Instrukcja wypełniania wniosku o utworzenie konta w Krajowej bazie

Transkrypt

PROCES REJESTRACJI DO KRAJOWEJ BAZY
O EMISJACH GAZÓW CIEPLARNIANYCH
I INNYCH SUBSTANCJI
Instrukcja wypełniania wniosku o utworzenie
konta w Krajowej bazie
Warszawa, listopad 2011
INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA WNIOSKU O UTWORZENIE KONTA W KRAJOWEJ BAZIE
»
K O B i Z E
«
2
Spis treści
1
WPROWADZENIE ..................................................................................................................................... 4
2
DEFINICJE ................................................................................................................................................. 4
3
INFORMACJE TECHNICZNE ....................................................................................................................... 5
4
REJESTRACJA NOWEGO KONTA................................................................................................................ 6
4.1
ETAP 1 - WYPEŁNIENIE FORMULARZA REJESTRACYJNEGO NA STRONIE WWW .................................... 7
4.2
ETAP 2 - OTRZYMANIE WIADOMOŚCI E-MAIL ZAWIERAJĄCEJ AKTYWUJĄCY ADRES URL ................... 10
4.3
ETAP 3 – AKTYWACJA i ZŁOŻENIE WNIOSKU ........................................................................................ 11
kontakt:
Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami
00-805 Warszawa, ul. Chmielna 132/134
tel.: +4822 5696596 (dostępny w dni robocze w godzinach 9.00 – 15.00)
fax.: +4822 5696500
[email protected]
Działalność KOBiZE jest finansowana ze środków
Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
»
K O B i Z E
«
3
1 WPROWADZENIE
Ustawa z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych
i innych substancji (Dz.U. Nr 130, poz. 1070, z późn. zm.), zwana dalej „Ustawą”, powołała do
życia Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami, który m.in. wykonuje zadania
związane z funkcjonowaniem Krajowego systemu bilansowania i prognozowania emisji,
w tym prowadzenie Krajowej bazy o emisjach gazów cieplarnianych i innych substancji,
zwanej dalej „Krajową bazą”.
Krajowa baza stanowi system informatyczny, zawierający zabezpieczoną bazę danych,
który umożliwia wprowadzanie i przetwarzanie informacji wskazanych w art. 6 ust. 2 Ustawy.
Ustawa nakłada na podmioty korzystające ze środowiska obowiązek sporządzania
i wprowadzania do Krajowej bazy, w terminie do końca lutego, raportu dotyczącego
poprzedniego roku kalendarzowego, zwanego dalej „raportem rocznym”, zawierającego
szczegółowe informacje o wielkości emisji do powietrza gazów cieplarnianych i innych
substancji oraz prowadzonej działalności, na skutek której występuje emisja.
W przypadku gdy obowiązek sporządzenia i wprowadzenia raportu jest związany
z eksploatacją instalacji, podmiotem obowiązanym do sporządzenia i wprowadzenia raportu
rocznego jest prowadzący instalację.
Celem instrukcji jest przedstawienie Podmiotom obowiązanym do sporządzenia
i wprowadzenia raportu rocznego, ścieżki rejestracji do Krajowej bazy. Aby wprowadzić
raport roczny do Krajowej bazy Podmiot musi dokonać niezbędnych czynności w celu
utworzenia konta w Krajowej bazie (opisanych w dalszej części Instrukcji). Z chwilą rejestracji
należy zapoznać się z treścią Regulaminu utworzenia, administrowania i utrzymania konta
w Krajowej bazie o emisjach gazów cieplarnianych i innych substancji, dalsze czynności
podejmować można po uprzednim wyrażeniu zgody i akceptacji wszystkich jego
postanowień.
2 DEFINICJE
Ilekroć w Instrukcji jest mowa o:
1) Administratorze Krajowej bazy – rozumie się przez to Krajowy Ośrodek Bilansowania
i Zarządzania Emisjami, działający w strukturze Instytutu Ochrony Środowiska Państwowego Instytutu Badawczego w Warszawie, który prowadzi Krajową bazę.
»
K O B i Z E
«
4
2) dniach roboczych – rozumie się przez to wszystkie dni oprócz sobót, dni ustawowo
wolnych od pracy oraz dni wolnych od pracy ustalonych decyzją Dyrektora Instytutu
Ochrony Środowiska we wszystkich jednostkach organizacyjnych Instytutu Ochrony
Środowiska, dostępną na stronie internetowej www.kobize.pl.
3) Formularzu Rejestracyjnym – rozumie się przez to formularz dostępny na stronie
internetowej
http://www.krajowabaza.kobize.pl,
który
umożliwia
Podmiotowi
przekazanie Krajowemu ośrodkowi danych (w tym danych osobowych Użytkowników
w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U.
z 2002 r., Nr 101. poz. 926, z późn. zm.)) niezbędnych do wygenerowania Wniosku.
4) Koncie w Krajowej bazie – rozumie się przez to konto założone przez Administratora
Krajowej bazy dla Użytkownika, za pośrednictwem którego Użytkownik wprowadza
raport roczny do Krajowej bazy.
5) Użytkowniku lub Wskazanym Przedstawicielu – rozumie się przez to osobę wskazaną
przez Podmiot do zarządzania Kontem w Krajowej bazie w jego imieniu, w tym do
sporządzania i wprowadzenia raportu rocznego, wskazaną przez podmiot we Wniosku.
6) Wniosku – rozumie się przez to wniosek o utworzenie Konta w Krajowej bazie
wygenerowany jako dokument w formacie PDF na podstawie danych wprowadzonych
do Formularza Rejestracyjnego, niezbędnych do zapewnienia Użytkownikowi dostępu do
Konta w Krajowej bazie.
7) Zakładzie – rozumie się przez to zakład w rozumieniu art. 3 pkt 48 ustawy z dnia 27
kwietnia 2001 r. – Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2008, Nr 25, poz. 150, z późn.
zm.).
8) Numerze identyfikacyjnym Zakładu – rozumie się przez to 6-cyfrowy unikalny numer
identyfikacyjny Zakładu. Numer ten jest nadawany przez Krajowy ośrodek, po
pozytywnym rozpatrzeniu Wniosku o utworzenie Konta w Krajowej bazie i przesyłany
w wiadomości e-mail do wskazanych we Wniosku Przedstawicieli do sporządzenia i
wprowadzenia raportu rocznego dla opisanego Zakładu. Numer ten nadawany jest jeden
raz przy pierwszej rejestracji Zakładu w Krajowej bazie.
3 INFORMACJE TECHNICZNE
Krajowa baza jest dostępna poprzez sieć Internet. Dostęp do aplikacji obsługującej
Krajową bazę możliwy jest za pomocą przeglądarki internetowej. Po wpisaniu
odpowiedniego adresu WWW (URL): http://www.krajowabaza.kobize.pl, na ekranie zostanie
wyświetlone okno publicznej strony Krajowej bazy.
»
K O B i Z E
«
5
Optymalne wykorzystanie Krajowej bazy można osiągnąć przy użyciu przeglądarki
internetowej obsługującej protokół SSL. Zalecane jest posługiwanie się przeglądarką Mozilla
Firefox w wersji 3.5 lub nowszej albo Internet Explorer w wersji 7.0 lub nowszej.
Wcześniejsze wersje tej przeglądarki mogą nie pozwalać na poprawne wyświetlanie
wszystkich informacji i diagramów. Pozostałe wersje oraz inne przeglądarki umożliwiają
poprawne korzystanie ze wszystkich funkcjonalności Krajowej bazy, jednak mogą
powodować niepoprawne wyświetlanie informacji i diagramów.
Należy skonfigurować przeglądarkę w ten sposób, aby mogła ona obsługiwać pliki
Cookies. Do poprawnego działania strony wymagane jest włączenie w przeglądarce obsługi
JavaScript.
4 REJESTRACJA NOWEGO KONTA
W celu założenia konta w Krajowej bazie należy wypełnić Formularz Rejestracyjny
znajdujący się na stronie internetowej http://www.krajowabaza.kobize.pl w zakładce
„Rejestracja” i przesłać go drogą elektroniczną do Administratora Krajowej bazy, a następnie
złożyć podpisany Wniosek w formie pisemnej do Krajowego ośrodka na adres: Krajowy
Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami, KOBiZE, ul. Chmielna 132/134, 00-805
Warszawa, z dopiskiem Krajowa baza.
Konto w Krajowej bazie może być utworzone wyłącznie na podstawie Formularza
Rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej http://www.krajowabaza.kobize.pl
i Wniosku wygenerowanego na podstawie danych wprowadzonych do Formularza
Rejestracyjnego.
Odrębnie dla każdego posiadanego Zakładu należy zgodnie z Instrukcją wypełnić
i przesłać Formularz Rejestracyjny oraz złożyć Wniosek. Złożenie Wniosku w innej formie lub
niezgodnie z Instrukcją, stanowi brak formalny Wniosku i skutkuje pozostawieniem bez
rozpatrzenia, o czym Krajowy ośrodek informuje niezwłocznie wnioskodawcę.
Po pozytywnym rozpatrzeniu Wniosku Użytkownik uzyska drogą elektroniczną login
i hasło umożliwiające dostęp do Konta w Krajowej bazie. W celu zalogowania się na swoje
konto należy wybrać zakładkę „Logowanie”.
Proces rejestracji nowego Konta w Krajowej bazie odbywa się w trzech, opisanych
w dalszej części Instrukcji, etapach:
1) wypełnienie Formularza Rejestracyjnego na stronie WWW;
2) otrzymanie wiadomości e-mail zawierającej aktywujący adres URL;
»
K O B i Z E
«
6
3) aktywacja i złożenie Wniosku.
4.1 ETAP 1 - WYPEŁNIENIE FORMULARZA REJESTRACYJNEGO NA
STRONIE WWW
Po wybraniu z menu po lewej stronie zakładki „Rejestracja” pojawi się do wypełnienia
Formularz Rejestracyjny.
Należy wypełnić wszystkie pola Formularza Rejestracyjnego wskazane jako
obowiązkowe.
W pierwszej części Formularza Rejestracyjnego należy wprowadzić dane Podmiotu
składającego wniosek, czyli podmiotu uprawnionego na podstawie określonego tytułu
prawnego do władania instalacją (zlokalizowaną na terenie zakładu) w celu jej eksploatacji
zgodnie z wymaganiami ochrony środowiska.
Identyfikacja podmiotu składającego wniosek
 Nazwa – nazwa podmiotu, zgodnie z aktem potwierdzającym powstanie lub podjęcie
działalności przez podmiot;
 REGON – 9-cyfrowy numer statystyczny podmiotu gospodarczego w Krajowym Rejestrze
Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej; jeżeli nie nadano numeru REGON
należy zaznaczyć pole „brak”;
 NIP – 10-cyfrowy numer identyfikacji podatkowej; jeżeli nie nadano numeru NIP należy
zaznaczyć pole „brak”;
 KRS – 10-cyfrowy numer podmiotu w Krajowym Rejestrze Sądowym; w przypadku
podmiotu nie wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego należy zaznaczyć pole
„brak”.
 Następnie należy podać imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania
podmiotu (maksymalnie trzech osób). Jako osoby uprawnione do reprezentowania
Podmiotu należy wskazać:

członków reprezentacji zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w KRS
albo w umowie spółki – w przypadku spółek prawa handlowego,

osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą – w przypadku osób
fizycznych prowadzących działalność gospodarczą na podstawie wpisu do
ewidencji działalności gospodarczej,

wspólników spółki – w przypadku spółek cywilnych,
»
K O B i Z E
«
7
bądź inne osoby właściwie umocowane – w takim przypadku należy do Wniosku
o utworzenie Konta w Krajowej bazie dołączyć stosowne pełnomocnictwo udzielone
w formie pisemnej, podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji lub inny dokument będący
podstawą do podejmowania czynności w imieniu lub na rzecz określonego Podmiotu.
Osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu
 Imię i Nazwisko
W kolejnym kroku należy wpisać dane Zakładu, na terenie którego znajdują się
instalacje powodujące emisje gazów cieplarnianych i innych substancji do powietrza.
W przypadku, gdy podmiot wprowadza do powietrza substancje w wyniku eksploatacji
wyłącznie urządzeń (w tym środków transportu), należy podać dane dotyczące Podmiotu.
Dane zakładu
 Nazwa zakładu – zakład, na terenie którego eksploatowane są instalacje;
 Ulica – o ile istnieje;
 Nr budynku – o ile istnieje;
 Nr lokalu – o ile istnieje;
 Miejscowość – nazwa miejscowości, w której znajduje się zakład;
 Kod pocztowy – kod pocztowy miejscowości, w której znajduje się pocztowy urząd
nadawczy;
 Poczta – nazwa miejscowości, w której znajduje się pocztowy urząd nadawczy, o ile inna
niż miejscowość;
 Województwo;
 Powiat;
 Gmina.
W następnym kroku należy podać rok, w którym Podmiot rozpoczął działalność
w Zakładzie wskazanym we Wniosku o utworzenie konta w Krajowej bazie.
Następnie należy odznaczyć zakres korzystania ze środowiska w Zakładzie, tzn.
zaznaczyć czy w Zakładzie ma miejsce wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza, czy
z zakładu odprowadzane są ścieki do wód lub do ziemi, czy pobierana jest woda podziemna
lub powierzchniowa z ujęć własnych, czy składowane są odpady (dotyczy składowisk).
»
K O B i Z E
«
8
W przypadku, gdy podmiot wprowadza do powietrza substancje w wyniku eksploatacji
wyłącznie urządzeń (w tym środków transportu), należy podać dane dotyczące Podmiotu.
Następnie należy wprowadzić dane osób wskazanych przez podmiot do sporządzania i
wprowadzania raportów dla opisanego Zakładu.
Pierwszy wskazany przedstawiciel do sporządzania i wprowadzania raportów dla
opisanego zakładu
 Imię;
 Nazwisko;
 Stanowisko – stanowisko służbowe pierwszego Wskazanego Przedstawiciela;
 Seria i numer dowodu tożsamości – seria i numer dowodu tożsamości pierwszego
Wskazanego Przedstawiciela; w przypadku obcokrajowców – dowodu osobistego
obywatela państwa członkowskiego UE albo paszportu;
 PESEL – 11-cyfrowy identyfikator nadany w systemie ewidencji ludności (PESEL)
pierwszego Wskazanego Przedstawiciela; jeżeli nie nadano numeru PESEL należy
zaznaczyć pole „brak”;
 Nr telefonu 1 – numer telefonu służbowego;
 Nr telefonu 2 – drugi numer telefonu służbowego;
 Faks;
 E-mail – służbowy adres poczty elektronicznej przedstawiciela, na który będzie wysłany
login i hasło;
 Ulica – adres służbowy/korespondencyjny pierwszego Wskazanego Przedstawiciela, o ile
istnieje;
 Nr
budynku
–
adres
służbowy/korespondencyjny
pierwszego
Wskazanego
Przedstawiciela, o ile istnieje;
 Nr lokalu – adres służbowy/korespondencyjny pierwszego Wskazanego Przedstawiciela,
o ile istnieje;
 Miejscowość
–
adres
pierwszego
Wskazanego
pierwszego
Wskazanego
Przedstawiciela;
 Kod
pocztowy
–
adres
Przedstawiciela;
»
K O B i Z E
«
9
 Poczta – adres służbowy/korespondencyjny pierwszego Wskazanego Przedstawiciela,
o ile inna niż miejscowość;
 Państwo – należy uzupełnić w przypadku, gdy inne niż Polska.
Do każdego Zakładu musi być przypisany jeden Wskazany Przedstawiciel. Dodanie
drugiego Przedstawiciela do sporządzania i wprowadzania raportów dla opisywanego
Zakładu jest opcjonalne i możliwe po wybraniu przycisku „Dodaj drugiego przedstawiciela”.
Na koniec należy uzupełnić dane osoby fizycznej wprowadzającej, w imieniu Podmiotu,
dane do Formularza Rejestracyjnego:
 Imię i nazwisko osoby wypełniającej formularz;
 E-mail osoby wypełniającej formularz – adres poczty elektronicznej osoby wypełniającej
formularz, na który zostanie przesłane powiadomienie o pozytywnym zweryfikowaniu
Formularza Rejestracyjnego i adres strony internetowej służący do rozpoczęcia procesu
aktywacji Wniosku.
Dane
obowiązkowe
(których
podanie
jest
obligatoryjne)
są
w Formularzu
Rejestracyjnym oznaczone symbolem „*” (gwiazdka).
W celu zabezpieczenia przed wypełnianiem Formularza Rejestracyjnego przez
szkodliwe programy, wprowadzono mechanizm weryfikacji. Weryfikacja polega na
odczytaniu i wprowadzeniu do pola Formularza Rejestracyjnego liczby, która wyświetlana
jest jako rysunek znajdujący się po prawej stronie tego pola.
Przesłanie wypełnionego Formularza Rejestracyjnego drogą elektroniczną do
Administratora Krajowej bazy następuje poprzez aktywację pola „Zarejestruj” znajdującego
się w Formularzu Rejestracyjnym.
4.2 ETAP 2 - OTRZYMANIE WIADOMOŚCI E-MAIL ZAWIERAJĄCEJ
AKTYWUJĄCY ADRES URL
W odpowiedzi na przesłany Formularz Rejestracyjny system wysyła na adres e-mail
osoby wypełniającej formularz wiadomość z aktywującym adresem strony internetowej.
Adres ten służy do rozpoczęcia procesu aktywacji Wniosku. Otwierając w przeglądarce
otrzymany adres URL albo klikając w link następuje przejście do etapu aktywacji Wniosku.
Jeżeli po wysłaniu Formularza Rejestracyjnego w ciągu 24 godzin nie dotarła
wiadomości e-mail z aktywującym adresem URL, w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy
wiadomość nie znalazła się w folderze niechcianej poczty (SPAM). Przyczyną nieotrzymania
wiadomości może być błędnie podany w Formularzy Rejestracyjnym adres e-mail osoby
»
K O B i Z E
«
10
wypełniającej formularz. W takim przypadku konieczne jest ponowne wypełnienie
Formularza Rejestracyjnego na stronie WWW i poprawne wpisanie adresu e-mail.
4.3 ETAP 3 – AKTYWACJA i ZŁOŻENIE WNIOSKU
Otwierając w przeglądarce otrzymany na adres e-mail aktywujący adres URL albo
klikając w link następuje przejście na stronę, na której dostępny jest wygenerowany przez
system, na podstawie Formularza Rejestracyjnego, Wniosek w formacie PDF oraz opis
dalszego postępowania. Jednocześnie w wyniku aktywacji adresu URL system wysyła
ponownie wiadomość e-mail na adres osoby wypełniającej formularz, zawierającą Wniosek
oraz wskazówki co do dalszego postępowania.
Wniosek należy wydrukować, podpisać i przesłać na adres:
Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami
ul. Chmielna 132/134
00-805 Warszawa
Krajowa baza
Wniosek powinien zostać podpisany przez wszystkie wymienione poniżej osoby:
 Użytkowników wskazanych we Wniosku do sporządzania i wprowadzania raportów dla
opisanego zakładu;
 osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu (podpis i pieczątka).
Do Wniosku należy dołączyć oryginały albo kserokopie potwierdzone za zgodność
z oryginałem następujących dokumentów:
 aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, nie starszego niż 3 miesiące
(w przypadku spółek prawa handlowego), bądź wydruk ze strony internetowej
Ministerstwa Sprawiedliwości, którego nie trzeba potwierdzać za zgodność z
oryginałem;
 zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (w przypadku osób
fizycznych prowadzących działalność gospodarczą);
 umowy spółki cywilnej w celu weryfikacji prawidłowości reprezentacji (w przypadku
osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej);
 zaświadczenia potwierdzającego nadanie numeru REGON, jeżeli numer taki nie został
nadany – zaświadczenia o wpisie do innego rejestru umożliwiającego weryfikację danych
podmiotu (np. zaświadczenia o wpisie do ewidencji producentów z Agencji
Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa – w przypadku osób fizycznych prowadzących
działalność rolniczą lub ogrodniczą).
»
K O B i Z E
«
11
Przez kopię dokumentu potwierdzoną za zgodność z oryginałem należy rozumieć:
 kopię dokumentu zawierającą klauzulę „za zgodność z oryginałem” umieszczoną na
każdej stronie dokumentu wraz z datą i czytelnymi podpisami1 osób uprawnionych do
potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem,
 kopię dokumentu zawierającą na jednej ze stron dokumentu klauzulę „za zgodność z
oryginałem od strony 1 do strony …” wraz z datą i czytelnymi podpisami1 osób
uprawnionych do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem. Wszystkie
strony tak potwierdzonego dokumentu muszą być ponumerowane i przedstawione
w sposób wskazujący na integralność dokumentu (np. zszyte).
Zgodność z oryginałem kopii dokumentów powinna być poświadczona przez:
 osobę lub osoby upoważnione do reprezentacji wnioskodawcy,
 notariusza, adwokata lub radcę prawnego
W przypadku złożenia Wniosku bez kompletu wymaganych dokumentów wzywa się
podmiot do usunięcia braków w terminie 14 dni roboczych, pod rygorem pozostawienia bez
rozpatrzenia.
Dostęp do Konta w Krajowej bazie jest zapewniany Użytkownikowi niezwłocznie po
jego utworzeniu i wykonaniu przez Administratora Krajowej bazy czynności technicznych
umożliwiających zapewnienie dostępu do Konta w Krajowej bazie, nie później jednak niż
w ciągu 21 dni roboczych od otrzymania Wniosku wraz z kompletem wymaganych
dokumentów.
Administrator Krajowej bazy powiadamia Użytkownika o utworzeniu i zapewnieniu
dostępu do Konta w Krajowej bazie, poprzez wysłanie wiadomości e-mail z loginem i hasłem
na wskazany we Wniosku adres poczty elektronicznej Użytkownika.
Użytkownik może dokonać zmiany otrzymanego drogą elektroniczną hasła.
W przypadku zmiany hasła powinno ono spełniać następujące warunki:
a) składać się z 6 do 30 znaków;
b) zawierać wyłącznie cyfry, małe lub wielkie litery.
1
Podpis nieczytelny jest dopuszczalny wyłącznie z pieczęcią imienną osoby składającej podpis.
»
K O B i Z E
«
12

Instrukcja wypełniania wniosku o utworzenie konta w Krajowej bazie

Transkrypt

Podobne dokumenty