Wystapienie pokontrolne z kontroli

E.4431.135.2013
Pan
''''''''''''' '''''''''''''''
Niepubliczne Przedszkole
''''''''''''''''' ''''''''''''''''''''''
''''' ''''''''''''''''' ''
37-700 Przemyśl
Wystąpienie pokontrolne
Przeprowadzona przez pracowników Wydziału Edukacji i Wydziału Organizacji, Kadr
i Kontroli Urzędu Miejskiego w Przemyślu kontrola w Niepublicznym Przedszkolu
''''''''''''''''''''''''''' ''''''''''''''''''''''''' w Przemyślu ul. '''''''''''''''''''''' ''' wykazała pewne nieprawidłowości.
Zakres kontroli obejmował:
1) sprawdzenie zgodności ze stanem faktycznym liczby uczniów wykazywanych
w informacjach, o których mowa w § 7 ust. 1 i ust. 3 uchwały Nr 149/2009 Rady
Miejskiej w Przemyślu z dnia 3 września 2009 r. w sprawie trybu udzielania i rozliczania
dotacji dla przedszkoli, szkół i placówek prowadzonych na terenie miasta Przemyśla
przez inne niż Miasto Przemyśl osoby prawne i osoby fizyczne oraz trybu i zakresu
kontroli prawidłowości ich wykorzystania – w okresie od 01.01.2012r. do 31.12.2012r.,
2) sprawdzenie prawidłowości wykorzystania w 2012 r. dotacji zgodnie z zasadami
określonymi w art. 90 ust. 3d ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty
(Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.).
Szczegółowe ustalenia kontroli opisane zostały w protokole kontroli, którego jeden
egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W niniejszym wystąpieniu
pokontrolnym należy zwrócić uwagę na następujące nieprawidłowości powstałe w toku
realizacji zadań objętych zakresem przeprowadzonej kontroli.
W zakresie porównanie stanu faktycznego dot. liczby uczniów /wykazanych w ewidencji
przedszkola/ z liczbą uczniów wynikającą ze składanych informacji miesięcznych
do Urzędu Miejskiego
1. Ewidencja uczniów prowadzona jest w księdze dzieci założonej w dniu 01.10.2010 r., która
zawiera 79 kolejno ponumerowanych stron podpisana przez dyrektora przedszkola.
Uczniowie wpisani są w odrębnych pozycjach od 1 do 103. Stwierdzono dokonywanie
wpisów do księgi w sposób nie chronologiczny w poz. 8-16. W dwóch przypadkach
poz. 27, 28 brak jest daty wpisu uczniów. W niektórych przypadkach nie wpisano miejsca
urodzenia, nr PESEL uczniów oraz danych dotyczących imienia i nazwiska oraz adresu
zamieszkania rodziców bądź opiekunów prawnych dzieci.
1
2. Zdarzyły się przypadki wykazania dzieci w dziennikach zajęć a nie ujęte w księdze
ewidencji dzieci lub odwrotnie, bądź brak było zawartej umowy o świadczenie usług
dydaktyczno-opiekuńczych.
3. W miesięcznych informacjach przedkładanych do Wydziału Edukacji wykazywano
uczniów, którzy nie byli ujęci w prowadzonej przez przedszkole księdze ewidencji dzieci.
Sytuacja dotyczyła następujących uczniów wykazywanych do dotacji: '''''''''''''''''''''''''
''''''''''''''''''''' wykazana w miesiącu X, XI 2012 r., '''''''''''''''''' ''''''''''''''''' wykazana w miesiącu XII
2012 r., '''''''''''''' ''''''''''''''''' wykazany w miesiącu IX 2012 r., ''''''''' '''''''''''''''''' wykazany w
miesiącu IX 2012 r., ''''''''''''''''''''''' ''''''''''''''''' wykazany w miesiącach od I do XII 2012 r.
4. W złożonych informacjach z dnia 05.10.2012 r. i z dnia 05.11.2012 r. przedszkole
wykazało do dotacji ucznia '''''''''''''''''''''''''' '''''''''''''''''''. Uczennica nie została wpisana do
ewidencji uczniów uczęszczających do przedszkola oraz z zapisów w dziennikach zajęć
wynika, że uczennica nie uczęszczała na zajęcia w miesiącu październiku i listopadzie
2012 r.
5. W dziennikach zajęć prowadzonych w przedszkolu w roku 2012 nie odnotowano nazwisk
uczniów ''''''''' ''''''''''''''''''', ''''''''''''' '''''''''''''''''', natomiast uczniowie Ci zostali wykazani
w informacji o liczbie uczniów w miesiącu wrześniu 2012 r. złożonej przez kontrolowaną
jednostkę do otrzymania dotacji.
6. W przedłożonej w miesiącu wrześniu 2012 r. informacji o liczbie uczniów wykazano
ucznia ''''''''''''''''' '''''''''''''', który został wykreślony z ewidencji dzieci uczęszczających do
przedszkola z dniem 30.08.2012 r. Ponadto, uczeń ten nie był wykazany w miesiącu
wrześniu w dzienniku zajęć na rok szkolny 2012/2013.
7. Na podstawie analizy dzienników zajęć lekcyjnych stwierdzono, że w 2012 r. uczniowie
'''''''''''''''''' '''''''''''''''''''', ''''''''''''''''' ''''''''''''''' były nieobecne na zajęciach odpowiednio przez część
miesiąca bądź cały miesiąc. Dzieci te nie uczęszczały na zajęcia przez okres kolejno
trzech miesięcy. Mimo zaistniałej sytuacji wobec tych dzieci nie została wszczęta
procedura skreślenia z listy uczniów, ponieważ Statut nie zawiera szczegółowego
uregulowania w sytuacji długotrwałej nieobecności uczniów na zajęciach. Uczniowie Ci
zostali wpisani do ewidencji przedszkola w dniu 18.10.2010 r. i wypisani w dniu
31.08.2012r.
W zakresie rozliczenia dotacji przekazanej dla Niepublicznego Przedszkola
''''''''''''''''''''' ''''''''''''''''''' w Przemyślu w okresie od dnia 01.01.20012 r. do dnia
31.12.2012 r.
W rocznym rozliczeniu wykorzystania dotacji wykazano w pozycji:
- wynagrodzenia nauczycieli (brutto) kwotę 53 184,83 zł, natomiast według opisanych
dokumentów finansowych przyjętych do rozliczenia dotacji kwota wynagrodzeń nauczycieli
(brutto) wynosiła 46 576,86 zł.
- wynagrodzenia pozostałych pracowników (brutto) kwotę 41 300,00 zł, natomiast według
opisanych dokumentów finansowych przyjętych do rozliczenia dotacji kwota wynagrodzeń
pozostałych pracowników (brutto) wynosiła 49 800,00 zł.
Mylnie przyjęto do rozliczenia dotacji i wykazano w rocznym rozliczeniu dotacji
(sprawozdaniu) w miesiącach od marca do grudnia 2012 r. kwotę 7 500,00 zł ujętą
w pozycji wynagrodzenia nauczycieli. Kwota ta winna być ujęta w pozycji wynagrodzenia
pozostałych pracowników. Ponadto :
- w miesiącu marcu błędnie nie ujęto do rozliczenia dotacji kwoty 345,16 zł wynagrodzenia
chorobowego nauczyciela,
- w miesiącu kwietniu błędnie nie ujęto do rozliczenia dotacji kwoty 187,54 zł
wynagrodzenia chorobowego nauczyciela,
2
- w miesiącu wrześniu mylnie została ujęta do rozliczenia dotacji kwota 1 700,00 zł
wynagrodzenia nauczycieli – nie uwzględniono daty zatrudnienia ( 5.09.2012r.) – powinna
być ujęta kwota 1 473,33 zł, a także przyjęto do sprawozdania w pozycji wynagrodzenia
pozostałych pracowników kwotę wyższą o 600,00 zł,
- w miesiącu grudniu mylnie została ujęta do rozliczenia dotacji kwota 1 014,00 zł – powinno
być 1 600,00 zł.
W celu niedopuszczenia w przyszłości do powstania wyżej opisanych nieprawidłowości
zobowiązuję Pana do podjęcia następujących działań:
1. Prowadzenia ewidencji dzieci w Przedszkolu w sposób umożliwiający jednoznaczne
ustalenie liczby dzieci stanowiącej podstawę do udzielenia dotacji. Ewidencja dzieci
uczęszczających do Przedszkola winna być prowadzona w sposób rzetelny i na każdym
etapie spójna przyjmując, iż zapisy dzieci do Przedszkola odbywają się na podstawie kart
zgłoszeń składanych przez rodziców bądź prawnych opiekunów dzieci, kolejno zawierając
z rodzicami umowę dotyczącą świadczenia usług dydaktyczno-opiekuńczych następnie
wpisując dzieci do księgi ewidencji dzieci i odnotowując obecność na zajęciach
w prowadzonych dziennikach zajęć.
2. Wykazywania w miesięcznych informacjach o liczbie uczniów, na których przyznawana
jest dotacja tylko faktycznych uczniów ujętych w prowadzonej przez przedszkole
ewidencji.
3. Rozważenia uregulowania w Statucie bądź innym dokumencie wewnętrznym procedury
wykreślania uczniów z ewidencji Przedszkola w sytuacji długotrwałej nieobecności na
zajęciach.
4. Przedstawiania do rozliczenia ze środków dotacji podmiotowej kwot wydatków
wynikających z rzetelnie prowadzonej ewidencji finansowej, która winna być zgodna
z dekretacją i opisem zamieszczanym na dowodach księgowych.
Kontrolowany, do którego zostało skierowane wystąpienie pokontrolne jest
zobowiązany, w terminie do dnia 28 sierpnia 2013 r. zawiadomić osobę podpisującą
wystąpienie pokontrolne o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych i wykorzystania uwag
zawartych w wystąpieniu pokontrolnym.
Otrzymują:
1. Adresat,
2. Wydział Finansowo-Księgowy,
3. A/a.
3