Protokół z kontroli w Domu Dziecka w Skwierzynie
Transkrypt
Protokół z kontroli w Domu Dziecka w Skwierzynie
Protokół z kontroli przeprowadzonej w Domu Dziecka w Skwierzynie Kontrolę w dniu 4 i 5 lipca 2005 r. przeprowadził zespół kontrolny w składzie: 1. Przewodnicząca - Halina Mucha 2. członek - Andrzej Wański 3. członek - Anna Spychała Kontrolą objęto: 1. Przestrzeganie procedur obowiązujących w działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. 2. Ocenę celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków. 3. 5% wydatków kontrolowanej jednostki. 4. Ewidencję księgową. 5. Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji. Informacji i wyjaśnień w toku kontroli udzielali: - Dyrektor Domu Dziecka - Magdalena Lichuta - Sadulska - Główna Księgowa - Alina Zarzecka I. Przestrzeganie procedur obowiązujących w działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Zarządzeniem Dyrektora Domu Dziecka im. Janusza Korczaka Nr 4/04 z dnia 30.09.2004r. wprowadzono w życie procedury kontroli obiegu i archiwizowania dokumentów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W związku z Ustawą z dnia 25 listopada 2004 r. o zmianie Ustawy o finansach publicznych oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 273 poz. 2703) oraz Uchwałą Nr XXIX/222/05 Rady Powiatu w Międzyrzeczu z dnia 30 marca 2005 r. w sprawie utworzenia rachunku dochodów własnych, zarządzeniem Nr 3/2005 z dnia 1 kwietnia 2005 r. zaktualizowano stan prawny i dostosowano zasady polityki rachunkowości w Domu Dziecka w Skwierzynie. Kontrola potwierdziła, iż jednostka w okresie kontrolowanym tj. od 01 stycznia 2005 do 31 maja 2005 przestrzegała procedur wprowadzonych w życie. Na przełomie stycznia i marca 2005 r. jednostka miała problemy z dostawcą mięsa i wędlin polegających na tym, iż dostawca zmieniał asortyment zamawianych wędlin w związku z tym na niektóre towary zmieniał ceny, np. zamawiano kiełbasę szynkową, 1 kg. 13,50 zł. dostawca dostarczał kiełbasę żywiecką za 1 kg. 13,90 zł., a kiełbasę szynkową wyceniał za 14,50 zł., natomiast w umowie zawartej w dniu 01 kwietnia 2004 r. cena kiełbasy szynkowej stanowiła kwotę13,50 zł. w związku z problemami rozwiązano umowę pomiędzy sklepem mięsnym Mirosław Kucz oś. Grunwald w Skwierzynie i w wyniku postępowania przetargowego od dnia 1 kwietnia 2005 r. Dom Dziecka w Skwierzynie podpisał umowę na dostarczanie mięsa i wędlin z innym dostawcą i w tym okresie kontrola nie stwierdziła różnic. Dostarczane mięso i wędliny są zgodne ze specyfikacją, zamówieniem i z zawartą umową. II. Ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków. W toku kontroli ustalono, że jednostka w trakcie realizacji wydatków w okresie od 01.01.2005 do 31.05.2005r. nie zaciągnęła zobowiązań wymagalnych. III. 5% wydatków kontrolowanej jednostki. Wykonanie wydatków za 5 m-cy przedstawia się następująco: Dział 851 rozdział 85156 §4130 Razem Plan 19.200,00 19.200,00 Dział 852 rozdział 85295 § 4440 Razem 2.226,00 2.226,00 Dział 852 rozdział 85201 § 3110 § 4010 § 4040 § 4110 § 4120 § 4210 § 4220 § 4260 § 4270 § 4300 § 4410 § 4430 § 4440 Razem 1.800,00 509.480,00 39.530,00 95.730,00 13.230,00 15.760,00 90.000,00 26.600,00 33.379,00 18.310,00 250,00 3.850,00 26.460,00 874.379,00 Wykonanie 6.283,20 6.283,20 440,00 186.824,70 38.673,85 34.429,88 4.732,91 15.760,52 38.595,67 8.895,08 7.056,93 98,00 5.000,00 340.507,54 2 Dział 852 rozdział 85201 § 0750 § 0920 Razem 1.320,00 400,00 1.720,00 1.321,85 583,29 1.905,14 Dokumenty źródłowe sprawdzone są pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym oraz prawidłowo dekretowane, zgodnie z przyjętą procedurą. Z dokumentów źródłowych wynika w jakim trybie zamówień publicznych dokonano wydatków. Jednostka nie ustaliła pogotowia kasowego i w okresie kontrolowanym w m-cu styczniu 2005 r. w raportach kasowych występowało saldo w kwocie 7,01 zł. 31 stycznia 2005 r. zlikwidowano saldo kasowe. W trakcie kontroli przewodniczący zespołu kontrolnego udzielała instruktarzu Jednostka organizacyjna posiada wewnętrzne regulacje dotyczące zamówień publicznych. Sprawy zamówień publicznych prowadzi Pani Barbara Rokicka. Realizowane zakupy artykułów spożywczych, chemicznych, mięsa i jego przetworów, pieczywa oraz warzyw i owoców poprzedzane były należytym rozpoznaniem cenowym i warunków dostawy. Zawierano umowy z dostawcą, który proponował najkorzystniejsze warunki dostawy. Podczas ustalania trybu postępowania popełniono błędy w ustaleniu wartości zamówienia (nie segregowano dostaw wg grup CPV), co powodowało wybór trybu nieadekwatnego do wartości zamówienia. W prowadzonych sprawach popełniono błędy świadczące o braku wiedzy na temat realizacji postępowań o zamówienie publiczne. Mimo, że popełnione błędy nie wywołują skutków prawnych, przywołuję je dla celów edukacyjnych: − brak oświadczeń uczestników postępowań ze strony zamawiającej, − brak protokołu postępowania ZP–2, − brak dokumentu zawierającego wykaz wykonawców zaproszonych do złożenia oferty, − dokumenty sprawy rozproszone w kilku teczkach, − nie dotrzymanie terminu podpisania umowy, − mało precyzyjne określenie warunków i wymagań stawianych wykonawcom. IV. Ewidencja księgowa. Jednostka ewidencję księgową prowadzi w sposób ręczny, na kontach syntetycznych w księdze głównej (Amerykanka). Księgi rachunkowe otwarto na początek roku, bilans otwarcia – salda są zgodne z bilansem zamknięcia 2004 r. Obroty kont zamyka się co miesiąc, sporządza się zestawienie obrotów i sald co zgodne jest z art. 12 ustawy o rachunkowości. Dla kont analitycznych prowadzi się księgi pomocnicze – księgę kontową, rozrachunki konta 201, 229, 222, 240, analitykę do konta 130, karty wydatków w rozbiciu na paragrafy. Zapisy w księdze głównej i w analityce prowadzone są chronologicznie zgodnie z art. 13§14 ustawy o rachunkowości. 3 V. Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji. Na podstawie zarządzenia Nr 9/2004 z dnia 20.12.2004r. została przeprowadzona inwentaryzacja na dzień 31.12.2004 r. inwentaryzację przeprowadzono ilościowo – wartościową w następujących magazynach: żywnościowym, odzieżowym, gospodarczym i opakowań. Powołano zespół spisowy w składzie: - Jasiakiewicz Joanna - przewodnicząca komisji - Plac Marta – zastępca przewodniczącego komisji - Kabicka Jadwiga – członek komisji - Wiśniewska Dorota – członek komisji Brak protokołu ze szkolenia zespołu spisowego, z wyjaśnień głównej księgowej wynika, iż od lat inwentaryzacją zajmują się te same osoby i tylko ustnie powołanemu zespołowi przypomniała o ich obowiązkach jak powinien przebiegać, być przeprowadzony i udokumentowany spis z natury. Sporządzono sprawozdanie z przebiegu spisu z natury na dzień 31.12.2004 r. Jednostka posiada instrukcję inwentaryzacyjną, przebieg inwentaryzacji był zgodny z posiadaną instrukcją. Protokół kontroli sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kontrolowany. Protokół po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń. Skwierzyna, dnia 7 września 2005 r. Dyrektor Domu Dziecka w Skwierzynie Magdalena Lichuta-Sadulska Główna Księgowa Alina Zarzecka Zespół kontrolujący Halina Mucha Andrzej Wański Anna Spychała 4