Pytania i odpowiedzi do SIWZ

Gdańsk, dnia 30.03.2012 r.
DAZ-ZP.272.20.2012
Dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu
nieograniczonego na zasadach określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r.
(Dz. U. z 2010 nr 113, poz. 759 ze zm.) na wykonanie kampanii promocyjnej w ramach projektu „Pętla
Żuławska - rozwój turystyki wodnej. Etap I” współfinansowanego z Działania 6.4 Programu Operacyjnego
Innowacyjna Gospodarka na lata 2007 - 2013 Inwestycje w produkty turystyczne o znaczeniu
ponadregionalnym.
Na podstawie art. 38 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(Dz. U z 2010 r. Nr 113, poz. 759, ze zm.) Zamawiający udziela odpowiedzi na pytania Wykonawców do treści
Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Niniejsze pismo stanowi integralną część SIWZ.
Pytanie nr 1:
Prosimy o doprecyzowanie grupy docelowej. Jest to niezbędne do preryjnego dobrania kanałów tematycznych
TV, portali internetowych oraz tytułu czasopism
Odpowiedź na pytanie nr 1:
Szczegółowy opis grup docelowych został opisany w Strategii komunikacji i kreacji kampanii promocyjnej –
Pętla Żuławska – rozwój turystyki wodnej. Etap I, stanowiący załącznik nr 6 do Specyfikacji Istotnych
Warunków Zamówienia.
Pytanie nr 2:
W jakiej formie powinna być przygotowana dokumentacja wyemitowanych reklam?
Odpowiedź na pytanie nr 2:
Dokumentacja wyemitowanych reklam powinna zawierać się w raporcie pokampanijnym, o którym mowa
w rozdziale III ust. VI. pkt. 1 ppkt.1 SIWZ, który musi zawierać: informacje z wszystkich przeprowadzonych
działań w zakresie przedmiotu umowy w postaci statystyk mailingu, raport ze skuteczności emisji banneru
w Intrenecie i wyemitowanych spotów w telewizji, sprawozdań z publikacji reklam prasowych i artykułów
sponsorowanych, organizacji study tour dla dziennikarzy i eventu - otwarcie sezonu żeglugi śródlądowej na
Pętli Żuławskiej, w tym szacunkowe dane o zasięgu (liczbie osób do których dotarły poszczególne przekazy
reklamowe) na podstawie danych uzyskanych z potwierdzonych źródeł danych (tj. emisja spotów reklamowych
- raport post bay , emisja banerów w Internecie - raport ze skuteczności reklamy, mailing – statystyki mailingu,
reklama prasowej i artykułów sponsorowanych - 2 egzemplarze magazynu danego tytułu).
Pytanie nr 3:
Czy możemy zapoznać się ze spotem, który miałby być emitowany w TV?
Odpowiedź na pytanie nr 3:
Tak, spoty zostaną zamieszczone jako kolejne załączniki nr 8 i 9 do niniejszego postępowania dnia
30.03.2012r. na stronie internetowej Zamawiającego, tj. www.pomorskie.eu.
Pytanie nr 4:
W jakich programach (plikach) przygotowane są banery internetowe?
Odpowiedź na pytanie nr 4:
Banery internetowe są przygotowane w Programie Adobe Flash Player (SVF, FLA)
Pytanie nr 5:
Raport pokampanijny – „Końcowy raport musi uwzględniać uwagi zgłoszone przez Zamawiającego
dotyczącego przedmiotu umowy” – prosimy o wyjaśnienie tego punktu.
Odpowiedź na pytanie nr 5:
Zamawiający może zgłaszać uwagi do treści samego raportu pokampanijnego w zakresie przedmiotu umowy,
czyli czy zakres przedmiotu umowy został prawidłowo udokumentowany i zawiera te elementy, które
1
potwierdzają informacje z wszystkich przeprowadzonych działań w zakresie przedmiotu umowy (statystki,
raporty, źródła danych itp.).
Pytanie nr 6:
Czy liczba 50- 60 uczestników dotyczy całości eventu, czy tylko rejsu.
Odpowiedź na pytanie nr 6:
W przypadku eventu dotyczącego otwarcia sezonu żeglugi śródlądowej na Pętli Żuławskiej podana liczba 5060 uczestników dotyczy jedynie rejsu.
Pytanie nr 7:
Co oznacza stwierdzenie „Wykonawca przedstawi listę uczestników eventu”. Czy chodzi o grupę 50- 60 osób
uczestników rejsu? Czy chodzi o gości specjalnych / decydentów? Czy Zamawiający może wskazać preferowaną
kategorię uczestników, którzy mieliby się znaleźć na tej liście.
Odpowiedź na pytanie nr 7:
Wykonawca ma przygotować i zaproponować Zamawiającemu listę uczestników eventu przede wszystkim 5060 osób, które mają uczestniczyć w rejsie (są to media ogólnokrajowe i ponadregionalne w tym branży
żeglarskiej, turystycznej i sportowej, przedstawiciele Lidera i partnerów projektu „Pętla Żuławska – rozwój
turystyki wodnej. Etap I”, organizacje turystyczne, żeglarskie). Jeśli chodzi o inne osoby, o których mowa
w rozdziale. III ust. IV pkt. 1 ppkt. 1 SIWZ tj. mieszkańcy, turyści, żeglarze i wodniacy to zaproszenie kierowane
będzie ogólnie poprzez np. wywieszenie ogłoszenia, plakatów, wystosowanie pism i zaproszeń dot. niniejszego
wydarzenia, itp.
Pytanie nr 8:
Czy na etapie składania oferty mamy przedstawić propozycję pakietów promocyjnych? Czy pakiety mają
składać się z materiałów udostępnionych przez Zamawiającego np. opracowanych w ramach innych projektów,
czy ma to być autorska propozycja Zamawiającego i mają być wydrukowane i przygotowane w ramach
przedmiotowego zamówienia?
Odpowiedź na pytanie nr 8:
Zamawiający udostępni własne materiały promocyjne dla potrzeb organizacji eventów. Zamówienie nie
przewiduje po stronie Wykonawcy wydrukowane i przygotowane własnych pakietów promocyjnych.
Pytanie nr 9:
Czy w przypadku propozycji występu artystycznego, Zamawiający posiada preferencje dotyczące rangi
gwiazdy, która mogłaby uświetnić to wydarzenie.
Odpowiedź na pytanie nr 9:
Zamawiający nie ma preferencji dotyczące rangi gwiazdy, która mogłaby uświetnić to wydarzenie.
Jednocześnie Zamawiający informuje, że w rozdziale. III ust. IV pkt. 1 ppkt. 4 SIWZ określił swoje minimalne
wymagania w tym zakresie.
Wniosek Wykonawcy:
Jednocześnie wnioskujemy o przedłużenie terminu składania ofert min. do 6.04.2012 r. (z sugerowanym
terminem 12.04.2012).
Odpowiedź na wniosek Wykonawcy:
Zamawiający nie wyraża zgody na przedłużenie terminu składania ofert.
Przewodniczący komisji przetargowej
z up. sekretarz komisji przetargowej
2