regulamin i cennik usług archiwalnych świadczonych w archiwum

REGULAMIN I CENNIK USŁUG ARCHIWALNYCH
ŚWIADCZONYCH W
ARCHIWUM UNIWERSYTECKIM
KATOLICKIEGO UNIWERSYTETU LUBESLKIEGO JANA PAWŁA II
Rozdział I
Postanowienia ogólne
1. Cennik określa zasady świadczenia przez Archiwum Uniwersyteckie KUL usług
archiwalnych określonych w art. 16 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97 poz. 673 z późn. zm.)
2. Ilekroć w cenniku jest mowa o:
a)
Archiwum – należy przez to rozumieć Archiwum Uniwersyteckie KUL
b) ustawie archiwalnej – należy przez to rozumieć Ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o
narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97 poz. 673 z
późn. zm.)
c) materiałach archiwalnych – należy przez to rozumieć materiały archiwalne określone w
art. 1 ustawy archiwalnej oraz dokumentację niearchiwalną, przechowywane w Archiwum
Uniwersyteckim KUL.
Rozdział II
Czynności niebędące usługami archiwalnymi
4. Postanowień cennika nie stosuje się do niestanowiących działalności usługowej Archiwum:
a) wydawania zaświadczeń i uwierzytelnionych kopii, mających w obrocie prawnym rangę
zaświadczenia, z zastrzeżeniem rozdziału IV cennika;
b) czynności z zakresu bezpłatnego udostępniania materiałów archiwalnych w rozumieniu
ustawy archiwalnej.
Rozdział III
Usługi archiwalne
5. Archiwum świadczy usługi archiwalne w zakresie:
a)
wyszukiwania materiałów archiwalnych i prowadzenia kwerend,
b)
kopiowania materiałów archiwalnych i własnych zbiorów bibliotecznych z
zastosowaniem różnych technik reprodukcyjnych, w szczególności w postaci kserokopii i
wydruków,
c)
digitalizacji materiałów archiwalnych (skanowanie, fotografia cyfrowa),
d)
przygotowywania materiałów archiwalnych do reprodukcji przez użytkownika.
Rozdział IV
Szczególne zasady zastosowania cennika
6. W sprawach wydawania zaświadczeń oraz równorzędnych z nimi dokumentów
przeznaczonych do obrotu prawnego (uwierzytelnionych kopii) Archiwum może
kwalifikować wyszukiwanie dokumentów jako płatną usługę archiwalną, jeśli wnioskodawca
nie jest w stanie wskazać wystawcy lub przybliżonego (z dokładnością do jednego roku)
czasu powstania określonego przezeń dokumentu albo innych danych niezbędnych do
identyfikacji dokumentu, a ich ustalenie przez archiwum wymaga znacznego nakładu pracy.
7. Za wykonanie uwierzytelnionych kopii, równorzędnych w obrocie prawnym z
zaświadczeniami pobierana jest należność w wysokości 50% stawki podstawowej.
8. Zwalnia się od opłat wykonywanie kopii zamawianych do własnych celów urzędowych
przez sądy, organy prokuratury, polskie urzędy konsularne oraz inne organy władzy
publicznej.
9. Kopie zamawiane do własnych celów urzędowych przez obce przedstawicielstwa
dyplomatyczne w Rzeczypospolitej Polskiej wykonywane są na zasadach ogólnych, chyba, że
umowy międzynarodowe lub ustawy stanowią inaczej.
10. Nieodpłatnie załatwiane są sprawy emerytalno – rentowe.
Rozdział V
Ustalenie zakresu i charakteru świadczeń
11. Usługi archiwalne - z wyłączeniem usług realizowanych w związku z wydawaniem
zaświadczeń - świadczone są na podstawie zamówienia, które powinno zawierać dane o
zamawiającym i jego potrzebach oraz szczegółowe określenie przedmiotu usługi, formy
zapłaty, a w razie potrzeby również szczególnych wymogów technicznych, według których
zamówienie powinno być wykonane.
12. Przed podjęciem czynności z zakresu usług Archiwum winna poinformować
wnioskodawcę o odpłatnym charakterze tych świadczeń i określić przybliżoną wysokość
końcowej należności oraz uzyskać potwierdzenie przyjęcia kosztów.
Rozdział VI
Ogólne zasady wykonywania usług reprograficznych
13. Kserokopie, fotografie cyfrowe i skany wykonywane są z materiałów archiwalnych oraz z
własnych zbiorów bibliotecznych, które uzyskały akceptację Dyrektora Archiwum.
14. W przypadku reprografii cyfrowej (skany, fotografie cyfrowe) do standardowego zakresu
usługi wchodzi wykonanie fotografii (skanu) i jej (jego) udostępnienie w formie pliku
graficznego w drodze teletransmisji, a za dodatkową opłatą równą zryczałtowanym kosztom
nośnika – na płycie CD lub DVD. Nie jest ona pobierana w przypadku dostarczenia nośnika
przez zamawiającego.
15. Wydruki fotografii i skanów wykonywane są na życzenie zamawiającego za dodatkową
odpłatnością.
16. W przypadku, gdy realizacja zamówienia zgodnie z uzasadnionymi wymogami
technicznymi nie leży w możliwościach Archiwum, dyrektor Archiwum może wyrazić zgodę
na ich reprodukcję (kopiowanie, fotografowanie, skanowanie lub filmowanie) przez
zamawiającego własnym sprzętem, za opłatą określoną w cenniku.
17. Niedopuszczalne jest samowolne reprodukowanie archiwaliów własnym sprzętem
zamawiającego.
18. Archiwum może odmówić wykonania usługi reprograficznej, jeśli na jej realizację nie
pozwala stan zachowania materiałów.
Rozdział VII
Zasady kształtowania cen
19. Kwoty wymienione w załączniku nr 1 mają charakter stawek podstawowych. Do
kryteriów branych pod uwagę przy kształtowaniu cen za usługi archiwalne należy w
szczególności nasilenie typowych utrudnień wynikających z indywidualnych zamówień, jak
również historyczna ranga i stan zachowania kopiowanych materiałów.
20. W przypadku specyficznych utrudnień wynikających z charakteru usługi albo, gdy cena
obliczona zgodnie z postanowieniami niniejszego cennika nie zapewniłaby zwrotu kosztów
poniesionych przez Archiwum na realizację zamówienia, dyrektor Archiwum może ustalić
cenę za wykonanie usługi indywidualnie, w wysokości wyższej od określonej w załączniku nr
1.
21. Do utrudnień wskazanych w ust. 20 zalicza się w szczególności:
a)
reprodukowanie dokumentów wielkoformatowych,
b)
reprodukowanie wymagające wielokrotnych zmian ustawienia parametrów (np.
niejednakowa skala obrazu, przyciemnienie/rozjaśnienie, kontrast),
c)
operowanie dokumentami, których stan zachowania wymaga specjalnych środków
ostrożności, zabezpieczeń lub zabiegów konserwatorskich.
22. Ceny za usługi reprograficzne świadczone przez Archiwum skalkulowane są z
uwzględnieniem zryczałtowanych kosztów ochrony materiałów archiwalnych przed
negatywnymi skutkami ich kopiowania.
23. Warunki usług świadczonych na potrzeby publikacji lub prezentacji ustalane są
każdorazowo w drodze umowy licencyjnej między dyrektorem Archiwum a zamawiającym.
24. Wprowadza się stawki podstawowe za usługi ( załącznik nr 1).
Rozdział VIII
Zniżki
25. Od cen podstawowych udzielana jest zniżka w wysokości 50% za usługi reprograficzne
świadczone na rzecz pracowników naukowych, studentów KUL oraz pracowników archiwów,
w związku z prowadzonymi przez nich pracami badawczymi.
26. Za pracownika naukowego uważa się absolwenta wyższej uczelni, który w zgłoszeniu
użytkownika albo w zamówieniu usługi zadeklarował cel naukowy i podał temat pracy.
27. Dyrektor Archiwum może uznać osobę legitymującą się dorobkiem pisarskim, która
prowadzi w Archiwum poszukiwania o charakterze naukowym, za spełniającą warunki
korzystania z ulgi przysługującej pracownikom naukowym.
ZAŁĄCZNIK NR 1
STAWKI PODSTAWOWE*
A. Informacja archiwalna
Kwerendy
Za każde rozpoczętą godzinę poszukiwań
30 zł
B. Usługi reprograficzne
Usługi kserograficzne
kategoria materiałów
materiały archiwalne wytworzone do 1959 r.
materiały archiwalne wytworzone po 1959 r.
zbiory biblioteczne
praca dyplomowa autora
cena za 1 stronę
format A4
2 zł
1 zł
1 zł
0,50 zł
format A3
4 zł
2 zł
2 zł
1 zł
Fotografia cyfrowa (format oryginału nie większy niż A3)
kategoria materiałów
cena za 1 fotografię
materiały archiwalne wytworzone do 1959 r.
20 zł
materiały archiwalne wytworzone po 1959 r.
10 zł
Skanowanie
Obiekty ikonograficzne
rozmiar oryginału
rodzaj skanu / cena za 1 obiekt
kolorowe
300 dpi
powyżej 300 dpi
A4 lub mniejszy
10 zł
15 zł
powyżej A4 – do A3
15 zł
20 zł
włącznie
skany niestandardowe – w zależności od stopnia trudności
(format do A3)
retusz elektroniczny – w zależności od stopnia trudności
odcienie szarości
300 dpi
powyżej 300 dpi
5 zł
10 zł
10 zł
15 zł
20 – 30 zł
10 – 20 zł
Dokumenty tekstowe
kategoria materiałów
materiały archiwalne wytworzone do 1959 r.
materiały archiwalne wytworzone po 1959 r.
zbiory biblioteczne
Format oryginału
A4
10 zł
5 zł
1 zł
A3
20 zł
10 zł
2 zł
C. Dopłaty
Reprografia cyfrowa - opłata za nośnik elektroniczny *
Płyta CD lub DVD – za każdą sztukę
3 zł
* Pobierana w przypadku zlecenia zapisu pliku (skan, fotografia cyfrowa) na nośniku
elektronicznym,
o ile nie dostarczy go zamawiający
Wydruk skanów i fotografii cyfrowych
rodzaj wydruku
czarno - biały (obiekty ikonograficzne)
czarno - biały (dokumenty tekstowe)
Format wydruku - cena za 1 stronę
A4
4 zł
2 zł
Reprodukcja (kopiowanie, skanowanie, fotografowanie, filmowanie) sprzętem
zamawiającego
za przygotowanie do reprodukcji – za każdy obiekt (format nie większy
20 zł
niż A3)
Prawo do publikacji
Publikacja -
do 5000 egz.
powyżej 5001 egz.
wydawnictwa periodyczne
Publikacja - wydawnictwa
20 zł za stronę
do 1000 egz.
40 zł za stronę
powyżej 1001 egz.
nieperiodyczne
10 zł za stronę
Reprodukcja przeznaczona do
60 zł za stronę
prezentacji jednorazowej w RTV lub
filmie
20 zł za stronę
Reprodukcja przeznaczona do
prezentacji w rozległych sieciach
informatycznych
Reprodukcja dla celów
reklamowych
80 zł za stronę
100 zł za stron
* Cennik jest zgodny z zapisami art. 43, ust. 17 i 17a USTAWY z dnia 11 marca 2004 r. o
podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54 poz. 535 z późn. zm.)