Print House Projects –3w1

Prepress
Poligraficzne firmy z sektora MŚP coraz chętniej inwestują
w nowe systemy zarządzania przedsiębiorstwem w celu uzyskania
zarówno wymiernych korzyści finansowych, jak i usprawnienia ich
funkcjonowania. Do niedawna takie działania podejmowały
wyłącznie duże przedsiębiorstwa. Teraz sytuacja uległa
radykalnej zmianie. Między innymi o zmianach oraz aktualnej
sytuacji w dziedzinie usług związanych z controllingiem
i zarządzaniem postanowiliśmy porozmawiać z właścicielem
firmy Print House Projects – Krzysztofem Krupą. Print House
Projects jest niezależną firmą, która oferuje zarówno usługi
z zakresu controllingu, jak i prowadzenia projektów
inwestycyjnych oraz księgowości dla branży poligraficznej.
I Proszę przybliżyć nam zakres działalności Pańskiej firmy Print House Projects.
K.K.: Misję naszej firmy można zawrzeć
w haśle „Opieka, nie usługa”.
Stawia to nasze zadania w zupełnie innym świetle. Naszym klientom oferujemy pomoc w usprawnieniu organizacji oraz przepływie informacji w firmie. Oczywiście usprawnienie organizacji jest bardzo szerokim zagadnieniem, przez które należy rozumieć poszczególne aspekty takie jak: komunikacyjny,
organizacyjny, finansowy i wdrożeniowy.
Przez aspekt komunikacyjny rozumiemy
takie zorganizowanie przepływu informacji,
„Opieka, nie usługa”
które pozwoli zainteresowanym grupom
pracowników na uzyskanie odpowiedniej
Print House Projects
–3w1
informacji przygotowanej przez inne działy
czy osoby – niezależnie od terminu bądź
sposobu jej pozyskiwania. Przykładem może
być wdrożenie pewnego standardu komunikacyjnego – co przekaz informacyjny powinien zawierać i jak należy go przygotować.
Wdrożenie cotygodniowych spotkań między
działami oraz ustalenie ich formuły pozwala
na przekazywanie niezbędnych informacji
innym działom zawsze w ten sam sposób
I Przez wiele lat był Pan związany
decyzję, czym tak naprawdę chciałbym się
wraz z przygotowanym krótkim sprawozda-
z firmą TEK. Co Pana skłoniło do rozpoczęcia
zajmować w przyszłości. Wybrałem con-
niem z takiego spotkania. Tego rodzaju for-
indywidualnej działalności?
KRZYSZTOF KRUPA: W firmie TEK zna-
trolling i wdrożenia systemów zintegrowa-
my brakuje w naszych organizacjach. Czę-
nych. Praca nad takimi projektami jest dla
stokroć organizujemy wiele pojedynczych
lazłem się w bardzo przełomowym dla tej
mnie pasjonująca i pozwala mi na wykorzy-
spotkań z poszczególnymi działami firmy
firmy momencie. Konieczne było dokoń-
stanie w pełni mojego wieloletniego do-
i nawet nie wiemy, że w innym dziale są
czenie wdrożenia systemu zintegrowanego,
świadczenia w branży poligraficznej. Za-
przeprowadzane podobny projekt czy po-
ponieważ zaplanowany rozwój firmy był
uważyłem, że małe i średnie drukarnie po-
krewna inicjatywa. Chcemy, by firma była
związany z wkraczaniem na nowe rynki
dobne do TEK-u, które istnieją na rynku
jedną organizacją, jednym organizmem,
oraz poszerzeniem produkowanego asorty-
od kilkunastu lat, zaczynają dotkliwie od-
a nie tylko osobnymi elementami układanki.
mentu. Projekt wymagał zastosowania
czuwać brak odpowiedniej, szczegółowej
Kolejnym krokiem czy etapem jest po-
profesjonalnych narzędzi informatycznych
wiedzy o ich przedsiębiorstwie. Dotychczas
moc w usprawnieniu organizacji: przygoto-
i zmiany organizacji pracy w celu zapew-
w zupełności wystarczyła bardzo dobra in-
wanie mapy procesów zachodzących, połą-
nienia stabilnego wzrostu. Wraz z zarzą-
tuicja i znajomość konkurencji. Jednak te-
czenie jej, opisanie spornych czynności oraz
dem firmy udało nam się wprowadzić za-
raz, kiedy margines błędu i negocjacji skur-
określenie jasnego przydziału kompetencji
kładane zmiany, które pozwoliły realizować
czył się do niebezpiecznego minimum, sa-
i odpowiedzialności. Takie podejście stano-
plany na dalszą przyszłość. Po zakończeniu
ma intuicja nie wystarczy. Konieczne jest
wi swego rodzaju rewolucję. Jest ona jed-
wdrożenia objąłem stanowisko dyrektora
poparcie jej twardymi wiarygodnymi dany-
nak konieczna, by nie dublować czynności
produkcji i przez przeszło 2 lata byłem od-
mi zbieranymi w całym przedsiębiorstwie
wykonywanych w poszczególnych działach
powiedzialny za produkcję opakowań oraz
oraz przełożenie ich na końcowy wynik fi-
oraz aby jasno określić, kto jest za co odpo-
etykiet dla rynku ogrodniczego. Na tym sta-
nansowy, a tym samym na oferowaną
wiedzialny. Z przeprowadzonych wśród
nowisku nie mogłem w pełni wykorzystać
klientowi cenę. Ta luka informacyjna do-
klientów audytów wiemy, że niejednokrot-
swojego dużego doświadczenia controllin-
skonale pokrywa się z moim doświadcze-
nie firma nie ma struktury organizacyjnej,
gowego, gdyż bardzo trudno jest te dwie
niem i to było głównym powodem rozpo-
a powstałe braki informacyjne są uzupeł-
funkcje połączyć. Musiałem więc podjąć
częcia samodzielnej działalności.
niane przez dodatkowe osoby mające zaj-
30
Poligrafika 2/2013
Prepress
mować się tematami z wielu działów. Takie
Czy przejrzystość finansowa w firmie
w przedsiębiorstwie. Nie jest to już tylko
podejście powoli przestaje się sprawdzać.
pozwala na odpowiedzialne i świadome po-
rozliczenie przedsiębiorstwa pod względem
Można powiedzieć, że jest ono dobre dla
dejmowanie decyzji na szczeblu zarządu
prawno-rachunkowym. Dotychczas to wy-
małych firm rozpoczynających działalność.
lub kierownictwa?
starczało. Jednak obecnie, kiedy podczas
Jak widać z powyższego opisu, wszystkie
przetargów rozgrywa się walka na 3. miej-
odpowiedni poziom rozwoju, konieczne jest
nasze działania dążą do opieki nad klientem
scu po przecinku przy jednostkowej cenie
zmodyfikowanie dotychczasowego sposo-
oraz do poprawy funkcjonowania przedsię-
wyrobu, konieczne jest świadome podej-
bu jej funkcjonowania. Jest to trudne
biorstwa – do uświadomienia sobie jego
mowanie decyzji. Już nie wystarczą ogólne
do wdrożenia, ale przynosi wiele korzyści.
mocnych i słabych stron oraz podjęcia wy-
średnie wartości. Przyjrzenie się pod takim
Jak widać, takie działania dochodzą do
maganych działań odpowiednio wcześniej.
kątem przedsiębiorstwu pozwala wskazać
Jednak w przypadku, gdy firma osiągnie już
I Co należy do Waszych podstawo-
braki informacyjne, które są nie do odrobie-
nansową firmy. Zaczynamy zauważać, że
punktu ściśle powiązanego z organizacją fi-
nia bez ogromnego nakładu pracy. Świado-
niektóre osoby powinny być odpowiedzial-
wych obowiązków jako firmy świadczącej
mość funkcjonowania przedsiębiorstwa nie
ne za koszty powstałe w ich dziale lub
usługi z zakresu controllingu, wdrażania sys-
kończy się tylko na kwestiach finansowych.
za liczbę zatrudnionych osób. Wtedy docho-
temów MIS/ERP i księgowości? Za co jeste-
Controlling operacyjny jest powiązany rów-
dzimy do punktu, w którym sprawdzamy,
ście odpowiedzialni?
nież z monitorowaniem innych działów,
czy pod kątem rachunkowym firma jest
K. K.: Naszym celem jest zainicjowanie
w tym działu produkcji. Tu z pomocą przy-
przygotowana do szczegółowej kontroli
w małych i średnich przedsiębiorstwach
chodzą nam zintegrowane systemy klasy
kosztów. Czy zakładowy plan kont był mo-
wdrożenia koncepcji controllingu finanso-
MIS/ERP II. Nadzorowanie zleceń, wykonań
dyfikowany wraz z rozwojem firmy, czy też
wo-operacyjnego. To oczywiście wiąże się
produkcyjnych, integracja z magazynem
pozostał od początku niewiele zmodyfiko-
bezpośrednio z działem księgowości – on
pozwalają zebrać te wszystkie dane w jed-
wany?
także musi zrozumieć swoją nową rolę
nym miejscu w celu ułatwienia dostępu
Poligrafika 2/2013
31
Prepress
do nich. Zanim podjąłem decyzję o działa-
I Czy usługi świadczone przez Pań-
Mamy świadomość odmienności po-
niu, jako osobna firma przez kilka lat zajmo-
ską firmę cieszą się zainteresowaniem?
szczególnych firm i konieczności zaspokaja-
wałem się wdrożeniami systemu zintegro-
Mam tutaj na myśli zakończone bądź rozpo-
nia ich indywidualnych potrzeb informacyj-
wanego w innych przedsiębiorstwach poli-
częte projekty.
nych w różny sposób. Inaczej oczekuje tego
graficznych. Doświadczenie to także chcę
K.K.: W chwili obecnej mamy już podpi-
firma zatrudniająca 5 pracowników, która
przekazać swoim klientom, by wdrożenie
sane umowy długoterminowe z klientami.
potrzebuje doradztwa w sferze polityki
systemu w ich przedsiębiorstwie przebiegało
Jednak największym problemem w tym ob-
ustalenia ceny z klientem dla dużego kon-
w sposób synchroniczny z funkcjonowaniem
szarze doradztwa jest zbudowanie zaufania
traktu, a innego podejścia oczekuje firma
przedsiębiorstwa, przy zapewnieniu odpo-
klienta na małych projektach i doprowadze-
zatrudniająca ok. 100 osób potrzebująca
wiedniego
we
nie do rozpoczęcia projektów dużych. Takie
ustalenia polityki cenowej.
zakresu
funkcjonalnego
wdrażanym systemie zintegrowanym. Uwa-
relacje są budowane w miarę upływu czasu
Niektórzy klienci oczekują tylko meryto-
żam, że mając takie doświadczenie – i nie
współpracy. Tak więc uważam, że stałe, dłu-
rycznego wsparcia ich wewnętrznych struk-
będąc w strukturach firmy – można bardziej
gotrwałe umowy po zaledwie roku działal-
tur. Już niebawem zostaną uruchomione no-
obiektywnie ocenić sposób funkcjonowania
ności to duży sukces. Oprócz tego pracujemy
we usługi abonamentowe dla klientów
przedsiębiorstwa oraz jego potrzeb informa-
z innymi klientami (na zasadach dodatko-
w 3 dostępnych pakietach, co pozwoli na
cyjnych czy handlowych. Proszę wyobrazić
wych projektów i zleceń), których powoli
skorzystanie z profesjonalnego wsparcia za-
sobie sytuację, w której takie zadanie otrzy-
przekonujemy do wartości, jaką tworzymy
równo małym, jak i dużym przedsiębiorcom.
muje pracownik firmy, mający swoje co-
w naszej firmie. W gronie klientów mamy fir-
dzienne obowiązki. Czym zajmie się on
my całkowicie polskie oraz firmy będące od-
I Jaka jest rola systemów MIS/ERP
w pierwszej kolejności, jakie będzie miał
działami firm zagranicznych. Widzimy duże
priorytety? Wiadomo, że nie może spowodo-
zapotrzebowanie na tym rynku i wierzymy,
K. K.: Rola takich systemów to uporząd-
wać, by prowadzone przez niego czynności
że dzięki budowaniu relacji z naszymi klien-
kowanie pracy oraz zebranie danych po-
spowalniały cały proces lub w skrajnych
tami będziemy prowadzić więcej projektów.
trzebnych do dalszej analizy. Uważam, że
I Czy na rynku tego typu usług ist-
w dzisiejszych czasach bez takich systemów
przypadkach go uniemożliwiały. Taka osoba
jest skarbnicą wiedzy, jednak należy odpowiednio to wykorzystać i nie nakładać do-
nieje w Polsce duża konkurencja?
w przedsiębiorstwie poligraficznym?
firmy są narażone na bardzo duże ryzyko podejmowania przypadkowych decyzji niepo-
datkowych obowiązków, ale zmotywować
K.K.: Jest wiele agencji doradztwa biz-
partych wcześniejszą analizą. Sztuką jest ze-
do podzielenia się wiedzą z konsultantem,
nesowego, jednak brakuje takich, które zna-
branie wszystkich informacji z firmy w jed-
który przygotowuje informacje o firmie
ją się dobrze na rynku poligraficznym. Jest
nym miejscu w sposób usystematyzowany
przed wdrożeniem. Należy zwrócić uwagę
to jedna z gałęzi przemysłu i można powie-
i pozwalający zachować ciągłość zdarzeń po-
na potrzeby informacyjne takiego pracowni-
dzieć, że jak każda branża rządzi się swoimi
cząwszy od kalkulacji, a skończywszy na wy-
ka, a później – mając wiedzę o całej firmie –
prawami, które trzeba poznać i respekto-
syłce gotowego produktu. Rolą systemów
umiejętnie to przygotować w systemie. Je-
wać. Można przyjąć, że firmy wdrażające
MIS jest budowanie informatycznej płasz-
żeli taki pracownik otrzyma zbyt wiele za-
systemy zintegrowane są naszą konkuren-
czyzny wymiany danych. Żyjemy przecież
dań, to nie wykona należycie ani dotychcza-
cją. Jest przecież kilku dużych graczy na tym
w czasach wszechobecnej informacji, z którą
sowych obowiązków, ani nowego zadania.
rynku oferujących rozwiązania dla przemy-
musimy nauczyć się pracować.
Ponadto wymaga to także znajomości zakre-
słu poligraficznego. Mimo wszystko takie
su obowiązków innych działów czy komórek
firmy są nastawione na wdrożenia i po
organizacyjnych w firmie, co częstokroć leży
wdrożeniu przechodzą do innego zakładu
I Czy można w prosty sposób określić etapy wdrożenia systemu MIS/ERP?
poza kompetencjami pracowników. I tu
z kolejnym wdrożeniem. My chcemy wiązać
K.K.: Najważniejszym etapem wdrożenia
znów wracamy do misji naszej firmy, którą
się z klientem na dłużej. Stawiamy na
jest analiza przedwdrożeniowa. To element
definiujemy jako opiekę, a nie tylko usługę.
Nie można zapominać, że w strukturach
współpracę z małymi i średnimi przedsię-
niezależny od systemu, jaki będzie wdrażany
biorstwami, których nie stać na realizację
spośród dostępnych na rynku. To najważ-
firmy znajdują się osoby będące specjali-
projektów informatycznych o wartości nie-
niejszy etap przygotowania firmy do wdro-
stami w poszczególnych dziedzinach. Ma-
jednokrotnie przekraczającej milion złotych.
żenia. Poświęcałem już temu zagadnieniu
my osoby zajmujące się księgowością, wy-
I Czym Pańska firma wyróżnia się
sporo miejsca także na łamach POLIGRAFIKI.
bitnych programistów, osoby od rekrutacji
i spraw personalnych oraz konsultantów.
na rynku?
Dobre przygotowanie do wdrożenia to około 30 proc. sukcesu. Rozpoznanie potrzeb
Zespół, u podstaw którego leżą wzajemne
K.K.: Myślę, że największym atutem fir-
i specyfikacji jest kluczem do sukcesu. Kolej-
zaufanie i dobra komunikacja, pozwala ła-
my Print House Projects jest jej otwartość
ny etap to wybór odpowiedniego, spośród
twiej osiągać wyznaczone cele.
na potrzeby klienta.
dostępnych na rynku, systemu, który jest
32
Poligrafika 2/2013
Prepress
najlepiej przygotowany do działania w tak
I Jakie korzyści niesie ze sobą wpro-
opisanej i przygotowanej firmie. Dzięki ana-
wadzenie działań controllingowych w przed-
lizie przedwdrożeniowej będzie możliwe ła-
siębiorstwie?
I Jakie są plany firmy na najbliższą
przyszłość?
K. K.: W drugiej połowie roku planujemy
K. K.: Wdrożenie koncepcji controllingu
premierę naszego rozwiązania informatycz-
w firmie to zmiana filozofii patrzenia
nego dla małych i średnich przedsiębiorstw.
I Jak wiadomo, nie wszystkie wdro-
na przedsiębiorstwo. Teraz wszystko ma
Prace nad tym projektem trwają już od pra-
przyczynę i skutek – i te skutki opisujemy
wie roku. Jest to system klasy MIS dostęp-
żenia kończą się spektakularnym sukcesem.
w wymiernych wartościach. Na przykład
ny dla szerszego grona odbiorców, który do-
Co jest głównym źródłem niepowodzenia
awaria maszyny trwająca 6 godzin spowo-
skonale łączy się z koncepcją controllingu.
podczas wdrażania tych systemów?
dowała konkretne koszty nie tylko napra-
Chcemy, by controlling i system były do-
twe porównanie tego, co funkcjonuje z tym,
co oferuje dostępny system.
K. K.: Bazując na wieloletnim doświadczeniu jestem pewien, że kluczowym czynnikiem decydującym o niepowodzeniu systemu jest brak chęci i motywacji personelu
do zmian. Obawa, że po wdrożeniu system
ich zastąpi i stracą pracę, jest tak duża, że
nie chcą wdrożenia. Nie ma się co dziwić.
Dla pracowników to prawie jak zmiana pracy, a to, jak potwierdzają badania, dostarcza
ludziom najwięcej stresu w życiu. Determinacja załogi oraz chęć zmian, nawet
przy gorzej dobranym systemie, w dalekosiężnej perspektywie prowadzą do sukcesu.
I Czy według Państwa spostrzeżeń
większe przedsiębiorstwa chętniej korzystają z usług firm zewnętrznych zajmujących
się controllingiem, czy raczej starają się samodzielnie stawić czoło wyzwaniom związanym z tym procesem?
K. K.: Moje spostrzeżenia są takie, że ko-
Krzysztof Krupa: Wdrożenie koncepcji
controllingu w firmie to zmiana filozofii patrzenia
na przedsiębiorstwo
rzystanie z doradztwa controllingowego finansowo-operacyjnego na Zachodzie stało
wy, ale i koszty rozumiane w ujęciu utraco-
stępne także dla tych przedsiębiorstw, któ-
się już pewnym standardem. Klienci sami
nych korzyści. Podniesienie świadomości
re w chwili obecnej nie mogą same finanso-
wymuszają na drukarniach pochylenie się
kosztowej wśród personelu oraz możli-
wać dużych wdrożeń, a potrzebują narzędzi,
nad tematem controllingu przy organizacji
wość scedowania kosztów budżetowych
by przetrwać na rynku. Mamy też w pla-
przetargów i określaniu ceny. Czy drukarnia
na poszczególne działy pozwala zdywersy-
nach utworzenie nowej komórki w naszej
bez takiego wsparcia jest w stanie przygoto-
fikować działania kosztowe przy zachowa-
firmie zajmującej się HR-em dla zakładów
wać ceny ofertowe w podziale na koszty sta-
niu pełnej ich kontroli. Dodatkowo delego-
poligraficznych.
łe i zmienne? Duże przedsiębiorstwa albo
wanie budżetów do kierowników czy dy-
Jestem głęboko przekonany, że drukar-
mają już w swoich strukturach controlling,
rektorów działów umożliwia pozostawie-
nie w dzisiejszych czasach potrzebują
albo są częścią grupy, gdzie taka komórka
nie swego rodzaju wolnej ręki, ale i odpo-
wdrożenia koncepcji controllingu finanso-
jest konieczna. Małych i średnich firm zazwy-
wiedzialności. Taka osoba bardziej utożsa-
wo-operacyjnego oraz że w niedługim cza-
czaj nie stać na utrzymanie całego dodatko-
mia się z prowadzonymi działaniami oraz
sie stanie się to standardem w każdym
wego etatu w firmie i tu Print House Projects
widzi realne korzyści lub straty wynikające
przedsiębiorstwie poligraficznym.
wychodzi naprzeciw takim potrzebom. Żad-
z jej decyzji. Controlling, o czym pisałem
na firma wdrożeniowa nie pomoże przedsię-
przed kilkoma miesiącami, nie jest kontro-
I Dziękuję za rozmowę.
biorstwu poligraficznemu w przygotowaniu
lą – jest doradztwem oraz wspólnym budo-
przetargu, jeżeli nie ma ono wdrożonego jej
waniem strategii kosztowej i operacyjnej
systemu lub ma system konkurencji.
firmy.
Poligrafika 2/2013
Rozmawiał Karol Suski
33