Nowa norma ISO 14001:2015 - Eko

Transkrypt

Nowa norma ISO 14001:2015
Czas na zmiany
Opracował: Robert Pochyluk
Stowarzyszenie Polskie Forum ISO 14000
Stowarzyszenie Polskie Forum ISO 14000 powstało w 1996 r. jako organizacja pozarządowa zrzeszająca
osoby fizyczne zainteresowane zagadnieniami zarządzania środowiskowego. Stowarzyszenie finansuje
swoją działalność ze składek członków rzeczywistych, dobrowolnych wpłat osób prawnych (tzw. członków
wspierających) oraz odpłatnej działalności szkoleniowo-informacyjnej.
Strategicznym celem Polskiego Forum ISO 14000 jest utrzymanie wysokiej wiarygodności procesu
certyfikacji i rejestracji SZŚ. Forum współpracuje w tym zakresie z Polskim Centrum Akredytacji, Polskim
Komitetem Normalizacyjnym, Ministerstwem Środowiska, Generalną Dyrekcją Ochrony Środowiska
i jednostkami certyfikującymi SZŚ w Polsce.
Kontakt:
Stowarzyszenie Polskie Forum ISO 14000
ul. Kłobucka 23A, 02-699 Warszawa
adres do korespondencji:
ul. Pólnicy 29/9, 80-177 Gdańsk
e-mail: [email protected]
www.pfiso14000.org.pl
tel. 58 719 75 78
Niniejsza publikacja powstała dzięki finansowemu wsparciu:
Elektroniczna wersja publikacji jest dostępna do pobrania na stronie internetowej www.pfiso14000.org.pl
Kopiowanie całości i fragmentów opracowania jest dozwolone pod warunkiem podania źródła.
Wprowadzenie
Po niemal 20 latach od pierwszego wydania
w tym roku ukazuje się nowe, trzecie już wydanie
Normy Międzynarodowej ISO 14001. Poprzednia
zmiana z 2004 r.1 wprowadziła jedynie niewielkie
modyfik acje mające na celu usunięcie
nieścisłości, które dały o sobie znać w pierwszym
wydaniu. Tym razem zmiany są dość istotne.
Grupa Robocza działająca w ramach Komitetu
Technicznego nr 207 Międz ynarodowej
Organizacji Normalizacyjnej stanęła przed
zadaniem uwzględnienia zmian w podejściu
do ochrony środowisk a i prowadzenia
działalności (przede wszystkim biznesowej), które
nastąpiły w ciągu ostatnich 20 lat. Co więcej,
uznano, że konieczne jest spojrzenie w przyszłość,
gdyż wiele wskazuje, że kolejne wydanie normy
pojawi się nie wcześniej niż w 2025 r.
Na pier wsz ym etapie prac opracowano
dokument bazowy zawierający założenia, jakimi
Komitet Techniczny powinien się kierować przy
tworzeniu nowej normy2.
Znalazło się w nim 25 punktów, z których
najistotniejsze to:
ź wzmocnienie powiązań między zarządzaniem
środowiskowym a zasadniczą działalnością
organizacji,
ź zwrócenie uwagi na strategiczny wymiar
z a r z ą d z a n i a ś ro d o w i s k o we g o p r z e d e
wszystkim korzyści dla organizacji,
ź bardziej jednoznaczne odniesienie wymagań
do kwestii cyklu życia oraz perspektywy
łańcucha dostaw,
ź wzmocnienie wymagania oceny efektywności
SZŚ, w tym użycia wskaźników.
Myślą przewodnią nowej normy jest ściślejsze
3
powiązanie SZŚ z codziennym funkcjonowaniem
organizacji. Wynika to z przekonania, że ochrona
środowiska nie musi być traktowana wyłącznie
jako niechciane obciążenie, ale może być również
źródłem szans dla organizacji, choćby przez
bardziej efektywne wykorzystanie zasobów
lub unikanie odszkodowań i sankcji prawnych.
1
Rok 2004 dotyczy wydania wersji oryginalnej normy. Polskie tłumaczenie oznaczone PN-EN ISO 14001 zostało opublikowane w 2005r.
2
Dokument wewnętrzny ISO-TC207-SC1-WG5_N0023_Grouped_Future_Challenges_Recommendations (27 lutego 2012 r.)
Rozumianej jako zdolność do realizacji założonych celów.
3
1
TERAZ
UTARTE SZLAKI
ZARAZ
NOWA NORMA
Zmiana struktury wymagań
Najbardziej widoczną różnicą w stosunku
do normy z 2004 r. jest zmiana struktury
wymagań. Na wiele lat przed rozpoczęciem prac
pojawiały się opinie, że znacząca liczba
organizacji dostosowuje swój system zarządzania
do więcej niż jednej z norm dotyczących systemu
zarządzania np. ISO 14001 i ISO 9001. Przy każdej
kolejnej zmianie jednej z tych norm pojawiały się
głosy, że obie normy powinny mieć podobny
układ wymagań. Jednak dopiero podjęcie
odgórnej decyzji na poziomie Sekretariatu ISO
przejawiającej się przygotowaniem wspólnej
4
struktury dla wszystkich norm dotyczących
systemów zarządzania wymusiło konieczną
dyscyplinę w grupach roboczych zajmujących się
poszczególnymi normami. W nowej strukturze
normy wymagania zestawiono w siedmiu
podrozdziałach:
ź Kontekst działania organizacji
ź Przywództwo
ź Planowanie
ź Narzędzia wsparcia
ź Działania operacyjne
ź Ocena wyników
ź Doskonalenie
W podrozdziałach znalazły swoje miejsce
zarówno wymagania znane z poprzedniego
wydania (w zmodyfikowanym brzmieniu),
jak i zupełnie nowe. Jednak z punktu widzenia
organizacji, które staną przed koniecznością
dostosowania systemu zarządzania
środowiskowego do nowej normy ISO 14001,
nie struktura wymagań okazuje się
najistotniejsza. Nowa norma wprowadza zmiany
koncepcyjne, których podstawy przedstawiono
w dalszej części opracowania.
4
Struktura została opracowana przez ISO Joint Technical Coordination Group (JTCG) w maju 2010 r. Dokument zawiera wspólną terminologię i treść wymagań, które
powinny być identyczne w poszczególnych normach. Wyniki prac zostały opublikowane w Załączniku SL do Dyrektywy ISO/IEC, Część 1, Skonsolidowany Suplement ISO –
Procedury specyficzne dla ISO. Wydanie XI).
2
Ewolucja koncepcji SZŚ
Zasadniczy model systemu zarządzania opisany
w nowej normie ISO 14001, analogicznie
jak we wcześniejszej wersji, opiera się na modelu
ciągłego doskonalenia Deminga. Model ten został
jednak nieco poszerzony. Na schemacie
zamieszczonym w nowej normie elementy SZŚ
umieszczono w obszarze nazwanym „kontekstem
działania organizacji”. Celem tego zabiegu było
zwrócenie uwagi na to, że SZŚ nie powinien
funkcjonować w oderwaniu od otoczenia, w jakim
działa organizacja. W dzisiejszym świecie kwestie
oddziaływania na środowisko są nierzadko
istotnym czynnikiem wpływającym
na podejmowane przez organizacje decyzje.
Są zatem źródłem potencjalnych zagrożeń,
jak i szans. Organizacje powinny we własnym
interesie uświadamiać sobie uwarunkowania
związane z oddziaływaniem na środowisko,
co w nowej normie nazwano identyfikacją „ryzyk
i szans”. Od przybliżenia znaczenia tych nowych
elementów koncepcji SZŚ zaczniemy omawianie
nowej normy ISO 14001.
Kontekst działania organizacji
i oczekiwane efekty
Kontekst działania organizacji to termin
odzwierciedlający konieczność dostosowania
SZŚ do okoliczności wpływających
na funkcjonowanie organizacji. We wcześniejszej
wersji normy ślad tej koncepcji można było
dostrzec w wymaganiach dotyczących polityki
środowiskowej. Powinna być ona „odpowiednia
do charakteru, skali oraz wpływów na środowisko
jej działań, wyrobów i usług”. W nowej normie
zakres jej stosowania został poszerzony. Nie tylko
sama polityka, ale cały SZŚ powinien uwzględniać
kontekst działania organizacji. Zgodnie z
wymaganiem nowej normy organizacja powinna
uświadomić sobie kontekst swojego działania
ROBIĘ
MOGĘ
CHCĘ
POWINIENEM
MUSZĘ
3
poprzez identyfikację zainteresowanych stron,
ich potrzeb i oczekiwań związanych z SZŚ oraz
wskazanie tych potrzeb i oczekiwań, które
organizacja powinna potraktować jako
obowiązujące wymagania. Dopiero taka analiza
pozwala na właściwe określenie zakresu SZŚ.
Pisząc o kontekście działania organizacji
nie sposób nie wspomnieć o innym związanym
terminie – „oczekiwanych efektach”. Stanowią
one element kontekstu działania organizacji,
gdyż zakłada się, że organizacje wdrażając
i utrzymując SZŚ, mają na celu uzyskanie jakiegoś
efektu. Wśród wymienionych w normie
„oczekiwanych efektów” znalazły się:
ź poprawa wyników w zakresie ochrony
środowiska,
ź spełnienie wymagań prawnych,
ź osiągnięcie celów środowiskowych.
Warto jednak zwrócić uwagę, że „oczekiwane
efekty” mogą obejmować nie tylko korzyści
dla środowiska, ale również dla organizacji jako
takiej i zainteresowanych stron. Nie zmienia
to faktu, że w nowej normie wielokrotnie pojawia
się ogólne stwierdzenie, że SZŚ ma służyć przede
wszystkim poprawie wyników w zakresie ochrony
środowiska.
Ryzyka i szanse
Wbrew definicji zawartej w samej normie termin
„ryzyko” w jej treści nie został zastosowany
zgodnie z jego naukowym znaczeniem. „Ryzyko”
zostało przeciwstawione „szansom”. Ma zatem
n e g at y w n ą k o n o t a c j ę – z w i ą z a n e j e s t
z niekorzystnym dla organizacji rozwojem
sytuacji. „Szanse” natomiast są rozumiane jako
możliwość korzystnego dla organizacji rozwoju
sytuacji. Niezależnie od powyższego należy
zwrócić uwagę, że chodzi tu o ryzyka i szanse dla
zasadniczej działalności organizacji, a nie dla
środowiska jako takiego. Oczywiście niekorzystne
oddziaływanie na środowisko może przełożyć się
np. na ewentualne sankcje dla organizacji,
5
4
W oryginale normy„risks and opportunities”.
ale nie musi tak być. Dla wielu komercyjnych
organizacji korzystnym rozwojem sytuacji może
być wzrost sprzedaży, udziału w rynku czy
poprawa wyników finansowych. Koncepcja
ryzyka i szans odzwierciedla postulat ściślejszego
powiązania SZŚ ze strategicznymi celami
organizacji. W przypadku organizacji
komercyjnych ochrona środowiska rzadko bywa
takim celem, co nie oznacza, że dbałość
o środowisko stoi w sprzeczności z interesami
takiej organizacji.
Kwestie wymagające
weryfikacji
Zakres niezbędnych zmian w funkcjonujących
systemach zarządzania w dużej mierze zależy
od obecnego ich kształtu. Opublikowanie nowej
normy z pewnością powinno być okazją
do poddania SZŚ bardziej wnikliwej analizie.
Niniejsze opracowanie powstało z myślą
o ułatwieniu takiej analizy organizacjom, które
wdrożyły SZŚ już jakiś czas temu. Dlatego dalsza
jego część została uporządkowana wg kolejności
wymagań normy z 2004 r. W ostatniej części
omówione zostały te elementy nowej normy,
które wykraczają poza zakres wymagań wersji
wcześniejszej.
Polityka środowiskowa
W wielu przypadkach polityka środowiskowa nie
będzie wymagała zmian. Należy upewnić się
czy znajdują się w niej odniesienia do kontekstu
działania organizacji i oczekiwanych efektów.
Wymaganie nowej normy doprecyzowuje także
kwestię zobowiązania do ciągłego doskonalenia
– powinno ono prowadzić do poprawy wyników
w zakresie ochrony środowiska! Załącznik
do normy wskazuje, że kwestie ochrony
środowiska powinny odnosić się nie tylko
do bezpośredniego oddziaływania organizacji,
ale również oddziaływania pośredniego, w tym
oddziaływania oferowanych wyrobów
lub efektów świadczonych usług w dłuższym
czasie. Warto upewnić się, że taki jest właśnie
wydźwięk polityki środowiskowej przyjętej przez
najwyższe kierownictwo organizacji.
Identyfikacja aspektów środowiskowych
Widoczną zmianą jest rezygnacja z obowiązku
tworzenia procedury identyfikacji aspektów
środowiskowych. Wpisuje się to w generalne
założenie, że obowiązki dokumentacyjne
koncentrują się na rezultatach określonych
działań, a nie na sposobie postępowania.
Aby dostosować SZŚ do wymagań nowej normy
należy upewnić się, że wśród dokumentów
systemowych znajdują się:
ź kryteria wykorzystywane do wskazania
znaczących aspektów środowiskowych,
ź wykaz aspektów środowiskowych i związanych
z nimi wpływów na środowisko,
ź wykaz znaczących aspektów środowiskowych.
Nowa norma podkreśla konieczność
uwzględnienia podczas identyfikacji aspektów
środowiskowych cyklu życia oferowanych
wyrobów i usług. Warto również sprawdzić
czy przy identyfikacji aspektów środowiskowych
uwzględniono sytuacje nietypowe i niepożądane
(w tym awarie). Nowa norma w sposób
jednoznaczny wymaga też przekazywania
informacji o znaczących aspektach
środowiskowych wśród osób piastujących różne
funkcje w organizacji. Wykaz aspektów
środowiskowych powinien przestać być
dokumentem, o którym wiedzą tylko wybrańcy!
Uwaga zamieszczona w tym punkcie nowej
normy wskazuje, że znaczące aspekty mogą być
źródłem ryzyk dla organizacji. Dlatego kryteria
oceny aspektów środowiskowych powinny
odnosić się do oceny ryzyka, o której mowa niżej.
W załączniku do normy znaleźć można
potwierdzenie tego, że do oceny aspektów
środowiskowych można stosować kryteria
pozaśrodowiskowe. Jednak kryteria mogą być
wykorzystane jedynie do podniesienia znaczenia
danego aspektu, nigdy do obniżenia oceny
opartej na kryteriach środowiskowych.
Identyfikacja wymagań prawnych i innych
Podobnie jak w przypadku identyfikacji
znaczących aspektów środowiskowych, nowa
norma nie wymaga utrzymywania procedury
identyfikacji mających zastosowanie wymagań
prawnych. Analogicznie również nakłada
obowiązek dokumentowania informacji o tych
wymaganiach.
5
Warto jednak pamiętać, że wymagania prawne
mogą być źródłem ryzyk dla organizacji,
chociażby w kontekście ewentualnych sankcji,
odszkodowań czy utraty dobrego wizerunku.
Dlatego dostosowując się do wymagań nowej
nor my należy upewnić się, że analiza
obowiązujących wymagań prawnych oraz
śledzenie zmian są dokonywane z najwyższą
starannością. W wyniku tych procesów
utrzymywany powinien być rzetelny wykaz
mających zastosowanie wymagań prawnych
i innych dotyczących środowiska. Ma to kluczowe
znaczenie dla skuteczności SZŚ, innymi słowy dla
osiągnięcia oczekiwanych efektów. To samo ma
zastosowanie do wymagań pozaprawnych
formułowanych przez zainteresowane strony
i przyjętych do stosowania przez organizację.
Cele środowiskowe
W nowej normie zrezygnowano
z jednoznacznego podziału na cele i zadania
środowiskowe. Lista kryteriów służących
doborowi celów środowiskowych została
uzupełniona o wyniki oceny ryzyka. Układ
logiczny działań związanych z ustalaniem celów
środowiskowych polega na tym, że cele należy
6
ustalać w obszarze zidentyfikowanych aspektów
środowiskowych, szczególnie tam, gdzie ich
występowanie może być źródłem zagrożeń
i możliwości odniesienia korzyści.
Dostosowując się do wymagań nowej normy
należy upewnić się, że stopień realizacji celów
ś ro d o w i s k o w yc h j e s t m o n i t o ro w a ny,
a ich założenia są komunikowane i aktualizowane.
Obowiązek monitorowania postępów w realizacji
celów środowiskowych został doprecyzowany
poprzez wymaganie określenia sposobu tego
monitorowania m.in. poprzez zastosowanie
odpowiednich wskaźników.
Zasoby, role, odpowiedzialność
i uprawnienia
Wymagania zebrane w punkcie normy z 2004 r.
o przytoczonym wyżej tytule zostały rozproszone.
D o t yc z y to p r ze d e ws z ys t k i m z a k re s u
obowiązków najwyższego kierownictwa,
któremu poświęcono odrębny punkt normy
(szczegóły niżej). Zwraca uwagę usunięcie z treści
normy obowiązku powołania przedstawiciela
(lub przedstawicieli) kierownictwa. Jest to jednak
zmiana pozorna, gdyż nowa norma (w innym
miejscu) nakłada na najwyższe kierownictwo
obowiązek przypisania właściwym osobom
odpowiedzialności i stosownego zakresu
uprawnień niezbędnych do zapewnienia
zgodności z wymaganiami normy i informowania
najw yższego k ierownic t wa o w ynik ach
funkcjonowania SZŚ. Informacja ta powinna
obejmować wyniki działań na rzecz środowiska.
Biorąc pod uwagę, że norma z 2004 r. wspominała
o możliwości przypisania tych zadań więcej niż
jednej osobie, należy wyciągnąć wniosek,
że najczęściej stosowane dotychczas rozwiązanie
polegające na przypisaniu tych zadań jednej
osobie nie wynikało z wymagań, a z pobudek
racjonalnych najwyższego kierownictwa. W tej
sytuacji zmiana brzmienia wymagań normy
w praktyce raczej nie powinna skutkować
koniecznością wprowadzania zmian.
Potwierdzenie takiego stanowiska znajdziemy
w Załączniku A do normy, zawierającym wytyczne
jej stosowania, gdzie napisano: „Rola
i uprawnienia do raportowania wyników systemu
zarządzania środowiskowego jest często
wyznaczana dla przedstawiciela(-i)
kierownictwa.”
Kompetencje, szkolenie i świadomość
Nowa norma tylko nieznacznie zmienia brzmienie
wymagań w tym zakresie. W nowej normie
pojawia się nieco większa elastyczność w doborze
narzędzi zapewniających wymagane
kompetencje personelu. Poza szkoleniami
wymieniono zmianę stanowisk pracowników
i rekrutację kompetentnego personelu.
Wymaganie dotyczące świadomości
przeniesiono do odrębnego punktu.
Zrez ygnowano z obowiązk u t wor zenia
procedury, a listę zagadnień, których pracownicy
powinni być świadomi wzbogacono o korzyści
wynikające z poprawy wyników organizacji
w dziedzinie ochrony środowiska.
Dokumentacja
Nowa norma prz yk łada mniejszą wagę
do dokumentacji SZŚ. Dokumentacja, która
w początkowych latach stosowania SZŚ była
traktowana jako zasadniczy element (nierzadko
jedyny) systemu zarządzania, jest przedstawiona
w nowej normie jako narzędzie do osiągnięcia
rzeczywistego celu jakim jest optymalizacja
oddziaływań na środowisko i minimalizacja
ryzyka. Całkowicie zrezygnowano z obowiązku
dokumentowania procedur. Wymagania
dokumentacyjne koncentrują się na wynikach
określonych działań. Zrezygnowano z podziału
na zapisy i inne dokumenty, który był od lat
przedmiotem sporów. Zastosowano jeden termin
– udokumentowana informacja. Nie oznacza
to oczywiście, że organizacje są zobowiązane
do rezygnacji z tego podziału w działających
systemach zarządzania.
Bardziej elastyczne podejście do kwestii
dokumentacji daje organizacjom, które z różnych
względów odczuwają, że ich dokumentacja
systemowa jest zbyt obszerna
lub skomplikowana, możliwość jej uproszczenia.
7
Zakres dokumentacji powinien być dostosowany
do specyfiki organizacji tj. do jej wielkości, stopnia
skomplikowania procesów, obowiązków
wynikających z prawa i kompetencji
pracowników.
Nadzór nad dokumentacją
W zakresie nadzoru nad dokumentacją nowa
norma wprowadza niewiele zmian. Mając
na względzie fakt, że dokumentacja systemowa
coraz rzadziej jest utrzymywana w tradycyjnej,
drukowanej formie, w normie pojawiło się
odniesienie do konieczności jej zabezpieczenia
przed niepowołanym dostępem
lub niewłaściwym wykorzystaniem.
Podobnie jak w innych punktach nowej normy
zrez ygnowano z w ymagania t wor zenia
procedury nadzoru nad dokumentacją.
Sterowanie operacyjne
ź planowane zmiany w funkcjonowaniu
Sterowanie operacyjne polega na zapewnieniu
nadzoru nad operacjami z wiązanymi
ze znaczącymi aspektami środowiskowymi
i mającymi wpływ na zgodność z prawem w celu
minimalizacji ryzyka. Podobnie jak we wcześniej
omówionych wymaganiach, w nowej normie
ograniczono rolę procedur. Są one jednym
z przykładowych narzędzi ułatwiających nadzór
nad przebiegiem operacji. Równie skuteczne
może być stosowanie rozwiązań technicznych
zapewniających, że operacje przebiegają zgodnie
z założeniami. Niezależnie od przyjętych
rozwiązań w tym zakresie konieczne pozostaje
ustalenie kryteriów operacyjnych.
Realizując postulat uwzględniania całego cyklu
życia wyrobów lub usług, w nowej normie
bardziej jednoznacznie wskazano wymagany
zakres sterowania operacyjnego. Aby utrzymać
zgodność z wymaganiami nowej normy należy
upewnić się, że sterowanie operacyjne obejmuje:
6
8
W oryginale normy„risks and opportunities”.
organizacji,
ź konsekwencje niezaplanowanych zdarzeń,
ź procesy powierzone innym organizacjom
(outsourcing),
ź proces zakupów wyrobów i usług,
ź inne elementy cyklu życia oferowanych
produktów i usług, w tym ich transport oraz
projektowanie (np. pod kątem ich naprawy,
ponownego wykorzystania lub odzysku).
Tym samym nowa norma wprowadziła
obowiązek nadzoru operacyjnego nad aspektami
środowiskowymi będącymi poza zakresem
pełnej kontroli organizacji6. Jak wspomniano
wyżej, nowa norma nie wymaga
udokumentowanych procedur w zakresie
sterowania operacyjnego, wymaga jednak
utrzymywania udokumentowanej informacji
w zakresie niezbędnym do tego, aby organizacja
miała pewność, że procesy są realizowane
zgodnie z założeniami.
Gotowość i reagowanie na awarie
W zakresie gotowości i reagowania na awarie
zmiany wprowadzone w nowej normie nie mają
dużego znaczenia praktycznego. Zasadniczo
polegają na tym, że z zakresu tego wymagania
wyłączono element identyfikacji potencjalnych
sytuacji niebezpiecznych i awarii. Identyfikacja
ta została włączona w proces identyfikacji
aspektów środowiskowych. W nowym brzmieniu
wymaganie to koncentruje się na zapobieganiu
zidentyfikowanym wcześniej potencjalnym,
niepożądanym zdarzeniom oraz ograniczaniu
ich negatywnych skutków, gdy mimo wszystko
nie uda się im zapobiec. Pozostawiono obowiązek
opracowania procedury działania (w zakresie
opisanym wyżej).
ze znaczącymi aspektami środowiskowymi
(badanie zgodności przyjętymi kryteriami
operacyjnymi),
ź p a ra m e t r y z w i ą z a n e z w y m a g a n i a m i
prawnymi,
ź postęp w realizacji celów środowiskowych.
Poz a t y m n a l e ż y z a p e w n i ć , ż e w y n i k i
monitorowania i pomiarów są właściwie
wykorzystywane:
ź jako dane wejściowe do przeglądu zarządzania,
ź do komunikowania wewnątrz i na zewnątrz
organizacji (w zakresie jaki organizacja uzna
za stosowny).
Monitorowanie i pomiary
Kluczową zmianą w zakresie monitorowania
i pomiarów jest poszerzenie zakresu tego
wymagania o analizę i ocenę wyników. Podobnie
jak w wielu innych punktach nowej normy i tutaj
zrezygnowano z formalnego wymagania
tworzenia procedury. Nie zmienia to tego,
że nowa norma wymaga, aby organizacja
jednoznacznie wskazała co będzie
monitorowane (norma podaje zakres minimalny),
w jaki sposób i kiedy, a także, aby organizacja
u s t a l i ł a k r y t e r i a o c e ny w y n i k ó w o r a z
częstotliwość ich oceny. Zatem nie sam fakt
p o s i a d a n i a p ro ce d u r y j e s t i s to t ny,
ale to czy przyjęty sposób postępowania
ma szanse wnieść wartość dodaną. Obowiązek
dokumentowania wyników monitorowania
i pomiarów został poszerzony o kwestie
rezultatów analiz i oceny wyników.
Aby upewnić się, czy spełnione są wymagania
nowej normy należy sprawdzić, czy działania
związane z monitorowaniem i pomiarami
obejmują przynajmniej:
ź parametry środowiskowe operacji związanych
Ocena zgodności
Zasadnicze obowiązki związane z prowadzeniem
oceny zgodności z wymaganiami prawnymi
i innymi nie uległy zmianie. Zrezygnowano
z o b ow i ą z k u t wo r ze n i a p ro ce d u r y,
ale organizacja powinna z góry określić jak często
będzie dokonywać tej oceny. W nowym
brzmieniu norma bardziej jednoznacznie
wskazuje cele, jakim służyć ma prowadzenie
oceny zgodności:
ź bieżąca świadomość poziomu zgodności
9
ź podejmowanie działań nakierowanych
Audit wewnętrzny
na spełnienie tych wymagań.
Mimo, iż treść wymagania nie uległa znaczącej
zmianie, należy zwrócić uwagę, że zgodność
z prawem stanowi jedno z ryzyk, które organizacja
musi zidentyfikować. Zatem pośrednio znaczenie
oceny zgodności wzrasta.
Niezgodności i działania korygujące
Elementem zwracającym uwagę jest zniknięcie
z treści normy „działań zapobiegawczych”. Zostało
to wyjaśnione w załączniku do normy. Definicja
działań korygujących została zmodyfikowana
w taki sposób, że obejmuje zapobieganie
powtórzeniu się wystąpienia niezgodności.
Natomiast zapobieganie niezgodnościom zanim
wystąpią, to koncepcja wpisana we wszystkie
elementy SZŚ (i kluczowy cel systemu jako
całości). Dla przykładu sterowanie operacyjne
ma na celu zapobieżenie negatywnym wpływom
na środowisko na poziomie wyższym, niż jest
to niezbędne i osiągalne. Ponadto kwestie
związane z działaniami zapobiegawczymi zostały
ujęte w pkt. 6.1 (Działania odnoszące się
do ryzyka i szans).
10
W zakresie audytów wewnętrznych brak
rewolucyjnych zmian. Do bardziej istotnych
zaliczyć można nałożenie obowiązku, aby przy
planowaniu auditów uwzględnić wyniki oceny
ryzyka. Ten pozornie drobny szczegół wskazuje
jednak rolę audytów wewnętrznych jako
narzędzia do minimalizowania ryzyk
dla organizacji. Przy odpowiednim podejściu
oraz zapewnieniu odpowiednich kompetencji
audytorów, audyt ukierunkowany na ryzyka
i szanse dla organizacji, związane
z jej oddziaływaniami na środowisko, może być
bardzo ważnym dla kierownictwa elementem
zarządzania.
Przegląd zarządzania
Zasady prowadzenia przeglądu zarządzania
również nie uległy poważnym zmianom.
Wymagania dotyczące zakresu okresowej analizy
dokonywanej przez najwyższe kierownictwo
zostały doprecyzowane dla przykładu: zgodnie
z nową normą ocenie należy poddać nie tylko
poziom osiągnięcia celów środowiskowych,
ale także podjąć kroki, gdy jest on
niesatysfakcjonujący.
Aby utrzymać zgodność z wymaganiami nowej
normy należy upewnić się, że najwyższe
kierownictwo podczas przeglądu poddaje
analizie takie kwestie jak:
ź znaczące aspekty środowiskowe i powiązane
z nimi ryzyka i szanse dla organizacji,
ź wyniki monitorowania i pomiarów,
ź możliwości doskonalenia,
ź adekwatność zasobów przeznaczonych
na utrzymanie i doskonalenie SZŚ.
Spodziewane wyniki przeglądu wzbogacono
o konieczność oceny, czy bieżąca sytuacja
nie zmusza organizacji do zmian w strategii
organizacji.
„Nowe elementy”
Użyty wyżej cudzysłów podkreśla, że wiele
z opisanych niżej wymagań w ograniczonej
formie istniało również w normie z 2004 r. Warto
jednak zwrócić uwagę, że przeniesienie
n i e k tó r yc h w y m a g a ń w n owe m i e j s ce
i potraktowanie ich jak osobnego punktu normy
ma swoje znaczenie. Oznacza, że Grupa Robocza
uznała, że poziom realizacji tych wymagań
w praktyce jest niesatysfakcjonujący i należy
podnieść ich wagę.
Pierwszym w kolejności nowym elementem jest
podrozdział „przywództwo”. Oczywiście zadania
najwyższego kierownictwa były opisywane
również w normie z roku 2004 r., jednak
poświęcenie im odrębnego podrozdziału
wskazuje, że jest to element o kluczowym
znaczeniu dla skuteczności SZŚ. Lista zadań
najwyższego kierownictwa jest dość długa,
na szczególną uwagę zasługuje wymaganie
zapewnienia, że SZŚ wpisuje się strategię
i procesy biznesowe organizacji. Wyczerpująca
lista zadań najwyższego kierownictwa daje
większe możliwości poddania tych działań
audytowi w procesie certyfikacji.
Drugim w pewnym sensie nowym elementem
są „ryzyka i szanse”. Zgodnie z treścią nowej
normy mają one swoje źródła w:
ź aspektach środowiskowych,
ź wymaganiach prawnych i innych,
ź kontekście działania organizacji, włączając
potrzeby i oczekiwania zainteresowanych
stron.
Identyfikacja ryzyk i szans była przedmiotem
najgorętszych dyskusji wśród ekspertów
pracujących nad nowym wydaniem normy.
Ostatecznie pozostawiono organizacjom bardzo
dużą swobodę w podejściu do tego tematu.
Ryzyka i szanse powinny być identyfikowane
w podobny sposób jak wymaga się tego
w stosunku do aspektów środowiskowych.
Analogicznie do aspektów środowiskowych
w nowej normie pojawił się obowiązek
dokumentowania wyników procesu identyfikacji
ryzyk i szans. W swoim ostatecznym kształcie
norma nie określa w żaden sposób, czy proces
identyfikacji ryzyk i szans powinien być
powiązany z identyfikacją aspektów
środowiskowych, wymagań prawnych i innych,
czy powinien być prowadzony osobno.
11
Obie opcje są więc dopuszczalne. Wybór jednej
z nich zależy więc od specyfiki organizacji,
kontekstu, czyli otoczenia w jakim działa
organizacja, w szczególności oczekiwań
zainteresowanych stron, a przede wszystkim
od kompetencji osób zaangażowanych
w identyfikację aspektów środowiskowych,
wymagań prawnych i innych oraz od kontaktów
z zainteresowanymi stronami. Organizacja musi
zdecydować, czy osoby identyfikujące ryzyka
i szanse mają kompetencje, aby na bazie
wymienionych źródeł dostrzegać i oceniać
je na poziomie strategicznym. Identyfikacja ryzyk
i szans (biorąc pod uwagę postulat ściślejszego
powiązania SZŚ z procesami biznesowymi)
wymaga szerszego spojrzenia na organizację,
co najczęściej jest udziałem osób z poziomu
wyższego kierownictwa. Tak czy inaczej
identyfikacja ryzyk i szans w kontekście
środowiska będzie dla wielu organizacji nowym
wyzwaniem, a dobre praktyki w tym zakresie
będą dopiero się rodzić.
Nowe, bardzo rozbudowane w stosunku
do poprzedniej wersji są też kwestie związane
z tzw. kontekstem organizacji. W zakres tego
punktu wchodzi rozpoznanie i zrozumienie
wewnętrznych oraz zewnętrznych zagadnień,
które są istotne dla celu działania organizacji
i które mogą wpływać na jej zdolność
do osiągania zamierzonych rezultatów systemu
zarządzania środowiskowego. Oznacza to,
że dla dobrej oceny aspektów środowiskowych
oraz ryzyka i szans związanych z oddziaływaniami
środowiskowymi organizacji należy wziąć
pod uwagę m.in. aspekty społeczne i kulturowe,
polityczne, prawne, regulacyjne, finansowe,
technologiczne, ekonomiczne, posiadane przez
organizację zasoby i wiedzę, przepływy
informacji i procesy podejmowania decyzji.
W ramach kontekstu podkreślono też znaczenie
zainteresowanych stron. Organizacja musi
uwzględnić relacje z interesar iuszami,
ich oczekiwania, postrzeganie i wartości – znowu
7
12
IAF Resolution 2014–11 – (Agenda Item 8)
przede wszystkim poprzez identyfikację ryzyk
i szans, które się z tym wiążą.
Terminy
Nowelizacja Normy Międzynarodowej ISO 14001
ukazuje się we wrześniu 2015 r. Przewidziano
trzyletni okres przejściowy od daty
opublikowania 7 , co oznacza że certyfikaty
ISO 14001:2004 wydane przez akredytowane
jednostki certyfikujące stracą swoją ważność
w terminie ważności, ale nie później niż po trzech
latach od opublikowania nowego wydania.
W okresie przejściowym organizacje będą mogły
ustalić z jednostką certyfikującą, w którym
momencie zechcą uzyskać certyfikat zgodności
z nową normą. Mają możliwość wyboru
czy kolejny audyt będzie prowadzony w oparciu
o wymagania normy z 2004 r., czy nowego
wydania. Po upływie okresu przejściowego
wszystkie audyty będą prowadzone w oparciu
o wymagania nowej normy.
Okres przejściowy jest niezależny od procesu
tłumaczenia nowej normy na język polski przez
Polski Komitet Normalizacyjny. Proces ten trwa
na ogół ok. 12 miesięcy, ale w związku
z tym, że przygotowania zostały już rozpoczęte,
w tym przypadku może okazać się krótszy.
Podsumowanie
Nowa norma ISO 14001 wprowadza dość
znaczące modyfikacje. Zmiana wymagań
w stosunku do normy z 2004 r. nie jest jednak
rewolucyjna. Organizacje, które rzetelnie
podchodziły do utrzymania SZŚ opartego
na poprzedniej wersji nie powinny mieć
znaczących problemów z dostosowaniem się do
tych zmian. W szczególności łatwiej powinny mieć
organizacje zarejestrowane w EMAS, gdyż nowa
norma mocniej podkreśla m.in. te kwestie, które
już zostały wyróżnione właśnie w EMAS,
czyli m.in. konieczność zgodności z prawem
czy poprawa wyników w zakresie ochrony
środowiska.
Istotnym w yz waniem ok azać się może
konieczność uwzględniania perspektywy cyklu
życia wyrobów i usług, co często będzie oznaczać
wyjście poza zakres nadzorowany w związku
z obowiązującymi przepisami prawa. Nie można
jednak zapomnieć, że polskie prawo od dawna
zawiera obowiązki wykraczające poza „twarde”
8
wymagania emisyjne , choć faktem jest brak
jednoznacznych sankcji za brak realizacji tych
obowiązków. Truizmem jest jednak stwierdzenie,
że organizacje certyfikowane na zgodność
z normą ISO 14001 mają obowiązek stosowania
się do wszystkich mających zastosowanie
wymagań prawnych dotyczących środowiska,
nie tylko tych, których niespełnianie grozi
sankcjami.
Wymagania dotyczące cyklu życia nie są jednak
bez względne, tzn. nor ma nie w ymaga
szczegółowej oceny cyklu życia; wystarczające
jest zwykłe rozważenie etapów cyklu życia, które
mogą być kontrolowane lub podlegające
wpływowi organizacji.
Innym wyzwaniem dla niektórych organizacji
będzie prawdopodobnie identyfikacja i ocena
ryzyk i szans. Dotyczy to przede wszystkim tych
organizacji, które nie mają istotnych wpływów
8
na środowisko i dotychczas nie traktowały SZŚ
jako narzędzia minimalizacji ryzyka
i poszukiwania szans. Dla takich organizacji
podstawowym ryzykiem pozostanie kwestia
zgodności z prawem. Podstawow ym
instrumentem minimalizacji tego ryzyka będzie
rzetelna identyfikacja wymagań prawnych
i przejrzysty rejestr tych wymagań.
Warto zwrócić uwagę, że pełne zrozumienie
wymagań dla SZŚ określonych w normie
ISO 14001 wymaga zapoznania się nie tylko
z częścią główną, ale również z załącznikiem.
Załącznik zawiera wyjaśnienia do zasadniczego
tekstu, które nie stanowią dodatkowych
wymagań, ale mają na celu zapobieżenie
niewłaściwej interpretacji części zasadniczej.
Znajomość treści załącznika może być przydatna
również podczas audytów prowadzonych przez
jednostk i cer t yfikujące, które powinny
uwzględniać interpretacje zawarte w załączniku.
Niezależnie od powyższego organizacje chcące
doskonalić swój SZŚ (lub prawidłowo go wdrożyć)
powinny zapoznać się z treścią normy ISO 14004
(również nowelizowanej w 2015 r.). Badania
przeprowadzone przez ISO wskazują, że norma
ISO 14004 jest stosunkowo rzadko
wykorzystywana, a w swoim założeniu ma służyć
organizacjom jako przewodnik skutecznego
wdrożenia i utrzymywania SZŚ. Rolą normy
ISO 14001 jest jedynie umożliwienie procesu
oceny SZŚ.
Autor jest prezesem zarządu
Stowarzyszenia Polskie Forum ISO 14000
oraz przedstawicielem Polskiego
Komitetu Normalizacyjnego w Komitecie
Technicznym 207 ISO pracującym nad
nową normą ISO 14001.
Przykładem takich wymagań prawnych mogą być przepisy art. 6, art. 140 oraz art. 166 ustawy Prawo ochrony środowiska.
13

Nowa norma ISO 14001:2015 - Eko

Transkrypt

Podobne dokumenty