Załącznik nr 2 do ogłoszenia Zasady przyznawania i rozliczania

Załącznik nr 2 do ogłoszenia
Zasady przyznawania i rozliczania dotacji
„Organizacja ogólnopolskich obchodów z okazji 100-lecia harcerstwa na ziemiach
polskich”
1. Warunki ogólne, przeznaczenie dotacji
1.1. Wszelkie środki pochodzące z dotacji MEN mogą być uŜyte wyłącznie zgodnie
z umową/porozumieniem o realizację zadania publicznego. Bez uprzedniego pisemnego
wystąpienia dotowanego i pisemnej zgody w tej sprawie MEN nie moŜna dokonać Ŝadnego
innego rozporządzenia dotacją, z wyjątkiem sytuacji, o których mowa w ust. 8.5 regulaminu
konkursu.
1.2. Dotacja powinna być wykorzystana w terminie określonym w umowie/porozumieniu
dotacji. Dla zmiany, w tym takŜe przedłuŜenia terminu wykorzystania dotacji (jednak nie
dłuŜej niŜ do 15 grudnia 2010 r.), niezbędne jest uprzednie pisemne wystąpienie
dotowanego i pozytywne postanowienie dotującego równieŜ w formie pisemnej.
Postanowienie to musi nastąpić przed terminem zakończenia umowy.
1.3. Zgodnie z art. 9 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie
dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114, z późn. zm.) naruszeniem
dyscypliny finansów publicznych jest:
a)wydatkowanie
dotacji
niezgodnie
z
przeznaczeniem
określonym
w umowie/porozumieniu przez udzielającego dotację;
b) nierozliczenie otrzymanej dotacji lub nieterminowe rozliczenie tej dotacji;
c) niedokonanie zwrotu dotacji w naleŜnej wysokości lub nieterminowe dokonanie
zwrotu tej dotacji.
1.4. Środki, które nie zostaną wykorzystane w okresie trwania umowy dotacji podlegają
zwrotowi, bez odrębnego wezwania, w terminie określonym w art. 151 ust. 2 pkt 6 ustawy
o finansach publicznych.
1.5. W przypadku stwierdzenia, Ŝe środki dotacji uŜyte zostały
z umową/porozumieniem, MEN moŜe zaŜądać zwrotu całości lub części dotacji.
niezgodnie
1.6. Zwrotu środków, o których mowa w ust. 1.4 i ust. 1.5, dotowany winien dokonać na
rachunek bankowy MEN wskazany w umowie dotacji.
1.7. Dotowany zobowiązany jest informować o fakcie udzielenia dotacji w sprawozdaniu
rocznym i innych publicznych informacjach udzielanych przez dotowanego.
1.8. MEN nie jest zobowiązany do pokrycia wzrostu kosztów zadania ponad przyznaną
kwotę dotacji.
2. Korespondencja i osoby kontaktowe
2.1. Dotowany w złoŜonej ofercie zobowiązany jest do wskazania danych teleadresowych
(adres do korespondencji, telefony, faks, e-mail itp.) oraz osobę odpowiedzialną za realizację
zadania publicznego (koordynatora). Korespondencję i informacje przekazane zgodnie z tymi
wskazaniami uwaŜa się za skutecznie dostarczone, jeśli dotowany nie powiadomił pisemnie
MEN o zmianach w tym zakresie.
1
2.2. Korespondencję do MEN naleŜy kierować na adres wskazany w umowie.
2.3. Korespondencję i informacje przekazane zgodnie z tymi wskazaniami uwaŜa się za
skutecznie dostarczone, jeśli MEN nie powiadomił pisemnie o zmianach w tym zakresie.
2.4. W ogłoszeniu o konkursie MEN wskaŜe osobę do kontaktu odpowiedzialną za kwestie
formalne. Tylko ta osoba jest uprawniona do kontaktu z oferentem.
2.5. Pracownicy MEN oraz członkowie Komisji oceniającej, w tym szczególnie osoby
zaangaŜowane w proces oceniania wniosków, nie udzielają informacji na temat konkursu,
posiedzeń komisji, konkretnych wniosków, ani tym bardziej nie udzielają nieformalnych
informacji na temat ofert.
3. Dokumentowanie działań
3.1. Dotowany zobowiązany jest do rzetelnego dokumentowania najwaŜniejszych działań
podejmowanych w ramach realizacji zadania publicznego. NaleŜy mieć na uwadze, iŜ niŜej
wymieniona dokumentacja będzie wymagana w trakcie oceny sprawozdania końcowego
z realizacji zadania.
3.2. Prowadzona dokumentacja powinna być dostosowana do działań realizowanych
w ramach zadania.
3.3. Dla niŜej wymienionych działań dokumentacja musi zawierać:
1) Warsztaty, seminaria, spotkania, konferencje, obozy, kolonie, oraz szkolenia:
· lista uczestników zawierająca imię, nazwisko, miejscowość, nazwa organizacji/instytucji,
funkcja oraz podpis;
· lista wykonawców (trenerów, wykładowców, wychowawców) wraz z podpisami;
· szczegółowy program, wraz z nazwiskami osób odpowiedzialnych za prowadzenie
poszczególnych elementów;
· kopie materiałów rozdawanych uczestnikom;
· raporty, materiały wypracowane podczas warsztatów;
· kopie ankiet ewaluacyjnych;
· raport ewaluacyjny (lub innej formy oceny przewidzianej w zadaniu).
2) Udział osób indywidualnych w szkoleniach, staŜach, wizytach studyjnych:
· dane osobowe (imię, nazwisko, miejscowość, nazwa organizacji/instytucji,
funkcja) lub lista uczestników wizyty studyjnej zawierająca imię, nazwisko, miejscowość,
nazwa organizacji/instytucji, funkcja oraz podpis;
· szczegółowy program staŜu/wizyty;
· oryginały podpisanych indywidualnych ankiet ewaluacyjnych (opisujących przebieg
i oceniających wyniki staŜu/wizyty);
· lista wykonawców (gospodarze wizyt, opiekunowie staŜy).
3) Zadania wydawnicze (w tym publikacje elektroniczne):
· egzemplarze wszystkich opublikowanych materiałów;
· pliki elektroniczne zawierające opracowaną publikację.
4. Zasady dotyczące opracowania kalkulacji kosztów
4.1. Kalkulację kosztów naleŜy sporządzić w złotych polskich według tabeli w formularzu online.
4.2. Koszty i ich kategorie uwzględnione w budŜecie zadania muszą mieć swoje
odzwierciedlenie w szczegółowym opisie zadania.
2
4.3. W ramach kalkulacji powinny być wyraźnie wydzielone poszczególne kategorie kosztów
na działania zaplanowane w ramach zadania i opisane w formularzu (np. w przypadku
działania o nazwie „pięciodniowe warsztaty dla samorządu uczniowskiego” w kalkulacji
wyróŜniamy następujące kategorie: koszty wynagrodzenia trenerów, koszty udostępnienia
sali, koszty zakwaterowania uczestników, zakup biletów na dojazdy na warsztaty itp.).
4.4. Kalkulacja powinna w moŜliwie najlepszy sposób pokazywać metodę wyliczenia kosztów
np.:
Kategoria kosztów: koszty wynagrodzenia trenerów (5 dni x 2 os. x 50 zł)
Koszt jednostkowy 50 zł
Jednostka – osobo-dzień
Liczba jednostek - 10
Koszt całkowity: 500 zł
W przypadku chęci dokładniejszego zobrazowania metody kalkulacji, moŜna skorzystać
z pola w formularzu „uwagi mogące mieć znaczenie przy ocenie kosztorysu…”.
4.5. Kalkulację w formularzu podzielono na kalkulację dotyczącą kosztów biurowych
i administracyjnych (koszty zarządzania zadaniem) oraz koszty programowe.
4.6. Koszty zarządzania zadaniem mogą stanowić koszty ponoszone w związku
z administrowaniem, monitoringiem, dokumentowaniem oraz sprawozdawczością zadania,
które są niezbędne do realizacji zadania i są ściśle z nim powiązane. Mogą to być koszty
typu: wynagrodzenie koordynatorów zadania, księgowej, koszty materiałów biurowych, usług
pocztowych, ksero (np. przygotowanie dokumentacji zadania, sprawozdania, ankiet
ewaluacyjnych), połączeń telefonicznych, koszty prowadzenia rachunku bankowego (ale nie
przelewów), zakup drobnego sprzętu z wykluczeniem środków trwałych. Koszty zarządzania
zadaniem nie mogą przekroczyć 20% całości dotacji.
4.7. Kalkulacja kosztów powinna być zaplanowana gospodarnie. Nie znaczy to, Ŝe naleŜy
zawsze szukać najtańszej ceny czy oferty. Nie ma jednak powodu, by niepotrzebnie
przepłacać przy tej samej jakości towarów czy usług (np. kupując bilety kolejowe na tej
samej trasie dla 10 osób warto kupić bilet zbiorowy).
5. Płatności, zasady prowadzenia
pochodzącymi z dotacji
księgowości
i
administrowania
środkami
5.1. Przy realizacji zadania, prowadzeniu księgowości, a takŜe administrowaniu środkami
Dotowany zobowiązany jest przestrzegać przepisów o rachunkowości obowiązujących w RP.
5.2. Dotowany powinien mieć system umoŜliwiający efektywną kontrolę wewnętrzną
dotyczącą właściwego administrowania środkami pochodzącymi z dotacji. Zakres
odpowiedzialności poszczególnych członków władz i pracowników oraz tryb obiegu
dokumentów powinny określać wewnętrzne pisemne uregulowania Dotowanego (np.
instrukcja finansowo księgowa, zakresy czynności słuŜbowych, uchwały zarządu itp.).
5.3. Płatności
a) Dotacja MEN jest wypłacana w jednej lub kilku transzach zgodnie z umową dotacji.
Wypłata kolejnej transzy moŜliwa jest jedynie w przypadku niezalegania ze
sprawozdaniami częściowymi z realizacji zadania zleconego.
b) Środki MEN przechowywane są na wyodrębnionym rachunku bankowym (tzw.
subkoncie), przeznaczonym wyłącznie dla dotacji MEN. Nie jest dozwolone
przelewanie środków MEN na inne konta bankowe dotowanego, z wyjątkiem
jednostek samorządu terytorialnego, w których obsługę finansową szkół prowadzi
inna jednostka (uregulowane przepisami wewnętrznymi) oraz płatności wynikających
z innych przepisów (np. płatności do ZUS oraz Urzędu Skarbowego).
3
c) Przychody od środków ulokowanych na rachunku bankowym (odsetki) powiększają
sumę dotacji i muszą zostać wykorzystane na cele zgodne z celami zadania lub,
w przypadku ich niewykorzystania, zwrócone do MEN.
d) Dotowany winien realizować płatności jednostkowe (powyŜej 2 000 zł) związane
z realizacją umowy dotacji w formie bezgotówkowej - przelewami bezpośrednio
z wydzielonego rachunku bankowego. Inne formy płatności dopuszczalne są jedynie
w przypadkach, kiedy płatności przelewami są niemoŜliwe do wykonania oraz
w przypadkach wydatków ponoszonych za granicą.
e) Przelewy i wypłaty środków z wydzielonego rachunku bankowego Dotowanego,
niepozostające w bezpośrednim związku z realizacją umowy dotacji, wymagają
uprzedniej pisemnej zgody MEN.
5.4. Zasady prowadzenia księgowości
a) Dotowany jest zobowiązany do prowadzenia pełnej i przejrzystej dokumentacji
księgowej dotyczącej zadania odrębnie w stosunku do innych kosztów własnej
działalności, m.in. poprzez wydzielenie właściwej grupy kont kosztowych
w księgowym planie kont stosowanym przez Dotowanego. Zapisy księgowe winny
odzwierciedlać na bieŜąco koszty dotyczące realizacji zadania.
b) Dokumenty finansowe winny być ostemplowane lub opisane treścią „Sfinansowane
z dotacji MEN – umowa nr …”. Opis dokumentów powinien zawierać przeznaczenie
dokonanych zakupów. JeŜeli jako potwierdzenie poniesionych w ramach jednej
pozycji sprawozdania kosztów podaje się więcej niŜ jeden dokument (na przykład
faktura, rachunek, polecenie przelewu, lub więcej niŜ jeden paragon fiskalny, więcej
niŜ jedno polecenie przelewu), kaŜdy dokument winien być opisany zgodnie
z zaleceniami tego akapitu.
c) JeŜeli dokument wskazuje wydatek, który tylko częściowo jest finansowany ze
środków MEN (na przykład, ze środków dotacji finansowane jest jedynie 20% pensji
pracownika), to oprócz pieczątki (napisu) „Sfinansowane z dotacji MEN - umowa nr
……….”, naleŜy zaznaczyć „częściowo – kwota ****** złotych)”.
d) JeŜeli warunki zadania wymagają zatrudnienia i pracy etatowych pracowników,
dotowany poza dokumentacją, o której mowa w ust. 5.2 i 5.5, zobowiązany jest do
prowadzenia ewidencji czasu pracy tych pracowników, dokumentującej ich udział
w realizacji zadania.
e) JeŜeli środki dotacji są wydatkowane w innych walutach niŜ złoty, Dotowany
wskazuje faktyczny kurs wymiany banku komercyjnego (lub kantoru), zgodnie
z którym została przeprowadzona operacja kupna/sprzedaŜy waluty obcej (np. na
podstawie potwierdzenia transakcji lub rachunku). JeŜeli brak informacji o faktycznym
kursie wymiany, wówczas stosowany jest oficjalny średni kurs wymiany Narodowego
Banku Polskiego z dnia przeprowadzenia kaŜdej operacji.
5.5. Cała dokumentacja merytoryczna i finansowa zadania winna być przechowywana
w siedzibie Dotowanego przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego po
zakończeniu realizacji zadania.
5.6. Zapobieganie podwójnemu finansowaniu.
a) Dotowany zobowiązany jest do zabezpieczenia przed podwójnym finansowaniem
tych samych wydatków równocześnie ze środków MEN i innych sponsorów (np.
dotyczy to zwrotu kosztów podróŜy, wyŜywienia, noclegów).
b) Przy zapraszaniu do uczestnictwa w międzynarodowych obozach/warsztatach itp.
w Polsce osób, które nie są stałymi pracownikami Dotowanego, Dotowany
zobowiązany jest do dołączenia do sprawozdania finansowego następującego
oświadczenia uczestnika zadania: „Ja, <Nazwisko>, <Imię>, <Numer paszportu lub
innego dokumentu toŜsamości, pozwalającego przemieszczać się miedzy krajami>
oświadczam, Ŝe koszty mojego przyjazdu i pobytu (mieszkanie, wyŜywienie) w Polsce
są pokryte wyłącznie ze środków MEN; nie otrzymałem i nie otrzymam refundacji
kosztów z innych źródeł, w związku z wyjazdem do Polski nie otrzymałem/am diet
z [danego kraju] na sfinansowanie tych kosztów.”
4
c) W przypadku, gdy nie wszystkie koszty przejazdu i pobytu są pokrywane z dotacji
MEN, oświadczenie powinno być zmodyfikowane i dostosowane do stanu
faktycznego.
5.7. Przy realizacji zadań finansowanych z MEN nie moŜna:
a) przekazywać środków uzyskanych z dotacji przez dotowanego na rzecz członków
organów lub pracowników oraz ich osób bliskich, na zasadach innych niŜ w stosunku
do osób trzecich;
b) wykorzystywać środków uzyskanych z dotacji przez dotowanego na rzecz
członków organów lub pracowników oraz ich osób bliskich na zasadach innych niŜ
w stosunku do osób trzecich;
c) wykorzystywać środków uzyskanych z dotacji przez dotowanego na zakup na
szczególnych zasadach towarów lub usług od podmiotów, w których uczestniczą
członkowie organów dotowanego lub pracownicy oraz ich osoby bliskie.
6. Koszty kwalifikowane
6.1. Dotacja MEN moŜe zostać wykorzystana wyłącznie od momentu podpisania umowy na
pokrycie kosztów:
a) niezbędnych do zrealizowania zadania;
b) poniesionych w trakcie trwania zadania (nie ma moŜliwości refundowania kosztów
poniesionych przed dniem podpisania umowy ani po zakończeniu zadania);
c) udokumentowanych w sposób umoŜliwiający ocenę realizacji zadania pod
względem merytorycznym i finansowym. Powinna być prowadzona wyodrębniona
ewidencja księgowa środków otrzymanych w ramach dotacji.
6.2. Biorąc pod uwagę powyŜsze, kosztami kwalifikowanymi są w szczególności:
a) koszty wynagrodzeń i honorariów – dotyczą tylko osób bezpośrednio
zaangaŜowanych w realizację zadania.
Koszty wynagrodzeń i honorariów (w tym równieŜ na korzyść nierezydentów) mogą
być ponoszone wyłącznie na podstawie pisemnej: umowy o pracę, umowy zlecenia
lub innej umowy cywilno-prawnej, albo na podstawie faktury wystawionej przez osobę
prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą.
Stawki wynagrodzeń i honorariów nie mogą być wyŜsze od powszechnie
stosowanych w Polsce dla danego rodzaju czynności.
Osoba, która pełni w zadaniu określoną funkcję i pobiera za nią wynagrodzenie nie
moŜe być zatrudniona w innym charakterze bez oddzielnej zgody MEN. Zgoda na
połączenie w zadaniu kilku funkcji wydawana jest pisemnie. Z wyjątkiem
uzasadnionych przypadków (nagłe zmiany w harmonogramie, choroba któregoś
z wykonawców zadania itp.), zgoda nie moŜe być wydana wstecznie.
Przy umowach o pracę musi być prowadzona karta czasu pracy, dokumentująca
udział w realizacji zadania.
Wymagane przez prawo podatki, ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, płatne przez
pracownika jak równieŜ uprawnienia urlopowe zgodnie z zasadami obowiązującymi
u Dotowanego, są traktowane jako część płac.
W sprawozdaniu finansowym dokumentację kosztów wynagrodzeń i honorariów
stanowią:
Przy umowach o pracę: karta czasu pracy; wyciąg z listy płac z wyodrębnieniem
kwot pochodzących z dotacji MEN
Przy umowach zlecenia i innych umowach cywilno-prawnych: umowy oraz
rachunki do tych umów;
Przy usłudze wykonywanej przez jednoosobowy podmiot gospodarczy: faktura
ze specyfikacją zakresu usługi (czynności);
5
b) koszty podróŜy – pod warunkiem, Ŝe są niezbędne do realizacji zadania, zgodne
z budŜetem zadania.
Wszystkie podróŜe międzynarodowe powinny zostać przewidziane w budŜecie
zadania.
Koszty podróŜy lotniczych powinny być planowane według standardowych stawek
i z moŜliwie największym wykorzystaniem taryf ekonomicznych i zniŜkowych. Trasy
przelotów lotniczych powinny zostać zaplanowane wg trasy typowej (najkrótszej lub
uzasadnionej ekonomicznie).Wszelkie dodatkowe koszty związane z wyŜszą klasą
samolotu i/lub wykorzystaniem innej trasy muszą być sfinansowane przez
podróŜnego.
Prywatne samochody, taksówki lub wynajęte samochody mogą być wykorzystane
zgodnie z obowiązującymi przepisami wyłącznie, jeśli nie jest dostępny transport
publiczny lub jeśli ich wykorzystanie jest tańsze lub podyktowane bezpieczeństwem.
Koszt przejazdu nie moŜe przekraczać przyjętych przez organizację stawek, nie
większych niŜ obowiązujące stawki za 1 km przebiegu pojazdu określone we
właściwym rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej .
Przejazd taksówkami na trasach dłuŜszych niŜ 50 km (lub wynajem samochodu)
mogą być wykorzystane, jeŜeli nie jest dostępny transport publiczny lub ich
wykorzystanie jest podyktowane względami bezpieczeństwa. Przejazd taki musi być
uwzględniony w budŜecie zadania wraz ze specyfikacją trasy, odległości i ceny
jednostkowej za kilometr. W takich przypadkach naleŜy dołoŜyć wszelkich starań, by
minimalizować
koszty
przez
moŜliwe
maksymalne
wykorzystanie
taksówki/wynajętego samochodu. Koszty podróŜy taksówkami i wynajętymi
samochodami nie mogą przekraczać 5% kwoty przeznaczonej w zadaniu na transport
i koszty podróŜy. Podstawą do rozliczenia przejazdu taksówką jest faktura VAT,
rachunek lub paragon z kasy fiskalnej.
Mandaty i inne kary związane z naruszeniem przepisów drogowych nie mogą być
finansowane ze środków dotacji.
Dokumentami finansowymi związanymi z podróŜami są: faktury, bilety (lotnicze,
kolejowe, autobusowe, równieŜ elektroniczne, bilety z transportu miejskiego rachunki
za taksówki) lub w uzasadnionych wypadkach ich kopie oraz dokumenty związane
z wydatkami podczas podróŜy (prowizje, opłaty rezerwacyjne, lotniskowe, opłaty za
pościel w pociągach, opłaty bagaŜowe itd.) Do faktury za bilety lotnicze musi być
dołączony i przechowywany oryginał biletu (ostatnia strona), a w przypadku biletów
elektronicznych boarding pass; do faktury za inne bilety – oryginał lub kserokopia
tych biletów.
W przypadku, gdy bilety lotnicze zostały zakupione ze zniŜką i rzeczywista cena
biletu nie jest wskazana na bilecie, Dotowany zobowiązany jest do uzyskania od
przewoźnika lub jego agenta dodatkowego dokumentu z zaznaczeniem rzeczywistej
ceny zapłaconej za dany bilet;
c) koszty zakwaterowania i wyŜywienia - pod warunkiem, Ŝe są niezbędne do realizacji
zadania, zgodnie z budŜetem zadania.
Koszty zakwaterowania i wyŜywienia grup (seminaria, warsztaty, wizyty studyjne)
powinny być finansowane z moŜliwie największym wykorzystaniem dostępnych
zniŜek i upustów wyłącznie na podstawie faktury/rachunku.
Na dokumentach dotyczących zakwaterowania powinny być zaznaczone: liczba osób
oraz daty noclegów.
Podstawą rozliczenia kosztów wyŜywienia jest faktura/rachunek wykazująca liczbę
posiłków i cenę jednostkową posiłku. Ze środków MEN nie moŜna finansować
kosztów napojów alkoholowych i wyrobów tytoniowych.
d) inne koszty wynikające bezpośrednio z realizacji zadania (np. tłumaczenia, druk,
publikacje, szkolenia itp.) – pod warunkiem, Ŝe nie są wyŜsze niŜ ceny aktualnie
obowiązujące na rynku.
e) koszty zarządzania zadaniem (np. koszty bankowe, koordynator zadania,
księgowość, czynsz za wynajem biura dotowanego lub partnerów, telefon, Internet,
6
opłaty za elektryczność itp.), jeśli są ściśle powiązane z zadaniem (np. nie jest
kosztem kwalifikowanym ochrona czy sprzątanie biura Dotowanego). Koszty
zarządzania zadania nie mogą przekroczyć 20% całości dotacji.
W przypadku rozliczania kosztów połączeń telefonicznych, zarówno z telefonów
stacjonarnych, jak i komórkowych (za wyjątkiem telefonów na kartę pre-paid), koszty
abonamentu telefonicznego pokryte z dotacji nie mogą przekroczyć 25% wartości
miesięcznego abonamentu.
Koszty diet nie mogą przekraczać wartości wskazanych we właściwych
rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
6.3. Kosztami, które nie są kwalifikowane i które nie mogą zostać sfinansowane ze
środków MEN, są:
koszty, które zostały sfinansowane w ramach innych działań lub przez innych
donatorów;
koszty poniesione przed dniem podpisania umowy albo po terminie zakończenia
zadania;
zakup nieruchomości (grunty, budynki);
zakup środków trwałych;
długi, kredyty i inne kwoty dłuŜne;
straty wynikające z róŜnic kursów walutowych;
koszty leczenia indywidualnych osób bądź członków organizacji;
studia wykonalności;
zakup napojów alkoholowych i wyrobów tytoniowych.
7. Monitoring i sprawozdawczość
7.1. Monitoring
a) Dotowany powinien na bieŜąco monitorować przebieg realizacji zadania,
kontrolując realizację zaplanowanych działań oraz właściwe wykorzystanie funduszy.
Dotowany zobowiązany jest do poinformowania Dotującego, jeśli w trakcie realizacji
pojawią się istotne przeszkody mogące uniemoŜliwić zrealizowanie zaplanowanych
działań lub osiągnięcie zaplanowanych celów.
b) Dotowany jest zobowiązany do informowania MEN o realizacji harmonogramu
zadania – podawania na bieŜąco dat i miejsc oraz agendy spotkań, konferencji, wizyt,
warsztatów, seminariów, w celu sprawnego umoŜliwienia odbywania wizytacji.
c) Osoby upowaŜnione przez Dotującego w ramach monitoringu mogą wizytować
działania realizowane w ramach zadania.
7.2. Sprawozdanie z wykonania zadania
a) Dotowany zobowiązany jest do złoŜenia w terminie i miejscu zgodnie
z umową/porozumieniem sprawozdania końcowego i/lub częściowego podpisanego
przez osoby upowaŜnione do reprezentowania dotowanego.
b) Do sprawozdania końcowego powinien być załączony list przewodni.
c) Sprawozdanie składa się z części merytorycznej i części finansowej.
d) Sprawozdanie musi być złoŜone w terminie do 30 dni od daty zakończenia
realizacji zadania. Nieterminowe nadesłanie sprawozdania końcowego skutkuje
zgłoszeniem do Rzecznika dyscypliny finansów publicznych wniosku o naruszeniu
dyscypliny finansów publicznych.
e) Wzór sprawozdania stanowi załącznik do umowy/porozumienia.
7
8. Kontrole
8.1. MEN ma prawo w kaŜdym czasie dokonywać kontroli sposobu realizacji zadania
i wydatkowania środków.
8.2. Dotowany jest zobowiązany umoŜliwić dokonywanie kontroli w siedzibie Dotowanego
oraz w miejscach realizacji zadania, a takŜe słuŜyć pomocą i wyjaśnieniami w czasie kontroli.
8.3. Dotowany zobowiązuje się do udostępniania wszelkich dokumentów związanych
z realizacją zadania, a takŜe – na Ŝądanie MEN – do sporządzania szczegółowych
zestawień wydatków z wybranego okresu.
8.4. Kontrole prowadzone są przez upowaŜnionych pisemnie przedstawicieli MEN.
8