Archiwum Pomorskiego Okręgu Wojskowego w latach 1947-1969

Zygmunt Gołębiowski
ARCHIWUM POMORSKIEGO OKRĘGU WOJSKOWEGO
W LATACH 1947—1969
Materiały zgromadzone w archiwach wojskowych umożliwiają badania nad
historią wojen i rozwojem siły zbrojnej w okresie pokojowym.
Historia powstania, organizacji i działań bojowych ludowego Wojska
Polskiego odtwarzana jest głównie na podstawie akt, przechowywanych początkowo
przez jednostki wojskowe i archiwa okręgowe, a później przez Centralne Archiwum
Wojskowe1. Archiwa okręgów wojskowych odegrały ważną rolę w kształtowaniu
wojskowego zasobu archiwalnego. Gromadzą one i przechowują akta o trwałej
wartości historycznej, które po określonym czasie przekazywane są do CAW oraz
materiały o czasowej wartości. Te ostatnie to głównie materiały o charakterze
personalnym, służące pomocą w bieżącej pracy archiwum.
Powstanie archiwum
W październiku 1947 roku zgodnie z rozkazem Ministra Obrony Narodowej
przystąpiono do formowania archiwów przy dowództwach okręgów wojskowych2. W
1
Problem ten omawia J. M a l c z e w s k i, Dzieje akt ludowego Wojska Polskiego wytworzonych w
okresie wojny 1943—1945, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 1, 1969, s. 122—134.
2
Por. rozkaz organizacyjny nr 0218/org. z dnia 1.10.1947 r. CAW, Prot. 1101/65, t. 5.
tym czasie powołane zostało też Archiwum DOW nr II, później zwane Archiwum
Pomorskiego Okręgu Wojskowego.
Jednym z pierwszych zadań tej placówki było zabezpieczenie dokumentacji
aktowej, wytworzonej przez jednostki wojskowe w czasie działań wojennych 1943—
1945 oraz materiałów dotyczących podziemia zbrojnego. Ponadto archiwum musiało
przystąpić do systematycznego odciążenia jednostek wojskowych z produkcji
kancelaryjnej gromadzonej w okresie pokojowym.
Bezpośrednio po powołaniu do życia komórki archiwalnej przy DOW nr II
utworzono jedynie etat kierownika archiwum. Osoby wyznaczone do pełnienia tej
funkcji wykonywały prace, nie mające żadnego związku z zabezpieczeniem
materiałów archiwalnych, znajdujących się w jednostkach. Do roku 1949 praca w
archiwum ograniczała się jedynie do magazynowania akt, poszczególnych komórek
Sztabu Okręgu Wojskowego. Nie załatwiano żadnej korespondencji ani kwerend. Akta
gromadzono w małym pomieszczeniu, w piwnicy o powierzchni około 50 m2. Nie
prowadzono odpowiedniej ewidencji, dotyczącej przekazywania akt.
W latach 1945—1950 jednostki wojskowe wytworzyły dużą ilość akt. Ponadto
posiadały one sporo materiału, dotyczącego działań wojennych i walk z reakcyjnym
podziemiem. Ta dokumentacja aktowa obciążała kancelarie. Powodem tego stanu
rzeczy był brak przepisów regulujących postępowanie z aktami oraz wadliwe
funkcjonowanie, istniejących komórek archiwalnych przy okręgach wojskowych. W
rezultacie wydano więc szereg zarządzeń i przepisów3 oraz zorganizowano archiwa
terenowe, które przystąpiły do zabezpieczenia akt z lat wojny i okresu utrwalania
władzy ludowej. Następnie zajęto się sprawą gromadzenia pokojowej produkcji
kancelaryjnej.
Centralne Archiwum Wojskowe, jako jedyna komórka zorganizowana w tym
czasie4, nie było w stanie zabezpieczyć wszystkich materiałów znajdujących się w
jednostkach LWP. Dlatego też dużą rolę miały tu do spełnienia archiwa terenowe.
3
Pierwsza instrukcja regulująca wstępnie postępowanie z wojskowymi materiałami archiwalnymi
ukazała się w roku 1948. Sprawy te omawia J. M a l c z e w s k i, Dzieje akt ludowego Wojska Polskiego, ..., s.
130.
4
Centralne Archiwum Wojskowe powołane zostało dnia 5.08.1945 r. rozkazem NDWP nr 0194/org.
Por. CAW, III-446-18, k. 252.
Archiwum Pomorskiego Okręgu Wojskowego zaczęło działać w tym kierunku
dopiero po roku 1950. Wcześniejsze zajęcie się problemem zabezpieczania akt w
jednostkach było niemożliwe, z uwagi na trudności lokalowe i personalne. Nie
prowadzono więc kontroli w kancelariach wojskowych celem przejęcia ich produkcji z
lat 1943—1945. Na skutek tego znaczna jej część uległa zniszczeniu lub trafiła do
Archiwum Pomorskiego Okręgu Wojskowego dopiero na początku roku 1956, często
znacznie przerzedzona.
Ważnym dla archiwistyki wojskowej był rok 1956, kiedy to zostały
uregulowane sprawy dalszego funkcjonowania służby archiwalnej. Wydane zostały
wówczas zarządzenia, dotyczące postępowania z wojskową dokumentacją aktową5. W
roku następnym archiwum otrzymało odpowiednią ilość pomieszczeń, wyposażonych
w regały konstrukcji drewnianej i częściowo metalowej. Akta przewożono do nowych
pomieszczeń transportem kolejowym. W miarę możliwości starano się zachować
porządek chronologiczny, numerowano kolejność worków oraz poszczególnych
zespołów archiwalnych. Pomimo tych starań akta zostały jednak przemieszane. Po
przewiezieniu złożono je na korytarzu; układanie ich na półkach następowało w miarę
składania regałów w poszczególnych salach.
Początkowo na skutek braku przygotowania fachowego i odpowiednich
kwalifikacji pracownicy archiwum napotykali na duże kłopoty. Dodatkowym
utrudnieniem
była
konieczność
trzykrotnego
przewożenia
archiwaliów
do
pomieszczeń. zastępczych w czasie remontu budynku. Uniemożliwiało to prowadzenie
jakiegokolwiek szkolenia zawodowego. Obecnie personel archiwum posiada
przeciętnie 10-letni staż pracy i jest też odpowiednio przeszkolony fachowo.
Kierownik, jego zastępca i jeden referent posiadają ukończony kurs archiwalny.
Należy podkreślić poświęcenie pracowników w czasie remontu pomieszczeń
archiwalnych. Urzędowano bowiem w bardzo prymitywnych warunkach. Załatwiano
jednak wszystkie kwerendy osobowe, wydawano zaświadczenia o przebiegu służby,
sporządzano odpisy akt, względnie udostępniano je na miejscu.
5
Pomocą w podstawowej działalności archiwów wojskowych była właściwa instrukcja (Warszawa
1956), która uregulowała wówczas całokształt spraw dotyczących postępowania z wojskowymi materiałami
archiwalnymi. Jej nowa wersja ukazała się w roku 1966.
Akta ze względu na małą ilość przydzielonych pomieszczeń zastępczych,
ułożone były w pryzmy w bardzo zawilgoconych salach. W celu zabezpieczenia
archiwaliów przed zniszczeniem instalowano prowizoryczne piecyki ogrzewcze, które
w praktyce nie odegrały żadnej roli. Nieodpowiednie warunki przechowywania akt w
pomieszczeniach zastępczych spowodowały, że personel archiwum zmuszony był
zwrócić szczególną uwagę na stan fizyczny dokumentacji aktowej. Przenoszono ją
więc z jednego pomieszczenia do drugiego, co wymagało olbrzymiego nakładu pracy.
Po wyremontowaniu budynku należało już trzeci raz z kolei przewieźć akta do
właściwych pomieszczeń. Przewożono je samochodami, przy pomocy osób
niefachowych. Ponownie więc akta zostały przemieszane. Ułożono je w pryzmy w
hollu wyremontowanych pomieszczeń i przystąpiono do porządkowania. Czynności te
poważnie utrudniał brak regałów. Posiadane bowiem podstawowe wyposażenie
magazynu, na skutek kilkakrotnego przenoszenia, w 50% nie nadawało się do użytku.
W wyniku usilnych zabiegów i przychylnego stanowiska przełożonych, uzyskano
zgodę na zakupienie 500 mb regałów metalowych, co w dużym stopniu zaspokoiło
ówczesne potrzeby archiwum.
Obecnie Archiwum Pomorskiego OW dysponuje dostateczną ilością regałów,
co umożliwia systematyczne odciążanie jednostek wojskowych z akt. Uregulowany
też został, dzięki Dowództwu Pomorskiego Okręgu Wojskowego, problem obsady
etatowej archiwum.
Zasób aktowy archiwum
Zasób aktowy Archiwum Pomorskiego Okręgu Wojskowego zwiększał się w
miarę rozwoju poszczególnych rodzajów broni i służb Wojska Polskiego. Obecnie
przekazywanie akt z jednostek i instytucji wojskowych podległych organizacyjnie
Dowództwu Pomorskiego OW odbywa się każdorazowo w wyniku zarządzenia Szefa
Sztabu POW.
W myśl przepisów i wytycznych Centralnego Archiwum Wojskowego,
archiwa okręgowe przechowują czasowo i zabezpieczają wojskowe materiały
archiwalne kategorii „A” (po przekazaniu do CAW stanowią one część państwowego
zasobu archiwalnego)6 oraz materiały archiwalne kategorii „B” o charakterze
ewidencyjno-personalnym, gospodarczym i manipulacyjnym. W zależności od potrzeb
oraz ważności, te ostatnie są przechowywane w archiwum okręgowym przez okres od
10 do 50 lat.
W latach 1949—1954 z jednostek wojskowych przyjęto 45.487 teczek akt. W
roku następnym do archiwum napłynęło 56.417, a w 1966 — 109.089 jedn. arch. W
dalszych latach zasób aktowy archiwum wzrastał przeciętnie o 25.000 jedn. arch.
rocznie.
W latach 1955—1956 rozwiązano problem pomieszczeń magazynowych, co
pozwoliło na całkowite odciążenie jednostek wojskowych z nagromadzonych akt. Do
końca 1969 roku Archiwum Pomorskiego Okręgu Wojskowego przyjęło i
zabezpieczyło 543.070 jednostek ułożonych na 7.780 mb półek. Są to akta
wytworzone przez jednostki wojskowe; dotyczą one następujących zagadnień:
organizacyjnych, szkolenia bojowego i politycznego, poboru i uzupełnień, pracy
partyjno-politycznej,
funkcjonowania
szkół
wojskowych,
personalnych
—
podoficerów zawodowych i pracowników cywilnych zatrudnionych w wojsku, szpitali
wojskowych, służby — sprawiedliwości i kwatermistrzowskiej, sprzętu uzbrojenia i
amunicji,
zaopatrzenia
żywnościowego,
mundurowego
oraz
budownictwa
wojskowego.
Zgodnie z odpowiednimi zaleceniami, od roku 1953 akta przekazywane były
do Centralnego Archiwum Wojskowego. Wśród tych archiwaliów znalazła się
dokumentacja aktowa pochodząca przede wszystkim z okresu wojny 1943—1945.
Były to akta kategorii „A” zespołów zamkniętych, wytworzone przez komórki
wojskowe, które uległy rozwiązaniu.
Po
wykonaniu
wszystkich
prac
związanych
z
przyjmowaniem
i
przekazywaniem akt, Archiwum Pomorskiego OW, zabezpiecza zasób aktowy liczący
ogółem (wg stanu na dzień 1 stycznia 1970 roku) ponad 381.000 jedn. arch.
6
Zagadnienia związane z przekazywaniem akt do Centralnego Archiwum Wojskowego omawia L.
L e w a n d o w i c z, Rola i zadania wojskowej służby archiwalnej. Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr
1, 1969, s. 12—13.
Praca nad aktami i konserwacja
Instrukcja i przepisy wojskowej służby archiwalnej zobowiązują archiwa
okręgowe do zabezpieczenia, przechowywania i konserwacji wytworzonych akt.
Odpowiednie normatywy wojskowej służby archiwalnej regulują sprawowanie
nadzoru nad wytworem kancelarii w podległych jednostkach, podział i kwalifikację
akt, należyte zaszeregowanie materiałów archiwalnych do poszczególnych kategorii
oraz sposób przygotowania akt i przekazania ich do archiwum.
Akta przekazane przez jednostki wojskowe, przechowywane są w archiwach
okręgowych przez określony czas (dla akt kategorii „A” wynosi on trzy lata), a
następnie przekazywane są do CAW. Jeżeli chodzi o akta kategorii „B”, to są one
niszczone
w
archiwum
okręgowym
—
po
upływie
ustalonych
okresów
przechowywania. Stąd też wynika konieczność systematycznej pracy nad aktami.
Wstępną pracę nad aktami, Archiwum Pomorskiego Okręgu Wojskowego,
rozpoczyna już w kancelariach jednostek wojskowych, aby nie dopuścić do narastania
makulatury. Chociaż bowiem wstępna selekcja akt powinna odbywać się w
jednostkach, to jednak zdarzają się wypadki zmiany kategorii (z „C” na „B”) oraz
zawyżania okresu przechowywania. W związku z tym kierownicy kancelarii usiłują
przekazać do archiwum okręgowego bezsporną makulaturę. Współpraca archiwum
okręgowego z kancelariami jednostek i instytucji wojskowych jest więc konieczna.
Jedną
z
najważniejszych i najtrudniejszych czynności jest selekcja
wojskowych materiałów archiwalnych. W trakcie selekcji zostaje określona wartość
akt oraz ich kategoria. Pracownicy archiwum czynią wszystko, aby akta o znaczeniu
historycznym trafiły do Centralnego Archiwum Wojskowego i stały się własnością
kulturalną całego narodu. Natomiast akta kategorii „B” zostają wyłączone z zasobu
aktowego i zgodnie z przepisami — niszczone po określonym czasie.
W październiku 1949 roku do Biura Historycznego WP przekazano akta
kategorii „A” wytworzone w latach 1944—1945, w ilości 273 jedn. arch., a w
listopadzie 1951 roku — dalszych 202 jedn. arch. W latach następnych (1952—1960)
bezpośrednio Centralne Archiwum Wojskowe przyjęło 17.503 teczek akt kategorii
„A”.
Z zasobu aktowego archiwum wydzielono około 1.000 jedn. arch. i zgodnie z
pertynencji7
zasadą
przekazano
odpowiednim
komórkom
organizacyjnym
Warszawskiego Okręgu Wojskowego i Śląskiego Okręgu Wojskowego. W roku 1967
Archiwum Pomorskiego OW przekazało akta do właściwych archiwów państwowych:
Wojewódzkiego Archiwum Państwowego w Bydgoszczy, Gdańsku, Szczecinie,
Koszalinie i Łodzi oraz Archiwum Powiatowego w Elblągu, Włocławku i Słupsku.
Równolegle z przekazywaniem akt, w Archiwum Pomorskiego OW
systematycznie prowadzone są prace dotyczące wydzielania oczywistej makulatury.
Zgodnie z przepisami archiwalnymi czynności te powinny być wykonywane przez
specjalnie w tym celu powołaną komisję, składającą się z osób nie zatrudnionych w
archiwum. Jednakże, z przyczyn obiektywnych, 85% prac związanych z wydzielaniem
akt na makulaturę wykonuje personel archiwum. Dotychczas przejrzał on ponad
200.000 jedn. arch., z których na makulaturę wydzielono 139.250 jedn. arch.
W roku 1957 Archiwum Pomorskiego OW zostało przeniesione z Bydgoszczy
do Torunia. Korzystne warunki lokalowe pozwoliły na przeprowadzenie pełnej
kontroli zasobu aktowego, który w owym czasie wynosił ponad 130.000 jednostek
archiwalnych. Uzupełnione zostały opisy teczek akt (głównie przez podanie sygnatur),
co w dużej mierze usprawniło pracę przy załatwianiu kwerend osobowych. Ponadto
szczególną uwagę zwrócono na akta kategorii „A” oraz „B” z długim okresem
przechowywania. Również i tu, gdy zachodziła konieczność, zmieniono obwoluty
teczek oraz usunięto mechaniczne uszkodzenia akt powstałe w czasie transportu.
Następna kontrola stanu akt odbyła się w latach 1962—1963. Wówczas też
zwrócono szczególną uwagę na konserwację akt w Archiwum Pomorskiego OW, która
oparta jest głównie na profilaktyce. Chodzi więc przede wszystkim o zagwarantowanie
dobrych warunków przechowywania akt (odpowiednia wilgotność powietrza i
temperatury w magazynach, ochrona przed światłem dziennym i sztucznym). W celu
7
Zgodnie z zasadą pertynencji — przynależności terytorialnej — akta urzędów, instytucji czy też
osób działających na pewnym terytorium przynależą do tego terytorium; wytworzone poza nim przynależą tylko
o tyle, o ile powstały w trybie wykonywania władzy nad tym terytorium. Por. Polski Słownik Archiwalny,
Warszawa 1952, s. 21—22.
utrzymania
właściwej
temperatury
odpowiadającej
dobrym
warunkom
przechowywania akt (w granicach 16—18°C) oraz wilgotności (60—65% wilgotności
względnej), pomieszczenia magazynowe są ogrzewane centralnie przez cały rok
kalendarzowy8. Ponadto zostały zabezpieczone okna przed przenikaniem światła
dziennego. Stosowanie sprzętu mechanicznego przy odkurzaniu magazynów jak i
złożonych tam akt dodatnio wpływa na stan fizyczny całego zasobu archiwalnego.
Istniejące warunki umożliwiają jednak wietrzenie magazynów jedynie przez
otwieranie okien.
Udostępnianie akt
Po przeniesieniu archiwum do nowych pomieszczeń, stworzone zostały
odpowiednie warunki celem udostępniania dokumentacji aktowej. Interesują się nią
zarówno słuchacze uczelni wojskowych, jak i badacze z ośrodków regionalnych.
Ponadto archiwalia służą pomocą w poszukiwaniach, prowadzonych przez różne
doraźnie powoływane komisje i zespoły. Korzystają z nich również przedstawiciele
organów kontroli wojskowych.
Trudne warunki lokalowe w pierwszych latach istnienia archiwum
spowodowały brak dokładnej ewidencji, dotyczącej udostępniania akt. Dane
pochodzące z lat późniejszych pozwalają zapoznać się dokładnie z istniejącym stanem
rzeczy. Tak więc w roku 1956 udostępniono do badań naukowych oraz wypożyczono
organom, prowadzącym kontrole i dochodzenia — 390 jedn. arch. W ciągu dwóch
kolejnych lat 1957—1958 zanotowano największą dotychczas ilość udostępnionych
jedn. arch., wynoszącą w sumie 3.810. W następnym pięcioleciu (1959—1963) z
magazynu wydawano średnio po 517 jedn. arch. rocznie. W roku 1964 udostępniono i
wypożyczono na zewnątrz 1.219 jedn. arch. W kolejnym pięcioleciu (1965—1969)
zwiększyła się liczba korzystających z dokumentacji aktowej. W latach tych
8
Całokształt problematyki związanej z utrzymaniem odpowiednich warunków w pomieszczeniach
magazynowych omawiają: M. H u s a r s k a, I. S a d u r s k a, Konserwacja zbiorów archiwalnych i
bibliotecznych, Warszawa 1968, s. 85—95.
udostępniono zainteresowanym 4.725 teczek akt. Ogółem więc w 14-letnim okresie
wydano do pracowni archiwum oraz wypożyczono instytucjom 12.729 jedn. arch.
Obok tych czynności codziennych, związanych z udostępnianiem akt
wspomnieć należy o doraźnie organizowanych pracach, jak np. ustalenie listy
żołnierzy rannych lub poległych w walce o utrwalenie władzy ludowej w latach
1944—1948. Do tych poszukiwań archiwalnych wydano z magazynu archiwum
60.152 jedn. arch.
Załatwianie kwerend osobowych
Archiwum Pomorskiego Okręgu Wojskowego wiele czasu poświęca na
załatwianie spraw osobowych. Z roku na rok rośnie liczba podań, dotyczących
ustalenia przebiegu służby wojskowej. Napływają również sprawy związane z
potwierdzeniem — udziału w walkach o utrwalenie władzy ludowej, otrzymania
awansu lub odznaczenia.
Do archiwum napływa rocznie około 1.300 podań dotyczących spraw
osobowych. W roku 1958 trzeba było załatwić aż 1.970 takich podań.
Ogółem w latach 1956—1969 pracownicy Archiwum Pomorskiego Okręgu
Wojskowego załatwili 18.584 kwerendy osobowe. Z liczby tej 17.568 odpowiedzi
było pozytywnych, 689 negatywnych, 327 spraw skierowano do dalszego załatwienia
innym archiwom (wojskowym i cywilnym).
Współpraca z jednostkami wojskowymi
Współpraca z jednostkami wojskowymi przebiega zgodnie z rocznym planem,
zatwierdzanym przez Szefa Sztabu Pomorskiego OW. Każdego roku przed
przyjmowaniem akt z jednostek wojskowych i określonych instytucji cywilnych,
organizowane jest w poszczególnych garnizonach szkolenie fachowe kierowników
kancelarii. Ponadto organizuje się corocznie dla całego personelu kancelaryjnego z
jednostek podległych Dowództwu Pomorskiego OW 2 tygodniowe szkolenie, którego
program obejmuje odpowiednią ilość godzin, przeznaczonych na omówienie
normatywów, regulujących postępowanie z wojskowymi materiałami archiwalnymi.
Po zakończeniu szkolenia przeprowadzane są egzaminy, które stanowią sprawdzian
opanowania wiedzy z zakresu biurowości w wojsku oraz metod przygotowania akt do
przekazania archiwum. Uczestnicy otrzymują świadectwa ukończenia kursu.
Stosowana od szeregu lat praktyka spotyka się z dużym poparciem przełożonych.
Organizowane szkolenia umożliwiają zapoznanie się z wieloma problemami, które
wymagają rozwiązania przed przekazaniem akt do magazynów archiwalnych. Należy
też wspomnieć o współpracy Archiwum Pomorskiego Okręgu Wojskowego z
pokrewnymi placówkami cywilnymi. Działalność ta zarysowuje się przede wszystkim
na odcinku wymiany doświadczeń, uczestniczenia w organizowanych przez
państwową służbę archiwalną posiedzeniach okolicznościowych czy też kursach
szkoleniowych.