ZARZĄDZENIE Nr - Lasy Państwowe

Zarządzenie Nr 39/2014
Nadleśniczego Nadleśnictwa Gromnik w Gromniku
z dnia 29 grudnia 2014 r.
w sprawie sprzedaży drewna i produktów niedrzewnych w Nadleśnictwie Gromnik.
znak : N - 021 -39/14
Na podstawie § 22 Statutu Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe,
stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 50 Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów
Naturalnych i Leśnictwa z dnia 18 maja 1994 r. oraz art. 35 ustawy z dnia 28 września 1991 r.
o lasach (Dz.U. z 214 poz. 1152)
z a r z ą d z a m co następuje:
§1
Wprowadzam do stosowania w Nadleśnictwie Gromnik Zasady sprzedaży drewna i
produktów niedrzewnych (zał. nr 1) opracowane na podstawie Zarządzenia nr 59 Dyrektora
Generalnego Lasów Państwowych z dnia 13.10.2014 r. w sprawie sprzedaży drewna przez
Państwowe Gospodarstwo Leśne Lasy Państwowe.
§2
Z dniem 10.12.2014 r. tracą moc Zarządzenie Nadleśniczego Nadleśnictwa Gromnik nr 35/14
z dnia 10 grudnia 2014 r.
Procedury wszczęte na podstawie tego zarządzenia pozostają w mocy do czasu ich
wygaśnięcia.
§3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
W oryginale podpisał
Nadleśniczy
mgr inż. Eugeniusz Piech
1
Załącznik nr 1
do Zarządzenia nr 39/2014
z dnia 29.12.2014 r.
Nadleśniczego Nadleśnictwa Gromnik
Zasady sprzedaży drewna i produktów niedrzewnych obowiązujący w
Nadleśnictwie Gromnik.
I.
Warunki ogólne
1. Sprzedaż drewna prowadzona jest:
a/ przez nadleśniczego,
b/ po cenie netto z 1 m3 powiększonej o należny podatek VAT,
c/ na bazie loco-las po zrywce lub bez dokonanej zrywki.
2. Procedury sprzedaży drewna:
2.1 Wyróżnia się następujące procedury sprzedaży drewna dla przedsiębiorców:
a/ sprzedaż ofertowa w Portalu Leśno- Drzewnym ( PLD) z uwzględnieniem
wielkości zakupu drewna,
b/ sprzedaż ofertowa w Portalu Leśno Drzewnym (PLD) dla przedsiębiorców
realizujących nowe inwestycje,
c/ systemowe aukcje internetowe w aplikacji „e-drewno”,
d/ aukcje internetowe w aplikacji „e-drewno”,
e/ inne aukcje i submisje,
f/ negocjacje handlowe,
g/ na podstawie cennika sprzedaży detalicznej.
2.2 Przedsiębiorcy upoważnieni do wzięcia udziału w procedurach sprzedaży
Określonych w ust.2.1 ppkt a/ i b/ mogą zawierać bezterminowe umowy
wieloletnie.
2.3 Przedsiębiorcy uprawnieni do wzięcia udziału w procedurze sprzedaży
określonej w ust. 2.1, pkt a mogą zawierać umowy roczne lub dwuletnie.
2.4 Systemowe aukcje internetowe w aplikacji „e-drewno” odbywają się w
okresach półrocznych.
2.5 Przedsiębiorcy nabywają drewno po cenach, które wynikają z rozstrzygnięć i
procedur wymienionych w ust.2 1.
2.6 Osoby fizyczne nabywają drewno bezpośrednio w leśnictwach nadleśnictwa na
podstawie cennika sprzedaży detalicznej.
2.7 Zasady ustalania cen drewna na potrzeby poszczególnych procedur określone
są w § 3 ust. 8, 9. 10. 11 Zarządzenia nr 59 Dyrektora Generalnego LP z dnia
13.10.2014 r..
2.8 W przypadku nieskutecznej sprzedaży drewna na aukcjach internetowych w
aplikacji „e-drewno” dopuszcza się dla określonej partii drewna korektę cen
minimalnych w dół i powtórzenie sprzedaży drewna w tej procedurze. Decyzja
o korekcie cen może być dokonana za zgodą dyrektora regionalnej dyrekcji
LP.
2.9 Procedurę negocjacji handlowych można stosować do drewna niesprzedanego
w co najmniej jednej aukcji internetowej w aplikacji „e-drewno” oraz w innych
uzasadnionych przypadkach.
2
3. Szczegółowe zasady uczestnictwa przedsiębiorców oraz osób fizycznych w
poszczególnych procedurach sprzedaży drewna zawarte są w regulaminach,
których pełna treść udostępniona jest do publicznej wiadomości na stronie
internetowej PL-D www.zilp.lasy.gov.pl drewno oraz w siedzibie
Nadleśnictwa.
3.1 Zasady określające oferty sprzedaży , pule drewna, umowy, zabezpieczenie
mienia Skarbu Państwa, reklamację określone są w § 4, 5, 6 Zarządzenia nr 59
Dyrektora Generalnego LP z dnia 13.10.2014 r..
4. Ceny detaliczne produktów niedrzewnych będą tworzone w Nadleśnictwie w
oparciu o zarządzenia i wytyczne obowiązujące w tym zakresie w
Państwowym Gospodarstwie Leśnym.
II.
Postanowienia szczegółowe:
1. sprzedaż drewna i produktów niedrzewnych na rzecz klientów detalicznych
prowadzona jest w kancelariach leśnictw.
2. sprzedaż detaliczna produktów działalności podstawowej ubocznej oraz
dodatkowej jest prowadzona w Nadleśnictwie Gromnik w formie gotówkowej
lub przelewem na konto n-ctwa przed pobraniem produktu.
Sprzedaż gotówkowa produktów i usług na rzecz klientów o których mowa w
pkt. 1 prowadzona jest w kancelariach leśnictw jak poniżej:
- drewno sprzedawane jest we wszystkich kancelariach leśnictw w czwartki w
godz. od 700 do 1000, a sadzonki drzew i krzewów leśnych w leśnictwie
Skrzyszów w sezonie codziennie (w dni robocze) od godz. 700 do 1300.
3. Sprzedaż detaliczna przez leśniczych (podleśniczych) może odbywać się tylko
przy zachowaniu następujących wymogów:
3.1 Leśniczy bądź zastępująca go osoba posiada pisemne upoważnienie
Nadleśniczego do sprzedaży produktów i wystawiania asygnat – podleśniczy
posiada upoważnienie wystawione przez leśniczego do wydawania i podpisu
na dokumencie (asygnacie) wydania drewna, sadzonek lub produktu
użytkowania ubocznego,
3.2 Upoważniony leśniczy (podleśniczy) posiada i przestrzega ustalone w
Instrukcji gospodarki kasowej w Nadleśnictwie Gromnik zasady i sposoby
ochrony wartości pieniężnych pochodzących ze sprzedaży detalicznej.
3.3 Leśniczy (podleśniczy) przestrzega „Instrukcji Obiegu i Kontroli
Dokumentów Nadleśnictwa Gromnik” a szczególnie Zarządzenie nr 5/01
Nadleśniczego z dnia 03.04.2001 r. w sprawie używania druków ścisłego
zarachowania w Nadleśnictwie Gromnik.
4. Ewidencją obrotu i kwot należnego podatku VAT, objęta jest cała sprzedaż na
rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie
indywidualnych gospodarstw rolnych oraz firm.
4.1 Każdorazowa sprzedaż towarów ( w tym drewno i produkty gospodarki leśnej)
i usług w Nadleśnictwie Gromnik jest dokumentowana w formie wydruku
paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz wymaga wydania oryginału
dokumentu nabywcy.
3
5. Odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie urządzeń fiskalnych,
ewidencję sprzedaży oraz przechowywanie dokumentacji urządzeń fiskalnych
(książka kasy) ponoszą wszyscy pracownicy upoważnieni do prowadzenia
sprzedaży w Nadleśnictwie Gromnik .
- kasa Nadleśnictwa Gromnik – pracownik księgowości obsługujący kasę
- leśnictwa – leśniczowie, podleśniczowie leśnictw: Bogoniowice, Bieśnik,
Kąśna Górna, Burzyn, Bistuszowa, Pleśna, Zalasowa, Skrzyszów.
6. Zobowiązuję pracowników upoważnionych do sprzedaży (w biurze i
leśnictwach) do sporządzania następujących raportów fiskalnych:
6.1 dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż
przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym,
6.2 miesięcznego po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc w pierwszym dniu
następnego miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w
następnym miesiącu.
7. Pracownicy prowadzący sprzedaż drewna, sadzonek drzew leśnych i
produktów ubocznych, powinni stosować się do następujących wytycznych:
7.1 dokumentami stanowiącymi dowód sprzedaży detalicznej oraz uprawniającymi
do wydania drewna, sadzonek i produktów ubocznych dla odbiorców
indywidualnych jest asygnata drukowana z rejestratora wraz z paragonem.
7.2 w przypadku żądania przez kupującego wystawienia faktury VAT, paragon na
tą sprzedaż jest przekazywany przez leśniczego lub nabywcę do Nadleśnictwa
w celu dołączenia go do kopii faktury. Fakturę VAT (oryginał) kupujący
otrzymuje pocztą lub odbiera osobiście w biurze Nadleśnictwa.
7.3 w przypadku rezygnacji z zakupu lub stwierdzenia pomyłki po
wydrukowaniu paragonu fiskalnego obowiązkiem wystawiającego jest jego
dostarczenie do działu księgowości za pośrednictwem dziennika podawczego
w biurze N-ctwa wraz z opisem przyczyny oraz dokładną datą zwrotu.
7.4 w sytuacjach mylnie wprowadzonych danych (co do ilości lub ceny) do kasy
fiskalnej przed zatwierdzeniem wydruku należy gdy paragon fiskalny nie
zostanie jeszcze zamknięty anulować błędny zapis, a gdy został zamknięty
to wydrukować i anulować oraz wpisać w ewidencji anulowanych paragonów.
Natomiast paragon musi zostać zarchiwizowany w zeszycie ewidencji.
7.5 kopie paragonów z kasy fiskalnej po zakończeniu rolki należy opisać (nr
początkowy i końcowy paragonu oraz daty graniczne) i przekazać niezwłocznie
do działu księgowości pracownikowi obsługującemu kasę Nadleśnictwa,
celem archiwizacji .
8. Dla zachowania prawidłowości w zakresie ewidencjonowania sprzedaży
detalicznej oraz obrotu pieniężnego w Nadleśnictwie Gromnik ustalam
następujące formy rozliczeń gotówki:
8.1 pobór gotówki w systemie obwoźnym odbywa się począwszy od
11.XII.2014 r. przez „inkasenta” Poczty Polskiej” Spółka Akcyjna z
siedzibą w Warszawie Oddział Regionalny w Krakowie na podstawie
zawartej umowy z Nadleśnictwem Gromnik w określonych dla leśnictw
dniach sprzedaży w kancelariach leśnictw (Postanowienie szczegółowe pkt
II pkt 2)
Sposób ochrony pobieranej gotówki przez upoważnione osoby określone
4
są w § 3 w/w umowy i załączniki nr 1, 2, 3 i 6 do tej umowy (załączniki te
zostały przekazane leśniczym w dniu 9.12.2014 r. na szkoleniu w świetlicy
Nadleśnictwa)
9. Sprzedaż drewna dla nabywców prowadzących działalność gospodarczą, z
którymi zawarto umowy kupna – sprzedaży może odbywać się wyłącznie w
oparciu o dowód sprzedaży jakim jest faktura VAT generowana z SILP w
siedzibie jednostki na podstawie kwitów wywozowych (spełniających rolę
WZ), z następującą formą zapłaty:
9.1 za gotówkę (możliwa przedpłata przy poborze której należy uwzględnić art. 19
ust. 11 Ustawy o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 r. z póź.zm),
9.2 bezgotówkowo np.; przelew, factoring wg zawartych umów ze stosownymi
zabezpieczeniami. Dokumentem rozchodowym drewna przy sprzedaży
nabywcom prowadzącym działalność gospodarczą jest kwit wywozowy.
10. Sprzedaż drewna w biurze Nadleśnictwa jest prowadzona tylko na umowy i
prowadzi ją pracownik Działu Gospodarki Leśnej .
11. Wydatek drewna z lasu (składu) dla klientów detalicznych odbywa się w każdy
poniedziałek i wtorek roboczy w godz. od 800 do 1500 w terminie wywozowym
ustalonym przez leśniczego na asygnacie, lub w innym dniu tygodnia
uzgodnionym z leśniczym i po wprowadzeniu na asygnatę klauzuli „wyrażam
zgodę na wywóz w dniu …” podpisanej przez leśniczego.
Po terminie wywozowym administracja leśna nie odpowiada za zakupione
produkty a nabywca nie może rościć do sprzedawcy pretensji co do
pogorszenia stanu jakościowego, częściowej lub nawet całkowitej kradzieży
produktu itp.
12. Na oryginałach asygnat i kopii dla wydającego należy szczegółowo i
czytelnie odnotować wydatek drewna. Przy odbiorze częściowym należy
podać rodzaj i ilość wydanego drewna, datę i podpis. Należy unikać
częściowego wydatku drewna odebranego w stosach. W sytuacjach
sporadycznych podyktowanych możliwościami transportowymi nabywcy, przy
częściowym wydatku drewna stosowego należy drewno z nabitą płytką
pozostawić w partii surowca nie wydanego, opisując lubryką tym samym
numerem drewno wydane. Powyższe należy odnotować na asygnacie. Podpis
na kopii asygnaty wydającego składa nabywca. Wydatek drewna musi być
każdorazowo potwierdzony przez wydającego i kupującego (na oryginale i
kopii dokumentu).
13. W przypadku samowolnego pobrania drewna przez nabywcę lub niezgodnego
z wystawioną asygnatą służba terenowa ma obowiązek podjąć bezpośrednie
działania ścigające, tak jak w przypadku kradzieży (mandat, dochodzenie).
14. Sprzedaż drewna może być dokonana wyłącznie na podstawie wprowadzonego
do magazynu drewna w SILP i zglobalowaniu wykazu odbiorczego drewna
(sporządza leśniczy, globaluje upoważniony przez Nadleśniczego pracownik
Działu ZG.
Minimalny okres od rejestracji w magazynie SILP do udostępnienia wykazu
odbiorczego drewna po zglobalowaniu wynosi 2 dni robocze.
5
Wyjątkowo w uzasadnionych przypadkach (np. brak pełnego ładunku,
przyjazd odbiorcy po drewno z zakładu oddalonego od N-ctwa (leśnictwa)
dopuszcza się za zgodą Nadleśniczego (np. telefoniczną – co będzie opisane
na kwicie wywozowym przez leśniczego) skrócenie tego okresu.
Sprzedaż drewna nie ujętego w „magazynie drewna” SILP będzie traktowana
jako przestępstwo.
.
15. Drewno do sprzedaży powinno być odebrane niezwłocznie po pozyskaniu
zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami, zanumerowane za
pomocą płytki, oraz naniesioną w grubszym końcu tarczą ze znakiem
graficznym Lasów Państwowych (w kolorze czarnym).
Pozyskane drewno numeruje się przy pniu lub składzie przejściowym
znajdującym się w lesie danego leśnictwa.
16. Zabrania się pozostawiania na pozycjach cięć składanie obok drewna ujętego
w WOD-ach, drewna nieodebranego a wyrobionego w tym samym czasie
obrachunkowym.
III.
Szczegółowy tryb sprzedaży i rozchodu drewna i produktów niedrzewnych
1. Sprzedaż drewna w leśnictwach następuje na podstawie asygnaty drukowanej z
rejestratora wraz z paragonem z kasy fiskalnej.
2
Sprzedaż detaliczna w biurze nadleśnictwa odbywa się na podstawie faktury
VAT generowanej z SILP-u .
Wydruk Faktury VAT należy uzupełnić o brakujące informacje wg. wzoru
(załącznik nr 1) tak aby zawarte w nim dane odpowiadały zakresowi
obowiązującemu we wzorze asygnaty.
3. Sprzedający (wystawiający asygnatę) odpowiada służbowo i materialnie za:
- sprzedaż drewna i produktów niedrzewnych nie ujętego w ewidencji
księgowej,
- błędne wyliczenie należności (niewłaściwa masa lub klasa, błąd
rachunkowy).
4 Rozliczenie gotówki przez upoważnionych do wystawiania asygnat i
przyjmowania wpłat odbywa się zgodnie z „Instrukcją dotyczącą gospodarki
kasowej w Nadleśnictwie Gromnik”
5 Rozliczenie gotówki ze sprzedaży detalicznej dokonywanej w kancelariach
Leśnictw następuje w dziale księgowości biura N-ctwa w oparciu o kwoty
wynikające z raportów dobowych fiskalnych z uwzględnieniem zwrotów
paragonów anulowanych i na podstawie wyciągu bankowego generowanego po
dokonaniu wpłaty ze sprzedaży przez firmę konwojującą.
Dokonujący sprzedaży:
a. leśniczowie (podleśniczowie) na potrzeby księgowości sporządzają
zestawienie sprzedaży w którym wyszczególniają nabywców
detalicznych żądających wystawienia faktury VAT. Wówczas na
zestawieniu tym sprzedający podają numer asygnaty na którą ma być
wystawiona faktura VAT, nazwa kupującego, gdy nabywca nie żąda
6
wystawienia faktury VAT w zestawieniu podaje się jedynie łączną
kwotę jako sprzedaż w leśnictwie.
b. Gotówkę ze sprzedaży leśniczy (podleśniczy) przekazuje w bezpiecznej
kopercie inkasentowi (konwojentowi) zgodnie z obowiązującymi w
tym zakresie procedurami (pkt II ppkt 8.1).
c. kontrolę nad rozchodem asygnat oraz kwitów wywozowych i
zrywkowych sprawuje specjalista ds. administracji, który dokonuje
rozliczenia zużytych druków.
.
6. Przy sprzedaży bezgotówkowej na umowy wydatek drewna i produktów
Niedrzewnych następuje w oparciu o kwit wywozowy – wystawienie z
rejestratora :
a. kwit wywozowy wystawiany jest oddzielnie na każdy ładunek w 4-ch
egzemplarzach z przeznaczeniem:
- oryginał dla nabywcy
- pierwsza kopia dla biura Nadleśnictwa (dla stanowiska KF –
Księgowość)
- druga kopia dla stanowiska SA
- trzecia kopia dla leśniczego
c. nabywca potwierdza odbiór zakupionego drewna osobiście lub przez
upoważnionego na piśmie (umowie) przedstawiciela,
7. Rejestracja zrywki drewna następuje w oparciu o kwity zrywkowe wystawione
z rejestratora.
8. Przy prowadzeniu sprzedaży przez Starszą Księgową faktura VAT nie podlega
zatwierdzeniu przez Nadleśniczego i Głównego Księgowego.
Sprzedający odpowiada służbowo i materialnie:
- za sprzedaż drewna i produktów niedrzewnych nie ujętego w ewidencji
księgowej,
- błędne wyliczenie należności (niewłaściwa masa lub klasa, błąd
rachunkowy).
9. Dowody „Pobrania” drewna i produktów niedrzewnych na potrzeby własne
Nadleśnictwa wystawiane są przez pracownika działu księgowości. W oparciu
o asygnaty wystawione przez leśniczych i zatwierdzane są przez Nadleśniczego
i Głównego Księgowego.
10. Kontrolę merytoryczną odbiórki i sprzedaży drewna, produktów niedrzewnych
w Nadleśnictwie Gromnik prowadzą:
- inżynier nadzoru, zastępca nadleśniczego, specjalista ds. użytkowania lasu i
Bhp, strażnicy leśni.
Kontrolę należy udokumentować (np. poprzez wpisy w książce służbowej
leśniczego i własnej, na kwitach wywozowych, asygnatach).
Nadzór nad prawidłowością obiegu dokumentów sprawuje Główny Księgowy.
Niniejsze „Zasady” obowiązują od dnia podpisania.
7
Tracą moc dotychczasowe Zasady sprzedaży drewna i produktów niedrzewnych
obowiązujący od 10 grudnia 2014 r.
Podstawowe akty prawne sprzedaży drewna.
Zarządzenie nr 59 DGLP z dnia 13.10. r..
Decyzja nr 50 DGLP z dnia 10 września 2014 r.
Decyzja nr 56 DGLP z dnia 13 października 2014 r.
Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dz. U. Nr 54 poz. 535
z póź. zm.)
5. Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i
warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące i warunków ich
stosowania (Dz. U. Nr 212 poz. 1338)
6. Zarządzenie nr 3/2012 Dyrektora Regionalnej Dyrekcji Lasów państwowych w
Krakowie z dnia 16.01.2012 r. w sprawie organizacji sprzedaży drewna w
Nadleśnictwach, znak spr: EM-900-7/12.
7. Ustawa dnia 8.03.2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz.U.
2013 r. poz. 403)
1.
2.
3.
4.
Załączniki do Zarządzenia:
- Załącznik nr 1 do pkt III ppkt 2 Zasad sprzedaży drewna.
8