Rozeznanie rynku - ministerstwo infrastruktury i budownictwa

Warszawa, dn. 20.03.2016 r.
Ministerstwo Infrastruktury i Budownictwa
Biuro Bezpieczeństwa
Pion Informatyki
ul. Chałubińskiego 4/6
00-928 Warszawa
ZAPYTANIE OFERTOWE
I. ZAMAWIAJĄCY
Ministerstwo Infrastruktury i Budownictwa
ul. Chałubińskiego 4/6
00-928 Warszawa
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
W ramach procedury rozeznania rynku zapraszamy do składania ofert na przeniesienie danych departamentów
Ministerstwa Infrastruktury i Budownictwa (MIiB) ze środowiska produkcyjnego byłego Ministerstwa Infrastruktury i
Rozwoju (MIR) do środowiska produkcyjnego MIiB Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów.
III. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Do 31 maja 2016r.
IV. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Szacunkową ofertę należy przesłać do dnia 04.04.2016 r. do godziny 11:00.
2. Ofertę proszę przekazać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: [email protected]
3. Oferty dostarczone po terminie nie będą rozpatrywane.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści zgłoszonych
ofert.
V. OCENA OFERT
1. Cena oferty uwzględniająca wszystkie zobowiązania, musi być podana w walucie polskiej, tj. PLN cyfrowo i słownie,
z wyodrębnieniem należnego podatku VAT – jeżeli występuje.
2. Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia.
3. Jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty jest cena.
4. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się
z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania przesłanych dokumentów.
5. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o
dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub
tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.
VI. ZAŁOŻENIA
Zakres prac do realizacji w projekcie „Przeniesienie danych z Ministerstwa Rozwoju do środowiska produkcyjnego
Ministerstwa Infrastruktury i Budownictwa”
Realizacja migracji danych pomiędzy instancjami ESOD MIR i ESOD MIB musi obejmować następujące zagadnienie
techniczne:
 Selektywna eksport danych obejmujących korespondencje, dokumenty, ontologie, użytkowników, i nieaktywne
historie procesów pracy
 Przeniesienie powyższych struktur danych pomiędzy instancjami różnych wersji oprogramowania
narzędziowego OfficeObjects® Document Manager, to jest z wersji 4.5.1 do wersji4.6.5.
 Mapowanie struktury organizacyjnej wybranych departamentów MIR (dawne Ministerstwo Transportu,
Gospodarki Morskiej i Budownictwa) na nową strukturę organizacyjną Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju.
 Przeniesienie danych uwzględniające zmiany fizycznej reprezentacji wartości pomiędzy systemami zarządzania
bazą danych Oracle i MS SQL Server.
 Zamawiający zapewni dostęp do aplikacji, repozytorium i bazy danych Oracle instancji produkcyjnej MIR
poprzez VPN na czas realizacji projektu.

Dane przenoszone będą z bazy danych Oracle do bazy danych MS SQL

Przeniesieniu podlegają dane z okresu od 1.01.2014 do 31.12.2015

Przeniesieniu podlegają sprawy, korespondencje, dokumenty oraz te podmioty, które powiązane są z
przenoszonymi korespondencjami lub sprawami.

Sprawy filtrowane będą na podstawie znaku sprawy. Brane będą do zaimportowania te sprawy, których znak
ma określony prefiks. Zamawiający przekaże Wykonawcy listę prefiksów znaków spraw do przeniesienia.

Do zaimportowanych korespondencji i dokumentów nie będą przenoszone procesy, a jedynie nieaktywne
odwzorowania procesów

Zaimportowane zostaną podmioty, które powiązane są z importowanymi korespondencjami lub sprawami.

Zaimportowane zostaną wyłącznie ostatnie wersje obiektów (tj. spraw, korespondencji i dokumentów).

Nie ulegną zmianie znaki spraw i sygnatury korespondencji i dokumentów.

Uprawnienia: zostaną nadane uprawnienia do zapisu i odczytu wszystkim zaimportowanym obiektom dla
wszystkich pracowników MIiB.

Referentami wiodącymi spraw oraz autorami korespondencji i dokumentów będą odpowiadający pracownikom
w MIR, na podstawie zestawienia mapowań, pracownicy MIiB. Jeżeli referent
wiodący sprawy nie będzie występować w zestawieniu mapowań, wówczas referentem wiodącym tej sprawy w
MIIB będzie wyznaczony pracownik komórki w MIiB (wyznaczony, tj. występujący w opracowanej liście 1
komórka – 1 pracownik „przejmujący” dla migracji). Utworzeni zostaną w MIiB wirtualni pracownicy, na których
będą zmapowani autorzy korespondencji z MIR, którzy nie posiadają swoich odpowiedników w MIiB. Proponuje
się utworzenie dwóch wirtualnych pracowników: „Pracownik kancelarii MIR” i „Pracownik departamentu MIR”,
przy czym:
a. Jeżeli autorem korespondencji/ dokumentu jest jakikolwiek pracownik kancelarii w MIR, wówczas autorem
tej korespondencji/ dokumentu w MIiB będzie pracownik „Pracownik kancelarii MIR”

b. Jeżeli autorem korespondencji / dokumentu jest pracownik departamentu spoza listy wskazanej przez
Zamawiającego lub pracownik ze wskazanego departamentu nieistniejący w zestawieniu mapowań
pracowników, wówczas autorem tej korespondencji/ dokumentu w MIIB będzie pracownik „Pracownik
departamentu MIR”
Referenci współpracujący w sprawach zostaną przeniesieni pod warunkiem, że występują jako pracownicy we
wskazanych departamentach. W innym przypadku nie zostaną przeniesieni.
VII Szczegółowa specyfikacja zadań:
I. Dane do zaimportowania
1. sprawy wg sygnatur
2. korespondencje do zaimportowanych spraw
3. korespondencje ze wskazanych rejestrów departamentów
4. dokumenty do zaimportowanych spraw
5. dokumenty, których autorem jest pracownik ze wskazanych departamentów
6. pliki dołączone do spraw
7. pliki dołączone do korespondencji
8. pliki dołączone do dokumentów
9. podmioty powiązane ze sprawami i korespondencjami
10. procesy powiązane ze sprawami, korespondencjami i dokumentami
II. Modernizacja webserwisów
1. Dodawanie sprawy
2. Dodawanie korespondencji
3. Dodawanie dokumentu
4. Dodawanie pliku
5. Dodawanie Podmiotu
III. Aktualizacja atrybutów obiektów zgodnie z tablicami mapowań
1. Departamenty
2. Komórki
3. Autorzy
4. Referencji wiodący i współpracujący
5. Podmioty wewnętrzne
IV. Uzupełnienie danych wynikających z ograniczeń webserwisów
1. Utworzenie procedury tworzenia pliku z reprezentacją historii
2.
3.
4.
procesu.
Analiza braków w przeniesionych obiektach
Przygotowanie SQLi pobierających dane źródłowe
Przygotowanie SQLi aktualizujących dane docelowe
V. Produkcyjna Migracja Danych
1. Migracja
2. Weryfikacja i Korekty
VI. Opracowanie zestawień mapowań
1. Mapowanie wskazanych departamentów i komórek MIR na departamenty i komórki MIB
2. Utworzenie listy: dla każdej komórki jeden pracownik (np. Naczelnik lub inny wyznaczony pracownik),
który stanie się referentem wiodącym dla przenoszonych spraw w sytuacji gdy brak jest referenta
wiodącego z MIR w zestawieniu mapowań pracowników
3. Mapowanie pracowników ze wskazanych komórek MIR na pracowników MIB
4. Mapowanie typów dokumentów (lub rozbudowa słownika typów dokumentów w MIB)
5. Mapowanie lokalizacji akt (lub rozbudowa słownika lokalizacji akt w MIB)
6. Utworzenie wirtualnych pracowników, na których będą mapowani pracownicy MIR nie mający
odpowiedników w systemie MIB
VII. Zmiany w ontologii
1. Wykonanie kopii RWA na rok 2014 z MIR do MIB
VIII. Inne nie uwzględnione w specyfikacji, ale niezbędne do prawidłowego odwzorowania i
funkcjonowania systemu
Zapytanie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych oraz
nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia którejkolwiek z ofert. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do
rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.
Ilekroć w niniejszym zapytaniu, przedmiot zamówienia jest opisany ze wskazaniem znaków towarowych, patentów lub
pochodzenia, to przyjmuje się, że wskazaniom takim towarzyszą wyrazy „lub równoważne”.
Dodatkowo informujemy, że Ministerstwo Infrastruktury i Budownictwa zawiera umowy na podstawie własnych
wzorów umów stosowanych w Ministerstwie.
Dodatkowe informacje można uzyskać pisząc na adres e-mailowy: [email protected] lub telefonicznie
22 630-10-36