Ogólne zasady rachunkowości

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 9/08
Starosty Rawickiego
z dnia 24 stycznia 2008 roku
Ogólne zasady rachunkowości
§1
Rokiem obrotowym w Starostwie Powiatowym w Rawiczu jest rok kalendarzowy, od dnia
1 stycznia do 31 grudnia. Rok budżetowy dzieli się na 12 miesięcznych okresów
sprawozdawczych, 4 kwartalne okresy sprawozdawcze, 1 półroczny i 1 roczny okres
sprawozdawczy.
§2
Zakładowy plan kont został wprowadzony stosownym zarządzeniem Starosty Rawickiego.
§3
Zasady kontroli finansowej zostały wprowadzone stosownym zarządzeniem Starosty
Rawickiego.
§4
1. Obowiązujące zbiory komputerowe (wykaz prowadzonych ksiąg rachunkowych) to:
1) dziennik, który służy do zapisywania w porządku chronologicznym na bieżąco danych
o operacjach gospodarczych, sumy obrotów dziennika muszą być liczone co miesiąc
i narastająco od początku roku oraz muszą być zgodne z zestawieniem obrotów i sald
kont księgi głównej, zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, w sposób
ciągły od pierwszego aż do ostatniego dnia roku obrachunkowego,
2) księga główna - jej konta służą do ujęcia zapisów w sposób systematyczny na kontach
ujętych w zakładowym planie kont, zapisy dokonywane są w kolejności chronologicznej
(wg dat ich zakwalifikowania do księgowania), zachowując ciągłość,
3) księgi pomocnicze - ich konta stanowią uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont
księgi głównej, konta analityczne są prowadzone w systematycznym porządku w formie
wyodrębnionych ksiąg w ramach kont księgi głównej, suma sald początkowych i
obrotów w księgach pomocniczych musi być zgodna z saldem początkowym i obrotami
odpowiedniego konta księgi głównej i prowadzi się je dla:
a) środków trwałych (grupy), wartości niematerialnych i prawnych (z jakich
środków pochodzą i z jakiego tytułu) oraz dokonywanych od nich odpisów
amortyzacyjnych,
b) rozrachunków z kontrahentami, z budżetami i publicznoprawne,
c) rozrachunków z pracownikami (m.in. zaliczki, pożyczki z ZFŚS),
d) operacji sprzedaży,
e) kosztów, wydatków, dochodów i przychodów i ich rozliczeń zgodnie
z obowiązującą klasyfikacją budżetową,
f) stanu kasy w przypadku prowadzenia więcej niż jednej,
g) udzielonych i nierozliczonych dotacji budżetowych,
4) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
które sporządza się na koniec każdego miesiąca i powinny zawierać symbole kont, salda
kont na dzień otwarcia ksiąg, obroty za miesiąc i narastająco od początku roku, salda na
koniec miesiąca, sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za miesiąc
i narastająco oraz sald na koniec miesiąca,
1
5) księgi inwentarzowe środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości
niematerialnych i prawnych (rolę wykazu składników aktywów i pasywów spełnia
zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg
pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych).
2. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w siedzibie Starostwa Powiatowego
w Rawiczu.
3. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa
się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych
komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych części. Przy takim
prowadzeniu ksiąg rachunkowych należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów,
przenoszenia obrotów i sald. Wydruki komputerowe sporządzane są co miesiąc i powinny
zawierać nazwę - Starostwo Powiatowe w Rawiczu, rok obrotowy, okres sprawozdawczy oraz
datę sporządzenia.
4. Za równoważne z wydrukiem komputerowym uznaje się przeniesienie treści ksiąg na inny
komputerowy nośnik danych zapewniający trwałość zapisu informacji i możliwość odtworzenia
przez okres nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.
Na koniec każdego roku obrachunkowego kopiuje się zbiory na dyskietkach lub płytach
CD/DVD i przechowuje się w sejfie znajdującym się w siedzibie Starostwa Powiatowego
w Rawiczu.
§5
Opis systemu przetwarzania danych-znajduje się w książce firmy Radix dotyczącej programów
księgowych wraz z ich bieżącymi aktualizacjami zatwierdzonymi przez Głównego Księgowego
lub Skarbnika oraz Starostę Rawickiego lub Wicestarostę.
Wycena aktywów i pasywów
§6
1. „Pozostałe środki trwałe” to środki, których wartość nie przekracza wartości ustalonej
w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są
uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% wartości w miesiącu oddania do użytkowania.
2. Pozostałe środki trwałe umarza się jednorazowo i w całości zalicza się w koszty w momencie
przyjęcia do eksploatacji.
3. Wartość początkowa środków trwałych i dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe podlegają
aktualizacji wyceny zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach, a wyniki
aktualizacji są odnoszone na fundusz.
4. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne zakupione z inwestycji umarza się
i amortyzuje przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym
od osób prawnych jednorazowo za okres całego roku w miesiącu grudniu. Nie umarza się
gruntów.
5. Środki trwałe zarówno nowe, jak i używane wycenia się w cenie nabycia, która obejmuje:
1) cenę zakupu należną sprzedającemu (łącznie z VAT) pomniejszoną o ewentualne rabaty,
opusty, skonta i inne zmniejszenia,
2) cło, podatek akcyzowy oraz inne opłaty związane z nabyciem (np. notarialne, skarbowe
itp.),
3) koszty transportu, załadunku i wyładunku,
4) koszty przystosowania, montażu, prób i innych czynności poprzedzających oddanie
obiektu do używania,
5) odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań, prowizje oraz różnice kursowe, od
zobowiązań i przedpłat dotyczących inwestycji w toku.
2
6. Środki trwałe przejęte po zakończeniu robót inwestycyjnych wycenia się w wartości
wszystkich poniesionych na dany obiekt kosztów - zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich,
poniesionych przed jego przejęciem do używania w stanie kompletnym.
7. Środki trwałe ujawnione w wyniku inwentaryzacji wycenia się w wartości wynikającej
z posiadanych dokumentów, w przypadku ich braku na podstawie ekspertyzy, uwzględniając ich
aktualną wartość rynkową i ewentualne dotychczasowe zużycie.
8. Księgi inwentarzowe prowadzi się dla pozostałych środków trwałych i wartości
niematerialnych i prawnych, których wartość jest nie niższa niż 500 zł.
9. Bez względu na wartość księgi inwentarzowe prowadzi się dla pozostałych środków trwałych
takich jak:
1) meble,
2) maszyny do pisania,
3) maszyny do liczenia,
4) sprzęt audiowizualny,
5) radia,
6) aparaty fotograficzne,
7) odkurzacze
8) elektronarzędzia,
9) sprzęt elektroniczny,
10) aparaty telefoniczne.
10. Pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości poniżej 500 zł
podlegają ewidencji jedynie ilościowej np. lampy biurowe, wieszaki, półki.
11. W celu ustalenia nadwyżki lub niedoboru budżetu operacje gospodarcze dotyczące
dochodów i wydatków ujmowane są w księgach rachunkowych na odrębnych kontach
księgowych w zakresie faktycznych (kasowo zrealizowanych) wpływów i wydatków
dokonanych na bankowych rachunkach Starostwa Powiatowego w Rawiczu,
z wyjątkiem operacji szczególnych, określonych w odrębnych przepisach.
12. Odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy
dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich
zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału.
13. Należności i zobowiązania oraz inne składniki aktywów i pasywów wyrażone w walutach
obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień
bilansowy.
14. Nie dokonuje się rozliczeń międzyokresowych kosztów do kwoty 12.000 zł.
Ustalenie wyniku finansowego
§7
1. W szczególności należy w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, uwzględnić:
1) zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów, w tym również
dokonywane w postaci odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,
2) wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne,
3) wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne.
2. Zdarzenia, o których mowa w ust.1, należy uwzględnić również wtedy, gdy zostaną one
ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie
ksiąg rachunkowych.
3. Ustalenie wyniku finansowego odbywa się za pośrednictwem konta 860 „Straty i zyski
nadzwyczajne oraz wynik finansowy”.
4. Wynik finansowy ustala się na dzień 31 grudnia.
5. Dla ustalenia wyniku finansowego pod datą 31 grudnia księguje się:
1) na stronie Wn:
a) sumy poniesionych w roku obrotowym kosztów ujętych na koncie 400 i 401,
3
b) wartość sprzedanych materiałów, w korespondencji z kontem 760,
c) koszty operacji finansowych-Ma konto 750,
d) pozostałe koszty operacyjne-Ma konto 760,
2) na stronie Ma:
a) uzyskane przychody finansowe - Wn konto 750,
b) pozostałe przychody - Wn konto 760,
c) pokrycie amortyzacji - Wn konto 761.
6. Saldo Wn konta 860 na koniec roku oznacza stratę netto, a saldo Ma-zysk netto.
Ochrona danych
§8
1. Dokumentacja finansowo - księgowa (dowody księgowe) i księgi rachunkowe powinny być
przechowywane w siedzibie Starostwa Powiatowego w Rawiczu.
2. Dowody księgowe powinny być na bieżąco porządkowane i układane w segregatorach w
kolejności chronologicznej, wynikającej z prowadzonych ksiąg rachunkowych, w celu:
1) łatwego ich odszukania i sprawdzenia,
2) uniemożliwienia dostępu osobom nieupoważnionym.
3. Przewiduje się stosowanie dowodu zastępczego w dokumentowaniu operacji gospodarczych
takich jak:
1) bilety parkingowe,
2) asygnaty zastępcze Poczty Polskiej,
3) opłaty sądowe i notarialne,
4) akty notarialne,
5) potwierdzenia pobrania za przesyłki kurierskie.
4. Po zakończeniu ewidencji księgowej za miniony rok obrotowy dowody księgowe
przechowuje się zawsze w siedzibie jednostki. Należy zapewnić łatwy dostęp do nich osobom
upoważnionym oraz uniemożliwić dostęp osobom niepowołanym przez odpowiednie
zabezpieczenia i zamknięcia pomieszczeń oraz regałów służących do przechowywania
dokumentacji.
5. Zbiory dokumentów w segregatorach powinno się oznaczyć:
1) nazwą jednostki,
2) znakiem wskazującym na rodzaj dokumentacji, np. dokumentacja finansowo-księgowa,
płacowa, magazynowa, inwentaryzacyjna,
3) symbolem kwalifikującym zbiór do odpowiedniej kategorii jego przechowywania.
6. W ramach stosowania ochrony danych powinno się w należyty sposób przechowywać i
chronić przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnieniem bez upoważnienia,
uszkodzeniem lub zniszczeniem:
1) dokumentację dotyczącą ustalonych i przyjętych dla Starostwa Powiatowego w Rawiczu
zasad prowadzenia rachunkowości, czyli zakładowego planu kont, wykazu stosowanych
ksiąg rachunkowych, dokumentacji systemu przetwarzania danych przy użyciu
komputera,
2) księgi rachunkowe,
3) dowody księgowe,
4) dokumenty inwentaryzacyjne,
5) sprawozdania finansowe,
6) dokumentację z badania sprawozdań finansowych (opinię i raport).
7. Ochrona danych w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera
podlega szczególnym ustaleniom określonym w ustawie.
8. Termin przechowywania dokumentów:
1) zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe - trwałe przechowywanie,
2) księgi rachunkowe – 5 lat,
4
3) karty wynagrodzeń pracowników albo ich odpowiedniki - przez okres wymaganego do
nich dostępu, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych czy podatkowych,
jednak nie krócej niż przez 5 lat,
4) dowody księgowe dotyczące inwestycji wieloletnich, kredytów, pożyczek, umów
handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym albo objętych tym
postępowaniem, karnym czy podatkowym - 5 lat od początku roku następnego po roku
obrotowym, w którym operacje, transakcje lub postępowanie zostały ostatecznie
zakończone, rozliczone, spłacone bądź przedawnione,
5) dokumentację dotyczącą rękojmi i reklamacji - 1 rok po upływie terminu rękojmi lub
rozliczenia reklamacji,
6) dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
7) pozostałe dowody księgowe i dokumenty – zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem
akt.
9. Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, za zgodą Starosty Rawickiego, może nastąpić
udostępnienie zbiorów lub ich części osobie trzeciej do wglądu:
1) na terenie Starostwa Powiatowego w Rawiczu,
2) poza siedzibą Starostwa Powiatowego w Rawiczu, lecz za pisemną zgodą Starosty
Rawickiego oraz potwierdzonym spisem przyjętych dokumentów.
10. Zbiory tworzone wyłącznie w celu ich wykorzystania do zarządzania, nie zawierające
informacji podlegających przedstawieniu w sprawozdaniu finansowym, mogą być za zgodą
kierownika jednostki przedmiotem badania przez organy kontroli zewnętrznej.
11. Zbiory dokumentacji w przypadku:
1) zakończenia przez jednostkę działalności w skutek połączenia się z inną jednostką lub
zmiany formy prawnej przechowuje jednostka kontynuująca działalność,
2) likwidacji jednostki przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka.
12. Ochrona dostępu do komputerów:
1) systemy zainstalowane są na wydzielonym serwerze, do którego mają dostęp wyłącznie
osoby pisemnie upoważnione i zgłoszone Administratorowi Systemu Informatycznego
przez Naczelnika Wydziału.
2) oprogramowanie oraz bazy danych wchodzące w skład systemu RADIX znajdują się w
całości na serwerze, zasoby są udostępniane upoważnionemu użytkownikowi po
dokonaniu autoryzacji użytkownika, przebiegającej w trzech etapach:
a) logowanie do systemu Windows po podaniu nazwy użytkownika oraz właściwego
hasła,
b) logowanie do zasobów serwera poprzez podanie właściwej nazwy użytkownika i
hasła,
c) dostęp do programu po podaniu hasła,
3) oprogramowanie Budżet Pro oraz Budżet JST zainstalowane jest lokalnie na komputerze
użytkownika, natomiast bazy danych znajdują się na serwerze, zasoby są udostępniane
upoważnionemu użytkownikowi po dokonaniu autoryzacji użytkownika, przebiegającej
w trzech etapach:
a) logowanie do systemu Windows po podaniu nazwy użytkownika oraz właściwego
hasła,
b) logowanie do zasobów serwera poprzez podanie właściwej nazwy użytkownika
i hasła,
c) dostęp do programu po podaniu hasła,
4) oprogramowanie BESTI@ oraz Płatnik pracuje w architekturze serwer - klient, bazy
danych programów w technologii SQL zainstalowana jest na serwerze, zasoby
udostępniane są wyłącznie na komputerach z zainstalowaną aplikacją kliencką,
autoryzacja przebiega w dwóch etapach:
5
a) logowanie do systemu Windows po podaniu nazwy użytkownika oraz właściwego
hasła,
b) logowanie w programie za pomocą nazwy użytkownika oraz hasła,
5) dla zabezpieczenia systemu stosuje się oprogramowanie antywirusowe aktualizowane
automatycznie codziennie po włączeniu komputera,
6) w celu ochrony danych w systemie sporządza się kopie zapasowe, bieżące wykonywanie
kopii zapasowych wykonywane jest automatycznie na serwerze codziennie w godzinach
nocnych, kopie danych zapisywane są na wydzielonym serwerze plików.
Zabezpieczenia mienia
§9
1. Procedury kontroli gospodarowania mieniem w Starostwie Powiatowym w Rawiczu określono
w stosownym zarządzeniu Starosty Rawickiego.
2. Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Prawnego prowadzi ewidencję i odpowiada za właściwie
prowadzoną gospodarkę materiałami, wyposażeniem i środkami trwałymi w użytkowaniu.
Natomiast ewidencję gruntów będących w zasobie Powiatu prowadzi Wydział Geodezji,
Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami i odpowiedzialny za to jest Naczelnik tego
Wydziału.
3. Do obowiązków głównego użytkownika należy:
1) planowanie zapotrzebowania na zakup wyposażenia i środków trwałych,
2) właściwe i terminowe sporządzanie dokumentacji ruchu wyposażenia i środków
trwałych,
3) uzgadnianie nie rzadziej niż na dzień 30 września i 31 grudnia każdego roku oraz na
dzień inwentaryzacji z Wydziałem Finansów przychodów, rozchodów i stanów
wyposażenia i środków trwałych,
4) przeciwdziałaniu powstawaniu nadmiernych zapasów,
5) prowadzenie na bieżąco wykazów wyposażenia znajdującego się w poszczególnych
pomieszczeniach.
4. Bezpośrednimi użytkownikami są naczelnicy wydziałów, kierownicy biur, przewodniczący
zespołów i pracownicy, którym powierzono wyposażenie i środki trwałe, np. kierowca
samochodu.
Bezpośredni użytkownik ponosi materialną odpowiedzialność za powierzone mu mienie przez
głównego użytkownika. Do jego obowiązków należy zawiadomienie głównego użytkownika
o uszkodzeniu, kradzieży lub zaginięciu oraz o zmianie miejsca użytkowania wyposażenia.
5. Wszelkie obiekty inwentarzowe znajdujące się w jednostce muszą być oznaczone w sposób
trwały numerem inwentarzowym. Wyposażenie nienumerowane nie może być przekazane
do użytkownika bezpośredniego. Dokumenty wyposażenia stanowią podstawę ujęcia
w ewidencji ilościowo - wartościowej w księdze inwentarzowej prowadzonej komputerowo
przez Wydział Organizacyjno-Prawny w programie „Wyposażenie” firmy ProgMan Software
z Gdyni.
6. Zakupione materiały (towary) są bezpośrednio po zakupie zaliczone w ciężar właściwego
konta kosztów. Na koniec roku przeprowadza się spis nie zużytych materiałów (towarów)
i wprowadza na stan zapasów korygując koszty o wartość tego stanu w cenach zakupu pod datą
ostatniego dnia danego roku.
7. Materiały biurowe pozostające na stanie Starostwa Powiatowego w Rawiczu należy wpisać
do ewidencji materiałów biurowych, a ilości przekazywane bezpośrednio do komórek
organizacyjnych należy rozliczyć na odwrocie faktury poprzez pokwitowanie odbioru przez
pracownika komórki organizacyjnej.
8. Zabezpieczenie przechowywanej gotówki reguluje instrukcja kasowa wprowadzona
stosownym zarządzeniem Starosty Rawickiego.
6
Zaangażowanie
§ 10
1. Wartość zaangażowania wynikająca z podpisanych umów, zamówień, porozumień, decyzji
oraz ich korekty księguje się na odpowiednich kontach pozabilansowych.
2. Zaangażowanie wydatków, do których nie zawarto umów itp. księguje się z datą wpływu
(otrzymania) faktury lub rachunku tj. z datą księgowania w koszty. Jeżeli zapłata następuje przed
wystawieniem faktury, to zaangażowanie jest księgowane w dniu zapłaty, a faktura
po otrzymaniu jest podłączana w dniu księgowania jej w koszty bez zaangażowania, co jest
potwierdzone wpisanym skrótem „bz”. Taki sam skrót używany jest w przypadku,
gdy księgujemy w koszty faktury zaangażowane wcześniej zgodnie z zawartymi umowami.
§ 11
1. Operacje finansowe prowadzone są za pośrednictwem banku prowadzącego obsługę budżetu
Powiatu Rawickiego.
2. Upoważnionymi do dysponowania środkami na rachunkach bankowych w imieniu Starosty
Rawickiego oraz w imieniu Skarbnika Powiatu lub Głównego Księgowego są osoby wymienione
w karcie wzorów podpisów zatwierdzonej przez Starostę Rawickiego i złożonej w banku.
3. Starosta Rawicki upoważnia do zatwierdzania poszczególnych rodzajów dowodów
księgowych Wicestarostę Rawickiego, a w przypadku nieobecności Starosty Rawickiego i
Wicestarosty Rawickiego osobą upoważnioną jest Sekretarz Powiatu.
7