Plan pracy Wydziału Organizacyjnego

PLAN PRACY WYDZIAŁU ORGANIZACYJNEGO NA ROK 2016
WO.0631……...2015
Bełchatów, 2015-12-31
Lp.
Treść zadania
Treść konkretnych przedsięwzięć
służących realizacji zadania
Termin
wykonania
przedsięwzięć
Przewidywany efekt
Osoby
odpowiedzialne
za realizację
zadania
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Konkretne
instytucje
współpracujące
przy realizacji
zadań
i przedsięwzięć
7.
Opracowanie harmonogramu
utrzymania i doskonalenia
Systemu Zarządzania Jakością
zgodnego z wymaganiami
normy PN-EN ISO 9001:2009
na 2016 rok.
Określenie:
-przeglądów zarządzania
-auditów wewnętrznych
-badań ankietowych klientów wewnętrznych
31.01.2016 r.
i zewnętrznych
/dostosowanie poszczególnych elementów
harmonogramu do terminów zapisanych w
dokumentacji systemowej/
-Utrzymanie i
doskonalenie systemu,
-Podnoszenie jakości
wykonywanych usług;
Ilona Tonn
-
2.
Przeprowadzenie auditu
odnowienia Systemu
Zarządzania Jakością
zgodnego z wymaganiami
normy PN-EN ISO 9001:2009.
1.Weryfikacja dokumentacji systemowej
pod kątem wymagań normy PN - EN ISO
9001:2009.
2.Wyłonienie firmy certyfikacyjnej i
podpisanie umowy o certyfikację SZJ.
3.Ustalenie terminu auditu odnowienia.
3. Przeprowadzenie przez firmę
certyfikującą auditu odnowienia.
Utrzymanie certyfikatu
SZJ.
Ilona Tonn
Firma
certyfikacyjna
3.
1.Koordynowanie prac związanych z
przygotowywaniem przeglądów zarządzania
(wskaźniki mierników, dane wyjściowe z
przeglądu zarządzania, działania
Przeprowadzenie działań
doskonalące SZJ)
związanych z utrzymaniem
2.Opracowanie sprawozdań dotyczących
w Urzędzie Miasta Bełchatowa funkcjonowania systemu zarządzania
Systemu Zarządzania Jakością jakością.
zgodnego z normą PN-EN ISO
3.Inicjowanie działań doskonalących SZJ
9001:2009 w 2016r.
4.Nadzorowanie realizacji programu
auditów na dany rok.
5.Monitorowanie i wprowadzanie na
posiedzenie rozstrzygające zgłaszanych
Ilona Tonn
Wszystkie
komórki
organizacyjne
UM.
1.
30.06.2016 r.
31.12.2016 r.
-Podnoszenie jakości
wykonywanych usług;
-Doskonalenie SZJ.
Lp.
Treść zadania
Treść konkretnych przedsięwzięć
służących realizacji zadania
Termin
wykonania
przedsięwzięć
Przewidywany efekt
Osoby
odpowiedzialne
za realizację
zadania
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Konkretne
instytucje
współpracujące
przy realizacji
zadań
i przedsięwzięć
7.
przez właścicieli procesów działań
doskonalących.
6.Weryfikacja dokumentów systemu jakości
w oparciu o zasady dotyczące ich edycji.
4.
5.
6.
Przeprowadzenie badania
satysfakcji Klienta
zewnętrznego Urzędu Miasta
Bełchatowa.
Przeprowadzenie badania
satysfakcji pracowników z
pracy w urzędzie.
Wprowadzenie zmian do
Regulaminu Pracy Urzędu
Miasta Bełchatowa.
1.Opracowywanie, udostępnianie i analiza
zebranych ankiet.
2.Raportowanie wyników.
1 .Opracowywanie, udostępnianie i analiza
zebranych ankiet.
2.Raportowanie wyników.
Wprowadzenie zmian do regulaminu
poprzez uaktualnienie istniejących
zapisów i dostosowanie do aktualnych
potrzeb.
31.12.2016 r.
-Identyfikacja poziomu
zadowolenia klientów
usług z świadczonych
przez urząd oraz
czynników wpływających
na ich niezadowolenie,
-Poprawa jakości
świadczonych usług.
Ilona Tonn
-
30.09.2016 r.
-Identyfikacja poziomu
zadowolenia pracowników
z pracy w urzędzie oraz
czynników wpływających
na ich niezadowolenie,
-Poprawa relacji
interpersonalnych,
usprawnienie komunikacji
wewnętrznej w
organizacji,
-Wzrost zaangażowania
i identyfikacji
pracowników
z organizacją.
Ilona Tonn
Wszyscy
pracownicy UM.
Wg potrzeb
(niezwłocznie po
wprowadzeniu
zmian
organizacyjnych)
Uaktualnienie zapisów
K. Członka
regulaminu i dostosowanie A. Kulesza
do aktualnych potrzeb.
RP
Lp.
Treść zadania
Treść konkretnych przedsięwzięć
służących realizacji zadania
Termin
wykonania
przedsięwzięć
Przewidywany efekt
Osoby
odpowiedzialne
za realizację
zadania
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Przeprowadzenie procedury
naboru na wolne stanowiska
urzędnicze, w tym
kierownicze stanowiska
urzędnicze.
1. Przygotowanie ogłoszenia o naborze.
2. Przyjmowanie dokumentów
aplikacyjnych i wstępna ich selekcja.
3. Selekcja końcowa kandydatów
przeprowadzona z możliwością
zastosowania rozmowy kwalifikacyjnej
i/lub testu.
4. Sporządzenie protokołu i przedstawienie
Prezydentowi wyników naboru.
5. Podjęcie decyzji o zatrudnieniu
i podpisanie umowy o pracę.
6. Ogłoszenie wyników naboru.
Wg potrzeb –
przez cały rok
Zorganizowanie i
przeprowadzenie służby
przygotowawczej dla
pracowników podejmujących
po raz pierwszy zatrudnienie
na stanowisku urzędniczym, w
tym kierowniczym stanowisku
urzędniczym.
1.Ustalenie czy istnieje obowiązek
odbycia służby przygotowawczej.
2.Skierowanie do odbycia służby
przygotowawczej lub zwolnienie z
obowiązku jej odbywania.
3.Opracowanie planu służby
przygotowawczej.
4.Zorganizowanie i przeprowadzenie
egzaminu kończącego tę służbę.
5.Przygotowanie zaświadczeń o zdaniu lub
nie zdaniu egzaminu oraz ślubowania.
Wg potrzeb
– w ciągu 6
miesięcy od
dnia podjęcia
zatrudnienia na
stanowisku
urzędniczym
Przygotowanie listy
pracowników zatrudnionych i
zwolnionych uprawnionych do
dodatkowego wynagrodzenia
rocznego za rok 2015.
Sprawdzenie, zgodnie z obowiązującymi w
tym zakresie przepisami, uprawnień
każdego pracownika do otrzymania
dodatkowego wynagrodzenia rocznego
31.01.2016r.
7.
8.
9.
Obsadzenie wolnego
stanowiska urzędniczego
Konkretne
instytucje
współpracujące
przy realizacji
zadań
i przedsięwzięć
7.
A.Kurzeja
K.Członka
Kierujący
komórkami
organizacyjnymi,
Komisja
Rekrutacyjna
Teoretyczne i praktyczne A.Kurzeja
przygotowanie pracownika K.Członka
do należytego
wykonywania obowiązków
służbowych
Kierujący
komórkami
organizacyjnymi,
Komisja
Egzaminacyjna
Wypłacenie pracownikom
dodatkowego
wynagrodzenia rocznego
WF
K.Członka
Lp.
Treść zadania
Treść konkretnych przedsięwzięć
służących realizacji zadania
Termin
wykonania
przedsięwzięć
Przewidywany efekt
Osoby
odpowiedzialne
za realizację
zadania
1.
2.
3.
4.
5.
6.
10.
Określenie wydatków na poszczególne cele
i rodzaje działalności socjalnej.
29.02.2016 r.
Prawidłowe
gospodarowanie środkami
zgromadzonymi na
rachunku Funduszu.
Ewelina
Bogusławska
Komisja Socjalna
11.
Opracowanie planu
rzeczowo-finansowego
ZFŚS.
Ustalenie:
- tematyki szkoleń,
- terminu realizacji,
- podmiotu szkolącego.
Ustalenie:
-przeciętnej liczby zatrudnionych w UM
-właściwych wskaźników niezbędnych do
naliczenia odpisu.
29.02.2016 r.
Dostosowanie tematyki
szkoleń do zadań
realizowanych przez UM.
Ewelina
Bogusławska
PS
12.
Opracowanie harmonogramu
szkoleń zamkniętych dla
pracowników UM.
31.03.2016 r.
Naliczenie odpisu w celu
uzyskania środków na
realizację działalności
socjalnej.
Ewelina
Bogusławska
-
Przeprowadzenie działań
związanych z udostępnianiem
i przekazywaniem informacji
publicznej.
1.Analiza wniosku.
2.Udostępnienie informacji publicznej
zgodnie z wnioskiem lub wydanie decyzji o
odmowie udostępnienia.
31.12.2016 r.
Udostępnienie informacji
publicznej zgodnie
z przepisami ustawy
o dostępie do informacji
publicznej.
Ewa Wolna
Wszystkie
komórki
organizacyjne
UM.
Przeprowadzenie działań
związanych z udostępnianiem
i przekazywaniem informacji
publicznej w celu ponownego
wykorzystania.
1.Analiza wniosku.
2.Udostępnienie informacji publicznej
zgodnie z wnioskiem, wezwanie do
uzupełnienia braków, ewentualne
sporządzenie oferty zawierającej warunki
ponownego wykorzystania i wysokość
opłaty, wydanie decyzji rozstrzygającej o
warunkach ponownego wykorzystania lub o
wysokości opłaty, wydanie decyzji o
odmowie.
31.12.2016 r.
Udostępnienie informacji
publicznej zgodnie
z przepisami ustawy
o dostępie do informacji
publicznej.
Ewa Wolna
Wszystkie
komórki
organizacyjne
UM.
13.
14.
15.
po każdym
kwartale
7.
Przygotowanie sprawozdań
statystycznych w zakresie
zatrudnienia i czasie pracy
oraz popytu na pracę.
Naliczenie odpisu na ZFŚS
za 2016 rok.
Przygotowanie danych, wprowadzenie i
wysłanie do GUS
Konkretne
instytucje
współpracujące
przy realizacji
zadań
i przedsięwzięć
Wypełnienie obowiązku
sprawozdawczego
K.Członka
GUS
Lp.
Treść zadania
Treść konkretnych przedsięwzięć
służących realizacji zadania
Termin
wykonania
przedsięwzięć
Przewidywany efekt
Osoby
odpowiedzialne
za realizację
zadania
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Koordynowanie prac
związanych z prowadzeniem
Biuletynu Informacji
Publicznej Urzędu Miasta
Bełchatowa.
1. Wprowadzanie i aktualizowanie danych.
2. Nadzorowanie prawidłowego
funkcjonowania.
3. Sprawdzanie poprawności wprowadzania
informacji do BIP przez redaktorów
technicznych.
4. Stała współpraca z redaktorami
technicznymi oraz administratorami BIP.
Złożenie deklaracji
miesięcznych i rocznych do
Państwowego Funduszu
Rehabilitacji Osób
Niepełnosprawnych.
1.Ustalenie stanu zatrudnienia pracowników
Urzędu, w tym osób niepełnosprawnych.
18.
Przygotowanie dokumentów
związanych z powierzeniem
stanowisk dyrektorów w
następujących jednostkach:
1. Zespół SzkolnoPrzedszkolny Nr 9
2. Przedszkole Samorządowe
Nr 7.
1. Analiza dokumentów aplikacyjnych.
2. Przygotowanie, na podstawie zarządzeń
przekazanych przez WOS, dokumentów
związanych z powierzeniem stanowisk
dyrektorów placówek.
3. Przekazanie dokumentów dyrektorom
oraz do księgowości w placówkach.
19.
Przeprowadzenie brakowania i 1. Wyselekcjonowanie dokumentacji, której
okres przechowywania minął i sporządzenie
niszczenia dokumentacji
odpowiedniego spisu.
niearchiwalnej, której okres
2. Powołanie komisji ds. brakowania
przechowywania minął.
dokumentacji niearchiwalnej.
3. Przekazanie ostatecznej wersji spisu
dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia
do Archiwum Państwowego, celem
16.
17.
2.Wypełnienie deklaracji i elektroniczne
przesłanie do PFRON.
31.12.2016
31.12.2016 r.
3. Sporządzenie dyspozycji przelewu składki
na PFRON i przekazanie do Wydziału
Finansowego.
7.
Prowadzenie Biuletynu
Informacji Publicznej UM
zgodnie z
rozporządzeniem w spr.
Biuletynu Informacji
Ewa Wolna
Publicznej oraz
udostępnienie informacji,
o których mowa w ustawie
o dostępie do informacji
publicznej.
Wszystkie
komórki
organizacyjne
UM.
Przekazanie deklaracji
oraz składki we właściwej
wysokości do PFRON
zgodnie z przepisami
ustawy o rehabilitacji
zawodowej i społecznej
oraz zatrudnianiu osób
niepełnosprawnych.
Ewa Wolna
PFRON, WF.
Ewa Wolna
WOS oraz
jednostki
podległe.
Arkadiusz
Kowalczyk
Archiwum
Państwowe w
Piotrkowie Tryb.
Obsadzenie stanowisk
dyrektorów jednostek
podległych.
30.09.2016 r.
30.06.2016 r.
Konkretne
instytucje
współpracujące
przy realizacji
zadań
i przedsięwzięć
Zniszczenie dokumentacji
kat. B, której okres
przechowywania
przewidziany przez
przepisy kancelaryjnoarchiwalne minął.
Zwolnienie miejsca w
lokalu archiwum.
Lp.
Treść zadania
Treść konkretnych przedsięwzięć
służących realizacji zadania
Termin
wykonania
przedsięwzięć
Przewidywany efekt
Osoby
odpowiedzialne
za realizację
zadania
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Konkretne
instytucje
współpracujące
przy realizacji
zadań
i przedsięwzięć
7.
uzyskania stosownej zgody.
4. Fizyczne zniszczenie wyselekcjonowanej
dokumentacji.
5. Naniesienie odpowiednich adnotacji w
ewidencji archiwalnej.
20.
Zmiana kwalifikacji
archiwalnej dokumentacji na
podstawie § 6 ust. 3
rozporządzenia Prezesa Rady
Ministrów z dnia 18 stycznia
2011 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych
rzeczowych wykazów akt oraz
instrukcji w sprawie
organizacji i zakresu działania
archiwów zakładowych
(kontynuacja z roku 2015)
Prace porządkowe w
archiwum – zmiana lokalizacji
dokumentacji w
pomieszczeniach archiwum.
21.
1.Weryfikacja kwalifikacji dokumentacji
zgromadzonej w archiwum zakładowym
poprzez jej porównanie z nowym
jednolitym rzeczowym wykazem akt.
2.Wprowadzenie korekt ewidencji poprzez
zmianę oznaczenia kwalifikacji
archiwalnej dla dokumentacji
niearchiwalnej oraz przekwalifikowanie
dokumentacji niearchiwalnej do
materiałów archiwalnych. W razie
potrzeby stworzenie nowych spisów
zdawczo-odbiorczych.
3.Uporządkowanie dokumentacji, która
posiadając niegdyś kategorię archiwalną
B, zostanie obecnie zakwalifikowana do
kat. A – przepakowanie dokumentów do
nowych teczek, chronologiczne ułożenie
dokumentów wewnątrz teczek, wypięcie
metalowych elementów, paginacja w
razie potrzeby.
1. Zakończenie prac porządkowych w
pomieszczeniu „F” (oznaczenie regałów i
półek, sporządzenie planu archiwum,
zmiany w ewidencji zakładów
zlikwidowanych).
2. Nowe rozmieszczenie dokumentacji
poszczególnych komórek organizacyjnych w
pomieszczeniu „A” dostosowane do
aktualnych potrzeb (przyporządkowanie
31.12.2016 r.
31.12.2016 r.
Uporządkowanie całości
zasobu przechowywanego
w archiwum zakładowym
według wskazań Naczelnej
Dyrekcji Archiwów
Państwowych. Realizacja
zalecenia pokontrolnego
Archiwum Państwowego
w Piotrkowie
Arkadiusz
Trybunalskim.
Kowalczyk
Uporządkowanie zasobu
archiwum, lepsze
zagospodarowanie
przestrzeni magazynowej,
stworzenie lepszych
warunków do
przechowywania
materiałów archiwalnych
o wartości historycznej.
Arkadiusz
Kowalczyk
Archiwum
Państwowe w
Piotrkowie Tryb.
Lp.
Treść zadania
Treść konkretnych przedsięwzięć
służących realizacji zadania
Termin
wykonania
przedsięwzięć
Przewidywany efekt
Osoby
odpowiedzialne
za realizację
zadania
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Konkretne
instytucje
współpracujące
przy realizacji
zadań
i przedsięwzięć
7.
regałów do odpowiednich komórek
organizacyjnych oraz fizyczna translokacja
dokumentacji).
3. Adaptacja pomieszczenia „C” na
potrzeby materiałów archiwalnych kat. A,
przemieszczenie dokumentacji kat. A
połączone z porządkowaniem ewidencji i
teczek aktowych tam, gdzie zajdzie taka
potrzeba.
22.
23.
24.
Likwidacja środków trwałych
podlegających
odpowiedzialności Głównego
Użytkownika nr 2.
Fizyczna likwidacja zniszczonych mebli i
zużytego sprzętu biurowego.
Dokonanie wydatków
osobowych i rzeczowych
będących w dyspozycji
wydziału, zgodnie z planami
finansowymi.
Przygotowywanie wniosków i planów
finansowo-rzeczowych do projektu
budżetu.
Rozliczenie czasu pracy na
podstawie prowadzonej
ewidencji.
Bieżąca analiza środków finansowych.
Dokonywanie zamian planów finansowych
dochodów i wydatków.
Sprawowanie merytorycznej kontroli
wydatkowanych środków finansowych.
1. Rejestrowanie zwolnień lekarskich
pracowników, urlopów wypoczynkowych,
okolicznościowych, bezpłatnych lub innej
nieobecności.
2. Prowadzenie ewidencji delegacji
służbowych.
3. Prowadzenie ewidencji i rozliczanie
nadgodzin pracowników.
4. Sporządzanie i prowadzenie list
obecności pracowników.
5. Sprawowanie nadzoru nad
30.06.2016 r.
Uporządkowanie
wyposażenia i sprzętu
nieprzydatnego do
dalszego użytkowania.
Mariola
Rybarczyk
31.12.2016 r.
Gospodarowanie środkami
finansowymi w sposób
celowy i oszczędny.
Aleksandra Kołacz
WF, BF
31.12.2016r.
Kontrola przestrzegania
obowiązującego czasu
pracy.
Katarzyna
Członka,
Agnieszka Kulesza
-
Komisja
Likwidacyjna,
WSG, WF
Lp.
Treść zadania
Treść konkretnych przedsięwzięć
służących realizacji zadania
Termin
wykonania
przedsięwzięć
Przewidywany efekt
Osoby
odpowiedzialne
za realizację
zadania
1.
2.
3.
4.
5.
6.
25.
Aktualizowanie tablic
informacyjnych w budynkach
Urzędu.
prawidłowością wpisów w kontrolce wyjść
w godzinach służbowych.
6. Sporządzanie harmonogramów pracy dla
pracowników zatrudnionych w niepełnym
wymiarze czasu pracy, sprawowanie
nadzoru nad prawidłowością sporządzania
harmonogramów pracy dla USC, CIT.
1. Właściwe identyfikowanie osób
pracujących na stanowiskach
w poszczególnych pokojach.
2. Przygotowanie wstępnych projektów
tabliczek.
3. Dokonanie wydruku i zawieszenie
tabliczek przy poszczególnych
pomieszczeniach biurowych
31.12.2016 r.
Podniesienie estetyki
i ujednolicenie
wizualizacji w budynkach
Urzędu
Elżbieta Muskała
Konkretne
instytucje
współpracujące
przy realizacji
zadań
i przedsięwzięć
7.
WPK