1 Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robót

PS.4350.1.1.2014
ZAPYTANIE OFERTOWE
NA STANOWISKO KOORDYNATORA PROJEKTU „AKTYWNI BEZ BARIER”
REALIZOWANEGO PRZEZ AGENCJĘ ROZWOJU ROZTOCZA SP. Z O.O
W PARTNERSTWIE Z MIEJSKIM OŚRODKIEM POMOCY SPOŁECZNEJ
W TOMASZOWIE LUBELSKIM
W związku z realizacją projektu partnerskiego pt. „Aktywni bez barier”, współfinansowanego
przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VII Promocja integracji społecznej, Działanie 7.2
Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej, Poddziałanie 7.2.1
Aktywizacja zawodowa i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem społecznym, Miejski Ośrodek
Pomocy Społecznej w Tomaszowie Lubelskim zwraca się z zapytaniem ofertowym dotyczącym
pełnienia funkcji koordynatora projektu „Aktywni bez barier”.
1. Zamawiający.
Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej
ul. Papieża Jana Pawła II 12
22 – 600 Tomaszów Lubelski
Tel/fax: 0 84 665 97 94
adres strony internetowej: www.mopstomaszowlubelski.pl
2. Tryb udzielenia zamówienia.
Postępowanie prowadzone jest na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku –
Prawo Zamówień Publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze późn. zm.) o wartości
zamówienia nie przekraczającej równowartości kwoty 30.000 euro netto.
KOD CPV WG WSPÓLNEGO SŁOWNIKA ZAMÓWIEŃ:
– 79421000 – 1 Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robót budowlanych
3. Przedmiot zamówienia.
Przedmiotem zamówienia jest pełnienie funkcji koordynatora projektu „Aktywni bez barier”
nr POKL.07.02.01-06-130/13, realizowanego przez Agencję Rozwoju Roztocza Sp. z o.o.
w partnerstwie z Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Tomaszowie Lubelskim,
współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki, Priorytet VII Promocja integracji społecznej, Działanie 7.2 Przeciwdziałanie
wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej, Poddziałanie 7.2.1 Aktywizacja zawodowa
i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem społecznym.
Głównym celem projektu jest podniesienie umiejętności, kwalifikacji i kompetencji niezbędnych do
aktywności społeczno – zawodowej u min. 40 spośród 50 osób (30 K i 20M) bezrobotnych, w wieku
15 - 64 lata w tym 20 osób w wieku 15 – 30 lat z gminy miejskiej Tomaszów Lubelski, zagrożonych
wykluczeniem społecznym z powodu ubóstwa i/lub bezrobocia i/lub przemocy w rodzinie, do
30.06.2015r.
Koordynator zatrudniony zostanie przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Tomaszowie
Lubelskim na podstawie umowy – zlecenia. Wymiar czasu pracy w projekcie wynosi 40 godz.
zegarowych miesięcznie, co zostanie potwierdzone miesięczną Kartą czasu pracy.
Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 14 dni po zakończeniu każdego miesiąca, na podstawie
Karty czasu pracy i rachunku wystawionego przez koordynatora, pod warunkiem dostępności
środków finansowych na koncie projektu. Wynagrodzenie będzie współfinansowane ze środków
Europejskiego Funduszu Społecznego.
Realizacja zadań zaplanowanych w projekcie odbywać się będzie w siedzibie Miejskiego Ośrodka
Pomocy Społecznej w Tomaszowie Lubelskim oraz na terenie woj. lubelskiego (rekrutacja
pracodawców, u których uczestnicy projektu będą odbywać staże). Zamawiający w zakresie realizacji
projektu udostępni pomieszczenia z dostępem do Internetu i meble oraz podstawowe materiały
biurowe celem prawidłowej realizacji projektu.
Okres realizacji projektu: od 01 maja 2014 roku do 30 czerwca 2015 roku.
Okres wykonywania zlecenia: maj 2014 r. – 30 czerwca 2015 r.
Zakres obowiązków:
a) współzarządzanie projektem (wspólnie z Kierownikiem projektu podejmowanie kluczowych
dla projektu decyzji, rozwiązywanie sytuacji problemowych, a także weryfikacja zgodności
projektu z przyjętymi celami i utrzymanie założonych ram: zakresu, kosztów i terminów
czasowych – zarządzanie strategiczne);
b) realizowanie projektu zgodnie z Wytycznymi POKL i zawartą umową z Instytucją
Pośredniczącą;
c) współuczestnictwo w opiece nad uczestnikami projektu podczas realizacji zadań
projektowych;
d) zlecenie druku ulotek i plakatów informacyjnych;
e) przeprowadzenie 4 spotkań informacyjnych dla klientów MOPS zainteresowanych
uczestnictwem w projekcie;
f) rekrutacja 50 uczestników projektu spośród klientów MOPS zgodnie z kryteriami
rekrutacyjnymi i skompletowanie dokumentacji rekrutacyjnej (opracowanie wspólnie z
kierownikiem projektu: regulaminu rekrutacji, formularzy oraz dokumentów związanych z
rekrutacją uczestników projektu);
g) zaangażowanie
psychologa/ów
do
realizacji
poradnictwa
psychologicznego
i psychospołecznego;
h) tworzenie pełnej dokumentacji dot. wyboru poszczególnych wykonawców w projekcie
zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych;
i) rekrutacja pracodawców, u których uczestnicy projektu będą odbywać 6 - miesięczne staże
(zadanie wykonywane wspólnie z Kierownikiem projektu);
j) nadzór nad postępami uczestników projektu w trakcie jego realizacji (odpowiedni dobór
wsparcia udzielanego uczestnikom w ramach poza projektowej działalności MOPS);
k) elastyczne reagowanie oraz podejmowanie działań zaradczych we współpracy z Kierownikiem
projektu w przypadku wystąpienia trudności związanych z realizacją wsparcia;
l) współodpowiedzialność (wraz z Kierownikiem projektu) za realizację wszystkich zadań;
m) promowanie projektu i upowszechnianie osiągniętych rezultatów zgodnie z dokumentacją
programową, umową o dofinansowanie oraz wnioskiem projektowym, w okresie realizacji
projektu;
n) znajomość i przestrzeganie procedur dotyczących ochrony danych osobowych;
o) zachowanie w bezwzględnej tajemnicy wszelkich informacji i danych uzyskanych podczas
realizacji projektu, a w szczególności mogących stanowić tajemnicę służbową i handlową;
p) prowadzenie wszelkiej wymaganej dokumentacji związanej z realizacją projektu;
q) oznaczanie dokumentów logotypami EFS i POKL oraz nazwą projektu „Aktywni bez barier”,
zgodnie z Wytycznymi PO KL;
r) przekazanie uczestnikom projektu informacji o współfinansowaniu projektu „Aktywni bez
barier” ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki.
s) monitorowanie dokumentów w zakresie: kosztów, wydatków ponoszonych w projekcie i
ich kwalifikowalności, osiągania wskaźników produktu i rezultatu, zgodnie z budżetem i
harmonogramem projektu, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa (wraz z Kierownikiem
projektu);
t) sporządzanie Załączników do wniosków płatniczych w wersji papierowej i elektronicznej i
raportu końcowego;
u) nadzór i archiwizowanie dokumentacji z realizacji projektu zgodnie z Wytycznymi dla POKL;
w) obecność podczas kontroli projektu, również po zakończeniu jego realizacji – do dnia
zatwierdzenia wniosku o płatność końcową projektu;
4. Warunki udziału w postępowaniu:
O udzielenie zlecenia mogą ubiegać się Oferenci, którzy posiadają niezbędną wiedzę
i doświadczenie do wykonania zamówienia. Za spełnienie warunku posiadania wiedzy
i doświadczenia Zamawiający uzna:
- wykształcenie wyższe – kryterium formalne,
- min. roczne doświadczenie w pracy na stanowisku kierowniczym/menadżerskim – kryterium
formalne,
- doświadczenie w realizacji jako koordynator minimum 1 projektu, współfinansowanego ze środków
Unii Europejskiej w ramach EFS POKL, w okresie trzech lat przed terminem składania ofert –
kryterium formalne,
- znajomość Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, zasad finansowania
POKL – kryterium merytoryczne,
- umiejętność organizacji pracy własnej oraz podległego zespołu - kryterium merytoryczne,
- udokumentowane min. 3 letnie doświadczenie w pracy z osobami zagrożonymi wykluczeniem
społecznym - kryterium merytoryczne.
Spełnienie warunków formalnych Zamawiający oceni na podstawie dokumentów i informacji
dostarczonych przez Oferenta.
Zamawiający ma prawo do wykluczenia z postępowania Oferentów, którzy nie spełniają warunków
udziału w postępowaniu. Wykluczenie Oferenta będzie jednoznaczne z odrzuceniem złożonej przez
niego oferty.
5. Wymagane dokumenty i oświadczenia:
Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć stosowne dokumenty:
a) Wypełniony „Formularz oferty” stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego,
podpisany przez Wykonawcę;
b) Oświadczenie, sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 2 do zapytania
ofertowego o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu;
c) Życiorys zawodowy (CV) na Załączniku Nr 3 do zapytania ofertowego;
d) Kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie oraz doświadczenie (kopia dyplomu
ukończenia studiów wyższych, referencje potwierdzające doświadczenie w pracy na
stanowisku kierowniczym/menadżerskim);
e) Wykaz doświadczenia w pracy z osobami zagrożonymi wykluczeniem społecznym wraz z jego
potwierdzeniem (referencje lub inne dokumenty potwierdzające doświadczenie w pracy z
osobami zagrożonymi wykluczeniem społecznym) - Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego Potwierdzenie doświadczenia w pracy z osobami zagrożonymi wykluczeniem społecznym;
f)
f) Parafowany wzór umowy na realizację zadania stanowiący Załącznik nr 5 do zapytania
ofertowego.
Dokumenty złożone w formie kopii muszą być opatrzone klauzulą: „ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM”
i poświadczone przez Wykonawcę.
6. Opis sposobu przygotowania oferty:
1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, na załączonym formularzu oferty –
stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, wraz z wymaganymi załącznikami. Ofertę
składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej.
2. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Informacje dotyczące ceny:
1. Wykonawca podaje dla oferowanej usługi cenę netto oraz brutto (z VAT). Kwotę oraz kwotę
słownie należy wpisać w formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania
ofertowego.
2. Wartość zamówienia należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3. Cena oferty musi być wyrażona w złotych polskich (PLN).
4. Podana cena obowiązuje przez cały okres objęty umową.
8. Termin wykonania usługi:
01.05.2014 – 30.06.2015 r.
9. Kryteria wyboru ofert:
Kryteria formalne:
- spełnienie warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z pkt. 4 Zapytania ofertowego,
- złożenie kompletu dokumentów.
Kryteria merytoryczne:
1) Rozmowa kwalifikacyjna – 40 %,
2) Cena – 30 %,
3) Doświadczenie – 30%.
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie:
Lp.
Kryterium
Znaczenie procentowe
kryterium
Maksymalna ilość punktów jakie
może otrzymać oferta
1.
Rozmowa kwalifikacyjna (R)
40 %
40 punktów
2.
Cena ( C )
30 %
30 punktów
3.
Doświadczenie w pracy z osobami
zagrożonymi wykluczeniem
społecznym (D)
30%
30 punktów
Zasady oceny kryterium „Rozmowa kwalifikacyjna” ( R ) – 40 %
Oferenci spełniający wymagania formalne zostaną zaproszeni na rozmowy kwalifikacyjne. W trakcie
rozmów kwalifikacyjnych oceniane będą umiejętności interpersonalne wymagane na wymienionym
stanowisku, umiejętność organizacji pracy własnej oraz podległego zespołu, doświadczenie
w realizacji projektów współfinansowanych z EFS, znajomości zasad i wytycznych. Po zakończeniu
rozmów zostanie sporządzona lista rankingowa.
Liczba punktów, którą można uzyskać w ramach tego kryterium obliczona zostanie według wzoru:
1
R= 40 – (miejsce oferenta na liście - 1) x ( ----------------------- x 40)
lista osób na liście
Maksymalna liczba punktów, jaką można uzyskać za kryterium rozmowa – 40 pkt.
Zasady oceny kryterium „Cena” ( C ) – 30 %.
W przypadku kryterium „Cena” oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość
punktów wynikającą ze wzoru:
C min
C = ---------------- x 30 pkt.,
C bad.
gdzie:
C – ilość punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium "Cena",
C min – cena oferty najtańszej,
C bad.– cena oferty badanej.
Maksymalna ilość punktów – 30 pkt.
Oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną liczbę punktów — 30. Pozostałe oferty zostaną
przeliczone według powyższego wzoru. Wszystkie obliczenia matematyczne prowadzone w trakcie
oceny kryterium będą wyliczane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Zasady oceny kryterium „Doświadczenie w pracy z osobami zagrożonymi wykluczeniem
społecznym” ( D ) – 30%.
W przypadku kryterium „Doświadczenie w pracy z osobami zagrożonymi wykluczeniem społecznym”,
oferta otrzyma:
10 punktów, jeżeli wykaże się min. 3 - 5 lat doświadczenia w pracy z osobami zagrożonymi
wykluczeniem społecznym,
20 punktów jeżeli wykaże się 6 - 9 lat doświadczenia w pracy z osobami zagrożonymi wykluczeniem
społecznym,
30 punktów jeżeli wykaże się 10 i więcej lat doświadczenia w pracy z osobami zagrożonymi
wykluczeniem społecznym.
Oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe
zostaną sklasyfikowane zgodnie z uzyskaną liczbą punktów.
10. Miejsce, termin i sposób składania ofert.
1. Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej, faxem lub osobiście w zabezpieczonej kopercie
opatrzonej napisem «Oferta na pełnienie funkcji koordynatora projektu „Aktywni bez barier”»,
w siedzibie MOPS w Tomaszowie Lubelskim, pokój nr 1, do dnia: 12.05.2014 roku, do godz.
12.00.
Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej
ul. Papieża Jana Pawła II 12
22 – 600 Tomaszów Lubelski
Tel/fax 084 665 97 94
e-mail: [email protected]
2. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, w jednym egzemplarzu i podpisana przez osobę
reprezentującą Wykonawcę.
3. Osoba do kontaktu: Bożena Wenc, Tel/fax 084 665 97 94.
11. Informacja dotycząca zawarcia umowy z Wykonawcą.
1. Z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie podpisana umowa na realizację
usługi. Wzór umowy stanowi Załącznik nr 5 do zapytania ofertowego.
2. O wyborze oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie Wykonawców, którzy ubiegali się
o udzielenie zamówienia.
3. Zamawiający zawrze umowę w terminie do 2 dni od dnia przekazania zawiadomienia o
wyborze oferty.
4. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian po zawarciu umowy w sprawie
zamówienia publicznego, pod warunkiem podpisania aneksu zaakceptowanego
przez obie Strony.
12. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
Wykaz załączników:
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego – Formularz oferty,
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego – Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w
postępowaniu,
Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego – Wzór CV,
Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego - Potwierdzenie doświadczenia w pracy z osobami
zagrożonymi wykluczeniem społecznym;
Załącznik nr 5 do zapytania ofertowego – Wzór umowy.