Pisma z tytułami

Pisma z tytułami
Pisma z tytułami (pisma typowe) – to pisma redagowane zawsze w taki sam, ogólnie
przyjęty sposób. Pisma te nie mają konkretnego – jednego odbiorcy, są kierowane do szerszej
grupy. Do tej grupy zaliczamy: protokoły, sprawozdania, zapytania ofertowe, oferty,
zamówienia, reklamację i odpowiedź na reklamację.
Protokoły
Protokoły są pismami informacyjnymi, które odtwarzają przebieg zebrań, narad,
stwierdzają określone stany faktyczne. Opisują treść przemówień, wniosków, uchwał, zebrań,
komisji, itp.
W prawidłowo sporządzonym protokole moŜna wyróŜnić trzy części:
− część wstępną – składającą się z tytułu i wstępu. Tytuł (wyodrębniony i rozmieszczony
pośrodku kolumny tekstu) zawiera zwięzłe określenie rodzaju protokołu, jego miejsce
i datę, następnie wymienia się uczestników i porządek obrad,
− część zasadniczą – zawierającą przebieg zdarzenia, faktu,
− część końcową – zawierającą formułę o zakończeniu protokołu oraz podpisy; formuła
zakończenia najczęściej brzmi: „Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu
podpisano”.
Protokół zebrania z prawej strony podpisuje przewodniczący, zaś z lewej protokolant.
Najczęściej spotykane są następujące protokoły:
− zdarzeń – np. zniszczenia ładunku, zawierają stwierdzenia ściśle określonych faktów
i towarzyszących im okoliczności,
− zebrań i narad – sporządza się w celu utrwalania oraz zapewnienia moŜliwości
odtworzenia ich przebiegu,
− kontroli – sporządza się w celu stwierdzenia istniejącego w momencie kontroli stanu
faktycznego,
− zdawczo – odbiorcze – sporządza się w celu ścisłego stwierdzenia stanu faktycznego,
istniejącego w czasie przekazywania przez jedną stronę drugiej stronie określonych
wartości materialnych, np. w momencie zmiany kierownictwa w firmie lub zmiany
kierownika w sklepie,
− przesłuchań – sporządza się w celu dokumentacji przeprowadzonego przesłuchania np.
w trakcie przesłuchania świadka na policji, po przesłuchaniu uczestnicy mają obowiązek
podpisania dokumentu.
PoniŜej przedstawiono przykładowy protokół z zebrania uczniów Szkoły Policealnej Spedycji
we Wrocławiu.
Protokół zebrania uczniów Szkoły Policealnej Spedycji we Wrocławiu,
które odbyło się 13 kwietnia 2006 roku o godzinie 12:30 związane z wyborami
do Samorządu Uczniowskiego
Obecni według załączonej listy.
Porządek obrad:
1. Podsumowanie pracy Samorządu Uczniowskiego w latach 2004 – 2006.
2. Wybory członków do Samorządu Uczniowskiego na lata 2006 – 2008.
3. Sprawy róŜne.
Otwarcie zebrania dokonała Pani Anna Dudek – opiekun Samorządu Uczniowskiego z grona
nauczycieli. Protokolantem została Agnieszka Mazur.
Do p. 1.
Przewodniczący Samorządu Uczniowskiego Tomasz Kowalski przedstawił dokonania Samorządu
w latach 2004 – 2006. Poinformował o sytuacji finansowej Samorządu, podjętych działaniach w zakresie
promocji szkoły w otoczeniu zewnętrznym. Podziękował za współpracę wszystkim uczniom. śyczył
przyszłemu Samorządowi realizacji zamierzonych planów.
Do p. 2.
W wyniku głosowania jawnego wybrano Komisję Skrutacyjną w sprawie wyborów na członków
Samorządu Uczniowskiego: Marek Kawka, Piotr Tomaszewski, Katarzyna Turowicz. Następnie rozpoczęto
zgłaszanie kandydatów na członków Samorządu Uczniowskiego. Zgłoszono następujące osoby: Marzena
Tarnowska, Barbara Zimach, Jacek Lewandowski.
W wyniku głosowania uczniowie wybrali następujące osoby do Samorządu Uczniowskiego.
Przewodniczącym Samorządu został: Jacek Lewandowski, Sekretarzem Samorządu została Marzena
Tarnowska a Skarbnikiem została Barbara Zimach. Nowo wybrany przewodniczący podziękował za wybór oraz
przedstawił plan działania Samorządu na lata 2006 – 2008.
Do p. 3.
Pani Anna Dudek poruszyła problem niskiej frekwencji na zajęciach lekcyjnych oraz przedstawiła plan
praktyk zawodowych w okresie letnim.
Na zakończenie Pani Anna Dudek złoŜyła Ŝyczenia świąteczne.
Na tym protokół zakończono.
Protokowała
Agnieszka Mazur
Przewodnicząca zebrania
Anna Dudek
Sprawozdanie
Sprawozdanie jest pismem informacyjnym. Stanowi relację z przebiegu określonego
zdarzenia. W sprawozdaniach obowiązuje język sformalizowany. Sprawozdanie powinno
zawierać następujące elementy:
− tytuł „Sprawozdanie”,
− określenie sprawy,
− określenie strony składającej sprawozdanie,
− określenie czasu, jakiego dotyczy,
− datę jego sporządzenia,
− przedstawienie przedmiotu, tj. zasadnicza część sprawozdania, w której opisuje się
zdarzenia, działalność oraz ewentualne wnioski,
− nazwisko i imię oraz podpis sporządzającego sprawozdanie.
Przykład sprawozdania
Sprawozdanie z działalności Komisji Socjalnej w Szkole Policealnej Spedycji we Wrocławiu za okres od
1 stycznia do 31 grudnia 2005.
W okresie sprawozdawczym w Komisji Socjalnej pracowali: Marzena Zatorska – przewodnicząca, Andrzej
Nowak i Zuzana Muzyka – członkowie.
Na dzień 1 stycznia fundusz socjalny wynosił 16 000 zł. W trakcie roku udzielono 15 zapomóg na kwotę
5 000 zł. Dofinansowano wypoczynek dla 20 pracowników na kwotę 5 000 zł. Z okazji Świąt BoŜego
Narodzenia rozdysponowano dla pracowników bony towarowe na zakup Ŝywności na kwotę 4 600 zł.
Stan środków pienięŜnych na dzień 31 grudnia 2005 wynosił 1400 zł.
Przewodniczący Komisji Socjalnej
Marzena Zatorska
Wrocław, 15 stycznia 2006 roku