Regulamin Konkursu - Serwis Służby Cywilnej

REGULAMIN KONKURSU
pn. „PROFESJONALIŚCI W SŁUŻBIE OBYWATELOM”
Celem Konkursu pn. „Profesjonaliści w służbie obywatelom” jest promocja nowoczesnych rozwiązań
w administracji rządowej (jakościowych, proefektywnościowych, komunikacyjnych, organizacyjnych,
infrastrukturalnych w zakresie standardów obsługi klienta), zachęcanie do podnoszenia jakości
świadczonych przez urzędy usług oraz poprawa wizerunku i zaufania do administracji rządowej.
Ponadto, Konkurs będzie promował urzędy, które wyróżniają się na tle innych instytucji poprzez stałe
usprawnianie dotychczas wypracowanych standardów obsługi klienta oraz samodzielnie inicjują
rozwiązania modernizacyjne i przede wszystkim kierują się dobrem klientów.
Korzyści płynące z udziału w Konkursie:
1) zwiększenie motywacji pracowników urzędu do podejmowania innowacyjnych działań,
2) poprawa jakości usług poprzez upowszechnienie nagrodzonych rozwiązań wśród urzędów
administracji rządowej,
3) wzrost identyfikacji pracowników i klientów z urzędem,
4) promocja oraz podniesienie prestiżu urzędu i osób w nim zatrudnionych,
5) możliwość ciągłego wyznaczania standardów dot. obsługi klienta i stanowienie przykładu
do naśladowania dla innych instytucji.
1. ORGANIZATOR KONKURSU
Organizatorem Konkursu jest Szef Służby Cywilnej.
2. UCZESTNICY KONKURSU
Uczestnikami Konkursu mogą być wszystkie urzędy administracji rządowej, które zatrudniają
członków korpusu służby cywilnej i stosują obligatoryjne standardy zarządzania zasobami ludzkimi
w służbie cywilnej. Ponadto, spełnią określone w punkcie 3 niniejszego Regulaminu warunki
Konkursu.
3. WARUNKI UCZESTNICTWA W KONKURSIE
3.1.
W Konkursie biorą udział urzędy, które spełnią następujące warunki formalne:
1) wypełnią formularz ankiety, który będzie składał się z dwóch części: I część – pytania
zamknięte (ankietowe), II część – opis „dobrej praktyki”,
2) przekażą ankietę zgłoszeniową oraz opis „dobrej praktyki” do Departamentu Służby
Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów: Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa,
w regulaminowym terminie do 31 lipca 2013 r. (decyduje data stempla pocztowego),
3) wypełnią obydwie części formularza,
4) przekażą zgłoszenia wypełnione elektronicznie i podpisane przez dyrektora generalnego
lub kierownika urzędu,
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Departament Służby Cywilnej:
Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa;
tel.: (22) 694 68 76; faks: (22) 694 67 64; e-mail: [email protected]
1
5) przekażą oświadczenia o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie ewentualnych wizyt
monitorujących w urzędzie oraz pomoc w ich realizacji, podpisane przez dyrektora
generalnego lub kierownika urzędu, (wzór oświadczenia stanowi integralną część
ankiety),
6) osiągną pułap 50% pozytywnych odpowiedzi z I części ankiety (jest to warunek
przekazania zgłoszenia do prac Komisji Konkursowej).
3.2.
Urząd może przesłać opis tylko jednej „dobrej praktyki”1, która będzie podlegała ocenie
Komisji Konkursowej. W celu potwierdzenia złożonych informacji urząd zobowiązany jest
przesłać w wersji papierowej lub elektronicznej dokumenty poświadczające faktyczne
wdrożenie „dobrej praktyki” (np. zdjęcia, formularze, wydruki, inne dokumenty). Dokumenty
należy przesłać na adres:
1) Kancelaria Prezesa Rady Ministrów
Departament Służby Cywilnej
Al. Ujazdowskie 1/3
00-583 Warszawa
lub
2) [email protected]
3.3.
Opis „dobrej praktyki”, będzie podlegał ocenie członków Komisji Konkursowej według
następujących kryteriów:
1) innowacyjności (stopnień unikalności i nowatorstwo rozwiązania),
2) skuteczności (efektywności rozwiązania w zakresie podnoszenia jakości i zakresu obsługi
klienta),
3) powtarzalności i powszechności (możliwości zastosowania rozwiązania w innych
urzędach).
3.4.
Niespełnienie warunków formalnych, określonych w pkt 3.1.-3.2., eliminuje urzędy z dalszego
udziału w Konkursie.
4. PRZEBIEG KONKURSU
4.1.
Konkurs przebiegać będzie w 6 etapach. Terminarz etapów Konkursu:
1) Etap I Konkursu (kwiecień 2013 r.) - ogłoszenie konkursu,
2) Etap II Konkursu (od maja do 31 lipca 2013 r.) - nadsyłanie zgłoszeń do Konkursu,
3) Etap III Konkursu (sierpień 2013 r.) - ocena formalna zgłoszeń,
4) Etap IV Konkursu (wrzesień-listopad 2013 r.) - prace Komisji Konkursowej (ocena
zgłoszeń i „dobrych praktyk”),
5) Etap V Konkursu (grudzień 2013 r.) - opracowanie wyników i wyłonienie maksymalnie
trzech laureatów Konkursu oraz maksymalnie trzech wyróżnionych „dobrych praktyk”,
6) Etap VI Konkursu (styczeń/luty 2014 r.) - uroczyste ogłoszenie wyników i wręczenie
nagród laureatom Konkursu.
1
„ Dobra praktyka” - osiągnięcie lub rozwiązanie z zakresu dbałości o jakość obsługi i relacji z klientem, które funkcjonuje
w urzędzie, i które z uwagi na swoją użyteczność powinno zostać upowszechnione w administracji rządowej.
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Departament Służby Cywilnej:
Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa;
tel.: (22) 694 68 76; faks: (22) 694 67 64; e-mail: [email protected]
2
4.2.
Organizator Konkursu zastrzega sobie prawo do zmiany terminów poszczególnych etapów.
5. ZASADY PRACY KOMISJI KONKURSOWEJ
5.1.
Komisja Konkursowa czuwa nad przebiegiem Konkursu oraz dokonuje wyboru laureatów
Konkursu.
5.2.
Do udziału w Komisji Konkursowej zaproszeni zostali:
1) przedstawiciel Rady Służby Cywilnej,
2) przedstawiciel Krajowej Szkoły Administracji Publicznej,
3) przedstawiciel Federacji Konsumentów,
4) przedstawiciel Fundacji Instytut Spraw Publicznych,
5) przedstawiciel Krajowej Izby Gospodarczej,
6) przedstawiciel Departamentu Służby Cywilnej KPRM,
7) przedstawiciel Departamentu Kontroli i Nadzoru KPRM,
8) przedstawiciel Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji,
9) przedstawiciel Ministerstwa Finansów.
5.3.
Komisja Konkursowa realizuje swoje działania zgodnie z Regulaminem Pracy Komisji
Konkursowej, o których mowa w pkt 5.5.
5.4.
W sprawach nieobjętych niniejszym Regulaminem, mających istotne znaczenie dla przebiegu
Konkursu, decyzje podejmuje Komisja Konkursowa.
5.5.
Regulamin pracy Komisji Konkursowej
1) Zadaniem Komisji Konkursowej jest wyłonienie maksymalnie trzech laureatów
i przyznanie tytułu „Najbardziej przyjaznego urzędu administracji rządowej" oraz
przygotowanie rekomendacji dot. przyznania nagród specjalnych (wyróżnień) Szefa
Służby Cywilnej maksymalnie trzem „dobrym praktykom”, które powinny być w sposób
szczególny promowane w administracji rządowej.
2) Członkowie Komisji wybierają ze swojego grona Przewodniczącego.
3) Komisja Konkursowa spotyka się na posiedzeniach organizowanych przez Szefa Służby
Cywilnej, co najmniej dwa razy w trakcie trwania konkursu. Dopuszcza się możliwość
podejmowania i zatwierdzania decyzji Komisji Konkursowej w trybie obiegowym.
4) Skład Komisji Konkursowej zatwierdza Szef Służby Cywilnej.
5) Komisja Konkursowa wybiera laureatów Konkursu spośród urzędów, które osiągnęły
pułap 50% pozytywnych odpowiedzi z I części (warunek dotyczy zarówno laureatówurzędów oraz laureatów-„dobrych praktyk”) oraz zgłosiły „dobrą praktykę” w II części
ankiety:
a) poprzez ocenę „dobrych praktyk” (suma punktów według kryteriów określonych
w pkt. 3.3);
b) w przypadku tej samej sumy punktów - w głosowaniu, zwykłą większością głosów.
6) Zastrzega się możliwość oddelegowania członków Komisji Konkursowej na wizyty
monitorujące, jak również wyjaśniania wątpliwości związanych z ocenianymi
rozwiązaniami w drodze korespondencji roboczej.
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Departament Służby Cywilnej:
Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa;
tel.: (22) 694 68 76; faks: (22) 694 67 64; e-mail: [email protected]
3
7) Komisja może w wyjątkowych sytuacjach nie wybrać laureata lub laureatów Konkursu,
albo przyznać tylko jeden tytuł „Najbardziej przyjaznego urzędu administracji rządowej".
8) Decyzja Komisji Konkursowej jest ostateczna.
6. KOMITET HONOROWY
6.1.
Komitet Honorowy jest odpowiedzialny za promowanie idei Konkursu, monitorowanie prac
Komisji Konkursowej oraz doradzanie Szefowi Służby Cywilnej w zakresie Konkursu.
6.2.
Do udziału w Komitecie Honorowym zaproszeni zostali:
1) przedstawiciel Prezesa Rady Ministrów,
2) przedstawiciel Ministerstwa Finansów,
3) przedstawiciel Rzecznika Praw Obywatelskich,
4) przedstawiciel Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych,
5) przedstawiciel środowisk naukowych.
6.3.
Regulamin pracy Komitetu Honorowego
1) Zadaniem Komitetu Honorowego jest wyrażenie opinii na temat prawidłowości przebiegu
Konkursu i kierunkach prac Komisji Konkursowej oraz doradzanie w tym zakresie Szefowi
Służby Cywilnej. Ponadto, Komitet Honorowy aktywnie upowszechnia i promuje ideę
Konkursu.
2) Komitet Honorowy obraduje na spotkaniach lub pracuje w trybie obiegowym.
7. SEKRETARIAT KONKURSU
7.1.
Sekretariat Konkursu odpowiada za obsługę organizacyjną Konkursu, ocenę formalną
nadesłanych przez urzędy zgłoszeń (analiza i podsumowanie I części ankiety) oraz bieżący
monitoring nad prawidłowym przebiegiem Konkursu.
7.2.
W skład Sekretariatu Konkursu wchodzą przedstawiciele Departamentu Służby Cywilnej
KPRM.
7.3.
Członkowie Sekretariatu mogą przeprowadzać wizyty monitorujące oraz zwracać się z prośbą
o przesłanie dodatkowych informacji i dokumentów w celu weryfikacji nadesłanych zgłoszeń.
7.4.
Sekretariatem Konkursu kieruje Zastępca Dyrektora Departamentu Służby Cywilnej KPRM.
8. ROZSTRZYGNIĘCIE KONKURSU I NAGRODY
8.1.
Laureaci Konkursu otrzymują pamiątkową statuetkę oraz tytuł „Najbardziej przyjaznego
urzędu administracji rządowej”, który będzie im przysługiwać przez rok (tj. do rozstrzygnięcia
następnej edycji Konkursu).
8.2.
Urzędy wyróżnione w Konkursie otrzymają pamiątkowe dyplomy.
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Departament Służby Cywilnej:
Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa;
tel.: (22) 694 68 76; faks: (22) 694 67 64; e-mail: [email protected]
4
8.3.
Wyniki Konkursu zostaną ogłoszone w styczniu lub lutym 2014 r. Wręczenie nagród nastąpi
w terminie, wskazanym przez Szefa Służby Cywilnej, po rozstrzygnięciu Konkursu.
8.4.
Informacje o laureatach Konkursu oraz wyróżnionych urzędach zostaną opublikowane
w Przeglądzie Służby Cywilnej oraz w Serwisie Służby Cywilnej (www.dsc.kprm.gov.pl).
8.5.
Rozwiązania opisane w „dobrych praktykach”, które zwyciężą, będą stanowić przedmiot
aktywnego upowszechniania przez Szefa Służby Cywilnej.
9. INFORMACJE ORGANIZACYJNE
9.1.
Poniżej zamieszczony został wzór ankiety zgłoszeniowej do Konkursu. Uprzejmie prosimy
o wypełnienie ankiety zgodnie z informacjami zawartymi w Regulaminie Konkursu.
9.2.
W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących Regulaminu lub przebiegu Konkursu, osoby
zainteresowane mogą kontaktować się z pracownikami Departamentu Służby Cywilnej KPRM
- tel.: (22) 694 68 76, e-mail: [email protected].
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Departament Służby Cywilnej:
Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa;
tel.: (22) 694 68 76; faks: (22) 694 67 64; e-mail: [email protected]
5