Załącznik nr 1 - Drukarnia Wydruk

Załącznik 1 – Ogólny opis budowanego systemu informatycznego, uzgodnień i opracowań w
zakresie komunikacji EDI oraz szkoleń
Budowane rozwiązanie informatyczne podzielone będzie na współpracujące ze sobą moduły, w tym moduły
realizujące komunikację elektroniczną z wykorzystaniem EDI z poszczególnymi klientami i dostawcami usług
i surowców. Budowa i wdrażanie modułów będzie odbywać się półrocznymi etapami. Każde półrocze
zaowocuje wdrożeniem spójnych funkcjonalności systemu, które stopniowo będą usprawniać pracę drukarni,
aż do osiągnięcia pełnej wydajności pod koniec czwartego półrocza.
A. Pierwszy etap: 01.07.2012 – 31.12.2012: opracowanie standardów komunikacji EDI, bazy kalkulacji
i zleceń, integracja FTP z programem służącym do preflightingu. W tym półroczu zostaną wdrożone
następujące funkcjonalności:
1. Dokumentacja komunikatów EDI
Dokumentacja komunikatów EDI i sposobu ich przekazywania, przygotowana przez firmę informatyczną we
współpracy z odpowiednimi przedstawicielami każdego współpracującego przedsiębiorcy - klientów,
dostawców usług i surowców. Zakłada się, że komunikacja ta będzie różna dla klientów i dostawców usług i
materiałów, poza tym dopuszcza się różnice indywidualne między opisem komunikacji z przedsiębiorcami
tego samego typu, ze względu na wymogi ich systemów informatycznych oraz osób je tworzących.
Preferowane będą jednak rozwiązania spójne, nawet, gdyby nie wszystkie pola związane z poszczególnymi
komunikatami były rejestrowane przez systemy każdego z partnerów, tj. może być tak, że konkretny partner
nie będzie wykorzystywał zapytań o rozrachunki (kontrola bilansu), przesyłając jednak zapytania o ofertę
poprzez EDI.
Firma informatyczna, mając na uwadze warunki techniczne systemu Zamawiającego oraz poznając systemy
innych przedsiębiorców, będzie uczestniczyć w opracowaniu założeń komunikacji na samym początku
współpracy, aby pozostali przedsiębiorcy mogli odpowiednio rozwijać swoje systemy. Początkowe
uzgodnienia będą istotne, aby odpowiednio uzupełnić wymagania Zamawiającego odnośnie systemu, tak, by
równoważył wszystkie oczekiwania kontrahentów.
2. Format pracy, zlecenia, komunikacja w tym zakresie
Opracowany zostanie i wdrożony w systemie Zamawiającego format opisu pracy poligraficznej oraz
stworzone zostaną bazy kalkulacji, klientów i zleceń używające formatu opisu pracy poligraficznej oraz
zostanie wykonane wsparcie dla komunikatów elektronicznych:
* komunikat od systemu klienta: proszę o ofertę na wykonanie pracy poligraficznej o następujących
parametrach … Numer sprawy w systemie klienta to ...
* komunikat do systemu klienta: numer sprawy w systemie klienta: … Numer kalkulacji nadany w systemie
Zamawiającego … Proponowana cena to: … (zakłada się możliwość przesłania kilku cen dla różnych wersji
nakładu – tak najczęściej przedstawia się ofertę drukarni.)
* komunikat do systemu Zamawiającego: Proszę o wystawienie zlecenia na podstawie kalkulacji …
Wybrany wariant nakładu to: … Adresy do spedycji … Oczekiwany termin wykonania … przy założeniu
terminu dostarczenia przez nas materiałów …
* komunikat do systemu partnera: akceptujemy zamówienie lub odrzucamy ze względu na: niezapłacone
faktury/nierealny termin wykonania (zależnie od ustaleń z partnerami, możliwe będą dodatkowe komunikaty
pozwalające korygować termin wykonania).
3. FTP i preflighting, komunikaty, zarządzanie FTP
Wykonane zostanie wsparcie dla procesu przesyłania materiałów elektronicznych przez współpracujących
klientów drukarni. Serwer FTP zostanie tak skonfigurowany, by każdy z klientów posiadał własne konto i by
system informatyczny mógł automatycznie zmieniać hasła klientów i inne parametry. Nadto zostanie
zintegrowany z oprogramowaniem służącym do preflightingu – automatycznego sprawdzania materiałów
elektronicznych klientów, czy nadają się do realizacji w drukarni, tj. czy stosują odpowiednią paletę barw, itd.
Każdy przesłany plik będzie przekazywany automatycznie do sprawdzania (obsługa zdarzenia poprawnego
przesłania pliku). Będzie powiązany automatycznie z klientem na podstawie konta, przez które został
przesłany. Poprzez konto na serwerze FTP klienci będą mogli sprawdzić także pliki impozycji, tj.
przetworzenie przesłanych przez nich materiałów bezpośrednio przed procesem druku.
Zostanie wykonana obsługa następujących komunikatów:
* komunikat do systemu klienta: przesłany plik został automatycznie sprawdzony i zawiera/nie zawiera
błędów możliwych do wyłapania w procesie peflightingu, typ ewentualnych błędów. Komunikat może
zawierać raport z automatycznej poprawy pewnej klasy błędów, które oprogramowanie może w ten sposób
poprawić.
* komunikat od systemu klienta: przesłany i zweryfikowany poprawnie plik: … należy powiązać ze zleceniem
numer …
* komunikat do systemu klienta: pliki impozycji dotyczące zlecenia … oczekują na akceptację. Zamiast tego
komunikatu może pojawić się komunikat o błędzie wykrytym przez pracowników wykonujących impozycję,
* komunikat od systemu klienta: pliki impozycji dotyczące zlecenia … zostały zaakceptowane,
* komunikat od systemu klienta: proszę o zmianę hasła FTP na nowe: …
Wykonane zostanie także oprogramowanie pomagające w zarządzaniu plikami klientów - ze względu na
możliwą, dużą ilość plików, konieczne jest oprogramowanie zestawiające wszystkie przesłane i sprawdzone
pliki, z możliwością wyświetlenia tylko tych, które nie są aktualnie przesyłane po raz kolejny (poprawki
klienta) i tych, które przeszły pomyślnie proces sprawdzania plików lub nieznaczące błędy zostały
zaakceptowane przez klienta (klient wziął na siebie ewentualność nieprawidłowego druku).
Po wdrożeniu aplikacji stanowiskowych DTP/CTP aplikacje te powinny posiadać dostęp do bazy przesłanych
plików, skojarzonych ze zleceniami produkcyjnymi.
Oprogramowanie zarządzające przychodzącymi plikami automatycznie uruchomi proces sprawdzania
nadesłanych plików. Wymagana będzie integracja ze sprawdzonym rozwiązaniem firmy Enfocus – PitStop
Server. Oprogramowanie to pozwoli automatycznie naprawić pewną klasę błędów, jak zastosowanie
niewłaściwej palety barw. Jeśli dany kolor można w sposób jednoznaczny zamienić na odpowiednik z
wymaganej palety barw – CMYK (cyjan,magenta,yellow,black), wówczas oprogramowanie integrujące,
komunikatem EDI odeśle klientowi odpowiedni raport i informację o pozytywnym sprawdzeniu plików na
etapie preflightingu. W przypadku stwierdzenia błędów wykluczających materiały, również odpowiedni
komunikat z raportem zostanie przekazany klientowi. Taki materiał nie zostanie uwidoczniony dla
pracowników działu CTP. Po pozytywnej, automatycznej weryfikacji plików, pracownicy DTP/CTP zobaczą je
na odpowiedniej liście w nowych aplikacjach. Pracownicy zwrócą uwagę na pewną klasę możliwych błędów,
przekazując ewentualny opis problemu za pośrednictwem EDI.
Pracownicy działu CTP deklarując, iż impozycja jest gotowa (rozmieszczenie wzorów graficznych na
formacie druku) wyślą tym samym komunikat do odpowiedniego klienta, że może zatwierdzić impozycję
udostępnioną na jego koncie FTP. Tą samą drogą klient może przesłać zatwierdzenie bądź swoje uwagi. W
przypadku, gdy projekt przewiduje naniesienie punktowo lakieru UV, dział CTP sprawdzi poprawność
wykonania pliku, z którego ma zostać wykonana klisza. Jeśli parametry pliku są zgodne z określonymi przez
klienta w zamówieniu, wówczas nasz system informatyczny udostępni poprawny plik temu kooperantowi,
który został wybrany w wyniku selekcji ofert nadesłanych w odpowiedzi na zapytania ofertowe
wygenerowane i wysłane przez nasz system informatyczny do systemów informatycznych naszych
kooperantów. Ta sama procedura dotyczy również uszlachetniania wyrobów za pomocą tłoczenia,
wykrawania elementów, Hoot- Print i innych uszlachetnień.
Szkolenia związane z pierwszym etapem:
Pierwszy cykl szkoleń skierowany będzie do pracowników biurowych, kierownictwa i pracowników działu
przygotowania materiałów elektronicznych i płyt drukowych i odbędzie się w końcowej fazie etapu realizacji
projektu. Tematyka tych szkoleń obejmować będzie między innymi:
a. Nowy standard opisu publikacji poligraficznej. Obsługa systemu kalkulacji i zleceń zintegrowanego z
rozwiązaniami informatycznymi klientów. Szkolenie powinno być skupione na pełnym wyjaśnieniu stworzonej
bazy kalkulacji i zleceń, włącznie z przekazaniem wiedzy o wymienianych komunikatach EDI – by
pracownicy byli świadomi które czynności wykonywane w oprogramowaniu generują zdarzenia w systemie
partnerów. Ćwiczenia praktyczne powinny być przeprowadzone z każdym z pracowników biurowych i
zainteresowanych osób z kierownictwa Zamawiającego.
b. Pliki klientów i zintegrowany z systemem serwer FTP oraz proces preflightingu. Szkolenie powinno być
skupione na narzędziach przeznaczonych dla pracowników drukarni, tłumacząc jednak cały kontekst
działania połączonych systemów klientów i drukarń, by pracownicy byli świadomi w jaki sposób przesyłają
pliki i komunikaty partnerzy oraz byli świadomi jakie komunikaty EDI generowane są na skutek czynionych
przez nich zapisów w bazie danych. W związku z tym tematem odbędą się praktyczne ćwiczenia
przeznaczone dla pracowników DTP/CTP a także pracowników biura.
c. Zaawansowana konfiguracja oprogramowania PitStop Server. Szkolenie specjalistyczne, oparte na
testach różnych przykładów plików PDF, dotyczące konfiguracji preflightingu pozwalającej na automatyczną
poprawę błędów w materiałach przeznaczonych do druku, w określonym przez drukarnię zakresie. Pozostałe
pliki konfiguracyjne i ustawienia związane z procesem preflightingu. Pracownicy DTP/CTP wspólnie z
przedstawicielami firmy informatycznej powinni spędzić nad tymi testami i konfiguracją sporo czasu, by w
przyszłości móc świadomie modyfikować te ustawienia tak, by zapewnić sprawne działanie współpracy z
partnerami, chroniąc jednocześnie firmę przed ewentualnymi problemami wynikającymi ze zbyt dużej
ingerencji w opracowania klientów.
B. Drugi etap: 01.01.2013 – 30.06.2013: zintegrowane obliczanie kalkulacji, logistyka i komunikacja z
dostawcami usług zewnętrznych. W tym półroczu zostaną wdrożone następujące moduły:
1. Kalkulacje z zapisem jednostek technologicznych
Moduł kalkulacji poligraficznych współpracujący z systemem informatycznym, z bazodanowym opisem pracy
poligraficznej oraz z przygotowaną bazą cenników jednostek technologicznych i opisem parku maszynowego
oraz rodzajów i parametrów technicznych usług. Moduł powinien samodzielnie wyznaczać najkorzystniejszą
ścieżkę produkcyjną, pozwalając operatorowi na podejmowanie kluczowych decyzji, czy np. maszyna ma
być dobierana według tego, która najbardziej nadaje się do danego zlecenia, czy według konkretnego
wskazania. W ramach wyznaczania ścieżki produkcyjnej moduł powinien sprawdzać między innymi
wszystkie możliwości ułożenia użytków na formacie druku, korzyści z zastosowania płyt na obracanie lub
przewracanie.
Moduł kalkulacyjny zapisywać będzie oprócz wycen także jednostki technologiczne, wymagane dla zlecenia
materiały: papier, klamry, etc. oraz przewidywane usługi zewnętrzne (foliowanie, lakierowanie prac lakierem
UV, itd.).
W przypadku, gdy przesłane przez klienta parametry nie wymagają żadnych uzupełnień po stronie
pracowników drukarni, a parametry spełniają ustalone w konfiguracji kryteria, obliczenie następuje
automatycznie. W przeciwnym razie – pracownik zobaczy w swoim programie kalkulację oczekującą na
obliczenie. Jeśli w wyniku obliczeń wyjdzie znacząca (ustalona w konfiguracji) kwota, system również
przekaże tę kalkulację odpowiedniemu pracownikowi drukarni. Obliczanie kalkulacji przez pracownika
również będzie odpowiednio wspomagane przez oprogramowanie – np. w zakresie wyznaczania najlepszej
ścieżki produkcyjnej. Pracownik będzie mógł określić rabaty indywidualne, dla kalkulacji, inne, niż te
przewidziane dla danego klienta. System pozwoli także na określanie innych rodzajów rabatów – na dane
typy publikacji, w różnych okresach, itp. Obliczona kalkulacja pozostanie w naszej bazie danych.
Wysyłanie wyników kalkulacji do klienta: Nowy system będzie można skonfigurować, w jakich sytuacjach
(zależnych od wartości pracy i wybranych parametrów) system powinien automatycznie, bez zaangażowania
pracowników, odesłać poprzez EDI wynik obliczeń klientowi, a kiedy wysłać odpowiedź na zapytanie poprzez
EDI dopiero po zatwierdzeniu/przetworzeniu oferty przez pracownika.
2. Logistyka, komunikacja z dostawcami usług
Moduł logistyka - zarządzanie usługami zewnętrznymi (które zlecane będą dostawcom usług) oraz
organizacją transportu. Zapotrzebowania na usługi zewnętrzne będą wynikały z kalkulacji związanej ze
zleceniem i będą uwidaczniane w logistyce w momencie zatwierdzenia danego zlecenia. Operator będzie
mógł zgrupować zlecenia – np. według terminu ich wykonania i rozesłać taką grupę zleceń do wyceny
dostawcom. Systemy informatyczne dostawców usług będą wymieniać między innymi informacje:
* zapotrzebowania wysyłane z drukarni na określoną grupę usług zewnętrznych współpracującym
dostawcom w celu uzyskania najkorzystniejszej oferty. Każda usługa będzie szczegółowo opisana – wraz z
liczbą arkuszy, która ma być poddana danej operacji, formatem, numerem zlecenia produkcyjnego w
systemie Zamawiającego,
* odbiór ofert dostawców,
* przekazanie zlecenia – decyzji o akceptacji wyceny, wraz z dodatkowymi informacjami organizacyjnymi,
* zestaw komunikatów służących ostatecznemu określeniu terminów,
* informacje o realizacji zamówienia, wysyłce gotowych detali lub możliwości odbioru,
* faktura elektroniczna, informacje o rozrachunkach.
Akceptacja zlecenia produkcyjnego (zamówienia klienta) spowoduje, iż pojawią się odpowiednie
zapotrzebowania na usługi zewnętrzne oraz transport (zależnie od parametrów zlecenia, możliwy jest
transport wykonywany przez drukarnię, odbiór własny lub wysyłka kurierska).
Operator odpowiedzialny za obsługę modułu logistyka zgrupuje z pomocą oprogramowania zapotrzebowania
na usługi zewnętrzne dotyczące różnych zleceń o zbieżnych datach wykonania. Do systemów
informatycznych wybranych kooperantów zostaną przesłane komunikaty opisujące grupę usług
zewnętrznych i ich parametry. Każdy kooperant będzie mógł wysłać komunikat zwrotny, w którym potwierdzi
gotowość realizacji pracy w podanym terminie i zaoferuje cenę.
System przedstawi operatorowi odpowiedzialnemu za moduł „Logistyka” nadesłane oferty, przedstawiając
najkorzystniejszą cenę. Poprzez komunikat EDI kooperant zostanie poinformowany o wyborze jego oferty.
W naszym systemie informatycznym odpowiednie usługi zewnętrzne zmienią swój status.