supplier code of conduct

KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAWCÓW WRIGLEY 04192012 KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAWCÓW
Strona 1 z 11 KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAWCÓW WRIGLEY 04192012 KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAWCÓW
WIZJA I MISJA: Jako część firmy Mars, Incorporated, firma Wrigley z dumą
produkuje wysokiej jakości wyroby cukiernicze.
Filozofia naszej działalności, oparta na „Pięciu Zasadach Firmy Mars”, wymaga
współpracy wyłącznie z dostawcami, którzy są w stanie ustawicznie spełniać
nasze normy i specyfikacje oraz w swoim postępowaniu kierują się wartościami,
które są zgodne z naszymi. To zobowiązanie do bezkonkurencyjnej jakości jest
podstawą naszej „zasady wzajemności”. „Zasada wzajemności” głosi, że:
„Wzajemna korzyść to wspólna korzyść, a wspólna korzyść jest trwałą
wartością”.
Dzięki „Kodeksowi postępowania dla dostawców” możemy podtrzymać koncepcję
„wzajemności”
i
zagwarantować
konsekwentną
doskonałość
naszym
konsumentom i interesariuszom. Od naszych dostawców oczekujemy
przestrzegania tych norm, a jednocześnie zachęcamy ich do przekraczania
wymogów przedstawionych w niniejszym „Kodeksie postępowania”.
ZATRUDNIANIE DZIECI: Dostawca nie zatrudnia osób poniżej 16. roku
życia, chyba że zezwalają na to lokalne przepisy, a dany wyjątek jest
zgodny z wytycznymi Międzynarodowej Organizacji Pracy
(MOP).
Dostawca zachowuje w aktach datę urodzenia każdego pracownika lub
posiada zgodną z prawem możliwość potwierdzenia wieku każdego
pracownika.
Wytyczne:
• Dostawca przestrzega praw i przepisów dotyczących minimalnego wieku
zatrudnionych. Niezależnie od wieku żaden pracownik, w tym także uczeń
ani praktykant, nie może być zatrudniony z naruszeniem lokalnych
przepisów dotyczących minimalnego wieku zatrudnionych bądź obowiązku
szkolnego, zgodnie z konwencją MOP nr 138 o minimalnym wieku
zatrudnionych.
• W przypadku braku dostępu do niezależnych dokumentów dostawca stosuje
inne zgodne z prawem i miarodajne środki umożliwiające ustalenie wieku
zatrudnionych.
ZATRUDNIENIE DOBROWOLNE / PRACA PRZYMUSOWA:
Dostawca
zatrudnia wszystkich pracowników na zasadzie dobrowolności i nie zatrudnia
więźniów ani nie korzysta z pracy przymusowej bądź niewolniczej oraz nie
angażuje się w żadne inne formy pracy obowiązkowej ani żadne inne formy
niewolnictwa bądź handlu ludźmi.
Strona 2 z 11 KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAWCÓW WRIGLEY 04192012 Wytyczne:
• Definicje a) niewolnictwa i b) handlu ludźmi muszą być zgodne z a)
Uzupełniającą konwencją w sprawie zniesienia niewolnictwa, handlu ludźmi
oraz instytucji i praktyk zbliżonych do niewolnictwa oraz b) Protokołu z
Palermo w sprawie zapobiegania, zwalczania i karania handlu ludźmi, w
szczególności handlu kobietami i dziećmi (2000).
• W momencie rozpoczęcia okresu zatrudnienia dostawca nie wymaga od
pracownika zdania oryginalnych dokumentów tożsamości, dokumentów
podróżnych ani żadnych innych osobistych dokumentów prawnych.
• Przez cały okres rekrutacji i zatrudnienia dostawcy nie wolno pobierać od
pracowników żadnych depozytów (pieniężnych ani innych). Dotyczy to
także pracowników tymczasowych, sezonowych i zagranicznych oraz
pracowników pozyskanych za pośrednictwem biur
pośrednictwa
pracy,
pośredników bądź specjalistów ds. rekrutacji pracowników. Zatrudnienie za
pośrednictwem prywatnych biur pośrednictwa pracy musi być zgodne z
konwencją MOP nr 181 w sprawie prywatnych biur pośrednictwa pracy.
• Dostawca nie zmusza pracowników do pracy w godzinach nadliczbowych.
• Dostawca nie więzi pracowników ani nie ogranicza ich swobody poruszania
się.
MOLESTOWANIE, NĘKANIE, CZYNNOŚCI DYSCYPLINARNE: Dostawca nie
angażuje się w akty molestowania fizycznego, psychicznego, słownego ani w
żadne inne formy molestowania, niehumanitarnego bądź poniżającego
traktowania ani w żadne formy nękania. Dostawca traktuje wszystkich
pracowników z szacunkiem i poszanowaniem ich godności oraz przestrzega
lokalnych przepisów dotyczących działań dyscyplinarnych.
Wytyczne:
• Dostawca
posiada
oficjalną,
opracowaną
na
piśmie
procedurę
dyscyplinarną, a wszystkie środki dyscyplinarne
muszą
być
odnotowywane. Pracownik, którego dotyczy dane działanie dyscyplinarne,
potwierdza je w formie pisemnej.
• Dostawca nie pobiera kar pieniężnych.
• Dostawca przeprowadza odpowiednie procedury bezpieczeństwa w sposób
nienachalny i dostosowany do płci pracowników.
SPRAWIEDLIWE I RÓWNE TRAKTOWANIE / DYSKRYMINACJA: Oferowane
przez Dostawcę zasady i warunki zatrudnienia, odnoszące się między innymi do
rekrutacji, szkolenia, warunków pracy, wynagrodzenia, świadczeń, awansu,
dyscypliny, rozwiązania umowy o pracę bądź przejścia na emeryturę zależą od
Strona 3 z 11 KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAWCÓW WRIGLEY 04192012 kwalifikacji, wyników, umiejętności i doświadczenia danego pracownika.
Wytyczne:
• Dostawca zapewnia miejsca pracy wolne od dyskryminacji ze względu na
rasę, wiek, płeć, klasę społeczną, poglądy polityczne, wyznanie, stan
cywilny,
orientację
seksualną,
niepełnosprawność,
macierzyństwo,
członkostwo bądź przynależność lub inny status danej osoby, który nie ma
związku z jej zdolnością do wykonywania danej pracy.
• Dostawca nie poddaje pracowników badaniom lekarskim, mogącym służyć
do celów dyskryminacji (np. testy ciążowe). Wyniki żadnych testów
wymaganych na podstawie lokalnych przepisów nie mogą być
wykorzystywane w sposób umożliwiający dyskryminację.
WYNAGRODZENIE I ŚWIADCZENIA: Dostawca godziwie wynagradza
wszystkich pracowników zapewniając płacę i świadczenia zgodne z odpowiednimi
przepisami.
Wytyczne:
• Dostawca zapewnia wynagrodzenie za wszystkie przepracowane godziny,
odpowiadające co najmniej płacy minimalnej lub minimalnym standardom
obowiązującym lokalnie w danej branży, w zależności od tego, która z tych
kwot jest wyższa.
• Dostawca terminowo wypłaca pracownikom wynagrodzenie, zgodnie z
wymogami prawnymi.
• Dostawca spełnia wszystkie wymogi prawne dotyczące stawek za godziny
nadliczbowe oraz premii. Za godziny nadliczbowe Dostawca oferuje wyższą
stawkę / stawkę co najmniej równą zwykłej stawce wynagrodzenia.
• Dostawca zapewnia wszystkie wymagane prawnie świadczenia, w tym
urlopy i dni wolne od pracy.
• Dostawca informuje (ustnie lub pisemnie) wszystkich pracowników o:
wynagrodzeniu, dodatkach motywacyjnych, świadczeniach i premiach,
które - zgodnie z odpowiednimi przepisami - przysługują wszystkim
pracownikom danej placówki. Dostawca odnotowuje fakt przekazania tych
informacji.
• Przy wypłacie wynagrodzenia Dostawca przekazuje każdemu pracownikowi
wyszczególnienie elementów składowych wynagrodzenia. Wyszczególnienie
to musi uwzględniać co najmniej: kwotę wynagrodzenia, okres
wynagrodzenia, stawkę, liczbę zwykłych godzin pracy oraz godzin
nadliczbowych, odliczenia oraz świadczenia, jeśli są.
GODZINY PRACY: Dostawca przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów
dotyczących zwykłych godzin pracy, okresów odpoczynku oraz godzin
Strona 4 z 11 KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAWCÓW WRIGLEY 04192012 nadliczbowych.
Wytyczne:
• W zwykłych okolicznościach Dostawca zapewnia wszystkim pracownikom co
najmniej jeden dzień wolny od pracy w każdym siedmiodniowym okresie.
• Dostawca nie wymaga pracy w wymiarze ponad 60 godzin tygodniowo (z
uwzględnieniem godzin nadliczbowych), chyba że okoliczności związane z
prowadzoną działalnością wymagają czasowego wydłużenia czasu pracy.
Dostawca konsultuje z pracownikami kwestie dotyczące czasowego
wydłużenia godzin pracy i zapewnia czas wolny od pracy w zamian za
dodatkowe godziny pracy, oprócz wyższej stawki wynagrodzenia za
przepracowane godziny nadliczbowe. Dostawca nie zmusza pracowników do
pracy w godzinach nadliczbowych.
• Dostawca prowadzi aktualny rejestr zwykłych i nadliczbowych godzin pracy
przepracowanych przez każdego zatrudnionego.
WOLNOŚĆ ZRZESZANIA SIĘ / NEGOCJACJE ZBIOROWE: Dostawca
przestrzega praw pracowników do tworzenia i przynależności do związków
zawodowych oraz prowadzenia negocjacji zbiorowych w sposób zgodny z
prawem i pokojowy, w zgodzie obowiązującymi przepisami.
Wytyczne:
• Dostawca przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących
wolności zrzeszania się i negocjacji zbiorowych.
• Dostawca nie
niezrzeszenie.
stosuje
dyskryminacji
ze
względu
na
zrzeszenie
lub
• Dostawca nie zezwala na ingerencję kierownictwa w organizację
pracowniczą. Dostawca nie naraża swoich pracowników na nękanie,
zastraszanie lub odwet w związku z działaniami na rzecz swobodnego
zrzeszania się lub prowadzenia negocjacji zbiorowych.
• Dostawca zapewnia pracownikom
dokumentuje ten proces.
poufne
metody
składania
skarg
i
BHP: Dostawca przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów BHP.
Wytyczne:
• Dostawca zapewnia bezpieczne, czyste, zdrowe i ergonomiczne środowisko
pracy.
• Dostawca lub strona trzecia zapewniająca zakwaterowanie dla pracowników
ma
obowiązek
zapewnić
pracownikom
odpowiednie
oświetlenie,
temperaturę, wentylację, urządzenia sanitarne oraz dostęp do przenośnych
Strona 5 z 11 KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAWCÓW WRIGLEY 04192012 źródeł wody. Kwatery muszą być czyste i bezpieczne oraz posiadać wyjścia
ewakuacyjne, odpowiednią ilość miejsca i racjonalne zasady dotyczące
możliwości wejścia i wyjścia.
• Dostawca ma obowiązek zapewnić pisemne informacje i ostrzeżenia
dotyczące BHP w podstawowym języku pracowników. Dostawca ma
obowiązek rozmieścić karty charakterystyki substancji niebezpiecznych
(w podstawowym języku pracowników) dotyczące wszelkich substancji
toksycznych albo niebezpiecznych stosowanych w miejscu pracy
i odpowiednio zarządzać postępowaniem ze wszystkimi niebezpiecznymi
substancjami i urządzeniami. Dostawca ma obowiązek dostarczyć
wszystkie odpowiednie środki ochrony osobistej.
• Dostawca odpowiednio szkoli pracowników w zakresie obowiązujących
lokalnie zasad BHP, w tym w zakresie procedur ewakuacyjnych w nagłych
wypadkach. Dostawca zapewnia systemy i szkolenia opracowane pod
kątem przeciwdziałania wypadkom i urazom.
• Dostawca prowadzi dokumentację szkoleń BHP oraz wypadków i urazów w
miejscu pracy.
• Dostawca zapewnia odpowiednie wyposażenie medyczne, dostęp do wyjść
awaryjnych oraz sprzęt gaśniczy i wyposażenie BHP.
OCHRONA ŚRODOWISKA: Dostawca przestrzega wszystkich obowiązujących
praw i przepisów dotyczących ochrony środowiska. Dostawca ustawicznie dąży
do dalszego doskonalenia efektywności w dziedzinie ochrony środowiska.
Wytyczne:
• Dostawca dokumentuje i prowadzi rejestr lokalnych i krajowych praw oraz
przepisów dotyczących ochrony środowiska, w tym wymogów w zakresie
zezwoleń i sprawozdawczości.
• Dostawca właściwie postępuje z niebezpiecznymi materiałami i odpadami,
odpowiednio je przechowuje i utylizuje w sposób bezpieczny oraz zgodny z
prawem.
• Dostawca w miarę możliwości minimalizuje niekorzystny wpływ na
środowisko poprzez recykling, korzystanie z energii odnawialnej i
ograniczenie zużycia zasobów naturalnych, w tym wody.
ETYCZNE PRAKTYKI BIZNESOWE:
Dostawca prowadzi swoją działalność
zgodnie z najwyższymi normami etycznego postępowania oraz w zgodzie ze
wszystkimi obowiązującymi prawami i przepisami.
Wytyczne:
• Dostawca przestrzega wszystkich obowiązujących wymogów prawnych
(zarówno lokalnych, jak i zagranicznych) dotyczących działalności w innych
krajach, w tym przepisów amerykańskiej ustawy o zagranicznych
praktykach korupcyjnych (Foreign Corrupt Practices Act) oraz brytyjskiej
Strona 6 z 11 KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAWCÓW WRIGLEY 04192012 ustawy o korupcji (Bribery Act). Ustawa o zagranicznych praktykach
korupcyjnych
generalnie
zabrania
przekazywania
jakichkolwiek
wartościowych prezentów urzędnikom państwowym, zagranicznym partiom
politycznym, przedstawicielom partii politycznych bądź kandydatom na
stanowiska publiczne w celu pozyskania lub zachowania pozycji
biznesowej.
• Dostawca nie oferuje ani nie przyjmuje łapówek ani żadnych innych
środków w celu pozyskania nadmiernej lub niewłaściwej przewagi.
• Dostawca nie przekazuje prezentów ani darowizn żadnym pracownikom
firmy Wrigley ani na korzyść żadnych pracowników firmy Wrigley, bez
wcześniejszej zgody odpowiedniego pionu oraz regionalnego radcy
prawnego. Wszelkie posiłki zapewniane pracownikom Wrigley przez
Dostawcę mają odpowiednią wartość i są zapewniane wyłącznie w ramach
współpracy Dostawcy z firmą Wrigley.
• Dostawca ujawni firmie Wrigley wszelkie sytuacje, które mogą stwarzać
pozór konfliktu interesów oraz ujawni firmie Wrigley informacje o każdym
pracowniku lub członku rodziny pracownika, którego interesy mogą być w
jakikolwiek związane z działalnością Dostawcy lub który może mieć
jakiekolwiek powiązania gospodarcze z Dostawcą.
• Dostawca nie angażuje się w zmowy ofertowe, zmowy cenowe,
dyskryminację cenową ani inne nieuczciwe praktyki handlowe naruszające
przepisy o uczciwej konkurencji lub przepisy antytrustowe obowiązujące w
obszarach prowadzenia działalności.
• Dostawca przestrzega praw własności intelektualnej innych osób. Dostawca
podejmuje odpowiednie kroki w celu zabezpieczenia oraz zachowania
poufnych i zastrzeżonych informacji firmy Wrigley oraz wykorzystuje takie
informacje wyłącznie w celach, do których upoważniła go firma Wrigley.
ZGODNOŚĆ Z PRZEPISAMI: Dostawca przestrzega wymogów prawnych i
norm branżowych wynikających ze wszystkich obowiązujących
przepisów
oraz
prowadzi
dokładną
dokumentację
księgowosprawozdawczą wykazującą zgodność z takimi przepisami i normami, w
prawnie dozwolonym stopniu.
INNE OBOWIĄZKI:
PODZLECANIE: Dostawca nie zatrudnia podwykonawców ani nie zleca żadnym
innym stronom realizacji swoich zobowiązań umownych wobec firmy Wrigley,
bez pisemnej zgody firmy Wrigley lub jej filii. Wymagana jest uprzednia pisemna
akceptacja niniejszego Kodeksu przez podwykonawcę lub zleceniobiorcę.
ROZPOWSZECHNIANIE NINIEJSZEGO KODEKSU: Dostawca informuje
swoich pracowników o treści niniejszego Kodeksu i wyjaśnia prawa oraz
obowiązki pracownika, w szczególności te, które nie są uwzględnione w
Strona 7 z 11 KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAWCÓW WRIGLEY 04192012 przepisach lokalnych lub krajowych, ale są wymagane na mocy niniejszego
Kodeksu.
WYZNACZENIE OSOBY ODPOWIEDZIALNEJ: Dostawca wyznacza pracownika
wyższego szczebla, który ma obowiązek ustawicznie monitorować przestrzeganie
zasad niniejszego Kodeksu przez Dostawcę. Dostawca ma obowiązek
niezwłocznie powiadomić firmę Wrigley o wszelkich kwestiach niezgodnych z
normami i wytycznymi określonymi w niniejszym Kodeksie.
MONITOROWANIE ZGODNOŚCI Z PRZEPISAMI: W celu kontroli
przestrzegania zasad niniejszego Kodeksu przez Dostawcę firma Wrigley
zastrzega
sobie
prawo
do
przeprowadzenia
zapowiedzianych
i
niezapowiedzianych audytów, przeprowadzanych przez stronę trzecią i
obejmujących zakłady Dostawcy, zakwaterowanie zapewniane przez Dostawcę,
działalność operacyjną, dokumentację księgowo-sprawozdawczą oraz do
przeprowadzenia poufnych wywiadów z pracownikami w związku z takimi
audytami.
Po otrzymaniu niezadowalających wyników audytu i w przypadku niewdrożenia
przez Dostawcę zalecanych działań naprawczych firma MARS zastrzega sobie
prawo do zawieszenia wszelkich zakupów od Dostawcy do czasu wdrożenia
działań naprawczych lub do zerwania współpracy z Dostawcą, według własnego
uznania.
Niniejszy Kodeks został opracowany, zatwierdzony i wdrożony przez zespół ds.
globalnego przywództwa komercyjnego, co potwierdzają złożone poniżej
podpisy.
Steven Brunner
Chambers
wiceprezes Wrigley ds. zaopatrzenia
i dyrektor zaopatrzenia
Strona 8 z 11 Brian
wiceprezes ds. handlowych
Mars Global Drinks
KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAWCÓW WRIGLEY 04192012 Patrick Mitchell
Parkin
dyrektor ds. zaopatrzenia
handlowych, Mars
zespół Transversal
Chocolate
Barry
Brice Russell
Suezaki
globalny dyrektor zaopatrzenia
Mars, Inc.
Bruce
Marc
Turcan
globalny wiceprezes ds.
i rozwoju handlu i dostaw
Mars
Food
wiceprezes
Mars Global
ds.
wiceprezes ds. handlowych,
Mars Global Petcare
badań
Niżej podpisany/-a potwierdza, że rozumie i przestrzega wszelkich
obowiązujących przepisów oraz zasad powyższego „Kodeksu postępowania”. Od
Dostawców oczekuje się podjęcia niezbędnych działań naprawczych w celu
niezwłocznego zlikwidowania wszelkich przypadków niezgodności z przepisami.
Firma Wrigley zastrzega sobie prawo do zerwania współpracy z Dostawcami
nieprzestrzegającymi zasad niniejszego Kodeksu.
Strona 9 z 11 KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAWCÓW WRIGLEY 04192012 Oświadczenie o odpowiedzialności
Po uzupełnieniu luk usunąć słowa wyróżnione kursywą.
------------------------------------------------------ (nazwa spółki),spółka
prawnie zarejestrowana w (nazwa kraju) ---------------------------------------,
pod numerem rejestracyjnym / numerem zezwolenia-------------------------------
niniejszym oświadcza, że:
(a) rozumie i akceptuje treść Kodeksu postępowania dla dostawców firmy
Wrigley włącznie z niniejszym oświadczeniem o odpowiedzialności;
(b) we współpracy z firmą Wrigley i własną siecią dostawców dołoży starań
zmierzających do pokonania trudności i udanego wdrożenia niniejszego Kodeksu
postępowania dla dostawców;
--------------------- (dzień tygodnia), ------------------ (data), ------------- (rok).
-----------------------------------------------------------------------------------------(Nazwa i stanowisko, jeśli dotyczy) [Przedstawiciel kierownictwa Spółki]
Proszę także wskazać (zaznaczyć, jeśli dotyczy), czy …
… Spółka jest członkiem organizacji Sedex i będzie wiązać swoje informacje
dotyczące Sedex z obsługą firmy Wrigley.
… Spółka przeszła w ciągu ostatnich dwóch lat zewnętrzny audyt
odpowiedzialnego pozyskiwania i udostępni wyniki firmie Wrigley.
Strona 10 z 11 KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAWCÓW WRIGLEY 04192012 Strona 11 z 11