pobierz

INFORMACJA POKONTROLNA NR 22/PB/2016
1
Numer kontroli:
22/PB/2016
2
Nazwa jednostki
kontrolowanej:
Centrum Projektów Europejskich – Wspólny Sekretariat Techniczny dla Programu
Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007 – 2013
3
Adres jednostki
kontrolowanej:
Al. Grunwaldzka 186, 80-266 Gdańsk
4
Kontrola dotyczy Programu:
Program Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007 – 2013
5
Podstawa prawna
przeprowadzenia kontroli:
Rozdział 5 pkt 1 Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie procesu
kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym
§ 6 ust. 2 pkt 3 Porozumienia w sprawie szczegółowego zakresu zadań
wykonywanych przez Centrum Projektów Europejskich zawartego w Warszawie w dniu
17 grudnia 2009 r.
6
Termin kontroli:
22.06.2016 r. – 24.06.2016 r.
7
Osoby uczestniczące
w kontroli:
Pani Magdalena Rudzińska – kierownik zespołu kontrolującego
Pani Inga Kramarz – członek zespołu kontrolującego
Pani Karolina Piądłowska - Firlej – członek zespołu kontrolującego
8
9
Zakres kontroli:
Celem kontroli była ocena wykonania obowiązków Wspólnego Sekretariatu
Technicznego dla Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk
2007 – 2013 w zakresie:
•
naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania,
•
przygotowania dokumentacji do podpisywania umów/aneksów do umów
o dofinansowanie,
•
weryfikacji raportów z postępu realizacji projektu,
•
realizacji zadań z zakresu informowania o nieprawidłowościach,
•
proces wprowadzania danych do KSI SIMIK 07-13,
•
realizacji obowiązków w zakresie monitorowania i sprawozdawczości,
•
realizacji zadań z zakresu promocji i informacji,
•
przestrzegania horyzontalnych polityk wspólnotowych,
•
realizacji obowiązków w zakresie archiwizacji dokumentów,
•
realizacja monitoringu w zakresie zachowania przez beneficjentów trwałości
projektów.
USTALENIA KONTROLI – OPIS ISTNIEJĄCEGO PODCZAS KONTROLI STANU
Wspólny Sekretariat Techniczny (WST) dla Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007 – 2013
został powołany w ramach Centrum Projektów Europejskich (CPE).
Szczegółowy opis realizacji zadań zleconych WST został zawarty w dokumencie pn. Instrukcja Wykonawcza
Wspólnego Sekretariatu Technicznego dla Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk
2007-2013 (IW), zatwierdzonym przez Instytucję Zarządzającą (obecnie obowiązująca wersja z dnia
27 stycznia 2014 r.).
1
Proces naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania
Kontrola ww. procesu została przeprowadzona w stosunku do jednego projektu w związku z faktem, iż odbył się tylko
jeden nabór w ramach, którego złożono jeden wniosek (nabór zakończył się 1 czerwca 2016 r).
Nr projektu
Nazwa projektu
Akronim projektu
WTPB.02.04.00-56-081/15
South Baltic in Moving Images
SBMI
Procedura oceny wniosków o dofinansowanie w ramach naboru na projekt mający na celu promocję rezultatów
programu przeprowadzona została w oparciu o kryteria opisane w ramach dokumentu Terms of Reference (ToR)
zatwierdzonego przez Komitet Monitorujący. Procedura zakłada uproszczony wniosek o dofinansowanie (nie
wszystkie pola są obowiązkowe) oraz zmienione kryteria wyboru (opisane w ToR).
Lista sprawdzająca do oceny wniosków w ramach tego naboru odzwierciedla kryteria opisane w ToR. Lista
sprawdzająca do oceny formalnej jest listą standardową wykorzystywaną w ramach regularnych naborów. Proces
oceny wniosków w ramach naboru różni się od procesu oceny regularnych wniosków. Ze względu na bardzo
uproszczony wzór wniosku i wymagania dla projektów, jeden pracownik dokonuje zarówno oceny formalnej jak
i jakościowej, wniosek nie jest oceniany przez eksperta zewnętrznego. Drugi pracownik dokonuje tzw. „review”.
Sporządzony „consolidated assessment” nie został w sposób widoczny dla zespołu kontrolującego autoryzowany
przez kierownika WST. Zalecenie takie WST otrzymał też w 2015 r., podczas kontroli naborów projektów tzw. „seed
money”.
Ocena złożonego projektu odbyła się zgodnie z wyznaczonym w ToR terminie. Zgodnie z uprzednią decyzją KM,
wyboru projektów w imieniu KM dokonała Instytucja Zarządzająca. Ocena projektu przekazana została do IZ
(niezwłocznie, tak aby zapewnić IZ możliwość podjęcia decyzji w terminie).
Informacja na stronie programowej o zatwierdzeniu projektów w ramach tego naboru ukazała się 20 lipca 2015 r.
(niezwłocznie po decyzji IZ).
Ponadto Zespół kontrolujący stwierdził następujące uchybienia:
- nie zamieszczono na stronie programowej informacji o liczbie złożonych wniosków o dofinansowanie
i przewidywanej dacie zatwierdzenia przez KS (zgodnie z procedurą opisaną 6.1.3.1 IW WST). Zalecenie to WST
otrzymał już w 2015 r. w stosunku do projektów tzw. „seed money”,
- brak autoryzacji wyników oceny wniosków o dofinansowanie przez Kierownika WST. Zgodnie z procedurą IW WST
6.2.3 kierownik WST parafuje „consolidated assessment” - brak autoryzacji oceny przez Kierownika WST. Zalecenie
to WST otrzymał już w 2015 r. w stosunku do projektów tzw. „seed money”.
Poza ww. uchybieniami Zespół kontrolujący nie stwierdził nieprawidłowości w realizacji procesu.
Proces przygotowania dokumentacji do podpisywania umów o dofinansowanie
Spośród wylosowanej próby weryfikacją procesu podpisywania umów o dofinansowanie objęte zostały dwa projekty,
tj. WTPB.02.04.00-92-078/15-00 oraz WTPB.02.04.00-32-069/15-00. Szczegółowe informacje, dotyczące weryfikacji
procesu podpisywania umów o dofinansowanie, znajdują się w poniższej tabeli:
Projekt
(wniosek)
Nazwa
Numer
Go on!
WTPB.02.04.00-92-078/15-00
CTCC
WTPB.02.04.00-32-069/15-00
Beneficjent
Wiodący
Winnet Skane
Hochschule Wismar
Projekt zatwierdzony w ramach procedury
obiegowej KS: 19.05.2015 – 02.06.2015
Projekt zatwierdzony w ramach procedury
obiegowej KS: 19.05.2015 – 02.06.2015
Data decyzji o
przyznaniu
dofinansowania dla
projektu
2
Termin poinformowania
beneficjenta o
przyznaniu
dofinansowania i
wysłania prośby o
potwierdzenie
aktualności
dokumentów/informacji
niezbędnych do
podpisania umowy o
dofinansowanie
Termin otrzymania
kompletnych i
aktualnych
dokumentów do
podpisania umowy
Umowa o dofinansowanie
Termin weryfikacji
formalnej i
merytorycznej
Termin weryfikacji
finansowej
Data przygotowania
projektu umowy
Data zatwierdzenia
projektu umowy przez
Kierownika WST i
parafowania projektu
Data przekazania
projektu umowy do IZ
Data podpisania przez
IZ
Data podpisania przez
Partnera Wiodącego
Wartość wydatków
kwalifikowalnych
Wartość wydatków z
EFRR
Termin realizacji
projektu
Uwagi
03.06.2015 – data poinformowania o
decyzji KS
12.06.2015 – przesłanie informacji nt.
konieczności dokonania klaryfikacji
Zakończenie procesu klaryfikacji:
03.07.2015
03.06.2015 – data poinformowania o decyzji
KS
12.06.2015 - przesłanie informacji nt.
konieczności dokonania klaryfikacji
Zakończenie procesu klaryfikacji: 30.06.2015
23.07.2015 (LB wysłał 16.07.2015)
22.07.2015 (LB wysłał 20.07.2015)
03.07.2015 – zakończenie klaryfikacji i
oceny formalnej/załączników
29.07.2015 – sprawdzenie kompletności
dokumentów po otrzymaniu ich od LB
Nd
29.06.2015– zakończenie klaryfikacji i oceny
formalnej/załączników
23.07.2015 - sprawdzenie kompletności
dokumentów po otrzymaniu ich od LB
Nd
03.07.2015
29.06.2015
29.07.2015
Kierownik zatwierdza projekt po otrzymaniu
dokumentacji (oraz załączników) od LB.
23.07.2015
Kierownik zatwierdza projekt po otrzymaniu
dokumentacji (oraz załączników) od LB.
29.07.2015
23.07.2015
06.08.2015
31.07.2015
10.07.2015
08.07.2015
20 000 eur
28 000 eur
15 000 eur
23 800 eur
1 lipca 2015 – 31 października 2015
1 lipca 2015 – 31 października 2015
W programie Południowy Bałtyk w procesie
podpisywania umów o dofinansowanie,
pierwszy umowę podpisuje LB, następnie
IZ.
W programie Południowy Bałtyk w procesie
podpisywania umów o dofinansowanie,
pierwszy umowę podpisuje LB, następnie IZ.
Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji nie stwierdzono uchybień w realizacji procesu przygotowania
dokumentacji do podpisywania umów o dofinansowanie. WST w terminach zgodnych z IW powiadomił Beneficjenta
Wiodącego o decyzji KS o zatwierdzeniu projektu, tj. w dn. 2 i 3 czerwca 2015 (niezwłocznie po zakończeniu
procedury obiegowej KS, rozdz. 6.3.2.2. IW, 2 czerwca 2015 r.) oraz terminowo wysłał wyniki decyzji KM z prośbą
o dokonanie klaryfikacji (6.3.2.3. IW, 15 dni roboczych), tj. 12.06.2015 r. Po zakończeniu procesu klaryfikacji WST
niezwłocznie przesłał dokumenty do podpisu do Partnera Wiodącego (w obu przypadkach w dniu zakończenia
klaryfikacji). WST terminowo i przy użyciu prawidłowej listy sprawdzającej zweryfikował dokumentację od Partnera
Wiodącego, a następnie przekazał dokumentację do IZ. Zgodnie z procedurą rozdz. 6.4.1. IW przekazanie projektu
umowy do IZ powinno nastąpić niezwłocznie po otrzymaniu dokumentów od Partnera Wiodącego, projekty
przekazane zostały odpowiednio 23 i 29 lipca 2015 (oba w dniu otrzymania dokumentów od Partnera Wiodącego).
Proces przygotowania dokumentacji do podpisywania aneksów do umów o dofinansowanie
Jedynym aneksem podpisanym w okresie od ostatniej kontroli był aneks do projektu WTPB.02.04.00-56-081/15–01.
Szczegółowe informacje, dotyczące weryfikacji procesu podpisywania aneksu do umów o dofinansowanie
ww. projektu, znajdują się w poniższej tabeli:
3
Projekt (wniosek)
Nazwa
SBMI (The movie project) aneks 1
Numer
WTPB.02.04.00-56-081/15–01
Beneficjent
Wiodący
Aneks do umowy
Data
o dofinansowanie podpisania
Wartość
wydatków
kwalifikowa
lnych
Wartość
wydatków
z EFRR
Termin
realizacji
projektu
Zakres
zmian w
umowie
Data wpływu wniosku o zmianę
Data przesłania uwag do
Beneficjenta
Data wpływu poprawionej
dokumentacji
Termin weryfikacji formalnej i
merytorycznej
Termin weryfikacji finansowej
Data przekazania
Beneficjentowi informacji o
zaakceptowaniu przez KS
zmian
Data przekazania projektu
umowy do Partnera Wiodącego
Data podpisania przez Partnera
Wiodącego
Data przekazania projektu
umowy do IZ
Data podpisania przez IZ
Data przekazania projektu
umowy do Partnera Wiodącego
Data podpisania przez Partnera
Wiodącego
Data przekazania projektu
umowy do IZ
Data podpisania przez IZ
Data przygotowania projektu
umowy
Hochschule Wismar, University of Applied Sciences: Technology, Business and
Design
26.10.2015
nd
nd
01.07-30.11.2015
Przedłużono okres trwania projektu o 1 miesiąc
27.10.2015
nd
27.10.2015
28.10.2015
nd
nd
nd
nd
14.10.205 Przez JS
18.10.2015
22.10.2016 Przez JS
26.10.2015
28.10.2015 Data przekazania umowy
nd
nd
Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji nie stwierdzono uchybień w realizacji procesu przygotowania
dokumentacji do podpisywania aneksów do umów o dofinansowanie.
Proces weryfikacji raportów z postępu realizacji projektu
Po złożeniu przez BW Raportu z postępu realizacji projektu do WST jest on weryfikowany przez pracownika
na podstawie listy sprawdzającej stanowiącej załącznik do Instrukcji Wykonawczej WST (lista jest wypełniana
w Bazie Danych). Weryfikacja odbywa się w terminie 15 dni roboczych od daty wpływu ww. dokumentów do
WST, dodatkowo liczone jest 5 dni w przypadku wyjaśnień. Kwoty ujęte w raportach z postępu realizacji projektu
stanowią sumę wydatków zcertyfikowanych przez Kontrolerów pierwszego stopnia dla poszczególnych partnerów.
Lista sprawdzająca jest drukowana i podpisywana po zakończeniu weryfikacji raportu. Do wydrukowanej listy
sprawdzającej załączany jest clarification request – dokument obrazujący proces weryfikacji i uzgadniania raportu
(uwagi WST oraz odpowiedzi beneficjenta wraz z datami). W trakcie weryfikacji raportu beneficjent udziela odpowiedzi
oraz wyjaśnień. Po zakończeniu weryfikacji WST przekazuje raport do IZ.
4
Zespół kontrolujący zbadał proces weryfikacji raportów z postępu realizacji projektu w oparciu o próbę składającą się
z dwóch raportów końcowych projektów Seed Money. Próba ta stanowi próbę podstawową, do przeprowadzenia
weryfikacji poszczególnych zakresów niniejszej kontroli IZ i została dobrana za pomocą funkcji LOS programu MS
Excel z populacji 34 Raportów z postępu realizacji projektu, które wpłynęły do WST w okresie od 16 czerwca 2015 r.
do 9 czerwca 2016 r. Szczegółowe informacje dotyczące weryfikacji wybranych raportów z postępu realizacji projektu
znajdują się w poniższej tabeli:
Numer raportu
WTPB.02.04.00-92-078/15-00
WTPB.02.04.00-32-069/15-00
Nazwa projektu
“Go on!”
“CTCC”
Beneficjent
Winnet Skane
Okres objęty
raportem
01.07.-31.12.2015
Hochschule Wismar, University of Applied Sciences:
Technology, Business and Design
01.07.-31.12.2015
Data wpływu
raportu
18.12.2015
08.02.2016
Data podpisania
listy sprawdzającej
przez dwóch
pracowników i
kierownika
Data wysłania
uwag
Data otrzymania
korekty/ wyjaśnień
Data podpisania
listy sprawdzającej
przez dwóch
pracowników
i kierownika
30.12.2015
11.03.2016
30.12.2015
11.03.2016
18.03.2016
18.03.2016
18.03.2016
18.03.2016
Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji nie stwierdzono istotnych uchybień w procesie weryfikacji raportów.
Jedynym uchybieniem było 9-dniowe (dni robocze) opóźnienie w wysłaniu prośby o klaryfikację w projekcie CTCC.
Proces realizacji zadań z zakresu informowania o nieprawidłowościach
Informacje o nieprawidłowościach lub ich braku są przekazywane przez WST do 15 dnia miesiąca następującego po
każdym kwartale. Od 16 czerwca 2015 r. do 9 czerwca 2016 r. WST nie stwierdził wystąpienia nieprawidłowości
podczas realizacji projektów. WST przekazał informacje o braku nieprawidłowości skutkujących raportowaniem do KE
za II,III, IV kwartał 2015 r. oraz I kwartał 2016 r. WST przekazała raporty za III kwartał 2015 r. oraz I kwartał 2016 r.
z opóźnieniem. WST nie przesyłał do IZ notatek o nieprawidłowościach.
WST nie zrealizował zalecenia z ustalenia kontroli systemowej 6/PB/2015 dotyczącego dochowywania terminów
określonych w Instrukcji Wykonawczej WST w zakresie przesyłania kwartalnych informacji o nieprawidłowościach.
Proces wprowadzania danych do KSI SIMIK 07-13,
Zgodnie z Instrukcją Wykonawczą WST wprowadza do systemu dane związane z:
1. rejestrowaniem informacji o wnioskach, które przeszły pozytywną ocenę formalną oraz zostały zatwierdzone
decyzją Komitetu Sterującego,
2. rejestrowaniem informacji o kontrolach na miejscu przeprowadzonych przez Kontrolerów pierwszego stopnia,
3. rejestrowaniem Informacji o przeprowadzonej weryfikacji raportów na zakończenie realizacji projektów,
4. rejestrowaniem informacji o certyfikatach wystawionych przez Kontrolerów pierwszego stopnia i przekazanych
wraz z Raportem z postępu z projektu.
Ad.1
Zgodnie z Instrukcją Wykonawczą poprawny pod względem formalnym i kwalifikowalności wniosek jest rejestrowany
w systemie KSI (SIMIK 07-13), w terminie do 2 dni roboczych od daty zakończenia oceny formalnej. Status projektu
5
jest aktualizowany po posiedzeniu Komitetu Sterującego w ciągu 3 dni roboczych po otrzymaniu dokumentów dla BW.
Wniosek projektu WTPB.02.04.00-56-081/15 SBMI został prawidłowo wprowadzony do KSI SIMIK 2007-2013.
Wniosek został wprowadzony po terminie. Ocena zakończyła się 12 czerwca 2015, wniosek wprowadzono 29 lipca
2015 r.
WST nie zrealizował zalecenia z ustalenia kontroli systemowej 6/PB/2015 dotyczącego dochowywania terminów
w ww. zakresie.
Ad.2
Pracownicy WST wprowadzają do systemu KSI (SIMIK 07-13) dane dotyczące kontroli projektów, przeprowadzonych
przez Kontrolerów pierwszego stopnia (Wojewodę Pomorskiego, Wojewodę Zachodniopomorskiego, Wojewodę
Warmińsko- Mazurskiego oraz kontrolera niemieckiego, duńskiego, litewskiego i szwedzkiego). Zgodnie z Instrukcją
Wykonawczą kontrole rejestrowane są w systemie KSI (SIMIK 07-13), niezwłocznie od dnia otrzymania Notatki
o przeprowadzonej kontroli na miejscu od kontrolera lub partnera projektu.
Zespół kontrolujący sprawdził terminowość wprowadzania danych o kontrolach do systemu w odniesieniu do kontroli
na miejscu podstawie próby. Wybrano informacje o kontrolach na miejscu w 1 projekcie, którego raport został wybrany
w próbie podstawowej. Ponadto dobrano próbę dla dodatkowych 2 projektów za pomocą funkcji MS Excel LOS od 16
czerwca 2015 r. do 9 czerwca 2016 r.
Nr projektu
Nr kontroli
Data otrzymania
podsumowań z
kontroli na miejscu
przez WST
WTPB.02.01.00-56024/11-00
WTPB.02.01.00-56-024/1107
WTPB.02.04.00-72067/15-00
WTPB.02.04.00-72-067/1501 i WTPB.02.04.00-722016-03-16
067/15-02
2015-12-09
WTPB.02.04.00-32069/15-00
WTPB.02.04.00-32-069/1501
2016-01-14
2015-08-06
2016-03-21
Data
przeprowadzenia
kontroli
Data rejestracji
w KSI
2015-07-16
2015-08-06
2016-03-16
2016-03-21
WST zrealizował zalecenia z kontroli 6/PB/2015.
Ad.3
Informacje o przeprowadzonej weryfikacji raportów na zakończenie realizacji projektu rejestrowane są w KSI (SIMIK
07-13). Zespół kontrolujący potwierdził kompletność i terminowość wprowadzania danych do systemu
informatycznego na podstawie próby raportów, które wpłynęły do WST w okresie od 16 czerwca 2015 r. do 9 czerwca
2016 r.
Ad.4
Zgodnie z Instrukcją Wykonawczą specjalista ds. projektów/programu w ciągu 5 dni roboczych od dnia stwierdzenia
kompletności otrzymania oryginału Raportu wprowadza dane z certyfikatów wystawionych przez Kontrolerów
I stopnia, załączonych do Raportu, do modułu „Certyfikaty kontroli” w KSI (SIMIK 07-13).
Zespół kontrolujący potwierdził kompletność i terminowość wprowadzania certyfikatów na podstawie próby 3 raportów
wytypowanych do sprawdzenia poprawności procesu weryfikacji raportów z postępu realizacji projektu. Próba została
dobrana za pomocą funkcji LOS programu MS Excel z populacji 34 Raportów z postępu realizacji projektu, które
wpłynęły do WST na podstawie próby raportów, które wpłynęły do WST w okresie od 16 czerwca 2015 r. do 9
czerwca 2016 r.
Zespół kontrolujący nie stwierdził nieprawidłowości w realizacji procesu.
Proces realizacji obowiązków w zakresie monitorowania i sprawozdawczości
WST przygotowuje raporty bieżące raz na pół roku - 10 dni po zakończeniu półrocza, i raporty roczne do 30 kwietnia
(przekazane do IZ do 2 maja zgodnie z zapisami IW WST po zakończeniu roku, którego dotyczy raport).
6
WST przekazał raporty bieżące do IZ za rok 2015 r. w następujących terminach:
-
Informacja bieżąca za I półrocze 2015 r. w dniu 13 lipca 2015 r. (3 dni po terminie)
-
Informacja bieżąca za II półrocze 2015 r. – nie została przekazana
Zespół kontrolujący odnotował nieznaczne opóźnienia (w stosunku do terminów wyznaczonych w procedurach WST)
w przekazywaniu ww. raportów oraz fakt nie przesłania informacji za II półrocze. WST nie zrealizował zalecenia
z ustalenia kontroli systemowej 6/PB/2014 dotyczącego dochowywania terminów w ww. zakresie.
Nie było obowiązku sporządzenia raportu rocznego 2007-2013.
Proces realizacji zadań z zakresu promocji i informacji
W okresie objętym kontrolą nie istniał obowiązek sporządzenia planu działań na perspektywę 2007-2013. Ze względu
na brak naborów nie przeprowadzano działań informacyjno-promocyjnych w ramach ww. perspektywy. Nie odbywały
się też posiedzenia KM i KS.
WST na bieżąco aktualizował stronę programu www.southbaltic.eu.
Proces przestrzegania horyzontalnych polityk wspólnotowych
Podczas weryfikacji przedstawionej dokumentacji Zespół kontrolujący nie natrafił na informacje wskazujące na brak
przestrzegania polityk horyzontalnych.
Proces realizacji obowiązków w zakresie archiwizacji dokumentów
Archiwizacja dokumentów jest co do zasady prowadzona przez WST w sposób prawidłowy. Problemem jest jednak
archiwizowanie dokumentów w różnych miejscach: część dokumentów w postaci papierowej jest archiwizowana
w segregatorach, część w postaci elektronicznej w mailach, część w bazie danych dla programu Południowy Bałtyk,
część na dysku wewnętrznym WST. Zespół zidentyfikował brak części korespondencji w bazie danych (dot. naboru
wniosków i podpisywania umów).
Proces realizacji monitoringu w zakresie zachowania przez beneficjentów trwałości projektów.
Procedura realizacji zadania związanego z monitorowaniem zachowania przez beneficjentów trwałości projektów
została opisana dla projektów zakończonych w perspektywie 2007-2013 w Podręczniku procedur zatwierdzonym
w dniu 11 marca 2016 r. dla Wspólnego Sekretariatu Programu INTERREG VA: Południowy Bałtyk w związku
z realizacją procedur w trakcie wdrażania nowego programu. Zespół kontrolujący nie stwierdził naruszeń w ramach
realizowanej procedury.
Inne
Zalecenie z kontroli 6/PB/2015 dotyczące dochowywania terminów na dokonywanie poszczególnych czynności
z wiązanych z wdrażaniem programu określonych w Instrukcji Wykonawczej WST oraz autoryzowanie prac zespołu
przez Kierownika WST zostało zrealizowane częściowo, co zostało opisane w ramach poszczególnych procesów.
Wnioski ogólne:
Zespół kontrolujący ocenia pozytywnie wykonywanie zadań objętych kontrolą przez WST, poza uchybieniami
wskazanymi w pkt 10 Informacji Pokontrolnej.
10
STWIERDZONE NIEPRAWIDŁOWOŚCI/UCHYBIENIA
1. Opóźnienia dotyczące:
- wprowadzania danych do KSI SIMIK 07-13, np. wniosków aplikacyjnych,
- wysyłania wkładu do bieżących informacji na temat realizacji programu,
2. Nie zamieszczono na stronie programowej informacji o liczbie złożonych wniosków o dofinansowanie
i przewidywanej dacie zatwierdzenia przez KS (zgodnie z procedurą opisaną 6.1.3.1 IW WST).
7
3. Brak autoryzacji wyników oceny wniosków o dofinansowanie przez Kierownika WST. Zgodnie z procedurą IW
WST 6.2.3 kierownik WST parafuje „consolidated assessment” oraz listy projektów rekomendowanych do
zatwierdzenia/odrzucenia. W ramach naboru objętego próbą brak autoryzacji „consolidated assessment”.Brak
też parafowanej listy projektów rekomendowanych do zatwierdzenia/odrzucenia.
W odniesieniu do ww. uchybień ze względu na wygaszanie zadań WST realizowanych w ramach programu
Południowy Baltyk Instytucja Zarządzająca odstępuje od sformułowania zaleceń pokontrolnych.
11
KATALOG BADANYCH DOKUMENTÓW
1. Opisy stanowisk pracowników WST.
2. Instrukcja Wykonawcza Wspólnego Sekretariatu Technicznego dla Programu Operacyjnego Współpracy
Transgranicznej Rzeczpospolita Polska- Republika Słowacka 2007—2013.
3. Procedura wprowadzania zmian w projekcie.
4. Informacje bieżące z realizacji programu do IZ.
5. W ramach próby projektów wybranych do kontroli odpowiednio:
- KSI SIMIK 2007-2013,
- Umowy o dofinansowanie,
- Aneksy do umów o dofinansowanie,
- Raporty z postępu realizacji projektu wraz z listami sprawdzającymi,
- Korespondencja pomiędzy WST/beneficjentem/IZ,
- Listy sprawdzające,
- Protokoły z Komitetu Sterującego.
Pani Magdalena Rudzińska…………………....................................................
Pani Inga Kramarz…………………..................................................................
Pani Karolina Piądłowska-Firlej………………….........................................................
(Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego)
.....................................................................................................................
Podpis Dyrektora / Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej
Miejsce, data................................................................................................
.....................................................................................................................
(Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej)
Miejsce, data.....................................................................................................
8