Wystąpienie pokontrolne z kontroli problemowej przeprowadzonej w

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI
Aleksander Marek Skorupa
Wrocław, dnia 4 marca 2014 r.
NK-KS.431.1.1.2014.MG
Pan
Jerzy Guzik
Wójt Gminy Marcinowice
Wystąpienie pokontrolne
W dniu 8 stycznia 2014 r. na podstawie art. 258 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca
1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 267)
oraz imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 3 stycznia 2014 r.
o sygn. NK-KS.0030.1.2014.MG oraz NK-KS.0030.2.2014.MG zespół kontrolny w składzie:
Magdalena Gil – inspektor wojewódzki (przewodnicząca zespołu), Magdalena Kremienowska
- starszy inspektor wojewódzki (członek zespołu) z Wydziału Nadzoru i Kontroli
Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu przeprowadził kontrolę problemową
w trybie zwykłym w Urzędzie Gminy Marcinowice, z siedzibą przy ul. Tuwima 2, 58-124
Marcinowice, której tematyka obejmowała przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg
i wniosków w okresie od 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli.
Kontrola została odnotowana w książce kontroli pod poz. 1 w 2014 r.
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o zatwierdzony w dniu 20 grudnia 2013 r. przez
Wojewodę Dolnośląskiego plan kontroli na I półrocze 2014 r.
Kierownikiem kontrolowanej jednostki jest Pan Jerzy Guzik - Wójt Gminy
Marcinowice, który objął to stanowisko po wygraniu wyborów 21 listopada 2010 r.
oraz złożeniu ślubowania 10 grudnia 2010 r. wobec Rady Gminy Marcinowice.
Ostania kontrola w przedmiotowym zakresie została przeprowadzona w dniu
3 grudnia 2009 r. przez starszego inspektora wojewódzkiego Wydziału Nadzoru i Kontroli
DUW, z której sporządzony został protokół.
Organizację
przyjmowania
skarg
i
wniosków
oceniam
pozytywnie
z nieprawidłowościami.
W związku z tym, iż w okresie objętym kontrolą nie
zewidencjonowano w rejestrze skarg i wniosków wpływu żadnej skargi ani wniosku,
odstąpiono od dokonania oceny postępowania skargowo - wnioskowego jak i oceny
terminowości prowadzonych postępowań.
[dowód: akta kontroli str. 19-22]
Powyższą ocenę uzasadniam następująco.
Kontrola wykazała, iż stosownie do art. 253 § 4 k.p.a., informacja o dniach i godzinach
przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków umieszczona jest w widocznym miejscu
w siedzibie organu. Wójt Gminy Marcinowice przyjmuje obywateli w sprawach skarg
i wniosków w każdy poniedziałek w godzinach od 14:00 do 16:00 oraz wtorek w godzinach
od 10:00 do 14:00. Godziny pracy Urzędu Gminy Marcinowice wyznaczono od poniedziałku
do piątku w godzinach od 7:30 do 15:30. Stwierdzić należy, iż wyznaczone godziny
przyjmowania obywateli w sprawie skarg i wniosków są zgodne z art. 253 § 3 k.p.a. w myśl
którego: „Dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym
przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach
pracy”.
Tryb przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków został określony w Instrukcji
w sprawie organizacji, przyjmowania oraz załatwiania skarg, wniosków i listów
od interesantów, wprowadzonej w życie zarządzeniem Wójta Gminy Marcinowice z dnia 11
lutego 2002 r. nr 3/02 w sprawie organizacji, przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków
w Urzędzie Gminy Marcinowice oraz w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy
Marcinowice, który został wprowadzony w życie zarządzeniem nr 29/11 Wójta Gminy
Marcinowice z dnia 7 kwietnia 2011 r. Zgodnie z zapisami § 10 pkt 3 oraz § 18 pkt 1 lit. d
Regulaminu Organizacyjnego, centralny rejestr skarg i wniosków prowadzi Referat
Organizacyjny i Spraw Obywatelskich.
Do zadań ww. Referatu należy również
przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów
z wójtem, sekretarzem, bądź kierowanie ich do właściwych referatów. Skargi ustne rejestruje,
zgodnie
z dyspozycją § 27 Regulaminu, sekretariat pod nadzorem Sekretarza. Merytoryczne
rozpatrywanie, załatwianie skarg i wniosków należy do właściwego ze względu na przedmiot
sprawy referatu lub referatu wskazanego przez Wójta Gminy. W § 14 ust. 1 pkt 6 Regulaminu
wskazano, iż nadzór nad załatwianiem skarg i wniosków należy do zadań Sekretarza Gminy.
W związku z powyższym należy stwierdzić, iż wypełniono dyspozycję § 3 ust. 1
Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji
przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46), zgodnie z którą
,,Przyjmowanie
i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków powierza się wyodrębnionej komórce
organizacyjnej lub imiennie wyznaczonym pracownikom”.
W Urzędzie Gminy Marcinowice rejestr skarg i wniosków prowadzony jest w formie
papierowej (książka). W okresie objętym kontrolą rejestr ten stosownie do zakresu czynności
z dnia 27 kwietnia 2011 r. prowadził pracownik zatrudniony na stanowisku Kierownika
Referatu Oświaty, Wspierania Przedsiębiorczości i Funduszy Zewnętrznych.
[dowód: akta kontroli str. 23-24]
W wyniku kontroli stwierdzono nieścisłość pomiędzy zapisami Regulaminu
Organizacyjnego Urzędu Gminy Marcinowice, a sporządzonym dla pracownika
zatrudnionego na stanowisku Kierownika Referatu Oświaty, Wspierania Przedsiębiorczości i
Funduszy Zewnętrznych zakresem obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.
Niezgodność ta dotyczy uregulowania kwestii prowadzenia rejestru skarg i wniosków.
Zgodnie z §10 pkt 3 ww. regulaminu rejestr skarg i wniosków prowadzi Referat
Organizacyjny i Spraw Obywatelskich, a nie Referat Oświaty, Wspierania Przedsiębiorczości
i Funduszy Zewnętrznych, którego pracownikiem jest Pani Honorata Błońska - Kierownik
Referatu Oświaty, Wspierania Przedsiębiorczości i Funduszy Zewnętrznych.
W toku kontroli stwierdzono, iż niektóre zapisy rozdziału IV i V zarządzenia Wójta
Gminy Marcinowice z dnia 11 lutego 2002 r. w sprawie organizacji, przyjmowania
i rozpatrywania skarg i wniosków w Urzędzie Gminy Marcinowice nie zostały
zaktualizowane, pomimo zmiany przepisów w tym zakresie.
W rozdziale V zarządzenia nie zostały uaktualnione zapisy dotyczące nadawania
skargom właściwych symboli klasyfikacyjnych. Zgodnie z załącznikiem nr 2
do obowiązującej instrukcji kancelaryjnej (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18
stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt
oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
(Dz. U. z 2011 Nr 14, poz. 67) skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki
podległe) powinny otrzymać symbol 1510 natomiast skargi i wnioski przekazane
do załatwienia według właściwości symbol 1511. Wyjaśnienia wymaga fakt, iż ww.
rozporządzenie zastąpiło Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych z dnia 22 grudnia 1999 r.
(Dz. U. Nr 112, poz. 1319 ze zm.). Akt ten stracił moc obowiązującą z dniem 1 stycznia 2011
r.
W rozdziale IV zatytułowanym ,,Sposób udzielania odpowiedzi na skargi, wnioski
i listy”, w ust. 3 wskazano, iż ,,Zawiadomienie o negatywnym załatwieniu sprawy powinno
zawierać dodatkowo uzasadnienie - faktyczne i prawne (art. 238§1 kpa)”. Zgodnie
z obowiązującym brzemieniem art. 238 § 1 k.p.a. ,,(…) Zawiadomienie o odmownym
załatwieniu skargi powinno zawierać ponadto uzasadnienie faktyczne i prawne oraz
pouczenie o treści art. 239”. Ponadto w ust. 5 ww. instrukcji wskazano iż cyt. ,,W przypadku
ponownego złożenia skargi, która była już przedmiotem rozpatrzenia i została uznana za
bezzasadną
a skarżący nie wnosi nowych okoliczności, w odpowiedzi na tę skargę można podtrzymać
swoje poprzednie stanowisko (art. 239§1 kpa). O tym fakcie należy powiadomić organ
wyższego stopnia (art. 239§1 kpa)”. Powyżej przywołana regulacja jest niezgodna z
obowiązującymi przepisami prawa. W tym miejscu należy wyjaśnić, iż przepis art. 239 § 1 i 2
k.p.a. w brzmieniu cyt. ,,W przypadku gdy skarga, w wyniku jej rozpatrzenia, uznana została
uznana za bezzasadną i jej bezzasadność wykazano w odpowiedzi na skargę, a skarżący
ponowił skargę bez wskazania nowych okoliczności - organ właściwy do jej rozpatrzenia
może, w odpowiedzi na tę skargę, podtrzymać swoje poprzednie stanowisko. O załatwieniu w
sposób określony w § 1 skargi wniesionej ponownie organ załatwiający tę skargę zawiadamia
organ wyższego stopnia; nie dotyczy to skarg załatwianych przez organy naczelne”
obowiązywał do dnia 10 kwietnia 2011 r. Paragraf drugi, o którym mowa powyżej, został
uchylony z dniem 11 kwietnia 2011 r. Aktualnie organ może podtrzymać swoje poprzednie
stanowisko w sprawie, dokonując odpowiedniej adnotacji w aktach sprawy i nie ma
obowiązku zawiadamiania o tym skarżącego ani organu wyższego stopnia.
Analiza zapisów Instrukcji w sprawie organizacji, przyjmowania oraz załatwiania
skarg, wniosków i listów od interesantów, wprowadzonej w życie zarządzeniem Wójta
Gminy Marcinowice z dnia 11 lutego 2002 r. w sprawie organizacji, przyjmowania i
rozpatrywania skarg i wniosków w Urzędzie Gminy Marcinowice wykazała ponadto, iż w
rozdziale II zatytułowanym ,,Przyjmowanie skarg i wniosków”, w ust. 1 niezgodnie z § 5
Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i
wniosków ustanowiono, iż ,,Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telefonicznie,
faxem, dalekopisem a także ustnie do protokołu”. Zgodnie z § 5 ww. rozporządzenia ,,Skargi
i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu,
poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu”. Skarga może zatem zostać wniesiona
ustnie, jednakże w tym przypadku z czynności tej trzeba sporządzić protokół, który powinien
zostać podpisany przez wnoszącego skargę oraz przez pracownika organu, który go
sporządził.
Na podstawie ustaleń kontroli, w celu usunięcia nieprawidłowości i dalszego usprawnienia
sposobu rozpatrywania skarg i wniosków należy:
1. Zweryfikować zapisy Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Marcinowice, który
został wprowadzony w życie zarządzeniem nr 29/11 Wójta Gminy Marcinowice z dnia 7
kwietnia 2011 r., w zakresie dotyczącym prowadzenia rejestru skarg i wniosków
przez odpowiedni Referat Urzędu, tak aby regulacja ta była zgodna z zakresem
obowiązków pracownika Urzędu odpowiedzialnego za prowadzenie rejestru skarg
i wniosków.
2. Uaktualnić zapisy Instrukcji w sprawie organizacji, przyjmowania oraz załatwiania
skarg, wniosków i listów od interesantów wprowadzonej w życie zarządzeniem nr 3/02
Wójta Gminy Marcinowice z dnia 11 lutego 2002 r., tak aby zachodziła pełna zgodność
zapisów Instrukcji z obowiązującymi przepisami prawa.
Do dnia 31 marca 2014 r. proszę poinformować mnie o wykonaniu zaleceń,
wykorzystaniu wniosków, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia.
WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI
/-/
Aleksander Marek Skorupa