Cafe Firma Delegacje

INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU
Cafe Firma
Delegacje
Wersja 2.00
www.cafefirma.pl
[email protected]
Spis treści
I. Wymagania..............................................................................................................................4
II Obsługa programu...................................................................................................................4
1.0 Konfiguracja.....................................................................................................................5
1.1 Ogólne...........................................................................................................................5
- ustawienia ogólne
- parametry
1.2 Użytkownicy.................................................................................................................6
1.3 Prawa dostępu do systemu............................................................................................6
1.4 Ryczałt i stawki.............................................................................................................7
1.5 Wersja...........................................................................................................................7
1.6 Rejestracja programu....................................................................................................7
2.0 Słowniki...........................................................................................................................8
2.1 Cele wydatków..............................................................................................................8
2.2 Cele wyjazdów..............................................................................................................8
2.3 Miejsca wyjazdów.........................................................................................................9
2.4 Pracownicy....................................................................................................................9
2.5 Pojazdy........................................................................................................................10
2.6 Trasy............................................................................................................................11
2.7 Kraje............................................................................................................................13
3.0 Dane...............................................................................................................................13
3.1 Koszty eksploatacji pojazdów.....................................................................................13
3.2 Wyjazdy w delegacje..................................................................................................14
3.3 Zmiana waluty.............................................................................................................18
3.4 Zmiana użytkownika...................................................................................................18
3.5 Uruchamianie modułów..............................................................................................18
4.0 Raporty...........................................................................................................................19
4.1 Ewidencja przebiegu pojazdów..................................................................................19
5.0 Pomoc techniczna..........................................................................................................21
2
Wprowadzenie
Uwaga !
Cafe Firma Delegacje jest programem w trakcie stałego i dynamicznego rozwoju. Z tego
powodu informacje zawarte w tej instrukcji mogą w niektórych przypadkach odbiegać
od stanu rzeczywistego programu bądź opis funkcji może być bardzo ogólny.
Prosimy o zapoznanie się z instrukcją dostarczaną w wersji elektronicznej.
Zadaniem programu Delegacje jest łatwe i sprawne rozliczanie kosztów podróży służbowych,
ryczałtów samochodowych zarówno pracowników jak i właścicieli firm oraz prowadzenia
“kilometrówki”. Optymalizacja programu została wykonana pod kątem łatwości obsługi i szybkości
działania. Program Delegacje został napisany w środowisku JAVA. Możliwa jest jego praca
praktycznie pod każdym systemem operacyjnym. Pracuje równie wydajnie pod systemem Windows
jak i Linux - praca w środowisku systemu Linux pozwala znacznie zredukować koszty prowadzenia
firmy.
Do najważniejszych funkcji programu Cafe Firma Delegacje należą:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
rozlicza wyjazdy służbowe krajowe oraz zagraniczne – delegacje, łącznie ze sporządzeniem
rachunku kosztów wyjazdu służbowego
sporządza wydruk polecenia wyjazdu służbowego,
sporządza wydruk polecenia wyjazdu służbowego za granice kraju,
rozlicza przyznane pracownikom ryczałty kilometrowe, łącznie z wydrukiem stosownego
dowodu wewnętrznego
prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę)
prowadzi ewidencję kosztów eksploatacji samochodu,
drukuje ewidencję przebiegu pojazdu oraz ewidencję kosztów eksploatacji samochodu,
sporządza zestawienia wypłaconych delegacji, ryczałtów samochodowych, oraz dokonanych
wydatków eksploatacyjnych, z uwzględnieniem okresu, osoby lub pojazdu, którego dotyczy
zestawienie.
automatyczne obliczanie diet krajowych jak i zagranicznych wg tabeli walut
wielowalutowość , program umożliwia zmianę walut oraz ich aktualizację przez Internet
Wszelkie uwagi dotyczące pracy programu, jego funkcjonalności czy innych ważnych dla
użytkownika udogodnień prosimy przesyłać na adres [email protected]
3
I.
Wymagania
Wymagania Programu:
• procesor: minimum 600 MHz
• pamięć RAM: minimum 256 MB
• rozdzielczość ekranu: minimum 800x600
• pamięć na dysku twardym: minimum 100MB
• system operacyjny: Windows, Linux lub inny, na którym jest dostępna maszyna wirtualna
Javy
II.
Obsługa Programu
Program jest wyposażony w część konfiguracyjną. Umożliwia ona przystosowanie programu do
potrzeb użytkownika. Po zainstalowaniu program może działać praktycznie od razu. Należy jednak
określić podstawowe parametry użytkowe. Niektóre funkcje menu użytkownik będzie wykonywał
jednorazowo lub sporadycznie. Pracę z programem Delegacje należy rozpocząć od zdefiniowania
danych dotyczących Państwa firmy. Parametry te ustawiamy korzystając z funkcji menu
Konfiguracja. Wszystkie funkcje i zakładki konfiguracji należy po kolei przejrzeć i w razie
4
konieczności zmienić. Od tej jednorazowej czynności zależeć będzie bezproblemowe rozpoczęcie
pracy z programem.
1.0 Konfiguracja
1.1 Ogólne
Ustawienia ogólne
W miejscu tym określamy dane firmy, wygląd (grafikę) środowiska pracy oraz inne istotne
parametry. Poniższe ekrany przedstawiają poszczególne parametry.
Parametry
Zakładka umożliwia zmianę wyglądu i kolorystyki wyświetlanych ekranów, (czyli potocznie skórek).
5
1.2 Konfiguracja – Użytkownicy
W zakładce tej wprowadzamy imię i nazwisko osoby, której przydzielamy login i hasło do programu.
Każdego użytkownika przyporządkowujemy do odpowiedniej grupy posiadającej określone prawa w
programie.
1.3 Konfiguracja – Prawa dostępu do systemu
Wykorzystując tę funkcję definiujemy grupy użytkowników, którym nadajemy odpowiednie
uprawnienia. Każda grupa użytkowników może mieć nadane inne uprawnienia do pracy z systemem
Magazyn 2M. Nie ma ograniczeń, co do liczby tworzonych grup. Jedną z grup są Administratorzy.
Jest to grupa uprzywilejowana posiadająca wszystkie prawa istniejące w programie. Użytkownik
dodany do grupy administratorów staje się użytkownikiem uprzywilejowanym, administratorem
programu. Pozostałe grupy nie powinny posiadać tak szerokiego zestawu uprawnień.
6
1.4 Ryczałt i stawki
Umożliwia definiowanie wskaźników stawek (usuwanie lub dodawanie, poprawianie nowych
wskaźników) za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego, wysokości diety, ryczałtu za dojazdy
oraz ryczałtu za noclegi.
1.5 Wersja zawiera aktualną wizytówkę programu.
1.6 Rejestracja programu.
W przypadku użytkowania wersji demonstracyjnej programu, po podjęciu decyzji o zakupie, funkcja
Rejestracja programu umożliwia wprowadzenie klucza aktywacji i licencji uzyskanej od producenta.
Od tej chwili zaczyna się właściwe użytkowanie programu. Dokumenty wystawione podczas pracy
w trybie „demo” pozostają w archiwach programu.
7
2. Słowniki
2.1 Cele wydatków
To okno umożliwia definiowanie nowych wydatków, przeglądanie i edycję wydatków związanych z
użytkowaniem samochodów.
2.2 Cele wyjazdów
To okno umożliwia definiowanie nowych celów wyjazdów, przeglądanie i edycję celów wyjazdów
pracowników w delegacje służbowe.
8
2.3 Miejsca wyjazdów
To okno umożliwia definiowanie nowych miejsc wyjazdów do których udają się pracownicy
wyjeżdżając w delegacje służbowe, a także przeglądanie i edycję tych miejsc.
2.4 Pracownicy
To okno przeglądania i edycji umożliwia dostęp do danych pracowników firmy.
Informacja o każdym z pracowników składa się z:
– nazwiska, imienia i stanowiska pracownika
– jego adresu zamieszkania
– limitu kilometrowego przyznanego na jazdy lokalne
– marki, numeru rejestracyjnego i pojemności silnika samochodu pracownika
– określenie czy dany pracownik ma pojazd prywatny, jeżeli tak to wybieramy pojazd z listy
– określenie stawki dla pojazdu
– marki, numeru rejestracyjnego i pojemności silnika samochodu pracownika
9
Definiowanie pojazdu prywatnego dla pracownika
Pojazd prywatny pracownika można także zdefiniować w okno pojazdy, po wcześniejszym
zdefiniowaniu wystarczy wybrać tylko pojazd z listy w okno pracownicy.
2.5 Pojazdy
To okno przeglądania i edycji umożliwia dostęp do informacji o pojazdach należących do firmy i jej
właściciela, pracowników oraz innych pojazdów takich jak. np. autobus, pociąg, samolot.
Informacja o każdym z pojazdów składa się z:
– marki, numeru rejestracyjnego i pojemności silnika pojazdu, stawki za 1 km dla pojazdu
prywatnego, jeżeli dany pojazd nie należy do kategorii pojazdów “inny”.
– rodzaju właściciela (właściciel firmy, firma, pracownik, inny)
10
2.6 Trasy
To okno przeglądania i edycji umożliwia dostęp do słownika tras pojazdów, z których korzystają
pracownicy podczas wyjazdów w delegacje służbowe.
Informacja o każdej z tras składa się z:
nazwy miejscowości początkowej
nazwy miejscowości końcowej
długości trasy
Przy wpisywaniu informacji o nowej trasie można zaznaczyć opcję “Automatyczne dodawanie trasy
powrotnej”. Spowoduje to stworzenie drugiej trasy z zamienionymi miejscowościami początkową i
końcową oraz identyczną długością trasy.
11
2.7 Kraje
To okno przeglądania i edycji umożliwia dostęp do słownika krajów, gdzie wyjeżdżają pracownicy
podczas wyjazdów w delegacje służbowe.
Informacja o każdym kraju składa się z:
– Nazwy kraju
– Kwoty diety
– Nazwy waluty
– Kwoty limitu za nocleg
Kwoty zawarte w tej tabeli są niezbędne do wyliczania diety w walucie obcej gdy pracownik
przebywa w delegacji poza granicami kraju.
12
2.8 Kursy walut
To okno przeglądania i edycji umożliwia dostęp do słownika kursów walut, niezbędnych do
rozliczenia delegacji w innej walucie niż PLN. Zawarte w nim opcje umożliwiają dodanie ręcznie
nowej zdefiniowanej przez siebie waluty lub jej edycję. Jest też możliwość aktualizacji gotowych
kursów walut z serwera NBP.
3.0 Dane
3.1 Koszty eksploatacji pojazdów
To okno przeglądania i edycji umożliwia dostęp do danych związanych z poniesionymi przez firmę
kosztami użytkowania samochodów.
Informacja o każdym z kosztów składa się z:
daty poniesienia kosztu
marki, numeru rejestracyjnego
numeru faktury dokumentującej poniesiony koszt
celu wydatku
kwoty wydanej na ten cel
13
3.2 Wyjazdy w delegacje
To okno przeglądania i edycji umożliwia dostęp do danych związanych z wyjazdami pracowników w
delegacje służbowe. Program z tej pozycji umożliwia także dopisywanie do słowników nowych miejsc
wyjazdów, tras przejazdów co w znacznym stopniu ułatwia obsługę programu. Należy pamiętać aby
zaznaczyć opcję czy wyjazd w delegację krajową czy zagraniczną. Domyślnie opcja ta jest ustawiona
dla wyjazdów krajowych.
Informacja o każdym z wyjazdów składa się z:
– numeru delegacji
– nazwiska, imienia i stanowiska pracownika
– jego adresu zamieszkania
– celu wyjazdu
– miejsca wyjazdu
– dat oraz godzin początku i końca delegacji
– wartości przyznanego pracownikowi ryczałtu na dojazdy
– wartości należnych pracownikowi diet
– kosztów noclegów udokumentowanych rachunkami
– kosztów noclegów zryczałtowanych
– wartości innych wydatków
– wartości wszystkich przejazdów (podróży) odbytych w ramach tej delegacji
– numeru delegacji
– środka lokomocji
– dat i godzin wyjazdu oraz przyjazdu (początek i koniec podróży)
– nazw miejscowości wyjazdu i przyjazdu
– liczby kilometrów (długość trasy)
– opisu trasy
14
–
–
–
–
–
marki, numeru rejestracyjnego oraz pojemności silnika samochodu (jeżeli jako środek lokomocji
wybrany został samochód)
stawki za kilometr (jeżeli środkiem lokomocji jest samochód, rower lub jest to podróż piesza)
kosztu podróży
data wystawienia
data rozliczenia
Dla delegacji zagranicznych wszystkie wyżej wymienione oraz:
– kraj wyjazdu
– przekroczenie granicy
– waluta
– noclegi zagraniczne ryczałt
– dojazdy zagraniczne ryczałt
Numer delegacji służy do jednoznacznej identyfikacji wyjazdu, zatem nie może się powtarzać w
jakichkolwiek wyjazdach. Po dodaniu nowego wyjazdu numer delegacji nadawany jest automatycznie,
ale użytkownik może go zmienić. Wprowadzona zmiana nie zostanie jednak zaakceptowana przez
program, jeżeli wpisany numer delegacji już występuje w informacji o innym wyjeździe.
Jeżeli wszystkie możliwe numery delegacji są już wykorzystane, to nie ma możliwości dodania
nowego wyjazdu. (Przypadek ten jest bardzo mało prawdopodobny ze względu na ogromną liczbę
możliwych do wpisania numerów).
Pomimo swojej nazwy numer delegacji może zawierać litery i inne znaki.
Po przejściu do zakładki Podróże wyświetla okno przeglądania i edycji z informacjami o podróżach
odbytych przez pracownika w ramach danej delegacji . Wszelkie zmiany informacji o tych podróżach
powodują uaktualnienie dat początku i końca delegacji oraz wysokości przyznanych diet. Z tego
miejsca możliwy jest także wydruk polecenia wyjazdu służbowego
15
Data początku pierwszej podróży jest datą początku delegacji (tzn. tej, która się odbyła najwcześniej).
Data końca ostatniej podróży jest datą końca delegacji (tzn. tej, która się odbyła najpóźniej).
Analogicznie godziny początku i końca.
Chociaż daty te i godziny są wpisywane automatycznie przy zmianach informacji o podróżach, to
użytkownik ma możliwość ich ręcznego wpisania.
16
Wysokość diet obliczana jest automatycznie przez program po naciśnięciu przycisku oblicz, podobnie
jak ryczałt za dojazdy i noclegi należy tylko podać liczbę dni w dojazdach oraz liczbę dni noclegu.
Należy jeszcze wspomnieć o “Szczegółach podróży” okienko to umożliwia definiowanie określonych
stawek np. wyżywienie - bezpłatne, częściowe, kurier dyplomatyczny, pola te są standardowo
wypełnione danymi procentowymi pochodzącymi z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej, natomiast pola liczba dni pobytu z szpitalu, kraj w którym pracownik przebywał w
szpitalu należy wybrać z listy lub wypełnić. Po wypełnieniu tych pól rozliczający delegacje o nic nie
musi się już martwic po zamknięciu okna wszystkie zmiany automatycznie obliczy program, a więc
diety i koszty związane z daną podróżą.
Kolejna zakładka to Rozliczenia umożliwia dostęp do danych związanych z wypłaconym
pracownikom ryczałtem kilometrowym na jazdy lokalne.
Informacja o każdym z ryczałtów składa się z:
– numeru dowodu wewnętrznego
– daty rozliczenia ryczałtu
– nazwiska, imienia i stanowiska pracownika
– limitu kilometrowego
– marki, numeru rejestracyjnego i pojemności silnika samochodu pracownika
– liczby dni nieobecności pracownika w pracy (absencja)
– stawki za 1km przebiegu samochodu
– wartości ryczałtu
Numer dowodu wewnętrznego służy do jednoznacznej identyfikacji rozliczenia, zatem nie może się
powtarzać w jakichkolwiek rozliczeniach. Po dodaniu nowego rozliczenia numer dowodu
wewnętrznego nadawany jest automatycznie. Program automatycznie wylicza dni absencji pracownika
17
należy tylko określić przedział czasu oraz wybrać danego pracownika z listy. Z tego miejsca w
programie można wykonać wydruk dowodu wewnętrznego.
3.3 Zmiana waluty
Kolejnym ważnym elementem programu jest możliwość zmiany waluty, aby zmienić
aktualnie używaną walutę należy wybrać ją z listy i zatwierdzić przyciskiem “Ok”.
3.4 Zmiana użytkownika
Po wybraniu z menu “Zmiana użytkownika” możemy zmienić użytkownika podczas pracy
programu, bez konieczności ponownego uruchamiania programu.
3.5 Uruchamianie modułów
Jeżeli wybierzemy z menu “Uruchom moduły” będziemy mieli możliwość uruchomienia
innych programów systemu Cafe Firma np. Magazyn 2M, KPiR
18
4.0 Raporty
4.1 Ewidencja przebiegu pojazdu
To okno umożliwia wyszukanie informacji o przebiegu poszczególnych pojazdów w określonym
miesiącu, roku. Wciśnięcie przycisku Drukuj generuje wydruk ewidencji przebiegu wybranego
pojazdu w wybranym miesiącu, roku. Można sporządzić wydruk za określony okres czasu np. rok,
kwartał, miesiąc.
19
Program dostarcza także zestaw raportów. Obejmuje on każdą dziedzinę programu, to znaczy wydruk
polecenia wyjazdu służbowego, zastawienia, rozliczenia. Dostarczony zestaw raportów można będzie
w każdej chwili poszerzyć, tworząc dodatkowe raporty samodzielnie lub też zamówić je u producenta.
Raporty są umieszczane w otwartym systemie raportów, utworzenie nowego raportu nie będzie
ingerowało bezpośrednio w kod programu.
Program Delegacje w chwili obecnej pozwala na sporządzanie następujących grup raportów:
- polecenie wyjazdu służbowego (delegacja krajowe, delegacje zagraniczne)
- zestawienia delegacji
- zestawienie rozliczeń
- zestawienie wydatków
- wydruk dowodu wewnętrznego (rozliczenie ryczałtu)
Jeśli kursor znajduje się na obszarze nagłówka jakiejkolwiek tablicy z danymi, wówczas uaktywnimy
„menadżera kolumn”. Dzięki temu mechanizmowi możemy wybierać, jakie kolumny w edytowanej
tablicy mają dla nas istotne znaczenie. Menadżer kolumn może być wywołany również w innych
oknach programu.
20
5.0 Pomoc techniczna
W razie jakiegokolwiek kontrowersyjnego zachowania się programu bądź dowolnej nasuwającej się
Państwu sugestii można skorzystać z wbudowanego systemu rejestracji zapytań. Wystarczy w funkcji
pomocy wypełnić odpowiednie informacje, opisać problem i automatycznie wysłać zapytanie do
systemu rejestracji problemów firmy dGCS. Każdy w ten sposób wysłany „problem” znajdzie się
automatycznie w poczcie elektronicznej twórców programu.
Dostarczamy ponadto wbudowany system pomocy złożony z omówienia zagadnień oraz indeksu
tematów, popularnie nazywany „helpem” programu. Z każdą nową wersją będzie on rozwijany
i udoskonalany.
Życzymy przyjemnej pracy z programem
Autorzy i Producent
21