Jacek WOYNO - Centralne Archiwum Wojskowe

Jacek Woyno
PROBLEMATYKA NADZORU W DZIAŁALNOŚCI
WOJSKOWEJ SŁUŻBY ARCHIWALNEJ 1918—1998
Nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym jest jedną z najważniejszych
funkcji, którą spełniać powinno bez wyjątku każde archiwum. Jest to „Ogół czynności
kontrolnych wykonywanych przez władze archiwalne w oparciu o przysługujące im
uprawnienia w stosunku do twórców zespołów w zakresie stosowania przez nich
właściwego
sposobu
klasyfikacji,
systematyzacji,
kwalifikacji,
brakowania,
przechowywania i ewidencjonowania materiałów archiwalnych”1. Problematyka ta
odgrywała
istotną
rolę
już
w
pracach
Archiwum
Wojskowego
będącego
przedwojennym odpowiednikiem dzisiejszego CAW. Oczywiście początki działalności
tej placówki to przede wszystkim zabiegi zmierzające do skupienia wszystkich
wojskowych akt archiwalnych w jednej instytucji. Początkowo więc rola nadzoru
ograniczała się do kontrolowania prawidłowości przyjmowania akt wytworzonych
przez różne polskie formacje wojskowe powstałe podczas I wojny światowej.
Działania w tym zakresie podejmowała wcześniej, na przełomie 1917/1918 roku
Komisja Wojskowa Tymczasowej Rady Stanu, która zgromadziła pewną ilość
dokumentacji, działającego we Lwowie i Przemyślu, Związku Strzeleckiego, materiały
do działań bojowych Legionów Polskich, Komendy Stacji w Jabłonkowie,
Departamentu Wojskowego Naczelnego Komitetu Narodowego oraz szereg rękopisów
1
Polski słownik archiwalny, red. W. M a c i e j e w s k a, Warszawa 1974, s. 55.
podręczników wojskowych. Komisja Wojskowa dokonała wówczas, jak się wydaje po
raz pierwszy w dziejach polskiej archiwistyki wojskowej, podziału akt na dwie
podstawowe grupy:
„A” — archiwum akt dawnych (tzw. archiwum historyczno-wojskowe),
„B” — archiwum akt bieżących.
Powyższy podział dokumentacji odpowiadał w przybliżeniu aktualnie
funkcjonującym kategoriom archiwalnym nadawanym w zależności od wartości
historycznej lub praktycznej twórcy danego zespołu archiwalnego. Do kategorii „A”
zaliczono wtedy np. poszyty wytworzone w trakcie działalności Departamentu
Wojskowego Naczelnego Komitetu Narodowego, Legionów Polskich i różne druki
związane z przeszłością wojska polskiego.
W skład kategorii „B” weszły akta funkcjonującej jeszcze wówczas Komisji
Wojskowej Tymczasowej Rady Stanu oraz Polskiej Siły Zbrojnej działającej pod
patronatem okupantów, a także wycinki prasowe dotyczące problematyki wojskowe2.
Przy podziale dokumentacji na kategorie archiwalne zastosowano również — jak
można zauważyć — rozdzielenie dokumentacji na zespoły zamknięte (grupa A) i
zespoły otwarte (grupa „B”).
W sierpniu 1917 roku wprowadzono do użytku — w celu ujednolicenia
sposobu katalogowania zebranych akt — „Przepisy Biblioteki i Archiwum Komisji
Wojskowej Tymczasowej Rady Stanu”. Pierwszy spis archiwaliów przeprowadzony
według powyższego normatywu wykonano na dzień 1 września 1917 roku. Obejmował
on luźne akta Pomocniczych Komitetów Wojskowych i Polskiej Organizacji
Wojskowej3. Wydział Spraw Ogólnych i przygotowanej Komisji Wojskowej
Tymczasowej Rady Stanu opracował również „Tymczasowy Statut Archiwum
Wojennego”, które miało szczegółowo ewidencjonować zbiory wojenne Archiwum
Wojennego w Krakowie, Archiwum Legionów Polskich, Naczelnego Komitetu
2
B. W o s z c z y ń s k i, Archiwum Wojskowe po odzyskaniu niepodległości (1918—1921), Archeion
t. 50, 1968 s. 42—45.
3
Archiwum Wojskowe. I. Powstanie i rozwój. II. Zbiory Archiwum Wojskowego. III. Informacje,
kwerendy, poświadczenia służby, Warszawa 1937, s. 4; W. R o m a n, Dzieje Centralnego Archiwum
Wojskowego 1945—1989, Warszawa 1996, s. 8. Maszynopis pracy doktorskiej.
Narodowego i kolekcje prywatne w celu późniejszego zdeponowania ich w archiwum
Ministerstwa Wojny4.
Ostatecznie po różnych perturbacjach natury organizacyjnej, w kwietniu 1918
roku, powstało w wyniku reorganizacji Komisji Wojskowej Tymczasowej Rady Stanu
oddzielne Archiwum Wojskowe, a w 1918 roku Centralne Archiwum Wojskowe, które
rozkazem dziennym Ministerstwa Spraw Wojskowych nr 195 z dnia 22 sierpnia 1919
roku otrzymało po raz pierwszy szczegółową organizację i zakres zadań, jakie miało
spełnić. W rozkazie tym określono również sposób postępowania z aktami wskazując,
że zadaniem CAW jest gromadzenie, porządkowanie i przechowywanie akt
wytworzonych przez wszystkie „wyższe dowództwa od pułku w górę i zakłady
wojskowe”5. Rozkaz ten nakładał jednocześnie na Archiwum Wojskowe pewną rolę
kontrolną, gdyż zobowiązane było ono do bezwzględnego przyjmowania co miesiąc
jednego egzemplarza, wydawanych przez jednostki i instytucje wojskowe, rozkazów, a
także corocznie w oznaczonym terminie przyjmowano do tegoż archiwum cały
wytworzony przez nie materiał posiadający wartość historyczną, a niepotrzebny już do
bieżącego użytku służbowego. Dokonano również podziału akt na odpowiednie grupy
(nie równoznaczne z typowymi kategoriami archiwalnymi). I tak z akt grupy „A” i „B”
archiwum wydawać miało na podstawie urzędowego polecenia IV Departamentu
(Personalnego)
Ministerstwa
Spraw
Wojskowych
uwierzytelnione
odpisy
poświadczające służbę i pracę zgłaszającym się oficerom, urzędnikom wojskowym i
żołnierzom. Z akt grupy „C”, a w szczególności z dokumentacji byłych sądów
wojskowych
państw
zaborczych
lub
okupacyjnych,
wydawano
instytucjom
wojskowym uwierzytelnione odpisy, względnie wypożyczano odnośne akta do użytku
służbowego.
W strukturze organizacyjnej archiwum funkcjonowały cztery referaty:
archiwum prasowe, akta dawne, akta formacji wschodnich i akta Polski Odrodzonej6.
Nie było natomiast żadnej, wyspecjalizowanej komórki zajmującej się nadzorem
archiwalnym. Rolę tę spełniali doraźnie oficerowie i pracownicy CAW, mający
4
Tamże.
Rozkaz Dzienny nr 195 Ministerstwa Spraw Wojskowych z dnia 22 sierpnia 1919 roku.
6
CAW, Zespół akt Archiwum Wojskowego, I.341.2.13.
5
dodatkowo do pomocy w tym zakresie istniejące do 1924 roku referaty archiwalne przy
Dowództwach Okręgów Generalnych (później Dowództwach Okręgów Korpusów)
oraz zarządy archiwalne we Lwowie, Przemyślu, Krakowie i Poznaniu. Były to w
istocie filie CAW, zajmujące się zabezpieczeniem akt pozostałych po zaborcach7. W
trakcie następnych reorganizacji (w 1928 i 1933 roku) również nie powołano
samodzielnego działu, który sprawowałby nadzór nad prawidłową archiwalizacją
dokumentacji powstającej w kancelariach.
Aby
ułatwić
niekontrolowany
kontrolę
zasobem
nad
narastającym
archiwalnym,
CAW
w
sposób
zostało
gwałtowny
zobowiązane
i
przez
Ministerstwo Spraw Wojskowych do opracowania instrukcji o przechowywaniu,
wydzielaniu i niszczeniu akt. Jej wydanie zapowiadano już od 1921 roku8. Projekt
takiej instrukcji opracował w 1926 roku kustosz CAW — mjr Antoni Hniłko, lecz nie
została ona — z nieznanych nam przyczyn — wprowadzona w życie. Być może
wyjaśnienia tej sprawy należy szukać w negatywnym stanowisku Biura OgólnoAdministracyjnego Ministerstwa Spraw Wojskowych, które najprawdopodobniej nie
wyraziło zgody na utworzenie składnicy akt, która powstać miała według projektu tej
instrukcji. Również oddział V Sztabu Generalnego zapowiadał wprowadzenie w życie
nowych przepisów o biurowości w wojsku9.
W roku 1928 Rada Archiwalna będąca organem doradczym Ministerstwa
Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego, zaleciła komisji powołanej do
opracowania przepisów registraturalnych uwzględnienie dwóch zasad, z których
pierwsza mówiła, że każdy urząd powinien zastrzec sobie przy brakowaniu, czego nie
można zniszczyć ze względu na potrzeby urzędowania (nie mógł on jednak decydować
samodzielnie, co powinno się niszczyć). Druga zasada zabraniała niszczenia akt, które
zawierały wiadomości nie powtarzające się w drukach ani w innych aktach10. Kierując
7
W. R o m a n, Dzieje ..., s. 10.
CAW, Zespół akt Archiwum Wojskowego, I.341 s. 20.
9
Tamże.
10
M. T a r a k a n o w s k a, Problem brakowania akt w Polsce w latach 1918—1965, Archeion, t.
49, 1967, s. 44.
8
się powyższymi zaleceniami opracowano w wojsku, w tymże samym 1928 roku, nowe
przepisy o biurowości, załącznikiem do których była „Instrukcja o składach akt”11.
Instrukcja ta omawiała sposób przechowywania akt łącznie z określeniem ich
kategorii archiwalnych. Określono w niej również metodę wydzielania akt do
zniszczenia oraz okresy przechowywania dokumentów poszczególnych kategorii.
Jednocześnie określono rodzaje pomocy w składach akt niezbędne do prawidłowej
rejestracji archiwaliów oraz sposób ich prowadzenia. Równocześnie wprowadzono
terminowość
zdawania
akt
do
CAW,
co
mogło
następować
dopiero
po
uporządkowaniu ich według schematycznego wykazu akt12.
Znaczną rolę w prawidłowym funkcjonowaniu biurowości w wojsku i
przygotowaniu wytworzonej dokumentacji do późniejszego jej przekazania do
archiwum odegrał, wydany w 1928 roku przez Ministerstwo Spraw Wojskowych,
„Schemat regestru ze skorowidzem alfabetycznym i instrukcją o stosowaniu schematu
regestru”13. W myśl tego normatywu funkcjonowały w Wojsku Polskim trzy typy
registratur (archiwów przejściowych):
1. registratury podręczne — na szczeblu jednostek administracyjnych,
dowództw faktycznych i lokalnych;
2. registratury małe — w samodzielnych instytucjach i formacjach oraz
instytucjach i zakładach podległych bezpośrednio Ministerstwu Spraw Wojskowych;
3. registratury duże — we władzach centralnych i okręgowych.
Registratury te niezależnie od ich szczebla, jako specjalne działy pracy
biurowej podlegały pod względem merytorycznym nadzorowi inspektora registratur
przy Ministerstwie Spraw Wojskowych. Inspektor ten, z ramienia ministra, czuwał nad
ogólną sprawnością registratur i w miarę potrzeby sprawdzał stan prac w
poszczególnych
registraturach
wojskowych.
Dostrzeżone
w
registraturach
niedomagania i braki przedstawiał szefom jednostek (instytucji), którym one
podlegały, a ci winni byli wydać odnośne zarządzenia, mające na celu usunięcie
11
Biurowość w czasie pokoju, wyd. Ministerstwo Spraw Wojskowych, Biuro OgólnoAdministracyjne, Warszawa 1928, CAW, Zespół akt Archiwum Wojskowego, I.341.2.8.
12
CAW, Zespół akt Archiwum Wojskowego, I.341.2.20.
13
Schemat regestru ze skorowidzem alfabetycznym i instrukcją o stosowaniu schematu regestru, wyd.
Ministerstwo Spraw Wojskowych, Warszawa 1928.
istniejących niedociągnięć. Drobne usterki zauważone podczas kontroli usuwano na
miejscu. O spostrzeżeniach odnośnie prowadzenia kancelarii i registratur kontrolujący
je inspektor meldował poprzez Biuro Ogólno-Administracyjne ministrowi spraw
wojskowych14.
21 grudnia 1931 roku wprowadzono na terenie Rzeczypospolitej Polskiej
„Przepisy o przechowywaniu akt w urzędach administracji rządowej”15. W związku z
wydaniem tych przepisów Archiwum Wojskowe otrzymało od szefa Biura OgólnoAdministracyjnego Ministerstwa Spraw Wojskowych zadanie ogłoszenia uwag do
treści merytorycznych tego normatywu16. Archiwum Wojskowe wychodzące
naprzeciw temu zagadnieniu przedstawiło swoje uwagi, dołączając do nich projekt
nowych przepisów, który gotowy był już 11 kwietnia 1933 roku17. W 1935 roku Biuro
Ogólno-Administracyjne
Ministerstwa
Spraw
Wojskowych
zmodyfikowało
przedłożony przez Archiwum Wojskowe projekt, nadając mu tytuł: „Instrukcja o
przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt”18. Instrukcja ta była jednak ze względu
na istniejące wówczas trudności lokalowe niemożliwa do praktycznego wprowadzenia
w życie, na co wskazywała opinia specjalnej komisji, powołanej w dniu 17 marca 1936
roku
przez
II
Wiceministra
Spraw
Wojskowych,
gen.
Felicjana
Sławoj-
Składkowskiego, pod przewodnictwem dyrektora Archiwum Wojskowego, mjr.
Bronisława Waligóry19. W wyniku prac tej komisji opracowano 4 nowe wersje
projektu,
z
których
ostateczną
jej
wersję
przewodniczący
przedstawił
II
wiceministrowi w dniu 29 maja 1936 roku20. Projekt ten został następnie przekazany
do zaopiniowania Wydziałowi Archiwów Państwowych Ministerstwa Wyznań
Religijnych i Oświecenia Publicznego, gdzie był omawiany na posiedzeniach w dniach
14
Tamże, s.153.
Przepisy o przechowywaniu akt w urzędach administracji rządowej z dnia 21.12.1931 roku, Monitor
Polski nr 2 z dnia 4.01.1932 roku; S. S t o s y k, Przepisy o przechowywaniu akt w urzędach administracji
publicznej (komentarz), Wyd. Kursów Archiwalnych nr 7, Warszawa 1936 rok, s. 42.
16
Patrz: Rozkaz Ministerstwa Spraw Wojskowych nr 24 z dnia 26.08.1932 roku.
17
CAW, Zespół akt Archiwum Wojskowego, I.341.2.20.
18
Tamże.
19
CAW, Zespół akt Archiwum Wojskowego, I.341.2.53.
20
CAW, Zespół akt Wojskowego Biura Historycznego, I.341. t. 673.
15
28 i 31 października 1936 roku21. Ostatecznie przyjęto go jako obowiązujący w całej
wojskowej służbie archiwalnej22.
Instrukcja ta nie weszła jednak od razu do użytku służbowego. Została
wprowadzona w życie dopiero rozkazem Ministra Spraw Wojskowych z dnia 22
grudnia 1938 roku, z mocą obowiązującą od 1 stycznia 1939 roku23.
Dokument ten był istotnym osiągnięciem międzywojennej wojskowej służby
archiwalnej, gdyż dokonywał ostatecznej regulacji zasad przechowywania, wydzielania
i niszczenia akt tajnych, poufnych i jawnych (wyłączając akta mobilizacyjne,
postępowanie z którymi regulowały odrębne przepisy).
Pod względem znaczenia, uzasadniającego potrzebę trwałego lub czasowego
przechowywania akta podzielono na dwie kategorie „A” i „B”. Do kategorii „A”
zaliczono akta mające trwałe znaczenie dla państwa i jego historii, jak też dla
administracji publicznej, dla praw obywateli oraz dla badań naukowych. Do kategorii
„B” zaliczono akta o znaczeniu czasowym.
Oznaczenie
kategorii
dokumentów
jak
też
i
oznaczenie
okresu
przechowywania akt kategorii „B” należało do obowiązków referenta (wykonawcy)
już w chwili załatwienia danej sprawy. Oznaczenie to jednak nie było ostateczne i przy
końcowym wydzielaniu (klasyfikacji) akt mogło być zmienione24.
Nadzór nad składnicami akt w jednostkach (biurach) wojskowych miały
wykonywać, w formie wizytacji, odpowiednie organa Wydziału Archiwów
Państwowych Ministerstwa Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego oraz
organa Archiwum Wojskowego — w formie lustracji. Wizytacja miała polegać na
zaznajomieniu się ze sposobem prowadzenia składnic akt pod względem
merytorycznym oraz z fizycznymi warunkami przechowywania akt. Lustracja
natomiast polegać miała na zaznajomieniu się ze wszystkimi problemami
wchodzącymi w zakres wizytacji, a ponadto na sprawdzeniu całości przechowywanego
21
CAW, Zespół akt Archiwum Wojskowego, I.341.2.54.
CAW, Zespół akt Archiwum Wojskowego, I.341.2.20.
23
Instrukcja o przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt, wyd. Ministerstwo Spraw Wojskowych,
Warszawa 1935.
24
Tamże, s. 1.
22
zasobu oraz prawidłowości jego podziału na kategorie oraz na okresy przechowywania
(akta kategorii „B”).
Nadzór odbywać się miał na podstawie stałych lub jednorazowych upoważnień
udzielanych przez ministra spraw wojskowych. Nadzorujący winien był również
zgłaszać się do właściwego dowódcy, któremu podlegała kontrolowana składnica akt.
Upoważnienie do przeprowadzenia wizytacji składnicy akt przez przedstawicieli
państwowej służby archiwalnej wydawać miał minister spraw wojskowych na wniosek
ministra wyznań religijnych i oświecenia publicznego. Dyrektor Archiwum
Wojskowego, z racji zajmowanego stanowiska, posiadał stałe upoważnienie ministra
spraw wojskowych do przeprowadzania lustracji składnic akt.
Nadzorujący, w trakcie prowadzonych kontroli, udzielać miał fachowych
wskazówek odnośnie prowadzenia składnic akt25.
Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej, zarówno tajnej jak i poufnej,
należało do obowiązków kierownika kancelarii (adiutant, sekretarz szefa biura), który
dokonywał tej czynności w obecności oficera wyznaczonego przez dowódcę jednostki
(szefa biura). Podstawę do brakowania stanowił spis akt tajnych i poufnych
przeznaczonych do niszczenia, zatwierdzony przez dowódcę jednostki (szefa biura) i
zaopiniowany przez dyrektora Archiwum Wojskowego26. Niszczenie akt jawnych
odbywać się miało zbiorowo w Archiwum Wojskowym poprzez ich przerób na masę
papierową. Czynności przygotowawcze w tym zakresie wykonywać miano na miejscu,
w Archiwum Wojskowym, pod nadzorem jego dyrektora27. Zbiorowe niszczenie akt
jawnych miało na celu umożliwienie dyrektorowi Archiwum Wojskowego czuwanie
nad prawidłowym wydzielaniem w wojsku akt prowadzonych według systemu
bezdziennikowego.
W instrukcji umieszczono również wzory dokumentacji, jaką należało
prowadzić w archiwach i składnicach akt (rejestr spisów akt, ewidencja akt
wypożyczonych, spis akt przekazanych, spis akt jawnych przeznaczonych do
zniszczenia, karta wypożyczenia akt, zastawnik, spis akt tajnych — poufnych
25
Tamże, s. 4.
Tamże, s. 22.
27
Tamże, s. 23.
26
przeznaczonych do zniszczenia, protokół spalenia). Normatyw ten, składający się z
pięciu rozdziałów, obejmował wszystkie problemy związane z prawidłową
archiwizacją narastającej dokumentacji wojskowej. Niestety, ze względu na brak
środków finansowych, nie udało się przeprowadzić systematycznych lustracji składnic
akt. Wiadomo jedynie, że dokonano ich jednorazowo w 1936 roku, czyli na 3 lata
przed wejściem w życie omawianej instrukcji archiwalnej28.
W tym samym czasie, kiedy sfinalizowane zostały prace nad wydaniem
wojskowej instrukcji archiwalnej, Ministerstwo Spraw Wojskowych wprowadziło
„Przepis służbowy o organizacji i toku pracy Archiwum Wojskowego w czasie
pokoju”. Zgodnie z nim zadaniem tej placówki, na czele której stał dyrektor będący
jednocześnie „kierownikiem służby archiwalnej w wojsku”, był nadzór nad
składnicami akt, realizowany w formie, lustracji polegającej na zaznajomieniu się ze
sposobem „prowadzenia składów akt pod względem technicznym, warunkami
przechowywania akt oraz na sprawdzeniu całości akt i prawidłowości ich podziału na
kategorie, względnie okresy przechowywania”29. Władze i dowództwa wojskowe
przekazywać miały do Archiwum Wojskowego wyłącznie akta kategorii „A”
wszystkich rodzajów, a więc jawne, poufne i tajne, najwcześniej po upływie 5 lat od
czasu ich powstania, w terminach przewidzianych „Instrukcją o przechowywaniu,
wydzielaniu i niszczeniu akt”30.
Archiwum Wojskowe nie mogło natomiast przyjmować, nadsyłanych przez
władze i dowództwa wojskowe, akt nieuporządkowanych. Kosztami zwrotów
nieuporządkowanych akt obciążano organ, który je przekazywał31.
W myśl artykułu 12 „Instrukcji o przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu
akt” wynik wydzielenia (ocena pod względem znaczenia i określenie kategorii
archiwalnej) akt musiał być podany do wiadomości dyrektorowi Archiwum
Wojskowego i zatwierdzony przez dowódcę jednostki (szefa biura). Jeżeli w ciągu
28
Pracownicy Archiwum Wojskowego dokonali wtedy lustracji składnic akt istniejących przy
Dowództwach Okręgów Korpusów i stwierdzili wiele niedociągnięć w ich funkcjonowaniu. Patrz: CAW, Zespół
Archiwum Wojskowego, I.341.2.48 i 53.
29
Przepisy służbowe o organizacji i toku pracy Archiwum Wojskowego w czasie pokoju, wyd.
Ministerstwo Spraw Wojskowych, Warszawa 1938, s. 1 i 23.
30
Tamże, s. 25.
31
Tamże, s. 28.
dwóch miesięcy Archiwum Wojskowe, czy to za pośrednictwem wysłanego
przedstawiciela, czy też drogą pisemną, nie wniosło żadnych zastrzeżeń, a przełożone
władze nie wydały innych dyrektyw, brakowanie mogło być wykonane32.
Archiwum Wojskowe udzielało niejednokrotnie również praktycznych
wskazówek dotyczących prawidłowego archiwizowania dokumentacji w jednostkach
wojskowych. Zachowała się w tej sprawie korespondencja między dyrektorem
archiwum, mjr. Waligórą a dowódcą 86 pułku piechoty Strzelców Mińskich, ppłk.
Peszkiem, z której wynika, że w archiwum przebywał specjalnie oddelegowany na
kilka dni z tej jednostki podoficer. Zapoznał się on wówczas dokładnie z problematyką
przechowywania akt i ich porządkowania oraz z wymogami jakie powinna spełniać
prawidłowo urządzona składnica akt. Zaznajomiono go ponadto z najważniejszymi
zagadnieniami,
które
wiązały się bezpośrednio ze sprawami archiwalizacji
dokumentacji na szczeblu pułku33. Wydaje się, że tego rodzaju kontakty z
bezpośrednimi wykonawcami dokumentów były codzienną praktyką w Archiwum
Wojskowym i miały duży wpływ na sprawne funkcjonowanie ówczesnej wojskowej
służby archiwalnej.
Istotną dziedziną w pracach Archiwum Wojskowego było śledzenie
aktualnych tendencji występujących w metodyce i przepisach archiwalnych innych
państw
europejskich.
Zebrano
i
przeanalizowano
normatywy
dotyczące
opracowywania i udostępniania akt w: Turcji, Związku Sowieckim, Watykanie,
Wielkiej Brytanii, Szwecji, Szwajcarii, Czechosłowacji, Niemczech, Austrii, Belgii,
Francji, Grecji, Irlandii i na Węgrzech34.
Interesowano się również organizacją i strukturą archiwów zagranicznych z
myślą o ewentualnym wykorzystaniu ich doświadczeń do własnej bieżącej pracy.
Zainteresowanie to dotyczyło również struktury zasobów i pomocy archiwalnych, które
w nich funkcjonowały (przewodniki, katalogi, inwentarze). W kręgu zainteresowań
pozostawały także kwestie dziedziczenia, brakowania i wypożyczania akt za granicę w
32
Tamże, s. 24.
Sierż. Gala z 86 pułku piechoty przebywał w Archiwum Wojskowym w czerwcu 1939 roku. CAW,
Zespół akt Archiwum Wojskowego, I.341.2.21.
34
CAW, Zespół akt Archiwum Wojskowego, I.341.2.22.
33
innych państwach. Starano się w miarę możliwości analizować regulaminy archiwów
zagranicznych i obcą literaturę fachową z tej dziedziny35.
Dyrektor
Archiwum
Wojskowego
dbał
o
wysoki
poziom
wiedzy
merytorycznej i fachowej podległego mu personelu. Urzędnicy archiwalni winni byli
doskonalić swoje umiejętności poprzez pogłębianie wiedzy teoretycznej. Musieli znać
literaturę przedmiotu, brać udział w życiu naukowo-archiwalnym oraz „podejmować
pracę twórczą, przede wszystkim przez opracowywanie historii organizacji urzędów i
dowództw, których akta porządkują lub które powierzone są ich pieczy”36. Personel
pomocniczy Archiwum Wojskowego musiał mieć ukończony kurs archiwalny
przewidziany dla tej kategorii urzędników. Po przyjęciu do pracy odbywali oni
praktykę w ramach wewnętrznego kursu archiwalnego, przygotowującego do zadań
związanych z załatwianiem różnego rodzaju kwerend. Do obowiązków personelu
pomocniczego należało także pogłębianie wiedzy z zakresu znajomości organizacji
Wojska Polskiego i polskich formacji wojskowych z okresu I wojny światowej37.
Ostatni przedwojenny dyrektor Archiwum Wojskowego, mjr Bolesław
Waligóra wykazywał duże zainteresowanie w zakresie szkolenia personelu i sprawnej
organizacji pracy. W wyniku jego zainteresowań powstały liczne publikacje
archiwalne stanowiące doskonałą pomoc merytoryczną dla wszystkich działów
archiwum38.
Pokojowe funkcjonowanie wojskowej służby archiwalnej przerwały działania
wojenne — część akt zdołano wywieźć przez Rumunię do Francji, część natomiast
przyjęli Niemcy i wywieźli do Gdańska—Oliwy, gdzie mieściła się składnica akt
szefostwa archiwów wojskowych (była to filia niemieckiego Archiwum Wojskowego
w Poczdamie). O pewnej niefrasobliwości ówczesnych polskich władz wojskowych
świadczy choćby fakt niezniszczenia w odpowiednim czasie dokumentacji Oddziału II
35
CAW, Zespół akt Archiwum Wojskowego I.341.2.53.
Przepis służbowy ..., s. 15. W lutym 1939 roku 6 pracowników archiwum zdało egzaminy
wymagane na stanowiska urzędnicze I grupy. CAW, Zespół Archiwum Wojskowego, I.341.2.53.
37
Przypis służbowy ..., s. 16.
38
Patrz publikacje B. W a l i g ó r y m.in.: Gromadzenie źródeł do historii Legionów Polskich,
Warszawa 1939; Zarys wysiłku około gromadzenia pamiętników, wspomnień, relacji itp. do historii
przedwojennych polskich związków wojskowych, formacji i Wojska Polskiego (referat materiałowy), Warszawa
1938; Stan pomocy archiwalnych oraz metoda poszukiwań z uwzględnieniem szczegółowych warunków w
Archiwum Wojskowym (maszynopis), Warszawa 1936.
36
Sztabu Głównego WP, co spowodowało liczne aresztowania związanych z nim osób
przez władze niemieckie, a być może i sowieckie39.
Podsumowując jednak całościowo okres dwudziestolecia międzywojennego,
stwierdzić należy, że Archiwum Wojskowe dokonało wiele w zakresie systematyzacji i
inwentaryzacji wojskowych materiałów archiwalnych. Mimo poważnych trudności
lokalowych, szczupłej obsady etatowej, wielkiej ilości kwerend i różnego rodzaju prac
manipulacyjnych, realizowano ze znacznymi sukcesami zadania mające na celu
porządkowanie akt i nadzór nad ich prawidłowym archiwizowaniem oraz
przyjmowaniem z jednostek i instytucji wojskowych. Zdołano również tuż przed
wybuchem II wojny światowej opracować i wydać w pełni nowoczesną i funkcjonalną
instrukcję archiwalną. Wiele problemów związanych ze wszystkimi niemal aspektami
działalności Archiwum Wojskowego w latach 1918—1939 zasługuje i dziś na uwagę.
Doświadczenia przedwojennych archiwistów można wykorzystać także i teraz w pracy
wojskowej służby archiwalnej.
*
*
*
W okresie wojny, jak już wspomniano, akta polskiej proweniencji wojskowej
znajdowały się w przeważającej mierze w rękach niemieckich. W ostatnim etapie
działań wojennych przed polskimi władzami wojskowymi stanął więc problem
sprawnego zabezpieczenia archiwów. Chodziło głównie o zgromadzenie akt, których
okupanci nie zdążyli zniszczyć oraz przyjęcie wytworu kancelaryjnego jednostek
„ludowego” Wojska Polskiego.
Początkowo powołane zostało odpowiednie archiwum, działające na prawach
wydziału w ramach Wojskowego Instytutu Naukowo-Wydawniczego. Komórka ta z
39
Na temat losów polskich archiwaliów wojskowych w czasie wojny patrz: W. R o m a n, Dzieje ...,
s. 18—23; L. G o n d e k, O wojennych i powojennych dziejach akt Oddziału II Sztabu Głównego WP,
Wojskowy Przegląd Historyczny 1976, nr 1, s. 217—230; L. T e t e r, Losy archiwów wojskowych okresu
międzywojennego, [w:] Wybrane zagadnienia z teorii i praktyki wojskowej służby archiwalnej, Warszawa 1967,
s. 149—160; A. S u c h c i t z, Sprawa odtworzenia Archiwum Wojskowego we Francji 1939—1940, Teki
Historyczne 1994—1995, t. 21, s. 215—335; L. L e w a n d o w i c z, Polskie archiwalia wojskowe w czasie
okupacji 1939—1945, Wojskowy Przegląd Historyczny 1972, nr 2 s. 476—481.
miejsca przystąpiła do gromadzenia akt pozostawionych przez Niemców. Jednocześnie
rozpoczęto przygotowania do organizowania służby archiwalnej w wojsku.
Priorytetowym zadaniem stały się jednak prace związane z przejęciem zasobów
aktowych składnicy utworzonej przez władze niemieckie w Gdańsku—Oliwie. Z
ogólnego zasobu wynoszącego około 15 tysięcy metrów bieżących zgromadzonych
tam akt, po przejęciu przez polskie władze wojskowe pozostało około 10 tysięcy40.
Zakończenie działań wojennych w 1945 roku pozwoliło na poświęcenie
problematyce archiwalnej większej niż dotąd, uwagi. Odzyskany zasób aktowy
wymagał zorganizowania odpowiedniego zabezpieczenia, opracowania i udostępniania
w celach badawczych. Należało, w minimalnym choćby stopniu, uregulować sprawy
związane z organizacją instytucji, której zadaniem było przejęcie pieczy nad
archiwaliami. W związku z tym 5 sierpnia 1945 roku ukazał się rozkaz Naczelnego
Dowództwa WP, który postanawiał, że w celu przejęcia wywiezionych przez okupanta
akt Wojska Polskiego, znajdujących się w Oliwie oraz w innych miejscach,
konserwacji i udostępniania ich do celów służbowych, naukowo-badawczych i
propagandowych szef Głównego Zarządu Polityczno-Wychowawczego Wojska
Polskiego zorganizuje do dnia 30 sierpnia 1945 roku Centralne Archiwum
Wojskowe41.
Wojskowa służba archiwalna mając już odpowiednie umiejscowienie
organizacyjne w strukturach wojska przystąpiła do zabezpieczania wszystkich
odnalezionych
i
zgromadzonych
akt
proweniencji
wojskowej
z
okresu
międzywojennego oraz do przyjmowania aktualnie tworzonej w kancelariach
dokumentacji42.
W celu ujednolicenia procedury w postępowaniu z wojskowymi materiałami
archiwalnymi w lipcu 1945 roku Wojskowy Instytut Naukowo-Wydawniczy wydał
„Tymczasowe przepisy o Archiwum Wojskowym”43. Mimo wstępu zawierającego treści
40
L. L e w a n d o w i c z, Początkowy okres kształtowania zasobu aktowego Centralnego Archiwum
Wojskowego po zakończeniu wojny w roku 1945, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej 1971, nr 3 s. 11—12.
41
Tamże, s. 14.
42
Tamże, s. 15.
43
Tymczasowe przepisy o Archiwum Wojskowym, wyd. Wojskowy Instytut Naukowo-Wydawniczy,
Archiwum Wojskowe 1945.
ewidentnie propagandowe normatyw ten, choć bardzo słaby pod względem
merytorycznym i w wielu miejscach niedopracowany, stanowił jednak pewną podstawę
i dawał w zwięzłej, przystępnej formie podstawowe wiadomości na temat
funkcjonowania archiwum. Zdefiniowano w nim najistotniejsze pojęcia archiwalne
(archiwum, registratura, składnica akt) oraz podano definicje ważniejszych terminów
archiwalnych44. Przepisy postanawiały o tym, że w Wojsku Polskim będzie jedno
Archiwum Wojskowe jako instytucja centralna, która w sytuacji wyjątkowej (wojna),
służyć miała również jako składnica akt45. Na czele archiwum stać miał dyrektor w
stopniu podpułkownika podlegający bezpośrednio szefowi Wojskowego Instytutu
Naukowo-Wydawniczego46. W strukturze organizacyjnej Archiwum Wojskowego, ani
w jego kompetencjach nie uwzględniono wówczas problematyki nadzoru.
W celu usprawnienia działalności wojskowej służby archiwalnej rozkazem
organizacyjnym MON nr 218/org z dnia 1 października 1947 roku włączono do etatów
Dowództw Okręgów Wojskowych małe archiwa o skromnej dwuosobowej obsadzie
etatowej47. Od tego momentu Centralne Archiwum Wojskowe miało być instytucją
silnie oddziaływującą na działalność sześciu archiwów wojskowych, które podlegały
mu pod względem merytorycznym i miały być pierwszym etapem gromadzenia
archiwaliów, zanim te trafić miały do CAW. Oddziaływanie to spełniało swego
rodzaju rolę nadzoru archiwalnego i polegało głównie na udzielaniu rad w zakresie
samej organizacji archiwów, jak też i organizacji pracy przy przyjmowaniu akt. Nie
było jednak wówczas znane ani w CAW, ani w archiwach okręgowych pojęcie
„kształtowania zasobu archiwalnego”, czyli oddziaływania właściwych wojskowych
władz archiwalnych na twórców akt poprzez instruktaże i stały nadzór nad
prawidłowym zabezpieczeniem materiałów archiwalnych o wartości historycznej.
CAW spełniało wtedy rolę zdecydowanie podrzędną i nie miało w zasadzie większego
wpływu na rozwój swojego zasobu i jego kształtowanie48. Wydana w 1948 roku nowa
44
Tamże, s. 5—8.
Tamże, s. 9.
46
Tamże s. 18.
47
Rozkaz organizacyjny MON nr 218/org z dnia 1.10.1947 roku, CAW Zespół akt Sztabu
Generalnego, IV.501.1/A, t. 159, k. 127.
48
W. R o m a n, Dzieje ..., s. 35—36.
45
wojskowa instrukcja archiwalna potwierdzała istniejący stan rzeczy ograniczając
zadanie archiwum do „przekazywania akt zakończonych, niepotrzebnych już do pracy
bieżącej i dawanie do wglądu w razie potrzeby tym jednostkom (instytucjom), które
będą do tego upoważnione”49.
Pewną, niewielką, acz pozytywną zmianę w podejściu do szeroko rozumianej
problematyki nadzoru archiwalnego, przyniosła następna, wydana w 1951 roku
instrukcja50. Podkreślono w niej, że „bez wyrażenia zgody Centralnego Archiwum
Wojskowego żadnych akt niszczyć nie wolno”51. Na akta wydzielone do zniszczenia
należało sporządzić protokół w dwóch egzemplarzach, który podpisywali członkowie
komisji dokonującej wydzielenia. Oba egzemplarze protokołu przesyłano do CAW
celem zaopiniowania. Po zaopiniowaniu CAW zwracało jeden egzemplarz do
archiwum z uwagami, które akta można zniszczyć, a które należy zostawić do dalszego
przechowywania. Okres wydawania opinii przez CAW nie mógł przekraczać trzech
miesięcy od daty wysłania protokołów52.
W projekcie „Instrukcji o organizacji, zakresie i sposobie działania archiwów
wojskowych” z 1953 roku rozszerzono zadania i zakres działania CAW o istotne dla
sprawowania nadzoru archiwalnego zagadnienia, a więc przeprowadzanie kontroli i
inspekcji archiwów wojskowych oraz organizowanie i przeprowadzanie kursów
szkoleniowych dla archiwistów wojskowych53.
Rozkazem MON nr 1 z dnia 31 stycznia 1956 roku wprowadzona została do
użytku nowa „Instrukcja o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi”,
która w znacznym stopniu uwzględniała postulaty zawarte w projekcie z 1953 roku54.
Cały rozdział IX tej instrukcji poświęcono zagadnieniom kontroli archiwów
wojskowych. Odtąd w archiwach tych przeprowadzać miano co 3 lata szczegółową
kontrolę, której zadaniem było:
49
Instrukcja o przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt w archiwum, wyd. Wojskowy Instytut
Naukowo-Wydawniczy 1948 rok, s. 9.
50
Instrukcja o przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt w archiwum, wyd. Ministerstwo Obrony
Narodowej 1951 rok.
51
Tamże, s. 13.
52
Tamże, s. 12—13.
53
W. R o m a n, Dzieje ..., s. 38—39.
54
Instrukcja o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi, Wyd. Ministerstwa Obrony
Narodowej 1956, sygn. Szt. Gen. 171/56.
a) ustalenie stanu faktycznego akt w magazynach archiwum i porównanie go
ze stanem ewidencyjnym,
b) sprawdzenie przestrzegania zasad zabezpieczenia tajemnicy państwowej
(wojskowej) w archiwum,
c) sprawdzenie całokształtu warunków pracy archiwum, realizacji planów
pracy, stanu materiałów archiwalnych itp.
Kontrole archiwów terenowych tworzących wojskową sieć archiwalną
(archiwa okręgów wojskowych, Archiwum Wojsk Lotniczych i Obrony Powietrznej
Kraju, Archiwum Marynarki Wojennej) przeprowadzać miały komisje wyznaczone
przez dowódcę, któremu dane archiwum podlegało. Osoby przeprowadzające kontrolę
były zobowiązane wskazać na braki i niedociągnięcia w pracy archiwum oraz na
sposoby ich usunięcia55.
Zarządzeniem Ministra Obrony Narodowej nr 15/59 i Ministra Szkolnictwa
Wyższego z dnia 15 maja 1959 roku zakres nadzoru archiwalnego sprawowanego
przez CAW poszerzony został o kontrolę nad materiałami wytworzonymi w
departamentach (biurach, zespołach, wydziałach) wojskowych naczelnych organów
administracji państwowej oraz w komórkach wojskowych bezpośrednio im podległych
(zjednoczeniach i centralnych zarządach)56.
W 1964 roku CAW otrzymało szczegółowy zakres działania zatwierdzony
zarządzeniem szefa Sztabu Generalnego, w którym stwierdzono, że do jego zadań
należy m.in.:
a) merytoryczna kontrola pracy wojskowych archiwów terenowych i
ekspertyza akt wydzielonych do zniszczenia przez komisje brakowania akt w
wojskowych archiwach terenowych,
b) udzielanie zezwoleń na niszczenie wojskowych materiałów archiwalnych
kategorii „B”,
c) opracowywanie projektów rozkazów i zarządzeń w sprawach archiwalnych,
55
Tamże, s. 22—23.
Pismo do zastępcy przewodniczącego Komisji Planowania przy Radzie Ministrów z 30.04.1965
roku. CAW, spis 1954/68, t. 4, k. 6.
56
d) opracowywanie wniosków w sprawie organizacji archiwów wojskowych i
struktury wojskowej służby archiwalnej,
e) opracowywanie instrukcji i przepisów archiwalnych oraz uczestniczenie w
opracowaniu instrukcji administracyjnych przez inne instytucje wojskowe mające
wpływ na kształtowanie zasobu archiwalnego57.
W 1966 roku w związku z koniecznością dostosowania wojskowych
przepisów archiwalnych do aktualnych potrzeb, zarządzeniem Ministra Obrony
Narodowej nr pf.15/MON z dnia 7.06.1966 roku w sprawie postępowania w
wojskowymi materiałami archiwalnymi, straciła moc instrukcja z 1956 roku, a na jej
miejsce wprowadzono do użytku nową „Instrukcję o postępowaniu z wojskowymi
materiałami archiwalnymi”58.
Rozdział IX tej instrukcji w całości poświęcony był problematyce kontroli. Nie
dokonano tutaj w porównaniu z zapisami poprzedniej instrukcji radykalnych zmian w
tym zakresie. Zmniejszono jedynie częstotliwość przeprowadzanych w archiwach
wojskowych kontroli — miały się one teraz odbywać nie co 3 lata, a co 5 lat59.
Niestety, okres pierwszych lat powojennych i lata późniejsze to czas pewnego
marazmu w działalności wojskowej służby archiwalnej. Sytuacja taka spowodowana
była wieloma czynnikami, jednak najważniejszy z nich to ówczesna ogólna sytuacja
społeczno-polityczna, która w znaczącym stopniu miała wpływ na ograniczenie pracy
archiwum w tym zakresie, jakie każde archiwum powinno spełniać. Nie sprawowano
w zasadzie systematycznego nadzoru nad narastającym wojskowym zasobem
archiwalnym. Kontrole były tylko doraźnymi przedsięwzięciami i odbywały się
głównie w momencie przyjęcia akt do archiwum, ograniczając się do sprawdzenia
zgodności ilości przyjmowanej dokumentacji z jej ewidencją. Także poziom
wyszkolenia kadry i pracowników pozostawiał wiele do życzenia. Oficerowie
zatrudnieni w CAW byli w przeważającej mierze funkcjonariuszami Głównego
Zarządu Informacji WP i penetrowali zasób archiwum, w szczególności zwracając
57
Zarządzenie szefa Sztabu Generalnego nr 077/Sztab z 17.09.1964 roku. CAW, spis 1166/66, t. 3, k.
36. W. R o m a n, Dzieje ..., s. 45—46.
58
Instrukcja o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi, Warszawa 1966, sygn. Szt.
Gen. 388/66.
59
Tamże, s. 29.
uwagę na wszelkiego rodzaju akta personalne i dokumenty Oddziału II Sztabu
Generalnego WP sprzed 1939 roku, Korpusu Ochrony Pogranicza i Żandarmerii60.
Powodowało to znaczne perturbacje w bieżącej pracy archiwum, gdyż uniemożliwiało
zgromadzenie w CAW całego wojskowego zasobu archiwalnego61. W pewnym
momencie Główny Zarząd Informacji WP przejął kierowanie Centralnym Archiwum
Wojskowym podporządkowując je bezpośrednio szefowi GZI62.
Nowe podejście do problematyki archiwalnej w wojsku zapoczątkowała
dopiero „Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach”, która weszła w
życie 14 lipca 1983 roku. Stwierdzono w niej, że wyodrębnioną częścią państwowego
zasobu archiwalnego zarządza minister Obrony Narodowej63.
Na podstawie powyższej ustawy minister Obrony Narodowej wydał
zarządzenie nr 21/MON z dnia 4 kwietnia 1984 roku, w którym jasno i precyzyjnie
określono zadania CAW i całej wojskowej służby archiwalnej64. W zarządzeniu tym
określono archiwa wojskowe jako wyodrębnione archiwa państwowe. Sieć archiwów
wojskowych stanowić miały:
1) Centralne Archiwum Wojskowe,
2) archiwa okręgów wojskowych, rodzajów sił zbrojnych oraz instytucji
centralnych MON, w których etatowo archiwa występowały,
3) jednostki organizacyjne z powierzonym zasobem.
Do najważniejszych zadań, które postawiono przed archiwami wojskowymi
zaliczono kontrolę postępowania z wojskowymi materiałami archiwalnymi w
jednostkach organizacyjnych wytwarzających te materiały65. Merytoryczny nadzór nad
działalnością służby archiwalnej w wojsku sprawować miał szef Centralnego
60
W. R o m a n, Dzieje ..., s. 53.
Część z tego zasobu przechowywano w wewnętrznym archiwum Głównego Zarządu Informacji WP.
62
Rozkaz organizacyjny Naczelnego Dowództwa WP nr 0199/org. z 11.08.1947 roku. CAW, Zespół
akt Sztabu Generalnego IV.501.1/A, t. 159, k. 83.
63
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dziennik Ustaw
Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej nr 38 z dnia 19 lipca 1983 roku, poz. 173, s. 520—526.
64
Zarządzenie Ministra Obrony Narodowej nr 21/MON z dnia 4 kwietnia 1984 roku w sprawie
organizacji i zakresu działania archiwów wojskowych, zasad postępowania z wojskowymi materiałami
archiwalnymi oraz udostępniania tych materiałów, Dzienniki Rozkazów MON 1984 roku, poz. 25, s. 1—4.
65
Tamże, § 5, pkt. 4.
61
Archiwum Wojskowego, do kompetencji którego należeć miała kontrola działalności
archiwów wojskowych66.
Przełomowym wydarzeniem dla rozwoju kontroli działalności archiwalnej w
wojsku było powstanie, wraz z wprowadzeniem nowego etatu w 1987 roku, Wydziału
Nadzoru Archiwalnego67. Do tej pory działalność w tym zakresie ograniczała się do
funkcjonowania na początku lat siedemdziesiątych nieetatowej komórki nadzoru
archiwalnego w osobach trzech inspektorów — oficerów, potem zaś nadzorem
archiwalnym zajmowali się oficerowie z Wydziału II Naukowo-Archiwalnego
opracowującego akta WP wytworzone po 1943 roku68.
Liczba przeprowadzonych wówczas kontroli była niewielka i wynikała w
zasadzie z doraźnych potrzeb w tym zakresie, nie będąc wynikiem planowej
działalności. Przykładowo w latach 1971—1975 przeprowadzono ogółem w archiwach
okręgowych (rodzajów sił zbrojnych) oraz archiwach instytucji centralnych MON 12
kontroli oraz 122 wizytacje w tychże archiwach, a także w komórkach obronnych
resortów cywilnych. W ramach prowadzenia nadzoru archiwalnego przeprowadzono
również ekspertyzę 431 spisów akt wydzielonych do zniszczenia obejmujących
362.663 pozycje69.
W okresie 1976—1980 nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym
sprawowany był poprzez:
— opiniowanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych (w instytucjach
wojskowych zaopiniowano ich 6, a w komórkach wojskowych naczelnych organów
administracji państwowej oraz zjednoczeń — 10),
— kontrole wojskowych archiwów terenowych i archiwów komórek
wojskowych naczelnych organów administracji państwowej (ogółem 53),
— wizytacje kancelarii twórców akt (48),
66
Tamże, § 9, pkt. 1, ppkt. 3.
Etat nr 02/120 wprowadzony zarządzeniem szefa Sztabu Generalnego nr 061/org.
68
W. R o m a n, Dzieje ..., s. 69.
69
CAW, spis 1612/77 t. 5, k. 22. Trudno ze względu na brak odpowiednich zapisów w istniejących
materiałach archiwalnych stwierdzić jaki charakter miały przeprowadzone przez pracowników CAW wizytacje.
Sądzić należy, że były to konsultacje udzielane twórcom akt w związku z prowadzoną przez nich działalnością w
zakresie bieżącej archiwalizacji powstającej dokumentacji. Jak się wydaje jedynie kontrole (inspekcje) miały
bardziej kompleksowy i merytoryczny charakter.
67
— dokonywanie ekspertyz archiwalnych oraz wydawanie zezwoleń na
brakowanie akt (wydano 276 zezwoleń na brakowanie 494.249 j.a.).
Do działalności kontrolnej włączono również kierowników archiwów
terenowych, którzy przeprowadzili w latach 1976—1980 496 kontroli kancelarii, co
stanowiło zaledwie ok. 50% kancelarii objętych nadzorem70.
W latach 80-tych w skład komisji kontrolujących archiwa (składnice akt) i
kancelarie twórców akt zaangażowani byli również oficerowie i pracownicy z innych,
poza Wydziałem II, komórek organizacyjnych CAW. Sytuacja taka spowodowana była
zwiększającym się zapotrzebowaniem na fachowe konsultacje z zakresu zarówno teorii
jak i praktyki archiwalnej w jednostkach oraz instytucjach wojskowych.
Wraz z powstaniem wspomnianego już Wydziału Nadzoru Archiwalnego
nastąpiła
intensyfikacja
działań
mających
na
celu
poprawę
prawidłowości
archiwizowania narastającego zasobu archiwalnego w wojsku. Znaczny wpływ na to
przedsięwzięcie miało wydanie w 1989 roku nowej wojskowej instrukcji archiwalnej,
która mimo wielu braków i zauważonych później mankamentów, a także
zdezaktualizowania
się
niektórych
zawartych
w
niej
zapisów,
nadal
jest
obowiązującym w wojsku normatywem71. Określono w nim zakres nadzoru
archiwalnego poszerzając jego pojęcie również o problematykę szkoleniową72.
Najistotniejszą innowacją wprowadzoną do tej instrukcji był obligatoryjny nakaz
opracowania rzeczowego wykazu akt przez jednostki i instytucje wojskowe73. Wpływa
on na właściwe kompletowanie wytworzonej dokumentacji, gdyż stanowi klasyfikator
rzeczowy, zaliczając wytworzone akta do odpowiednich grup rzeczowych. Jest też
równocześnie kwalifikatorem archiwalnym, określa bowiem wartość historyczną lub
praktyczną akt przy pomocy odpowiednich oznaczeń kategorii: archiwalnej „A” i
niearchiwalnej „B”74. Wydział Nadzoru CAW zajął się uzgadnianiem wykazów akt w
233.
1344/88.
70
Analiza nadzoru archiwalnego prowadzonego w latach 1976—1980. CAW, spis 1682/85, k. 225—
71
Instrukcja o zasadach archiwalizacji dokumentacji wojskowej, Warszawa 1989, sygn. Szt. Gen.
72
Tamże, Rozdz. I, § 6, pkt. 17, s. 7.
Tamże, Rozdz. III, § 15, pkt. 1—4.
74
Szerzej na temat rzeczowego wykazu akt patrz: A. M u s z y ń s k i, Rola wykazu akt w
kształtowaniu narastającego zasobu aktowego, Archeion. t. 60, 1974, s. 23—44; J. M i c e w i c z, Rola
73
centralnych instytucjach wojskowych i komórkach obronnych centralnych instytucji
administracji państwowej, co w znacznym stopniu wpłynęło na poprawę kwalifikacji i
klasyfikacji akt w ostatnich latach.
W związku z wprowadzeniem, zgodnie z Zarządzeniem Szefa Sztabu
Generalnego WP nr 23/Sztab z dnia 29 maja 1990 roku, zmian strukturalnych w sieci
archiwów wojskowych, którą stanowić odtąd miały Centralne Archiwum Wojskowe
oraz jego filie — archiwa okręgów wojskowych i rodzajów sił zbrojnych, a także
nowopowołane Archiwum Instytucji Centralnych MON, praca Wydziału Nadzoru w
znacznym stopniu polega na ścisłej współpracy z tymi placówkami terenowymi75.
Szczególnie istotna i w pełni uzasadniona zmiana w całym szeregu przedsięwzięć
restrukturyzacyjnych dotyczyła archiwów instytucji centralnych MON — utworzono
dla nich jedno wspólne archiwum — filię nr 1 CAW. W ten sposób ujednolicono
zarządzanie i nadzór metodyczny nad całą siecią archiwów wojskowych.
W ślad za tym rozwiązaniem podjęto decyzję dotyczącą stanu posiadania
zasobu archiwalnego. Ustalono, iż gromadzenie i przechowywanie dokumentacji
będzie związane z zakresem i kompetencjami instytucji działających na terenie
właściwych filii. Materiały wcześniej zgromadzone, które nie należały do danego
archiwum powrócić miały na swoje miejsce — przekazywane są sukcesywnie do
archiwum właściwego pod względem proweniencji. Słusznie przyjęto w wojskowej
służbie archiwalnej zasadę przynależności terytorialnej, a więc powszechnie stosowaną
w archiwistyce polskiej, zasadę poszanowania związku zespołów archiwalnych z
terytorium, na którym powstały. W ten sposób zostało w sposób prawidłowy
uregulowane postępowanie i zarządzenie aktami proweniencji wojskowej. Materiały
archiwalne są przekazywane na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, pod
nadzorem i kontrolą pracowników Centralnego Archiwum Wojskowego. Akta
przemieszczane wcześniej, bez żadnych uzasadnionych powodów z punktu widzenia
porządku i zasad archiwalnych, powracają na swoje miejsce, a więc właściwych filii
rzeczowego wykazu akt w kształtowaniu narastającego zasobu archiwalnego — propozycja opracowania i
stosowania w kancelarii wojskowej, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej 1985, nr 13—14, s. 156—166.
75
Zarządzenie Szefa Sztabu Generalnego WP nr 23/Sztab z dnia 29.05.1990 roku w sprawie dalszego
doskonalenia działalności wojskowej służby archiwalnej.
CAW (zgodnie z przynależnością terytorialną). Tam są opracowywane i udostępniane
zgodnie z przepisami dotyczącymi postępowania z wojskowymi materiałami
archiwalnymi.
Stwierdzić należy, że przyjęte nowe formuły organizacji, zarządzania i
nadzoru metodycznego wpłynęły pozytywnie na prawidłowe kształtowanie zasobu
proweniencji wojskowej, który stanowi integralną część państwowego zasobu
archiwalnego.
Nowa
struktura
organizacyjna
wojskowej
służby
archiwalnej
przyczyniła się w znacznym stopniu do usprawnienia działalności w zakresie nadzoru
archiwalnego. CAW w odniesieniu do swoich filii stosuje kontrole kompleksowe oraz
rekontrole, które polegają na sprawdzeniu wybranych problemów i zjawisk ocenionych
wcześniej w ramach kontroli. Oceniany jest także stan zaawansowania realizacji
zaleceń pokontrolnych. Na bieżąco stosowany jest też nadzór służbowy, czyli
bezpośrednie, bieżące lub okresowe sprawdzanie i rozliczanie z postawionych
wcześniej zadań w ramach rocznego planu pracy.
Oficerowie z Centralnego Archiwum Wojskowego przeprowadzają również, w
ramach kontroli realizowanych przez Sztab Generalny WP w okręgach i rodzajach sił
zbrojnych, kontrole problemowe w kancelariach wytypowanych instytucji i jednostek
podległych kontrolowanego dowództwu. Także filie CAW prowadzą stały i
systematyczny nadzór nad kancelariami jednostek, które działają na podległym im
terenie76. Główny jednak ciężar działalności w zakresie wpływania na prawidłowe
kształtowanie tzw. „przedpola archiwalnego” spoczywa na Wydziale Nadzoru
Archiwalnego. Praca Wydziału nie ogranicza się do nadzoru nad prawidłowym
stosowaniem
obowiązującej
wojskowej
instrukcji
archiwalnej
i
opiniowania
rzeczowych wykazów akt, obejmuje także konsultacje udzielane instytucjom oraz
jednostkom wojskowym. Pracownicy tej komórki prowadzą także różnego rodzaju
ekspertyzy u twórców akt z zakresu archiwistyki, wpływając w ten sposób na znaczną
poprawę funkcjonowania zarówno kancelarii jak i archiwów. Przedstawiciele
Wydziału Nadzoru Archiwalnego uczestniczą aktywnie w opracowywaniu nowych
76
A. B a r t n i k, Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego w siłach zbrojnych, Biuletyn
Wojskowej Służby Archiwalnej 1992, nr 15, s. 20—21.
normatywów archiwalnych, a także w nowelizacji już aktualnie obowiązujących. Do
obowiązków wydziału należy też organizowanie kursów archiwalnych I-go
(podstawowego) i II-go stopnia.
Oficerowie
wydziału
prowadzą
niejednokrotnie
zajęcia
związane
z
problematyką archiwalną na kursach kierowników kancelarii oraz na różnego rodzaju
szkoleniach organizowanych zarówno przez instytucje wojskowe jak też i cywilne. Ma
to niewątpliwie pozytywny wpływ na zrozumienie problematyki archiwalnej zarówno
przez bezpośrednich wykonawców dokumentacji, jak też i przez inne osoby, które
czasem tylko ocierają się o te zagadnienia w czasie wykonywania swoich obowiązków
służbowych.
Uwzględniając aktualną sytuację w tym zakresie, należy stwierdzić znaczną
poprawę zarówno w funkcjonowaniu samego nadzoru archiwalnego, jak też i
podkreślić, że przyniósł on pozytywne skutki wpływając dodatnio na prawidłowe
archiwizowanie powstającej w wojsku dokumentacji.
Wydaje się, że dotychczasowe formy organizacyjne pozwalają w sposób
optymalny sprawować nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym. W przyszłości
należałoby zintensyfikować działania w tym kierunku poprzez aktywniejszy udział w
działalności kontrolnej kierowników filii CAW, gdyż aktualnie jest ona zbyt
ograniczona. Wpływ na to mają oczywiście czynniki obiektywne, spowodowane z
jednej strony znacznym obciążeniem bieżącą działalnością służbową, a z drugiej dużą
ilością nadzorowanych kancelarii.
Załącznik nr 1
Statystyczny wykaz czynności związanych z nadzorem archiwalnym
prowadzonym przez Centralne Archiwum Wojskowe w latach 1981—1997*
Lp.
Rok
Kontrole
Szkolenia
kierowników i
personelu kancelarii
oraz twórców akt
1
1981
13
2
Opiniowanie
normatywów
archiwalnych i
kancelaryjnych oraz
rzeczowych
wykazów akt
6
2
1982
8
—
3
24/49720
3
1983
11
—
3
24/58720
4
1984
13
1
3
21/47439
5
1985
6
1
2
22/48961
6
1986
5
5
—
69/97727
7
1987
3
13
—
18/46410
8
1988
3
15
—
27/62938
9
1989
47
19
12
14/21123
10
1990
25
15
11
33/71825
11
1991
26
7
5
59/20717
12
1992
40
10
12
28/15824
13
1993
36
3
10
11/16773
14
1994
28
3
9
11/16834
15
1995
27
4
14
44/3532
16
1996
21
7
18
72/50046
17
1997
26
6
17
26/32072
*
Ekspertyza akt wydzielonych do
zniszczenia. Liczba wydanych
zezwoleń (Liczba jednostek
archiwalnych)
27/7611
opracowano na podstawie planów i sprawozdań rocznych z działalności CAW (CAW, spis
1792/91 i 1837/94; zestawienia sprawozdań rocznych filii CAW znajdujących się w Wydziale
Nadzoru) oraz „Rejestru spisów akt niszczonych”.
Załącznik nr 2
Liczba kontroli dokonanych przez Filie CAW*
Lp.
1
2
3
4
5
6
7
Rok
Uwagi
1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997
65
10
2
1
13
14
12 Archiwum funkcjonuje od 16
Archiwum
IC —
sierpnia 1990 roku
MON Filia nr 1
CAW
Archiwum POW 19
10
12
19
19
20
15
18
Filia nr 3 CAW
Archiwum POW 10
10
10
7
8
9
10
10
Filia nr 3 CAW
Archiwum ŚOW 32
32
16
23
26
6
13
7
Filia nr 4 CAW
12
12
15
10
16
10
20
Archiwum Mar. 11
Woj. Filia nr 5
CAW
13
7
7
16
14
12
12
12
Archiwum
WLOP Filia nr 6
CAW
Archiwum KOW —
—
—
—
—
—
5
12
Filia nr 7 CAW
Archiwum
*
Zestawiono na podstawie sprawozdań rocznych poszczególnych filii CAW.