Zarządzenie nr - miejska biblioteka publiczna im. prof. władysława

Zarządzenie nr 12/11
Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej im. prof. Władysława Studenckiego w Bytomiu
z dnia 15 - 09 - 2011 r.
w sprawie ustalenia procedury kontroli zarządczej w Miejskiej Bibliotece Publicznej
im. prof. Władysława Studenckiego w Bytomiu
Na podstawie art. 53 w zw. z art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240) zarządzam, co następuje.
§1
1. W jednostce wdraża się standardy kontroli zarządczej
2. Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań
podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem,
efektywny, oszczędny i terminowy.
3. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
– zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
– skuteczności i efektywności działania,
– wiarygodności sprawozdań,
– ochrony zasobów,
– przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
– efektywności i skuteczności przepływu informacji,
– zarządzania ryzykiem.
§2
Użyte w niniejszym dokumencie określenia oznaczają:
1. Procedura – „Procedura kontroli zarządczej obowiązująca w Miejskiej Bibliotece
Publicznej im. prof. Władysława Studenckiego w Bytomiu.”,
2. Dyrektor – „Osoba zarządzająca zatrudniona na stanowisku dyrektora Miejskiej Biblioteki
Publicznej im. prof. Władysława Studenckiego w Bytomiu.”
3. Statut – „Statut Miejskiej Biblioteki Publicznej im. prof. Władysława Studenckiego w
Bytomiu z dnia 28 lipca 2010 r., stanowiący załącznik do uchwały nr LXVI/933/10 Rady
Miejskiej w Bytomiu”
4. Regulamin organizacyjny – „Regulamin organizacyjny Miejskiej Biblioteki Publicznej
im. prof. Władysława Studenckiego w Bytomiu stanowiący załącznik do zarządzenia
Dyrektora biblioteki nr 15/2010 z dnia 2 sierpnia 2010 r.”
§3
Procedura określa działania związane z wykonywaniem kontroli finansowej w zakresie
wszystkich podejmowanych operacji dotyczących gromadzenia i rozdysponowania środków
publicznych oraz gospodarowania mieniem publicznym.
§4
1. Dyrektor jako osoba zarządzająca Biblioteką jest odpowiedzialny za całokształt jej
działalności.
2. Dyrektor jest odpowiedzialny za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej
i efektywnej kontroli zarządczej oraz wdrożenie w jednostce zasad zarządzania ryzykiem.
3. Dyrektor zarządza Biblioteką przy pomocy zatrudnionego przez siebie Głównego
księgowego Biblioteki, który jest osobą współzarządzającą. Główny księgowy jest
odpowiedzialny
przede
wszystkim
za
prowadzenie
rachunkowości
jednostki,
wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywanie wstępnej kontroli
zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz
dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących
operacji gospodarczych i finansowych. W przypadku nieobecności dyrektora w jednostce,
Główny księgowy Biblioteki zastępuje go w sprawowaniu czynności zwykłego zarządu.
4. W przypadku nieobecności zarówno Dyrektora Biblioteki, jak i Głównego księgowego
Biblioteki czynności zwykłego zarządu sprawuje upoważniony na piśmie Kierownik
administracyjny Biblioteki, natomiast dokumenty finansowe kontrasygnuje upoważniony
na piśmie przez Dyrektora i Głównego księgowego Biblioteki pracownik Działu
Księgowo – Finansowego.
5. W przypadkach losowych, powodujących niemożność sprawowania przez Dyrektora
czynności zwykłego zarządu w związku z przedłużającym się czasem nieobecności,
wybór osoby pełniącej obowiązki dyrektora w tym okresie leży wyłącznie w gestii
Prezydenta Miasta Bytomia.
6. Dyrektor może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej
pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone
dokumentem na piśmie, wskazaniem w zakresie obowiązków, Statucie lub regulaminie
organizacyjnym jednostki.
§5
Standardy kontroli zarządczej w jednostce
W jednostce wdraża się standardy kontroli zarządczej w następujących obszarach:
– środowisko wewnętrzne;
– cele i zarządzanie ryzykiem;
– mechanizmy kontroli;
– informacja i komunikacja;
– monitorowanie i ocena.
§6
Środowisko wewnętrzne
1. Właściwe środowisko wewnętrzne w jednostce jest fundamentem dla pozostałych
elementów kontroli zarządczej.
2. Odpowiednie warunki wewnętrzne wyrażać się mają w:
– przestrzeganiu wartości etycznych w jednostce,
– posiadaniu odpowiednich kompetencji zawodowych przez pracowników,
– istnieniu odpowiedniej struktury organizacyjnej jednostki,
– praktyce identyfikacji zadań wrażliwych,
– właściwym powierzaniu (delegowaniu) obowiązków.
3. Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych
w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Osoby
zarządzające powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych, dając
dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami.
4. Proces zatrudnienia powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego
kandydata na dane stanowisko pracy. Należy zapewnić rozwój kompetencji zawodowych
pracowników jednostki i osób zarządzających.
§7
Struktura organizacyjna
1. Struktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana do celów i zadań, które
aktualnie stoją przed jednostką. Zakres zadań, uprawnień, odpowiedzialności oraz zakres
podległości
pracowników powinny być określone w formie pisemnej w sposób
przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności
powinien być określony dla każdego pracownika w sposób precyzyjny, adekwatny
do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi
związanego.
2. Strukturę organizacyjną Biblioteki określa jej regulamin organizacyjny.
§8
Powierzanie obowiązków
1. Dyrektor jednostki ma obowiązek określenia w sposób precyzyjny i spójny podległym
pracownikom zadań, uprawnień i zakresów odpowiedzialności za pomocą Kart Opisu
Stanowisk i Kart Czynności na Stanowiskach Pracy.
2. Przyjęcie tych obowiązków powinno być potwierdzone aktualną Kartą Czynności na
Stanowisku Pracy, dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia lub
wskazaniem w treści Statutu.
3. Dokumenty określające zakresy obowiązków pracowników, ich uprawnienia oraz zakres
ich odpowiedzialności są sporządzane na piśmie, a ich przyjęcie przez pracownika
potwierdzane jest podpisem pracownika; jeden egzemplarz dokumentu należy przekazać
do akt osobowych pracownika.
§9
Cele i zarządzanie ryzykiem
1. Zarządzanie ryzykiem służyć ma zwiększeniu prawdopodobieństwa osiągnięcia celów
jednostki.
2. W ramach zarządzania ryzykiem należy:
– określać misję jednostki,
– określać cele i zadania jednostki,
– monitorować i oceniać realizację zadań,
– dokonywać identyfikacji ryzyka,
– analizować ryzyko,
– określać reakcje na ryzyko i działania zaradcze.
§ 10
Określenie celów i monitorowanie realizacji zadań
1. W jednostce należy określić poszczególne cele i zadania co najmniej w rocznej
perspektywie.
2. Określenia celów oraz zadań jednostki dokonuje Dyrektor jednostki, w formie pisemnej,
zgodnie ze wzorem zamieszczonym w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia.
3. Cele oraz zadania jednostki umieszczone są również w jej Statucie oraz w aktualnej
Strategii rozwoju Miejskiej Biblioteki Publicznej im. prof. Władysława Studenckiego w
Bytomiu.
4. W jednostce prowadzi się bieżącą ocenę (monitoring) realizacji zadań za pomocą
kryteriów oszczędności, efektywności i skuteczności. Należy zadbać, aby przy określaniu
celów i zadań wskazać także jednostki, komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne
bezpośrednio za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji.
§ 11
Identyfikacja ryzyka.
1. Dyrektor zobowiązany jest dokonać identyfikacji zadań, przy wykonywaniu których
pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki mieniem
i wykonywania zadań jednostki oraz powinien podjąć odpowiednie środki zaradcze
poprzez właściwe dyspozycje.
2. Dyrektor dokonuje identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego
z osiąganiem zadań jednostki.
3. Czynności wymienione w ust. 1 i 2 powinny być przeprowadzane przynajmniej raz
w roku, w formie pisemnej (wykaz zadań wrażliwych), a ich wyniki powinny być
udostępnione pracownikom.
4. W przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje jednostka, czynności
wymienione w ust. 1 i 2 należy ponowić.
5. Dyrektor może powierzyć czynności wymienione w ust. 1 i 2 pracownikom jednostki.
§ 12
Analiza ryzyka
1. Zidentyfikowane ryzyka należy poddawać analizie przy użyciu karty ryzyka (arkusz
identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku) zamieszczonej w załączniku nr 4 do
niniejszego zarządzenia. Analiza ta ma na celu określenie możliwych skutków
i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka.
2. Dyrektor
jednostki
oraz
kierownicy
poszczególnych
komórek
organizacyjnych
zobowiązani są do bieżącego prowadzenia kart ryzyka, a w szczególności uzupełniania
prowadzonych kart ryzyka o zadania przyjęte do realizacji w trakcie danego roku
budżetowego.
3. Dyrektor jednostki lub upoważnieni pracownicy określają akceptowany poziom ryzyka.
§ 13
Reakcja na ryzyko
1. W wyniku identyfikacji ryzyka określa się rodzaj reakcji na każde istotne ryzyko. Reakcja
może polegać na tolerowaniu prawdopodobieństwa wystąpienia niekorzystnych zdarzeń,
przeniesieniu odpowiedzialności za skutki ich wystąpienia, wycofaniu się z określonych
działań lub podjęciu określonych działań.
2. Dyrektor jednostki lub upoważnieni pracownicy określają działania, które należy podjąć
w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.
§ 14
Dostęp do informacji
1. Pracownikom jednostki zapewnia się dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania
przez nich obowiązków, wykorzystując przepływ informacji wewnątrz jednostki.
2. Pracownicy jednostki współdziałają w przetwarzaniu informacji, które służą osiąganiu
przez nich celów.
3. Dyrektor jednostki, kierownicy komórek oraz
w odpowiedniej
formie
i czasie
właściwe
pozostali
i rzetelne
pracownicy otrzymują
informacje
potrzebne
im
do wypełnienia obowiązków.
§ 15
Mechanizmy kontroli zarządczej
W jednostce wprowadza się następujące mechanizmy kontroli zarządczej:
− dokumentowanie systemu kontroli zarządczej,
− nadzór,
− ciągłość działalności,
− ochrona zasobów,
− szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych.
§ 16
Dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych
Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków,
uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią
dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna
dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.
§ 17
Nadzór kierowniczy
1. W jednostce prowadzi się nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej,
efektywnej i skutecznej realizacji.
2. Nadzór kierowniczy obejmuje w szczególności jasne komunikowanie obowiązków, zadań
i odpowiedzialności
każdemu
z pracowników
i systematyczną
ocenę
ich
pracy
w niezbędnym zakresie oraz zatwierdzanie wyników pracy w decydujących momentach
w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami.
3. Nadzór kierowniczy w Bibliotece sprawuje Dyrektor.
4. Dyrektor może powierzyć wykonywanie obowiązków z zakresu nadzoru kierowniczego
kierownikom działów Miejskiej Biblioteki Publicznej, zarówno w pionie merytorycznym,
jak i administracyjno – organizacyjnym, jak również pracownikom innych komórek
organizacyjnych oraz specjalistom pełniącym funkcje i obowiązki służbowe uznane za
szczególnie istotne w procesie zarządzania Biblioteką.
§ 18
Ciągłość działalności
Celem odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej ma być utrzymanie, w każdym czasie
i okolicznościach, ciągłości działalności jednostki, w szczególności operacji finansowych
i gospodarczych, oraz ochrona zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych.
Osiąganie tego celu możliwe jest poprzez wykorzystywanie wyników analizy ryzyka.
§ 19
Ochrona zasobów
Dostęp do zasobów jednostki mają wyłącznie upoważnione osoby. Osobom zarządzającym
i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe
wykorzystanie zasobów jednostki.
§ 20
Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych.
W jednostce wprowadza się mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych
i gospodarczych, a w tym:
–
rzetelne
i
pełne
i gospodarczych;
dokumentowanie
oraz
rejestrowanie
operacji
finansowych
–
zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez Dyrektora jednostki lub osoby
przez niego upoważnione;
–
podział kluczowych obowiązków;
–
weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.
§ 21
Dokumentowanie operacji finansowych i gospodarczych
Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia powinny być
rzetelnie dokumentowane w celu umożliwienia prześledzenia każdej operacji finansowej,
gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu.
§ 22
Zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych
1. Dyrektor jednostki lub upoważnieni przez niego pracownicy zatwierdzają wszelkie
operacje finansowe i gospodarcze przed ich realizacją.
2. Jeżeli czynność prawna powoduje powstanie zobowiązań finansowych, do jej
skuteczności potrzebna jest kontrasygnata głównego księgowego lub osoby przez niego
upoważnionej.
3. Poszczególne czynności związane z realizacją operacji finansowych lub gospodarczych
powinny być wykonywane wyłącznie przez pracowników do tego upoważnionych.
§ 23
Monitorowanie i ocena
1. Dyrektor jednostki odpowiedzialny jest za ocenę funkcjonowania systemu kontroli
zarządczej w jednostce. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej mogą być
zobowiązani również inni pracownicy jednostki.
2. Ocena systemu kontroli zarządczej może odbywać się także poprzez odrębne oceny
dokonywane przez pracowników jednostki (samoocena). Samoocena powinna być ujęta
w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana.
3. Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki
powinny
być
w
szczególności
wyniki:
monitorowania,
samooceny
oraz
przeprowadzonych audytów i kontroli.
4. Dyrektor jednostki corocznie potwierdza uzyskanie powyższego zapewnienia w formie
oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok, którego wzór stanowi
załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
5. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej należy sporzadzić do 31 stycznia każdego roku
za rok poprzedni.
§ 24
Procedury wewnętrzne
1. Ustala się następujące procedury wewnętrzne:
a. w ramach procedury kontroli finansowej :
–
procedurę pobierania i gromadzenia środków publicznych,
–
procedurę wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych,
–
procedurę wydatkowania środków publicznych,
–
procedurę gospodarowania mieniem,
–
procedurę prowadzenia rachunkowości,
b. Instrukcję zarządzania ryzykiem;
c. Regulamin zamówień publicznych (zgodny z aktualnym zarządzeniem Prezydenta
Miasta Bytomia);
d. Kodeks Etyki Pracowników MBP w Bytomiu;
e. Regulamin przeprowadzania ocen okresowych pracowników MBP w Bytomiu;
f. Zasady dostępu do informacji publicznej;
g. Politykę bezpieczeństwa informacji;
h. Instrukcję w sprawie zakresu kontroli wewnętrznej, sporządzania i obiegu dokumentów
finansowo-księgowych;
i. Instrukcję kasową;
j. Instrukcję kancelaryjną oraz rzeczowy wykaz akt;
k. Wykaz zadań wrażliwych;
l. Kodeks etyki pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Bytomiu;
m. Instrukcję postępowania o zwrot materiałów bibliotecznych i egzekwowania należności
z tego tytułu od czytelników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Bytomiu;
n. Regulamin gromadzenia, opracowania i organizacji zbiorów bibliotecznych MBP w
Bytomiu;
o. Instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych
osobowych w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Bytomiu;
p. Regulamin użytkowania sprzętu i systemów komputerowych oraz bezpiecznej
komunikacji w sieci komputerowej w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Bytomiu;
q. Regulamin najmu lokali użytkowych;
r. Strategię Rozwoju Miejskiej Biblioteki Publicznej w Bytomiu;
s. Zakładowy plan kont;
t. Regulamin udostępniania zbiorów i zasobów informacyjnych w Miejskiej Bibliotece
Publicznej w Bytomiu;
u. Regulamin kontroli zbiorów Miejskiej Biblioteki Publicznej w Bytomiu.
2. Obowiązujące dotychczas wersje wymienionych powyżej procedur i dokumentów tracą
swoją moc z dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia.
3. Środki kontroli zarządczej wykorzystywane w Miejskiej Biblioteki Publicznej im. prof.
Władysława Studenckiego w Bytomiu, zawarte zostały również w innych regulaminach,
instrukcjach i zarządzeniach dyrektora Biblioteki, a także w Statucie Biblioteki oraz
Kartach Opisu Stanowisk i Kartach Czynności na Stanowisku Pracy.
§ 25
Odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe wdrożenie postanowień niniejszego
zarządzenia
ponoszą
w
zakresie
swoich
kompetencji
kierownicy działów
pionu
merytorycznego oraz administracyjno - organizacyjnego a także pracownicy zajmujący w
strukturze organizacyjnej Biblioteki samodzielne stanowiska pracy, podlegające bezpośrednio
Dyrektorowi MBP w Bytomiu.
§ 26
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załączniki:
1. Określenie misji, celów i zadań MBP im. prof. Władysława Studenckiego w Bytomiu.
2. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok .......... .
3. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z dokumentacją procedury KZ w MBP
w Bytomiu.
4. Arkusz identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku na rok .......... .