Miejsce Piastowe 8 - Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
w RZESZOWIE
35 - 064 Rzeszów, ul. Mickiewicza 10
WK.610 - 8/5/2007
Rzeszów, dnia 14 maja 2007 r.
Pan
Marek Klara
Wójt Gminy Miejsce Piastowe
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 1, ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych
izbach obrachunkowych (t. j.: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), Regionalna
Izba Obrachunkowa w Rzeszowie w dniach od 4 stycznia 2007 r. do 16 marca 2007 r.
przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej w Urzędzie Gminy w
Miejscu Piastowym. Wyniki kontroli omówiono na naradzie pokontrolnej, zorganizowanej w dniu 16 marca 2007 roku.
Przeprowadzona kontrola wykazała szereg nieprawidłowości, w zakresie: księgowości i sprawozdawczości budżetowej, dochodów oraz wydatków. Do przyczyn powstania
tych nieprawidłowości zaliczyć należy niestosowanie i nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa, jak również przypadki zaniedbania obowiązków służbowych
przez pracowników Urzędu.
W oparciu o zapisy protokołu kontroli, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie, działając na podstawie art. 9, ust. 2 powołanej na wstępie ustawy, przedstawia najistotniejsze nieprawidłowości stwierdzone w toku kontroli, wskazując wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności.
W zakresie księgowości i sprawozdawczości:
• W opisie systemu informatycznego prowadzonych przy użyciu komputera ksiąg rachunkowych brak zasad ochrony danych (dopuszczenia osób do użytkowania poszczególnych programów), oraz daty rozpoczęcia eksploatacji tych programów.
Wniosek nr 1. Dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości uzupełnić o
opis systemu informatycznego, wskazującego osoby i zasady dopuszczenia do użytkowania poszczególnych programów, oraz zawierający daty rozpoczęcia ich eksploatacji
zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j.:
Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zmianami).
• Brak numerów identyfikacyjnych na dowodach księgowych zamieszczanych pod raportami kasowymi i wyciągami bankowymi (rachunki, faktury, delegacje, listy płac
itp.)
Wniosek nr 2. Nadawać numery identyfikacyjne dowodom księgowym, które stanowią
podstawę zapisu w księgach rachunkowych zgodnie z art. 23 ust. 2 i art. 21 ust. 1 pkt 1
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
2
• Niezgodność informacji zawartych w księdze inwentarzowej środków trwałych grupy
1, z ewidencją analityczną stosowaną do umorzenia tych środków trwałych.
Wniosek nr 3. Księgi inwentarzowe środków trwałych prowadzić zgodnie z ewidencją
analityczną stosowaną do umorzenia tych środków trwałych, z uwzględnieniem art. 24
ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
• Niedokonywanie zmniejszenia wartości mienia komunalnego w ewidencji księgowej
na koniec 2006 roku, o wartość sprzedanych w trakcie roku gruntów.
Wniosek nr 4. W ewidencji środków trwałych zmniejszać wartość gruntów mienia komunalnego po dokonaniu ich sprzedaży, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29
września 1994 r. o rachunkowości, który stanowi, iż do ksiąg rachunkowych okresu
sprawozdawczego, który w polityce rachunkowości Urzędu został określony jako miesiąc, należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
• Nieprawidłowy sposób naliczenia umorzenia za 2005 rok samochodu strażackiego
STAR 244 w OSP Widacz, poprzez naliczanie umorzenia osobno dla poszczególnych zwiększeń wartości środka trwałego, powstałych w wyniku jego modernizacji.
Wniosek nr 5. Dokonywać zwiększenia wartości środka trwałego powstałego w wyniku
modernizacji, a umorzenie naliczać od nieumorzonej dotychczas wartości zgodnie z art.
31 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
• Nieprawidłowe naliczenia umorzenia licencji MS Office 2003 o wartości 14.932,80 zł
poprzez wprowadzenie jej do ewidencji w dniu 21 grudnia 2005 r. i umorzenie jednorazowo.
Wniosek nr 6. Wartości niematerialne i prawne umarzać zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142,
poz. 1020).
• Nieegzekwowanie od kierowników gminnych jednostek organizacyjnych obowiązku
składania kompletnych sprawozdań jednostkowych.
Wniosek nr 7. Od kierowników gminnych jednostek budżetowych egzekwować obowiązek sporządzania i przedkładania kompletnych sprawozdań budżetowych stosownie
do § 4 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781).
W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:
• Nieprawidłowe ewidencjonowanie czeków gotówkowych w księgach druków ścisłego
zarachowania.
Wniosek nr 8. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzić na bieżąco w księgach druków ścisłego zarachowania zgodnie z zarządzeniem Nr 1/05 Wójta Gminy
Miejsce Piastowe z dnia 30 września 2005 r. w sprawie Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów.
• Brak w ewidencji druków ścisłego zarachowania bloków kontokwitariuszy wykorzystywanych przez inkasentów (sołtysów) do poboru podatków.
3
Wniosek nr 9. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzić w księdze druków,
w której ewidencjonuje się przychód i rozchód druków płatnych wydanych kasjerowi,
stosownie do § 6 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r.
w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i
niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761).
• Brak ewidencji analitycznej do konta 223 - „Rozliczenie wydatków budżetowych” odrębnie dla każdej jednostki budżetowej Gminy Miejsce Piastowe.
Wniosek nr 10. Ewidencję analityczną konta 223 – „Rozliczenie wydatków budżetowych” prowadzić w szczegółowości do każdej jednostki budżetowej, w sposób przewidziany przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dna 28 lipca 2006 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).
• Nieobjęcie w 2005 roku inwentaryzacją gruntów mienia komunalnego oraz wartości
niematerialnych i prawnych.
Wniosek nr 11. Obejmować inwentaryzacją grunty mienia komunalnego oraz wartości
niematerialne i prawne stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994
r. o rachunkowości.
W zakresie wykonania budżetu
• Naruszenie kompetencji organu stanowiącego polegające na zwiększeniu przez
Wójta Gminy zarządzeniem z dnia 22.12.2005 r. planu dochodów i wydatków gminy
w dziale 750 - Administracja Publiczna, rozdz. 75023 – „Urzędy gmin” w wysokości
10.000 zł, z tytułu otrzymanego „grantu” dla Gminnego Centrum Informacji.
Wniosek nr 12. Przestrzegać kompetencji organów jednostek samorządu terytorialnego w zakresie uchwalania i wykonywania budżetu gminy określonych w Dziale IV ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 z późn.
zm.) oraz art. 18 i 30 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j.:Dz. U.
nr 142, poz. 1591 z późn. zm.)
• Nieterminowe przekazanie zarządzenia Nr 261/05 z dnia 22 grudnia 2005 r. Wójta
Gminy Miejsce Piastowe w sprawie zmian w budżecie Gminy na 2005 r. do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Rzeszowie.
Wniosek nr 13. Zarządzenia Wójta Gminy objęte nadzorem RIO przekazywać do organu nadzoru w terminie określonym w art. 90. ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.
W zakresie dochodów
• Nieegzekwowanie w 2005 roku od podatników obowiązku terminowego składania
deklaracji podatkowych na podatek rolny, leśny i od środków transportowych.
Wniosek nr 14. Od podatników podatku rolnego i leśnego egzekwować obowiązek
terminowego składania deklaracji podatkowych stosownie do art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy z
dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 z późn. zm.)
oraz art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z
2006 r. Nr 136, poz. 969 z późn. zm.).
• Przyjmowanie deklaracji podatkowych na 2005 rok niezgodnych ze wzorem ustalo-
4
nym przez Radę Gminy.
Wniosek nr 15. Od podatników podatku rolnego i leśnego żądać składania deklaracji
podatkowych na formularzach, których wzór został ustalony przez Radę Gminy.
• Nieopodatkowanie nieruchomości mienia komunalnego Gminy Miejsce Piastowe,
podlegających obowiązkowi objęcia podatkiem od nieruchomości i podatkiem leśnym.
Wniosek nr 16. Nieruchomości stanowiące własność Gminy Miejsce Piastowe, które
nie zostały wydzierżawione innym podmiotom, oraz które nie zostały zwolnione od opodatkowania na postawie przepisów podatkowych, opodatkować stosownie do postanowień art. 3 ust. 1 i art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach
lokalnych oraz art. 2 ust. 1 i art. 6 ust. 5 ustawy o podatku leśnym.
• Przypadki braku ewidencjonowania daty doręczenia nakazu płatniczego.
Wniosek nr 17. W celu ustalenia obowiązku podatkowego bezwzględnie ewidencjonować datę doręczenia podatnikowi nakazu płatniczego, stosownie do art. 21 i 47 ustawy
z dnia 29 września 1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z
późn. zmianami).
• Udzielanie ulg w podatku rolnym na wniosek podatnika bez wydania decyzji podatkowej.
Wniosek nr 18. Ulgi i zwolnienia w podatku rolnym przyznawane na wniosek podatnika,
udzielać w drodze decyzji podatkowej, stosownie do art. 13d ustawy o podatku rolnym i
art. 207 Ordynacji podatkowej.
• Błędne zastosowanie ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym, w wyniku czego zaniżono
dochody Gminy o kwotę 4.628,88 zł.
Wniosek nr 19. Ulgę inwestycyjną w podatku rolnym stosować wg zasad określonych
w art. 13 ust. 2 ustawy o podatku rolnym. Podjąć działania zmierzające do wyegzekwowania do budżetu nieprzedawnionej części podatku rolnego niewyegzekwowanego od
podatnika wskazanego w protokole kontroli, w związku z nieprawidłowym zastosowaniem ulgi inwestycyjnej.
• Przypadki niepodejmowania czynności egzekucyjnych, lub wszczynanie tych czynności ze znacznym opóźnieniem, w stosunku do podatników zalegających z zapłatą
należnych gminie podatków.
Wniosek nr 20. W stosunku do podatników, zalegających z zapłatą należnych gminie
podatków, wszczynać postępowanie egzekucyjne, na podstawie art. 6 § 1 ustawy z dnia
17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr
229, poz. 1954 z późn. zm.) oraz § 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).
• Brak kontroli poprawności formalno-rachunkowej składanych deklaracji podatkowych
na podatek od nieruchomości i od środków transportowych w 2006 roku, w wyniku
czego zaniżono z tego tytułu kwotę dochodów Gminy.
Wniosek nr 21. Dokonywać czynności sprawdzających w zakresie formalnej i rachunkowej poprawności składanych deklaracji podatkowych, stosownie do art. 272 ustawy z
dnia 29 września 1997 r. Ordynacja podatkowa. Na podstawie art. 274 § 1 pkt 2 tej
ustawy wezwać wskazanych w protokole kontroli podatników do złożenia stosownej ko-
5
rekty deklaracji podatkowej i wyegzekwować należny podatek.
• Niewykazanie w sprawozdaniach budżetowych Gminy Miejsce Piastowe za 2005 rok
skutków zwolnień w podatku od nieruchomości, wynikających z uchwały Nr II/8/02
Rady Gminy Miejsce Piastowe z dnia 11.12.2002 r. w sprawie wprowadzenia zwolnień w podatku od nieruchomości.
Wniosek nr 22. Dokonać korekty sprawozdań budżetowych za 2005 rok w zakresie
skutków zwolnień udzielonych w podatku od nieruchomości, wynikających z uchwały Nr
II/8/02 Rady Gminy Miejsce Piastowe z dnia 11.12.2002 r. W przyszłości sprawozdania
budżetowe sporządzać zgodnie z postanowieniami rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz.
781 z późn. zm.).
• Nieprzeprowadzanie w okresie 2003 – 2006 kontroli podatkowych bezpośrednio u
podatników, w zakresie rzetelności deklarowanych podstaw opodatkowania podatkiem od nieruchomości.
Wniosek nr 23. Realizować ustawowy obowiązek przeprowadzania kontroli podatkowych bezpośrednio u podatników, mający na celu sprawdzenie wywiązywania się podatników z obowiązków prawa podatkowego, zgodnie z art. 281 oraz art. 282 Ordynacji
podatkowej.
• Niewłaściwe ewidencjonowanie daty wpływu do Urzędu Gminy deklaracji podatkowych na podatek od środków transportowych.
Wniosek nr 24. Na składanych deklaracjach podatkowych zamieszczać datę wpływu
do Urzędu Gminy oraz ujmować je w odpowiednim rejestrze korespondencji przychodzącej stosownie do przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999
r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.
U. Nr 112, poz. 1319).
• Nieegzekwowanie od inkasenta obowiązku terminowego odprowadzania do budżetu
Gminy środków pobranych tytułem opłaty targowej w 2006 roku.
Wniosek nr 25. Od inkasentów opłaty targowej egzekwować terminowe wpłaty do budżetu Gminy pobranej gotówki, zgodnie z art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej.
• Wprowadzenie, po wybudowaniu kanalizacji sanitarnej w miejscowości Głowienka,
opłaty adiacenckiej w oparciu o uchwałę Rady Gminy nieogłoszoną w Dzienniku
Urzędowym Województwa Podkarpackiego.
Wniosek nr 26. Działania związane z wprowadzeniem opłaty adiacenckiej podejmować
w oparciu o uchwały organu stanowiącego ogłoszone w wojewódzkim dzienniku urzędowym, zgodnie z art. 98a i 144 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (j.t.: Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.) i art. 13 pkt 2 ustawy
z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów
prawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 190, poz. 1606 z późn. zm.).
W zakresie wydatków budżetu i gospodarki mieniem komunalnym gminy:
• Rozliczenie podróży służbowych na podstawie poleceń wyjazdu wystawionych na
inny niż rozliczony termin i miejsce wyjazdu.
Wniosek nr 27. Podróże służbowe odbywać zgodnie z terminem i miejscem wykonania
podróży służbowej wynikającym z polecenia wyjazdu służbowego, zgodnie z art. 775 § 1
ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 z późn.
6
zm.), oraz § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia
2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania wysokości należności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr
236, poz. 1990 z późn. zmianami).
• Przypadki nieprawidłowego naliczenia i wypłacenia diety przeznaczonej na pokrycie
zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży.
Wniosek nr 28. Naliczać i wypłacać diety przeznaczone na pokrycie zwiększonych
kosztów wyżywienia w czasie podróży zgodnie z § 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia
Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz
warunków
ustalania
wysokości
należności
przysługujących
pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zmianami).
• Przypadki niezamieszczania celu przejazdu w kartach drogowych samochodu służbowego.
Wniosek nr 29. W kartach drogowych samochodów służbowych zamieszczać informacje dotyczące celu przejazdu.
• Przypadki niewłaściwego określenia formy wnoszenia wadium do przetargów na
zbycie nieruchomości mienia komunalnego.
Wniosek nr 30. W ogłoszeniach o przetargach na zbycie mienia komunalnego, formy
wnoszenia wadium określać w sposób przewidziany w § 4 ust. 4 rozporządzenia Rady
Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108).
• Nieujmowanie w zawiadomieniach o miejscu i terminie zawarcia aktu notarialnego
na sprzedaż nieruchomości mienia komunalnego informacji o tym, że jeżeli osoba
ustalona jako nabywca nieruchomości nie stawi się bez usprawiedliwienia w miejscu
i w terminie podanym w zawiadomieniu, organizator przetargu może odstąpić od
zawarcia umowy, a wpłacone wadium nie podlega zwrotowi.
Wniosek nr 31. W zawiadomieniach wysyłanych do nabywców mienia komunalnego informujących o miejscu i terminie zawarcia aktu notarialnego zamieszczać informacje
przewidziane przepisem art. 41 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.).
• Niesporządzanie wykazów nieruchomości mienia komunalnego przeznaczonych do
oddania w dzierżawę.
Wniosek nr 32. Sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości mienia komunalnego przeznaczonych do dzierżawy, zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy
z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami.
• Określenie nieprawidłowej wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy
w specyfikacjach istotnych warunków zamówienia „Rozbudowy sali gimnastycznej
przy SP w Rogach” i „Przebudowy ul. Potockiego w Łężanach”.
Wniosek nr 33. Wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy określać w
specyfikacji istotnych warunków zamówienia zgodnie z art. 150 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn.
zmianami).
7
• Udzielenie z budżetu Gminy dotacji dla LKS w Miejscu Piastowym na działalność
statutową klubu (koszty sędziowania meczów, przewóz zawodników na mecze i inne) niebędącą zadaniem gminy i rozliczenie sprawozdania LKS-u z tej działalności.
Wniosek nr 34. Z budżetu gminy udzielać dotacji dla jednostek spoza sektora finansów
publicznych, tylko na zadania ustawowo przypisane do zadań gminy stosownie do art.
176 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.
Wniosek nr 35. Dokonać prawidłowego rozliczenia i wyegzekwować od LKS Miejsce
Piastowe część przekazanej z budżetu Gminy dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem.
Wniosek nr 36. Usunąć inne uchybienia i usterki wymienione w protokole kontroli.
Przedstawiając powyższe zalecenia, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie wnosi o wykorzystanie przedstawionych w zaleceniach sposobów usunięcia nieprawidłowości. Jednocześnie, na podstawie art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie ustawy,
Izba oczekuje przedłożenia w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o wykonaniu zaleceń w nim zawartych, bądź o przyczynach ich niewykonania.
Do wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia
zastrzeżeń do Kolegium Izby, za pośrednictwem Izby, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa, poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Do wiadomości:
Rada Gminy