izby.
Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania,
proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od dnia
otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Prezes Izby
/-/
Ryszard Zajączkowski
Do wiadomości:
1. Rada Powiatu Sulęcińskiego.
6