Rozliczanie rozrachunków

Komentarze

Transkrypt

Rozliczanie rozrachunków
Rozliczanie rozrachunków (transakcji)
Aby rozrachunki zostały automatycznie rozliczone muszą być spełnione następujące czynniki:
 Zgodność konta, transakcji i MPK oraz saldo równe zeru (niezależnie od rodzaju wyróżnika). Jest to
najważniejszy warunek rozliczania rozrachunków.
 W rozliczaniu rozrachunków jest brany pod uwagę MPK. Oznacza to iż jeśli mamy fakturę wystawioną w
Kielcach z MPK kieleckim to nie zostanie ona rozliczona jeśli wprowadzimy zapłatę w MPK warszawskim.
Przykłady rozrachunków, które powinny rozliczyć się automatycznie
Przykład 1
Konto
Transakcja
Kwota WN
Kwota MA
201-000001-000002 12345/BZ/01
100,00
0,00
201-000001-000002 12345/BZ/01
0,00
100,00
Przykład 2
Konto
Transakcja
Kwota WN
Kwota MA
201-000001-000002 12345/BZ/01
100,00
0,00
201-000001-000002 12345/BZ/01
0,00
80,00
201-000001-000002 12345/BZ/01
0,00
20,00
Przykład 3
Konto
Transakcja
Kwota WN
Kwota MA
201-000001-000002 12345/BZ/01
100,00
0,00
201-000001-000002 12345/BZ/01
-100,00
0,00
Wyróżnik
Faktura
Zapłata
Wyróżnik
Faktura
Zapłata
Zapłata
Wyróżnik
Faktura
Faktura
Ręczne rozliczanie rozrachunków (transakcji) – przycisk „Rozlicz”
Ręczne rozliczanie rozrachunków oparte jest na następujących regułach:
 Zaznaczenie jednej zapłaty i kilku faktur powoduje przeksięgowanie zapłaty z kwotą przeciwną, a następnie
wygenerowanie zapłat wszystkich faktur o ile oczywiście pozwala na to kwota zapłaty. W przypadku gdy
zostanie wytworzona nadpłata, do transakcji zostaje dodany znak zapytania. Przeksięgowane oraz
wygenerowane zapłaty zostają wytworzone w dokumencie prostym o symbolu “ROZR”.
 Nie rozliczają się rozrachunki w przypadku zaznaczenia kilku faktur i kilku zapłat
 Do rozliczania nie można zaznaczać częściowych zapłat przypisanych do faktury (korekty). System
automatycznie przyjmie do rozliczania saldo danej transakcji. W wyświetlanych sumach zaznaczonych
pozycji są uwzględniane salda transakcji.
 Zgodność kont i MPK. Wyjątki zostaną przedstawione w przykładach 6 i 7
Rozliczanie może odbywać się wg kolejności zaznaczania (decyduje operator) lub wg terminów płatności
(najpierw kwoty ujemne a później dodatnie wg terminu płatności).
Przykład 1
Jeśli jeden zapis pochodzi z rejestru lub jeden z zapisów jest fakturą, transakcja zostanie przepisana z faktury do
zapłaty
Przed wykonaniem operacji
Konto
Transakcja
Kwota WN
Kwota MA
Wyróżnik
200-000001-000002 12345/BZ/01
100,00
0,00 Faktura
200-000001-000002 XXXXX6
0,00
100,00 Zapłata
Po wykonaniu operacji
Konto
Transakcja
Kwota WN
Kwota MA
Wyróżnik
200-000001-000002 12345/BZ/01
100,00
0,00 Faktura
200-000001-000002 12345/BZ/01
0,00
100,00 Zapłata
Przykład 2
Jedna faktura i jedna zapłata.
Jeśli kwota zapłaty jest większa od kwoty faktury następuje przeksięgowanie zapłaty.
Przed wykonaniem operacji
Konto
200-000001-000002
200-000001-000002
Transakcja
12345/BZ/01
ZAPLATAXXX
Po wykonaniu operacji
Konto
Transakcja
200-000001-000002 12345/BZ/01
200-000001-000002 12345/BZ/01
200-000001-000002 ZAPLATAXXX?
Kwota WN
Kwota MA
Wyróżnik
0,00 Faktura
120,00 Zapłata
Kwota MA
Wyróżnik
0,00 Faktura
100,00 Zapłata
20,00 Zapłata
Kwota MA
Wyróżnik
-120,00 Zapłata
100,00 Zapłata
20,00 Zapłata
100,00
0,00
Kwota WN
100,00
0,00
Wygenerowane zapisy w dokumencie ROZR
Konto
Transakcja
Kwota WN
200-000001-000002 ZAPLATAXXX
200-000001-000002 12345/BZ/01
200-000001-000002 ZAPLATAXXX?
0,00
0,00
0,00
Jeśli kwota zapłaty jest mniejsza lub równa kwocie faktury następuje przepisanie transakcji z faktury do zapłaty.
Przed wykonaniem operacji
Konto
Transakcja
200-000001-000002 12345/BZ/01
200-000001-000002 ZAPLATAXXX
Po wykonaniu operacji
Konto
Transakcja
200-000001-000002 12345/BZ/01
200-000001-000002 12345/BZ/01
Przykład 3
Kwota WN
Kwota MA
Wyróżnik
0,00 Faktura
100,00 Zapłata
Kwota MA
Wyróżnik
0,00 Zapłata
100,00 Zapłata
100,00
0,00
Kwota WN
100,00
0,00
Jedna faktura i kilka zapłat.
Jeśli suma zapłat jest mniejsza lub równa kwocie faktur następuje przepisanie transakcji z faktury do zapłaty
Przed wykonaniu operacji
Konto
Transakcja
200-000001-000002 12345/BZ/01
200-000001-000002 ZAPLATA1
200-000001-000002 ZAPLATA2
201-000001-000002 ZAPLATA3
Po wykonaniu operacji
Konto
Transakcja
200-000001-000002 12345/BZ/01
200-000001-000002 12345/BZ/01
200-000001-000002 12345/BZ/01
200-000001-000002 12345/BZ/01
Kwota WN
0,00
20,00
120,00
-20,00
Wyróżnik
Faktura
Zapłata
Zapłata
Zapłata
0,00
20,00
120,00
-20,00
Wyróżnik
Faktura
Zapłata
Zapłata
Zapłata
Kwota MA
120,00
0,00
0,00
0,00
Kwota WN
Kwota MA
120,00
0,00
0,00
0,00
Jeśli suma zapłat jest większa od kwoty faktury następuje przeksięgowanie zapłaty, która spowoduje
przekroczenie kwoty faktury (zapłaty pobierane są wg. daty zapłaty)
Przed wykonaniu operacji
Konto
Transakcja
200-000001-000002 12345/BZ/01
200-000001-000002 ZAPLATA1
200-000001-000002 ZAPLATA2
200-000001-000002 ZAPLATA3
Po wykonaniu operacji
Konto
Transakcja
Kwota WN
Kwota MA
120,00
0,00
0,00
0,00
Kwota WN
0,00
20,00
200,00
30,00
Kwota MA
Wyróżnik
Faktura
Zapłata
Zapłata
Zapłata
Wyróżnik
200-000001-000002
200-000001-000002
200-000001-000002
200-000001-000002
200-000001-000002
12345/BZ/01
12345/BZ/01
12345/BZ/01
ZAPLATA2?
ZAPLATA3
120,00
0,00
0,00
0,00
Wygenerowane zapisy w dokumencie ROZR
Konto
Transakcja
Kwota WN
200-000001-000002 ZAPLATA2
200-000001-000002 12345/BZ/01
200-000001-000002 ZAPLATA2?
Przykład 4
0,00
20,00
100,00
100,00
30,00
Kwota MA
0,00
0,00
0,00
Faktura
Zapłata
Zapłata
Zapłata
Zapłata
Wyróżnik
-200,00 Zapłata
100,00 Zapłata
100,00 Zapłata
Kilka faktur i jedna zapłata
Jeśli suma zapłat jest równa kwocie faktur następuje przeksięgowanie zapłaty
Przed wykonaniu operacji
Konto
Transakcja
200-000001-000002 12345/BZ/01
200-000001-000002 54321/BZ/01
200-000001-000002 66666/BZ/01
200-000001-000002 ZAPLATA1
Po wykonaniu operacji
Konto
Transakcja
200-000001-000002 12345/BZ/01
200-000001-000002 12345/BZ/01
200-000001-000002 54321/BZ/01
200-000001-000002 54321/BZ/01
200-000001-000002 66666/BZ/01
200-000001-000002 66666/BZ/01
Kwota WN
Kwota MA
120,00
20,00
-35,00
0,00
Kwota WN
0,00
0,00
0,00
105,00
Wyróżnik
Faktura
Faktura
Faktura korygująca
Zapłata
0,00
120,00
0,00
20,00
0,00
-35,00
Wyróżnik
Faktura
Zapłata
Faktura
Zapłata
Faktura korygująca
Zapłata
Kwota MA
120,00
20,00
-35,00
0,00
Wygenerowane zapisy w dokumencie ROZR
Konto
Transakcja
Kwota WN
200-000001-000002 ZAPLATA1
200-000001-000002 12345/BZ/01
200-000001-000002 54321/BZ/01
200-000001-000002 66666/BZ/01
Kwota MA
0,00
0,00
0,00
0,00
-105,00
120,00
20,00
-35,00
Wyróżnik
Zapłata
Zapłata
Zapłata
Zapłata
Jeśli suma zapłat jest mniejsza od kwoty faktury następuje przeksięgowanie zapłaty, oraz rozliczenie faktur na
które wystarczy środków. W przypadku większej kwoty następuje wytworzenie zapisów jak w powyższym
przykładzie oraz dodatkowego zapisu z nadpłatą mającą kod transakcji z dodanym symbolem ‘?’.
Przykład 5 Rozliczanie jednej faktury, korekty oraz zapłaty.
Przed wykonaniu operacji
Konto
Transakcja
200-000001-000002 12345/BZ/01
200-000001-000002 K2000/BZ/01
200-000001-000002 ZAPLATA1
Po wykonaniu operacji
Konto
Transakcja
200-000001-000002 12345/BZ/01
200-000001-000002 K2000/BZ/01
Kwota WN
Kwota MA
Wyróżnik
0,00 Faktura
0,00 Faktura korygująca
100,00 Zapłata
Kwota MA
Wyróżnik
0,00 Faktura
0,00 Faktura korygująca
120,00
-20,00
0,00
Kwota WN
120,00
-20,00
200-000001-000002
200-000001-000002
-20,00 Zapłata
120,00 Zapłata
0,00
K2000/BZ/01
12345/BZ/01
Wygenerowane zapisy w dokumencie ROZR
Konto
Transakcja
Kwota WN
200-000001-000002 ZAPLATA1
200-000001-000002 K2000/BZ/01
200-000001-000002 12345/BZ/01
Kwota MA
0,00
0,00
0,00
Wyróżnik
-100,00 Zapłata
-20,00 Zapłata
120,00 Zapłata
Przykład 6
Rozliczanie faktur z różnymi kontami – jest możliwe wyłącznie jeśli zaznaczona zostanie jedna faktura i jedna
zapłata
Przed wykonaniu operacji
Konto
Transakcja
200-005010-000011 XXXXX1
200-005010-000022 YYYYY2
Po wykonaniu operacji
Konto
Transakcja
200-005010-000011 XXXXX1
200-005010-000011 XXXXX1
Kwota WN
Kwota MA
Wyróżnik
0,00 Faktura
150,00 Zapłata
Kwota MA
Wyróżnik
0,00 Faktura
150,00 Zapłata
Kwota MA
Wyróżnik
-150,00 Zapłata
150,00 Zapłata
150,00
0,00
Kwota WN
150,00
0,00
Wygenerowane zapisy w dokumencie ROZR
Konto
Transakcja
Kwota WN
200-005010-000022 YYYYY2
200-005010-000011 XXXXX1
0,00
0,00
Przykład 7
Rozliczanie faktur z różnymi kontami i różnymi MPK lub tylko z różnymi MPK – jest możliwe jeśli zaznaczona
zostanie jedna faktura i jedna zapłata
Przed wykonaniu operacji
Konto
Transakcja
200-005010-000011 XXXXX1
200-005010-000012 YYYYY2
Po wykonaniu operacji
Konto
200-005010-000011
200-005010-000011
200-005010-000012
Transakcja
XXXXX1
XXXXX1
YYYYY2
Kwota WN
Kwota WN
Wygenerowane zapisy w dokumencie ROZR
Konto
Transakcja
Kwota WN
200-005010-000012 YYYYY2
200-005010-000012 YYYYY2?
200-005010-000011 XXXXX1
0,00
500,00
MPK
00
33
Wyróżnik
Faktura
Zapłata
0,00
150,00
350,00
MPK
00
00
33
Wyróżnik
Faktura
Zapłata
Zapłata
-500,00
350,00
150,00
MPK
33
33
00
Wyróżnik
Zapłata
Zapłata
Zapłata
Kwota MA
150,00
0,00
Kwota MA
150,00
0,00
Kwota MA
0,00
0,00
0,00
Kompensowanie rozrachunków (faktur) – przycisk „Kompensuj”


Kompensowanie faktur polega na wytworzeniu zapłat z wyróżnikiem „Kompensata” do zaznaczonych faktur.
Zapłaty są wygenerowane z kwotą mniejszego salda faktury. Kompensować można dowolną ilość
dokumentów obciążeniowych(faktury, korekty, noty). Dokumenty mogą być zaznaczane po obydwu
stronach (WN i MA) lub po jednej stronie (kwoty dodatnie i ujemne).
Do kompensowania nie można zaznaczać zapłat. System automatycznie przyjmie do kompensowania saldo
danej transakcji. W wyświetlanych sumach zaznaczonych pozycji są uwzględniane salda transakcji.
Kompensowanie może odbywać się wg kolejności zaznaczania (decyduje operator) lub wg terminów
płatności (najpierw kwoty ujemne a później dodatnie wg terminu płatności).
Przykład 1
Dwie lub kilka faktur po różnych stronach :
Przed kompensatą
Konto
Transakcja
Kwota WN
203-123456-000000 12345/BZ/01
150,00
200-123456-000000 XXXXXXX
0,00
Kwota MA
0,00
70,00
Wyróżnik
Faktura
Faktura
Po kompensacie
Konto
203-123456-000000
203-123456-000000
200-123456-000000
200-123456-000000
Kwota MA
0,00
70,00
70,00
0,00
Wyróżnik
Faktura
Kompensata
Faktura
Kompensata
Transakcja
12345/BZ/01
12345/BZ/01
XXXXXXX
XXXXXXX
Kwota WN
150,00
0,00
0,00
70,00
Wytworzone zapisy po kompensacie w dokumencie ROZR lub zdefiniowanym dokumencie dla kompensat.
Konto
Transakcja
Kwota WN
Kwota MA
Wyróżnik
203-123456-000000 12345/BZ/01
0,00
70,00
Kompensata
200-123456-000000 XXXXXXX
70,00
0,00
Kompensata
Dwie lub kilka faktur dla których zapisy występują po jednej stronie.
Konto
Transakcja
Kwota WN
Kwota MA
200-000001-000002 12345/BZ/01
100,00
0,00
200-000001-000002 K1000/BZ/01
-100,00
0,00
Wygenerowane zapisy
Konto
Transakcja
Kwota WN
Kwota MA
200-000001-000002 12345/BZ/01
0,00
100,00
200-000001-000002 K1000/BZ/01
0,00
-100,00
Wyróżnik
Faktura
Faktura korygująca
Wyróżnik
Kompensata
Kompensata
Przykład 2 – transakcja 32145/BZ/01 ma częściową zapłatę 800,00
Przed kompensatą
Konto
203-222222-000000
203-222222-000000
200-222222-000000
Transakcja
32145/BZ/01
32145/BZ/01
YYYYYYY
Kwota WN
1000,00
0,00
0,00
Kwota MA
0,00
800,00
500,00
Wyróżnik
Faktura
Zapłata
Faktura
Po kompensacie
Konto
203-222222-000000
203-222222-000000
203-222222-000000
200-222222-000000
200-222222-000000
Transakcja
32145/BZ/01
32145/BZ/01
32145/BZ/01
YYYYYYY
YYYYYYY
Kwota WN
1000,00
0,00
0,00
0,00
200,00
Kwota MA
0,00
800,00
200,00
500,00
0,00
Wyróżnik
Faktura
Zapłata
Kompensata
Faktura
Kompensata
Wytworzone zapisy po kompensacie w dokumencie ROZR lub w zdefiniowanym dokumencie dla kompensat.
Konto
Transakcja
Kwota WN
Kwota MA
Wyróżnik
203-222222-000000 32145/BZ/01
0,00
200,00
Kompensata
200-222222-000000 YYYYYYY
200,00
0,00
Kompensata
Przeksięgowania rozrachunków – przycisk „Przeksięguj”
Przeksięgowanie wytwarza zapis wyksięgowujący kwotę z danego konta i zaksięgowanie na dowolne konto
rozrachunkowe podane przez użytkownika.
Przed przeksięgowaniem
Konto
Transakcja
200-222222-000000 TRANSAKCJA1
Kwota WN
1000,00
Kwota MA
0,00
Wyróżnik
Faktura
Kwota MA
0,00
Wyróżnik
Faktura
Kwota MA
Wyróżnik
Faktura
Faktura
Przeksięgowanie zapłaty na konto 200-222222-111111
Po przeksięgowaniu
Konto
200-222222-111111
Transakcja
TRANSAKCJA1
Kwota WN
1000,00
Wygenerowane zapisy w dokumencie ROZR
Konto
Transakcja
Kwota WN
200-222222-000000 TRANSAKCJA1
-1000,00
200-222222-111111 TRANSAKCJA1
1000,00