Czy podmiot prowadzący działalność gospodarczą może korzystać

Czy podmiot prowadzący działalność gospodarczą może korzystać jednocześnie z usług dwóch biur rach
Wpisany przez Dagmara Leszczyńska-Trochonowicz
Czy należy zawiadamiać naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi w drugim biurze,
skoro deklaracje sporządza tylko jedno z nich?
Pytanie
Poszerzyłem działalność gospodarczą o dodatkowy zakład. Dotychczasowe biuro nie może
przyjąć rozliczenia nowego zakładu, stąd konieczne rejestry i PKPiR dla drugiego zakładu
sporządzam w drugim biurze.
Czy prowadzący działalność gospodarczą podmiot może korzystać jednocześnie z usług dwóch
biur rachunkowych? Czy muszę zawiadamiać naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu
księgi w drugim biurze, skoro deklaracje sporządza tylko jedno z nich?
Odpowiedź
Moim zdaniem podmiot prowadzący działalność gospodarczą może korzystać z usług dwóch
czy nawet większej ilości biur rachunkowych. To, czy o fakcie podpisania kolejnych umów o
prowadzenie rachunkowości będzie musiał powiadomić właściwy organ skarbowy, zależy od
1/4
Czy podmiot prowadzący działalność gospodarczą może korzystać jednocześnie z usług dwóch biur rachu
Wpisany przez Dagmara Leszczyńska-Trochonowicz
zakresu prac poszczególnych biur, odpowiedzialności, ale przede wszystkim miejsca
przechowywania ksiąg rachunkowych. Możliwe jest rozwiązanie polegające na tym, że jedno
biuro jest „głównym", które sporządza deklaracje podatkowe czy sprawozdanie finansowe oraz
w którym są przechowywane księgi rachunkowe. Inne biuro (czy biura) dokonują księgowania
tylko części dokumentacji (np. tylko sprzedaży) i na koniec wybranego okresu dokonują
przekazania ewidencji wraz z dokumentami źródłowymi do biura „głównego".
W takim przypadku to dodatkowe biuro działa na zasadach podwykonawcy, a biuro główne
prowadzi i przechowuje księgi handlowe klienta, więc ponosi odpowiedzialność za usługowe
prowadzenie powierzonych ksiąg, co więcej - moim zdaniem powinno zapewnić nadzór nad
prawidłowością tej ewidencji. Z tego względu biuro główne jest miejscem przechowywania ksiąg
rachunkowych jednostki, nawet gdy inne pomocnicze prace są wykonywane w innym biurze.
Podobnie należy postąpić w przypadku podatników prowadzących podatkowe księgi
przychodów i rozchodów. Możliwe jest rozwiązanie polegające na prowadzeniu ewidencji
sprzedaży przez jedno biuro, a sporządzaniu zapisów w księdze i deklaracji przez inne biuro.
Należy jednak stwierdzić, że także w tym przypadku miejscem prowadzenia i przechowywania
księgi będzie biuro „główne".
Uzasadnienie
Zgodnie z art. 11 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2002
r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) - dalej u.o.r. - księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie
jednostki.
2/4
Czy podmiot prowadzący działalność gospodarczą może korzystać jednocześnie z usług dwóch biur rachu
Wpisany przez Dagmara Leszczyńska-Trochonowicz
Księgi rachunkowe mogą być prowadzone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej poza
siedzibą jednostki albo oddziału (zakładu), w przypadku określonym w art. 13 ust. 2 i 3 u.o.r.
oraz w razie powierzenia ich prowadzenia podmiotowi prowadzącemu działalność w zakresie
usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W przypadku nieprowadzenia ksiąg
rachunkowych w siedzibie jednostki albo oddziału (zakładu) kierownik jednostki obowiązany
jest:
1. powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od
dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki albo oddziału (zakładu),
2. zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy
kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki albo oddziału (zakładu).
Według art. 13 u.o.r. księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum
zapisów) i sald.
Dodatkowo w myśl art. 76a u.o.r. przedsiębiorcy uprawnieni do usługowego prowadzenia ksiąg
rachunkowych mogą korzystać z pomocy osób nieuprawnionych, jednak w takim przypadku
zobowiązane są zapewnić stały i bezpośredni nadzór nad wykonywaniem tych czynności.
Natomiast według § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie
prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.)
- dalej r.p.k.p.i.r., jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru
rachunkowemu, podatnik jest obowiązany:
1. w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o
tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu
księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania
księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem;
2. prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży, a w razie
wykonywania działalności określonej w § 6 r.p.k.p.i.r. - także ewidencje, o których mowa w tym
3/4
Czy podmiot prowadzący działalność gospodarczą może korzystać jednocześnie z usług dwóch biur rachu
Wpisany przez Dagmara Leszczyńska-Trochonowicz
przepisie.
Obowiązek, o którym mowa w pkt. 2 nie dotyczy podatników, którzy ewidencjonują obrót przy
zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów u.p.t.u.
Proszę zwrócić uwagę na § 9 r.p.k.p.i.r., stanowiący, iż księga oraz dowody, na których
podstawie są dokonywane w niej zapisy, musi znajdować się na stałe w miejscu wykonywania
działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, a jeżeli prowadzenie
księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu - w miejscu wskazanym przez podatnika stosownie
do § 8 r.p.k.p.i.r.
W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księgi muszą znajdować się w
każdym zakładzie. Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako
jego siedziba, pod warunkiem, że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej
ewidencja sprzedaży, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 r.p.k.p.i.r., a w razie wykonywania
działalności określonej w § 6 r.p.k.p.i.r. - również ewidencje określone w tym przepisie.
4/4