Błędy, wady i dziwactwa systemu komputerowego dokonującego

Stefan Sokołowski
Gdańsk, 3 października 2012
Przewodniczący Komisji Rekrutacyjnej
kierunków Informatyki i Matematyki Uniwersytetu Gdańskiego
w roku 2012
Do Komisji Rekrutacyjnej
Uniwersytetu Gdańskiego
Dot. zauważonych usterek w działaniu systemu komputerowego obsługującego rekrutację.
Problemy z poufnością danych
1. Członkowie komisji wydziałowych mają dostęp do osobistych danych kandydatów z
innych wydziałów. Gdyby nastąpił wyciek danych, to trudno byłoby ustalić jego
źródło.
2. System daje możliwość eksportu wszystkich danych na temat kandydata, nawet
tych niepotrzebnych w procesie rekrutacji, do arkusza kalkulacyjnego. Takie dane
mogą być później komputerowo przetwarzane1 .
3. Wiele danych z punktu 2 (nie wszystkie) można wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego bez stosowania komend systemu komputerowego (przez Copy–Paste), a
więc również bez odnotowania tego faktu w systemie.
Problemy z integralnością danych
4. Po ogłoszeniu listy kandydatów można zmienić wpisane przez kandydata oceny ale
tyko w dół. Jednak zmianę w górę system też przyjmuje i potwierdza, wprowadzając
użytkowników w błąd; bo ostatecznie takiej zmiany nie bierze pod uwagę (w systemie
pozostaje sprzeczność). Mieliśmy co najmniej trzy takie przypadki.
5. Kandydat, którego wpłata wpłynęła ostatniego dopuszczalnego dnia, ma ją odnotowaną w swojej liście wpłat, ale jednocześnie nie ma jej odnotowanej w rubryce „stan
opłaty”. Z tego powodu może zostać niedopuszczony do dalszych etapów postępowania. Mieliśmy taki przypadek.
6. W rubryce „płatności” podane są m.in. numery kont do wpłat za indeks i legitymację;
ale po dokonaniu tam wpłat nie pojawia się w systemie żadne potwierdzenie widoczne
dla studenta.
1
Ostatnio (już we wrześniu) ta funkcjonalność została ograniczona.
1
Problemy z wiarygodnością danych w systemie
7. System przyjmuje zapis kandydata, który nie podał kierunku, zamiast zgłosić mu
błąd.
8. Dotyczy studiów 2. stopnia: nie wszystkie stosowane skale ocen są w systemie
przewidziane; np. przewidziane są skale 2–5 oraz 2–6, ale na Politechnice Gdańskiej
bywa jeszcze stosowana skala 2–5.5.
9. Przynajmniej raz spotkaliśmy się z nieprawidłowo odnotowanym autorem wpisu danych. Kandydat sam się zapisał, ale nie podał kierunku; potem w naszej obecności
doprecyzował kierunek, co zostało wpisane przez członka komisji; potem na podglądzie szefowej uczelnianej komisji rekrutacyjnej ten członek komisji widniał jako autor
całego wpisu.
Błędy merytoryczne w wydrukach
10. Protokoły drukowane zaraz po ogłoszeniu listy przyjętych zawierają błędy. Powodem jest podobno (wg informacji uczelnianej komisji rekrutacyjnej) ich zbyt wczesne
drukowanie, zanim jeszcze system zakończy przetwarzanie danych. System nie powinien niczego drukować, zanim zakończy przetwarzanie.
11. Możliwe jest wygenerowanie kilku różnych list (kandydatów, przyjętych itp.) z tego
samego protokołu, z dokładnie tym samym nagłówkiem oraz tą samą datą. Listy te
mogą się różnić np. liczbą studentów. Rodzaj drukowanych list zależy od ustawienia
parametrów, ale na wydruku nie ma już informacji, jak te parametry były ustawiane.
System nawet nie pyta użytkownika, jakie parametry są mu potrzebne, tylko ustawia
swoje wartości domyślne. Bywa, że te wartości domyślne ulegają zmianie.
12. Na decyzji o nieprzyjęciu na studia powód tego nieprzyjęcia nie zawsze jest podany
rzetelnie. Mieliśmy przypadki, kiedy system drukował „z powodu zbyt małej liczby
punktów”, podczas gdy na dany kierunek nie było żadnego limitu punktowego, a
prawdziwym powodem nieprzyjęcia było niedostarczenie dokumentów.
13. Adresy kandydatów, wydrukowane z systemu, są często absurdalne; np. „Poczta Polska” zamiast miejscowości. Prawdopodobną przyczyną jest nieumiejętność kandydatów wpisania właściwych informacji we właściwe rubryki. Por. niżej, punkt 17.
14. Zawiadomienie o przyjęciu na studia wygląda jak zlepione na chybcika z kilku innych
dokumentów i jego brzmienie jest dla Uniwersytetu Gdańskiego kompromitujące.
15. Dopasowanie do własnej drukarki adresów na zwrotkach nie zawsze się udaje, to zależy od modelu drukarki. To dlatego, że przesunięcia źle działają. W naszym przypadku
przesunięcia poziome nie działały wcale; a przesunięcia pionowe działały tylko w dół,
niezależnie od tego, czy żądaliśmy przesuwania dodatniego czy ujemnego.
2
Gromadzenie danych przez system
16. System gromadzi więcej danych niż jest to niezbędne dla potrzeb rekrutacji i pozwala wykonywać na nich operacje, które nie mają związku z rekrutacją. Np. po co
zbiera się informacje o stosunku do służby wojskowej, skoro w Polsce nie ma poboru?
Np. czemu ma służyć możliwość sortowania kandydatów ze względu na imię matki?
17. System niepotrzebnie próbuje obsłużyć całą wielką różnorodność adresów (duże miasto, mała miejscowość, numer poczty, itp.) i czyni to niedoskonale (por. punkt 13).
Lepiej by było, gdyby po prostu pozwalał kandydatowi napisać swój adres tak, jak
kandydat chce go widzieć na zaadresowanej do siebie kopercie.
Inne drobne usterki i propozycje usprawnień
18. Ponadto cały system jest pełen niedoróbek i błędów, niewpływających wprawdzie na
prawidłowość rekrutacji, ale sprawiających wrażenie pośpiechu i braku profesjonalizmu. Jego komunikaty, zapytania, wydruki itp. roją się od błędów ortograficznych,
gramatycznych, interpunkcyjnych i stylistycznych. Niektóre komunikaty są trudne do
zrozumienia, np. „Nie dokonano zmian w kierunku kandydata”.
19. Ponaglenia związane z brakiem wpłaty albo z zerową punktacją (zazwyczaj w wyniku
błędu osoby wpisującej) powinny być rozsyłane przez sam system, a nie przez komisje
wydziałowe.
20. Byłoby wygodne, gdyby istotne informacje na podaniu kandydata (np. jego nazwisko,
kierunek studiów, itp.) wyróżniały się od reszty tekstu, np. gdyby były wytłuszczone.
21. Na listach przydałaby się dodatkowa kolumna „ma nieprzeczytaną wiadomość”.
22. W trakcie dodatkowego naboru (we wrześniu) do puli wolnych miejsc powinny się
automatycznie doliczać miejsca zwolnione w międzyczasie w wyniku wycofania z
dziekanatu dokumentów przez już przyjętych studentów. Wymagałoby to tylko jednorazowego (we wrześniu) zebrania od dziekanatów danych na temat liczby wycofanych
dokumentów i wprowadzenia tych danych do systemu komputerowego. W braku takiej
funkcji, na poszczególne kierunki przyjmujemy mniej studentów niż limit, pomimo
dużej liczby chętnych kandydatów.
Wnioski
System komputerowy obsługujący rekrutację jest duży i skomplikowany. Jest wykonany
dość rzetelnie i większość swoich funkcji wykonuje prawidłowo. Jednak, jak to zwykle bywa
w przypadku tak wielkich systemów, zawiera pewne błędy, a także sposoby zachowania
wprawdzie nie błędne (bo zgodne z założeniami projektowymi), ale prowadzące do łatwych
3
nieporozumień obsługi, czego skutkiem może być nieprawidłowość procesu rekrutacji. Takie
błędy i niejasności należy cierpliwie usuwać w miarę ich zgłaszania przez użytkowników,
ale nie należy liczyć na szybkie uzyskanie „doskonałości”.
Zacząć jednak należy od jasnego określenia, jaki jest status formalny tego systemu
komputerowego.
• Czy jest on samodzielnym podmiotem decydującym o wynikach rekrutacji? — w takim razie to on a nie członkowie komisji rekrutacyjnych powinien
podpisywać się na wyprodukowanych dokumentach.
• Czy jest tylko narzędziem w rękach wydziałowych komisji rekrutacyjnych?
— w takim razie należałoby dać tym komisjom prawo do zmiany „decyzji” systemu
komputerowego. Obecnie nie jest możliwa nawet redakcja sformułowań w rozsyłanych
decyzjach o przyjęciu.
Z poważaniem
4