Załącznik nr 7 - Wzór umowy załącznik nr 1

Załącznik nr 1 do umowy
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest usługa digitalizacji i konserwacji zasobu
Archiwum Państwowego w Lublinie
Zakres zamówienia obejmuje digitalizację i konserwację wybranych materiałów
archiwalnych
Założenia
Przedmiot usługi digitalizacji
Wytyczne
I Ogólne
Centrala:
- Księgi grodzkie lubelskie
- Księgi grodzkie chełmskie
- Komisja Województwa Lubelskiego i Rząd
Gubernialny Lubelski;
- Akta miasta Lublina
- zespoły akt stanu cywilnego;
Oddział w Chełmie:
Akta notariusza Jana Koczurzyńskiego w Chełmie
Oddział w Kraśniku:
- Akta notariusza Jana Turczyńskiego w Biłgoraju;
- Akta notariusza Antoniego Bielińskiego w Biłgoraju;
- Akta notariusza Konstantego Kościelskiego w
Biłgoraju;
Oddział w Radzyniu Podlaskim:
- Akta notariusza Władysława Karwowskiego w
Radzyniu Podlaskim;
- Akta notariusza Zygmunta Rapczewskiego w
Międzyrzecu Podlaskim;
- Akta notariusza Józefa Choromańskiego w
Międzyrzecu Podlaskim;
- Akta notariusza Romualda Rościszewskiego w Białej
Podlaskiej;
- Akta notariusza Juliana Holtza w Białej Podlaskiej;
- Akta notariusza Jana Michałowskiego w Białej
Podlaskiej
- Akta notariusza Emiliana Cejtgelma w Białej
Podlaskiej;
- Akta notariusza Ryszarda Furuhelma w Białej
Podlaskiej
Ilość stron do przygotowania
Ilość wykonanych skanów
Postać i wymiary
370 000
370 000
- księgi: wysokość do 42 cm szerokość do 30 cm,
wysokość grzbietu do 28 cm;
20-950 Lublin, ul. Jezuicka 13 │ tel. 81 532 80 71, 81 532 80 72, 81 528 61 43 │ fax 81 528 61 46 │ www.lublin.ap.gov.pl │ [email protected]
- poszyt: wysokość do 42 cm szerokość do 30 cm,
wysokość grzbietu do 15 cm;
Częstotliwość usług
jednorazowo
Wytyczne do realizacji usługi - Zarządzenie nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwów
digitalizacji
Państwowych z dnia 29 czerwca 2011 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych (dostępny na stronie:
http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/zarz_13-1.pdf
i
http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/zarz_13_zal
.pdf)
- Katalog Dobrych Praktyk Digitalizacji materiałów archiwalnych (dostępny na stronie: http://www.nina.gov.pl/docs/instytut/katalog-praktyk-i-standard
%C3%B3w-digitalizacji-materia%C5%82%C3%B3warchiwalnych.pdf?sfvrsn=4)
- Zarządzenia nr 2 Dyrektora Archiwum Państwowego w Lublinie z dnia 20 marca 2012 r. w sprawie
wprowadzenia Procedury digitalizacji w Archiwum
Państwowym w Lublinie (dostępny
na stronie:
http://lublin.ap.gov.pl/zalacznik-z.pdf)
Skanowanie
- przeprowadzane wyłącznie na sprzęcie
zapewnionym przez Wykonawcę w siedzibie
Zamawiającego w Lublinie przy ul. Jeziuckiej 13, w
Chełmie przy ul. Partyzantów 40, w Kraśniku przy ul.
Kardynała Wyszyńskiego 2 oraz w siedzibie Oddziału
w Radzyniu Podlaskim przy ul. Generała Franciszka
Kleeberga 10;
Przedmiot usługi konserwacji zespół Akta miasta Lublina;
Ilość kart do konserwacji
65 000
Postać i wymiary
- poszyt, wysokość do 42 cm szerokość do 30 cm,
wysokość grzbietu do 15 cm);
Konserwacja i zabezpieczenie - przeprowadzane przy pomocy materiałów
materiałów
Zamawiającego, na sprzęcie zapewnionym przez
Wykonawcę w siedzibie Zamawiającego w Lublinie
przy ul. Jezuickiej 13;
II Zakres prac w ramach usługi:
Przekazanie Wykonawcy przez Zamawiającego materiałów archiwalnych do
digitalizacji i konserwacji.
Rejestracja poszczególnych jednostek archiwalnych objętych digitalizacją i procesu
digitalizacji w aplikacji „Digitalizacja”.
Przygotowanie przekazanych zbiorów do digitalizacji zgodnie z obowiązującymi
wytycznymi przywołanymi w części I szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia
oraz zabezpieczenia w teczki bezkwasowe bądź obwoluty oraz spakowanie w pudła
bezkwasowe. Teczki bezkwasowe i obwoluty należy opisać zgodnie z obowiązującą
metodyką archiwalną umieszczając informacje o przynależności zespołowej,
sygnaturze, liczbie znajdujących się w jednostce archiwalnej stron i potwierdzając
20-950 Lublin, ul. Jezuicka 13 │ tel. 81 532 80 71, 81 532 80 72, 81 528 61 43 │ fax 81 528 61 46 │ www.lublin.ap.gov.pl │ [email protected]
czytelnym podpisem osoby przygotowującej.
Wszystkie wytypowane do konserwacji jednostki archiwalne wymagają rozszycia, a po
zakończeniu konserwacji poszczególnych kart i zeskanowaniu ponownego zszycia i
oprawy.
Zakres konserwacji poszczególnych kart obejmuje:
- wszystkie karty wymagają prostowania i czyszczenia mechanicznego,
- część kart wymaga sklejenia przedarć, doklejenia piórek (skrzydełek), suszenia
Założenie dokumentacji konserwatorskiej zawierającej: dokumentację opisową według
wzoru stosowanego w Archiwum Państwowym w Lublinie – załącznik i fotograficzną
stanu zachowania obiektów przed i po konserwacji.
Skanowanie zbiorów zgodnie z obowiązującymi wytycznymi przywołanymi w części I
szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia
Wymagania:
- skanowanie w rozdzielczości 300 ppi na całym obszarze skanowania,
- skanowanie światłem zimnym, bez promieniowania ultrafioletowego i promieniowania
podczerwonego,
- położenie jednostki skanującej górne,
- światło skanera aktywowane tylko na czas skanowania,
- oświetlanie tylko aktualnie skanowanego fragmentu dokumentu,
- skanowanie w kolorze,
- regularne kalibrowanie skanera i monitorów,
- automatyczny pobór balansu bieli, ze względu na utrzymanie jednakowej kolorystyki i
barwy otrzymywanych skanów,
- możliwość skanowania zbiorów zniszczonych, klejonych, o mniejszym kącie
rozwarcia,
- skanowanie pozwalające na digitalizację druku głęboko zszytego bez istotnych różnic
w naświetleniu na krawędziach wewnętrznych i zewnętrznych strony.
Zapis zeskanowanego pliku na twardych dyskach w formacie TIFF w strukturze
katalogowej i nazewnictwie zgodnej z Zarządzeniem nr 13 Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych z dnia 29 czerwca 2011 r. w sprawie digitalizacji zasobu
archiwalnego archiwów państwowych.
Konwersja, opatrzenie znakami własnościowymi Archiwum i zapis pliku do formatu jpg
w strukturze katalogowej i nazewnictwie zgodnej z Zarządzeniem nr 13 Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 czerwca 2011 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych. Wzory znaków własnościowych dostarcza
Archiwum.
Zwrot przekazanych zbiorów.
ZAMAWIAJĄCY:
WYKONAWCA:
20-950 Lublin, ul. Jezuicka 13 │ tel. 81 532 80 71, 81 532 80 72, 81 528 61 43 │ fax 81 528 61 46 │ www.lublin.ap.gov.pl │ [email protected]