6359/17 pas/as 1 DGD 1A Delegacje otrzymują w załączeniu

6359/17 pas/as 1 DGD 1A Delegacje otrzymują w załączeniu

Rada
Unii Europejskiej
Bruksela, 17 lutego 2017 r.
(OR. en)
6359/17
Międzyinstytucjonalny numer
referencyjny:
2016/0410 (NLE)
SCH-EVAL 67
VISA 58
COMIX 130
WYNIK PRAC
Od:
Data:
Do:
Sekretariat Generalny Rady
17 lutego 2017 r.
Delegacje
Nr poprz. dok.:
5785/17
Dotyczy:
Decyzja wykonawcza Rady ustanawiająca zalecenie w sprawie
wyeliminowania niedociągnięć stwierdzonych w toku oceny z 2016 r.
w celu spełnienia przez Chorwację warunków koniecznych do stosowania
dorobku Schengen w dziedzinie wspólnej polityki wizowej
Delegacje otrzymują w załączeniu decyzję wykonawczą Rady ustanawiającą zalecenie w sprawie
wyeliminowania niedociągnięć stwierdzonych w toku oceny z 2016 r. w celu spełnienia przez
Chorwację warunków koniecznych do stosowania dorobku Schengen w dziedzinie wspólnej
polityki wizowej; decyzja ta została przyjęta przez Radę na 3518. posiedzeniu, które odbyło się
17 lutego 2017 r.
Zgodnie z art. 15 ust. 3 rozporządzenia Rady (UE) nr 1053/2013 z dnia 7 października 2013 r.
zalecenie to zostanie przekazane Parlamentowi Europejskiemu i parlamentom narodowym.
6359/17
pas/as
DGD 1A
1
PL
ZAŁĄCZNIK
Decyzja wykonawcza Rady ustanawiająca
ZALECENIE
w sprawie wyeliminowania niedociągnięć stwierdzonych w toku oceny z 2016 r. w celu
spełnienia przez Chorwację warunków koniecznych do stosowania dorobku Schengen
w dziedzinie wspólnej polityki wizowej
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając rozporządzenie Rady (UE) nr 1053/2013 z dnia 7 października 2013 r. w sprawie
ustanowienia mechanizmu oceny i monitorowania w celu weryfikacji stosowania dorobku
Schengen oraz uchylenia decyzji komitetu wykonawczego z dnia 16 września 1998 r. dotyczącej
utworzenia Stałego Komitetu ds. Oceny i Wprowadzania w Życie Dorobku Schengen 1,
a w szczególności jego art. 1 ust. 1 lit. b) i art. 15 ust. 3,
uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Celem niniejszej decyzji wykonawczej jest przedstawienie działań naprawczych, których
wdrożenie zaleca się Chorwacji w celu wyeliminowania niedociągnięć stwierdzonych
w toku przeprowadzonej w 2016 r. oceny dotyczącej spełnienia warunków niezbędnych
do stosowania dorobku Schengen w dziedzinie wspólnej polityki wizowej. W wyniku
przeprowadzonej oceny decyzją wykonawczą Komisji przyjęto sprawozdanie zawierające
ustalenia i opinie, wymieniające najlepsze praktyki oraz wskazujące niedociągnięcia
stwierdzone w toku tej oceny 2.
1
Dz.U. L 295 z 6.11.2013, s. 27.
Decyzja wykonawcza Komisji C(2016) 6725 ustanawiająca sprawozdanie
z przeprowadzonej w 2016 r. oceny spełnienia przez Chorwację warunków niezbędnych
do stosowania dorobku Schengen w dziedzinie wspólnej polityki wizowej.
2
6359/17
ZAŁĄCZNIK
pas/as
DGD 1A
2
PL
(2)
Ze względu na znaczenie, jakie ma przygotowanie do pełnego stosowania dorobku
Schengen oraz przyszłego systemu wjazdu/wyjazdu, w szczególności w odniesieniu
do prawidłowego wprowadzania w życie przepisów związanych z decyzją w sprawie
stosowania i wydawania wiz krótkoterminowych, systemem informatycznym,
postępowaniem z niewypełnionymi naklejkami wizowymi, ochroną danych
i monitorowaniem usługodawców zewnętrznych, w pierwszej kolejności należy
wdrożyć zalecenia nr 6–8, 16, 22–24, 29–32, 34, 41–45, 47–49 i 51–54.
(3)
Niniejszą decyzję wykonawczą należy przekazać Parlamentowi Europejskiemu
i parlamentom krajowym. Zgodnie z art. 16 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1053/2013
w terminie trzech miesięcy od przyjęcia zalecenia Chorwacja powinna opracować plan
działania w celu wyeliminowania niedociągnięć wymienionych w sprawozdaniu z oceny
i powinna przekazać go Komisji i Radzie,
NINIEJSZYM ZALECA,
by Chorwacja:
1.
zaktualizowała informacje zawarte w standardowym formularzu odmowy wjazdu oraz
informowała o opłatach obecnie wymaganych w przypadku zaskarżenia decyzji;
2.
zapewniła, by pracownicy zawsze zaznaczali na stosownym ekranie w systemie
informatycznym wszystkie powody, które doprowadziły do odmowy, anulowania lub
unieważnienia, tak by informacje w bazie danych zawsze były zgodne z informacjami
zawartymi w standardowym formularzu odmowy; rozważyła włączenie do systemu
informatycznego modułu generowania standardowego formularza odmowy;
3.
ponownie rozważyła konieczność uzyskania uprzedniej zgody centralnych organów
na wydanie wizy wielokrotnego wjazdu z okresem ważności dłuższym niż jeden rok;
4.
wdrożyła program szkoleń dla wszystkich pracowników wydziałów wizowych dotyczący
unijnego kodeksu wizowego i podręcznika wizowego oraz zorganizowała szkolenie
informatyczne dotyczące systemów VIS, SIS i innych odpowiednich elementów dorobku
Schengen w dziedzinie wspólnej polityki wizowej;
6359/17
ZAŁĄCZNIK
pas/as
DGD 1A
3
PL
5.
zaprzestała stosowania stempla potwierdzającego dopuszczalność wniosku, jako że podstawa
prawna takiej praktyki stała się nieaktualna z dniem 29 lutego 2016 r.;
6.
zapewniła, by wnioskodawcom planującym pobyt w Chorwacji dłuższy niż 90 dni
w dowolnym 180-dniowym okresie wydawano pozwolenie umożliwiające im pobyt dłuższy
niż 90 dni;
7.
zapewniła, by unieważnienie naklejki wizowej wyraźnie odróżniało się od unieważnienia
wizy oraz by nie stosowano takiego samego stempla dla obu tych czynności;
System informatyczny
8.
rejestrowała w systemie informatycznym przydzielanie naklejek wizowych poszczególnym
pracownikom, tak by w każdej chwili można było określić status i dokładną lokalizację
każdej naklejki;
9.
wprowadziła automatyczne wygaśnięcie sesji każdego użytkownika korzystającego z systemu
informatycznego, aby uniemożliwić nieuprawniony dostęp;
10.
zapewniła ochronę wszystkich danych osobowych wprowadzanych do internetowego portalu
składania wniosków, w szczególności poprzez ścisłe uniemożliwienie dostępu do danych
osób, które nie złożyły wniosku wizowego;
11.
zmodyfikowała system informatyczny, tak aby umożliwić rozszerzone wyszukiwanie
poprzednich wniosków złożonych przez tę samą osobę;
12.
wyjaśniła cel wprowadzania informacji w polach systemu informatycznego dotyczących
zezwolenia na pobyt;
13.
rozważyła ponownie cel pola „pozytywny/negatywny” w systemie informatycznym
i wyjaśniła personelowi zasady jego wykorzystywania;
14.
zmieniła system informatyczny tak, by zdjęcia i dokumenty potwierdzające mogły być
bezpośrednio rejestrowane w systemie poprzez skanowanie;
15.
zmieniła interfejs systemu informatycznego, tak by dostępny był pełny rejestr, przynajmniej
dla administratorów;
6359/17
ZAŁĄCZNIK
pas/as
DGD 1A
4
PL
16.
stworzyła osobne profile użytkowników systemu informatycznego z wyraźnie określonymi
uprawnieniami dla personelu administracyjnego oraz dla urzędników wizowych we
wszystkich wydziałach wizowych;
Ambasada/wydział wizowy w Prisztinie
17.
zapewniła, by usługodawca zewnętrzny udostępniał publicznie informacje zgodnie
z wymogami zawartymi w akcie prawnym;
18.
zapewniła, by centrum telefoniczne usługodawcy zewnętrznego odpowiadało na połączenia
telefoniczne w swoim własnym imieniu, aby nie wprowadzać wnioskodawców w błąd;
19.
zapewniła, by usługodawca zewnętrzny chronił – przynajmniej za pomocą hasła – plik
zawierający wykaz terminów wizyt;
20.
zapewniła, by usługodawca zewnętrzny faktycznie usuwał dane osobowe wnioskodawców;
wezwała usługodawcę zewnętrznego do potwierdzenia tego faktu na piśmie;
21.
zapewniła, by osoby dzwoniące do centrum telefonicznego usługodawcy zewnętrznego
w pierwszej kolejności usłyszały nagraną automatyczną wiadomość wyszczególniającą
stawkę dopłaty za połączenie, a także miały możliwość bezpłatnego odłożenia słuchawki;
22.
zapewniła, by ambasada posiadała bezpośredni zdalny dostęp do systemu ustalania terminów
zarządzanego przez usługodawcę zewnętrznego, w celu zapobieżenia niewłaściwemu
wykorzystywaniu dostępnych terminów;
23.
dokonała przeglądu postanowień umowy podpisanej z usługodawcą zewnętrznym związanych
z ustawą o ochronie danych, szyfrowaniem danych, zatrzymywaniem danych i zasadami
poufności obowiązującymi pracowników centrum telefonicznego;
24.
zapewniła, by wnioskodawcy nie byli zobowiązani do dzwonienia pod numer o podwyższonej
opłacie w celu umówienia się na spotkanie w ambasadzie;
25.
rozważyła utworzenie i dokumentowanie systemu regularnych przeprowadzanych po
zakończeniu podróży kontroli podróżujących grup, we współpracy z pośredniczącymi
podmiotami komercyjnymi;
26.
rozważyła wprowadzenie dźwiękochłonnych przegród, zarówno w poczekalni, jak
i w miejscu pracy pracowników zajmujących się kwestiami wizowymi, w celu zapewnienia
wnioskodawcom prywatności;
6359/17
ZAŁĄCZNIK
pas/as
DGD 1A
5
PL
27.
rozważyła zainstalowanie kamery w tylnej części ambasady obok sąsiadującego bloku
mieszkalnego w celu monitorowania przestrzeni między tymi dwoma budynkami;
28.
udzielała wyczerpujących informacji na temat dokumentów uzupełniających, które należy
przedłożyć przy składaniu wniosku, oraz na temat ewentualnych alternatywnych dokumentów
potwierdzających okoliczności faktyczne;
29.
zapewniła, by wszystkie warunki wjazdu były zawsze weryfikowane na podstawie rzetelnych
dokumentów potwierdzających okoliczności faktyczne i na podstawie analizy faktycznej
treści przedłożonych dokumentów, zwłaszcza w odniesieniu do zamiaru powrotu do Kosowa 3
w okresie ważności wizy;
30.
zmieniła organizację pracy, tak by lepiej wykorzystywać zasoby wydziału wizowego i by cały
proces stał się bardziej wydajny i przyjazny dla klienta. W szczególności:
31.
3
–
niezwłocznie po sprawdzeniu dopuszczalności wniosku należy utworzyć w systemie
informatycznym plik w celu odpowiedniego zarejestrowania wniosku, a także uzyskania
natychmiastowego dostępu do historii wizowej wnioskodawcy (jeżeli dotyczy). Będzie
to także niezbędne do pobierania odcisków palców, gdy dorobek Schengen będzie
w pełni stosowany w Chorwacji;
–
rozmowa z wnioskodawcą podczas składania wniosku powinna skupiać się na
uzyskiwaniu informacji istotnych w danym przypadku, które powinny zostać zapisane
w systemie informatycznym;
–
należy wykluczyć powtarzanie tych samych kontroli;
–
decyzję w sprawie wniosków należy podjąć jak najszybciej po uzyskaniu wszystkich
niezbędnych informacji;
należy wydawać wizy wielokrotnego wjazdu o długim okresie ważności, zawsze gdy
umożliwiają to: status, historia wizowa i cel podróży wnioskodawcy zgodnie z art. 24 ust. 2
kodeksu wizowego;
Użycie tej nazwy nie wpływa na stanowiska w sprawie statusu Kosowa i jest zgodne
z rezolucją Rady Bezpieczeństwa ONZ 1244/99 oraz z opinią Międzynarodowego
Trybunału Sprawiedliwości w sprawie Deklaracji niepodległości Kosowa.
6359/17
ZAŁĄCZNIK
pas/as
DGD 1A
6
PL
32.
zapewniła, by na każdym etapie procesu tworzone były w systemie informatycznym jasne
informacje na temat decyzji w sprawie wniosku; rozważyła wprowadzenie zmian w systemie
informatycznym, tak by informacje o wszelkich podjętych działaniach lub wydanych
decyzjach dotyczących wniosku mogły być w nim rejestrowane;
33.
mając na uwadze zagwarantowanie uczciwości procesu pracy, określiła wytyczne dla
pracowników oddelegowanych za granicę w celu zapobieżenia zatrudnianiu członków
rodziny w tym samym dziale;
34.
podjęła działania mające na celu zapewnienie, by opłatę bankową uiszczały władze
chorwackie, a nie wnioskodawca: zmienić bank lub umożliwić uiszczanie opłaty
wizowej gotówką lub kartą kredytową w konsulacie w celu uniknięcia sytuacji,
w której wnioskodawca musiałby uiszczać dodatkowe opłaty oprócz opłaty wizowej;
35.
zapewniła – w sytuacji gdy wniosek zostaje uznany za niedopuszczalny – by opłata wizowa
została automatycznie zwrócona wnioskodawcy i nie musiał on występować o jej zwrot;
36.
zapewniła, by wizy wielokrotnego wjazdu ważne dłużej niż 6 miesięcy były zawsze
wydawane na czas pobytu wynoszący 90 dni w ciągu każdego 180-dniowego okresu;
Ambasada / wydział wizowy w Moskwie
37.
zapewniła, by strona internetowa wydziału wizowego zawierała wszystkie niezbędne
informacje, wszystkie informacje były prawidłowe, a wszystkie linki działały;
38.
zapewniła, by wszystkie informacje podane na stronie internetowej usługodawcy
zewnętrznego były prawidłowe, wszystkie linki działały oraz by członkowie rodzin obywateli
UE/EOG objęci dyrektywą 2004/38/WE byli prawidłowo informowani o wszystkich
mających zastosowanie ułatwieniach proceduralnych, w szczególności w odniesieniu do
dokumentów uzupełniających;
39.
zapewniła, by usługodawca zewnętrzny korzystał z list kontrolnych wymaganych
dokumentów uzupełniających, tak by niezwłocznie informować wnioskodawców
o brakujących dokumentach;
40.
zaleciła usługodawcy zewnętrznemu, by zapewnił lepszej jakości koperty, których nie można
łatwo otworzyć, tak by przez cały czas chronić dane osobowe wnioskodawców;
41.
zapewniła, by usługodawca zewnętrzny postępował w zgodzie z przepisami dotyczącymi
ochrony danych, w szczególności poprzez uniemożliwienie swoim pracownikom
odnotowywania decyzji w sprawie wniosków wizowych;
6359/17
ZAŁĄCZNIK
pas/as
DGD 1A
7
PL
42.
przygotowała jasne wytyczne dotyczące radzenia sobie ze wszystkimi poważnymi i drobnymi
incydentami bezpośrednio na szczeblu lokalnym we współpracy z usługodawcą zewnętrznym;
kierownictwo usługodawcy zewnętrznego powinno być informowane na piśmie o wszelkich
błędach, powinien być także prowadzony rejestr błędów, a pozostałe państwa członkowskie
powinny być informowane o poważnych incydentach;
43.
systematycznie monitorowała pracę usługodawców zewnętrznych, między innymi poprzez
przeprowadzanie regularnych niezapowiedzianych kontroli w ośrodkach przyjmowania
wniosków wizowych, zarówno w Moskwie i pozostałych miejscach w Rosji, jak i na
Białorusi i w Kazachstanie (w tym ostatnim przypadku w miarę możliwości we
współpracy/naprzemiennie z innymi państwami członkowskimi korzystającymi z tych
samych ośrodków); należy sporządzać pisemne sprawozdania w sprawie monitorowania
działań zawierające konkretne ustalenia;
44.
zapewniła, by usługodawca zewnętrzny nie zobowiązywał wnioskodawców do uiszczania,
oprócz opłaty administracyjnej, dodatkowych opłat, takich jak opłaty za przesyłanie
dokumentacji pomiędzy ambasadą a usługodawcą zewnętrznym;
45.
pouczyła usługodawcę zewnętrznego, by opłata za pilne rozpatrzenie wniosku pobierana była
na podstawie daty złożenia wniosku w siedzibie usługodawcy zgodnie z umową
o ułatwieniach wizowych między UE a Rosją;
46.
rozważyła zainstalowanie bezpiecznych drzwi przy wejściu głównym do budynku oraz
zastąpienie tylnych drzwi (łączących lobby wydziału wizowego ze schodami znajdującymi się
na terenie rosyjskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych) stalowymi drzwiami, aby
zwiększyć bezpieczeństwo w konsulacie;
47.
zapewniła, by dostęp do sejfu miała tylko jedna osoba, odpowiedzialna za przydzielanie
naklejek wizowych poszczególnym pracownikom; korzystanie z drugiego klucza do sejfu
powinno być możliwe jedynie w ściśle określonych warunkach (np. klucz powinien być
trzymany w zapieczętowanej kopercie, która może zostać otwarta wyłącznie przez
upoważnioną grupę pracowników);
48.
zapewniła, by po prawej stronie papierowego wniosku wizowego zostały wpisane jedynie
parametry wizy oraz uwaga: „Decyzja o wizie: wydana” po ostatecznym podjęciu decyzji,
tak by móc odtworzyć proces decyzyjny; rozważyła możliwość wykorzystania systemu
informatycznego do tego celu;
6359/17
ZAŁĄCZNIK
pas/as
DGD 1A
8
PL
49.
zapewniła, by odmowy były oparte wyłącznie na jednej lub kilku podstawach wymienionych
w art. 32 ust. 1 kodeksu wizowego oraz by na standardowym formularzu odmowy została(-y)
prawidłowo wskazana(-e) podstawa(-y) odmowy;
50.
podjęła niezbędne środki w celu wyeliminowania niezgodności między dwustronną umową
między Chorwacją a Federacją Rosyjską a umową o ułatwieniach wizowych między UE
a Rosją;
51.
niezwłocznie zaprzestała stosowania naklejek wizowych, które nie są zgodne
z rozporządzeniem Rady (WE) nr 1683/95 z dnia 29 maja 1995 r. ustanawiającym
jednolity formularz wizowy;
52.
niezwłocznie wprowadziła dane z wniosków uznanych za dopuszczalne do krajowego
systemu informatycznego, wyszukała poprzednie wnioski tego samego wnioskodawcy,
połączyła je z bieżącym wnioskiem oraz pogrupowała wnioski osób podróżujących razem;
53.
zaprzestała stosowania odręcznych notatek, które łatwo mogą zostać utracone w procesie
rejestrowania i przekazywania informacji dotyczących wniosku;
54.
zapewniła, by informacje dotyczące historii wizowej wnioskodawcy zawarte w systemie
informatycznym były brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o rodzaju i okresie
ważności wydawanej wizy.
Sporządzono w Brukseli
W imieniu Rady
Przewodniczący
6359/17
ZAŁĄCZNIK
pas/as
DGD 1A
9
PL