Szczegółowy opis i wymagania do przedmiotu zamówienia na

Transkrypt

Załącznik nr 3 do siwz i umowy
Szczegółowy opis i wymagania do przedmiotu zamówienia
na „Dostawę Zintegrowanego Systemu Informatycznego
oraz nadzór nad jego wdrożeniem, wraz z dostawą serwera baz danych”
1
CZĘŚD I
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest:
1. Dostawa i instalacja Zintegrowanego Systemu Informatycznego (ZSI), wspierającego pracę
Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Bielsku-Białej (ZGM), który powinien byd wykonany w
jednakowej technologii bazodanowej.
2. Dostawa i instalacja w siedzibie Zamawiającego serwera baz danych wraz z systemem
operacyjnym oraz relacyjnym systemem baz danych zgodnie z wymaganiami zawartymi
w szczegółowej specyfikacji ZSI. Instalacja i konfiguracja oprogramowania systemowego oraz
baz danych. Udzielenie bezterminowej licencji na system operacyjny serwera oraz system
baz danych.
3. Udzielenie bezterminowej licencji na ZSI dla 65 użytkowników
4. Wykonanie konwersji danych (danych słownikowych) z aktualnie posiadanych przez
Zamawiającego systemów informatycznych: firmy ApiLink (rachunkowośd, magazyn, czynsze,
media, zasoby) wersja MS SQL, firmy Unisoft: Środki Trwałe, oraz różnych źródeł
dostarczonych przez Zamawiającego w postaci plików xls, csv itp.
5. Dostosowanie (parametryzacja) ZSI do potrzeb Zamawiającego, w ramach funkcjonalności
dostarczonego przez Wykonawcę ZSI.
6. Przeprowadzenie szkoleo w zakresie obsługi systemu odpowiednio dla Administratora
systemu oraz Użytkowników systemu.
7. Dostawa instrukcji użytkownika i administratora w wersji elektronicznej i papierowej w
języku polskim. Instrukcja użytkownika w wersji papierowej powinna byd dostarczona
minimum w 3 egzemplarzach, natomiast instrukcja administratora minimum w jednym
egzemplarzu. Instrukcja Użytkownika musi zawierad cały zakres funkcjonalności ZSI oraz
umożliwiad Użytkownikowi samodzielną naukę korzystania z Systemu.
8. Serwis gwarancyjny dotyczący wymaganej funkcjonalności:
a. Gwarancja na ZSI powinna obejmowad okres 24 miesięcy od daty zakooczenia
wdrożenia (liczonych od momentu podpisania bez zastrzeżeo protokołu koocowego),
b. Gwarancja obejmuje nieodpłatne wykonanie poprawek usuwających wady Systemu,
które zostaną zauważone w trakcie użytkowania,
c. w ramach gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do dostarczania nowych wersji
oprogramowania uwzględniających zmiany w obowiązującym prawodawstwie
9. Serwis gwarancyjny serwera powinien obejmowad 36 miesięcy od daty zakupu serwera
(podpisania protokołu odbioru serwera bez zastrzeżeo).
10. Opieka powdrożeniowa:
a. Świadczenie wsparcia użytkownikom systemu przy przetwarzaniu dwóch pierwszych
miesięcy po wdrożeniu ZSI,
b. Stworzenie indywidualnych szablonów niemożliwych do zaprojektowania w trakcie
trwania wdrożenia ZSI,
c. Szkolenia,
d. Prace modyfikacyjne.
2
2. Podstawowe wymagane cechy systemu
Oferowany System musi byd w całości rozwiązaniem autorskim Wykonawcy, co umożliwi
bezproblemowe wprowadzenie modyfikacji i zmian zgodnie z potrzebami Zamawiającego. System
musi byd w pełni zintegrowany i zawierad wszystkie elementy i funkcjonalności określone w
wymaganiach szczegółowych. Zintegrowany System Informatyczny musi byd oparty o jedną
wspólną, jednorodną bazę danych i zapewniad automatyczny przepływ danych wykorzystywanych
przez poszczególne moduły. Wymaga się, by system był oparty o wspólne słowniki, takie jak np.
nazwy miast, słownik nazw ulic, nazwy urzędów, nazwy banków, nazwy jednostek miar itd. System
musi zapewniad kontrolę poprawności wprowadzanych danych, między innymi w oparciu o dane
słownikowe.
Uwaga!
System musi zapewnid poprawną, wydajną pracę także w jednostce terenowej Zamawiającego,
która jest połączona z siedzibą ZGM (gdzie umiejscowiony będzie serwer), szyfrowanym kanałem
VPN poprzez łącze symetryczne o przepustowości 4Mb. W jednostce terenowej należy przewidzied
jednoczesną pracę maksymalnie 20 stanowisk ZSI.
2.1 Wymagania ogólne
L.p.
Treśd
1.
Jedna zintegrowana baza zasobów ZGM Bielsko-Biała, ze wspólnymi słownikami dla ewidencji
nieruchomości, gruntów, budynków i lokali (obejmująca również pomieszczenia przynależne do
lokalu), gdzie wszystkie dane systemu opisowe, jak i konfiguracyjne przechowywane są w jednej,
wspólnej relacyjnej bazie danych obejmującej wszystkie administrowane przez ZGM Bielsko-Biała
zasoby.
2.
Możliwośd prowadzenia wspólnej dla wszystkich modułów bazy klientów obejmującej
w szczególności: kontrahentów, najemców, właścicieli lokali, pracowników (mogą byd równocześnie
najemcami/właścicielami lokali), osób ubiegających się o mieszkanie w zasobach komunalnych, osób
zameldowanych w zasobach ZGM Bielsko-Biała, itp..., i zawierającej wszystkie niezbędne informacje
(typu dane adresowe, NIP, pesel, konta bankowe, rodzaj klienta, wirtualne konta, itd…) umożliwiające
m. in. prowadzenie z nimi rozliczeo, wystawianie dokumentów księgowych, sprawdzenie aktualnego
stanu rozrachunków wg tytułów rozrachunków; ewidencji kwot umorzonych należności dla
wszystkich osób fizycznych i prawnych, których to umorzenie dotyczy, itp.
3.
Otwarte i skalowalne technologie o nowoczesnej dwuwarstwowej lub trójwarstwowej architekturze.
4.
Możliwośd skalowania Systemu m.in. poprzez zmianę liczby stanowisk roboczych, liczby
obsługiwanych lokalizacji, wielkości i typów wykorzystywanych pamięci, liczby dysków itp.
5.
Współpraca ze standardowymi aplikacjami funkcjonującymi w środowisku stanowisk roboczych
Zamawiającego (pakiet Microsoft Office 2007) – w zakresie eksportu i importu danych
6.
Otwarta architektura Systemu, która umożliwi jego rozbudowę o dodatkową funkcjonalnośd
współpracującą z modułami funkcjonującymi i działającymi na tej samej bazie.
7.
Struktura Systemu umożliwiająca modyfikację jego modułów.
8.
Wielodostępne i wielomodułowe zintegrowane środowisko aplikacyjne, w którym prace wykonane w
ramach jednego z modułów Systemu będą wykorzystywane w innych modułach, w czasie
rzeczywistym bez konieczności dodatkowych operacji syntetyzujących dane.
9.
Możliwośd jednoczesnej edycji tych samych danych przez wielu użytkowników we wszystkich
jednostkach Zamawiającego, z blokowaniem obiektów, wykrywaniem i rozstrzyganiem konfliktów
zmian podczas zapisu.
3
10.
Możliwośd powiązania obiektów z zewnętrznymi dokumentami oraz umożliwienie wywoływania tych
dokumentów, zwłaszcza cyfrowych bibliotek map, rysunków i zdjęd, skanów.
11.
Możliwośd zastosowania bezpiecznego portalu internetowego do kontaktów pomiędzy
mieszkaocami, a Zamawiającym umożliwiającego dwustronną komunikację, w tym: przesyłanie do
grup mieszkaoców lub indywidualnego odbiorcy listów i komunikatów, odbieranie poczty od
mieszkaoców i odczytów urządzeo pomiarowych, udostępnianie wybranych danych dotyczących
kartotek lokatorów poprzez Internet w formacie stron www.
12.
Możliwośd dokonywania bezpośrednich analiz przestrzenno-opisowych na danych gromadzonych w
bazie, pozwalającej na wielowymiarowe analizy i wykresy.
13.
Obsługa historii rejestrowanych zmian poprzez:
możliwośd odtworzenia historii obiektów,
możliwośd pokazania wartości danych na określony dzieo, wydruku dokumentów
archiwalnych (faktur, wezwao, not odsetkowych) – nie mogą one byd dostępne do edycji,
14
Pełny dostęp osób upoważnionych przez Dyrektora Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej do danych
i innych dokumentów zapisanych w bazie za pomocą standardowych narzędzi motoru baz danych
będących elementem środowiska sprzętowo-programowego.
15.
Centralna administracja systemem przez administratorów Systemu Zamawiającego z możliwością
ustawiania parametrów systemu i uprawnieo użytkowników (z definiowanymi grupami
użytkowników) oraz logami bezpieczeostwa systemu.
16.
Rozbudowany system kontroli uprawnieo dostępu Użytkowników do funkcji programu oraz
zapewnienie zabezpieczenia przechowywanych w bazie danych na różnych poziomach, w tym m.in.:
chronione hasła dostępu,
definiowanie polityki haseł (minimalna długośd hasła, okres wygasania, blokada,
pamiętanie historii hasła, itp.), nadawanie identyfikatora i hasła użytkownika,
zarządzanie uprawnieniami użytkowników systemu,
rejestrowanie zmian dotyczących kont i haseł użytkowników,
data i czas ostatniego logowania się użytkownika do Systemu,
rejestrowanie zmian uprawnieo użytkowników,
możliwośd uruchomienia szyfrowanych sesji z Systemem,
wykonywanie kopii bezpieczeostwa,
rejestrację zdarzeo zachodzących w systemie.
17.
Spełnienie wymogów określonych w §7 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz
warunków technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadad urządzenia i systemy
informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.
18.
Możliwośd dwukierunkowej wymiany danych z programami (systemami) bankowymi typu np.
VideoTEL, MultiCash, BuisnessNet w zakresie m. in. automatycznego generowania przelewów,
zakładania kartotek kontrahentów (beneficjentów) oraz pobierania potwierdzeo wykonania operacji
płatniczych. System musi posiadad możliwośd dostosowania do używania innego programu
bankowego niż wyżej wymienione. System musi posiadad możliwośd identyfikacji płatności
masowych.
19.
Możliwośd wydruków korespondencji seryjnej według zadanych kryteriów z możliwością tworzenia
zbiorczych list np. dla celów potwierdzenia odbioru tej korespondencji.
20.
Jeżeli ZSI będzie przewidywał inny, niż obecnie obowiązujący system kodowania (najemców, lokali,
budynków) wymagane jest, aby dotychczasowe kody były widoczne w ZSI podczas operacji księgowania, dokonywania wpłat w kasie i tym podobnych sytuacjach, w których wykorzystywane są kody.
4
21.
Czas oczekiwania na potwierdzenie wprowadzenia danych do systemu nie powinien byd dłuższy niż
5s w 3 kolejnych próbach, niezależnie od umiejscowienia aplikacji, przy założeniu, że serwer wykonuje
jedynie operacje niezbędne do funkcjonowania systemu oraz przy prawidłowo funkcjonujących
łączach. Powyższe dotyczy operacji wprowadzania, kasowania i edycji danych.
22.
ZSI powinien zapewnid archiwizację danych (usuwanie danych z tabel według zadanych parametrów,
przenoszenie ich do archiwum, funkcja odtwarzania z archiwum).
23.
W ZSI wskazana jest praca wielowątkowa umożliwiająca np. jednoczesne generowanie raportu w tle
oraz wprowadzanie danych.
24.
Musi posiadad programowe zabezpieczenie przed omyłkowym skasowaniem danych, które są
powiązane z innymi danymi w systemie.
25.
System musi zapewniad poprawną pracę z bazami zawierającymi tabele o wielkości co najmniej
10 000 000 rekordów.
26.
System powinien charakteryzowad się nowoczesnym, czytelnym i przyjaznym dla użytkownika
interfejsem, umożliwiającym komfortową i ergonomiczną pracę na monitorach LCD o wysokiej
rozdzielczości (1440x900 i wyższej) z możliwością jego elastycznego dostosowania przez
poszczególnych użytkowników, oraz zapamiętania indywidualnej konfiguracji.
27.
System musi bezproblemowo pracowad w środowisku wielu użytkowników na stacji roboczej, na
prawach konta z ograniczeniami w Windows XP i nowszych.
28.
Każdy z modułów posiada właściwy dla swojej charakterystyki zestaw raportów (np. wiekowanie
należności) z możliwością kopiowania i edycji w arkuszu Exel, a przekrojowe raporty i analizy
czerpiące dane z różnych modułów są wykonywane w dedykowanym module.
29.
ZSI musi posiadad rozbudowany system raportowania, z możliwością definiowania własnych raportów
(wydruków), zgodnie z potrzebami Zamawiającego, oraz umożliwiad zapisanie zdefiniowanych
raportów do późniejszego wykorzystania. Musi umożliwiad definiowanie zawartości, układu i formy
raportów wg indywidualnych potrzeb Użytkowników.
30.
Masowa (grupowa) i indywidualna obsługa umów z kontrahentami:
dostęp do danych historycznych zawieranych umów
elastyczne definiowanie typów (szablonów/wzorców) umów
wprowadzanie danych właściciela, adresu do korespondencji, rozliczanych usług
druk umów
powiązanie umów z kontrahentami i posesjami
pełna modyfikacja treści umów dostępna z poziomu użytkownika
możliwośd ustawienia statusu umowy (przygotowana, wysłana, podpisana, itp.)
możliwośd wygenerowania terminowego przypomnienia w przypadku umów terminowych
31.
System musi posiadad rozbudowane możliwości parametryzacji, umożliwiające pełne dostosowanie
go do potrzeb i specyfiki pracy Zamawiającego. Powinien umożliwiad dodawanie własnych pól do
bazy danych oraz zakładanie własnych słowników systemowych przez uprawnionych Użytkowników.
32.
Zamawiający wymaga, by cały interfejs programu oraz wszystkie komunikaty, podpowiedzi,
instrukcje, zapytania generowane przez program były w języku polskim.
33.
System musi zapewniad możliwośd korzystania z różnych metod wyszukiwania danych, np.:
sortowanie po dowolnym polu wyświetlonej siatki z danymi, wyszukiwanie dowolnego ciągu znaków
w dowolnej kolumnie siatki wyświetlonej na ekranie, możliwośd samodzielnego stosowania filtrów
umożliwiających operowanie na ograniczonej liczbie danych. Ponadto użytkownik ma mied możliwośd
samodzielnej modyfikacji siatek przeglądania danych, wyświetlających dowolne dane z systemu
w postaci tabel, w zakresie: kolejności i szerokości kolumn, włączanie i wyłączanie kolumn,
zapamiętywanie stosownych zakresów selekcji danych.
5
2.2 Wymagania ogólne dotyczące systemu bazodanowego
System bazodanowy oparty o język SQL typu baz Microsoft SQL lub ORACLE lub równoważnych,
spełniający poniższe wymagania:
L.p.
Treśd
1.
Musi posiadad mechanizmy tworzenia kopii zapasowej w czasie pracy, bez wpływu na wydajnośd
i szybkośd działania systemu, ponadto powinien umożliwiad tworzenie co najmniej dwóch tzw.
mirrorów baz z możliwością szybkiego przejścia do pracy awaryjnej. Musi mied wbudowane narzędzia
utrzymania spójności danych systemu na wypadek awarii sprzętu lub utraty łączności z serwerem.
Musi zapewniad możliwośd odzysku danych w przypadku awarii do ostatnio zatwierdzonej transkacji.
2.
Musi umożliwiad pracę pod kontrolą systemu operacyjnego Microsoft Windows 2008 R2 Standard, w
wersji 64 bitowej, w środowisku wieloprocesorowym i wielordzeniowym, z pełnym wykorzystaniem
możliwości tego środowiska.
3.
Musi zapewniad poufnośd danych między innymi poprzez możliwośd szyfrowania bazy oraz
zastosowanie systemu kont z hasłami lub innych systemów autoryzacji, niezależnych od uprawnieo
nadanych bezpośrednio w ZSI
4.
Musi byd wyposażony w oprogramowanie narzędziowe do zarządzania systemem baz danych,
umożliwiające pracę w środowisku Windows z wykorzystaniem interfejsu graficznego.
Oprogramowanie powinno umożliwiad przynajmniej:
zarządzanie użytkownikami i ich prawami dostępu do zasobów baz danych,
wykonywanie kopii zapasowych systemu,
monitorowanie pracy serwera baz danych,
wspomaganie budowy zapytao i poleceo SQL, wraz z możliwością wykonywania poleceo
języka SQL z pominięciem ZSI, oraz eksport wyników do pliku (np. xls, dbf) a także ich wydruk,
zarządzanie replikacją i synchronizacją baz, odtworzenie danych z kopii,
Oprogramowanie narzędziowe powinno zostad zainstalowane na przynajmniej dwóch stanowiskach
komputerowych i umożliwiad pracę pod kontrolą systemu Windows XP i nowszych.
6
CZĘŚD II
SPECYFIKACJA – SZCZEGÓŁOWA
Zestawienie wymagao szczegółowych
stawianych wobec Zintegrowanego Systemu Informatycznego
1. MEDIA- EWIDENCJA ZUŻYCIA I ROZLICZEO, GOSPODARKA WODOMIERZOWA
L.p.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Treśd
Ewidencja zużycia mediów dotyczy w szczególności:
-ewidencji zużycia wody licznika budynkowego,
-ewidencji zużycia wody podliczników lokalowych
-ewidencji zużycia gazu,
-ewidencji zużycia energii elektrycznej,
-ewidencji zużycia energii cieplnej.
Rozliczenie kosztów mediów na poszczególnych lokatorów za wybrany okres.
Obliczanie i rozliczanie strat na licznikach głównych i podłączonych podlicznikach.
Ewidencja liczników, wodomierzy, układów pomiarowych, lokalizacje i ich numery, zdarzeo na
licznikach indywidualnych i zbiorczych z zapamiętaniem daty i stanu licznika każdego zdarzenia.
Możliwośd różnicowania ujęcia w ewidencji czynszowej wyniku rozliczeo mediów odrębnie dla
nadpłat i dopłat.
Możliwośd łączenia budynków w zespoły jak również przyporządkowania pojedynczych lokali z
jednego budynku do drugiego ( ze względu na specyfikę podłączeo instalacji) z możliwością
modyfikacji.
Elastycznośd wyboru sposobu rozliczenia kosztów z możliwością łączenia metod np. 40% kosztów
rozliczanych wg powierzchni a 60% wg kubatury.
Możliwośd zróżnicowania algorytmu rozliczenia kosztów w obrębie jednego budynku ( zespołu
budynków) w zależności od typu lokalu.
Możliwośd swobodnego wyboru okresu rozliczeniowego dla poszczególnych nieruchomości oraz
przeprowadzania próbnych rozliczeo kosztów mediów na poszczególnych najemców.
Automatyczne pobieranie danych z systemu FK do rozliczeo kosztów mediów z możliwością
uwzględnienia dodatkowych elementów kosztowych lub wprowadzenia kosztów przypadających
na poszczególne lokale ( dotyczy rozliczeo z firm zewnętrznych).
W przypadku budynków w pełni opomiarowanych możliwośd obliczenia różnicy pomiędzy
wskazaniem wodomierza głównego a sumą wskazao podliczników, a następnie rozliczenie różnicy
na poszczególne lokale wg różnych kryteriów.
W lokalach nieopomiarowanych możliwośd wprowadzenia współczynnika tzw. kategorii wodnej
uwzględnianego w algorytmie rozliczenia wody oraz możliwośd comiesięcznej zmiany tego
współczynnika (ryczałt).
Możliwośd tworzenia raportów kosztów rozliczonych i nierozliczonych na poszczególnych
budynkach.
Automatyczne wyliczenie nowych norm zużycia na podstawie ostatniego rozliczenia z
porównaniem stawek obciążeniowych za okres poprzedni oraz możliwośd decyzji co do nowej
stawki i okresu jej obowiązywania.
Symulacja odczytu- możliwośd wyliczenia stanu wodomierza na podstawie wcześniejszych
odczytów w przypadku braku bieżącego odczytu.
Możliwośd wprowadzenia obciążenia ryczałtem dla licznika zatrzymanego, z błędnym stanem, lub
w przypadku braku odczytu, i przyjęcie zużycia ryczałtowego do rozliczenia.
Możliwośd indywidualnego rozliczenia pojedynczych lokali w trakcie okresu rozliczeniowego z
uwzględnieniem wyników tego rozliczenia przy rozliczeniu całego budynku.
7
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
Możliwośd przeprowadzenia analizy zmian zużycia medium za zadany okres dla poszczególnych
lokali, grupy lokali, budynków i zespołów budynków.
Możliwośd wydruku listy lokali z brakującymi odczytami podliczników z podaniem średniego
zużycia w określonym przedziale czasowym.
Możliwośd prowadzenia notatnika dotyczącego odczytów liczników na budynku i poszczególnych
lokalach.
Kontrola poprawności wprowadzanego odczytu- sygnalizowanie sytuacji:
- wprowadzenia odczytu mniejszego niż odczyt poprzedni,
-w których zalecana jest kontrola podanego zużycia.
Automatyczne raportowanie nieuzasadnionego wzrostu zużycia (prawdopodobieostwo np.
wycieku, kradzieży).
Wstępna dekretacja faktur/naliczeo do systemy FK.
Automatyczne księgowanie kwot wynikających z rozliczenia na konta najemców i właścicieli z
uwzględnieniem historii zmian. W przypadku odszkodowao za bezumowne korzystanie z lokalu
możliwośd odrębnego rozliczenia i zaksięgowania na odrębnej kartotece najemcy za okres umowny
i bezumowny.
Możliwośd zaewidencjonowania więcej niż jednego licznika dla jednego lokalu lub jednego
budynku z podaniem dat montażu, numeru, producenta itp. z możliwością generowania zestawieo
i analiz wg różnych kryteriów, w tym wg daty montażu wodomierza i daty ważności legalizacji w
celu informowania użytkowników o konieczności legalizacji.
Możliwośd importu odczytów urządzeo pomiarowych, np. wodomierzy, przesłanych przez
najemców/właścicieli za pośrednictwem portalu internetowego.
Generowanie kart do odczytu stanów liczników na dany dzieo (np. 30.06.,31.12) z numerem
licznika, datą instalacji, datą ostatniego odczytu oraz ostatnim odczytem.
Możliwośd generowania raportów do plików np. *txt .
2.GOSPODARKA ZASOBAMI
L.p.
Treśd
1.
Ewidencja informacji o działkach: numer działki, parceli, nr arkusza mapy, adres, obręb i gmina
katastralna, właściciel (słownik), księga wieczysta, wszystkie powierzchnie opisujące działkę (m.in.
powierzchnia całkowita działki, powierzchnia zabudowy, powierzchnia zieleni, chodników, ulic,
parkingów, podwórzy i innych ).
2.
Możliwośd prowadzenia szczegółowej ewidencji udziału w gruncie związanego z wydzielonym /
wykupionym lokalem z uwzględnieniem udziału gminy w gruncie.
3.
Możliwośd definiowania przez użytkownika dodatkowych pól opisujących działkę (kolejne
powierzchnie charakterystyczne).
4.
Relacyjne powiązanie z budynkami informacji o działkach - możliwośd łatwego uzyskania informacji
o budynkach znajdujących się na danej działce z poziomu działki.
5.
Możliwośd łatwego wyszukiwania informacji o działkach wg opisujących je parametrów tj.:
-Numeru,
-Adresu,
-Obrębu i gminy katastralnej,
-Powierzchni,
-Właściciela,
-Nr księgi wieczystej.
6.
Możliwośd wyszukiwania informacji o działkach przyporządkowanych lub związanych z
funkcjonowaniem poszczególnych budynków (z uwzględnieniem przypadków, że budynek
posadowiony jest na jednej lub kilku nieruchomościach gruntowych).
7.
Możliwośd łączenia nieruchomości w grupy wspólnie użytkujące określone tereny.
8
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
Możliwośd generowania zestawieo i analiz z uwzględnieniem kryteriów charakteryzujących budynki
i działki.
Prowadzenie naliczeo podatku od nieruchomości.
Ewidencja informacji o budynkach, a w szczególności: adres i numer ewidencyjny, właściciel
(słownik), powierzchnie charakterystyczne, rok budowy, powierzchnie użytkowe i pomocnicze,
lokalizacja ( współczynnik budynku).
Ewidencja danych dotyczących nieruchomości w tym:
ewidencja własności / współwłasności administrowanych nieruchomości.
Ewidencja danych do podatku od nieruchomości z możliwością zmiany kategorii stawek
podatkowych ,
ewidencja zmian w powierzchni stanowiącej własnośd gminy oraz powierzchni administrowanej
przez ZGM.
Możliwośd definiowania przez użytkownika dodatkowych pól opisujących budynek (np. kolejne
powierzchnie charakterystyczne).
Ewidencja pomieszczeo wspólnych i znajdującego się w nich wyposażenia.
Powiązanie z budynkami informacji, na której działce znajduje się dany budynek - możliwośd
łatwego uzyskania informacji o działce (działkach) związanej z budynkiem z poziomu karty
budynku.
Możliwośd ewidencji i generowania na podstawie danych o lokalu zbiorczych danych o budynku lub
grupie budynków wg parametrów określonych przez użytkownika i z uwzględnieniem następnego
sortowania wg wybranych parametrów.
Możliwośd dołączenia do danych: map ewidencyjnych, sytuacyjno - wysokościowych, galerii zdjęd,
inwentaryzacji w wersji elektronicznej.
Możliwośd zdefiniowania przez użytkownika formuł naliczających jedne parametry w oparciu o
inne.
Możliwośd importu i eksportu danych z i do arkuszy kalkulacyjnych.
System powinien umożliwid szczegółową ewidencję danych o lokalu i standardów wyposażenia
lokalu ,dodatkowe pomieszczenia, przynależne piwnice, magazyny , zaplecza wraz z możliwością
generowania zestawieo i analiz na podstawie wprowadzonych danych. Możliwośd łatwego
obejrzenia historii zmian dokonanych w danych o lokalu przez wprowadzenie nowych zapisów bez
usuwania poprzednich zapisów. tworzenie raportów zmian dokonanych.
Ewidencja powinna obejmowad między innymi dane takie jak:
-powierzchnie w tym m.in. : użytkowa( magazyn, zaplecze), mieszkalna , grzewcza ,
-rodzaj i powierzchnia pomieszczeo przynależnych , pomieszczeo dodatkowych -gospodarczych,
piwnice ,
-ilośd izb ( pokoje, kuchnia ),
-kondygnacja ( suterena, piwnica, parter, I piętro itd.),
- typ lokalu ( mieszkalny, użytkowy, garaż, teren, kiosk, ogród),
-punktacja wraz ze współczynnikiem dla budynku, kategoria,
-rodzaj czynszu i stawka bazowa,
-udział we współwłasności ( zgodnie z aktem notarialnym lub księgą wieczystą ),
-data wykupu,
-powierzchnia i nr działki oraz oznaczenie czy własnośd lub użytkowanie wieczyste,
-nr księgi wieczystej lokalu,
możliwośd wprowadzenia i podglądu w jednym oknie programu powierzchni lokalu z podziałem np.
na pow. główną , zaplecze , magazyn ( wprowadzenie różnych stawek), oraz powierzchni
przynależnych ( piwnica) , sumowanie powierzchni ,a w przypadku lokali użytkowych wystawienie
wspólnej faktury.
Możliwośd dodawania innych parametrów.
Możliwośd wydruku listy pustostanów z odpowiednim podziałem na typy.
9
3. GOSPODARKA ZASOBAMI MIESZKALNYMI I NIEMIESZKALNYMI
L.p.
Treśd
1.
Możliwośd prowadzenia ewidencji umów najmu obejmującej:
-rodzaj umowy ( czego dotyczy - słownik),
-informacja na jaki cel przeznaczony jest lokal,
-lokal wynajęty / zasiedlony w drodze( słownik):
przetargu
przydziału
-podstawa do spisania umowy,
-numer umowy,
-adres zamieszkania najemcy,
-data zawarcia umowy,
-od kiedy i do kiedy obowiązuje umowa,
-przedłużenie umowy,
-data rozwiązania,
-od kiedy obowiązuje wypowiedzenie,
-jaki jest termin wypowiedzenia,
-termin przekazania lokalu,
-powód / przyczyna rozwiązania,
-informacja dot. wezwao do opuszczenia lokalu .
2.
Możliwośd wydruku analiz i zestawieo z uwzględnieniem powyższych danych dla poszczególnych
budynków i grup budynków, typów najmu lub wybranego parametru jako kryterium.
3.
Możliwośd szybkiego uzyskania syntetycznej informacji o lokalach zarządzanych przez ZGM:
suma powierzchni użytkowych lokali,
suma powierzchni grzewczych lokali,
suma naliczeo oddzielnie dla każdej opłaty,
suma dodatków,
suma dowolnego pola informacyjnego na karcie lokalu (np. dowolnej powierzchni),
z możliwością ustalenia dowolnych kryteriów i podania danych np. na dany dzieo.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Możliwośd dołączenia do danych o lokalu skanowanych dokumentów takich jak np. plan lokalu,
protokół zdawczo-odbiorczy, protokół typowania robót remontowych, kwestionariusz punktowy.
Możliwośd uzyskania informacji o umowie najmu – rodzaju, dacie podpisania, wygaśnięciu i
przedłużeniu umowy.
Ewidencja danych o najemcach lokali wraz z prowadzeniem historii wszystkich zmian w tych
danych :
imię i nazwisko,
adres oraz ewentualny adres do korespondencji,
nr PESEL, nr NIP,
unikalny identyfikator jako kontrahenta ZGM,
inne parametry niezbędne do wyliczenia kategorii lokali i kwot,
obciążenia z tytułu czynszu oraz zaliczek na koszty eksploatacji i media .
Możliwośd dokonywania zmian ( zgodnie z zakresem uprawnieo) wysokości obciążeo w danym
okresie oraz możliwośd obciążania w trakcie jednego miesiąca różnymi terminami opłat np.: 1-10
dnia m-ca tylko świadczenia, a od 11-31 czynsz + świadczenia lub sam czynsz ( według ustalonych
kryteriów).
Możliwośd sporządzania raportu dokonanych w danym miesiącu zmian powierzchni, ilości osób,
wysokości czynszu, zakwaterowania, zdania lokalu oraz zmiany charakteru umowy ( np. z czasowej
na stałą itp.) z podaniem nazwiska najemcy i adresu lokalu, którego zmiana dotyczy.
Możliwośd uruchomienia opcji sygnalizującej użytkownikowi datę zakooczenia umowy w przypadku
umów zawartych na czas określony. Raport na początku m-ca.
Możliwośd generowania z systemu dokumentów takich jak:
10
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
-umowy najmu i aneksu do umowy,
-wypowiedzenia umowy najmu,
-przeliczenia wysokości opłat czynszowych,
-inna korespondencja w zależności od potrzeb .
Możliwośd sporządzania wydruków dotyczących najemców z wykorzystaniem wszystkich
wprowadzonych danych o najemcach i lokalu.
Możliwośd wystawiania faktur, faktur korygujących.
Historia lokatora: informacja od kiedy i do kiedy i gdzie mieszkał lokator (dotyczy lokali
zarządzanych przez ZGM).
Możliwośd prowadzenia notatnika umożliwiającego zapisywanie różnych uwag dotyczących
najemców ( np. o złożonych wnioskach do Prezydenta itp.).
Notatnik sygnalizowany podczas wszystkich aktualizacji (również podczas księgowania wpłat).
Systemowe zgłaszanie przy przeglądaniu danych o lokalu, informacji o etapie windykacji (ilośd
spraw w sądzie, z jakiego tytułu itp.).
Możliwośd prowadzenia książki meldunkowej zawierającej dane:
-Imię i nazwisko,
-Tytuł,
-Data zgonu,
-Stopieo pokrewieostwa,
-data urodzenia, pesel, NIP,
-imiona rodziców,
-rodzaj meldunku * stały, czasowy ( od kiedy - do kiedy) ],
-adres poprzedni lub następny.
Możliwośd automatycznego tworzenia raportów o wygasających meldunkach czasowych.
Możliwośd tworzenia miesięcznego raportu z pełnymi danymi z książki meldunkowej.
Możliwośd prowadzenia rejestru pustostanów z możliwością wprowadzania danych i zmian,
zapisywania uwag, sporządzania wydruków na konkretny dzieo (np. do statystyk).
Ewidencja danych o wnioskodawcy umożliwiająca wprowadzenie m.in. danych:
-nr kolejny wniosku,
-data złożenia,
-imię i nazwisko wnioskodawcy,
-adres stałego lub tymczasowego zameldowania, typ własności i -powierzchnia lokalu,
-dochód wnioskodawcy,
-adres do korespondencji,
-ilośd osób ubiegających się o przydział lokalu oraz ich imiona i –nazwiska,
-ilośd osób wspólnie zamieszkujących,
-tytuł ( trudne warunki zamieszkania, zamiana, aktualizacja, przepisanie, wykwaterowanie),
-sposób rozpatrzenia ( weryfikacja początkowa),
Negatywny
Pozytywny
Lista podstawowa
Lista do remontu gruntownego
Zamiana z urzędu
Zamiana dobrowolna
-sposób ostatecznego załatwienia (możliwośd wpisania adresu przyznanego lokalu i daty).
Możliwośd aktualizacji złożonego wniosku.
Możliwośd generowania raportów wg zadanego kryterium w tym m.in. według tytułu, daty
wpływu, sposobu rozpatrzenia wniosku, miejsca zamieszkania.
Możliwośd wydruku potwierdzenia złożenia wniosku wg określonego szablonu.
Możliwośd sprawdzenia czy osoby wymienione we wniosku:
-Mieszkają w zasobach gminy
11
25.
-posiadają z tego tytułu zadłużenie
-były bądź są najemcami lokalu użytkowego lub innego
-czy prowadzone jest wobec nich postępowanie sądowe.
Możliwośd ewidencji:
-wyroków sądowych orzekających eksmisję z prawem do lokalu socjalnego,
-ewidencję wyroków orzekających eksmisję bez prawa do lokalu socjalnego.
Poprzez:
-datę wyroku,
-sygnaturę akt sadowych,
-datę złożenia do realizacji w ZGM,
-nazwisko i imię pozwanych,
-adres pozwanych,
-adres do korespondencji- opcjonalnie,
-nazwa wierzyciela,
-rodzaj wierzyciela (Gmina, SM, inny wierzyciel),
- ilośd osób objętych wyrokiem, którym sąd przyznał prawo do lokalu socjalnego,
- ilośd osób objętych wyrokiem, którym sąd nie przyznał prawa do lokalu socjalnego,
- nr sprawy zarejestrowanej w DM,
-zero-jedynkowa informacja o występowaniu przez wierzyciela o odszkodowanie (możliwośd
dodawania kolejnych okresów z kwotami w razie kolejnego pozwu o zapłatę),
-data wskazania lokalu socjalnego,
-adres wskazanego lokalu,
-rodzaj dalszego postępowania:
Przyjął lokal- sprawa zakooczona
Nie przyjął lokalu- data wyznaczonej eksmisji przez komornika sądowego.
4.EWIDENCJA OPŁAT CZYNSZOWYCH
L.p.
Treśd
1.
Możliwośd ewidencji naliczeo i wpłat w układzie wieloletnim bez limitu czasowego.
2.
Możliwośd dostosowania ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas
rejestrujących.
3.
Możliwośd dowolnego definiowania składników opłat z możliwością ich modyfikacji.
4.
Możliwośd podziału naliczenia na wstępne i zamknięte.
5.
Możliwośd wyliczania i ewidencji bonifikat dla poszczególnych składników opłat indywidualnie, dla
grupy składników , grup lokali lub grup budynków.
6.
Możliwośd automatycznej zmiany składników czynszu w zależności od typu umowy.
7.
Możliwośd wprowadzenia zmiany stawek obowiązujących w przyszłych okresach i automatyczna
zmiana dla najemcy, grup najemców, grup budynków. Możliwośd planowania przyszłych
przychodów na podstawie znanych zmian stawek.
8.
Możliwośd ustalenia wartości netto i VAT dla obciążenia poszczególnych najemców za podany
okres (wykorzystując parametr stawki VAT przyporządkowany każdemu składnikowi obciążenia).
9.
Możliwośd przeglądania historii zmian: np. stawek (obowiązujących: poprzednio, aktualnie i w
następnych okresach). Możliwośd wprowadzania zmian stawek z wyprzedzeniem na kolejne
okresy.
10. Możliwośd sporządzania zestawieo i analiz dotyczących nieruchomości w zakresie obciążeo
i należności czynszowych uwzględniających zasoby Gminy oraz własnośd/ współwłasnośd innych
osób fizycznych i prawnych.
11. Możliwośd emisji powiadomieo o zmianach wysokości obciążeo oraz wystawiania dokumentów
księgowych takich jak: faktura VAT na potwierdzenie kwoty obciążenia, nota księgowa.
12. Możliwośd dokonywania automatycznego i ręcznego korygowania naliczenia za dowolnie wybrany
12
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
okres oraz drukowania miesięcznego raportu dokonanych zmian w danym miesiącu. Korekty po
naliczeniach powinny byd wykazane w odrębnej pozycji w zestawieniach za korygowane okresy z
możliwością automatycznego zaewidencjonowania.
Automatyczne księgowanie sprawozdania czynszowego do programu finansowo-księgowego ZGM.
Wprowadzenie mechanizmu priorytetowania wpłat dla określonych typów lokali lub
poszczególnych lokali indywidualnie (np. w pierwszej kolejności na czynsz a następnie na media)
Możliwośd rozksięgowania wpłat na salda według ustalonej kolejności.
Możliwośd sporządzenia analiz nadpłat czynszowych celem dokonania dociążeo z tytułu czynszu
(zaliczki), odsetek, kosztów sądowych, kosztów komorniczych, kaucji itp.
Możliwośd deklarowania różnych terminów płatności dla naliczeo systemowych i obciążeo
wynikających z wystawianych dokumentów VAT oraz uwzględnienia tych terminów w analizach,
zestawieniach, podczas naliczania odsetek.
Automatyczne podpowiadanie przy rejestrowaniu wpłat - kwot, danych z kartoteki kontrahentów,
nr faktur - wspomaganie kojarzenia zapłat z dokumentami obciążeniowymi oraz sygnatur
postępowao komorniczych.
Możliwośd księgowania wpłat przy wykorzystaniu czytnika kodów kreskowych.
Możliwośd automatycznego księgowania wpłat na podstawie raportu bankowego dostarczanego z
banku drogą elektroniczną ( system identyfikujący masowe płatności ).
Możliwośd ewidencji przyznanych dodatków mieszkaniowych (okres, przyznana kwota) oraz ich
księgowania na kartotece najemcy:
-automatyczne księgowanie dodatków w miesiącach przyszłych, aż do daty kooca obowiązywania
dodatku,
-możliwośd korekty automatycznego księgowania związana z np. cofnięciem decyzji.
Możliwośd wydruku analitycznego osób otrzymujących dodatek mieszkaniowy wg adresów oraz za
określony przedział czasowy z możliwością edycji wydruku (wykonania określonych działao
matematycznych na danych) i powtórnego zaewidencjonowania w systemie.
Wydruk comiesięcznego wykazu osób pobierających dodatek mieszkaniowy z MOPS (imię,
nazwisko, adres) oraz zalegających z zapłatą dłużej niż określona ilośd miesięcy (dotyczy
wskazanych sald, lub wszystkich sald). Analiza sald nie powinna uwzględniad dociążenia z tytułu
mediów.
Możliwośd ewidencji rozrachunków z tytułu kaucji mieszkaniowych w tym m.in.:
-naliczenie i zapłata kaucji,
-raty - ilośd, kwota, termin płatności,
-rozliczenie wpłaconej kaucji i sposobu waloryzacji.
Możliwośd generowania analiz i raportów dotyczących rejestru kaucji oraz możliwośd prowadzenia
windykacji należności z tytułu kaucji mieszkaniowych a w szczególności wydruk monitów.
Możliwośd ewidencji obciążenia najemców za wykonane remonty, które należą do obowiązków
najemcy, partycypacji najemcy w kosztach remontu ( np. wymiany okien), rozliczeo z tytułu
dewastacji lokalu oraz obciążeo z tytułu kosztów odnowienia lokalu i zwrotu za zużyte urządzenia
techniczne. Raportowanie, analizowanie i windykacja należności z tych tytułów.
5. REMONTY I TECHNICZNE UTRZYMANIE NIERUCHOMOŚCI
5.1 REMONTY
L.p.
Treśd
1.
Prowadzenie kartoteki zleceo remontowych w powiązaniu z poszczególnymi nieruchomościami.
2.
Zestawienia planów remontów z faktycznymi kosztami prac w podziale na poszczególne
nieruchomości.
13
3.
Planowanie finansowe i kontrola kosztów remontów.
4.
Ewidencję remontów prowadzonych na poszczególnych nieruchomościach.
5.2 TECHNICZNE UTRZYMANIE NIERUCHOMOŚCI
L.p.
Treśd
1.
Możliwośd tworzenia okresowych (rocznych) planów remontowych dla poszczególnych budynków
ze szczególnym uwzględnieniem założeo finansowych dotyczących planowanych przedsięwzięd
remontowych:
-kwota zaplanowana,
-kwota z kosztorysu inwestorskiego,
-kwota wykonania w podziale na ZGM i Wspólnotę Mieszkaniową.
2.
Grupowanie planowanych remontów w dowolnych grupach (murarsko - tynkarskie, instalacyjne,
malarskie, zduoskie, wymiana stolarki okiennej, remonty dachów, awarie i inne ) z możliwością
dodawania grup.
3.
Jeżeli zlecenie wykonania remontu wymaga przeprowadzenia postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego należy rejestrowad niezbędne informacje dotyczące tego zamówienia:
-numer postępowania,
-nazwa przedmiotu postępowania,
-tryb postępowania,
-numer oraz data ogłoszenia w Biuletynie Zamówieo Publicznych (jeśli dotyczy),
-data otwarcia ofert,
-data rozstrzygnięcia,
-nazwa wybranego wykonawcy,
-informacja o protestach, odwołaniach skargach.
4.
Ewidencja i generowanie danych niezbędnych do sporządzenia rocznego sprawozdania o
udzielonych zamówieniach publicznych ZP-S.
5.
Ewidencja umów oraz zleceo podpisanych z wykonawcami (relacyjne przyporządkowanie umowy
do rodzaju remontu) uwzględniająca:
-data,
-nr umowy/zlecenia,
-wykonawca,
-nr zlecenia,
-zakres robót i adres,,
-termin wykonania,
-data rejestracji,
-kwota.
6.
Możliwośd przyporządkowania otrzymanych przez ZGM faktur za wykonany remont do rejestru
umów i rejestru zleceo z możliwością bieżącego monitorowania rozliczeo wynikających z
zawartych umów / zleceo oraz wystawionych faktur częściowych i koocowych wraz z
informacjami:
-data odbioru,
-numer protokołu odbioru,
-numer faktury oraz data wystawienia(możliwośd szybkiego podglądu treści i statusu faktury).
7.
Możliwośd ewidencji umów i zleceo remontowych wg źródeł finansowania wraz z tworzeniem
harmonogramu wykorzystania dotacji z uwzględnieniem planowanego terminu odbioru robót i
terminu płatności.
8.
Dokumenty finansowe dotyczące remontów wprowadzone do systemu powinny byd
automatycznie (bez potrzeby kolejnego wprowadzenia ) zaewidencjonowane w rejestrze zakupów
w module finansowo - księgowym z możliwością korzystania z szablonów dekretów.
9.
Możliwośd wykonania zbiorczego zestawienia dającego informację o łącznej wartości robót
14
10.
11.
12.
(wszystkich, wszystkich na wskazanym budynku lub grupie budynków, w zadanej grupie remontów
i za zadany okres) zleconych, zleconych a jeszcze niewykonanych, wykonanych.
Możliwośd generowania raportów finansowych informujących o pozostałych do
zagospodarowania środkach finansowych lub o przekroczeniu kwoty planowanego kosztu.
Generowanie dla poszczególnych budynków, grup budynków, według zadanych typów remontów
tabel i wykresów obrazujących:
-kwoty zaplanowane,
-kwoty z kosztorysu inwestorskiego,
-kwoty wykonania,
-koszty remontów poniesionych przez ZGM,
-koszty remontów poniesionych przez Wspólnotę Mieszkaniową.
Możliwośd gromadzenia dokumentacji zdjęciowej i innej dokumentacji technicznej związanej z
planowanymi, wykonywanymi remontami nieruchomości.
5.3 NAPRAWY BIEŻĄCE. AWARIE I PRZEGLĄDY TECHNICZNE
L.p.
Treśd
1.
Rejestracja zgłoszeo dokonywanych przez najemców i właścicieli lokali administrowanych przez
ZGM z możliwością wyszukiwania informacji z rejestru według dowolnego kryterium.
2.
Zakres rejestrowanych danych:
-data zgłaszanego remontu (słownik),
-data zgłoszenia,
-inspektor techniczny przyjmujący zgłoszenie (słownik),
-data wizji lokalnej,
-opinia inspektora technicznego.
3.
Możliwośd kwalifikowania zgłoszenia:
-do ujęcia w planie finansowym (automatyczne umieszczenie wpisów w ewidencji planowanych
robót ),
-skierowanie do bezpośredniego wykonania wraz z podaniem daty proponowanego wykonania
(automatyczne umieszczenie wpisów w ewidencji zleceo do wykonania).
4.
Możliwośd skierowania otrzymanego od lokatora zgłoszenia do osoby odpowiedzialnej za jego
dalsze rozpatrzenie lub realizację (inspektora technicznego).
5.
Możliwośd generowania i rejestrowania zleceo wynikających ze zgłoszonych awarii, które
zatwierdzono do wykonania i skierowano do wykonawcy:
-numer zlecenia,
-data wystawienia zlecenia,
-nazwa zleceniobiorcy,
-koszt zleconych robót,
-termin wykonania wymagany przez zleceniodawcę,
-data wykonania zlecenia,
-numery faktury za wykonane zadanie i data wystawienia (relacyjne dowiązanie do faktur
pozwalające w łatwy sposób z poziomu karty zlecenia podejrzed zawartośd i status faktur).
6.
Pełna dostępnośd (zestawienia, raporty) informacji o naprawach i awariach zgłoszonych, w trakcie
realizacji, zrealizowanych.
7.
Możliwośd tworzenia raportów finansowych dotyczących wykonanych napraw i awarii
wg kryteriów: wykonawca, budynek lub grupa budynków, dowolny wybrany okres czasu, miejsce
wykonania (częśd wspólna, lokal), własnośd budynku, rodzaj prac (roboty elektryczne, murarskie
itp.).
8.
Ewidencja przeglądów technicznych budynków. Tworzenie ewentualnych propozycji remontowych
wynikających z przeglądu i kierowanie ich jako propozycji do planu remontów.
9.
Tworzenie harmonogramu przeglądów technicznych dla poszczególnych budynków.
15
10.
11.
Możliwośd tworzenia wydruków przeglądów wykonanych w zadanym okresie, przeglądów
planowanych do wykonania w zadanym zakresie dla wskazanego budynku lub grupy budynków.
Naprawy bieżące, awarie, remonty, inwestycje, przeglądy techniczne powinny tworzyd historię
prac budowlano - montażowych, konserwacyjnych i innych wykonanych na danej nieruchomości.
Możliwośd prowadzenia w formie elektronicznej książki obiektu budowlanego zgodnie z przepisami
obowiązującymi w tym zakresie.
6. WINDYKACJA NALEŻNOŚCI I ROZRACHUNKI
L.p.
Treśd
1.
Informacje o stanie finansowym i wpłatach najemców w układzie przedmiotowym (dot. danego
obiektu rozliczeniowego) oraz podmiotowym (wszystkie rozrachunki określonej osoby).
2.
Możliwośd uzyskania w jednym oknie programu pełnej analizy należności / zobowiązao za dowolny
okres, w stosunku do wpłat / wypłat i w rozbiciu na każdy typ należności / zobowiązania
(informacja o zaległościach i nadpłatach dla wszystkich sald) w tym w rozbiciu na należności
wymagalne i terminowe, należności dochodzone w postępowaniu sądowym oraz skierowane na
drogę postępowania egzekucyjnego z możliwością wydruku tych danych.
3.
W przypadku należności fakturowanych automatyczne dołączenie listy faktur przeterminowanych:
data, f-ry, numer, kwota, termin płatności.
4.
Możliwośd generowania wydruku o obrotach i saldach syntetycznych i analitycznych dla
poszczególnych zakresów budynków, typów najmu z podziałem na zaległości i nadpłaty oraz z
uwzględnieniem dowolnych parametrów opisowych lokalu.
5.
Możliwośd wyliczania odsetek na dany dzieo m-ca na podstawie obrotów miesiąca niezamkniętego.
6.
Możliwośd automatycznego naliczania odsetek wg ustalonych terminów płatności dla
poszczególnych rodzajów umów , terminów określonych na wystawianych dokumentach
rozliczeniowych lub fakturach VAT, uwzględnionych w ugodach, ratalnej spłacie należności ,z
możliwością opcjonalnego blokowania naliczeo.
7.
Możliwośd korekty naliczonych odsetek za podany okres z automatycznym księgowaniem na koncie
najemcy.
8.
Predefiniowana przez użytkownika procedura windykacyjna, umożliwiająca określenie kolejnych,
warunkowych kroków windykacyjnych.
9.
Możliwośd dowolnego definiowania przez użytkownika szablonów korespondencji windykacyjnej
przy wykorzystaniu programu typu MS Office.
10. Możliwośd ograniczenia warunkowego zakresu emitowanych dokumentów windykacyjnych np. z
pominięciem najemców lub właścicieli lokali z którymi zawarto ugody.
11. Tworzenie historii wystawionych dla obiektu lub kontrahenta dokumentów windykacyjnych.
12. Możliwośd analiz dotyczących należności w tym min.
-analiza należności wg zakresu kwot lub krotności (także obydwa warunki razem) zadłużenia z
jednoczesną możliwością uzyskania informacji o parametrach opisowych lokalu.
13. Generowanie wydruku wpłat i obciążeo w układzie syntetycznym i analitycznym w podziale na
poszczególne elementy opłaty oraz w układzie miesięcznym i rocznym.
14. Możliwośd wydruku listy dłużników z uwzględnieniem kwot i toczących się postępowao sądowych i
egzekucyjnych oraz listy byłych najemców lokali ze stanem zaległości lub nadpłaty.
15. Ewidencja i kontrola realizacji ugod o ratalnej spłacie należności.
16. Rejestracja umorzonych należności z możliwością sporządzenia analizy: ilości, wartości i rodzajów
umorzonych należności.
17. Wspomaganie ewidencji należności do odpisów aktualizujących, a w szczególności: możliwośd
generowania sprawozdao na podstawie wprowadzonych danych.
18. Możliwośd wydruku potwierdzenia salda wymaganego Ustawą o Rachunkowości wg określonego
szablonu.
16
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
Ewidencja i analiza prowadzonych w stosunku do określonego kontrahenta spraw sadowych i
egzekucyjnych z możliwością wprowadzania dowolnego rodzaju i ilości danych opisowych oraz
uzyskiwania wielowymiarowych zestawieo.
Odrębna ewidencja księgowa na kartotece obiektu należności skierowanych na drogę
postępowania sądowego oraz egzekucyjnego oraz kosztów związanych z tymi postępowaniami i
możliwośd księgowania spłat na tych kartotekach.
Możliwośd uzyskiwania zestawieo obrazujących skutecznośd prowadzonych postępowao
windykacyjnych w określonych przedziale czasu z uwzględnieniem kosztów prowadzonych działao.
Możliwośd zestawiania wpłat dokonywanych na określony rodzaj należności w danym okresie czasu
w stosunku do dowolnego zakresu obiektów.
Możliwośd automatycznego generowania z programu pozwów zgodnie z prowadzonym szablonem
i możliwośd generowania pozwów na potrzeby elektronicznego postępowania upominawczego.
Generowanie wydruku zgodnego z art. 8 ust. 4 oraz art. 7 ust. 11 Ustawy z dnia 21 czerwca 2001r.
o dodatkach mieszkaniowych.
Wspomaganie procesu windykowania należności z rejestrowaniem kolejnych kroków procedury
windykacyjnej, ponoszonych kosztów windykacji, ewidencją korespondencji, zawartych ugod i
spraw sądowych.
Rejestracja wpłat na subkonta najemców z automatycznym księgowaniem plików otrzymanych z
banku, automatyczne rozliczanie wpłat z naliczeniami.
Możliwośd automatycznego kojarzenia dokumentów obciążeniowych z zapłatami- w podziale na
typy dokumentów i ich wiekowanie.
Możliwośd niezależnego prowadzenia i ewidencjonowania więcej niż jednej sprawy dla jednego
klienta ( najemcy lub właściciela).
Ewidencja spraw sądowych:
-sygnatura akt sądowych,
-data pozwu,
-data nakazu zapłaty (wyroku),
-data wniosku o klauzulę prawomocności lub wykonalności,
-data zawieszenia postępowania,
-opis treści wyroku lub zeskanowany wyrok,
-uwagi na temat stanu sprawy.
Ewidencja postępowania egzekucyjnego
-data wniosku egzekucyjnego,
-informacja o przebiegu postępowania komorniczego,
-termin ostatecznego zakooczenia.
Ewidencja sald finansowych i wpłat dotyczących sprawy w sądzie na oddzielnym koncie wraz z
informacją :
-saldo należności głównej,
-saldo należności z tytułu odsetek,
-saldo kosztów sądowych,
-saldo kosztów adwokackich,
-saldo zaliczek komorniczych,
-saldo kosztów egzekucyjnych (zaliczka komornicza, inne dodatkowe koszty związane z egzekucją ).
Możliwośd wydruku danych za dany okres o:
-liczbie toczących się aktualnie postępowao sądowych z poszczególnych typów lokali,
-liczbie toczących się w danym roku postępowao eksmisyjnych z poszczególnych typów lokali w
tym z powodu zaległości w opłatach,
-liczbie orzeczonych przez sąd eksmisji z lokali,
-liczbie wykonanych eksmisji z lokali, w tym z powodu zaległości w opłatach,
-sumie zaległości dochodzonych w postępowaniu sądowym i egzekucyjnym w danym momencie,
-stopniu skuteczności postępowania sądowego i egzekucyjnego,
-stosunku ponoszonych opłat sądowych do wyegzekwowanych należności.
17
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
Możliwośd wydruku wykazu osób objętych postępowaniem egzekucyjnym z podaniem kwot
objętych egzekucją i wpłat z tego tytułu.
Dla wpłaty dotyczącej sprawy sądowej (jeżeli nie jest wskazana wprost pozycja, której dotyczy)
możliwośd rozksięgowana na poszczególne salda w ustalonej kolejności.
Możliwośd wydruku okresowych zestawieo informujących jaka kwota zaksięgowanych wpłat
pomniejszyła: koszty sądowe, adwokackie, zaliczki komornicze .
Generowane wydruki:
-informacja o stanie wybranego lub wszystkich sald dotyczących sprawy sądowej,
-spraw sądowych zakooczonych według kryterium:
Wyegzekwowane,
spłacone dobrowolnie,
umorzone przez Prezydenta lub Dyrektora ZGM ( słownik),
-wykaz spraw, w których nie wyegzekwowano wszystkich rodzajów należności ( np. pozostały do
wyegzekwowania: odsetki, koszty sądowe).
Możliwośd ewidencji wyroków sądowych z prawem do lokalu socjalnego, bez prawa do lokalu
socjalnego, pomieszczeo tymczasowych dotyczących spraw ZGM i innych wierzycieli.
Pełne dane dotyczące złożonego wyroku:
-data wyroku i jego wpływu do ZGM,
-sygnatura akt,
-imię i nazwisko dłużnika,
-liczba osób objętych wyrokiem i ich dane,
-imię i nazwisko lub nazwa wierzyciela w tym: dane teleadresowe, data wezwania do zapłaty
odszkodowania, kwota, inne informacje uzupełniające, adres przydzielonego lokalu, forma
realizacji wyroku (przy udziale komornika, dobrowolnie), data zrealizowania wyroku.
Możliwośd wyszukiwania i drukowania danych z ww. rejestru dla wyroków ZGM i innych wierzycieli
wg zadanego kryterium:
-poszczególnych pozycji rejestru z dodaniem kryterium czasowego,
-liczby zrealizowanych wyroków w danym przedziale czasowym,
-formy realizacji wyroku ( przy udziale komornika, dobrowolnie),
-liczby niezrealizowanych wyroków w danym okresie.
Możliwośd rejestrowania i drukowania dla każdej sprawy kosztów związanych z wykonaniem
eksmisji.
7. POZOSTAŁA SPRZEDAŻ
L.p. Treśd
1.
Możliwośd generowania i rejestracji dokumentów sprzedaży.
2.
Możliwośd wystawiania faktur z danymi pobieranymi z wybranego dokumentu sprzedaży.
3.
Możliwośd pamiętania kilku nazw asortymentu.
4.
Wprowadzanie cenników indywidualnych dla poszczególnych kontrahentów.
5.
Możliwośd udzielania procentowych rabatów na kilka sposobów (stały rabat dla asortymentu, stały
rabat dla kontrahenta lub jednorazowy rabat podczas wprowadzania faktury).
6.
Możliwośd przeliczania jednostek miary w obie strony.
7.
Możliwośd tworzenia nowego asortymentu przez skopiowanie danych z wybranej pozycji
istniejącego asortymentu.
8.
Kontrola zgodności numeracji i dat wystawionych dokumentów.
18
9.
Zapamiętanie obrazu faktury, w celu uzyskania poprawnego duplikatu dokumentu .
10.
Możliwośd kontroli zadłużenia klienta (sprawdzanie salda) podczas wprowadzania faktury.
11.
Możliwośd wprowadzenia blokady wystawiania faktur dla danego kontrahenta.
12.
Symulacja dekretacji grupy wybranych faktur .
13.
Automatyczna dekretacja wprowadzonych w systemie dokumentów.
14.
Możliwośd przydzielenia dokumentów do różnych paczek dekretacyjnych.
15.
Możliwośd sporządzania różnego rodzaju zestawieo wg kryteriów zadanych przez użytkownika.
8. KSIĘGOWOŚD I FINANSE
System finansowo - księgowy powinien umożliwid prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z
wymogami ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku z późniejszymi zmianami, Rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont
dla budżetu paostwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora
finansów publicznych oraz Rozporządzenia Ministra Finansów dnia 14 czerwca 2006 roku w sprawie
szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze
źródeł zagranicznych.
L.p.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9
10.
11.
12.
Treśd
Definiowalny rok obrachunkowy, z dowolną ilością okresów obrachunkowych.
Elastyczny i definiowalny przez użytkownika strukturalny plan kont, z możliwością utworzenia
konta o długości 60 znaków.
Możliwośd definicji kręgu kosztowego.
Wieloletni system ewidencji księgowej.
Automatyczne przenoszenie nazw kont analitycznych do wydruków i na ekran ze słownika
systemowego, po podaniu numeru konta.
Możliwośd tworzenia nowych zestawieo przez operatora przy pomocy generatora wydruków
i dokonywania przez operatora samodzielnych zmian w definicjach zestawieo.
Możliwośd śledzenia stanu rozrachunków, kosztów i wyników, wg stanu na moment tworzenia
zestawienia, bez konieczności zamknięcia ksiąg bieżącego miesiąca.
Możliwośd równoległej pracy na kilku okresach obrachunkowych i w więcej niż jednym roku
księgowym bez konieczności zamykania okresu poprzedniego. Personalizowanie ustawieo
aktualnego okresu księgowego.
Automatyczne przeniesienie bilansu zamknięcia jako BO roku następnego, a do momentu
zamknięcia roku- stan kont z BO podawany z zapisem "BO tymczasowe".
Prowadzenie rozrachunków niezależnie od roku obrotowego. Informacje o stanie rozrachunków,
transakcjach rozliczonych i nie rozliczonych (kojarzenie dokumentów z zapłatą ). Możliwośd
naliczenia odsetek karnych od kwot należności oraz drukowania wezwao do zapłaty i not
odsetkowych.
Drukowanie potwierdzeo sald zawierających również specyfikację salda z podaniem numerów
i kwot faktur składających się na potwierdzane saldo. Możliwośd edycji szablonu druku w zakresie
nagłówka, treści i stopki.
Możliwośd przygotowania przelewów dla kontrahentów na podstawie niezapłaconych faktur ( z
prowadzonych rejestrów faktur ) oraz innych zobowiązao ( podatki, wynagrodzenia, ZUS) według
deklarowanego terminu płatności oraz ich eksport do systemu bankowości elektronicznej.
19
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
Możliwośd przygotowania przelewów dla płatności cyklicznych.
Obsługa wyciągów bankowych.
Możliwośd wprowadzania danych przy użyciu czytnika kodów kreskowych.
Możliwośd dostosowania programu do każdej usługi Home Banking (elektroniczne przelewy).
Możliwośd definiowania metod importowania wyciągów bankowych z systemu bankowości
elektronicznej.
Płatności masowe.
Możliwośd budowy hierarchicznej struktury kont kosztowych umożliwiających analizę kosztów na
kilku poziomach szczegółowości w zakresie rodzaju i miejsc powstawania kosztów.
Możliwośd definiowania dowolnych typów dokumentów oraz ich księgowanie i wydruk m.in.
poleceo księgowania, raportów bankowych oraz raportów kasowych.
Możliwośd stornowania dowodów księgowych.
Możliwośd bezpośredniego przejścia od danych sumarycznych konta do odpowiednich zapisów
księgowych i dokumentów źródłowych.
Możliwośd zakładania nowych kont analitycznych oraz wprowadzania danych kontrahenta w
momencie rejestracji dowodu.
Możliwośd zamieszczania przy rejestracji poszczególnych pozycji w dokumencie oprócz treści
(wykorzystywanej na zapis numeru dokumentu źródłowego) i kwoty także dodatkowej pozycji na
opis (do wykorzystania dla szczegółowej informacji dotyczącej opisu transakcji).
Automatyczne podpowiadanie kolejnych numerów dokumentów z możliwością dowolnego
ustalania zasad numeracji (miesięczna lub roczna).
Obsługa różnych rodzajów zapłat: pełnych, częściowych, przedpłat, zapłat do wielu rachunków,
zapłata kwoty faktury wraz z odsetkami.
Możliwośd prowadzenia wielu kont rozrachunkowych dla jednego kontrahenta.
Analizy rozrachunków według różnorodnych kryteriów.
Możliwośd automatycznej edycji zapisów do rejestrów zakupu VAT i dekretowania faktur.
Możliwośd korzystania z danych z rejestru faktur wpływających do ZGM.
Automatyzacja wprowadzania dekretacji dokumentów z wykorzystaniem schematów dekretacji dla
transakcji powtarzalnych oraz możliwośd drukowania dekretów (spełniających wymogi art.21 ust 1
ustawy o rachunkowości). Możliwośd tworzenia szablonów przeksięgowao pomiędzy kontami wg
ustalonych schematów.
Sprawdzanie poprawności wprowadzanych dokumentów w zakresie bilansowania obrotów, oraz
zgodności kont zespołu 4 i 5 ( z możliwością wyłączenia kontroli w zakresie pewnych typów
przeksięgowao). W ramach kontroli poprawności księgowao również informacja o sumie księgowao
na konta pozabilansowe.
Możliwośd dekretowania oraz kontroli poprawności ujęcia w rejestrze sprzedaży VAT
wystawionych ręcznie faktur VAT i faktur korygujących dotyczących pozostałej sprzedaży.
Możliwośd automatycznego rozksięgowania kwoty na dowolne konta księgowe wg definicji
użytkownika z wykorzystaniem dowolnych kryteriów z systemu opisujących dane o
administrowanych zasobach ( kryteria uwzględniane przy rozliczeniu mogą dotyczyd aktualnego
okresu księgowego lub dowolnie wybranego miesiąca z bieżącego lub poprzednich lat
rozliczeniowych.
Możliwośd kopiowania dokumentów z jednego okresu sprawozdawczego do drugiego oraz w
obrębie tego samego miesiąca z możliwością równoczesnej edycji zapisów oraz dokonywania
działao arytmetycznych na kwotach dokumentu.
Możliwośd konfigurowania i drukowania rejestrów VAT i zestawieo podatkowych uwzględniających
m.in. stawki podatku należnego i naliczonego VAT ( w rozbiciu na odliczany, nieodliczany i
rozliczany strukturą sprzedaży lub wg innego kryterium) oraz z podziałem na poszczególne typy
dokumentów. Możliwośd definiowania dowolnej ilości rejestrów sprzedaży i zakupu i wydruku w
formie analitycznej lub sumarycznej.
20
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49.
50.
51.
52.
Automatyczne generowanie dokumentu księgowego dotyczącego kwoty VAT-u nie podlegającego
odliczeniu, przy rozliczeniu VAT-u naliczonego strukturą sprzedaży w rozbiciu na poszczególne
dowody księgowe i konta zespołu 4 i 5.
Automatyczne generowanie dokumentu księgowego rejestrującego korektę zapisów rocznych
(dotyczących ujęcia w kosztach części VAT-u nie podlegającego odliczeniu ) wynikającą z
urealnienia wskaźnika struktury sprzedaży z podaniem kont zespołu 4 i 5 oraz dowodów
źródłowych.
Automatyczne generowanie dokumentu księgowego uwzględniającego korektę VAT -u wynikającą
z urealnienia wskaźnika struktury sprzedaży dotyczącego środków trwałych i wartości
niematerialnych i prawnych zgodnie z obowiązującymi przepisami ( dla środków trwałych - 5 lat,
dla nieruchomości - 10 lat ).
Możliwośd generowania faktur sprzedaży oraz faktur korygujących wystawianych ręcznie z
wykorzystaniem bazy klientów oraz cenników i słowników towarów i usług oraz pozycji.
Automatyczna ewidencja w rejestrach sprzedaży VAT.
Możliwośd wprowadzenia planu finansowego zakładu i jego korekty w dowolnym okresie w
rozbiciu na paragrafy klasyfikacji budżetowej i komórki organizacyjne wraz z możliwością kontroli
wykonania planu finansowego na wybrany dzieo.
Możliwośd sporządzania analiz dotyczących wykonania planu inwestycyjnego w podziale na
poszczególne zadania inwestycyjne.
Możliwośd wydruków ze zbiorów zapisów księgowych obejmujących :
księgę główną i księgi pomocnicze,
dziennik księgowy,
zestawienie obrotów i sald,
zestawienie sald,
z możliwością definiowania różnego rodzaju analiz finansowych i zestawieo ekonomiczno finansowych za podane okresy.
Możliwośd sprawdzenia wpływu zapisu z bufora na stan kont, jeszcze przed ich ostatecznym
zaksięgowaniem.
Szybkie wyszukiwanie zbiorczych informacji na podstawie wielu różnych kryteriów.
Możliwośd prowadzenia ewidencji zaangażowania środków finansowych dotyczących realizacji
planu finansowego zakładu niezależnie od roku budżetowego, w którym nastąpi wydatek
finansowany tymi środkami z uwzględnieniem informacji z rejestrów umów i zleceo prowadzonych
przez komórki organizacyjne.
Możliwośd automatycznego wyliczenia wskaźników finansowych.
Możliwośd prowadzenia analitycznej ewidencji rozliczeo wpłat kwot gwarancyjnych wraz z
możliwością rozliczania przychodów ( odsetek ) i kosztów bankowych dotyczących rachunku
bankowego wadiów i kwot zabezpieczeo należytego wykonania robót.
Automatyczne generowanie bilansu, rachunku zysków i strat i rachunku przepływów pieniężnych,
zestawienia zmian w funduszu jednostki na dowolny moment oraz możliwośd przyporządkowania
pojedynczego konta (lub strony konta) z planu kont do określonej pozycji bilansu lub rachunku
zysków i strat.
Możliwośd generowania danych niezbędnych do sprawozdao, w tym w szczególności: F -03, Rb30S, Rb-N, Rb-Z oraz deklaracji podatkowych VAT-7, CIT-2, CIT-8 oraz możliwośd edycji
wprowadzonych szablonów.
Możliwośd wydruku danych do bilansu skonsolidowanego jednostek samorządu terytorialnego.
Dowolna definicja kont pozabilansowych.
Możliwośd prowadzenia wspólnej dla wszystkich modułów bazy klientów obejmującej w
szczególności: kontrahentów, najemców, właścicieli lokali i pracowników, zawierającej wszystkie
niezbędne informacje umożliwiające prowadzenie rozliczeo i wystawianie dokumentów
księgowych np. dane adresowe, ( siedziba i i adres korespondencyjny ), NIP, termin płatności,
konto bankowe.
21
53.
Możliwośd przeglądania i generowania wydruków z bazy klientów wg dowolnego kryterium wraz z
możliwością sprawdzenia aktualnego stanu rozrachunków dla wybranego klienta wg tytułów
rozrachunków.
9. ZARZĄDZANIE OBIEGIEM DOKUMENTÓW I INFORMACJI- ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
L.p.
Treśd
1.
Ewidencja pism przychodzących (z podziałem na formę przesyłki) z kontrolą historii korespondencji
(prowadzenie dziennika podawczego).
2.
Kontrola obiegu dokumentów papierowych polegająca na możliwości wskazywania bieżącego
posiadacza papierowego egzemplarza dokumenty (oryginału), który jest przekazywany również w
postaci zeskanowanego załącznika.
3.
Przesyłanie informacji między użytkownikami systemu zawierających temat, treśd z możliwością
dodawania załączników w postaci zarówno dokumentów wewnętrznych (tj. powstałych wewnątrz
systemu) jak i zewnętrznych (np. skanów dokumentów papierowych).
4.
Możliwośd rozpoczynania, zamykania i wznawiania wątków (ścieżek), grupowanie wątków
(ścieżek).
5.
Możliwośd nadawania terminów realizacji etapu wątku (ścieżki); sygnalizowania opóźnieo.
6.
Definiowanie procedur obiegu informacji składających się z etapów, wskazywanie na każdym
etapie możliwych nadawców i odbiorców informacji, a także wymaganych dokumentów
(załączników).
7.
Możliwośd wyboru procedury dla wątku i w takim przypadku kontrola zgodności informacji z
etapami procedur.
8.
Zarządzanie informacjami w formie skrzynki informacji z możliwością grupowania informacji w
katalogi definiowane przez użytkownika.
9.
Możliwośd przeglądu wszystkich wątków i informacji w systemie (także informacji innych
użytkowników) pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnieo wraz z kilkoma szczeblami
takich uprawnieo.
10. Możliwośd sygnalizowania nadejścia nowych informacji w czasie rzeczywistym w obrębie systemu
bez konieczności ręcznego kontrolowania skrzynki informacji.
11. Integracja z innymi obszarami systemu: możliwośd automatycznego wysyłania informacji podczas
wykonywania często powtarzających się czynności wymagających powiadomienia innych
użytkowników, np. podczas rejestracji pisma przychodzącego.
12. Możliwośd wskazania osób zastępujących pracowników nieobecnych- przekierowywanie informacji
do zastępcy.
13. Przegląd wszystkich dokumentów zewnętrznych w postaci repozytorium dokumentów wraz z
możliwością sterowania uprawnieniami użytkowników do dokumentu danego typu.
14. Ewidencja wychodzącej i przychodzącej korespondencji z możliwością wglądu zarówno w bieżące
jak i w archiwalne zapisy.
15. Gromadzenie, udostępnianie i wyszukiwanie różnego rodzaju dokumentów powstających w ZGM i
przychodzących z zewnątrz.
16. Klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów.
17. Definiowanie uprawnieo dla dokumentów (udostępnianie tylko do podglądu, tylko do modyfikacji,
udostępnianie czasowe, brak dostępu).
18. Integracja z ewidencja kontrahentów, sprzedażą, rozrachunkami (możliwośd wyszukania wszystkich
spraw dotyczących danego kontrahenta).
19. Wsparcie prac Biura Obsługi Klienta poprzez dostępnośd do wszystkich spraw zgłoszonych przez
kontrahenta, a widniejących w Elektronicznym Obiegu Dokumentów oraz integracja z
internetowym Biurem Obsługi Klienta w zakresie możliwości sprawdzenia przez kontrahenta stanu
spraw zgłoszonych.
20. Możliwośd wprowadzenia na ścieżkę edycyjną (watek) informacji pobranej z e-mail wraz z
22
21.
załącznikami.
Możliwośd samodzielnego definiowania ścieżek (wątków), zakładania operatorów, grupowania
operatorów, tworzenia szablonów dokumentów wraz z przypisaniem dokumentów powiązanych
przez administratora systemu.
10. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH I WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH
L.p.
Treśd
1.
Prowadzenie ewidencji środków trwałych w podziale na grupy 0 do 8 KŚT oraz wartości
niematerialnych i prawnych wraz z funkcją szybkiego wyboru i udostępnienia na ekran, drukarkę
lub plik tekstowy informacji o dowolnych pozycjach kartoteki. Ewidencja ta powinna zawierad w
szczególności:
nazwa/adres,
klasyfikacja ( grupa i podgrupa),
numer inwentarzowy,
dane opisowe ( specyfikacja części składowych ),
data przyjęcia do użytkowania, symbol dokumentu przyjęcia,
wartośd inwentarzowa, w tym podatkowa,
umorzenie narastające bilansowe,
umorzenie narastające podatkowe,
umorzenie miesięczne,
stawka miesięczna umorzenia,
amortyzacja od początku roku, w tym: podatkowa, amortyzacja podatkowa miesięczna,
miejsce użytkowania i osoba odpowiedzialna,
źródło finansowania.
2.
Możliwośd prowadzenia ewidencji środków trwałych zlikwidowanych, przekazanych, sprzedanych
itp. z szybkim dostępem do danych.
3.
Możliwośd automatycznego nadawania nr inwentarzowych.
4.
Rejestracja przychodów ( z zakupu, z inwestycji, otrzymania od innej jednostki ), rozchodów, w
szczególności w związku z likwidacją, w tym: likwidacją częściową, sprzedażą; naliczania
amortyzacji i umorzeo wg obowiązujących przepisów wg planu rocznego amortyzacji.
5.
Możliwośd generowania wydruku za podane okresy wg dowolnego kryterium z zakresu opisu
środka trwałego.
6.
Możliwośd wydruku wszystkich zmian i operacji dokonywanych na składnikach majątku trwałego z
możliwością wyboru grupy KŚT oraz na konkretnym środku trwałym za podany okres
uwzględniający w szczególności historię zmian, w tym: historię naliczeo miesięcznych umorzenia i
amortyzacji.
7.
Możliwośd rejestrowania zmian i generowania wydruków dotyczących dokonanych zmian z
uwzględnieniem kolejności wprowadzania zmian, numerów inwentarzowych , daty zmiany.
8.
Możliwośd generowania zestawieo i analiz uwzględniających wyszczególnione rodzaje zmian w
stanie środków trwałych na skutek m.in.:
-przyjęcia związanego z zakupem,
-przyjęcia nieodpłatnego środka trwałego,
-zakupu używanego środka trwałego,
-przyjęcia nowo-ujawnionego środka trwałego,
-przyjęcia inwestycji własnych,
-przyjęcia inwestycji w obcych środkach trwałych,
-nieodpłatnego przekazania,
-sprzedaży,
-likwidacji całkowitej bądź częściowej,
-sprzedaży przez gminę lokali,
23
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
-obniżenia wartości inwentarzowej i umorzenia,
-podwyższenia wartości w wyniku inwestycji lub zakupu,
-aktualizacji wyceny lub przeszacowania,
-ulepszenia,
-korekty umorzenia lub amortyzacji,
-zmiany kwoty miesięcznej amortyzacji podatkowej,
-zmiany klasyfikacji rodzajowej,
-zmiany stopy procentowej umorzenia,
-zmiany liczenia amortyzacji / umorzenia,
-zmiany stanu środka,
-zmiany miejsca użytkowania lub osoby odpowiedzialnej,
-zmiany kierunku opodatkowania,
-zmiany pola spisowego,
-zmiany źródła finansowania,
-przyjęcia aportu lub rozchodu związanego z aportem,
-trwałej utraty wartości.
Rejestracja wykupionych lokali mieszkalnych przez lokatorów z jednoczesną możliwością
zmniejszania wartości środków trwałych wg powierzchni lokalu oraz zmniejszenia umorzenia
środków trwałych o wartośd niezamortyzowaną wykupionych lokali mieszkalnych.
Możliwośd rejestrowania danych i generowania wydruków dotyczących wartości całego budynku z
podziałem na wartośd brutto, wartośd dotycząca lokali własnościowych, wartośd dotyczącą
własności gminy, wartośd dotycząca innych osób fizycznych i prawnych, wartośd środka trwałego
dla celów ubezpieczeo majątkowych ( algorytm z możliwością edycji ).
Możliwośd wyliczeo do ubezpieczeo majątkowych wartości środka trwałego w przeliczeniu na 1
m2 powierzchni użytkowej w oparciu o ewidencjonowane wartości środków trwałych z
możliwością zapisu w formacie EXCEL, OPEN OFFICE.
Naliczanie amortyzacji i umorzenia metodą liniową, degresywną, innymi, w tym:
-podwyższonych stawek,
-obniżonych stawek,
-indywidualnie ustalonych stawek dla używanych, ulepszonych, inwestycji w obcych środkach
trwałych,
-dla fabrycznie nowych środków trwałych,
-dla używanych sezonowo,
w cyklach miesięcznych dla potrzeb bilansowych i podatkowych.
Możliwośd naliczania amortyzacji dla środków trwałych umorzonych w 100%, w których dokonano
ulepszenia.
Analiza umorzenia, amortyzacji i wartości majątku trwałego w tym wydruk tabeli amortyzacyjnej w
podziale na poszczególne stawki amortyzacyjne oraz z wykorzystaniem różnych kryteriów.
Możliwośd generowania planu amortyzacji rocznej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Wspomaganie inwentaryzacji środka trwałego, w tym jej rozliczanie.
Planowanie amortyzacji wraz z planowaniem zakupów i sprzedaży środków trwałych, wartości
niematerialnych i prawnych wraz z analizą koszów wynikających z zaplanowanych zakupów.
Automatyczne tworzenie poleceo księgowania i automatycznej rejestracji w systemie finansowoksięgowym według ustalonego wcześniej schematu dekretacji.
Możliwośd cofania wykonanych operacji w celu umożliwienia poprawienia pomyłek przed
zaksięgowaniem.
Generowanie według ustalonych szablonów danych do sprawozdao GUS ( F03) oraz okresowych
sprawozdao dotyczących m.in.:
-zestawienia mienia komunalnego,
-zestawienia stanu zasobów zarządzanych przez ZGM,
-zestawienia do podatku od nieruchomości.
Możliwośd automatycznego ujęcia zakupionych pozostałych środków trwałych w ewidencji
24
ilościowo-wartościowej z podaniem danych:
-indeks pozostałych środków trwałych,
-nazwa pozostałego środka trwałego,
-opis szczegółowy,
-ilośd,
-cena,
-dostawca ( nazwa i kod w powiązaniu z systemem FK),
-oznaczenie komórki organizacyjnej / osoby odpowiedzialnej.
22. Możliwośd prowadzenia ewidencji pozabilansowej wyposażenia, w tym: prowadzenie kartotek
osobowych wyposażenia.
23. Możliwośd generowania raportów za podane okresy dotyczących przychodów i rozchodów
pozostałych środków trwałych.
24. Możliwośd podłączenia załączników do karty środka trwałego, np. dokumentacji technicznej,
wizualizacji obiektu, rysunku technicznego itp.
25. Możliwośd utworzenia powiązania pomiędzy kartą środka trwałego a obiektem ewidencji zasobów
(np. budynek).
26. Możliwośd generowania analiz za podane okresy wg dowolnego kryterium z zakresu opisu
pozostałych środków trwałych, w tym: zestawienia pozostałych środków trwałych z podziałem na
grupy statystyczne wg KŚT.
27. Możliwośd generowania zestawienia zbiorczego dotyczącego stanu pozostałych środków trwałych
będących na wyposażeniu poszczególnych komórek organizacyjnych oraz łącznie dla ZGM z
podaniem:
-stanu na początek okresu,
-przychodów wg typów dokumentów,
-rozchodów wg typów dokumentów,
-stanu koocowego pozostałych środków trwałych.
28. Możliwośd wydruku arkusza spisowego do przeprowadzenia inwentaryzacji zawierającego dane o
poszczególnych pozostałych środkach trwałych bez podania ilości.
29. Możliwośd wprowadzenia i wygenerowania zestawieo wyników spisów inwentaryzacyjnych
rzeczywistych stanów pozostałych środków trwałych i porównania ich ze stanem księgowym, a
następnie zestawienia różnic inwentaryzacyjnych.
30. Możliwośd automatycznego ujęcia w systemie finansowo-księgowym przychodów pozostałych
środków trwałych z uwzględnieniem wymogów ewidencji księgowej i ewidencji dla potrzeb
podatku VAT wraz z możliwością powiększenia ceny zakupu pozostałych środków trwałych o częśd
VAT naliczonego nie podlegającego odliczeniu oraz możliwośd automatycznego ujęcia umorzenia
naliczonego od wydanych do używania pozostałych środków trwałych.
31. Możliwośd wprowadzania danych do następnego miesiąca bez konieczności zamykania
poprzedniego okresu.
11. CONTROLLING
L.p.
Treśd
1.
Narzędzie do tworzenia samodzielnie przez operatora dowolnych analiz i zestawieo przekrojowych,
wykorzystujących informacje zgromadzone w różnych modułach systemu.
2.
Możliwośd tworzenia planów budżetowych, śledzenia wykonania planu, zestawienia założeo z
dostarczanymi na bieżąco z systemu informacjami, w ujęciu całego Zakładu, podziale na
poszczególne działy.
3.
Koordynacja procesu budżetowania- opracowanie budżetu w systemie może byd realizowane
według trzech scenariuszy- bottom-up (z dołu do góry), up-bottom (z góry do dołu) lub tzw. wariant
mieszany. Służby finansowe otrzymują narzędzie, które umożliwia w efektywny sposób
koordynację prac wg tych scenariuszy.
4.
Operator ma możliwośd tworzenia samodzielnie szeregu wskaźników umożliwiających samodzielne
tworzenie dowolnych analiz.
25
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Elastycznośd- istnieje możliwośd definiowania dowolnych raportów i zestawieo z danych
dostępnych w systemie.
Dostarczenie przejrzystej informacji na żądanie o stanie firmy uniezależniający kierownictwo od
konieczności oczekiwania na informacje od służb finansowo-księgowych. Dyrekcja ma dostęp do
wszystkich informacji o firmie, na dowolnym szczeblu- zgodnie ze strukturą wprowadzoną w
ramach systemu. Dane są prezentowane w układzie hierarchicznym oraz w sposób łatwy do
zrozumienia.
W systemie można utworzyd szereg narzędzi wspierający Dyrekcję i Kierownictwo w zakresie
podejmowania decyzji: dostęp do aktualnej informacji o przychodach, kosztach, bilansie, rachunku
zysków i strat, przepływach pieniężnych, analizy wskaźnikowej, analizy progu rentowności.
Definicja dowolnej analizy i modelu finansowego opartego o dowolne informacje zawarte w ZSI, z
możliwością określania przez użytkownika zadanego okresu czasu i zadanego zakresu danych.
Wykorzystanie funkcji stosowanych w analizach finansowych opartych o dane zaksięgowane w
systemie.
Możliwośd korzystania z danych naliczonych w innych analizach (np. wskaźniki wyliczone na
podstawie Bilansu lub Rachunku Zysków i Strat).
Możliwośd graficznej prezentacji wyników obliczeo i danych z systemu, w postaci wykresów, tabel,
schematów, w formie dostosowanej do specyfiki wybranych do prezentacji danych.
Możliwośd zestawiania i porównywania danych z kolejnych lat.
Możliwośd ręcznego wprowadzania wybranych kolumn (np. wartości planowanych) do zestawieo
analitycznych i porównywania ich z danymi zarejestrowanymi w systemie.
Możliwośd przeprowadzania analiz na dowolnych słownikach (np. elementach infrastruktury).
Możliwośd zapisania wyników analizy (gotowego zestawienia) do pliku w formacie PDF lub XLS.
12. BIURO OBSŁUGI KLIENTA
1.
Ewidencja pełnej informacji o Klientach: Imię i Nazwisko/Nazwa, dane adresowe, w tym adres do
korespondencji, NIP/PESEL, posesje, wszystkie punkty przyłączeniowe.
2.
Ewidencja dowolnej ilości umów i aneksów dla każdego klienta.
3.
Możliwośd wyszukiwania klientów po fragmencie nazwy, nazwiska, NIP, adresu.
4.
Możliwośd podglądu pełnej informacji o rozliczeniach z klientem – saldo ogólne z wszystkich
rodzajów należności i zobowiązao klienta, salda dla poszczególnych rodzajów usług, w podziale na
punkty rozliczeniowe klienta.
5.
Możliwośd podziału odbiorców na grupy, z których każdą zajmuje się inny pracownik i tylko on ma
uprawnienia do wprowadzania i aktualizacji danych.
6.
Prosty sposób wglądu z kartoteki Biura Obsługi Klienta w szczegółowe rozliczenia (historia
wystawionych faktur, zapłat, not odsetkowych, wezwao do zapłaty, odczytów, liczników).
7.
Możliwośd określania specyficznych dla wybranego klienta warunków świadczenia usług (cenniki,
rabaty, zniżki, zwyżki, model odsetkowy, termin płatności itp.).
8.
Prowadzenie historii korespondencji z klientem, ewidencja reklamacji, wniosków i innych
dokumentów złożonych przez klienta.
9.
Możliwośd przechowywania dowolnych załączników (np. zeskanowanych dokumentów)
związanych z kartoteką klienta, z prostym sposobem wyświetlenia potrzebnego załącznika z
poziomu programu.
10.
Ewidencja w systemie innych spraw zgłoszonych przez klienta (np. telefonicznie, mailem, ustnie),
ze śledzeniem toku załatwienia sprawy.
26
11.
Możliwośd utworzenia zlecenia dla służb technicznych celem załatwienia sprawy (awaria,
reklamacja, wniosek itp.) zgłoszonej przez klienta .
12.
Prowadzenie historii zmian danych w kartotece klienta (zmiana nazwy/nazwiska, adresu, punktów
rozliczeniowych.
13. INTERNETOWE BIURO OBSŁUGI KLIENTA
Portal internetowy powinien umożliwid szybką komunikację między najemcą / właścicielem lokalu, a
zarządcą nieruchomości ( z uwzględnieniem zapisów części IV pkt 11 załącznika nr 5 do SIWZ).
L.p.
Treśd
1.
Możliwośd nadawania indywidualnego hasła dostępu z utworzeniem funkcji administratora haseł
dostępu dla wszystkich użytkowników.
2.
Możliwośd podglądu przez użytkownika informacji związanych z wysokością opłat związanych ze
swoim lokalem oraz stanem rozrachunków z tytułu tych opłat.
3.
Możliwośd przyjmowania korespondencji od użytkowników oraz udzielania odpowiedzi przez
zarządcę nieruchomości.
4.
Możliwośd podawania przez użytkowników odczytów urządzeo pomiarowych, np. wodomierzy.
5.
Możliwośd umieszczania przez zarządcę ogólnych informacji np. o telefonach alarmowych,
kontaktowych, godziny pracy Administracji itp.
6.
Możliwośd komunikowania się klientów poprzez dedykowany portal internetowy www w zakresie
umożliwiającym przynajmniej:
wyświetlenie przypisanych do klienta punktów rozliczeniowych (adresy lokali),
uzyskanie informacji o ogólnym saldzie i odsetkach, w tym także w podziale na punkty
rozliczeniowe,
uzyskanie zestawienia wystawionych faktur, wraz ze szczegółowymi informacjami o
pozycjach faktur ,
możliwośd wyświetlenia faktury w formie graficznej, jak oryginalny dokument (np. plik w
formacie PDF),
możliwośd zgłoszenia przez Klienta sprawy do załatwienia,
możliwośd śledzenia przez Klienta stanu realizacji zgłoszonej przez niego sprawy na stronie
www.
27
14. Serwer baz danych
Serwer – 1 szt. – o parametrach minimalnych serwera HP ProLiant DL380 G7, wyposażonego przynajmniej w
następujące podzespoły:

dwa procesory sześciordzeniowe Intel Xeon X5650 (2,66GHz, 12MB pamięci podręcznej L3),
płyta głowna typu serwerowego, oparta na chipsecie Intel 5220,
24GB pamięci RAM dedykowanej dla danego serwera, objętej gwarancją producenta serwera,
8 dysków twardych 2,5”, typu SAS, hot-swap, o pojemności minimum 146GB każdy, prędkośd
obrotowa dysków 15 000 obr. / min.,
wbudowany napęd DVD,
kontroler RAID pracujący w trybach 0/1/10/5/6 - Smart Array P410i/1 GB pamięci FBWC,
dwie dwuportowe gigabitowe karty sieciowe HP NC821i (w sumie 4 porty), wsparcie dla iSCSI,
dwa zasilacze o mocy 750w, umożliwiające wymianę w trakcie pracy (HotSwap)
obudowa 19” 2U, z ośmioma kieszeniami hot-swap na dyski 2,5”, zestaw montażowy do szafy 19”,
Ponadto:
serwer powinien posiadad oprogramowanie zarządzające i diagnostyczne producenta serwera,
umożliwiające diagnostykę, instalację systemów operacyjnych, konfigurację kontrolera macierzy
RAID oraz monitoring parametrów serwera poprzez sied LAN – TCP/IP,
producent serwera musi posiadad przynajmniej certyfikaty ISO 9001:2001 na projektowanie,
produkcję, sprzedaż i serwisowanie komputerów osobistych i serwerów przez producenta serwera,
serwer musi spełniad unijne normy bezpieczeostwa i posiadad deklaracje zgodności z normami CE,
producent serwera udziela 36 miesięcy gwarancji na części i robociznę, naprawa w miejscu instalacji
(5 dni w tygodniu / 13 godzin), czas reakcji serwisu do 4 godzin,
Oprogramowanie serwera:
System operacyjny odpowiadający wymaganiom systemu baz danych, ze względu na posiadaną przez Zakład
infrastrukturę informatyczną zalecany system Microsoft Serwer 2008R2 64bit, przynajmniej w wersji
standard.
System baz danych oparty o komercyjną, licencjonowaną, nowoczesną relacyjną bazę danych,
wykorzystującą język SQL. Zamawiający dopuszcza wyłącznie licencje bezterminową.
28