Raport z postępu rzeczowo-finansowego projektu informatycznego II

Raport z postępu rzeczowo-finansowego projektu informatycznego II kwartał 2016 r.
Lp.
1.
2.
3.
Wyszczególnienie
Tytuł projektu
Beneficjent projektu
Partnerzy
4.
Współpraca z
interesariuszami
Opis
Rozwój Pojedynczego Punktu Kontaktowego trzeciej generacji (PPK3.0)
Ministerstwo Rozwoju
Instytut Logistyki i Magazynowania
Krajowa Izba Gospodarcza
Do głównych grup interesariuszy Projektu należą: przedsiębiorcy oraz osoby planujące założyć działalność gospodarczą, Instytucje
centralne (organy centralne), Instytucje realizujące (Organy wykonawcze), Minister ds. gospodarki.
W ramach prac nad przygotowaniem poradników i opisów procedur współpracowano z instytucjami centralnymi, które odpowiadają za
procedury oraz z instytucjami, które je realizują. Zadaniem instytucji centralnych jest weryfikacja i akceptacja przygotowanych w ramach
Projektu opisów procedur. Narzędziem wykorzystywanym do tego celu jest Zaplecze EPK. Współpraca z instytucjami realizującymi
dotyczyła konsultacji sposobu praktycznej realizacji analizowanych w Projekcie procedur. W ww. zakresie współpracowano z
następującymi instytucjami centralnymi: Ministerstwo Finansów, Ministerstwo Sprawiedliwości, Ministerstwo Infrastruktury i
Budownictwa, Państwowa Inspekcja Pracy, Urząd Regulacji Energetyki, Krajowy Zarząd Gospodarki Wodnej, Główny Urząd Geodezji i
Kartografii, Główny Inspektorat Sanitarny, Główny Inspektorat Weterynarii, Główny Inspektorat Ochrony Roślin I Nasiennictwa.
Współpracowano z następującymi instytucjami realizującymi: Urząd Skarbowy Poznań, Izba Skarbowa w Lublinie, Urząd Miasta
Warszawy, Urząd Miasta Poznania, Sanepid w Poznaniu, Wrocławiu, Zarząd Geodezji i Katastru Miejskiego
Przeprowadzono szkolenie „Punkt Kontaktowy biznes.gov.pl – odpowiada przedsiębiorcom” skierowane do pracowników banku
odpowiedzialnych za kontakty z przedsiębiorcami. Podczas szkolenia zapoznano uczestników z serwisem biznes.gov.pl, jego usługami
informacyjnymi, interakcyjnymi, transakcyjnymi oraz szkoleniowymi. Szkolenie o podobnym zakresie zostało również przeprowadzone
dla pracowników biur rachunkowych, pełniących rolę pełnomocników. Dla wszystkich interesariuszy na Akademii opublikowano quiz
mobilny sprawdzający znajomość serwisu https://akademia.biznes.gov.pl/quiz_new/. Dla pracowników administracji na Akademii
opublikowano quizy mobilne do szkolenia e-Urzędnik https://akademia.biznes.gov.pl/course/view.php?id=52. Obywatele,
przedsiębiorcy i urzędnicy mogą cały czas korzystać z e-szkoleń na www.akademia.biznes.gov.pl.
Współpraca z interesariuszami w obszarze wsparcia użytkowników obejmuje przede wszystkich weryfikację i zatwierdzanie Dokumentów
Potwierdzenia Uprawnień (DPU) przesłanych przez Pracowników Instytucji Centralnych i Realizujących -potwierdzonych podpisem i
pieczęcią przełożonego formularzy poświadczających przynależność danej osoby do wskazanej przez niej instytucji jak również
określających role i uprawnienia w systemie. Działania te wymagają dodatkowego kontaktu telefonicznego lub mailowego w celu
wyjaśnienia błędów w wypełnieniu dokumentu. Przedstawiciele organów bezpośrednio kontaktują się z zespołem również w przypadku
zmiany danych adresowych ich instytucji. Zespół udziela informacji jak samodzielnie zaktualizować dane lub dokonuje zmian na prośbę
zgłaszającego. Zespół ds. wsparcia na podstawie zgłoszeń od pracowników instytucji usuwa również nieaktualne konta użytkowników
oraz odpowiada na pytania w zakresie obsługi modułu Zaplecza, w tym m.in. udziela informacji na temat przebiegu procesu weryfikacji
opisu procedury. W zakresie wdrażania e-usług na obecnym etapie projektu prace koncentrują się identyfikacji procedur
5.
Termin realizacji projektu
6.
Akty prawne
7.
Postęp finansowy
administracyjnych, które zostaną udostępnione przedsiębiorcom w wersji elektronicznej. Związane z tym prace analityczne obejmują
współpracę z przedstawicielami instytucji centralnych odpowiedzialnych za procedury. Współpraca konieczna jest do identyfikacji i
weryfikacji czynników (np. takich jak: stan prawny, wolumen realizacji, bariery elektronizacji, planowane zmiany przepisów) kluczowych
dla podjęcia decyzji o udostępnieniu usług w wersji elektronicznej. W tym zakresie współpracą został objęte następujące instytucje:
Główny Inspektorat Transportu Drogowego, Państwowa Inspekcja Pracy, Departament Podatku od Towarów i Usług MF, Departament
DGE MR.
Rozpoczęcie: 16 luty 2016 r.
Zakończenie: 15 luty 2019 r.
Realizacja projektu nie jest uwarunkowana wdrożeniem aktów prawnych.
Harmonogram prac legislacyjnych zgodnie z załącznikiem HARMONOGRAM PRAC LEGISLACYJNYCH.
Lp
1
2
3
4
8.
Postęp rzeczowy
Kwota środków zaangażowanych w projekcie:
wartość środków zaangażowanych wynikających z
uruchomionych
postępowań
i
zakupów,
zaangażowanych środków np. na wynagrodzenia (w
tym podpisane umowy)
wartość umów podpisanych
wartość
środków
faktycznie
wypłaconych
wykonawcom
całkowitą wartość wydatków poniesionych w projekcie
(uwzględniających wynagrodzenia i inne koszty
związane z realizacją projektu)
Wartość w pln
42 428 300,00
235 524,00
69 764,00
2 489 970,53
Na dzień składania raportu złożone wnioski o płatność są w fazie weryfikacji przez Instytucję Wdrażającą. W projekcie nie stwierdzono
jeszcze certyfikacji w odniesieniu do całkowitej wartości projektu, jak również do planowanego poziomu na dany rok.
Zadanie realizowane jest w szczególności na podstawie umowy partnerskiej z dnia 29.04.2015 r. (Partnerzy – Krajowa Izba Gospodarcza
oraz Instytut Logistyki i Magazynowania.
Aktualny stan prac w projekcie:
 Zadanie 1 – Rozwój i wdrożenie systemu EPK
Wskaźniki produktu:
1. Liczba udostępnionych usług wewnątrzadministracyjnych (A2A) (szt. 3) – osiągniecie wskaźnika zostało rozpoczęte,
2. Przestrzeń dyskowa serwerowni (14,40 terabajty) – osiągnięcie wskaźnika zostało rozpoczęte, 3.Liczba usług publicznych
udostępnionych on-line o stopniu dojrzałości co najmniej 4-transkacja (szt.100) – osiągnięcie wskaźnika zostało rozpoczęte,
4. Liczba uruchomionych systemów teleinformatycznych w podmiotach wykonujących zadania publiczne (szt.1) - w toku realizacji,
5. Moc obliczeniowa serwerowni (szt. 6,72 teraflopsów) – osiągniecie wskaźnika zostało rozpoczęte.
Rozpoczęte działania: prace analityczne w zakresie obecnej architektury systemu EPK oraz możliwych kierunków budowy nowej
architektury, ustalono szczegółowe potrzeby interesariuszy, zakres i priorytety serwisu biznes.gov.pl, uzgodniono metodologię opisywania
wymagań i weryfikacji rozwiązań wdrażanych w ramach projektu (EVO), dokonano wyboru technologii do zastosowana w systemie EPK,
rozpoczęto prace deweloperskie, wdrożono pierwszy moduł systemu w oparciu o nową technologię (Bank Pomysłów), opracowanie
nowych artykułów informacyjnych oraz tłumaczeniem treści portalu, opracowano metodyki wyboru poradników, opisów procedur oraz
procedur do elektronizacji i wytypowano pierwszą grupę produktów do wdrożenia, zlecono przygotowanie wybranych poradników,
opisów procedur oraz e-procedur, opracowano wymagania dla platform eWnioski i Zaplecze, rozpoczęto wdrażanie nowych rozwiązań na
platformach. Kontynuowano prace analityczne mające na celu przygotowanie wymagań szczegółowych dla modułów funkcjonalnych
eWniosków oraz Zaplecza punktu kontaktowego w tym m.in. działania związane z analizą zgłaszanych przez obecnych użytkowników
biznes.gov.pl uwag i opinii, w celu ich wykorzystania przy opracowywaniu wymagań szczegółowych dla tych produktów projektu.
Zakończono prace związane ze stworzeniem metodyki wyboru do wdrożenia poradników przedsiębiorcy, opisów procedur oraz eprocedur. Rozpoczęto także prace deweloperskie związane z budową nowej wersji platformy eWnioski opartej na nowym stosie
technologicznym. Zakończono prace analityczne w zakresie nowej architektury i prezentacji portalu.
 Zadanie 2 – Przeprowadzenie i udostępnienie szkoleń
Wskaźniki produktu:
1. Liczba pracowników podmiotów wykonujących zadania publiczne nie będących pracownikami IT, objętych wsparciem szkoleniowym kobiety - 50 osób,
2. Liczba pracowników podmiotów wykonujących zadania publiczne nie będących pracownikami IT, objętych wsparciem szkoleniowym mężczyźni - 50 osób) – osiągnięcie wskaźnika w trakcie realizacji.
Realizacja zadania realizowana jest na podstawie umowy partnerskiej z dnia 29.04.2015 r.
Zakończono uzgadnianie strategii działań związanych z określeniem zakresu i obszaru prowadzenia szkoleń w tym tematyki tworzonych
nowych modułów szkoleń elearningowych
i wideoporadników oraz rozbudowy funkcjonalności samej platformy Akademia biznes.gov.pl. Przygotowano opracowanie pilotażowego
programu i prezentacji do szkolenia dla specjalistów świadczących pomoc w procesie zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej
oraz rozpoczęto prace analityczne dotyczące rozwiązań, przy budowaniu ścieżek szkoleniowych na Akademii biznes.gov.pl poziom
podstawowy dla instytucji realizujących. Rozpoczęto również prace nad dokumentem analitycznym Analiza wymagań dla platformy
Akademia biznes.gov.pl. Opracowano pilotażowy program i prezentację do szkolenia dla specjalistów świadczących pomoc w procesie
zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej.
 Zadanie 3 – Uruchomienie i prowadzenie Centrum Przedsiębiorcy PK (CPPK)
Podpisane umowy: umowa na wykonanie Koncepcji Architektonicznej Centrum Przedsiębiorcy Pojedynczego Punktu Kontaktowego nr 23
maja 2016 r ). Realizowane działania: przeprowadzono wizję lokalną adoptowanego obiektu, przedstawienie pierwsze propozycje
przedstawiające wizje projektu CPPK, uzgodnienie z Wydziału Architektury i Budownictwa Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy na
temat wydania decyzji Inwestycji celu publicznego oraz projektu warunków zabudowy. Złożono wniosek o wydanie decyzji o warunkach
zabudowy wraz z zaleceniami konserwatorskimi wydanymi przez Biuro Stołecznego Konserwatora Zabytków. Przygotowanie
dokumentacji do przeprowadzenia zakupu usługi na wykonanie projektu usunięcia kolizji stacji transformatorowej nr 6179 oraz sieci SN i
nN, kolidującej z planowaną inwestycją (CPPK) przy ul. Trębackiej 4 w Warszawie.
9.
E-usługi dla obywateli i
przedsiębiorców
 Zadanie 4 – Promocja
Zadanie realizowane jest w szczególności na podstawie umowy partnerskiej z dnia 29.04.2015 r. W ramach zadania w okresie
sprawozdawczym zorganizowano: konferencję dla przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego (prezentacja serwisu biznes.gov.pl
- 26 kwietnia 2016 r.), warsztaty dla przedstawicieli biur rachunkowych i pełnomocników przedsiębiorców, prezentacja projektu i serwisu
biznes.gov.pl. Nawiązanie współpracy ze Związkiem Banków Polskich w zakresie komunikacji o projekcie i serwisie biznes.gov.pl oraz
udział w wydarzeniach organizowanych przez ZBP dla przedsiębiorców i przedstawicieli banków, udział stoiska biznes.gov.pl na
konferencji „Finansujemy Innowatorów – instrumenty finansowe dla innowacyjnej gospodarki w Polsce”-28 kwietnia 2016r., prezentacja
serwisu biznes.gov.pl podczas spotkania Międzynarodowego Zespołu ds. Funduszy Unii Europejskiej przy ZBP )24.05.2015 r.),
warsztatów skierowanych do przedsiębiorców organizowanych przez Urząd Gminy Targówek, udział w warsztatach prezentujących
serwis biznes.gov.pl dla uczestników KIG.
ROZPOCZĘTE POSTĘPOWANIA: usługa udostępnienia platformy i narzędzi niezbędnych do dostarczania spersonalizowanych wiadomości
tekstowych i graficznych za pomocą poczty elektronicznej do przedsiębiorców oraz użytkowników platform biznes.gov.pl/firma.gov.pl
(przygotowanie dokumentacji i inicjacja procesu zakontraktowania), usługa dostarczenia tablic informacyjnych o projekcie. W ramach
zadania, ekspert prawny Przemysław Ruchlicki oraz ekspert ds. procedur Katarzyna Dwórznik wzięli udział w 13 spotkaniach z
przedsiębiorcami. Dokonano przeglądu szkoleń z zakresu Social Media w wyniku którego przedstawiciele Partnera wzięli udział w
szkoleniu pn. Istota działań w Social Media – cele i możliwości komunikacji 24 maja w Warszawie.
 Zadanie 5 – Rozwój Centrum Pomocy PPK
Wskaźniki produktu - nie dotyczy. Podpisane umowy – w okresie sprawozdawczym podpisano umowę na usługę mailingu informacyjnopromocyjnego kierowanego do przedsiębiorców i JST.
Realizacja zadania na podstawi umowy partnerskiej z dnia 29.04.2015 r.
Rozpoczęte postępowania przetargowe: przygotowanie dokumentacji dla postępowania na zakup usługi obsługi proaktywnej
komunikacji z klientem oraz rejestracji działalności gospodarczej przez telefon(w takcie realizacji). Podjęte działania: dokonanie analizy
zgłoszeń użytkowników Centrum Pomocy i przygotowywano w oparciu o nie rekomendacje zmian na portalu, dokonanie aktualizacji i
rozbudowy Bazy Wiedzy Centrum Pomocy, przeglądu i ustaleń w zakresie modyfikacji procesów obsługi zgłoszeń trafiających do Centrum
Pomocy.
Stan realizacji umów zawartych z wykonawcami – podpisano cztery umowy. Realizacja zgodnie z harmonogramem
Osiągnięte kamienie milowe w projekcie - zgodnie z harmonogramem.
Realizacja projektu wynika z konieczności pełnej implementacji przez Polskę Dyrektywy 2006/123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady
z dnia 12 grudnia 2006 r. dotyczącej usług na rynku wewnętrznym, w zakresie sprawniejszego funkcjonowania punktu kontaktowego w
Polsce. Efektem wdrożenia Projektu będzie umożliwienie obywatelom Polski i cudzoziemcom, dopełnienia procedur
i formalności niezbędnych do podjęcia i prowadzenia działalności gospodarczej oraz uznawania kwalifikacji zawodowych w ramach
zawodów i działalności regulowanych w jednym miejscu i w sposób elektroniczny.
Realizacja Projektu doprowadzi do wdrożenia e-usług, za pomocą których podmioty publiczne umożliwiają przedsiębiorcom realizację w
sposób elektroniczny procedur administracyjnych związanych z rozpoczęciem, prowadzeniem i zakończeniem działalności gospodarczej.
Jednocześnie funkcjonalności systemu EPK zostaną dostosowane do wymagań i oczekiwań Komisji Europejskiej.
W zakresie realizacji zadań związanych z udostępnieniem e-usług prace prowadzone są w dwu kierunkach: udostępniania nowych usług
10.
Postęp w realizacji
strategicznych celów
Państwa
elektronicznych oraz tworzenia modułu programowego, który umożliwi urzędnikom samodzielne modernizowanie udostępnionych eusług. W tym zakresie prowadzone są prace analityczne obejmujące analizę biznesową i systemową. Etap analityczny kończy się
przygotowaniem danych, na których podstawie Lider decyduje o elektronizacji procedury oraz przygotowaniem szczegółowych wymagań
dla zespołu programistów.
W zakresie wdrożenia e-usług obecnie prowadzone następujące prace:
 wstępne prace analityczne dla 8usług (analiza prawna, weryfikacja barier elektronizacji)
 zaawansowane prace analityczne dla 2 usług (tworzenie szczegółowych wymagań w tym interaktywnych makiet)
 prace programistyczne dla 2 usług (implementacja szczegółowych wymagań zakończona udostępnieniem usług na środowisku
testowym).
Wszystkie ww. prace realizowane są we współpracy z przedstawicielami instytucji odpowiedzialnych za procedury administracyjne,
których e-usługi będą dotyczyć.
Wszystkie usługi, jakie zaplanowano w wdrożenia w zakresie projektu będą posiadały 5 stopień dojrzałości – personalizacja. Identyfikacja
użytkowników usług w systemie przeprowadzana jest jednokrotnie przez wyspecjalizowany moduł funkcjonalny natomiast przydzielenie
ról i uprawnień odbywa się w każdym z pozostałych modułów funkcjonalnych systemu.
Działania zaplanowane w Projekcie wpisują się również w realizację celu 5 Strategii Sprawne Państwo, który zakłada efektywne
świadczenie usług publicznych, w tym standaryzację i zarządzanie usługami publicznymi, ze szczególnym uwzględnieniem technologii
cyfrowych (kierunek interwencji celu 5.5).
Strategiczne cele POPC związane ze zwiększeniem liczby obywateli i przedsiębiorców korzystających z Internetu w kontaktach z
administracją publiczną (również poprzez załatwienie spraw urzędowych za pomocą formularzy elektronicznych) są zbieżne z celem
głównym projektu. Jest nim umożliwienie drogą elektroniczną, w sposób łatwy i intuicyjny, za pośrednictwem Pojedynczego Punktu
Kontaktowego, dopełnienia procedur oraz formalności niezbędnych do podjęcia i prowadzenia działalności gospodarczej oraz uznawania
kwalifikacji zawodowych w ramach zawodów i działalności regulowanych (cel ten wynika bezpośrednio z wymagań implementacji
Dyrektywy 2006/123/WE zapisanych w art. 8 ust. 1).
W związku z tym podejmowane są działania, które pozwolą na ułatwienie:
 wdrażania i utrzymania e-usług przez instytucje odpowiedzialne za procedury
 dopełniania procedur przez przedsiębiorców na drodze elektronicznej
 udostępnianie aktualnej i spójnej informacji przez instytucje odpowiedzialne
Powyższe działania są realizowane w kontekście założonej w projekcie dużej liczby udostępnionych e-usług. Dlatego podstawowym
założeniem projektowym jest standaryzacja najważniejszych elementów usług publicznych (między innymi: e-usług, ich opisów,
związanych z nimi poradników i szkoleń) dla optymalizacji procesu wdrożenia i utrzymania. Przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiej
niezawodności i dostępności platformy informatycznej, pozwoli to na efektywne świadczenie usług publicznych, zaplanowanych do
wdrożenia.
Zrealizowane dotychczas prace wpłynęły na stopień realizacji następujących wskaźników Projektu: udostępniono pięć opisów procedur.
Ponadto trzy opisy oczekują na weryfikację Instytucji Centralnej w Zapleczu EPK. Przygotowano również trzy poradniki przedsiębiorcy.
11.
Ryzyka i problemy
Identyfikator
ryzyka
Status ryzyka
Data
zarejestrowania
Kategoria ryzyka
R.I.1
Opis ryzyka
aktywne
2015-04-23
społeczne
Efekty projektu nie doprowadzą do
zwiększenia wykorzystania systemu EPK
do tworzenia eUsług (przez urzędników)
R.II.1
aktywne
2015-04-19
organizacyjne
R.II.2
aktywne
2015-04-19
R.II.3
aktywne
R.II.5
Prawdopodo
Wpływ
Istotność ryzyka
Bliskość/ perspektywa
wystąpienia (należy
wskazać termin lub podać
wartość w miesiącach)
2
4
8
2017-2018
Opóźnienia uzyskiwania akceptacji
efektów prac od poszczególnych
resortów
2
2
4
2016-2018
technologiczne
Problemy z funkcjonowaniem platformy
ePUAP (kłopoty z ESP, obniżenie jakości
usługi i chęci korzystania i dostępności
usług)
3
2
6
2016-2018
2015-04-19
organizacyjne
Wydłużający się okres oczekiwania na
publikację wzorów dokumentów
elektronicznych
3
2
6
2016-2018
aktywne
2015-04-19
organizacyjne
Przedłużający się okres uzyskania
niezbędnej akceptacji zmian od
instytucji nadzorującej projekt
ewentualnych zmian w Planie Projektu
3
3
9
3Q2016-4Q2018
R.III.1
aktywne
2015-04-19
ekonomiczne
Przekroczenie budżetu (np.
pracochłonności) w realizacji
któregokolwiek z zadań
3
3
9
2016-2018
R.III.3
aktywne
2015-04-19
technologiczne
Problemy z wdrożeniem rozwiązań
opartych o nową technologię budowy
wniosków w systemie EPK
3
3
9
2016-2018
bieństwo