Smart Office - Kreatywne Pisanie

6
NIEZALEŻNY DODATEK TEMATYCZNY DYSTRYBUOWANY WRAZKROK
Z DZIENNIKIEM gAZETą pRAWNą
4
INSPIRACJE
Smart Office
■ Pytanie: Jak zmodernizować działalność przedsiębiorstwa?
■ Odpowiedź: Skorzystać
z mobilnych rozwiązań dla
biznesu - smartfonów.
W dzisiejszym świecie biznesu posiadanie smartfona to podstawa.
Mulitimedialne telefony stały się
nowymi narzędziami biurowymi.
Te mobilne urządzenia nie tylko łączą w sobie cechy telefonu i komputera, ale posiadają również szereg funkcji przydatnych w zarządzaniu firmą.
Oprócz dzwonienia, dostępu do
poczty elektronicznej i przeglądarki sieciowej, smartfon pełni też rolę GPS-a, pagera, cyfrowego aparatu fotograficznego i kamery video.
Część smartfonów wyposażona jest
w klawiaturę Qwerty,która umożliwia pisanie jak na klawiaturze tradycyjnego komputera, a dotykowy
ekran pozwala sporządzać odręczne notatki i rysunki. Cyfrowa kamera, oprócz zdjęć i filmów, może
posłużyć także jako skaner wizytówek i umożliwić wideokonferencje
z ważnym kontrahentem. Do niektórych modeli można nawet podłączyć projektor i wyświetlić prezentację klientowi wprost z telefo-
nu. Jedną z ważniejszych funkcji
smartfonów jest dostęp do sieci.
Nowoczesne telefony obsługują nie
tylko 3G, ale także szybki Internet
HSPA+. Standardem jest opcja
WiFi, która pozwoli nam na
darmowe połączenie z Internetem w punktach dostępowych typu Hotspot. Dla
podróżujących biznesmenów istotną funkcjonalnością smartfona jest router WiFi, który umożliwia połączenie
z Internetem w sieci
operatora i dalszą pracę
online na laptopie czy
tablecie.
KORZYSTAJ
Z MOBILNOŚCI
i pakietu Office. Pakiet biurowy
Documents To Go pozwoli nie tylko przeglądać, ale również edy-
Świat aplikacji
Podstawą komunikacji z pracownikami i klientami jest poczta elektroniczna. Posiadacze smartfonów
muszą więc zadbać o synchronizację urządzenia z internetowymi
skrzynkami i firmowymi serwerami. Z pomocą przyjdzie program
Microsoft Exchange ActiveSync,
który zsynchronizuje telefoniczną
skrzynkę z pocztą, kalendarzem
i kontaktami z firmowego serwera.
Biznesowi użytkownicy multimedialnych telefonów, docenią
możliwość obsługi plików PDF
NIEZBĘDNIK
WYPOSAŻENIA BIURA
tować dokumenty. Na wypadek
awarii lub utraty telefonu, warto
zabezpieczyć ważną dokumentację
przechowując ją w tzw. chmurze.
Dodatkowa korzyść – ten sam plik
jest edytowalny na różnych urządzeniach i komputerach. W tym
celu trzeba skorzystać z usługi Google Docs lub Dropbox, który ułatwi pracę zespołową dzięki funkcji udostępniania plików.
Funkcje smartfona możemy
elastycznie dopasowywać do aktualnych potrzeb biznesowych.
W zależności od systemu operacyjnego producenci, oprócz podstawowych funkcjonalności wbudowanych już w telefon, zapewniają swoim użytkownikom
dostęp do wielu aplikacji
w wirtualnym sklepie.
Prowadzącym własną firmę
pomoże aplikacja EasyMoney ułatwiająca zarządzanie finansami czy SurePayroll porządkująca kwestię płac. Do
dyspozycji posiadczy smartfonów,
jest także szereg aplikacji dotyczących e-płatności, wymiany wizytówek czy notowań na giełdzie.
Biuro w smartfonie to natychmiastowy dostęp do danych, bez
względu na czas i miejsce, a także poczucie kontroli i bezpieczeństwa wymienianych informacji.
To idealne rozwiązanie dla nowoczesnych ludzi biznesu.
Pracodawcy coraz częściej przekonują się, że ergonomia w biurze może mieć znaczący wpływ
na zachowanie, samopoczucie
oraz pracę zatrudnionych osób,
która w dużym stopniu wpływa na
efektywność pracowników, a także atmosferę w miejscu pracy.
Podobnie kuchnia odgrywa
istotną rolę w każdej firmie: wspiera procesy integracji,pomaga redukować stres,sprawia,że pracownicy czują się jak u siebie, chętniej
uczestnicząc w życiu organizacji. Kuchnia jest częścią firmy, ale
jednocześnie jest miejscem, pozwalającym na regenerację sił
przed podjęciem kolejnych zadań.
W dobrze wyposażonej kuchni biurowej powinna znaleźć się co najmniej jedna kuchenka mikrofalowa, pojemny elektryczny czajnik,
ekspres do kawy, zmywarka oraz
stały dostęp do pitnej wody. Niezbędna jest również duża lodówka oraz blaty,na których każdy może przygotować sobie posiłek.
NOWOŚCI
ARCHIWUM TWOJEJ FIRMY
Każda firma prowadzi dokumentację z historią swoich operacji. Wraz
z rozwojem przedsiębiorstwa rozrasta się również jej archiwum. Coraz więcej
firm decyduje się na archiwizowanie swojej dokumentacji poza biurem. Idealnym
rozwiązaniem jest wynajęcie powierzchni
magazynowej, pojedynczej komórki, która
znajduje się w specjalnie przystosowanym
kompleksie magazynów. Przechowywanie
dokumentacji, zwłaszcza w firmach o rozbudowanych działach personalnych,jest
szczególnie istotne. Informacje i dane to
cenne aktywa firmy. Są jednak narażone
na wiele niebezpieczeństw. Składowanie
dokumentów w biurze to problem wielu
przedsiębiorców. Wraz z rozrostem firmy
powiększa się również firmowe archiwum.
Zewnętrzne archiwum to wygoda dla pracowników firmy oraz duża oszczędność.
Przechowywanie archiwów w biurze często pociąga za sobą spore wydatki, związane
z przygotowaniem powierzchni magazynowej. Rynek usług związanych z archiwizacją, cyfryzacją i przechowywaniem dokumentacji jest coraz większy. Może okazać
się, że skorzystanie z usług firmy specjalizującej się np. w skanowaniu i archiwizacji dokumentów będzie tańszym i pewniejszym rozwiązaniem niż chałupnicze
tworzenie własnych archiwów.