Wystąpienie pokontrolne

WOJEWODA ŁÓDZKI
SO-III.431.22.2013
Łódź, 23 grudnia 2013 r.
Pan
Jacek Socha
Burmistrz Miasta Ozorkowa
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3
ustawy o kontroli w administracji rządowej w związku z art. 50 ust. 2 oraz art. 52 ustawy
z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U.
z 2006 r. Nr 139, poz. 993 ze zm.) zespół kontrolerów w składzie: Monika Panasiuk – starszy
inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu
Wojewódzkiego w
Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów oraz
Ewa Kazimierczak – starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi i Marta Daszkiewicz-Daniszewska – starszy
inspektor
w Wydziale
Spraw
Obywatelskich
i
Cudzoziemców
Łódzkiego
Urzędu
Wojewódzkiego w Łodzi, pełniące funkcję członków zespołu kontrolerów, przeprowadził
kontrolę prawidłowości realizacji zadań z zakresu ewidencji ludności przez Burmistrza
Miasta Ozorkowa. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Burmistrz Miasta Ozorkowa –
Pan Jacek Socha.
Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 31 października 2013 r.
Kontrola objęła swym zakresem przestrzeganie przepisów prawa w zakresie ewidencji
ludności zawartych w cytowanej na wstępie ustawie o ewidencji ludności i dowodach
ul. Piotrkowska 103, 90 – 425 ŁÓDŻ
Tel. (42) 664-17-68; Fax (42) 664-17-67
www.paszporty.lodzkie.eu; [email protected]
2
osobistych oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy w okresie od dnia 1 stycznia 2013 r.
do dnia 30 września 2013 r.
Kontroli poddane zostały następujące zagadnienia: prowadzenie postępowań
administracyjnych w sprawach meldunkowych, przyjmowanie zgłoszeń dotyczących
wykonywania obowiązku meldunkowego, prowadzenie dokumentacji ewidencji ludności
w formie zbiorów meldunkowych, terminowość przekazywania informacji o zmianach
osobowo-adresowych do wojewódzkiego zbioru meldunkowego i organu gminy właściwego
ze względu na miejsce zameldowania na pobyt stały oraz udostępnianie danych z gminnego
zbioru meldunkowego.
Mając
na
uwadze
dokonane
podczas
kontroli
ustalenia
stwierdzono,
iż w zdecydowanej większości przypadków zagadnienia objęte kontrolą było wykonywane
zgodnie z przepisami ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych.
W zakresie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych stwierdzono,
iż w kontrolowanym okresie przeprowadzono piętnaście postępowań administracyjnych,
zakończonych decyzją administracyjną. Sprawdzono dokumentację dotyczącą co drugiej
decyzji administracyjnej. Skontrolowane postępowania administracyjne w większości
przypadków spełniały wymogi proceduralne, uregulowane w przepisach ustawy z dnia
14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r.,
poz. 267). W dwóch sprawach postepowanie zostało wszczęte na wniosek osoby, której
interes prawny nie został dostatecznie udokumentowany w aktach sprawy. W pozostałych
sprawach postępowania zostały wszczęte na wniosek strony, zaś organ potwierdzał
legitymację procesową wnioskodawcy. Co do zasady organ zapewniał stronom czynny udział
w każdym stadium postępowania, ponadto w wyczerpujący sposób gromadził materiał
dowodowy w celu wyjaśnienia stanu faktycznego, czynił zadość wymogom, wynikającym
z zasady pisemności, sporządzając protokoły z czynności istotnych dla sprawy, w prawidłowy
sposób doręczał pisma w toku postępowania i przedłużał postępowanie w przypadku
przekroczenia ustawowego terminu załatwienia sprawy. W jednym przypadku organ dopuścił
się naruszenia zasady czynnego udziału strony w postępowaniu poprzez: brak zawiadomienia
jednej ze stron o wszczęciu postępowania, nieumożliwienie zapoznania się ze zgromadzonym
materiałem dowodowym, niedoręczenie decyzji oraz niewystąpienie do sądu o ustanowienie
przedstawiciela dla osoby nieobecnej, zgodnie z przepisem art. 34 Kpa, w przypadku
niemożności ustalenia miejsca pobytu strony. Ponadto w dwóch spośród skontrolowanych
postępowań stwierdzono, iż organ nie zawiadamiał strony o dacie i miejscu przeprowadzenia
dowodu zgodnie z przepisem art. 79 § 1 Kpa, ponieważ przesłuchiwał świadków podczas
3
kontroli meldunkowej. W jednym przypadku organ dokonał oględzin podczas kontroli
meldunkowej. Naruszony został również przepis art. 33 § 3 Kpa poprzez przyjęcie
elektronicznej kopii pełnomocnictwa do reprezentowania strony w postępowaniu.
Z wyjaśnień pracownika wynika, iż w większości przypadków niedochowanie wymogów
proceduralnych było wynikiem przeoczenia. Ponadto zeznania świadków, dokonywane
podczas kontroli meldunkowej, mają ciężar dowodowy oświadczenia, zaś stosowanie
formularza przesłuchania świadka wynikało z niedopatrzenia. Należy jednak wskazać,
iż zarówno powyższa, jak i pozostałe wskazane wyżej nieprawidłowości są wynikiem
niewystarczającej znajomości procedury administracyjnej przez pracowników prowadzących
postępowania meldunkowe. Jej skutkiem było naruszenie przepisów art. 33 § 3 Kpa, 34 Kpa,
61 § 4 Kpa, 79 § 1 Kpa (i co za tym idzie art. 10 § 1 Kpa) oraz art. 109 Kpa. Osobą
odpowiedzialną za powstanie wymienionych wyżej nieprawidłowości jest pracownik
zajmujący się zadaniami z zakresu ewidencji ludności.
W
zakresie
przyjmowania
zgłoszeń
dotyczących
wykonywania
obowiązku
meldunkowego skontrolowano losowo wybrane druki meldunkowe. W kontrolowanej
jednostce stosowano aktualne formularze zgłoszeń meldunkowych określone w załącznikach
do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. (Dz. U. z 2012 r.,
poz. 1475). W początkowym okresie 2013 r. stosowano formularze zgodne z wzorami
określonymi
w
załącznikach
do
rozporządzenia
Ministra
Spraw
Wewnętrznych
i Administracji z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych
niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności
i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 257, poz. 1743
ze zm.), jednak tylko do wyczerpania zapasów, nie dłużej niż do dnia 30 czerwca 2013 r.,
a zatem
zgodnie
z ww. rozporządzeniem
Ministra
Spraw
Wewnętrznych
z
dnia
19 grudnia 2012 r. Formularze były wypełniane zgodnie z brzmieniem poszczególnych rubryk
i zawierały wszystkie dane określone w ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych,
Zgłoszenia pobytu stałego i Zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące
zawierały potwierdzenie faktu pobytu, dokonane przez osobę dysponującą tytułem prawnym
do lokalu.
Prowadzony w systemie teleinformatycznym zbiór danych stałych mieszkańców
nie budzi zastrzeżeń, a sprawdzone rekordy osobowe mieszkańców gminy zawierały
wszystkie wymagane ustawą dane osobowo-adresowe oraz dane wynikające z aktów stanu
cywilnego.
4
Aktualizacja gminnego zbioru meldunkowego odbywa się na bieżąco w systemie
komputerowym na podstawie zgłoszeń zameldowania lub wymeldowania, decyzji
administracyjnych, odpisów aktów stanu cywilnego i zmian w tych aktach, zmian numerów
dowodu osobistego oraz innych zdarzeń powodujących obowiązek ewidencyjny.
Zawiadomienie organu gminy właściwego ze względu na miejsce zameldowania
na pobyt stały o zameldowaniu osoby na pobyt czasowy było wysyłane niezwłocznie
po dokonaniu czynności za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Administracji, a zatem
dochowany był termin określony w § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych
z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami
prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL
(Dz. U. z 2012 r., poz. 1480).
W kontrolowanej jednostce nie dochowywano jednak dwudniowego terminu
przekazywania zmian danych do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Z wyjaśnień
pracownika jednostki kontrolowanej wynika, iż powyższe spowodowane było bardzo dużą
ilością zdarzeń.
Niemniej jednak skutkiem niedopełnienia wskazanego wyżej obowiązku było
powstanie nieprawidłowości, polegającej na naruszeniu przepisów wykonawczych do ustawy
o ewidencji ludności i dowodach osobistych tj. § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r.
Powstała nieprawidłowość była wynikiem niedołożenia należytej staranności w trakcie
wykonywania zadań z zakresu ewidencji ludności, a osobą odpowiedzialną był pracownik
wykonujący te zadania.
Weryfikacja dokumentacji dotyczącej dwudziestu wniosków o udostępnianie danych
ze zbiorów meldunkowych wykazała, że udostępnianie danych na podstawie art. 44h ustawy
o ewidencji ludności i dowodach osobistych w większości przypadków nie budzi zastrzeżeń.
Udostępnianie ww. danych odbywało się w oparciu o wnioski zgodne ze wzorem określonym
w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 maja 2010 r.
w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnianie danych z ewidencji ludności,
zbiorów PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych
(Dz. U. Nr 105, poz. 667 ze zm.), a osoba je udostępniająca posiadała stosowne upoważnienie
organu.
Jednakże, stwierdzono, iż w jednym ze skontrolowanych przypadków organ, działając
na podstawie art. 64 § 2 i art. 261 § 2 Kpa, wezwał wnioskodawcę do uzupełnienia braków
formalnych wniosku tj. złożenia wniosku na formularzu określonym w ww. rozporządzeniu
5
i udokumentowania interesu prawnego oraz do uiszczenia opłaty za udostępnienie żądanych
danych w wysokości 31 zł. Organ gminy powiadomił wnioskodawcę, iż w przypadku braku
zadośćuczynienia wezwaniu wniosek pozostawi się bez rozpoznania. Należy jednak wskazać,
iż w tym konkretnym przypadku wnioskodawca wyraźnie wskazał motyw swojego żądania
(do spraw rodzinnych), który pozwalał organowi rozpatrywać wniosek w oparciu istnienie
interesu faktycznego w uzyskaniu danych na podstawie przepisu art. 44h ust. 2 pkt 3 ustawy
o ewidencji ludności i dowodów osobistych. Wobec powyższego niewłaściwym było
wezwanie wnioskującego do wykazania interesu prawnego. Z wyjaśnień pracownika wynika,
że w jego ocenie wnioskodawca nie sprecyzował dostatecznie celu pozyskania żądanych
danych, w związku z czym wezwano go do wskazania interesu prawnego. Niemniej jednak
powyższe poskutkowało powstaniem nieprawidłowości, polegającej na naruszeniu przepisu
art. 44h ust. 2 pkt 3 ww. ustawy poprzez jego niezastosowanie i art. 64 § 2 Kpa poprzez
nieuzasadnione wezwanie do wykazania interesu prawnego. Ponadto należy zauważyć,
iż konsekwencją braku zadośćuczynienia wezwaniu na podstawie art. 261 § 2 Kpa jest
zgodnie z tym przepisem zwrot podania, nie zaś – jak w przypadku drugiego powołanego
przez organ przepisu art. 64 § 2 Kpa – pozostawienie podania bez rozpoznania.
W omawianym przypadku doszło zatem do naruszenia przepisu art. 261 § 2 Kpa poprzez
zastosowanie niewłaściwego pouczenia o skutkach nieuiszczenia ww. opłaty.
Ponadto w jednym ze skontrolowanych przypadków organ gminy, w oparciu
o art. 64 § 2 Kpa, bezzasadnie wezwał wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku poprzez
podanie dodatkowych danych osoby, której wniosek dotyczył, pozwalających na wyszukanie
informacji w zbiorach ewidencji ludności miasta Ozorkowa. Przedmiotowy wniosek zawierał
imię, nazwisko oraz ostatnie znane miejsce zameldowania. W bazie ewidencji ludności
prowadzonym przez organ figurowała tylko jedna osoba o wskazanych we wniosku danych,
a zatem
nie
było
podstaw
do
żądania
dodatkowych
informacji
pozwalających
na jej jednoznaczną identyfikację. Powyższe poskutkowało zatem nieprawidłowością
polegającą na naruszeniu przepisu art. 64 § 2 Kpa.
Stwierdzono ponadto, iż w jednym ze skontrolowanych przypadków organ gminy
bezpodstawnie udostępnił dane osobowe w oparciu o wniosek, w którym wnioskodawca
zażądał udostępnienia danych członków rodziny osoby zmarłej, wskazanej we wniosku,
bez podania żadnych informacji dotyczących tych osób, oprócz stopnia ich pokrewieństwa
ze zmarłym. Doszło zatem do powstania nieprawidłowości polegającej na naruszeniu przepisu
art. 44h ust. 3 oraz art. 44h ust. 3a pkt 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych,
6
zgodnie z którymi dane jednostkowe ze zbiorów meldunkowych, rozumiane jako informacje
dotyczące jednej osoby lub imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym
adresem, udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowanego podmiotu. Żądanie danych
osób spokrewnionych z osobą, której wniosek dotyczy, wykracza zatem poza dopuszczalny
zakres udostępnianych danych. Dodatkowo należy zaznaczyć, iż organ meldunkowy
nie posiada kompetencji do potwierdzania stosunku pokrewieństwa.
Powstałe nieprawidłowości były wynikiem niewystarczającej znajomości przepisów
prawa, a osobą odpowiedzialną był pracownik wykonujący zadania z zakresu ewidencji
ludności.
Wobec powyższego działalność organu gminy w kontrolowanym zakresie oceniono
pozytywnie z nieprawidłowościami.
W związku z dokonanymi ustaleniami zobowiązuje się Pana Burmistrza do objęcia
nadzorem pracowników wykonujących zadania z zakresu ewidencji ludności i zobligowania
ich do przestrzegania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego w prowadzonych
postępowania meldunkowych, przepisów ustawy o ewidencji ludności dowodach osobistych
w zakresie udostępniania danych, a także bezwzględnego przestrzegania terminowości
w przekazywaniu danych aktualizujących do wojewódzkiego zbioru meldunkowego.
Jednocześnie proszę o poinformowanie o sposobie wdrożenia wskazanego wyżej
zalecenia, w ciągu trzydziestu dni od otrzymania niniejszego wystąpienia.
Z up. Wojewody Łódzkiego
Jacek Winiarski
Dyrektor Wydziału
Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców