1 Warszawa 22.11.2016r Szanowni Państwo, W imieniu

Warszawa 22.11.2016r
Szanowni Państwo,
W imieniu Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej Ostoja Wilanów przy ul. Hlonda 2 w Warszawie firma Lux
Dom Sp. z o.o. jako Administrator nieruchomości zwraca się o przedłożenie oferty na usługę ochrony
nieruchomości zgodnie z poniższym zapytaniem.
Zapytanie ofertowe w zakresie usług ochrony terenu Wspólnoty Mieszkaniowej Ostoja Wilanów
I.
Zamawiający:
Wspólnota Mieszkaniowa „Ostoja Wilanów”
Prymasa Augusta Hlonda 2
02-972 Warszawa
II.
Opis obiektu, którego dotyczy zapytanie:








III.
Obecnie kompleks 28 (docelowo 31) nowoczesnych budynków mieszkalnych o zróżnicowanej
powierzchni,
98 (docelowo 109) klatki schodowe z dźwigami osobowymi,
1796 lokali (docelowo 1965)
zbiorcze hale garażowe (na poziomie 0, -1, -2 w zależności od budynku),
obszerne tereny zielone oraz sieć dróg wewnętrznych z organizacją ruchu;
system monitoringu;
teren nieogrodzony;
sąsiedztwo 2 budów;
Opis aktualnego systemu ochrony:
System oparty na ochronie fizycznej w siedmiu dyżurkach umiejscowionych w różnych budynkach
Osiedla bez centrum dowodzenia, w każdej z dyżurek osobny system podglądu monitoringu
wizyjnego i po 2 pracowników ochrony. Łącznie 270 kamer.
IV.
Przedmiot zamówienia
1. wykonywanie usług ochrony w poniższym zakresie:
a. utrzymywanie bezpieczeństwa na terenie obiektu: dozór terenu zewnętrznego, parku leśnego,
parku ze sztucznym zbiornikiem wodnym, hal garażowych, klatek schodowych, pomieszczeń
gospodarczych; zapobieganie popełnianiu czynów noszących znamiona wykroczeń (przede
wszystkim związanych z nieprawidłowym parkowaniem na terenie Osiedla) i przestępstw
zgodnie z zaakceptowaną instrukcją ochrony obiektu;
b. przekazywanie uwag Administratorowi o zauważonych awariach lub uszkodzeniach mienia
Wspólnoty, zanieczyszczeniach czy nieporządku;
1
c. bezpośredni nadzór i monitoring nad działalnością osób/firm trzecich przybywających na terenie
Wspólnoty (np. firmy serwisowe, ekipy filmowe, etc.);
d. przesyłanie do wyznaczonych osób raportów dziennych ochrony w formie elektronicznej do
godz. 12:00 dnia następnego, a raportów weekendowych do poniedziałku do godz. 12:00;
e. wyposażenie pracowników w skuteczne środki komunikacji na całym terenie obiektu, włącznie z
garażami podziemnymi oraz zapewnienie mobilności pracowników ochrony;
f.
oddelegowanie do realizacji umowy ze Wspólnotą licencjonowanych pracowników ochrony, w
tym Kierownika zmiany z uprawnieniami do udzielania pierwszej pomocy oraz podstawową
znajomością języka angielskiego;
g. posiadanie na terenie obiektu w pełni wyposażonej apteczki (stosownie do przepisów prawa);
h. posiadanie na terenie obiektu aparatu cyfrowego;
i.
stosowanie systemu odbijania ręcznego (ew. zmiana umiejscowienia czujek lub zwiększenie ich
ilości na żądanie Zleceniodawcy) z rejestracją podjętych działań oraz systemu powiadamiania
antynapadowego;
j.
przeszkolenie kadry pod kątem zapewnienia bezpieczeństwa, powiadamiania w przypadku
awarii, znajomości obsługi systemu przeciwpożarowego, raportowania wszelkich ujawnionych
usterek budynków lub terenu zewnętrznego do Administracji, ewidencjonowania wydawanych
kluczy, kontroli wstępu i pobytu na terenie obiektu firm wykonujących przeglądy, naprawy,
awaryjnego uwalniania osób uwięzionych w windach, znajomość lokalizacji urządzeń
technicznych i gaśniczych, znajomość lokalizacji zaworów odcinających media dla nieruchomości
w celu sprawnego reagowania w sytuacji zagrożenia, znajomość procedur obowiązujących we
Wspólnocie oraz innych poleceń Zarządu i Administracji;
k. zapewnienie skutecznej ochrony terenu Wspólnoty w trakcie imprez organizowanych w
bezpośrednim sąsiedztwie Wspólnoty np. przy Świątyni Opatrzności Bożej, na Al.
Rzeczpospolitej, proponowanie z właściwym wyprzedzeniem rozwiązań zapewniających
skuteczną ochronę w w/w sytuacjach i im podobnych;
l.
sprawowanie nadzoru nad ruchem osobowym i samochodowym na terenie obiektu, naklejanie
naklejek informacyjnych na źle zaparkowane pojazdy, wzywanie Straży Miejskiej do interwencji
w sprawie źle zaparkowanych pojazdów oraz służb holowniczych w celu odholowywania źle
zaparkowanych pojazdów;
m. zapewnienie stałego, dostępnego w trybie 24/7 interwencyjnego numeru telefonu
komórkowego do zgłaszania zdarzeń przez mieszkańców oraz firmy obsługujące Osiedle;
n. wyposażenie pracowników w jednolite umundurowanie z uwzględnieniem obuwia z logo firmy
oraz identyfikatorem imiennym;
o. obsługa systemów ppoż., wedle potrzeb wzywanie straży pożarnej, policji, pogotowia;
2
p. Opcjonalnie Możliwość prowadzenia nadzoru bezpieczeństwa nieruchomości poprzez
monitoring wizyjny zlokalizowany poza terenem Osiedla w zewnętrznym centrum monitoringu
2. Warunki dodatkowe:
a. przejęcie obecnych pracowników ochrony może nastąpić tylko w przypadku akceptacji przez
Zamawiającego, w ilości nie przekraczającej 30% przewidywanego przez Oferenta stanu
osobowego skierowanego do obsługi nieruchomości
b. maksymalna długość zmiany 12h - nieprzekraczanie maksymalnego czasu wykonywania
obowiązków przez zatrudnionych na terenie Wspólnoty pracowników;
c. opuszczanie posterunku przez pracowników tylko i wyłącznie po przekazaniu go zmiennikowi
potwierdzonym wpisem do Książki służby;
d. prowadzenie częstych i nieregularnych obchodów obiektu;
e. współdziałanie ze służbami interwencyjnymi, Policją, Strażą Miejską, Administracją obiektu;
f.
natychmiastowe powiadamianie służb oraz wyznaczonych osób w sytuacjach zagrożenia;
g. prowadzenie Książki Służby;
h. przygotowanie Planu Ochrony Obiektu, jego przestrzeganie i aktualizowanie wraz ze zmianami
zachodzącymi na obiekcie oraz w jego bezpośrednim otoczeniu;
i.
utrzymywanie pomieszczeń ochrony w należytym stanie estetycznym i higienicznym;
j.
wprowadzenie sprawnego i skutecznego mechanizmu kontroli wewnętrznej zapewniającego
rzetelną realizację zadań określonych w umowie;
k. możliwość wymiany pracowników ochrony na wniosek Zarządu/Rady/Administracji w przypadku
uzasadnionych zastrzeżeń co do jakości pracy ochrony;
l.
nadzór licencjonowanego inspektora ochrony nad pracownikami, dostępność inspektora pod
telefonem;
m. akceptacja kar umownych za niewłaściwą realizację usługi;
n. zapewnienie przybycia załogi interwencyjnej w ciągu maksymalnie 5 minut w godzinach nocnych
oraz 10 minut w godzinach dziennych;
o. przeprowadzenie audytu systemu ochrony, w tym monitoringu tj. kamer, rejestratorów,
monitorów, na min. 1 miesiąc przed wejściem na teren obiektu i opracowanie propozycji
niezbędnych zmian w celu zapewnienia jego efektywnego funkcjonowania;
p. wykazanie doświadczenia w ochronie wielobudynkowych osiedli mieszkaniowych;
3
q. wskazanie sposobu likwidacji drobnych szkód będących skutkiem zaniechaniem lub
nieskutecznym działaniem pracowników ochrony;
V.
Przewidywany czas trwania umowy:
Czas nieokreślony. Możliwość wypowiedzenia umowy dla obu Stron – z 3 miesięcznym okresem
wypowiedzenia;
VI.
Opis postępowania konkursowego
Zamawiający przeprowadzi dwuetapowy konkurs wyboru usługodawcy
a. W pierwszym etapie spośród złożonych ofert zostaną wybrane trzy spełniające kryteria
zapytania. Kryterium wyboru oparte będzie między innymi na:



cenie jednostkowej brutto za godzinę pracy jednego pracownika ochrony,
doświadczeniu w wykonywaniu usług ochrony przez Oferenta,
ocenie przez Zamawiającego możliwości prawidłowej realizacji usługi przez Oferenta.
b. W drugim etapie z pośród trzech Oferentów wyłonionych w etapie pierwszym postępowania
wyłoniony zostanie potencjalny Usługodawca. Procedura wyłonienia Usługodawcy polegać
będzie na przeprowadzeniu indywidualnych negocjacji z każdym z trzech Oferentów w zakresie:



VII.
cenowym,
zakresu i sposobu wykonywania usług,
dodatkowych elementów/systemów/rozwiązań jakie dany Oferent gotowy jest wprowadzić
podczas realizacji usługi.
Opis sposobu przygotowania oferty
1. Oferta musi zawierać
a. cenę jednostkową brutto za godzinę pracy jednego pracownika ochrony;
b. przewidywaną ilość osób do obsługi nieruchomości z uwzględnieniem struktury pełnionych
funkcji;
c. wymienione w zapytaniu oczekiwania Zamawiającego;
d. informację o możliwości realizacji zakresu wskazanego w pkt. IV p niniejszego zapytania, a w
przypadku możliwego podjęcia realizacji tego zakresu miesięczną cenę brutto za usługę;
e. analizę/ocenę aktualnych rozwiązań ze wskazaniem innych preferowanych przez Oferenta o ile
obecna nie jest zdaniem Oferenta optymalna ze szczególnym uwzględnieniem systemów
zabezpieczenia technicznego (SSWiN, CCTV);
f.
informację o ilości obsługiwanych obiektów, ilości zatrudnionych pracowników oraz czasu od
jakiego firma działa na rynku w zakresie ochrony fizycznej.
4
2. Do oferty należy dołączyć:
a. potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie certyfikatów uprawniających do prowadzenia
działalności w zakresie ochrony osób i mienia w formie fizycznej i zabezpieczenia technicznego;
b. aktualną polisę (pełną treść) ubezpieczeniową OC z rozszerzeniem odpowiedzialności o skutki
działań podwykonawców z sumą ubezpieczenia nie niższą niż 1,000,000 zł (słownie: jeden milion
złotych);
c. oświadczenie na temat przedziału wiekowego agentów ochrony przewidzianych do realizacji
umowy;
d. referencje dotychczasowych usługobiorców wraz z podaniem kontaktu do osób nadzorujących
ochronę w celu weryfikacji jakości świadczonych usług - min. 5;
e. aktualne zaświadczenie z właściwego rejestru przedsiębiorców;
f.
pełnomocnictwo, w przypadku osób nieupoważnionych w dokumentach rejestrowych;
g. schemat organizacyjny ochrony oraz wstępny zakres obowiązków agentów ochrony, ich
wyposażenia oraz procedur postępowania:

w przypadkach alarmowych (napad, włamanie, pożar),

w sytuacjach nietypowych (zakłócanie ciszy nocnej, niewłaściwe parkowanie),

w kwestii zasad nadzoru nad ruchem osobowym/samochodowym,
3. Do uzupełnienia w terminie 14 dni w przypadku zakwalifikowania Oferenta do drugiego etapu
postępowania :
a. draft umowy (wzór umowy);
b. oświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu podatków, zwolnieniu, odroczeniu lub rozłożeniu na
raty zaległych płatności – zaświadczenie właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego wystawione
nie wcześniej niż na 3 miesiące przed terminem złożenia oferty;
c. oświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne,
zwolnieniu, odroczeniu lub rozłożeniu na raty zaległych płatności – zaświadczenie ZUS
wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed terminem złożenia oferty;
VIII.
Składanie ofert
Oferty w formie papierowej w zaklejonych, zapieczętowanych kopertach prosimy składać w terminie
3 tygodni od dnia otrzymania niniejszego zapytania, tj. do dnia 13.12.2016r na adres:
Administrator Wspólnoty Mieszkaniowej Ostoja Wilanów, Biuro Administracji, ul. Hlonda 2 klatka F,
02-972 Warszawa z dopiskiem „Konkurs na ochronę WM Ostoja Wilanów”.
5
IX.
Pozostałe
a. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane;
b. Oferty niekompletne ( nie zwierające wszystkich elementów wymienionych w pkt VII zapytania)
nie będą rozpatrywane;
c. Zamawiający ma prawo do odwołania postępowania na każdym z etapów wyboru usługodawcy
bez podania przyczyn.
X.
Tryb udzielania wyjaśnień
1. Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści przedmiotowego
zapytania ofertowego. Pytania Oferenta muszą być sformułowane na piśmie i wysłane
elektronicznie na adres :
[email protected]
2. Wizję lokalną można przeprowadzić po wcześniejszym umówieniu;
3. Wyznaczona osoba do kontaktu : Piotr Kułakowski tel. 509 486 473.
Z poważaniem
6