Protokół - BIP Starostwo Powiatowe w Pabianicach
Transkrypt
Protokół - BIP Starostwo Powiatowe w Pabianicach
Wył cznie do u ytku słu bowego BK II 0913/10/2006 Pabianice 18.07.2006r. PROTOKÓŁ z kontroli przeprowadzonej od 11 do 14 lipca 2006 roku przez inspektora kontroli wewn trznej Starostwa Powiatowego w Pabianicach Janusza Małkusa w Wydziale Infrastruktury Społecznej i Spraw Obywatelskich. Kontrola została przeprowadzona na podstawie Zarz dzenia Nr 32/06 Starosty Pabianickiego z dnia 10 lipca 2006 roku w sprawie upowa nienia do przeprowadzenia kontroli. Zakresem kontroli obj to sprawowanie nadzoru nad stowarzyszeniami w latach 2003 - 2005 w oparciu o postanowienia ustaw: Prawo o stowarzyszeniach i Kulturze fizycznej. Naczelnikiem Wydziału jest od 01.09.2000 roku Gra yna Kaczmarek. Zgodnie z postanowieniami Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Pabiani-cach ( § 59 pkt. 3 ) Wydział Infrastruktury Społecznej i Spraw Obywatelskich sprawuje w w imieniu Starosty Pabianickiego nadzór nad stowarzyszeniami na podstawie przepisów ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 roku Prawo o stowarzyszeniach ( tekst jednolity: Dz.U. z 2001 roku , Nr 79 , poz.855 ). Powy szy nadzór dotyczy: 1) Stowarzysze ( stowarzyszenia zwykłe , stowarzyszenia lokalne , jednostki terenowe stowarzysze ogólnopolskich ). 2) Uczniowskich klubów sportowych i nie prowadz cych działalno ci gospodarczej klubów sportowych. 3) Ochotniczych stra y po arnych. Zgodnie z postanowieniami ustaw: o kulturze fizycznej ( tekst jednolity; Dz.U. z 2001r. Nr 81 poz.889 ) oraz o ochronie przeciwpo arowej ( tekst jednolity; Dz.U. z 2002r. Nr 147 , poz. 1229 ) wymienione w pkt. 2 , 3 organizacje działaj tak e w oparciu o przepisy ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Prowadzone przez Wydział ewidencje stowarzysze obejmuj aktualnie 236 stowarzysze , wykaz stowarzysze jest zał cznikiem nr 1 do protokołu z kontroli. Powy szym wykazem , dost pnym na stronie internetowej powiatu pabianickiego obj to wszystkie stowarzyszenia wpisane zgodnie z ustaw Prawo o stowarzyszeniach do ewidencji stowarzysze nad którymi nadzór sprawuje lub sprawował w imieniu starosty kontrolowany Wydział. W przypadku stowarzysze , które ju nie funkcjonuj wykaz zawiera stosowne informacje o likwidacji , rozwi zaniu , zawieszeniu działalno ci stowarzysze . W trakcie trwania kontroli sprawdzono dokumentacj 64 stowarzysze , zaznaczaj c w w/w zał czniku stowarzyszenia których dokumentacja została sprawdzona. W trakcie kontroli sprawdzono: a) dokumentacj wszystkich 13 stowarzysze zwykłych, b) dokumentacj 22 stowarzysze lokalnych , w ewidencji 77 takich stowarzysze , c) dokumentacj 11 terenowych jednostek organizacyjnych ( kół , oddziałów ) stowarzysze o zasi gu ogólnopolskim , w ewidencji 38 takich jednostek, d) dokumentacj 6 ochotniczych stra y po arnych z 60 zaewidencjonowanych, e) dokumentacj 6 uczniowskich klubów sportowych z 17 zaewidencjonowanych, - 2 f) dokumentacj 6 klubów sportowych , w ewidencji 31 klubów sportowych. W ramach sprawowanego nadzoru Wydział ma prawo da dostarczenia przez zarz dy stowarzysze , w wyznaczonym terminie , odpisów uchwał walnego zebrania członków ( zebrania delegatów ) , niezb dnych wyja nie . W/w dokumenty stanowi podstaw : * ustalenia ( aktualizacji ): składów zarz dów stowarzysze , osób reprezentuj cych stowa-rzyszenia , adresów siedziby i numerów telefonów , dni i godzin urz dowania, * ustalenia zgodno ci podj tych uchwał z obowi zuj cymi przepisami prawa i statutem stowarzysze ( regulaminem działalno ci w przypadku stowarzysze zwykłych ), * ustalenia , czy działalno stowarzyszenia jest zgodna z prawem i nie narusza postanowie statutu, * ustalenia , czy istniej przesłanki do rozwi zania stowarzyszenia jak; zmniejszenie si liczby członków poni ej liczby członków wymaganych do jego zało enia lub brak prze-widzianych w ustawie Prawo o stowarzyszeniach władz i braku warunków do ich wyłonie-nia w okresie nie dłu szym ni rok , a tak e ustalenia , czy nie zachodzi potrzeba zło enia wniosku do s du o ustanowienie kuratora dla stowarzyszenia , je li nie posiada zarz du zdolnego do działa prawnych. Statuty stowarzysze ( regulaminy stowarzysze zwykłych ) okre laj okres kadencji władz stowarzysze i wyboru nowych władz w trakcie walnych sprawozdawczo – wyborczych zebra członków ( zebra delegatów ). Przede wszystkim dokumenty z walnych zebra sprawozdawczo – wyborczych ( uchwały, protokoły , listy obecno ci ) powinny by dostarczane do Wydziału celem aktualizacji danych o władzach stowarzysze , osobach reprezentuj cych stowarzyszenia. Tak e stowarzyszenia maj obowi zek powiadamiania organu nadzoruj cego ( Wydziału ) o zmianach w składzie zarz du , adresie siedziby , statutu ( regulaminu w przypadku stowarzy-sze zwykłych ) , powstałych w okresie mi dzy walnymi zebraniami sprawozdawczo - wyborczymi , dotyczy to tak e rozwi zania stowarzyszenia. W zwi zku z powy szym Wydział mo e te da dokumentów z corocznych walnych zebra sprawozdawczych lub zebra nadzwyczajnych uchwalaj cych zmiany , o których mowa powy ej oraz podejmuj cych decyzj o rozwi zaniu stowarzyszenia. W przypadku otrzymanych informacji o rozwi zaniu stowarzyszenia Wydział powinien da stosownych dokumentów , tj. uchwał o rozwi zaniu stowarzyszenia , przyj tych wniosków członków stowarzysze zwykłych o rozwi zanie stowarzyszenia. Jak wynika ze sprawdzonej w trakcie kontroli dokumentacji stowarzysze , w okresie po utworzeniu powiatów i przekazaniu dokumentacji stowarzysze do powiatów przez sprawuj ce nadzór nad stowarzyszeniami do tego czasu Urz dy Wojewódzkie , stowarzy-szenia stosownymi pismami Wydziału były informowane o konieczno ci dostarczenia dokumentacji z walnych zebra sprawozdawczo – wyborczych oraz informowania o zmia-nach władz stowarzysze , adresów siedziby , osób upowa nionych do reprezentowania stowarzysze . Brak takich powiadomie dotyczył trzech stowarzysze zwykłych z pi ciu takich stowarzysze prowadz cych działalno w okresie przed utworzeniem powiatów. W okresie obj tym kontrol ( lata 2003 – 2005 ) , w roku 2003 Wydział w praktyce nie dał dostarczania dokumentów z walnych zebra sprawozdawczo – wyborczych , je li powy sze dokumenty nie zostały dostarczone do Wydziału. W roku 2004 Wydział przesyłał do stowarzysze , które nie spełniały obowi zku dostarczania dokumentów , pisma daj ce dostarczenia dokumentów z ostatnich zebra sprawozdawczo – - wyborczych ( protokołów , uchwał , list obecno ci ) oraz wskazania członków zarz du, - 3 osób aktualnie reprezentuj cych stowarzyszenia , podaniem ich adresów , podania: aktualne-go adresu siedziby , numeru telefonu , dni , godzin pełnionych dy urów. W powy szych pismach wskazywano termin do którego w/w dokumenty nale y dostarczy , tak e informowano o konsekwencjach w przypadku nie respektowania da Wydziału w zakresie przesyłania wymaganych dokumentów wynikaj cych z art. 26 ustawy Prawo o stowarzyszeniach , tj. skierowania wniosku do s du , który mo e nało y na stowarzyszenie grzywn w wysoko ci do 5.000 zł. W roku 2005 oprócz wymienionych na str.2 protokołu z kontroli pism , przesyłano pisma ( dotyczyło to przede wszystkim stowarzysze podlegaj cych rejestracji s dowej ) informu-j ce o: * prowadzeniu działalno ci w oparciu o zatwierdzony statut, * niezwłocznym informowaniu S du o zmianach statutu, * przestrzeganiu postanowie ustawy o rachunkowo ci, * konieczno ci wpisu stowarzysze prowadz cych działalno gospodarcz do rejestru przed-si biorców. * przekazywaniu do Wydziału tak e protokołów z corocznych walnych zebra sprawozdaw-czych. Pisma w zakresie dania dokumentów od stowarzysze z 09.12.2004 roku i 30.06.2005 roku stanowi zał cznik nr 2 do protokołu z kontroli. W przypadku braku reakcji niektórych stowarzysze na pisma zawieraj ce dania dostarcze-nia dokumentów , mog cych wskazywa , e stowarzyszenia ju nie prowadz działalno ci Wydział od 2006 roku rozpocz ł przesyłanie pism do członków zarz dów takich stowarzy-sze . Pisma takie: z 27.02.2006 roku , prosz ce o kontakt osobisty lub telefoniczny z Wy-działem oraz z 30.06.2006 roku informuj ce adresata o braku dokumentów dotycz cych działalno ci stowarzyszenia od 2001 roku s zał cznikiem nr 3 do protokołu z kontroli. Zgodnie ze sprawdzon w trakcie kontroli dokumentacj niektóre stowarzyszenia nie dostar-czały adnych dokumentów do wydziału w okresie od przej cia nadzoru przez Wydział nad stowarzyszeniami do 2006 roku , cz stowarzysze w tym okresie zaprzestała działalno ci. Podj te od roku 2004 i kontynuowane nadal działania prowadz do uzyskiwania informacji o stowarzyszeniach , w tym ustalenia stowarzysze , które ju zaprzestały prowadzenia działal-no ci , zatem b dzie mo liwo wykre lenia ich z rejestru stowarzysze oraz wyst pienia do s du o wykre lenie stowarzysze , które podlegały rejestracji s dowej i nie dopełniły obo-wi zku zło enia wniosku o wykre lenie z rejestru s dowego. Do dnia zako czenia kontroli , pomimo pism do stowarzysze , członków zarz dów stowa-rzysze Wydział nie uzyskał dokumentów , pisemnych informacji o n/w stowarzyszeniach: a) stowarzyszenia zwykłe; * Stowarzyszenie Pabianickich Kamieniarzy, b) stowarzyszenia lokalne; * Pabianickie Stowarzyszenie Opieki Nad Zwierz tami, * Stowarzyszenie Telewizji Kablowej Łaska II, c) terenowe jednostki stowarzysze ogólnopolskich; * Towarzystwo piewacze „LIRA”, * Pabianicki Zwi zek W dkarski Koło Gminne w Dłutowie, * Stowarzyszenie Dzieci Wojny w Polsce Oddział w Konstantynowie, * Stowarzyszenie Polskich Rodzin Katolickich Koło nr 33 w Pabianicach, * Polskie Stowarzyszenie Diabetyków Koło Powiatowe w Pabianicach. W skontrolowanej dokumentacji stwierdzono przypadki braku da przez Wydział dostar- - 4 -czenia uchwał w sprawie rozwi zania stowarzysze lub zło enia wyja nie dlaczego uchwały takie nie podj te ( statuty stowarzysze okre laj , e rozwi zanie stowarzyszenia, zawieszenie działalno ci nast puje w drodze uchwały władz stowarzyszenia ). Brak uchwał , wyja nie oraz da dostarczenia tych uchwał lub wyja nie dotyczy n/w stowarzysze : a) stowarzyszenia lokalne; * Stowarzyszenie Ekologiczno – Kulturalne Klub Inaczej – pismo członka zarz du stowarzy-szenia z 27.02.2006 roku , e stowarzyszenie nie funkcjonuje od 2000 roku, * Towarzystwo piewacze „FLORIAN” – pismo osób reprezentuj cych stowarzyszenie z dnia 31.08.2004 roku , e w dniu 22.08.2002 roku działalno stowarzyszenia została zako czona, * Zrzeszenie Kupców Pabianickich – pismo z dnia 23.04.2004 roku przewodnicz cego stowarzyszenia , e w 1997 roku stowarzyszenie zako czyło działalno , * Towarzystwo Przyjaciół I LO w Pabianicach – pismo Dyrektora szkoły z dnia 20.12.2004 roku , e od pa dziernika 1998 roku nie odbywaj si adne spotkania członków stowarzy-szenia, b) terenowe jednostki stowarzysze ogólnopolskich; * Towarzystwo Literackie im. Adama Mickiewicza – pismo członka zarz du z 17.06.2006 roku , e stowarzyszenie nie funkcjonuje od 1981 roku, c) ochotnicze stra e po arne; * Ochotnicza Stra Po arna przy Rolniczym Zakładzie Do wiadczalnym w Puczniewie - pismo prezesa z 23.04.2004 roku , e stowarzyszenie nie prowadzi działalno ci, d) uczniowskie kluby sportowe; * Mi dzyszkolny Klub Sportowy „Pabianice” – pismo stowarzyszenia z 20.02.2006 roku, e działalno została zawieszona w 2004 roku. Innymi uchybieniami stwierdzonymi w trakcie kontroli były: 1) Brak działa zmierzaj cych do ustalenia , czy stowarzyszenie lokalne p/n Polskie Stowa-rzyszenie Greenkeeperów posiada zarz d zdolny do podejmowania działa prawnych. Stowarzyszenie wpisane do Krajowego Rejestru S dowego 20.05.2004 roku , brak wpisu członków zarz du do rejestru , figuruj nazwiska członków komitetu zało ycielskiego, brak pism Wydziału do stowarzyszenia w powy szej sprawie. W analogicznym przypadku Stowarzyszenia Samorz dowo – Gospodarczego , które zostało wpisane do KRS-u 14.11.2005 roku Wydział przesłał stosowne pisma z zapyta-niem , czy dokonano wyboru władz stowarzyszenia. 2) Brak pism w sprawie aktualizacji statutów np. statut Polskiego Zwi zku Filatelistów jaki jest w posiadaniu Wydziału i na podstawie którego funkcjonuje pabianicki oddział stowarzyszenia pochodzi z 1982 roku. Zgodnie z postanowieniami art. 7 i 7a ustawy o kulturze fizycznej , uczniowskie kluby sportowe oraz kluby sportowe , których statuty nie przewiduj prowadzenia działalno ci gospodarczej podlegaj wpisowi do ewidencji , prowadzonej przez starostów wła ciwych ze wzgl du na siedzib tych organizacji , uzyskuj c osobowo prawn z chwil wpisania do ewidencji. Sposób prowadzenia ewidencji okre la Minister wła ciwy do spraw kultury fizycznej i sportu. Wszystkie statuty klubów sportowych obj tych kontrol nie zawierały postanowie o prowadzeniu działalno ci gospodarczej. - 5 Podstaw wpisu do ewidencji s wnioski w/w organizacji z zał czon stosown dokumen-tacj o wpis do ewidencji. Potwierdzeniem dokonania wpisu s postanowienia wydawane przez Wydział z upowa nienia starosty w sprawie wpisu do ewidencji. Takie postanowienie z dnia 12.01.2004 roku o wpisaniu do ewidencji uczniowskiego klubu sportowego jest zał cznikiem nr 4 do protokołu z kontroli. Aktualnie ewidencja jest prowadzona w oparciu o przepisy Rozporz dzenia Ministra Sportu z dnia 16 stycznia 2006 roku w sprawie ewidencji klubów sportowych ( Dz.U. z 2006r. Nr 16, poz.123 ). Powy sze Rozporz dzenie wskazuje na zamieszczanie w ewidencji oprócz informacji , które znajdowały si w ewidencjach prowadzonych w okresie obj tym kontrol , tak e: imion, nazwisk i dat urodzenia członków komitetu zało ycielskiego oraz imion , nazwisk i funkcji osób wchodz cych w skład organu kontroli wewn trznej. Ewidencje prowadzona w formie ksi g ewidencyjnych , odr bnie dla uczniowskich klubów sportowych i klubów sportowych. Ewidencje uczniowskich klubów sportowych zawieraj wszystkie informacje wymienione w § 5 Rozporz dzenia. W ewidencji klubów sportowych , brak informacji o członkach komitetów zało ycielskich jedenastu klubów , dotyczy to klubów tworzonych jeszcze w latach 60 , 70 , 80. Takich informacji nie zawierała dokumentacja przekazana przez organ sprawuj cy nadzór nad klubami sportowymi tj. Wydział Kultury i Sportu Urz du Wojewódzkiego w Łodzi do czasu obj cia nadzoru przez Wydział. Równie brak informacji o członkach organów kontroli wewn trznej , w przypadku sze ciu klubów. Sprawdzona w trakcie kontroli dokumentacja stowarzysze , nie wskazywała na korzystanie przez Wydział z uprawnie wynikaj cych z n/w artykułów ustawy Prawo o stowarzyszeniach: 1) Art. 31 do składania wniosków do s du w sprawie rozwi zania stowarzyszenia , je li liczba członków stowarzyszenia uległa zmniejszeniu poni ej liczby członków wymaganych do jego zało enia lub braku przewidywanych w ustawie władz i braku warunków do ich wyło-nienia w okresie nie dłu szym ni rok. 2) Art. 26 , 29 , 30 do składania wniosków do s du celem dyscyplinowania władz stowarzy-sze , np. dostarczania danych dokumentów , podj cia działa zmierzaj cych do pro-wadzenia przez stowarzyszenie działalno ci zgodnej ze statutem , wyłonienia zarz du zdolnego do działa prawnych. Tak e sprawdzona dokumentacja nie wskazywała na prowadzenie kontroli w stowarzysze-niach , prowadzenia działa zmierzaj cych do wykre lenia z Krajowego Rejestru S dowego stowarzysze ju nie istniej cych oraz informacji o wykre leniu nie istniej cych stowarzysze z rejestrów s dowych. Na pismo kontroluj cego w/w sprawach z 12.07.2006 roku Wydział udzielił pisemnej odpo-wiedzi w dniu 14.07.2006 roku. Powy sze pisma s zał cznikiem nr 5 do protokołu z kontroli. Zgodnie z pismem Wydziału z uprawnie wynikaj cych z w/w artykułów ustawy Prawo o Stowarzyszeniach w okresie obj tym kontrol Wydział nie korzystał. Jako powód nie korzystania z uprawnie wynikaj cych z art. 31 wskazano na brak mo li-wo ci wyst pienia do KRS w stosunku do stowarzysze , które nie wyst piły o przerejes-trowanie z rejestrów stowarzysze prowadzonych do ko ca 2000 roku przez S d Okr gowy Powołano si tak e na uzyskan informacj z S du Rejonowego w Łodzi Wydział Krajowego - 6 Rejestru S dowego o zako czonej w ostatnim czasie procedurze przerejestrowania z urz du stowarzysze uprzednio zarejestrowanych w rejestrach S du Okr gowego. W cytowanym pi mie wskazano tak e , e Wydział jest w trakcie tworzenia listy stowarzy-sze , która zostanie przesłana do S du Rejonowego w Łodzi z zapytaniem , które stowa-rzyszenia s aktualnie zarejestrowane w Krajowym Rejestrze S dowym i po uzyskaniu informacji b dzie wyst pował o wykre lenie stowarzysze ju nie działaj cych. Z uprawnie wynikaj cych z art. 26 nie korzystano , poniewa skutkiem kierowanych pism do stowarzysze było dostarczanie danych dokumentów. Natomiast nie korzystanie z uprawnie wynikaj cych z art. 29 i 30 był w ocenie Wydziału brak wystarczaj cych przesłanek. Dokumentacja obj tych kontrol stowarzysze nie wskazuje na prowadzenie działalno ci przez stowarzyszenia niezgodnej z prawem lub statutem , w przypadku stowarzysze wymienionych na str. 4 protokołu z kontroli w dokumentacji których brak informacji o ich zarz dach , Wydział nie posiada informacji na podstawie , których mógłby jednozna-cznie stwierdzi , e stowarzyszenia te nie posiadaj zarz dów. W zwi zku z powy szym aktualnie wyst puje brak przesłanek do skorzystania z uprawnie wynikaj cych z art. 29 , 30 ustawy. Natomiast je li w/w stowarzyszenia b d uchylały si od dostarczenia stosownych informacji o funkcjonuj cych zarz dach , wyst pi przesłanki do skorzystania z uprawnie wynikaj -cych z art. 26 oraz art. 31 je li nie b dzie mo liwo ci wyłonienia ustawowych władz tych stowarzysze . Nie prowadzono w okresie obj tym kontrol kontroli w stowarzyszeniach , z uwagi na zmian przepisów ustawy Prawo o stowarzyszeniach w 1996 roku , tj. wykre lenie art. 25 ust.2 uprawniaj cego organ nadzoruj cy do prowadzenia takich kontroli. W cytowanym pi mie Wydziału wskazano , e s d nie przesyła do Wydziału postanowie o wykre leniu stowarzysze z rejestrów s dowych , takie postanowienia Wydział otrzymuje jedynie od stowarzysze . Co najmniej do roku 2004 nadzór nad stowarzyszeniami nie był prowadzony w sposób wła -ciwy , Wydział nie posiadał stosownych informacji o stowarzyszeniach , nie wiedział , e niektóre stowarzyszenia ju od dawna nie funkcjonuj , nie podejmował te skutecznych działa zmierzaj cych do uzyskania danych informacji. Od 2004 roku sytuacja ulega stałej poprawie , wi kszo stowarzysze stosownie do da Wydziału , przesyła stosowne dokumentacje , udziela wyja nie . Podj te działania od 2004 roku zaczynaj przynosi efekty jak: * zdyscyplinowanie zarz dów stowarzysze co najmniej do terminowego składania dokunen-tów z zebra sprawozdawczo – wyborczych, * ustalenia stowarzysze nie prowadz cych działalno ci, * informowania o nie prowadzeniu lub zawieszeniu działalno ci. Protokół sporz dzono w 3 jednobrzmi cych egzemplarzach , w tym jeden egzemplarz dla kontrolowanego Wydziału. Kontrolowany Wydział mo e zło y zastrze enia w formie pisemnej do faktów uj tych w protokole w terminie 3 dni od dnia podpisania protokołu oraz wyja nienia do ustale zawartych w protokole w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu. - 7 - Podpisy osób reprezentuj cych kontrolowane jednostki PODINSPEKTOR w Wydziale Infrastruktury Społecznej i Spraw Obywatelskich Katarzyna Kardas Otrzymałam dnia 31.07.2006 r. Podpis kontroluj cego INSPEKTOR KONTROLI WEWN TRZNEJ mgr Janusz Małkus