Regulamin udostępniania materiałów archiwalnych w Archiwum

Regulamin
udostępniania materiałów archiwalnych
w Archiwum Wojsk Lądowych, Archiwum Sił
Powietrznych, Archiwum Marynarki Wojennej
oraz w archiwach wyodrębnionych jednostek
organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez
Ministra Obrony Narodowej
§1
Materiały archiwalne zgromadzone w Archiwum Wojsk Lądowych, Archiwum Sił Powietrznych,
Archiwum Marynarki Wojennej oraz w archiwach wyodrębnionych jednostek organizacyjnych
podległych lub nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej (zwanych dalej „archiwum"), są
udostępniane jednostkom organizacyjnym i obywatelom dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz
gospodarki po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeŜeli nie narusza to prawnie chronionych interesów
państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli.
§2
Organ, któremu jest podporządkowane archiwum, lub osoba przez niego upowaŜniona moŜe wyrazić
zgodę na udostępnienie materiałów archiwalnych, od których wytworzenia nie upłynęło 30 lat do
celów badań naukowych, na potrzeby tworzenia materiałów prasowych przez czasopisma,
programów radiowych i telewizyjnych przez nadawców radiowych i telewizyjnych, na potrzeby
produkcji filmów dokumentalnych lub do celów własnych osób fizycznych, jeŜeli udostępnienie
materiałów archiwalnych dotyczących tych osób nie narusza prawnie chronionych interesów państwa,
jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub
innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi.
§3
1. Materiały archiwalne zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub
słuŜbową udostępnia się po złoŜeniu wniosku zainteresowanego podmiotu, na podstawie pisemnej
zgody organu, któremu jest podporządkowane archiwum.
2. Udostępnianie materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne odbywa się w oparciu
o ustawę o ochronie informacji niejawnych i przepisy wydane na jej podstawie.
§4
1. Materiały archiwalne, z zastrzeŜeniem §3, udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia
zainteresowanego podmiotu skierowanego do Dyrektora (Kierownika) archiwum. Zgłoszenie
naleŜy wypełnić na formularzu, którego wzór stanowi załącznik N r l .
2. Zgłoszenie obejmuje równieŜ korzystanie z pomocy ewidencyjno-informacyjnych archiwum.
3. JeŜeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna naleŜy do niego dołączyć
upowaŜnienie dla jej przedstawiciela.
§5
1.
Dyrektor (Kierownik) archiwum moŜe uzaleŜnić udostępnienie Ŝądanych materiałów
archiwalnych od potwierdzenia faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub od
przedłoŜenia przez zgłaszającego pisma polecającego właściwej w tym zakresie instytucji lub osoby.
2.
JeŜeli przepisy prawa ograniczają dostęp do informacji wskazanych w zgłoszeniu Dyrektor
(Kierownik) archiwum moŜe zaŜądać złoŜenia przez zgłaszającego wyjaśnień lub oświadczeń
albo udokumentowanie uprawnień do zapoznania się z treścią Ŝądanych materiałów archiwalnych.
§6
1.
Dyrektor (Kierownik) archiwum moŜe ograniczyć udostępnienie Ŝądanych materiałów
archiwalnych do wglądu w ich reprodukcje, w przypadku gdy:
a)
materiały archiwalne uznane są za szczególnie cenne,
b) materiały archiwalne zawierają chronione dane osób trzecich - w celu anonimizacji tych
danych.
2.
JeŜeli archiwum nie posiada reprodukcji materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1,
zostaną one wykonane na koszt uŜytkownika, w technice przez niego wskazanej, zgodnie z
obowiązującym cennikiem
§7
Udostępnianie materiałów archiwalnych moŜe zostać ograniczone ze względu na:
a)
ich zły stan fizyczny,
b) brak środków ewidencyjno - informacyjnych,
c)
potrzebę wykorzystania materiałów archiwalnych przez archiwum przy wykonywaniu jego
ustawowych zadań.
§8
1.
UŜytkownicy zasobu zobowiązani są do posługiwania się w pomieszczeniach archiwum kartą
identyfikacyjną, wydawaną im przez słuŜbę ochrony przed przystąpieniem do korzystania z
archiwaliów.
2.
Karta identyfikacyjna wydawana jest po okazaniu dokumentu toŜsamości. Nie wolno
odstępować karty identyfikacyjnej innej osobie.
§9
1.
Materiały archiwalne udostępnia się w Pracowni Udostępniania Akt, wyłącznie przez
bezpośredni wgląd w oryginały dokumentów lub ich reprodukcje.
2.
Materiały archiwalne, z których sporządzono reprodukcje, udostępniane są w postaci reprodukcji.
3.
Materiały archiwalne udostępniane są w ilości 5 j.a. w ciągu dnia. Kolejne jednostki
archiwalne udostępniane są uŜytkownikowi po zwrocie poprzednich do magazynu.
4.
W uzasadnionych przypadkach Dyrektor (Kierownik) archiwum moŜe zwiększyć liczbę
udostępnianych jednostek archiwalnych.
5.
Materiały archiwalne udostępniane są na podstawie zamówienia (rewersu), wypełnionego
samodzielnie, czytelnym pismem przez uŜytkownika, na formularzu archiwum. Zamówienia
wypełnia się osobno dla kaŜdej jednostki archiwalnej. Źle lub nieczytelnie wypełnione
zamówienia będą zwracane uŜytkownikowi.
6.
Materiały archiwalne udostępniane są po dokonaniu niezbędnych zabiegów konserwatorskich.
7.
Okres realizacji zamówienia na materiały archiwalne moŜe trwać do 2 tygodni. UŜytkownik
otrzyma informację o terminie realizacji zamówienia.
8.
Udostępniane jednostki archiwalne zawierają Wykaz korzystających z teczki. UŜytkownik jest
zobowiązany kaŜdorazowo wpisać do wykazu fakt korzystania z danej jednostki
archiwalnej.
§10
1.
Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złoŜenia zamówień wyszukiwane są przez
uŜytkownika samodzielnie.
2.
Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią dostępne w archiwum
środki ewidencyjno - informacyjne.
3.
Ogólnych informacji o zasobie archiwalnym, dostępnych środkach ewidencyjno - informacyjnych i
o zasadach udostępniania materiałów archiwalnych udzielają pracownicy archiwum.
§11
1.
Po kaŜdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych zobowiązany jest
do ich zwrotu dyŜurującemu pracownikowi z dyspozycją zwrotu do magazynu lub zachowania w
depozycie Pracowni Udostępniania Akt.
2.
JeŜeli przerwa w korzystaniu z materiałów archiwalnych, przechowywanych w depozycie,
przekracza 3 tygodnie, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji uŜytkownika. Podjęcie
nad nimi pracy wymaga ponownego złoŜenia zamówienia.
3.
JeŜeli w korzystaniu z materiałów archiwalnych nastąpi przerwa przekraczająca 6 miesięcy,
ponowne ich udostępnienie wymaga złoŜenia nowego zgłoszenia.
§12
1.
Udostępnienie materiałów archiwalnych nie uprawnia uŜytkownika do samodzielnego ich
reprodukowania. Dyrektor (Kierownik) archiwum wydaje zgodę na odpłatne wykonanie usługi w
postaci reprodukcji na podstawie złoŜenia przez zgłaszającego lub wnioskodawcę Zlecenia na
odpłatnie wykonanie usługi.
2.
Archiwum za wykonane reprodukcje pobiera opłaty, według cennika zawartego w załączniku Nr 2.
§13
1.
UŜytkownik materiałów archiwalnych korzysta z nich w ramach złoŜonego zgłoszenia, nie
ingerując w układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.
2.
UŜytkownik materiałów archiwalnych nie moŜe zakłócać pracy innych uŜytkowników w
Pracowni Udostępniania Akt.
3.
Wynoszenie poza Pracownię Udostępniania Akt materiałów archiwalnych lub pomocy
informacyjnych przez uŜytkowników jest zabronione pod rygorem przewidzianym prawem.
4.
Do Pracowni Udostępniania Akt nie wnosi się okryć wierzchnich, toreb i teczek, Ŝywności,
przedmiotów i substancji groŜących uszkodzeniem materiałów archiwalnych.
5.
Zabrania się wnoszenia do Pracowni Udostępniania Akt kamer filmowych, aparatów
fotograficznych, telefonów komórkowych oraz innych urządzeń mogących posłuŜyć do
reprodukcji materiałów archiwalnych.
§14
Dyrektor (Kierownik) archiwum moŜe wyłączyć moŜliwość korzystania z materiałów archiwalnych
przez uŜytkownika w sytuacji gdy:
a) uŜytkownik wykonuje czynności zagraŜające bezpieczeństwu i integralności udostępnionych
materiałów archiwalnych,
b) uŜytkownik złamie postanowienia niniejszego regulaminu.
§15
Korzystający jest zobowiązany do nieodpłatnego przekazania egzemplarza pracy, która w całości
lub części została oparta na materiałach archiwalnych archiwum.
§16
Sposób i tryb udostępniania materiałów archiwalnych oraz stawki opłat za udostępnianie
materiałów archiwalnych w postaci reprodukcji unormowane są w Rozporządzeniu Rady Ministrów z
dnia 3 czerwca 2008 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących
się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. z 2008 r. Nr 107, poz. 679).
Załącznik Nr 1
ZGŁOSZENIE
O UDOSTĘPNIENIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH
Adnotacje o udostępnieniu:
DANE ZGŁASZAJĄCEGO
Imię i nazwisko (nazwa i siedziba osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej):
Rodzaj i numer dokumentu toŜsamości:
Adres do korespondencji, nr tel., e-mail:
Określenie materiałów archiwalnych lub tematu:
Cel, dla jakiego mają być udostępnione materiały archiwalne:
Proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych:
Załącznik Nr 2
OPŁATY ZA UDOSTĘPNIANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH
W POSTACI REPRODUKCJI
1. Opłaty za dwuwymiarowe kopie materiałów płaskich
Technika wykonania
Odbitki
kserograficzne
Fotokopie
czarno-białe
Mikrofilmy
Reprodukcje
w postaci plików
rastrowych
zapisanych na
informatycznych
nośnikach danych
Jednostka miary
Opłata w zł.*
szt. format A4 czarno-białe
szt. format A3 czarno-białe
2,44
4,88
sz. 9 x 14 czarno-białe
sz. 13 x 18 czarno-białe
sz. 18 x 24 czarno-białe
sz. 24 x 30 czarno-białe
sz. 30 x 40 czarno-białe
sz. 40 x 50 czarno-białe
sz. 50 x 60 czarno-białe
13,42
17,08
20,74
26,84
35,38
47,58
1 klatka negatywu
metr bieŜący pozytywu
na taśmie srebrowej
metr bieŜący pozytywu
na taśmie diazo
3,05
24,40
wykonanie 1
dwuwymiarowego obrazu
2,44
1 megabajt kaŜdego
wykonanie obrazu
1,22
Uwagi
Przy zamówieniu
przekraczającym
10 sztuk fotokopii
jest pobierana zaliczka
w wysokości 50% wartości
zamówienia
18,30
Ilość megabajtów
stanowiących podstawę do
oblicze ustala się na
podstawie wielkości pliku
obrazu w formacie TIFF bez
kompresji.
2. Opłaty za inne czynności związane z wykonaniem reprodukcji
Czynność
Filmowanie
Fotografowanie
Jednostka miary
Udostępnienie jednej jednostki
archiwalnej do filmowania
Wykonanie 1 fotografii A4 przy świetle
dziennym
Wykonanie 1 fotografii A4 przy uŜyciu
dodatkowego światła
Transfer danych na
1 megabajt
przenośne informatyczne
nośniki danych
* podane ceny zawierają 22% podatku VAT
Opłata w
zł.*
Uwagi
48,80
24,40
61
0,12
Formaty większe niŜ A4 lub
materiały archiwalne
wielostronicowe przelicza się
jako wielokrotność formatu
podstawowego
Bez opłaty za nośnik. Oplata za
nośnik w zaleŜności od uŜytego
nośnika.