PDF źródłowy

ZARZĄDZENIE Nr 54 MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
z dnia 23 października 2006 r.
w sprawie nadania statutu państwowej jednostce budżetowej Władzy Wdrażającej Program
Współpracy Przygranicznej PHARE
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U.
Nr 249, poz. 2104 i Nr 169, poz. 1420 oraz z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz.
1217 i 1218 i Nr 187, poz. 1381) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej PHARE nadaje się statut, stanowiący
załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2.
Traci moc regulamin organizacyjny Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej
PHARE stanowiący załącznik do decyzji Nr 156 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7
października 2003 r. w sprawie utworzenia państwowej jednostki budżetowej - Władza Wdrażająca
Program Współpracy Przygranicznej PHARE (Dz. Urz. Min. Spraw Wewn. i Ad. Nr 11, poz. 33, z 2004
r. Nr 8, poz. 18 i Nr 14, poz. 38 oraz z 2005 r. Nr 3, poz. 9).
§ 3.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji:
L. Dorn
Załącznik do zarządzenia nr 54
Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 23 października 2006 r. (poz. 70)
Statut
Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej PHARE
§ 1.
1. Władza Wdrażająca Program Współpracy Przygranicznej PHARE, zwana dalej "Władzą
Wdrażającą", jest państwową jednostką budżetową podległą Ministrowi Spraw Wewnętrznych i
Administracji.
2. Siedzibą Władzy Wdrażającej jest Warszawa.
3. Władza Wdrażająca realizuje w imieniu Rządu Rzeczypospolitej Polskiej zadania związane z
zarządzaniem środkami pochodzącymi z bezzwrotnej pomocy zagranicznej oraz środkami innych
programów powierzonych jej do realizacji, w tym środkami przeznaczonymi na cele współpracy
transgranicznej, regionalnej i międzyregionalnej, zapewnienia bezpieczeństwa wewnętrznego,
uszczelnienia polskiej granicy wschodniej jako granicy Unii Europejskiej, środkami programów
INTERREG, ESPON, INTERACT oraz środkami Europejskiego Funduszu Uchodźczego i
Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego.
4. Władza Wdrażająca zarządza programami powierzonymi jej do realizacji zgodnie z
postanowieniami umów międzynarodowych dotyczących poszczególnych programów, w tym
programu PHARE oraz zasad obowiązujących przy realizacji tych programów.
5. Władza Wdrażająca realizuje zadania określone w Programie Dostosowania Organów
Administracji Państwowej do Współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i Systemem
Informacji Wizowej (VIS) - MasterPlan SIS II i VIS PL, zwanego dalej "Programem SIS II i VIS",
zapewnia obsługę Pełnomocnika Rządu do Spraw Przygotowania Organów Administracji Państwowej
do Współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i System Informacji Wizowej (VIS),
zwanego dalej "Pełnomocnikiem", ustanowionego rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 20 grudnia
2004 r. w sprawie ustanowienia Pełnomocnika Rządu do Spraw Przygotowania Organów Administracji
Państwowej do Współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i System Informacji
Wizowej (VIS) (Dz. U. Nr 281, poz. 2788 oraz z 2005 r. Nr 48, poz. 449 i Nr 196, poz. 1629), a także
zapewnia obsługę Międzyresortowego Zespołu do spraw Informatyzacji w zakresie przygotowania
organów administracji państwowej do współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i
Systemem Informacji Wizowej (VIS).
§ 2.
1. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji sprawuje nadzór nad działalnością Władzy
Wdrażającej.
2. W zakresie określonym przez procedury realizacji programu PHARE działalność Władzy
Wdrażającej nadzorowana jest przez Pełnomocnika do Spraw Realizacji Programu, zwanego dalej
"PAO".
3. Przepis ust. 1 nie narusza prawa do kontroli Władzy Wdrażającej, sprawowanej przez inne
podmioty na podstawie obowiązujących przepisów, umów międzynarodowych lub z upoważnienia
PAO.
§ 3.
1. W ramach wykonywania zadań określonych w § 1 ust. 3, Władza Wdrażająca, w szczególności:
1) koordynuje realizację powierzonych jej programów, w tym programu współpracy
przygranicznej PHARE;
2) planuje, rozlicza i kontroluje płatności i gospodarkę środkami finansowymi w ramach tych
programów w zakresie nie przekazanym innym podmiotom;
3) odpowiada za przygotowywanie i ogłaszanie przetargów, ocenę ofert, zawieranie umów,
nadzór nad pracami i ich odbiór w zakresie nie przekazanym innym podmiotom;
4) administruje rachunkami bankowymi;
5) monitoruje realizację projektów.
2. W ramach wykonywania zadań określonych w § 1 ust. 5, Władza Wdrażająca, w szczególności:
1) dokonuje czynności związanych z gromadzeniem informacji o stanie realizacji
poszczególnych zadań wynikających z realizacji Projektów w ramach Programu SIS II i VIS;
2) realizuje działania związane ze wspieraniem Pełnomocnika w administrowaniu Programem
SIS II i VIS w zakresie przygotowania a następnie zarządzania i wykorzystywania Biblioteki
Programu zawierającej dokumentację związaną z przygotowaniami organów administracji
państwowej do współpracy z SIS II i VIS;
3) prowadzi merytoryczną, organizacyjno-prawną, techniczną i kancelaryjno-biurową obsługę
Pełnomocnika Rządu do Spraw Przygotowania Organów Administracji Państwowej do
Współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i Systemem Informacji Wizowej
(VIS);
4) zapewnia merytoryczną obsługę prac Międzyresortowego Zespołu do spraw Informatyzacji
w zakresie przygotowania organów administracji państwowej do współpracy z Systemem
Informacyjnym Schengen II (SIS II) i Systemem Informacji Wizowej (VIS).
3. Szczegółową strukturę etatową Władzy Wdrażającej, zakres działania poszczególnych komórek
organizacyjnych oraz obowiązków pracowniczych określa Dyrektor Władzy Wdrażającej.
§ 4.
1. W skład Władzy Wdrażającej wchodzą:
1) Kierownictwo Władzy Wdrażającej:
a) Dyrektor,
b) Zastępca Dyrektora do Spraw Funduszy Europejskich,
c) Zastępca Dyrektora do Spraw Monitoringu, Ewaluacji i Inicjatywy INTERREG,
d) Zastępca Dyrektora do Spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i
Systemu Informacji Wizowej (VIS),
e) Główny Księgowy;
2) Zespół do Spraw Projektów Infrastrukturalnych;
3) Zespół do Spraw Projektów Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Integracji Społecznej, w skład
którego wchodzi:
a) Sekcja do Spraw Europejskiego Funduszu Uchodźczego,
b) Sekcja do Spraw Funduszu Schengen;
4) Zespół do Spraw Rozwoju Regionalnego, w skład którego wchodzi Sekcja do Spraw
Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Norweskiego
Mechanizmu Finansowego;
5) Zespół do Spraw Monitoringu;
6) Zespół do Spraw Ewaluacji i Promocji;
7) Zespół do Spraw Programu Sąsiedztwa Polska-Białoruś-Ukraina, INTERREG IIIA/TACIS
CBC, Wspólny Sekretariat Techniczny;
8) Zespół do Spraw Programu INTERREG IIIA Polska-Słowacja, Wspólny Sekretariat
Techniczny;
9) Zespół Instytucji Doradczej do Spraw Inicjatywy INTERREG IIIA;
10) Zespół Administratora Programu SIS II i VIS;
11) Zespół Wsparcia i Ekspertów Dziedzinowych Programu SIS II i VIS;
12) Zespół Koordynacji Współpracy w ramach Unii Europejskiej w zakresie Programu SIS II i
VIS;
13) Zespół Obsługi Organizacyjnej Programu SIS II i VIS;
14) Zespół do Spraw Finansowo-Księgowych, w skład którego wchodzi:
a) Sekcja Finansów,
b) Sekcja Księgowości,
c) Sekcja Certyfikacji;
15) Zespół Audytu Wewnętrznego;
16) Zespół do Spraw Obsługi Administracyjnej;
17) Zespół Prawny;
18) Sekretariat.
§ 5.
1. Dyrektora oraz jego Zastępców powołuje i odwołuje Minister Spraw Wewnętrznych i
Administracji.
2. Powołanie i odwoływanie Zastępcy Dyrektora następuje na wniosek Dyrektora.
3. Władzą Wdrażającą kieruje Dyrektor przy pomocy Zastępców Dyrektora, Głównego Księgowego
oraz kierowników komórek organizacyjnych, o których mowa w § 4.
4. W razie nieobecności Dyrektora pracą Władzy Wdrażającej kieruje upoważniony przez niego
Zastępca Dyrektora.
5. Dyrektor jednoosobowo reprezentuje Władzę Wdrażającą i jest pracodawcą - w rozumieniu
przepisów prawa pracy - w stosunku do pracowników Władzy Wdrażającej.
6. Dyrektor może zlecać podległym pracownikom wykonywanie innych zadań niż określone w
zakresie czynności na zajmowanym stanowisku przez okres niezbędny do realizacji tych zadań.
7. Dyrektor może upoważnić Zastępców Dyrektora i kierowników komórek organizacyjnych, o
których mowa w § 4, do podejmowania w jego imieniu decyzji w określonych sprawach.
§ 6.
Do zadań Dyrektora, w szczególności, należy:
1) planowanie, organizowanie, koordynowanie i nadzór nad wykonywaniem zadań przez
poszczególne komórki organizacyjne i pracowników Władzy Wdrażającej;
2) wypełnianie obowiązków ciążących na dysponencie środków budżetu państwa trzeciego
stopnia, podległym dysponentowi głównemu;
3) realizowanie zadań kierownika państwowej jednostki budżetowej wynikających z przepisów
ustaw: o finansach publicznych i rachunkowości;
4) bezpośrednie nadzorowanie pracy Zastępców Dyrektora, Głównego Księgowego, Zespołu
Audytu Wewnętrznego, Zespołu do Spraw Obsługi Administracyjnej, Zespołu Prawnego oraz
Sekretariatu;
5) określenie zakresu czynności na poszczególnych stanowiskach pracy;
6) ustalanie przepisów wewnętrznych;
7) prowadzenie spraw kadrowych pracowników;
8) prowadzenie polityki informacyjnej;
9) kontrola i akceptacja prac wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne i
pracowników Władzy Wdrażającej;
10) współdziałanie z Komisją Europejską;
11) wykonywanie zadań zleconych przez PAO, w zakresie właściwości Władzy Wdrażającej;
12) występowanie z wnioskami w sprawach wymagających decyzji PAO lub Rządu
Rzeczypospolitej Polskiej;
13) podejmowanie działań na rzecz podnoszenia kwalifikacji pracowników, zapewnienia
wyposażenia technicznego oraz właściwych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy;
14) zapewnienie przestrzegania przez podległych pracowników właściwego porządku i
dyscypliny pracy, ochrony informacji niejawnych oraz przepisów bezpieczeństwa i higieny
pracy.
§ 7.
Do zadań Zastępcy Dyrektora do Spraw Funduszy Europejskich należy:
1) kierowanie, koordynowanie i nadzór bieżącej pracy Zespołu do Spraw Projektów
Infrastrukturalnych, Zespołu do Spraw Projektów Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Integracji
Społecznej oraz Zespołu do Spraw Rozwoju Regionalnego;
2) przygotowywanie projektów umów dotyczących programów powierzonych do realizacji
komórkom organizacyjnym Władzy Wdrażającej, o których mowa w pkt 1;
3) kontrola i nadzór nad przestrzeganiem procedur przetargowych dotyczących programów
powierzonych do realizacji komórkom organizacyjnym Władzy Wdrażającej, o których mowa w
pkt 1;
4) przygotowywanie informacji, opinii i projektów odpowiedzi na korespondencję kierowaną do
Władzy Wdrażającej, w zakresie kompetencji;
5) wykonywanie zadań i czynności zleconych przez Dyrektora;
6) podejmowanie decyzji w powierzonym przez Dyrektora zakresie;
7) w zastępstwie Dyrektora, w zakresie udzielonego upoważnienia, kontrola i akceptacja prac
wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne i pracowników Władzy
Wdrażającej, a w szczególności opinii, uwag i innych pism sporządzanych w zakresie
właściwości Władzy Wdrażającej.
§ 8.
Do zadań Zastępcy Dyrektora do Spraw Monitoringu, Ewaluacji i Inicjatywy INTERREG
należy:
1) kierowanie, koordynowanie i nadzór bieżącej pracy Zespołu do Spraw Monitoringu, Zespołu
do Spraw Ewaluacji i Promocji, Zespołu do Spraw Programu Sąsiedztwa Polska-BiałoruśUkraina, INTERREG IIIA/TACIS CBC, Wspólny Sekretariat Techniczny, Zespołu do Spraw
Programu INTERREG IIIA Polska-Słowacja, Wspólny Sekretariat Techniczny oraz Zespołu
Instytucji Doradczej do Spraw Inicjatywy INTERREG IIIA;
2) przygotowywanie narad, spotkań oraz wyjazdów związanych z działalnością podległych
Zespołów Władzy Wdrażającej;
3) przygotowywanie informacji, opinii i projektów odpowiedzi na korespondencję kierowaną do
Władzy Wdrażającej w zakresie kompetencji;
4) sporządzanie raportów okresowych dotyczących programów powierzonych do realizacji
komórkom organizacyjnym Władzy Wdrażającej, o których mowa w pkt 1;
5) wykonywanie zadań i czynności zleconych przez Dyrektora;
6) podejmowanie decyzji w powierzonym przez Dyrektora zakresie;
7) w zastępstwie Dyrektora, w zakresie udzielonego upoważnienia, kontrola i akceptacja prac
wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne i pracowników Władzy
Wdrażającej, a w szczególności opinii, uwag i innych pism sporządzanych w zakresie
właściwości Władzy Wdrażającej.
§ 9.
Do zadań Zastępcy Dyrektora do Spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i
Systemu Informacji Wizowej (VIS) należy:
1) planowanie, koordynowanie i nadzór bieżącej pracy Zespołu Administratora Programu SIS
II i VIS, Zespołu Wsparcia i Ekspertów Dziedzinowych Programu SIS II i VIS, Zespołu
Koordynacji Współpracy w ramach Unii Europejskiej w zakresie Programu SIS II i VIS,
Zespołu Obsługi Organizacyjnej Programu SIS II i VIS;
2) monitorowanie realizacji przedsięwzięć dotyczących Systemu Informacyjnego Schengen II
(SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS);
3) opiniowanie projektów dokumentów dotyczących Systemu Informacyjnego Schengen II
(SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS) oraz współudział w ich przygotowywaniu pod
względem merytorycznym;
4) zapewnienie obsługi Pełnomocnika za pośrednictwem Zespołów, o których mowa w pkt 1;
5) wykonywanie zadań zleconych przez Pełnomocnika;
6) przygotowywanie informacji, opinii i projektów odpowiedzi na korespondencję kierowaną do
Władzy Wdrażającej, w zakresie kompetencji;
7) wykonywanie zadań i czynności zleconych przez Dyrektora;
8) podejmowanie decyzji w powierzonym przez Dyrektora zakresie;
9) w zastępstwie Dyrektora, w zakresie udzielonego upoważnienia, kontrola i akceptacja prac
wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne i pracowników Władzy
Wdrażającej, a w szczególności opinii, uwag i innych pism sporządzanych w zakresie
właściwości Władzy Wdrażającej.
§ 10.
Do zadań Głównego Księgowego należy:
1) prowadzenie gospodarki finansowej Władzy Wdrażającej zgodnie z przepisami ustaw: o
rachunkowości i o finansach publicznych;
2) kierowanie, koordynowanie i nadzór nad bieżącą pracą Zespołu do Spraw FinansowoKsięgowych;
3) koordynowanie działalności poszczególnych komórek organizacyjnych w zakresie
niezbędnym do prowadzenia prawidłowej gospodarki finansowej;
4) opracowywanie wewnętrznych dokumentów normujących prowadzenie rachunkowości,
kontroli i obiegu dokumentów, zasad prowadzenia i rozliczania inwentaryzacji;
5) kontrolowanie zasadności i celowości wykorzystania środków finansowych;
6) prowadzenie analiz ekonomiczno-finansowych działalności jednostki oraz przedstawianie
Dyrektorowi wniosków w tym zakresie;
7) opiniowanie spraw z zakresu działania Władzy Wdrażającej wywołujących lub mogących
wywołać skutki finansowe;
8) sporządzanie sprawozdań budżetowych i okresowych informacji finansowych;
9) nadzorowanie i kontrolowanie wydatków i dochodów Władzy Wdrażającej;
10) przestrzeganie dyscypliny budżetowej oraz zapewnienie warunków organizacyjnych
niezbędnych do prawidłowego prowadzenia rachunkowości, przestrzegania zasad rozliczeń i
ochrony wartości pieniężnych;
11) nadzór nad prawidłowością i rzetelnością danych wprowadzonych do systemu
raportowego PERSEUS;
12) przygotowywanie informacji, opinii i projektów odpowiedzi na korespondencję kierowaną
do Władzy Wdrażającej, w zakresie kompetencji;
13) sporządzanie raportów finansowych dotyczących programów powierzonych do realizacji
Władzy Wdrażającej;
14) kontrola finansowa dokumentów potwierdzających koszty poniesione przez polskich
partnerów w projektach realizowanych w ramach Projektów Inicjatywy Wspólnotowej
INTERREG IIIB, INC, ESPON i INTERACT;
15) wydawanie certyfikatów kwalifikowalności kosztów poniesionych przez polskich partnerów
w ramach Projektów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIB, INC, ESPON oraz INTERACT;
16) kontrola finansowa dokumentów potwierdzających koszty poniesione w ramach Funduszu
Schengen, Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego, a
także innych funduszy;
17) wykonywanie zadań i czynności zleconych przez Dyrektora;
18) w zastępstwie Dyrektora, w zakresie udzielonego upoważnienia, kontrola i akceptacja
prac wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne i pracowników Władzy
Wdrażającej, a w szczególności opinii, uwag i pism sporządzanych w zakresie właściwości
Władzy Wdrażającej.
§ 11.
Do zadań Zespołu do Spraw Projektów Infrastrukturalnych należy:
1) ocena formalna i techniczna wniosków i projektów infrastrukturalnych składanych w ramach
funduszy nadzorowanych przez Władzę Wdrażającą;
2) nadzorowanie i kontrolowanie przebiegu procedur przetargowych oraz kontraktowanie
projektów infrastrukturalnych;
3) ocena i weryfikacja dokumentacji przetargowych przygotowywanych w ramach
nadzorowanych projektów oraz uzgadnianie ich treści z innymi komórkami organizacyjnymi
Władzy Wdrażającej;
4) monitorowanie projektów finansowanych w ramach grantów infrastrukturalnych Phare, w
tym Funduszu Małych Projektów Infrastrukturalnych (SIPF) oraz Funduszu Projektów
Infrastruktury Okołobiznesowej (BRIPF);
5) współpraca z beneficjentami projektów;
6) przygotowywanie danych planistyczno-sprawozdawczych dotyczących planów pracy
Zespołu, w tym harmonogramów przetargowych;
7) prowadzenie szkoleń dla beneficjentów związanych z realizacją projektów w zakresie
zadań Zespołu;
8) współpraca z konsultantami zewnętrznymi;
9) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.
§ 12.
1. Do zadań Zespołu do Spraw Projektów Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Integracji
Społecznej należy:
1) pełnienie funkcji jednostki pośredniczącej w zarządzaniu Funduszem Schengen;
2) zarządzanie Europejskim Funduszem Uchodźczym, w tym przygotowanie wniosku
krajowego, organizacja naboru wniosków, organizacja obrad Komisji Selekcyjnej,
przygotowywanie umów grantowych, monitorowanie realizacji projektów oraz autoryzowanie
płatności pod względem merytorycznym;
3) nadzorowanie i kontrolowanie przebiegu procedur przetargowych oraz kontraktowanie
projektów instytucjonalnych związanych z bezpieczeństwem wewnętrznym;
4) ocena i weryfikacja dokumentacji przetargowych przygotowywanych w ramach
nadzorowanych projektów oraz uzgadnianie ich treści z innymi komórkami organizacyjnymi
Władzy Wdrażającej;
5) przygotowywanie danych planistyczno-sprawozdawczych dotyczących planów pracy
Zespołu, w tym harmonogramów przetargowych;
6) prowadzenie szkoleń dla wnioskodawców i beneficjentów związanych z realizacją
projektów w zakresie zadań Zespołu;
7) współpraca z konsultantami zewnętrznymi;
8) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.
2. Do zadań Sekcji do Spraw Europejskiego Funduszu Uchodźczego należy:
1) przygotowywanie i konsultowanie wniosku krajowego o dofinansowanie z Europejskiego
Funduszu Uchodźczego;
2) organizacja naboru wniosków;
3) przygotowanie umów grantowych;
4) monitorowanie realizacji projektów;
5) autoryzacja płatności pod względem merytorycznym.
3. Do zadań Sekcji do Spraw Funduszu Schengen należy:
1) pomoc w przygotowywaniu i konsultowaniu projektów o dofinansowanie z Funduszu
Schengen;
2) weryfikacja i zatwierdzanie dokumentów przetargowych;
3) nadzór procesu wyboru wykonawców i zatwierdzanie umowy z wybranym wykonawcą;
4) monitorowanie procesu realizacji projektów;
5) autoryzacja płatności pod względem merytorycznym.
§ 13.
1. Do zadań Zespołu do Spraw Rozwoju Regionalnego należy:
1) pełnienie funkcji jednostki wspomagającej w zarządzaniu Mechanizmem Finansowym EOG
oraz Norweskim Mechanizmem Finansowym, w zakresie określonym we właściwych
porozumieniach;
2) nadzorowanie i kontrolowanie przebiegu procesu kontraktowania projektów
instytucjonalnych;
3) monitorowanie projektów usługowych Phare, w tym autoryzacja płatności pod względem
merytorycznym;
4) monitorowanie projektów euroregionalnych w ramach Funduszu Małych Projektów Phare,
w tym współpraca z Euroregionami w zakresie realizacji Funduszu Małych Projektów Phare,
nadzór nad realizacją małych grantów, autoryzacja płatności pod względem merytorycznym
dla projektów objętych monitoringiem oraz koordynowanie działań w przypadku wprowadzenia
zmian w umowach w ramach małych projektów euroregionalnych;
5) ocena i weryfikacja dokumentacji przetargowych przygotowywanych w ramach
nadzorowanych projektów oraz uzgadnianie ich treści z innymi komórkami organizacyjnymi
Władzy Wdrażającej;
6) przygotowywanie danych planistyczno-sprawozdawczych dotyczących planów pracy
Zespołu, w tym harmonogramów przetargowych;
7) prowadzenie szkoleń dla wnioskodawców i beneficjentów związanych z realizacją
projektów w zakresie zadań Zespołu do Spraw Rozwoju Regionalnego;
8) współpraca z konsultantami zewnętrznymi;
9) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.
2. Do zadań Sekcji do Spraw Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru
Gospodarczego i Norweskiego Mechanizmu Finansowego należy:
1) ogłaszanie o możliwości składania projektów i zbieranie wniosków projektowych;
2) identyfikowanie projektów kwalifikowanych;
3) prowadzenie oceny przekazanych wniosków i przygotowywanie listy wybranych projektów;
4) monitorowanie wdrażania projektów, w szczególności przygotowywanie okresowych
raportów z monitorowania;
5) wykrywanie nieprawidłowości i raportowanie o nich;
6) weryfikacja wykorzystania środków finansowych, włącznie z przeprowadzaniem kontroli na
miejscu;
7) informowanie opinii publicznej o Programie Norweskim.
§ 14.
Do zadań Zespołu do Spraw Monitoringu należy:
1) monitorowanie projektów infrastrukturalnych, w tym nadzór nad realizacją inwestycji;
2) monitorowanie projektów instytucjonalnych;
3) planowanie i organizacja wizytacji terenowych projektów objętych monitoringiem;
4) nadzór nad konsultantami zewnętrznymi przeprowadzającymi wizytacje terenowe;
5) nadzór nad wykonaniem rekomendacji wynikających z przeprowadzonych wizytacji
terenowych;
6) autoryzacja płatności pod względem merytorycznym dla projektów objętych monitoringiem;
7) koordynowanie działań w przypadku wprowadzania zmian do kontraktu w projektach
objętych monitoringiem;
8) prowadzenie szkoleń dla beneficjentów związanych z realizacją projektów w zakresie
zadań Zespołu do Spraw Monitoringu;
9) współpraca z konsultantami zewnętrznymi;
10) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.
§ 15.
Do zadań Zespołu do Spraw Ewaluacji i Promocji należy:
1) koordynowanie działań związanych z przeprowadzaniem ewaluacji projektów i programów
zarządzanych przez Władzę Wdrażającą, w tym:
a) przygotowywanie rocznego planu ewaluacji programów realizowanych przez
Władzę Wdrażającą,
b) prowadzenie własnych badań ewaluacyjnych, zgodnych z rocznym planem
ewaluacji programów wdrażanych przez Władzę Wdrażającą,
c) zlecanie badań ewaluacyjnych, zgodnie z rocznym planem ewaluacji, wykonawcom
zewnętrznym i nadzór nad ich prawidłową realizacją,
d) promocja wyników ewaluacji,
e) udział w grupach eksperckich i doradczych związanych z ewaluacją,
f) opracowywanie oraz aktualizowanie wskaźników monitorowania;
2) sporządzanie informacji i sprawozdań dla uprawnionych instytucji z postępów w realizacji
programów nadzorowanych przez Władzę Wdrażającą;
3) koordynowanie działań związanych z promocją Władzy Wdrażającej oraz realizowanych
przez nią programów;
4) planowanie płatności w ramach programów realizowanych przez Władzę Wdrażającą;
5) sporządzanie wniosków o przekazanie środków na realizację projektów i programów
wdrażanych przez Władzę Wdrażającą;
6) prowadzenie szkoleń dla beneficjentów związanych z realizacją projektów w zakresie
zadań Zespołu do Spraw Ewaluacji i Promocji;
7) współpraca z konsultantami zewnętrznymi;
8) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.
§ 16.
Do Zadań Zespołu do Spraw Programu Sąsiedztwa Polska-Białoruś-Ukraina, INTERREG
IIIA/TACIS CBC, Wspólnego Sekretariatu Technicznego należy:
1) wspieranie Instytucji Zarządzającej, Instytucji Płatniczej, Komitetów Monitorujących i
Sterujących w ich działaniach zgodnie z ustaleniami Programu Sąsiedztwa, w tym:
a) przyjmowanie i rejestracja wniosków złożonych do Programu Sąsiedztwa,
b) ocena formalna i techniczna wniosków złożonych do Programu Sąsiedztwa,
c) ewaluacja i kontrola merytoryczna realizacji projektów Programu Sąsiedztwa;
2) współpraca z Przedstawicielstwem Unii Europejskiej na Ukrainę, Białoruś i Mołdawię w
zakresie:
a) przyjmowania i oceny projektów finansowanych ze środków TACIS CBC,
składanych do Programu Sąsiedztwa,
b) upowszechniania wiedzy na temat Programu na terenie Białorusi i Ukrainy;
3) współpraca z Euroregionami, Punktami Kontaktowymi i innymi instytucjami, o których mowa
w Programie Sąsiedztwa, zaangażowanymi w wybór i realizację projektów;
4) zarządzanie budżetem Pomocy Technicznej dla Programu Sąsiedztwa;
5) upowszechnianie wiedzy i promocja programów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III;
6) organizowanie i prowadzenie szkoleń dla wnioskodawców i beneficjentów w zakresie
przygotowania i realizacji projektów;
7) nadzór merytoryczny nad biurami Wspólnego Sekretariatu Technicznego na obszarze
Białorusi i Ukrainy;
8) udzielanie wsparcia instytucjom zarządzającym i realizującym na obszarze Polski inne
programy Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA.
§ 17.
Do zadań Zespołu do Spraw Programu INTERREG IIIA Polska-Słowacja, Wspólnego
Sekretariatu Technicznego należy:
1) wspieranie Instytucji Zarządzającej, Instytucji Płatniczej, Komitetów Monitorujących i
Sterujących w ich działaniach, zgodnie z ustaleniami Programu Polska-Słowacja, w tym:
a) przyjmowanie i rejestracja wniosków złożonych do Programu Polska-Słowacja,
b) ocena formalna i techniczna wniosków złożonych do Programu Polska-Słowacja,
c) ewaluacja i kontrola merytoryczna realizacji projektów Programu Polska-Słowacja;
2) współpraca z Euroregionami, Punktami Kontaktowymi i innymi instytucjami, o których mowa
w Programie Polska-Słowacja, zaangażowanymi w wybór i realizację projektów;
3) zarządzanie budżetem Pomocy Technicznej dla Programu Polska-Słowacja;
4) upowszechnianie wiedzy i promocja programów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III;
5) organizowanie i prowadzenie szkoleń dla wnioskodawców i beneficjentów w zakresie
przygotowywania i realizacji projektów;
6) współpraca z Narodowym Punktem Kontaktowym w Bratysławie;
7) udzielanie wsparcia instytucjom zarządzającym i realizującym na obszarze Polski inne
programy Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA.
§ 18.
Do zadań Zespołu Instytucji Doradczej do Spraw Inicjatywy INTERREG IIIA należy:
1) sprawdzanie zgodności wniosków projektowych z prawem krajowym i prawem
wspólnotowym przed przekazaniem ich do Wspólnych Sekretariatów Technicznych
Programów: Polska (województwo zachodniopomorskie) - Meklemburgia Pomorze
Przednie/Brandenburgia, Polska (województwo lubuskie) - Brandenburgia, Polska
(województwo dolnośląskie) - Saksonia, Polska - Czechy oraz Polska - Litwa - Rosja (Obwód
Kaliningradzki);
2) sprawdzanie kwalifikowalności wydatków;
3) potwierdzanie formalno-prawnej prawidłowości dokumentów załączonych do wniosków
projektowych, o których mowa w pkt 1;
4) zbadanie oświadczenia wnioskodawcy o zapewnieniu środków;
5) udzielanie wsparcia instytucjom zarządzającym i realizującym na obszarze Polski programy
Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA;
6) współudział w przygotowywaniu dokumentów programowych dla przyszłej perspektywy
finansowej 2007-2013.
§ 19.
Do zadań Zespołu Administratora Programu SIS II i VIS należy:
1) utworzenie, prowadzenie oraz aktualizacja Biblioteki Programu poprzez gromadzenie,
przetwarzanie, udostępnianie i archiwizację informacji o Programie SIS II i VIS oraz o
realizowanych w ramach Programu SIS II i VIS Projektach;
2) umożliwienie Pełnomocnikowi monitorowania od strony merytorycznej, organizacyjnej i
jakościowej stanu realizacji poszczególnych Projektów w ramach Programu SIS II i VIS, w tym
dokumentacji potwierdzającej stan realizacji głównych zadań w poszczególnych Projektach i
osiągnięte parametry jakościowe, poprzez zgromadzone i przetworzone dane, otrzymywane
bezpośrednio od Kierowników i Administratorów Projektów oraz od Zespołu Wsparcia i
Ekspertów Dziedzinowych Programu SIS II i VIS;
3) realizacja innych zadań zleconych przez Zastępcę Dyrektora do Spraw Systemu
Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS).
§ 20.
Do zadań Zespołu Wsparcia i Ekspertów Dziedzinowych Programu SIS II i VIS należy:
1) wspieranie działalności Pełnomocnika, związanej z merytorycznym, organizacyjnym i
jakościowym monitoringiem i wsparciem jednostek pracujących nad przygotowaniem i
realizacją poszczególnych Projektów, aktualizacją Programu SIS II i VIS oraz stałą analizą i
sygnalizowaniem zagrożeń w zakresie nadzorowanych Projektów i całego Programu SIS II i
VIS;
2) udział w pracach międzynarodowych gremiów roboczych w zakresie swojej
odpowiedzialności;
3) organizowanie oraz współpraca z zewnętrznym zapleczem eksperckim w celu zapewnienia
sprawnego rozwiązywania problemów merytorycznych i organizacyjnych;
4) wspieranie pod względem merytorycznym Międzyresortowego Zespołu do spraw
Informatyzacji w przygotowywaniu lub opiniowaniu projektów dokumentów w sprawach
związanych z przygotowaniem organów administracji państwowej do współpracy z Systemem
Informacyjnym Schengen II (SIS II) i Systemem Informacji Wizowej (VIS);
5) opracowywanie materiałów analitycznych i raportów oraz ocen merytorycznych
dokumentów;
6) opracowywanie oraz współudział w opracowywaniu procedur zapewnienia jakości,
wewnętrznych standardów monitoringu Projektów oraz innych szczegółowych standardów i
procedur na potrzeby realizacji Programu SIS II i VIS;
7) współpraca z Zespołem Administratora Programu SIS II i VIS w zakresie przepływu
niezbędnych informacji i skutecznego wykonywania swoich zadań;
8) realizacja innych zadań zleconych przez Zastępcę Dyrektora do Spraw Systemu
Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS).
§ 21.
Do zadań Zespołu Koordynacji Współpracy w ramach Unii Europejskiej w zakresie Programu
SIS II i VIS należy:
1) pozyskiwanie, aktualizowanie i udostępnianie informacji o pracach prowadzonych na forum
międzynarodowym w obszarze Programu SIS II i VIS;
2) zbieranie informacji na potrzeby Biblioteki Programu, o której mowa w § 19 pkt 1 w
obszarze działań Zespołu;
3) przygotowywanie materiałów analitycznych oraz gromadzenie i analiza sprawozdań i
innych materiałów z obszaru działań Zespołu;
4) wspomaganie obsługi spraw związanych z wyjazdami zagranicznymi i przyjazdami osób
zagranicznych do Pełnomocnika, w tym także zapewnienie odpowiedniego powiadamiania
oraz terminowego przygotowywania propozycji prezentowanych stanowisk;
5) tłumaczenie lub zapewnianie tłumaczenia dokumentów;
6) realizacja innych zadań zleconych przez Zastępcę Dyrektora do Spraw Systemu
Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS).
§ 22.
Do zadań Zespołu Obsługi Organizacyjnej Programu SIS II i VIS należy:
1) zapewnianie obsługi technicznej i organizacyjnej Zespołów, o których mowa w § 9 pkt 1;
2) zapewnienie właściwej organizacji i obsługi powierzonych do przygotowania spotkań
Pełnomocnika;
3) zapewnianie rejestracji przebiegu - wskazanych przez Zastępcę Dyrektora do spraw
Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS) - spotkań,
narad i konferencji oraz sporządzenie z nich odpowiedniej dokumentacji;
4) wspieranie organizacyjne Zespołów, o których mowa w § 9 pkt 1;
5) obsługa sekretarska Pełnomocnika w ustalonym przez niego zakresie oraz Zastępcy
Dyrektora do Spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji
Wizowej (VIS);
6) realizacja innych zadań zleconych przez Zastępcę Dyrektora do Spraw Systemu
Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS).
§ 23.
1. Zespół do Spraw Finansowo-Księgowych realizuje zadania związane z wykonywaniem przez
Dyrektora Władzy Wdrażającej funkcji dysponenta środków budżetowych trzeciego stopnia oraz
bieżącą obsługą finansowo-księgową.
2. Do zadań Zespołu do Spraw Finansowo-Księgowych należy w szczególności:
1) opracowywanie planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych;
2) prowadzenie gospodarki finansowej i rachunkowości Władzy Wdrażającej i programów,
zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;
3) bieżące i prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych;
4) prowadzenie kontroli formalnej i rachunkowej dowodów księgowych;
5) prowadzenie prawidłowych i terminowych rozliczeń płatności w ramach programów
nadzorowanych przez Władzę Wdrażającą;
6) prowadzenie działań w ramach windykacji należności, w tym rejestrowanie należności w
Księdze Dłużników;
7) prowadzenie systemów raportowania z realizowanych płatności;
8) weryfikacja raportów finansowych przygotowywanych przez beneficjentów środków w
zakresie współfinansowania oraz otrzymanych od Władzy Wdrażającej środków;
9) kontrola finansowa dokumentów potwierdzających koszty poniesione przez polskich
partnerów w projektach realizowanych w ramach Projektów Inicjatywy Wspólnotowej
INTERREG III: Programu INTERREG III B BSR, Programu INTERREG III B CADSES,
Programu INTERREG III C Wschód, Programu INTERREG III C Południe, Programu
INTERREG III C Północ, Programu INTERREG III C Zachód, ESPON, INTERACT;
10) wydawanie certyfikatów kwalifikowalności kosztów poniesionych przez polskich partnerów
w projektach realizowanych w ramach Projektów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III;
11) kontrola finansowa dokumentów potwierdzających koszty poniesione w ramach Funduszu
Schengen oraz innych funduszy;
12) prowadzenie szkoleń dla beneficjentów w zakresie rozliczeń finansowych realizowanych
projektów;
13) nadzór nad gospodarowaniem mieniem Władzy Wdrażającej;
14) prowadzenie planowej gospodarki zasobami finansowymi na rachunkach bankowych;
15) prowadzenie kasy;
16) przygotowywanie wniosków o dotacje ze środków budżetowych;
17) naliczanie i wypłacanie pracownikom wynagrodzeń i innych należności;
18) prowadzenie rozliczeń z pracownikami;
19) terminowe rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych;
20) prowadzenie rozliczeń z tytułu podatków, składek na ubezpieczenia społeczne i innych
należności budżetowych;
21) prowadzenie prawidłowych i terminowych księgowań w zakresie otrzymanych środków
budżetowych oraz rozliczeń;
22) prowadzenie ewidencji i umorzenia wartości niematerialnych, środków trwałych i
niskocennych składników rzeczowych stanowiących majątek Władzy Wdrażającej;
23) sprawozdawczość w zakresie środków budżetowych;
24) sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie
rachunkowości;
25) archiwizacja dokumentów finansowo-księgowych oraz płacowych;
26) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.
3. Do zadań Sekcji Finansów należy:
1) prowadzenie prawidłowych i terminowych rozliczeń płatności w ramach programów
nadzorowanych przez Władzę Wdrażającą;
2) przygotowywanie wniosków o dotacje ze środków budżetowych;
3) dokonywanie płatności z tytułu podatków i innych świadczeń;
4) prowadzenie działań w ramach windykacji należności, w tym rejestrowanie należności w
Księdze Dłużników;
5) prowadzenie systemów raportowania z realizowanych płatności;
6) weryfikacja raportów finansowych przygotowywanych przez beneficjentów środków w
zakresie współfinansowania oraz otrzymanych środków Phare.
4. Do zadań Sekcji Księgowości należy:
1) sprawozdawczość w zakresie środków budżetowych;
2) prowadzenie prawidłowych i terminowych księgowań w zakresie otrzymanych środków
budżetowych oraz rozliczeń programów finansowanych z innych źródeł;
3) prowadzenie ewidencji i umorzenia wartości niematerialnych, środków trwałych i
niskocennych składników rzeczowych stanowiących majątek Władzy Wdrażającej,
prowadzenie kasy;
4) prowadzenie rozliczeń z pracownikami;
5) terminowe rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych.
5. Do zadań Sekcji Certyfikacji należy:
1) kontrola finansowa dokumentów potwierdzających koszty poniesione przez polskich
partnerów w projektach realizowanych w ramach Projektów Inicjatywy Wspólnotowej
INTERREG III B, C, ESPON i INTERACT;
2) wydawanie certyfikatów kwalifikowalności kosztów poniesionych przez polskich partnerów
w ramach Projektów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG B, C, ESPON oraz INTERACT;
3) kontrola finansowa dokumentów potwierdzających koszty poniesione w ramach Funduszu
Schengen oraz innych funduszy.
§ 24.
Do zadań Zespołu Audytu Wewnętrznego należy:
1) badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedur kontroli finansowej;
2) realizacja czynności doradczych, w tym składanie wniosków, mających na celu
usprawnienie funkcjonowania Władzy Wdrażającej;
3) przygotowywanie rocznych planów audytu wewnętrznego;
4) realizacja zadań audytowych zgodnie z planem audytu, w tym:
a) przygotowywanie programu zadania audytowego,
b) przeprowadzanie czynności audytowych oraz ich dokumentowanie,
c) przygotowywanie sprawozdania wstępnego oraz końcowego z przeprowadzonego
zadania audytowego,
d) monitorowanie wykonania zaleceń i rekomendacji przedstawionych w
sprawozdaniu końcowym;
5) realizacja zadań audytowych poza planem audytu wewnętrznego, na wniosek Dyrektora
Władzy Wdrażającej;
6) składanie uprawnionym podmiotom rocznego sprawozdania z wykonania planu audytu za
rok poprzedni;
7) współpraca z audytorami i kontrolerami zewnętrznymi;
8) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.
§ 25.
Do zadań Zespołu do Spraw Obsługi Administracyjnej należy:
1) prowadzenie spraw administracyjnych oraz dbanie o prawidłowe funkcjonowanie biur
Władzy Wdrażającej;
2) zlecanie odpowiednim instytucjom zewnętrznym określonych zadań związanych z
konserwacją, naprawą i wymianą infrastruktury technicznej;
3) zaopatrzenie biura w artykuły niezbędne do jego funkcjonowania poprzez organizowanie
przetargów prowadzonych zgodnie z Prawem zamówień publicznych;
4) utrzymywanie ciągłości pracy sieci oraz stacji roboczych w ramach systemu
informatycznego Władzy Wdrażającej;
5) bieżąca pomoc techniczna i wsparcie informatyczne dla pracowników;
6) wykonywanie czynności wspierających Dyrektora Władzy Wdrażającej w pełnieniu przez
niego funkcji pracodawcy - w rozumieniu przepisów prawa pracy - w stosunku do
pracowników Władzy Wdrażającej;
7) bieżąca obsługa administracyjno-kadrowa pracowników Władzy Wdrażającej;
8) organizacja szkoleń, narad, posiedzeń i spotkań;
9) organizacja kontroli warunków pracy, przestrzegania przepisów oraz zasad,
bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, w tym organizowanie
szkoleń i doradztwo w zakresie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów
przeciwpożarowych;
10) prowadzenie gospodarki samochodowej;
11) obsługa transportowa.
§ 26.
Do zadań Zespołu Prawnego należy:
1) obsługa prawna i legislacyjna Władzy Wdrażającej;
2) obsługa prawna w ramach przygotowania i realizacji projektów;
3) opiniowanie i weryfikacja pod względem prawnym umów zawieranych w ramach projektów
zarządzanych przez Władzę Wdrażającą;
4) dbanie o zgodną z przepisami prawa realizację programów;
5) opracowywanie projektów zarządzeń Dyrektora Władzy Wdrażającej;
6) ocenianie zgodności z przepisami prawa działania komórek organizacyjnych Władzy
Wdrażającej;
7) reprezentowanie Władzy Wdrażającej przed sądami powszechnymi i arbitrażem.
§ 27.
Do zadań Sekretariatu należy:
1) prowadzenie sekretariatu Dyrektora;
2) rejestrowanie i przechowywanie dokumentów przychodzących i wychodzących;
3) archiwizacja dokumentów;
4) rozdzielanie korespondencji zgodnie z dekretacją Dyrektora.
§ 28.
Kierownicy zespołów oprócz zadań określonych w odrębnych przepisach:
1) dokonują w zastępstwie i w imieniu Dyrektora (Zastępców Dyrektora) dekretacji
pracownikom Zespołów wszelkich prac;
2) koordynują prace wykonywane w Zespołach;
3) uzgadniają i parafują treść opracowanych przez pracowników Zespołów opinii, uwag i
innych pism sporządzonych w zakresie właściwości Zespołu;
4) przedkładają projekty, opinie, uwagi i inne pisma Dyrektorowi i właściwym Zastępcom
Dyrektora;
5) wykonują polecenia Dyrektora i właściwych Zastępców Dyrektora.
§ 29.
W przypadku nieobecności pracowników kierujących poszczególnymi komórkami organizacyjnymi
Władzy Wdrażającej Dyrektor wyznacza ich zastępców.