Treść zapytania

Projekt współfinansowany przez Szwajcarię
w ramach szwajcarskiego programu współpracy
z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
ZAPYTANIE OFERTOWE
Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich w Nowym Sączu
ul. Barbackiego 89
33-300 Nowy Sącz
REGON 121091291, NIP 734-34-11-812
Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich w Nowym Sączu (Zamawiający) zwraca się
z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na wykonanie zabudowy stoiska targowego na IV Sądecki
Jarmark Regionalny organizowany podczas targów turystycznych NA STYKU KULTUR 2013
w Łodzi w ramach projektu „Lokalne inicjatywy na rzecz rozwoju regionalnego powiatu gorlickiego
i nowosądeckiego”, z uwzględnieniem poniższych wymagań:
I.
Tryb postępowania:
Postępowanie prowadzone będzie w oparciu o przepisy Kodeksy Cywilnego na podstawie
art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010
r. Nr 113, poz. 759 z późn.zm.)
II. Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest usługa wykonania zabudowy stoiska targowego wyspowego
o powierzchni 100 m2 na IV Sądecki Jarmark Regionalny organizowany podczas targów
turystycznych NA STYKU KULTUR 2013 w Łodzi (22-24 lutego 2013).
A. Zabudowa wykonana na być zgodnie z następującymi wymogami:
1. Projektowana zabudowa musi zawierać logo Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy
(SWISS CONTRIBUTION) oraz informację „Projekt współfinansowany przez
Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami
członkowskimi
Unii
Europejskiej”.
Logo
dostępne
jest
na
stronie:
http://www.programszwajcarski.gov.pl/dokumenty/wytyczne_info_promo/strony/wytyczne_w
s_informacji_i_promocji_021110.aspx.
2. Przy przygotowywaniu projektu zabudowy należy uwzględniać Wytyczne ws. informacji
i
promocji
w
ramach
Szwajcarsko-Polskiego
Programu
Współpracy,
w szczególności Księgę identyfikacji wizualnej Szwajcarsko-Polskiego Programu
Współpracy.
Wytyczne
znajdują
się
pod
adresem:
http://www.programszwajcarski.gov.pl/dokumenty/wytyczne_info_promo/strony/wytyczne_w
s_informacji_i_promocji_021110.aspx
3. Motywem przewodnim powinno być czerwone jabłko, które jest elementem logo powiatu
nowosądeckiego. Logo przedstawione jest w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania. Logo
w wersji elektronicznej przesyłane będzie na prośbę Wykonawców.
4. Preferowana kolorystyka całości: jasnozielono-biało-czerwono-czarna.
5. Wstępna koncepcja budowy stoiska zakłada jego podział na dwie nierówne i niezależne
części: pierwsza z nich (mniejsza) to część „urzędowo-hotelowo-turystyczna”, druga część
przeznaczona ma być dla kół gospodyń wiejskich i twórców ludowych (na stoisku odbywać
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię
w ramach szwajcarskiego programu współpracy
z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
się będzie degustacja potraw regionalnych i prezentacja ludowego rękodzieła).
6. Oświetlenie: wymagane dodatkowe wielopunktowe oświetlenie obu części stoisk w celu
wyeksponowania np. logotypu powiatu nowosądeckiego, logo Szwajcarsko-Polskiego
Programu Współpracy, zdjęć, dekoracyjnych elementów stoiska itp.
7. 100 m2 zabudowy stoiska podzielone będzie na 2 części:
 Część 1: powierzchnia 25 m2,
 Część 2: powierzchnia 75 m2.
Części oddzielone będą od siebie ciągiem komunikacyjnym.
Zamawiający wymaga aby części nie były połączone ze sobą elementami stałymi (np. dach)
Zamawiający wymaga aby zabudowa miała charakter wyspowy.
8. Wyposażenie i wymagane elementy składowe stoiska:
8.1
Część 1: stoisko wyspowe o powierzchni 25 m2 będzie służyło do prezentacji
materiałów promocyjnych (ulotek, folderów itp.) Powiatu Nowosądeckiego i partnerów
Projektu „Lokalne inicjatywy na rzecz rozwoju regionalnego powiatu gorlickiego i
nowosądeckiego”. Wysokość stoiska: minimum 3 metry.
Wymagane wymiary stoiska: 5m x 5m.
Wymagane elementy stoiska: zabudowana lada wystawiennicza o szerokości minimum
50 cm wokół stoiska, pod ladami (na całej długości) powinny być półki zamykane lub
zasuwane.
Wewnątrz stoiska powinny znajdować się:
a) zamykane na klucz zaplecze o wymiarach minimum 1m x 2m x 2m (wysokość).
W środku zaplecza znajdować się mają otwarte regały o wysokości 2m oraz
ścienny wieszak na ubrania i kosz na śmieci. Zabudowa powinna umożliwiać
montaż: telewizora LCD 37 cali i zestawu kina domowego (2 głośniki + subwoofer
+ odtwarzacz) oraz do 10 szt. antyram aluminiowych zawierających fotografie
(telewizor, kino domowe i antyramy dostarcza zamawiający)
b) stolik kawowy okrągły o średnicy 50-60cm oraz 4 fotele
c) 2 krzesła barowe (hokery) oraz wysoki stolik barowy okrągły o średnicy 50-60cm
dostosowany wysokością do krzeseł barowych.
d) wykonawca zobowiązany jest do wykonania instalacji elektrycznej zawierającej
minimum 5 gniazd. Miejsca instalacji gniazd uzgodnione mają być z
Zamawiającym.
8.2.
Część 2: stoisko wyspowe o powierzchni 75 m2 będzie służyło do prezentacji
i degustacji produktów kulinarnych oraz rękodzieła.
Planowana ilość wystawców na stoisku: 20 osób.
Wysokość stoiska: minimum 3 metry.
Wymagane wymiary stoiska: 5m x 15m.
Z boku zaplecze z ściennymi wieszakami na ubrania (minimum 40 pojedynczych
wieszaków), minimalne wymiary zaplecza: 2m x 2m.
a) Wymagane elementy składowe stoiska dla każdego wystawcy: zabudowana lada
wystawiennicza o wymiarach minimum: 150 cm x 50 cm, 2 krzesła (wystawca
+ obsługa stoiska), lada/stolik o wymiarach minimum: 150 cm x 50 cm, służący do
przygotowania i podgrzewania potraw (pod ladą powinny być półki zamykane lub
zasuwane), na którym umieszczone będą sprzęty typu: kuchenka mikrofalowa,
frytkownica, podgrzewacze.
 każde stanowisko wyposażone ma być w kosz na śmieci.
 z 20 wystawców 13 osób wymaga stoiska z gniazdem elektrycznym
w celu użycia ww. sprzętów. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania
instalacji elektrycznej zawierającej minimum 15 gniazd. Miejsca instalacji
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię
w ramach szwajcarskiego programu współpracy
z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
b)
gniazd uzgodnione mają być z Zamawiającym.
Z 20 wystawców – 3 osoby będą prowadziły warsztaty rękodzieła. Zamawiający
wymaga aby projekt stoiska uwzględnił 3 stanowiska otwarte tzn. lada znajdować
się z tyłu, z lewej lub prawej strony wystawcy.
B.
Usługa obejmuje w szczególności:
 przygotowanie projektu technicznego projektowanej zabudowy oraz projektu rozmieszczenia
sieci elektrycznej (rozmieszczenie gniazd wtykowych, miejsca przyłącza) na stoisku według
wytycznych Międzynarodowych Targów Łódzkich (MTŁ) i przedstawienie go do akceptacji
MTŁ najpóźniej w dniu 04.02.2013 roku.
 montaż stoiska przed rozpoczęciem Targów – dokładna data możliwego montażu będzie
określona przez Organizatora Międzynarodowych Targów Łódzkich po złożeniu stosownego
Oświadczenia przez Realizatora Zabudowy, o którym mowa w pkt. C ust. 1.
 demontaż i usunięcie zabudowy z terenu Międzynarodowych Targów Łódzkich - w dniu
24.02.2013 - w godzinach 16.00 do 24.00 oraz w dniu 25.02.2013 - w godzinach 00.00
do 08.00.
C.
Pozostałe postanowienia:
1. Wykonawca przed przystąpieniem do prac ma obowiązek złożyć do MTŁ (Międzynarodowe
Targi Łódzkie, al. Politechniki 4, Łódź) prawidłowo wypełnione Oświadczenie Realizatora
Zabudowy i zgodnie z nim dokonać opłaty manipulacyjnej w wysokości 7 PLN/m2 netto
zabudowywanej powierzchni oraz wykupić karty identyfikacyjne SERWIS w cenie 10 PLN
brutto.
2. Karty identyfikacyjne SERWIS, uprawniające do wstępu na teren Targów w okresie montażu
i demontażu stoisk, wydawane będą przez MTŁ na podstawie złożonej listy imiennej
montażystów stoisk i pisemnego oświadczenia firmy o przystąpieniu do zabudowy.
3. Opłata manipulacyjna obejmuje koszty zabezpieczenia obiektów targowych, sprzątania oraz
koszty eksploatacyjne obiektów (ogrzewanie, oświetlenie, zryczałtowane koszty zużycia
energii elektrycznej i wody) podczas montażu i demontażu stoisk.
4. Wykonawca zobowiązany jest do zapoznania się i stosowania szczegółowych przepisów
i wymogów Organizatora Międzynarodowych Targów Łódzkich:
 Postanowienia Szczegółowe dla Uczestników XIX Targów Regiony Turystyczne
NA STYKU KULTUR 2013 stanowią załącznik nr 2 do niniejszego zapytania,
 Regulamin dla Uczestników targów, wystaw lub innych imprez organizowanych przez
Międzynarodowe Targi Łódzkie Spółka Targowa Sp. z o.o., załącznik nr 3 do niniejszego
zapytania,
 Przepisy Techniczne, Przeciwpożarowe i BHP obowiązujące na
terenach
Międzynarodowych Targów Łódzkich Spółka Targowa Sp. z o.o. załącznik nr 4
do niniejszego zapytania.
5. Projektowana zabudowa powinna spełniać aktualne wymogi przepisów przeciwpożarowych
oraz przepisów BHP.
6. Wraz z ofertą cenową należy przedstawić wizualizację stoiska – rzuty z góry i z każdego boku.
7. Składając ofertę cenową wraz z wizualizacją zabudowy Wykonawca oświadcza, że projekt
zabudowy powstanie zgodnie z obowiązującym prawem a w szczególności z ustawą o Prawie
Autorskim. Wykonawca przyjmuje także odpowiedzialność za wszelkie roszczenia
jakiejkolwiek natury, których przedmiotem byłby złożony przez niego projekt, a które osoby
trzecie mogłyby kierować przeciwko Zamawiającemu.
8. Oferta cenowa obejmować ma także koszty niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu
umowy z należytą starannością wynikające wprost, jak również nie ujęte a niezbędne do
wykonania zadania w tym: koszty przygotowania projektu, koszty materiałów, koszty
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię
w ramach szwajcarskiego programu współpracy
z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
robocizny, koszty transportu, koszty zainstalowania i podłączenia przyłączy elektrycznych,
koszty opłaty manipulacyjnych za zabudowywaną powierzchnię, karty identyfikacyjne
SERWIS, koszty parkingu.
9. Zamawiający po wyborze oferty najkorzystniejszej zastrzega sobie prawo do negocjacji
z Wykonawcą dotyczących naniesienia ewentualnych zmian na projekcie zabudowy w ramach
przedstawionej oferty cenowej.
10. Wykonawca w ramach oferty cenowej zobowiązuje się również do poprawy projektu
zabudowy według uwag Międzynarodowych Targów Łódzkich.
11. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu p.n. „Lokalne inicjatywy na rzecz rozwoju
regionalnego powiatu gorlickiego i nowosądeckiego” współfinansowanego przez Szwajcarię
w ramach Szwajcarskiego Programu Współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii
Europejskiej, umowa w sprawie Realizacji Projektu nr URP/SPPW/1.1/KIK/06.
D. Kod wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV)
39154000-6 Sprzęt wystawowy
79956000-0 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw
39133000-3 Zestawy wystawowe
E.
Termin związania ofertą:
okres w dniach: 14 (od ostatecznego terminu składania ofert).
III. Termin realizacji zamówienia:
od dnia podpisania umowy do 25 lutego 2013 roku, z zastrzeżeniem, że projekt techniczny oraz
projekt rozmieszczenia sieci elektrycznej (rozmieszczenie gniazd wtykowych, miejsca przyłącza)
na stoisku przedstawienie zostaną do akceptacji MTŁ najpóźniej w dniu 04.02.2013 roku.
IV. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej:
Cena – 100%
V. Pozostałe warunki:
1)
Sposób przygotowania ofert:
a) każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę,
b) ofertę stanowi wizualizacja stoiska wraz z drukiem oferty stanowiącym załącznik nr 5
do niniejszego zapytania ofertowego,
c) oferta ma być sporządzona na piśmie w języku polskim oraz podpisana przez
uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy,
d) ewentualne poprawki w ofercie muszą być potwierdzone parafką osoby podpisującej tą
ofertę lub przez osobę upoważnioną.
2)
Oferta złożona w toku postępowania przestaje wiązać, gdy została wybrana inna oferta lub,
gdy postępowanie zostało zamknięte bez wybrania którejkolwiek z ofert.
3)
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień
dotyczących treści złożonych ofert.
4)
Zamawiający poprawi w ofercie:
a) oczywiste omyłki pisarskie;
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię
w ramach szwajcarskiego programu współpracy
z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
b)
c)
5)
oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych
dokonanych poprawek;
inne omyłki polegające na niezgodności oferty z warunkami postępowania, nie
powodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym
Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
Zamawiający może zakończyć postępowanie bez wybrania oferty najkorzystniejszej, gdy
żadna ze złożonych ofert nie odpowiada warunkom postępowania.
VI. Czas i miejsce składania ofert:
1)
Termin składania ofert – 30 stycznia 2013r. do godz. 13:00.
2)
Miejsce składania ofert – Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich w Nowym Sączu, 33300 Nowy Sącz, ul. Barbackiego 89,
3)
Zamawiający
dopuszcza
składanie
ofert
za
pomocą
email
na
adres:
[email protected]. W tytule wiadomości należy wpisać: „oferta na stoisko
targowe”.
VII. Informacje końcowe:
1) Osobą uprawnioną do kontaktu z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest Katarzyna
Wójtowicz, tel. 600-355-972, email: [email protected] (od poniedziałku do
piątku w godz. 8.00 – 14.00).
2) Wykonawcy składający oferty zostaną poinformowani o wyniku postępowania. Zamawiający
określi termin i miejsce zawarcia umowy. Po zakończeniu postępowania Wykonawca, którego
oferta
została
wybrana
jako
najkorzystniejsza
zawrze
umowę
w terminie i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego.
3) Usługa współfinansowana jest przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu
współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej w ramach projektu „Lokalne
inicjatywy
na
rzecz
rozwoju
regionalnego
powiatu
gorlickiego
i nowosądeckiego”.
4) Wykonawca zapewni udział w wykonaniu niniejszego zadania osób posiadających
odpowiedni zasób wiedzy oraz doświadczenie zawodowe gwarantujące należyte wykonanie
niniejszego zadania.
5) Do chwili podpisania umowy z wybranym Wykonawcą, Powiatowe Centrum Funduszy
Europejskich zastrzega sobie prawo do rezygnacji z udzielenia zamówienia. Po podpisaniu
umowy rezygnacja może nastąpić na warunkach, które zostaną określone w umowie.
6) Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich zastrzega sobie prawo do zmiany warunków
niniejszego zapytania przed upływem terminu składania ofert.
ZASTĘPCA DYREKTORA
(-) Danuta Krok
……………………………………………
/podpis/
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię
w ramach szwajcarskiego programu współpracy
z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
Załącznik nr 5
Nazwa (firma)………………………...……………
……………………………………………………..
Adres oferenta: ………………………………........
……………………………………………………..
NIP: ……………………………………………......
REGON: …………………………………………..
Zamawiający:
Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich
33-300 Nowy Sącz, ul. Barbackiego 89
Tel/Fax (18) 547-67-35
REGON: 121091291, NIP: 734-34-11-812
OFERTA WYKONANIA
zabudowy stoiska targowego w ramach projektu p.n. „Lokalne inicjatywy na rzecz rozwoju
regionalnego powiatu gorlickiego i nowosądeckiego” współfinansowanego przez Szwajcarię
w ramach Szwajcarskiego Programu Współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.
Oferuję wykonanie przedmiotowego zamówienia za cenę:
(należy podać z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku)
Cena ryczałtowa brutto: ……………………………………………zł
Słownie:
……………………………………………………………………………………………………….zł
W cenie jest zawarty podatek VAT.
1.
2.
3.
4.
Zamówienie wykonywać będę w terminie
a) Rozpoczęcie – w dniu podpisania umowy
b) Zakończenie – 25.02.2013
Cena ofertowa uwzględnia wszystkie koszty niezbędne do wykonania zadania, w szczególności:
podatek VAT, koszty przygotowania projektu, koszty materiałów, koszty robocizny, koszty
transportu, koszty zainstalowania i podłączenia przyłączy elektrycznych, koszty opłaty
manipulacyjnych za zabudowywaną powierzchnię, karty identyfikacyjne SERWIS, koszty
parkingu..
Oświadczam, że mam konieczne informacje potrzebne do właściwego wykonania zamówienia.
Załącznikami do niniejszego formularza oferty stanowiącymi integralną część oferty są:
a) ………………………………………………
b) ………………………………………………
c) ………………………………………..……..
d) ………………………………………………
…………………………………………..
Podpis osoby – osób upoważnionych do składania
oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy