Postępowanie z zespołami otwartymi w świetle wytycznych

Bolesław Woszczyński
POSTĘPOWANIE Z ZESPOŁAMI OTWARTYMI W ŚWIETLE
WYTYCZNYCH NACZELNEJ DYREKCJI ARCHIWÓW
PAŃSTWOWYCH
Problematyka zespołów otwartych w zasadzie została już rozwiązana z punktu
widzenia teoretycznego. W swoim artykule prof. K. Konarski, poruszając zagadnienia
archiwalne określił zespół otwarty jako zespół, którego macierzysta kancelaria
funkcjonuje i bądź bezpośrednio, bądź za pośrednictwem składnicy akt przesyła temu
zespołowi kolejne dopływy akt. Dopiero z chwilą, gdy urząd ulegnie likwidacji lub
głęboko sięgającym przekształceniom odcinającym w jego dziejach nowy
chronologicznie odrębny okres, wtedy dopiero dopływy ustają, a zespół z otwartego
staje się zamknięty1. W podobny sposób zagadnienie ujmuje Polski Słownik
Archiwalny, w którym pod hasłem „zespół archiwalny otwarty” czytamy, że jest to
„zespół akt uzupełniany kolejnymi dopływami akt ze składnicy lub z kancelarii2.
Należy jednak podkreślić, że w zasadzie wszystkie te określenia przybierały
odpowiedni kształt wówczas, kiedy jeszcze nie było tak masowego napływu do
archiwów akt wytworzonych przez współczesną kancelarię. Właśnie jej rozwój,
a przede wszystkim wciąż zachodzące przeobrażenia w samej strukturze
administracji, jakie można obserwować na przestrzeni ostatnich dziesięcioleci,
spowodowały większe zainteresowanie się tym problemem. Przed archiwistą
współczesnym rodzą się nowe, nie objęte teorią, zagadnienia; musi on swoją
praktyczną działalnością uzupełniać już poprzednio sformułowane pojęcia
teoretyczne. Problem ten szczególnie ostro zarysował się w ostatnim dziesięcioleciu,
1
2
K. K o n a r s k i, Podstawowe zasady archiwistyki, Archeion nr 1–20, 1951, s. 44.
Polski Słownik Archiwalny, Warszawa 1952, s. 30.
22
kiedy to przystąpiono do opracowania prawie że bieżącej produkcji kancelaryjnej.
Coraz
to
szersze
zainteresowania
badaczy
aktualną
problematyką
życia
politycznego, gospodarczego i społecznego kraju zmuszają archiwa do czynienia
wysiłków, aby tam zgromadzone i odpowiednio opracowane zespoły akt były
szybko udostępniane.
Na gruncie ogólnych zagadnień wyrosła potrzeba zajęcia się sprawą zespołów
otwartych. Przedstawiciele różnych ośrodków życia archiwalnego dzielili się swoimi
uwagami, podając wiele praktycznych rozwiązań. W zasadzie najwięcej uwagi
rozważaniom nad zespołem otwartym poświęcono podczas Piątej Archiwalnej
Konferencji Metodycznej, która obradowała w Warszawie w dniach 12–14 grudnia
1961 roku. Poruszone tam problemy oraz dalsze głosy dyskusyjne doprowadziły
wreszcie do opublikowania przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych
(NDAP) w drugiej połowie roku 1967 wytycznych o postępowaniu z zespołami
otwartymi. Zakończony więc został okres wstępnych dyskusji, przystąpiono do
właściwej realizacji zamierzeń.
*
*
*
W celu uzyskania pełnego obrazu sytuacji, jaka doprowadziła do ogłoszenia
wytycznych sięgnąć należy do wspomnianych głosów dyskusyjnych, które
sugerowały różne postępowanie przy zespołach otwartych. Problem ten szczególnie
interesuje wojskową służbę archiwalną, która ma do czynienia przede wszystkim
z bieżącym wytworem kancelarii jednostek.
Wiele
uwagi
zagadnieniom
zespołów
otwartych
poświęciła
Halina
Chrościcka, która wygłosiła jeden z podstawowych referatów na wspomnianej
V Archiwalnej Konferencji Metodycznej. Na płaszczyźnie problematyki archiwalnej
omówiła autorka następujące zagadnienia: pojęcie zespołu otwartego i sprawa jego
niepodzielności, zespół akt jako odzwierciedlenie procesu historycznego, typy
zespołów. Jednak główną uwagę koncentrowała H. Chrościcka na sprawach
związanych z metodami porządkowa zespołów otwartych. W zasadzie nikt
dotychczas nie podejmował podstawowych prac archiwalnych przy zespołach
otwartych. A przecież – jak pisze autorka – „zespół otwarty gromadzony nieraz na
dużej przestrzeni czasu, nie może czekać na porządkowanie do momentu zamknięcia
23
go przy ewentualnej likwidacji, której nigdy zresztą nie da się przewidzieć” 3.
H. Chrościcka stwierdza, że w praktyce archiwalnej mamy do czynienia
z dwojakiego rodzaju nawarstwiania się zespołów otwartych: 1) nawarstwianie
w związku z kolejnymi dopływami akt do archiwum i 2) nawarstwianie tych
dopływów w wyniku kolejnych zmian organizacyjnych instytucji (jeżeli takowe
zachodzą). Dalsze sugestie dotyczą tworzenia inwentarza kartkowego w archiwum
zakładowym, a następnie – ciągłego już w archiwum państwowym. Autorka uważa
też za konieczne opracowywanie wielu dodatkowych pomocy archiwalnych do
powstających inwentarzy (skorowidze, katalogi). We wnioskach końcowych zawarte
są propozycje opracowania specjalnych wytycznych o postępowaniu z zespołami
otwartymi.
Inni autorzy artykułów 4 polemizowali z omówionymi propozycjami.
Informowali również o metodach postępowania z zespołami otwartymi w innych
krajach 5. Wypowiedziano się też w sprawie zasady proweniencji 6, twierdząc, że nie
zawsze można odtwarzać układu akt, który został im nadany w kancelarii, gdyż
nieraz byłoby to uznaniem nieładu i chaosu7. Kolejne dopływy akt zespołów
otwartych winny obejmować pełne materiały archiwalne danej instytucji
z określonego odcinka czasu; opracowanie akt tych zespołów przebiegać winno
etapami, w miarę stwierdzenia istnienia podstawy do zastosowania cezury
w zespole. Jednak przed przystąpieniem do ostatecznego opracowania akt
wyodrębnionej części zespołu otwartego należy przeprowadzić scalenie akt.
Zapoczątkowana w grudniu 1961 r. na szerszą skalę dyskusja nad interesującą
problematyką zespołów otwartych kontynuowana była i w latach późniejszych. Na
łamach „Archeionu” zabierali głos pracownicy archiwów z różnych środowisk
H. C h o ś c i c k a, Problematyka zespołów otwartych, Archeion nr 37, 1962, s. 81.
Na łamach tego Archeionu: F. C i e ś 1 a k, Uwagi w sprawie opracowania
zespołów otwartych (s. 95–99); T. G r y g i e r, Niektóre problemy zespołu otwartego (s. 99–
104); I. I h n a t o w i c z, Z problematyki archiwalnej zespołów otwartych (s. 104–111).
5
S. N a w r o c k i, Zagadnienie zespołów otwartych w Public Record Office
w Londynie, Archeion nr 37, 1962, s. 112–116.
6
Zasada proweniencji jest to poszanowanie związku zachodzącego między: 1) aktami
zespołu a kancelarią, która ów zespół utworzyła, 2) aktami zespołu między sobą
(niepodzielność). Polski Słownik Archiwalny, s. 22.
7
F. C i e ś l a k, op.cit., s. 96. Chodzi tu o stosowanie tzw. wolnej zasady
proweniencji, rozpowszechnianej wśród archiwistów niemieckich. Por.: J. P r a ż a k, Tak
zwana wolna zasada proweniencji, Archeion nr 27, 1957, s. 47–57. Problem porusza też
Cz. B i e r n a t, Zasada przynależności zespołowej w ujęciu archiwistów holenderskich,
Archeion nr 37, l962, s. 121–127.
3
4
24
regionalnych. Wysuwano wiele propozycji zmierzających do uregulowania
istotnego dla współczesnej archiwistyki problemu. Omawiane były również
zagadnienia dotyczące terminologii archiwalnej.
Obecne doświadczenia wskazują, że określenie zespołu jako wytworu aktowego
jednej kancelarii8 już nie jest wystarczające. Dziś nawet w tej samej instytucji, zarówno
wojskowej jak i cywilnej, mamy do czynienia z kilkoma kancelariami (przy istnieniu
jednej kancelarii głównej). Z praktycznej działalności wiadomo, że w zasadzie twórcami
pism są nie kancelarie – jak w przeszłości – ale poszczególni referenci. Sama kancelaria
natomiast przejęła czynności wysyłki czystopisu. Ponadto kancelaria zajmuje się
ostatecznym przygotowaniem akt do przekazania składnicy archiwum zakładowemu.
W tej sytuacji o jedności danego zespołu akt decyduje przede wszystkim stopień
i charakter więzi pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi odpowiedniej
instytucji, wspólne kierownictwo, wspólny budżet, akty prawne powołujące urząd,
wspólne przepisy kancelaryjne, wykazy akt itp. 9 Poszczególne ogniwa jednej instytucji
stają się współtwórcami dużego zespołu i to o strukturze dość powikłanej. W każdym
jednak razie mamy tu do czynienia z zespołem otwartym. Z omówionych wyżej spraw
wynika, że spojrzenie na pojęcie zespołu otwartego oraz metod prac porządkowych
musi być wielostronne.
Z dyskusji toczącej się na łamach fachowego pisma „Archeionu” – wynikało,
że w zasadzie zespół otwarty powinien być częściowo opracowany już w archiwum
instytucji. Do archiwum państwowego przekazywane byłyby kolejne dopływy wraz
z inwentarzami ciągłymi. Akta jednej instytucji wytworzone w poszczególnych
okresach i przekazywane już na stałe przechowanie do archiwum miałyby więc
trwałą pomoc archiwalną. Ten inwentarz z kolei miałby numerację tomów, gdyż
każdy nowy dopływ akt posiadałby nowy inwentarz ciągły. W niektórych krajach –
a przede wszystkim w Wielkiej Brytanii – właśnie tak sprawa od lat jest rozwiązana.
Mogą sobie na to pozwolić, gdyż archiwa centralne otrzymują akta po długim
okresie przechowywania ich w archiwum niższego szczebla, a poza tym
udostępnianie akt do badań następuje dopiero po pięćdziesięcioletnim upływie czasu
od ich wytworzenia 10.
K. K o n a r s k i, op.cit., s. 70; Polski Słownik Archiwalny, s. 30.
I. R a d t k e, Problematyka zespołów otwartych na przykładzie akt Prezydium
Wojewódzkiej Rady Narodowej w Poznaniu, Archeion nr 41, 1964, s. 183.
10
Jak przypis 5.
8
9
25
Początkowe propozycje archiwistów zaprezentowane w dyskusji na łamach
„Archeionu” zmierzały do tego, aby dopiero w archiwum, gdzie mamy do czynienia
z pracownikami
odpowiednio
przygotowanymi
do
wykonywania
zawodu,
podejmowane były prace inwentaryzacyjne. Tak więc dopiero tu, przyjęte na podstawie
spisów akta otrzymałyby inwentarz kartkowy. Sporządzenie takiego inwentarza
w archiwum może przyczynić się do właściwej kontroli zawartości otrzymanych teczek
akt, prawidłowego uzupełnienia tytułów i dokonania ponownej oceny pod kątem ich
przydatności naukowej. Sam układ kart inwentarzowych będzie stale uzupełniany wraz
z napływem nowych akt i rozwojem organizacyjnym instytucji. Przy takim
postępowaniu akta w magazynie nie zmienią swego układu, będą leżały w porządku
kolejności zachowanej dla danego akcesu – dopływu akt.
Wszystkie formy pracy nad zespołem otwartym winny mieć charakter
przejściowy, aż do chwili zanim archiwum – jak pisze Irena Radtke – „nie zdecyduje się
na utworzenie z przyjętych akcesów zamkniętego odcinka zespołu otwartego
i sporządzenia dla niego inwentarza książkowego. Ramy tego odcinka winny zależeć od
zmian w organizacji i zmian w zakresie kompetencji, funkcji urzędu”11. Proponuje się
postępować przy dalszym opracowaniu dopływów, jak przy zespołach zamkniętych; to
zamknięcie byłoby sztuczne – jednak uzasadnione organizacyjnie; o jego granicy mogą
decydować jakieś większe przemiany wewnętrznostrukturalne. W wypadku braku
zmian organizacyjnych i kompetencyjnych w ramach urzędu, względnie z braku zmian
w
ogólnych
dziejach
społeczno-gospodarczych
i politycznych
kraju
granice
poszczególnych zamkniętych odcinków zespołu otwartego winny określać pewne
normy czasowe, które jednak nie mogą być zbyt krótkie (w granicach ćwierć wieku lub
dłuższe). Z chwilą podjęcia decyzji co do zamknięcia akt danym okresem czasu należy
raz jeszcze przejrzeć inwentarz kartkowy pod kątem wartości historycznej archiwaliów.
Następnie kartom inwentarzowym nadać kolejny numer w ramach danego zespołu
i według tej kolejności akta ułożyć w magazynie Po wykonaniu omówionych czynności
inwentarz kartkowy może przyjąć formę ciągłą.
Biorąc pod uwagę ten moment, że inwentarze książkowe sporządzane będą dla
kolejnych, zamkniętych odcinków zespołu otwartego, należy również opracować
odpowiedni system sygnowania akt. W swoim artykule I. Radtke proponuje, aby kolejne
części, inwentarza danego zespołu otwartego traktować jako tomy12.
11
12
I. R a d t k e, op.cit., s. 191.
Tamże, s. 192.
26
W rzędzie interesujących propozycji należy wymienić inny artykuł ogłoszony
na łamach „Archeionu”, którego autor podejmuje wnikliwą dyskusję na omawiany
temat 13. Na czoło swoich rozważań wysuwa on zagadnienie dotyczące pojęcia
zespołu otwartego. Przy zachodzących zmianach organizacyjnych w danej
instytucji, kiedy następuje likwidacja jednej i powstanie nowej dziedziczącej
wytwór kancelarii poprzedniej – omawiany problem pozostaje jeszcze w sferze
dyskusji. Trudności nasuwają się z określeniem kancelarii macierzystej; rodzi się
również nowe pytanie: kiedy mamy do czynienia jeszcze z zespołem otwartym,
z wyodrębnioną jego częścią składową, a kiedy z materiałem już zamkniętym,
którym można by określić pojęciem odrębnego zespołu. Ten ostatni problem
szczególnie jaskrawo zarysowuje się przy zestawieniu z teorią obowiązującą
w innych archiwach zagranicznych. Tak np. w archiwistyce radzieckiej nie może
być zaliczony do tego samego zespołu materiał wytworzony przez różne urzędy i to
nawet w wypadku, kiedy mamy do czynienia z dziedziczeniem akt 14. Inaczej
problem ten rozwiązany jest u nas czy w archiwistyce niemieckiej, gdzie obowiązuje
pojęcie zespołu złożonego 15.
Wszystkie te trudności wynikają stąd, że w zasadzie instytucje naczelne
odpowiedzialne za całokształt spraw archiwalnych nie zajmowały się przecież dość
ważnym problemem zespołów otwartych. Częściowo mogło to być podyktowane
tym, że przecież do wydania wskazówek, do ogłoszenia „[…] teoretycznych założeń
musi być praktyka, ściślej – realność zastosowania słusznych założeń teoretycznych
w praktyce” 16.
Omawiając pracę przy zespole otwartym autor stwierdza, że powinna ona
przebiegać
etapami:
początkowo
będziemy
gromadzić
napływające
akta
w magazynie, zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym, przy zachowaniu właściwej
kolejności teczek akt. Następnie po kilkurazowym dopływie (w zależności od
W. Z y ś k o, Zagadnienie opracowania zespołów otwartych – założenia do
instrukcji, Archeion nr 41, 1962, s. 197–207.
14
Z drugiej jednak strony nie wolno zaliczać do różnych zespołów materiałów
archiwalnych tej samej kancelarii macierzystej na podstawie chronologicznych etapów jej
działalności, na podstawie rozszerzenia lub zwężenia zakresu jej działalności, jeżeli pierwsze
jej przeznaczenie nie uległo zmianie. K.G. M i t i a j e w, Teoria i praktyka pracy
archiwalnej, Warszawa 1954, s. 94.
15
Zespół o budowie powikłanej a) przez zmiany organizacyjne i wywołane tym
sukcesje i odstąpienia akt lub b) przez istnienie w obrębie danego urzędu kilku
równorzędnych samodzielnych kancelarii. Polski Słownik Archiwalny, s. 31.
16
W. Z y ś k o, op.cit., s. 201.
13
27
objętości), można przystąpić do prowadzenia inwentaryzacji, z którą zostaną
połączone czynności podstawowe, jak: właściwy opis teczek zgodny z zawartością,
zaznaczenie prawidłowych dat krańcowych, określenie ilości kart itp. Kolejna praca
wiąże się z systematyzacją kart inwentarzowych. Czynność tę podjąć można po
stwierdzeniu, że zaistniały przesłanki do wyodrębnienia „odcinka” zespołu
otwartego. Końcowym etapem będzie sporządzenie inwentarza ciągłego. Za
przesłankę do ostatecznego uporządkowania akt proponuje autor przyjąć zasadnicze
przeobrażenia strukturalne w danej jednostce administracyjnej. Sprawy tej jednak
nie można generalizować, gdyż „[…] każdy zespół – ma swoje indywidualne cechy,
właściwości. W przypadku braku wspomnianych przesłanek, należałoby się
zastanowić nad cezurami umownymi. Sprawa ta wymaga badań i wzajemnych
konsultacji archiwistów” 17.
*
Uogólniając szeroką dyskusję oraz zdobyte dotychczas przez archiwa
państwowe
doświadczenia
Naczelna
Dyrekcja
Archiwów
Państwowych
opublikowała „Wytyczne o postępowaniu z zespołami otwartymi” , zawierające:
18
1) zarządzenie naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych z 12 lipca
1967 r. w sprawie postępowania z aktami zespołów otwartych;
2) wytyczne dla archiwów zakładowych w sprawie przygotowywania akt do
przekazania archiwum państwowemu;
3) wytyczne dla archiwów państwowych w sprawie akt zespołów otwartych;
4) aneksy.
Zarządzenie
przygotowywać
dyrektora
akta
do
poleca
archiwom
przekazania
oraz
zakładowym
wprowadzić
odpowiednio
te
wytyczne
eksperymentalnie w wybranych archiwach zakładowych, których „organizacja
i obsada personalna mogą zapewnić właściwe ich stosowanie” (s. 4). Jak więc z tego
wynika, w pierwszej kolejności możliwe to będzie do zastosowania tylko w tych
archiwach
zakładowych,
które
zatrudniają
personel
wyszkolony,
mający
odpowiednią praktykę archiwalną. Wstępne rozpoznanie pozwala stwierdzić, że nie
wiele placówek będzie mogło przystąpić do realizacji wytycznych.
Tamże, s. 206.
Wytyczne o postępowaniu z zespołami otwartymi, Warszawa 1967 (wyd. NDAP,
egz. powiel.)
17
18
28
Wytyczne dla archiwów zakładowych w sprawie przygotowywania akt do
przekazania archiwum państwowemu omawiają między innymi: postępowanie
z aktami
w
przypadku
likwidacji
przejmowanie akt z registratury
19
lub
zmian
organizacyjnych
instytucji,
do archiwum zakładowego, przechowywanie
i ewidencję akt w archiwum zakładowym, opracowywanie i przekazywanie akt do
archiwum państwowego oraz sposób wypełniania wszelkich formularzy. Wytyczne
te dotyczą materiałów archiwalnych powstałych i powstających po dniu 22 lipca
1944 r. wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego, które w myśl
odpowiedniego rozporządzenia Rady Ministrów podlegają przekazaniu z archiwów
zakładowych do archiwów państwowych 20. W odniesieniu do tych materiałów
archiwalnych wytyczne ustalają jednolite zasady postępowania z aktami urzędów,
instytucji, organizacji i przedsiębiorstw w zakresie: przejmowania akt z registratury
do archiwum zakładowego, przechowywania i ewidencji akt w archiwum
zakładowym oraz opracowywania i przekazywania akt do archiwum państwowego.
Wytyczne nie dotyczą przekazywania dokumentacji projektowej, kartograficznej
i audio-wizualnej, co regulują odrębne przepisy (s. 6).
Wytyczne ustalają, że w przypadku rozwiązania instytucji każdorazowo
zarządzenie likwidacyjne powinno zawierać postanowienia dotyczące postępowania
z aktami, uzgodnione z właściwym archiwum. W wypadku całkowitej likwidacji bez
sukcesora przejmującego jej działalność, akta kategorii A i B przejmuje właściwe
archiwum. Przy zachowaniu sukcesora zasady dziedziczenia uzgadnia się
z właściwym archiwum państwowym. W wypadku dziedziczenia akt – według
ogłoszonych założeń – obowiązują następujące zasady postępowania:
a) jeżeli następuje całkowite dziedziczenie funkcji i kompetencji jednej
instytucji przez drugą, akta spraw zakończonych instytucji reorganizowanej
przejmuje właściwe archiwum, natomiast akta spraw niezakończonych – sukcesor;
b) jeżeli następuje częściowe dziedziczenie funkcji i kompetencji jednej
instytucji przez inną, akta spraw zakończonych instytucji reorganizowanej
przechowuje archiwum zakładowe tej instytucji.
19
Registratura jest to miejsce rejestracji spraw i miejsce przechowywania akt
zakończonych lecz potrzebnych jeszcze do pracy bieżącej komórek organizacyjnych. Por.
Wytyczne..., s. 7.
20
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19.02.1957 r. w sprawie państwowego
zasobu archiwalnego. Dz. U. nr 12, poz. 66 i rozporządzenie Rady Ministrów z dnia
30.12.1958 r. Dz. U. nr 2, poz. 12, 1959 r.
29
W przypadku konieczności korzystania z nich przez sukcesora należy udostępnić
je na zasadach wypożyczenia (jako teczki zamknięte) z określonym terminem zwrotu.
Sukcesor natomiast przejmuje jedynie akta spraw niezałatwionych, traktując je jako
nowy wpływ i poddaje ponownej rejestracji (s. 7).
Przejmowanie akt z nowej registratury do archiwum zakładowego odbywa się
w myśl instrukcji kancelaryjnej opracowanej w danej instytucji. Archiwum zakładowe
przejmuje z registratur poszczególnych komórek organizacyjnych wszystkie akta spraw
zakończonych kategorii A i B po upływie przewidzianego instrukcją kancelaryjną
czasokresu przechowywania ich tam. Archiwum zakładowe winno przejmować akta
w stanie uporządkowanym (właściwy układ akt wewnątrz teczki, w obrębie sprawy
pisma ułożone chronologicznie, do teczek dołączone spisy spraw lub rejestry,
wyłączone wtórniki i akta kategorii C, odpowiednia tytulatura teczek – nazwa instytucji,
kategoria archiwalna, tytuł akt, daty skrajne). Akta kategorii A należy przygotować pod
względem technicznym następująco: usunąć wszelkie części metalowe, akta sprawy
włożyć w oddzielne obwoluty z szarego papieru lub złączyć za pomocą sklejenia
grzbietów „na styk”. Teczki aktowe sporządzić z papieru koloru szarego (s. 8–9).
Porządkowanie akt wewnątrz teczek nie stosuje się w odniesieniu do kategorii B
krótkiego okresu przechowywania, które powinny być tylko odpowiednio opisane
i ułożone. W myśl wytycznych archiwum zakładowe przyjmuje akta z danej komórki
organizacyjnej w oparciu o spis zdawczo-odbiorczy (2 egz.), który w zasadzie powinien
obejmować akta kategorii A i B. Akta każdej komórki organizacyjnej przechowywać
można oddzielnie (uzależnione to jest jednak względami lokalowymi). Komórka
przekazująca akta do archiwum sporządza spis zdawczo-odbiorczy w kolejności
symboli (znak akt) i haseł klasyfikacyjnych, ustalonych wykazem akt. W wypadku
braku takowego spis ten może odzwierciedlać układ strukturalno-tematycznochronologiczny teczek.
Właśnie w archiwum zakładowym, obok różnych pomocy ewidencyjnych
sporządzony winien być inwentarz kartkowy dla akt kategorii A według zasad
obowiązujących w archiwach państwowych.
Archiwa zakładowe, jak ustalają wytyczne, przekazują akta kategorii A do
właściwego terenowego archiwum państwowego sukcesywnie w miarę upływu
określonego okresu przechowywania. Archiwum zakładowe przekazuje akta do
archiwum państwowego częściami, wydzielonymi na określonych warunkach, zwanymi
w archiwach państwowych dopływami akt. Przez ten dopływ rozumie się taką część akt
30
kategorii A (aktualnie działającej instytucji), która to część uznana została w archiwum
zakładowym za zamkniętą całość i przekazana do archiwum państwowego. O uznaniu
części akt kategorii A za zamkniętą całość decydują przemiany organizacyjne instytucji.
W wypadku, kiedy takowych nie ma – można wówczas przyjąć umowny okres czasu,
np. 5-letni, a nawet dłuższy, szczególnie wówczas, kiedy instytucja wytwarza niewielką
ilość akt kategorii A (s. 12). Wytyczne zezwalają na zatrzymywanie przez archiwum
zakładowe potrzebnych do bieżącego urzędowania akt kategorii A, o czym poczynić
należy odpowiednią adnotację w spisie zdawczo-odbiorczym.
Archiwum zakładowe obowiązane jest należycie przygotować akta do
przekazania archiwum państwowemu, a mianowicie: możliwie w pełni skompletować
akta spraw zakończonych (kategoria A); sprawdzić układ akt wewnątrz teczek oraz
ponumerować strony i wpisać ich liczby na wewnętrznej – spodniej stronie okładki
(numerowanie stron ołówkiem zwykłym); aktom nadać układ strukturalno-rzeczowochronologiczny po scaleniu dopływów rocznych; sprawdzić wykaz akt; sporządzić
inwentarz kartkowy i spis akt przekazanych, w którym należy też poczynić uwagi przy
aktach wykazujących ślady zniszczenia przez mikroorganizmy.
Wytyczne – jak już wspomniano – polecają archiwum zakładowemu
sporządzić inwentarz kartkowy dla akt kategorii A, który spełnia rolę informatora
i jest podstawą ich udostępniania do chwili przekazania do archiwum państwowego.
Wyłączone zostały tylko akta z lat 1945–1950, których inwentaryzację winny
prowadzić archiwa państwowe we własnym zakresie. Inwentaryzację przeprowadza
się tam na kartkach ogólnie obowiązujących. Kartę inwentarzową wypełnia się
oddzielnie dla każdej jednostki fizycznej (teczki). Samym kartom inwentarzowym
należy nadać układ strukturalno-rzeczowo-chronologiczny. Akta do archiwum
państwowego przekazuje się wraz z inwentarzem kartkowym. Wytyczne zawierają
ponadto interesujące zalecenia: jeżeli przekazuje akta do archiwum państwowego po
raz pierwszy, obowiązane jest opracować zwięzły zarys historyczny obejmujący
cały okres działalności instytucji z uwzględnieniem informacji o strukturze
organizacyjnej,
reorganizacjach
wewnętrznych,
systemie
kancelaryjnym,
prowadzonej selekcji itp. W wypadku ponownego przekazania dołączyć należy
informację o zaszłych zmianach w stosunku do ostatniego okresu (s. 16).
Dalej wytyczne precyzują sposób postępowania przed przekazaniem akt do
archiwum państwowego. Archiwum zakładowe zgłasza więc wniosek o przekazaniu
akt wraz z ich opisem na 2 tygodnie przed ustalonym poprzednio terminem
31
przekazania. W tym okresie odpowiednie archiwum obowiązane jest dokonać
ekspertyzy akt zakwalifikowanych do przejęcia w zakresie właściwości ich
uporządkowania i prawidłowości kwalifikacji archiwalnej.
Załącznikami do wytycznych dla archiwów zakładowych w sprawie
przygotowywania akt do przekazania archiwom państwowym są wzory różnych druków
z podaniem sposobów ich wypełniania (spis zdawczo-odbiorczy, wykaz spisów
zdawczo-odbiorczych, karta inwentarzowa, spis akt przekazanych na trwale
przechowanie do archiwum państwowego).
Wreszcie wytyczne ustalają postępowanie z aktami zespołów otwartych
w archiwach państwowych. W tej części omówiono następującą problematykę:
przejmowanie akt z archiwów zakładowych do archiwów państwowych, ewidencja akt
zespołów otwartych, opracowanie tych akt oraz ich udostępnianie. Wskazówki te
dotyczą akt zespołów otwartych, posiadających historyczne znaczenie polityczne,
społeczne, gospodarcze, kulturalne i naukowe, których okres przechowywania
w archiwach zakładowych już upłynął. Zgodnie z wytycznymi zespół akt otwarty
stanowią zarchiwizowane akta (przekazane już do archiwum państwowego) „powstałe
w wyniku aktualnie działającej instytucji (twórcy akt) i uzupełniane kolejnymi
dopływami akt z jej archiwum zakładowego aż do czasu likwidacji względnie
całkowitego przekształcenia instytucji (twórcy akt) powodującego powstanie nowego
zespołu akt” (s. 29). W myśl wydanych przez Naczelną Dyrekcję Archiwów
Państwowych zarządzeń o ciągłości zespołu otwartego mogą decydować: funkcja,
zakres kompetencji i stopień samodzielności instytucji (twórcy akt) wynikające z aktów
prawnych. Tak więc ciągłość zespołu otwartego nie przerywają takie czynniki, jak:
rozszerzenie lub zwężenie kompetencji instytucji, zmiana nazwy instytucji (jeżeli nie
towarzyszy temu likwidacja), zmiana podległości w obrębie resortu, zmiana
w strukturze wewnętrznej instytucji (jeżeli nie towarzyszą temu zasadnicze zmiany
w zakresie funkcji).
Samo przejmowanie akt przez archiwa państwowe z archiwów zakładowych
odbywa się na zasadach ogólnie przyjętych i odpowiednio unormowanych przepisami.
Przejmowanie odbywa się wydzielonymi zwanymi dopływami akt. Wytyczne ustalają,
że pod pojęciem tym rozumie się taką część zespołu akt, która w archiwum zakładowym
uznana została już za zamkniętą całość i ostatecznie zlikwidowana do przekazania
archiwum państwowemu. Jednak warunkiem uznania części akt zespołu otwartego za
zamkniętą całość są zasadnicze zmiany kancelaryjne lub organizacyjne instytucji.
32
Gdyby jednak przeobrażenia takowe nie zachodziły przez dłuższy okres, wówczas
można umownie daną część zespołu uznać za zamkniętą całość (s. 31). Dopływ akt
zespołu otwartego musi zawierać kompletne akta spraw zakończonych kategorii A
z danego okresu. Wytyczne ustalają też postępowanie z aktami, które są potrzebne
jeszcze do pracy bieżącej instytucji.
Dopływ akt przejmuje archiwum na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych
w stanie uporządkowanym wraz z dołączonymi kartami inwentarzowymi na akta
kategorii A.
W archiwum państwowym zespół otwarty podlega normalnej ewidencji; dla
niego przewiduje się wszystkie obowiązujące pomoce ewidencyjne, jak: spis zespołów,
kartoteka zespołów, księga zespołów, księga nabytków i ubytków oraz pomoce
dodatkowe – spisy akt przekazanych na trwałe przechowanie do archiwum i skorowidz
do kartoteki zespołów. Zgodnie z wytycznymi pierwszy dopływ akt danego zespołu
otwartego rejestruje się w spisie zespołów i księdze nabytków. W oparciu o spis
zespołów nowy zespół otrzymuje stały numer ewidencyjny w obrębie archiwum
w postaci cyfry arabskiej. Kolejne dopływy otrzymują numerację rzymską.
Problem porządkowania akt zespołów otwartych w archiwach państwowych,
przy pełnym zastosowaniu tych wytycznych, w zasadzie odpada. Porządkowaniu
podlegają akta zespołów otwartych, które przejęto do archiwum w stanie
nieuporządkowanym i przed wejściem w życie wytycznych NDAP. Jednak akta
zespołów otwartych przyjmowane do archiwum sukcesywnie dopływami z aktualnie
działającej instytucji podlegają opracowaniu archiwalnemu, które polega na:
sprawdzeniu kompetencji dopływu akt przejętych, uporządkowaniu wewnątrz teczek
akt, przeprowadzeniu ewentualnie brakowania wewnętrznego w przypadku zaistniałej
konieczności, uzupełnieniu inwentaryzacji kartkowej sporządzonej w archiwum
zakładowym zgodnie z wymogami archiwalnymi, systematyzacji inwentarza
kartkowego dostosowanej do ostatecznie ustalonego układu w ramach dopływu,
nadaniu jednostkom fizycznym zespołu stałej sygnatury archiwalnej w postaci numeru
bieżącego i sporządzeniu inwentarza książkowego oraz ewentualnie innych pomocy
ewidencyjno-informacyjnych.
Jednak do czasu archiwalnego opracowania akta dopływów zachowują układ
akcesywny (według wpływu do archiwum) oparty na spisach akt przekazanych do
archiwum. Wówczas pomoce ewidencyjno-informacyjne stanowią: inwentarz
kartkowy i skorowidz nazw zespołu. Sporządzony w archiwum zakładowym
33
inwentarz stanowi informację o zawartości zespołu i podstawę udostępnienia tych
akt do czasu ostatecznego opracowania. Karty inwentarzowe powinny być
usystematyzowane odpowiednio do ostatecznie ustalonego układu archiwalnego.
Ostatecznym wynikiem wszystkich czynności związanych z archiwalnym
opracowaniem dopływu jest sporządzenie inwentarza ciągłego. Inwentarz ten
zawiera już wszystkie potrzebne elementy, zgodnie z wymogami archiwistyki.
Każdy następny, przyjęty do archiwum dopływ akt danego zespołu otwartego jest
podstawą do opracowania kolejnego tomu tego samego inwentarza. Sygnaturę
archiwalną jednostki inwentarzowej dopływu akt zespołu otwartego stanowi numer
bieżący zastosowany w obrębie każdego tomu inwentarza. Wstęp do zespołu
opracowany dla pierwszego dopływu akt uzupełnia się nowymi informacjami,
w miarę przyjmowania do archiwum następnych dopływów. Każdy tom poprzedza
informacja uzupełniająca (s. 35–37).
Opublikowane wytyczne ustalają również sprawy związane z brakowaniem
akt w archiwum. Stwierdza się w nich, że przedmiotem tej czynności mogą być akta
zespołu otwartego przejęte do archiwum państwowego w okresie wcześniejszym
oraz już uporządkowane akta w obrębie dopływu zespołu otwartego. Jeżeli chodzi
o problem ostatni, to brakowanie przeprowadza się „w stosunku do: materiałów
aktowych, których dane informacyjne znajdują dostateczne odzwierciedlenie
w materiałach innych zespołów przechowywanych w archiwum, a w szczególności
w aktach instytucji wyższego szczebla hierarchicznego; duplikatów tych samych
materiałów (powtarzalnych) o ile nie zostały wyłączone przed przekazaniem do
archiwum” (s. 38).
Wytyczne zawierają informacje o sposobie udostępniania akt zespołów
otwartych w archiwach państwowych21. Fragment końcowy tych wytycznych
stanowią objaśnienia do wypełniania formularzy oraz ich wzory. Jako aneksy
zamieszczono rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 lutego 1957 r. w sprawie
Zasady udostępniania akt w archiwach państwowych zostały ostatnio uregulowane
nowym zarządzeniem Ministra Oświaty i Szkolnictwa Wyższego z dnia 13 stycznia 1968 r.
(Monitor Polski nr 4, poz. 24). Ustala ono, że materiały archiwalne przechowywane
w archiwach państwowych udostępnia się dla celów naukowo-badawczych, urzędowych,
popularyzacji nauki i kultury narodowej oraz w interesie osób prywatnych. Ponadto
precyzuje kto i w stosunku do jakich akt udziela zezwolenia na korzystanie z nich.
W oparciu o nowe zarządzenie również wojskowa służba archiwalna przystąpiła do
opracowania projektu normatywu regulującego postępowanie przy udostępnianiu
archiwaliów wojskowych.
21
34
państwowego zasobu archiwalnego oraz zarządzenie nr 19 NDAP z dnia 13 sierpnia
1958 r. w sprawie zasad przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów
państwowych (wyciąg).
*
*
*
Opublikowane przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych wytyczne
są w zasadzie pełniejszym i zwięzłym podsumowaniem toczącej się w poprzednich
latach na łamach „Archeionu” szerokiej dyskusji związanej z problematyką
zespołów otwartych, którą omówiono fragmentarycznie w części wstępnej. Chociaż
w swoim założeniu wytyczne traktowane są jako tymczasowe, to jednak można
sądzić, że będą służyć przez długi okres. Dopiero praktyka pozwoli sprawdzić ich
właściwą przydatność oraz wprowadzić ewentualne uzupełnienia.
Wojskowa służba archiwalna zawsze korzysta w odpowiednim stopniu
z doświadczeń archiwów cywilnych. W tym konkretnym wypadku przejawia
szczególne zainteresowanie. Problem zespołów otwartych staje dziś również i przed
archiwistami wojskowymi. W Centralnym Archiwum Wojskowym częściowo
zajmowano się omawianym zagadnieniem, kiedy opracowywane były zespoły akt
jednostek bojowych z lat 1943–1945. Jednak wówczas sprawy te nie były jeszcze
zasadniczymi; tylko pojedyncze wypadki dotyczyły bezpośrednio zespołów
otwartych 22. Obecnie cała wojskowa służba archiwalna zainteresowana jest
sposobem rozwiązywania tego problemu.
Archiwa wojskowe, a przede wszystkim Centralne Archiwum Wojskowe
przystąpiły do pracy przygotowawczej nad konkretyzowaniem wytycznych do
porządkowania zespołów otwartych. W dużym stopniu będzie można wykorzystać
propozycje zarysowane w omawianych głosach dyskusyjnych cywilnej służby
archiwalnej
oraz
wytycznych
NDAP
–
zrozumiałe
po
odpowiednim
zmodyfikowaniu i pełnym przystosowaniu ich do normatywów obowiązujących
w wojsku. Dlatego też śledzić będziemy dalsze wypowiedzi na temat zespołów
otwartych oraz wyniki doświadczeń z praktycznej realizacji obowiązujących
obecnie wytycznych w sprawie postępowania z zespołami otwartymi.
Metody porządkowania szczegółowo omawiają J. M a l c z e w s k i i M. W r z os e k we wstępie do inwentarza ogłoszonego drukiem. Por. Inwentarz akt ludowego Wojska
Polskiego z lat 1943–1945. Jednostki bojowe, część I. Warszawa 1961, s. 22–24.
22
35