Pobierz - um.stargard.pl

Transkrypt

Urząd Miejski
Wydział Kontroli
i Nadzoru Właścicielskiego
w Stargardzie Szczecińskim
Protokół z kontroli problemowej w Urzędzie Stanu Cywilnego
w Stargardzie Szczecińskim.
Stargard Szczeciński
Daty skrajne od.......................do.....................
Urząd Miejski
w Stargardzie Szczecińskim
MK. w. 2,3/1712-3 /2011
- do użytku zewnętrznego –
Protokół
z przeprowadzonej kontroli problemowej w Urzędzie Stanu Cywilnego w Stargardzie
Szczecińskim w okresie od 22 marca 2011 roku do 30 marca 2011 roku przez Zastępcę
Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz inspektora Wydziału
Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, działających na podstawie upoważnienia nr 18/2011
z dnia 21 lutego 2011 roku Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego do
przeprowadzenia kontroli problemowej.
Zakres kontroli :
1. Realizacja zadań wynikających z Regulaminu organizacyjnego oraz ustawy Prawo
o aktach stanu cywilnego z uwzględnieniem prowadzenia postępowań wyjaśniających
i dowodowych oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu
działania Urzędu Stanu Cywilnego.
2. Funkcjonowanie i organizacja Urzędu Stanu Cywilnego.
Kontrolą objęto okres 2010 roku.
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Stargardzie Szczecińskim jest Henryk
Kędzierawski powołany Uchwałą Rady Miejskiej Nr LXXIV/421/94 z dnia 11 stycznia
1994 roku.
W trakcie kontroli wyjaśnień udzielali:
1.
2.
3.
Henryk Kędzierawski – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego.
(ochrona danych) – Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.
(ochrona danych) – Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.
2
1. Realizacja zadań wynikających z Regulaminu organizacyjnego oraz ustawy
Prawo o aktach stanu cywilnego z uwzględnieniem prowadzenia postępowań
wyjaśniających i dowodowych oraz wydawanie decyzji administracyjnych
w sprawach z zakresu działania Urzędu Stanu Cywilnego.
Kontrolą objęto zasadność, terminowość oraz prawidłowości wydawania decyzji
administracyjnych w zakresie prowadzenia postępowań wyjaśniających i dowodowych
oraz wydawanie decyzji administracyjnych w następujących sprawach:
• odtworzenia akt stanu cywilnego,
• wpisu do miejscowych ksiąg stanu cywilnego, aktu cywilnego sporządzonego za
granicą,
• sporządzania aktów stanu cywilnego dla zdarzeń zaistniałych za granicą i nie
zarejestrowanych w zagranicznych księgach stanu cywilnego,
• sprostowania lub uzupełnienia akt stanu cywilnego,
• zezwolenia na zawarcie małżeństwa bez miesięcznego okresu oczekiwania,
• zmiany imion i nazwisk.
Decyzje administracyjne, postanowienia wydawane są na podstawie ustawy z dnia
29 września 1986 roku prawo o aktach stanu cywilnego (jt.: Dz. U. z 2004 r., Nr 161, poz.
1688 ze zm.). Czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonuje kierownik USC
lub jego zastępcy w trybie art. 6 pkt. 1 w/w ustawy. Pracownicy przygotowujący pisma, w
tym decyzje administracyjne, parafują je swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu
projektu z lewej strony.
Aby otrzymać decyzję administracyjną należy złożyć następujące dokumenty:
− wniosek – zwykłe podanie,
− dowód osobisty lub paszport,
− załączniki: dokumenty uzasadniające wniosek np.: odpis aktu urodzenia, karta
zgonu, oryginalny odpis zagranicznego aktu stanu cywilnego wraz z jego
urzędowym tłumaczeniem.
Termin załatwienia sprawy – zgodnie z terminami przewidzianymi w art. 35 Kodeksu
Postępowania Administracyjnego (jt.: Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 ze zm.). Na
podstawie przepisów ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U.
Nr 225, poz. 1635 ze zm.) wnioskodawca wnosi również opłatę skarbową w wysokości
ustalonej w załączniku („Wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki tej opłaty oraz
zwolnienia”) do ustawy za poszczególne czynności urzędowe.
Wnioskodawcy w trybie art. 127 KPA przysługuje odwołanie od wydanej decyzji do
Wojewody Zachodniopomorskiego w Szczecinie.
1.1 Odtworzenie treści aktów stanu cywilnego sporządzonych za granicą.
Decyzje wydawane są na podstawie art. 70 i 7 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia
29 września 1986 roku prawo o aktach stanu cywilnego.
W 2010 roku wydano łącznie 14 decyzji, które dotyczyły zarejestrowania zgonu,
sporządzenia polskiego aktu urodzenia lub zarejestrowania małżeństwa. Trzy sprawy
(21,43%) opisano szczegółowo i skontrolowano prawidłowości ich wydania.
3
1) sprawa USC.2.Z/5152-1/10 dotycząca zarejestrowania zgonu:
− 04.01.2010 r. – wniosek o zarejestrowaniu zgonu (Szwecja);
− 18.12.2010 r. – opłata za odtworzenie aktu zgonu w kwocie 39,- zł;
− 04.01.2010 r. – decyzja.
Pozostałe sprawdzone decyzje, znak: USC.2.Z/5152-2-4/10, USC.2.Z/5152-6-7/10,
USC.2.Z/5152-12/10.
2) sprawa USC.2.Z/5152-5/10 dotycząca sporządzenia polskiego aktu urodzenia:
− 31.05.2010 r. – wniosek o sporządzenie polskiego aktu urodzenia (Szwecja);
− 31.05.2010 r. – opłata za sporządzenie aktu urodzenia w kwocie 39,- zł;
− 31.05.2010 r. – decyzja.
Pozostałe sprawdzone decyzje, znak: USC.2.Z/5152-10/10.
3) sprawa USC.2.Z/5152-8/10 dotycząca zarejestrowania małżeństwa:
− 19.08.2010 r. – wniosek o zarejestrowanie małżeństwa (Szwecja);
− 19.08.2010 r. – opłata za rejestrację małżeństwa w kwocie 39,- zł;
− 19.08.2010 r. – decyzja.
Pozostałe sprawdzone decyzje,
USC.2.Z/5152-13-14/10.
znak:
USC.2.Z/5152-9/10,
USC.2.Z/5152-11/10,
Nieprawidłowości nie stwierdzono.
1.2. Wpis do miejscowych ksiąg stanu cywilnego, aktu stanu cywilnego sporządzonego
za granicą.
Decyzje wydawane są na podstawie art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września
1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego oraz art. 104 ustawy z dnia 14 czerwca
1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego.
W 2010 roku wydano łącznie 189 decyzji, które dotyczyły umiejscowieniu i uzupełnieniu
aktu urodzenia, aktu małżeństwa lub aktu zgonu. Dwanaście spraw (6,35%) opisano
szczegółowo i skontrolowano prawidłowości ich wydania.
1) sprawa USC.2.Z/5150-6/10 dotycząca uzupełnienia aktu zgonu:
− 18.01.2010 r. – wniosek o umiejscowienie i uzupełnienie aktu zgonu
(Hiszpania);
− 18.01.2010 r. – opłata za wpisanie i uzupełnienie aktu zgonu w kwocie 89,- zł;
− 18.01.2010 r. – decyzja;
− USC.2.Z/5135-10/10 postępowanie w sprawach sprostowania i uzupełnienia
aktów stanu cywilnego.
− 15.04.2010 r. – wniosek o umiejscowienie i uzupełnienie aktu zgonu (USA);
− 15.04.2010 r. – opłata za wpisanie aktu zgonu w kwocie 50,- zł;
− 15.04.2010 r. – decyzja.
4
− 12.05.2010 r. – wniosek o umiejscowienie i uzupełnienie aktu zgonu (Dania);
− 12.05.2010 r. – decyzja;
− 06.08.2010 r. – wniosek o umiejscowienie i uzupełnienie aktu zgonu (USA);
− 06.08.2010 r. – decyzja;
Pozostałe sprawdzone decyzje, znak: USC.2.Z/5150-11/10, USC.2.Z/5150-46/10,
USC.2.Z/5150-62/10, USC.2.Z/5150-64/10, USC.2.Z/5150-67/10,USC.2.Z/5150-83/10,
USC.2.Z/5150-117/10, USC.2.Z/5150-133/10, USC.2.Z/5150-136/10, USC.2.Z/5150148/10, USC.2.Z/5150-173-175/10.
5) sprawa USC.2.Z/5150-1/10 dotycząca umiejscowienia i uzupełnienia aktu urodzenia:
− 04.01.2010 r. – wniosek o umiejscowieniu i uzupełnieniu aktu urodzenia
(Wielka Brytania);
− 04.01.2010 r. – opłata za wpisanie i uzupełnienie aktu urodzenia w kwocie
89,00 zł;
− 04.01.2010 r. – decyzja;
6) sprawa USC.2.Z/5150-12/10 dotycząca umiejscowienia i uzupełnienia aktu
urodzenia:
(Irlandia);
− 16.02.2010 r. – opłata za wpisanie i uzupełnienie aktu urodzenia w kwocie 89,zł;
− 16.02.2010 r. – decyzja;
urodzenia:
(Norwegia);
− 09.04.2010 r. – decyzja;
5
urodzenia:
(Hiszpania);
− 20.07.2010 r. – decyzja;
Pozostałe sprawdzone decyzje, znak: USC.2.Z/5150-2/10, USC.2.Z/5150-5/10,
USC.2.Z/5150-7/10, USC.2.Z/5150-9/10, USC.2.Z/5150-13/10, USC.2.Z/5150-18-19/10,
USC.2.Z/5150-21-22/10, USC.2.Z/5150-26/10, USC.2.Z/5150-29-30/10, USC.2.Z/515032-34/10, USC.2.Z/5150-37-44/10, USC.2.Z/5150-47-50/10, USC.2.Z/5150-52-55/10,
USC.2.Z/5150-58-61/10, USC.2.Z/5150-63/10, USC.2.Z/5150-66/10, USC.2.Z/5150-6869/10, USC.2.Z/5150-71-74/10, USC.2.Z/5150-76-81/10, USC.2.Z/5150-84-90/10,
USC.2.Z/5150-92/10, USC.2.Z/5150-99-100/10, USC.2.Z/5150-103/10, USC.2.Z/5150105-107/10, USC.2.Z/5150-109/10, USC.2.Z/5150-111-112/10, USC.2.Z/5150-114116/10, USC.2.Z/5150-118-127/10, USC.2.Z/5150-129-132/10, USC.2.Z/5150-135/10,
USC.2.Z/5150-137/10, USC.2.Z/5150-143/10, USC.2.Z/5150-145-147/10, USC.2.Z/5150149/10, USC.2.Z/5150-151-153/10, USC.2.Z/5150-155/10, USC.2.Z/5150-158/10,
USC.2.Z/5150-160/10, USC.2.Z/5150-162-163/10, USC.2.Z/5150-166/10, USC.2.Z/5150168-172/10, USC.2.Z/5150-176-179/10, USC.2.Z/5150-181-186/10, USC.2.Z/5150-188189/10.
małżeństwa:
− 08.01.2010 r. – wniosek o umiejscowieniu i uzupełnieniu aktu małżeństwa
(Niemcy);
− 08.01.2010 r. – opłata za wpisanie i uzupełnienie aktu małżeństwa w kwocie
89,- zł;
− 08.01.2010 r. – decyzja;
małżeństwa:
(Dania);
89,- zł;
− 25.02.2010 r. – decyzja;
6
małżeństwa:
(Turcja);
89,- zł;
− 03.03.2010 r. – decyzja;
małżeństwa:
(Republika Mauritius);
89,- zł;
− 06.04.2010 r. – decyzja;
Pozostałe sprawdzone decyzje, znak: USC.2.Z/5150-4/10, USC.2.Z/5150-7-9/10,
USC.2.Z/5150-13/10, USC.2.Z/5150-18-19/10, USC.2.Z/5150-21-22/10, USC.2.Z/515026/10, USC.2.Z/5150-29-30/10, USC.2.Z/5150-32-34/10, USC.2.Z/5150-37-39/10.
1.3 Wydane zezwolenia na zawarcie małżeństwa bez miesięcznego okresu oczekiwania
– decyzje wydawane są na podstawie art. 4 ustawy z dnia 25 lutego 1964 roku Kodeks
rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 ze zm.).
W 2010 roku wydano łącznie 61 decyzji, które dotyczyły skrócenia terminu na zawarcie
związku małżeńskiego. Siedem spraw (11,48%) opisano szczegółowo i skontrolowano
prawidłowości ich wydania.
1) sprawa USC.1.Z/51310-1/10 dotycząca skrócenia terminu na zawarcie związku
małżeńskiego:
− 19.01.2010 r. – wniosek – przyczyna wykupienie mieszkania, pożycie od 8 lat;
− 19.01.2010 r. – opłata za skrócenie terminu w kwocie 39,- zł;
− 19.01.2010 r. – decyzja.
małżeńskiego:
− 05.03.2010 r. – wniosek – pobyt za granicą w Norwegii, pożycie od 9 lat;
− 05.03.2010 r. – decyzja.
małżeńskiego:
− 07.04.2010 r. – wniosek – przyczyna wyjazd służbowy do Irlandii;
7
− 07.04.2010 r. – decyzja.
małżeńskiego:
− 25.05.2010 r. – wniosek – wyjazd żołnierza na misję do Afganistanu;
− 25.05.2010 r. – decyzja.
małżeńskiego:
− 22.06.2010 r. – wniosek – przyczyna praca za granicą;
− 22.06.2010 r. – decyzja.
małżeńskiego:
− 20.07.2010 r. – wniosek – przyczyna choroba, leczenie poza granicami kraju;
− 20.07.2010 r. – decyzja.
małżeńskiego:
− 24.12.2010 r. – wniosek – przyczyna półroczny kontrakt zagraniczny;
− 24.12.2010 r. – decyzja.
Pozostałe sprawdzone decyzje, znak: USC.1.Z/51310-2-6/10, USC.1.Z/51310-8-13/10,
USC.1.Z/51310-15-18/10,
USC.1.Z/51310-20-25/10,
USC.1.Z/51310-27-32/10,
USC.1.Z/51310-34-60/10.
1.4. Wydane decyzje w sprawie ustalenia pisowni imion i nazwisk.
Sprawdzono zasadność wniosków, wysokość wnoszonej opłaty skarbowej,
podstawę prawną wydanej decyzji, treść decyzji, jej uzasadnienie, wzmiankę o odwołaniu
od wydanej decyzji, terminowość załatwianych spraw, sposób doręczenia. W 2010 roku
wydano 51decyzji, sprawdzono wszystkie (100%) sprawy, szczegółowo opisano 5 z nich,
tj.:
- decyzja USC 3Z/5139-51/10 z dnia 28.12.2010 r. wydana na podstawie: art. 4, art. 8 ust
4, art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 17.10.2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220,
poz. 1414 ze zm.) oraz art. 104 ustawy z dnia 14.06.1960 r. Kodeks Postępowania
administracyjnego, na wniosek z dnia 23.12.2010 r., wniesiona opłata skarbowa
w wysokości 37,00 zł, odbiór decyzji osobisty w dniu 29.12.2010 r.;
- decyzja USC 3Z/5139-49/10 z dnia 23.11.2010 r. wydana na podstawie: art. 4, art. 9 ust.
2 cyt. ustawy o zmianie imienia i nazwiska oraz art. 104 cyt. ustawy Kodeks Postępowania
8
Administracyjnego, na wniosek z dnia 23.11.2010 r., wniesiona opłata skarbowa
- decyzja USC 3Z/5139-26/10 z dnia 16.07.2010 r. wydana na podstawie: art. 4, art. 7 cyt.
ustawy o zmianie imienia i nazwiska oraz art. 104 cyt. ustawy Kodeks Postępowania
We wszystkich sprawdzonych decyzjach w trybie art. 107 § 4 KPA odstąpiono od
uzasadnienia, gdyż uwzględnia ona w całości żądanie strony, oraz na podstawie art. 130
§ 4 KPA decyzja podlegała wykonaniu przed upływem terminu do wniesienia odwołania,
gdyż jest zgodna z żądaniem strony. Nie stwierdzono nieprawidłowości załatwianych
spraw.
1.5. Postępowanie i wydane decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienie akt
stanu cywilnego.
Sprawdzono zasadność wniosków, wysokość wnoszonej opłaty skarbowej,
podstawę prawną wydanej decyzji, treść decyzji, jej uzasadnienie, wzmiankę o odwołaniu
od wydanej decyzji, terminowość załatwianych spraw, sposób doręczenia. W 2010 roku
wydano w/w sprawach 254 decyzji, sprawdzono 26 (10%) sprawy, szczegółowo opisano
10 z nich, tj.:
- decyzja USC 2Z/5135-254/10 z dnia 31.12.2010 r. w sprawie uzupełnienia aktu
urodzenia, wydana na podstawie art. 36 i 7 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 29.09.1986 r. prawo
o aktach stanu cywilnego na wniosek z dnia 30.12.2010 r., opłata skarbowa w wysokości
89,00 zł.;
o aktach stanu cywilnego na wniosek Ambasady RP w Berlinie z dnia 30.12.2010 r.;
89,00 zł.;
9
- decyzja USC 2Z/5135-246/10 z dnia 27.12.2010 r. w sprawie sprostowania oczywistego
błędu pisarskiego, wydana na podstawie art. 28 i 7 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 29.09.1986 r.
prawo o aktach stanu cywilnego na wniosek z dnia 27.12.2010 r., zwolniona z opłaty
skarbowej na podstawie art. 2 ust. 1 pkt. 6 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie
skarbowej;
- decyzja USC 2Z/5135-245/10 z dnia 27.12.2010 r. w sprawie sprostowania oczywistego
błędu pisarskiego, wydana na podstawie art. 28 i 7 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 29.09.1986 r.
prawo o aktach stanu cywilnego na wniosek z dnia 27.12.2010 r., zwolniona z opłaty
skarbowej na podstawie art. 2 ust. 1 pkt. 6 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie
skarbowej;
- decyzja USC 2Z/5135-234/10 z dnia 13.12.2010 r. w sprawie uzupełnienia aktu zgonu,
wydana na podstawie art. 36 ustawy z dnia 29.09.1986 r. prawo o aktach stanu cywilnego
na wniosek z dnia 13.12.2010 r., opłata skarbowa w wysokości 89,00 zł.;
urodzenia, wydana na podstawie art. 36 ustawy z dnia 29.09.1986 r. prawo o aktach stanu
cywilnego na wniosek z dnia 06.12.2010 r., opłata skarbowa w wysokości 89,00 zł.;
- decyzja USC 2Z/5135-215/10 z dnia 02.11.2010 r. w sprawie uzupełnienia danych
w akcie małżeństwa, wydana na podstawie art. 36 i 28 ustawy z dnia 29.09.1986 r. prawo
89,00 zł.;
urodzenia oraz uzupełnienia oczywistego błędu pisarskiego w aktach stanu cywilnego
wydana na podstawie art. 28, 36, 7 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 29.09.1986 r. prawo o aktach
stanu cywilnego na wniosek z dnia 21.10.2010 r., opłata skarbowa w wysokości 39,00 zł.;
urodzenia, wydana na podstawie art. 36 ustawy z dnia 29.09.1986 r. prawo o aktach stanu
cywilnego na wniosek złożony za pośrednictwem Ambasady RP w Oslo;
- pozostałe sprawdzone sprawy, znak: USC 2Z/5135-96/10, USC 2Z/5135-89/10, USC
2Z/5135-82/10, USC 2Z/5135-65/10, USC 2Z/5135-57/10, USC 2Z/5135-42/10, USC
2Z/5135-153/10.
We wszystkich sprawdzonych decyzjach odstąpiono od uzasadnienia, w trybie art.
107 § 4 KPA, gdyż uwzględnia ona w całości żądanie strony, oraz na podstawie art. 130
§ 4 KPA decyzja podlegała wykonaniu przed upływem terminu do wniesienia odwołania,
gdyż jest zgodna z żądaniem strony. Nie stwierdzono nieprawidłowości załatwianych
spraw.
10
2. Funkcjonowanie i organizacja Wydziału.
Urząd Stanu Cywilnego działa w strukturze Urzędu Miejskiego na podstawie
Regulaminu Organizacyjnego Urzędu przyjętego Zarządzeniem Prezydenta Miasta
Stargardu Szczecińskiego Nr 59/2010 z dnia 04 lutego 2010 roku i realizuje zadania
Prezydenta.
Na podstawie § 44 cyt. Regulaminu stanowi się, że do zakresu działania Urzędu Stanu
Cywilnego należy w szczególności:
1) przyjmowanie w uroczystej formie oświadczeń woli o wstąpieniu w związek
małżeński;
2) przyjmowanie oświadczeń:
a) wyborze imienia (imion) dla dziecka,
b) zmianie imienia (imion) dziecku,
c) uznaniu ojcostwa,
d) nadaniu dziecku nazwiska w trybie art. 90 § 1 k.r.o,
e) małżonka rozwiedzionego, o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem
małżeństwa;
3) sporządzanie aktów stanu cywilnego: urodzeń, małżeństw i zgonów oraz
skorowidzów alfabetycznych tych aktów;
4) wystawianie odpisów z aktów stanu cywilnego lub zaświadczeń na wniosek
uprawnionych osób i organów;
5) aktualizacja ksiąg stanu cywilnego;
6) przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego;
7) przekazywanie ponad 100 – letnich ksiąg stanu cywilnego do Archiwum
Państwowego;
8) prowadzenie postępowań wyjaśniających i dowodowych oraz wydawanie decyzji
administracyjnych w sprawach:
a) odtworzenia akt stanu cywilnego,
b) wpisu do miejscowych ksiąg stanu cywilnego, aktu stanu cywilnego sporządzonego
za granicą ,
c) sporządzania aktów stanu cywilnego dla zdarzeń zaistniałych za granicą i nie
zarejestrowanych w zagranicznych księgach stanu cywilnego,
d) sprostowania lub uzupełnienia akt stanu cywilnego,
e) zezwolenia na zawarcie małżeństwa bez miesięcznego okresu oczekiwania,
f) zmiany imion i nazwisk,
9) wydawanie zaświadczeń:
a) stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa w formie
wyznaniowej,
b) stwierdzających, że zgodnie z prawem polskim obywatel polski lub cudzoziemiec
zamieszkały w Polsce, nie mający obywatelstwa żadnego państwa może zawrzeć
małżeństwo za granicą,
10) powiadamianie właściwych organów ewidencji ludności oraz organów, które wydały
dowód osobisty o zarejestrowanych urodzeniach, małżeństwach i zgonach oraz
innych zmianach stanu cywilnego;
11) potwierdzanie wniosków o wydanie dowodów osobistych osobom, których akty
urodzenia lub małżeństw sporządzone zostały w Urzędzie;
12) sporządzanie wniosków o nadanie medali za długoletnie pożycie małżeńskie oraz
organizowanie uroczystości jubileuszowych z tych okazji;
11
13) sporządzanie aktów małżeństw na podstawie zaświadczeń przekazanych przez
jednostki kościoła lub związki wyznaniowe;
14) powiadamianie właściwych urzędów stanu cywilnego o zarejestrowanych
małżeństwach i zgonach, celem sporządzenia przypisków pod aktem urodzenia
i małżeństwa;
15) powiadamianie sądów opiekuńczych o zdarzeniach uzasadniających wszczęcie
postępowania z urzędu;
16) prowadzenie i przekazywanie właściwemu Urzędowi Statystycznemu
sprawozdawczości statystycznej w zakresie rejestracji urodzeń, małżeństw i zgonów;
17) sporządzanie testamentów alograficznych;
18) powiadamianie właściwych zagranicznych urzędów stanu cywilnego miejsca
urodzenia o zarejestrowanych małżeństwach i zgonach;
19) powiadamianie właściwych konsulatów państw obcych o zarejestrowanych
małżeństwach i zgonach obcokrajowców;
20) zawiadamianie o zmianie imienia lub nazwiska:
a) urzędów stanu cywilnego właściwych ze względu na miejsce sporządzenia aktu
urodzenia i małżeństwa wnioskodawcy, oraz miejsca sporządzenia aktów urodzenia
jego małoletnich dzieci, jeżeli zmiana nazwiska rozciąga się na te dzieci,
b) właściwych organów ewidencji ludności,
c) organów, które wydały dowód osobisty.
Nadzór nad Urzędem sprawuje Sekretarz Miasta. Urzędem kieruje Kierownik USC,
któremu bezpośrednio podlega dwóch jego zastępców oraz dwóch pracowników.
Zadania poszczególnych stanowisk pracy w USC określone są w zakresach czynności
zatrudnionych urzędników. Zakresy są sporządzone na piśmie, posiada je każdy
pracownik (kopia umieszczona w regulaminie USC), opatrzone datą przyjęcia i podpisane
przez pracownika oraz kierownika. Zakresy czynności oraz obowiązujący regulamin
organizacyjny, na dzień kontroli wymagają aktualizacji.
W USC zatrudnionych jest 5 osób z wykształceniem wyższym co stanowi 100%
wszystkich osób zatrudnionych.
W 2010 roku 2 pracowników skorzystało z dodatkowego szkolenia organizowanego
w celu doskonalenia zawodowego oraz wzrostu umiejętności pracowników (temat
szkolenia: „Rejestr stanu cywilnego”).
29 września 2009 roku zgodnie z Zarządzeniem Nr 310/2009 Prezydenta Miasta
Stargardu Szczecińskiego z dnia 27 sierpnia 2009 roku w Urzędzie Stanu Cywilnego
została przeprowadzona okresowa ocena pracowników samorządowych zatrudnionych na
stanowiskach urzędniczych, w tym na kierowniczych stanowiskach urzędniczych
w Urzędzie Miejskim w Stargardzie Szczecińskim. Średnia ocena pracowników Urzędu
Stanu Cywilnego ukształtowała się na poziomie oceny bardzo dobrej.
Wewnętrzny Regulamin Organizacyjny Urzędu Stanu Cywilnego określa:
1) strukturę organizacyjną USC,
2) zadania,
3) podział zadań na poszczególne stanowiska pracy,
12
4) zasady zastępstw pracowników USC,
5) zasady podpisywania pism,
6) postanowienia końcowe.
Stosownie do regulaminu podstawowymi zadaniami USC są:
1.
Prowadzenie ksiąg stanu cywilnego, które w szczególności polega na:
1) sporządzaniu w księgach stanu cywilnego aktów urodzeń, małżeństw oraz zgonów,
2) dokonywaniu w już sporządzonych aktach stanu cywilnego wzmianek
dodatkowych o zdarzeniach, które nastąpiły po ich sporządzeniu i mają wpływ na
treść lub ważność tych aktów,
3) zamieszczaniu pod treścią aktów stanu cywilnego przypisków zawierających
informację o innych aktach stanu cywilnego dotyczących tej samej osoby,
4) prowadzeniu dla aktów stanu cywilnego akt zbiorowych rejestracji stanu
cywilnego,
5) przechowywaniu, zabezpieczaniu i konserwacji ksiąg stanu cywilnego w archiwum
USC,
6) prowadzeniu skorowidzów alfabetycznych dla poszczególnych rodzajów aktów
stanu cywilnego.
2. Rejestracja stanu cywilnego, a w szczególności sprawy:
1) przyjmowanie zgłoszeń i oświadczeń mających wpływ na stan cywilny osób,
2) wydawanie decyzji i postanowień z zakresu rejestracji stanu cywilnego,
3) wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego i zaświadczeń z ksiąg stanu cywilnego,
4) współdziałanie z innymi organami administracji samorządowej i państwowej oraz
sądami w sprawach wiążących się z rejestracją stanu cywilnego.
3. Zmiana imion i nazwisk.
4. Współdziałanie z organami gmin właściwymi do sprawy ewidencji ludności
i dowodów osobistych.
5. Współdziałanie z sądami w realizacji zasady powszechności opieki dla każdego
dziecka.
Do zadań wspólnych pracowników USC należą:
1.
2.
3.
4.
Przestrzeganie Regulaminu Pracy Urzędu Miejskiego oraz innych obowiązujących
aktów prawnych.
Zabezpieczenie przed uszkodzeniem, zniszczeniem, dostępem osób trzecich oraz
kradzieżą ksiąg stanu cywilnego i ich akt zbiorowych przechowywanych
w archiwum USC.
Zabezpieczenie przed kradzieżą pieczęci urzędowych (szczególnie okrągłych
metalowych), stempli i pieczątek.
Przestrzeganie przepisów bhp i p. poż. a w szczególności po zakończonej pracy,
należy wyłączyć komputery, uprzątnąć stanowiska pracy, (księgi i akta stanu
cywilnego, inne dokumenty, pieczęcie – przenieść do archiwum USC), zamknąć
archiwum, biurka i szafy.
W strukturze organizacyjnej wymieniono następujące stanowiska pracy:
1.
2.
3.
USC.1 – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego.
USC.2 – I Zastępca Kierownika USC.
USC.3 – II Zastępca Kierownika USC.
13
4.
5.
6.
USC.4 – Stanowisko ds. rejestracji urodzeń.
USC.5 – Stanowisko ds. obsługi korespondencji.
USC.6 – Archiwista USC.
Informacja z zadań zrealizowanych przez Urząd Stanu Cywilnego za 2010 rok
LP
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Informacja z zadań
Ilość sporządzonych aktów urodzeń
Ilość sporządzonych aktów małżeństw
Ilość sporządzonych aktów zgonów
Ilość wydanych decyzji administracyjnych na podstawie art.28 ustawy Prawo o asc
Ilość wydanych decyzji administracyjnych o zmianie imienia i nazwiska
Ilość wydanych odpisów skróconych
Ilość wydanych odpisów zupełnych
Ilość wydanych zaświadczeń o wpisach lub ich braku w księgach
Ilość wydanych zaświadczeń o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego
Ilość wydanych odpisów skróconych na drukach wielojęzycznych
Ilość przyjętych oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński
Ilość wydanych zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie
małżeństwa
Ilość wydanych zaświadczeń stwierdzających, że obywatel polski może zawrzeć
małżeństwo za granicą
Ilość wydanych zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu
Ilość przyjętych oświadczeń o uznaniu dziecka
Ilość przyjętych oświadczeń o nadaniu dziecku nazwiska męża matki
Ilość przyjętych oświadczeń małżonka rozwiedzionego o powrocie do nazwiska, które
nosił przed zawarciem małżeństwa
Ilość
1384
620
765
73
1
182
11
185
50
16430
900
1
5
962
263
277
61
58
407
5
27
W bieżącej pracy USC wykorzystywane jest oprogramowanie - Komputerowy
System Rejestracji Stanu Cywilnego dla Urzędów Stanu Cywilnego zwanego Programem
na komputerach klasy PC w wersji 6-stanowiskowej. Logowanie do systemu na podstawie
indywidualnego hasła dostępu. Archiwum zabezpieczone dostatecznie.
W okresie 2010 r. nie stwierdzono skarg obywateli na pracę USC.
14
Na tym czynności kontrolne zakończono.
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego Henryk Kędzierawski został poinformowany
o przysługującym mu na podstawie Zarządzenia nr 386/2008 z dnia 22 października
2008 roku Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni
od daty podpisania protokołu – zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu.
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (w tym jeden w wersji
elektronicznej) – jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce.
W treści protokołu dokonano następujących poprawek:
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
Protokół podpisano bez zastrzeżeń /z zastrzeżeniami co do:
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................,
które włączono do protokołu.
Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją ................. .
Stargard Szczeciński, dnia ................................. 2011 roku.
15

Pobierz - um.stargard.pl

Transkrypt

Podobne dokumenty

GMINA I MIASTO DRZEWICA KARTA USŁUG NR: 28 Urząd Stanu