Protokół nr 14 z posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbytego w sali

Protokół nr 14 z posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbytego w sali

Protokół nr 14
z posiedzenia Komisji Rewizyjnej
odbytego w sali posiedzeń Starostwa Powiatowego
w dniu 29 grudnia 2015 r. w godz. 10.00 – 12.50
Zawiadomienie o terminie posiedzenia Komisji Rewizyjnej stanowiące załącznik nr 1 do
protokołu radni otrzymali drogą elektroniczną.
Na ogólną liczbę 5 w posiedzeniu uczestniczyli wszyscy członkowie Komisji zgodnie z listą
obecności, która stanowi załącznik nr 2 do protokołu.
Ponadto w posiedzeniu udział wzięli:
1. Anna Koźmińska
2. Przemysław Wójcik
- główny specjalista – Stanowisko ds. kontroli,
- naczelnik Wydziału Edukacji, Kultury i Sportu.
Na wstępie p. Dariusz Rozum, Przewodniczący Komisji Rewizyjnej – powitał wszystkich
serdecznie i zaproponował następujący porządek obrad:
1. Otwarcie posiedzenia i przyjęcie porządku obrad.
2. Przyjęcie protokołu z ostatniego posiedzenia.
3. Omówienie kontroli przeprowadzanej w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych nr 1 w
Krotoszynie i wypracowanie zaleceń pokontrolnych.
4. Omówienie kontroli przeprowadzonej w Powiatowym Zarządzie Dróg w Krotoszynie i
wypracowanie zaleceń pokontrolnych.
5. Zapoznanie z odpowiedzią Zarządu Powiatu w sprawie wniosku dotyczącego przekazania
informacji, czym spowodowane jest opóźnienie w powołaniu zastępcy dyrektora
Powiatowego Zarządu Dróg.
6. Zapoznanie z wynikami przeprowadzonego audytu w zakresie gospodarności i celowości
wydatków w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Borzęciczkach.
7. Przedłożenie informacji o wynikach kontroli w Specjalnym Ośrodku SzkolnoWychowawczym w Borzęciczkach przeprowadzonej przez panią Annę Koźmińską,
głównego specjalistę – stanowisko ds. kontroli.
8. Sprawy organizacyjne.
9. Wolne głosy i wnioski.
Porządek obrad został przyjęty jednogłośnie.
Punkt 2
Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia
Pan Przewodniczący – poinformował, że zapoznał się z protokołem z poprzedniego posiedzenia i
stwierdził, iż został on spisany zgodnie z przebiegiem obrad.
Do protokołu, który został przyjęty jednogłośnie, nikt nie wniósł uwag.
Punkt 3
Omówienie kontroli przeprowadzanej w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych nr 1 w
Krotoszynie i wypracowanie zaleceń pokontrolnych
Pan Dariusz Rozum – przystępując do omówienia protokołu z kontroli w Zespole Szkół
Ponadgimnazjalnych nr 1 w Krotoszynie poinformował, że kontrolę przeprowadzono w dniach
od 28 września br. do 30 listopada br. Przedmiot kontroli dotyczył wydatków finansowych w
ZSP nr 1 w Krotoszynie. W czasie jej trwania wyjaśnień udzielali m.in. Mirosława Cichowlas –
dyrektor ZSP nr 1 w Krotoszynie, …* – główna księgowa oraz …* – kierownik gospodarczy.
Podczas kontroli wykryto m.in. nieprawidłowości związane z procedurą rozpoznania cenowego i
składania ofert przez firmy. Stwierdzono, iż podpisane umowy na bazie złożonych ofert budzą
wiele wątpliwości, co do prawidłowego postępowania przy dokonywaniu rozpoznania
cenowego. Dwie złożone oferty różnią się jedynie datą oraz pieczątką składającego. Nie zostały
one złożone w sekretariacie szkoły ani nadesłane pocztą, ponieważ nie ma żadnego dokumentu,
który potwierdzałby ich wpływ. W opinii pana Przewodniczącego jeden z pracowników szkoły
przygotowywał zapytania ofertowe. Dyrektor szkoły powinien sprawować kontrolę nad
prawidłowym dokonywaniem rozpoznania cenowego, nawet jeśli zadanie to było powierzone
innej osobie. Następnie pan Przewodniczący zaproponował, aby pozostali członkowie zespołu
odnieśli się do obszaru przez siebie kontrolowanego.
Pani Beata Antczak – podczas kontroli zwróciła szczególnie uwagę na zapisy znajdujące się w
statucie szkoły, a także arkuszu organizacyjnym. Z analizy dokumentów wynikało, iż zapisy są
nieaktualne, bowiem licea profilowane zostały zniesione i na dzień dzisiejszy nie istnieją. Pani
Antczak poddała również analizie przydział godzin dla poszczególnych nauczycieli w roku
szkolnym 2013/2014. Wówczas zauważyła dość dużą rozpiętość godzinową. Jeżeli przyjąć, iż w
nauce przedmiotów zawodowych trudno jest znaleźć odpowiednio wykwalifikowanych
nauczycieli, to już w nauczaniu przedmiotów ogólnokształcących należy zastanowić się, czy
zasadne jest, iż jeden nauczyciel ma 1,14 etatu, a drugi w tej samej grupie nauczyciel
przedmiotów ma 1,33 etatu albo 1,01 etatu, a drugi nauczyciel 1,37 etatu. Przydział godzin co
prawda zależy od dyrektora szkoły, ale można powiedzieć, że ma wpływ na atmosferę pracy, a
to może przekładać się na ogólną organizację pracy szkoły. Zdaniem radnej rozpiętość etatów
nauczycieli jest bardzo duża i można zauważyć faworyzowanie niektórych nauczycieli.
2
Pan Przemysław Wójcik – nawiązując do wypowiedzi radnej zapytał, z jakiego źródła pozyskała
statut, gdyż bywa tak, że szkoły posiadają aktualny statut, lecz wprowadzają go na strony
internetowe z pewnym opóźnieniem.
Pani Beata Antczak – wyjaśniła, że pani Dyrektor kontrolowanej placówki zapewniała ją, że
statut znajdujący się na stronie szkoły jest aktualny.
Zabierając ponownie głos pan Naczelnik przyznał, że zespół kontrolny słusznie zwrócił uwagę
na błędny zapis w statucie dotyczący liceum profilowanego, gdyż ten typ szkoły wygasł w 2012
roku. Jednakże nie podziela zdania zespołu kontrolnego, co do przydziału etatów nauczycieli
kontrolowanej placówki. Dyrektor szkoły ponosi odpowiedzialność za jakość kształcenia i
rozdziela godziny tak, aby nie przekraczając 1,5 etatu dla jednego nauczyciela, zagwarantować
uczniom jak najwyższą jakoś nauczania. W tym zakresie działania pani Dyrektor są zgodne z
prawem, aczkolwiek mogą one budzić wątpliwości związane z faworyzowaniem nauczycieli.
Pani Beata Antczak – uważała, iż nie powinna się pojawić sytuacja, w której jednemu
nauczycielowi pomniejsza się wymiar etatu i następnie zwiększa się o ten sam wymiar innemu.
Jeśli nauczyciel nie zrezygnował z etatu, nie powinien on być mu odbierany i przekazywany
innej osobie.
Pan Dariusz Rozum – rola dyrektora szkoły polega na rozdzielaniu etatów w taki sposób, aby
zapewniona była jak najwyższa jakość nauczania. Dyrektor mając na uwadze dobro uczniów
może przydzielać większą ilość etatów tym nauczycielom, którzy sumiennie wykonują
powierzone obowiązki. Jednakże temat podjęty przez zespół kontrolny stanowi sygnał dla pana
Naczelnika.
Pan Przemysław Wójcik – przyznał, że informacja dotycząca przydzielania etatów przez
dyrekcję jest bardzo cenna. Dodał także, że pochyli się nad tym tematem podczas tworzenia
nowego arkusza organizacyjnego szkół. Wówczas, jeśli nadal w tym zakresie będą wątpliwości,
dyrekcja jednostki zostanie zobowiązana do udzielenia wyjaśnień.
W dalszej części zabierając po raz kolejny głos pani Beata Antczak wyraziła przekonanie, iż
dyrekcja szkoły przydzielając etaty powinna się kierować dobrem wszystkich nauczycieli.
Natomiast pan Dariusz Rozum dodał, że jeśli etaty przydzielane są niesprawiedliwie, to Wydział
Edukacji, Kultury i Sportu z pewnością zwróci na to uwagę.
Pan Andrzej Serek – podał, że podczas kontroli analizował plany finansowe, zmiany planów
finansowych oraz sprawozdania Rb-27s, Rb-28s, a także ponoszone wydatki w oparciu o
dokumenty z 2013 i 2014 roku. Zwrócił szczególną uwagę na Zarządzenie Dyrektora w sprawie
zasad rachunkowości w zał. Nr 3 – Gospodarka finansowa w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych
nr 1 w Krotoszynie, w którym nie stwierdzono nieprawidłowości. Z analizy dokumentacji
wynikało również, że na podstawie informacji otrzymanych ze Starostwa Powiatowego po
uchwaleniu budżetu sporządzany jest plan finansowy dochodów i wydatków jednostki, jak i po
3
zmianach budżetu plan dochodów i wydatków jest do nich dostosowany. Zasada ciągłości
zapisów księgowych została również zachowana. Jednakże pan Serek stwierdził braki w
sporządzanych planach finansowych dochodów i wydatków, co naruszyło przepisy ustawy o
finansach publicznych, jak i Zarządzenie Dyrektora z dnia 01.01.2010 r. w sprawie zasad
rachunkowości. Umieszczając zapis w protokole, iż brakowało dwóch planów finansowych
głównie po stronie dochodowej sugerował się, tym że informacja została przekazana ze
Starostwa Powiatowego, lecz nie wykazano jej w planie szkoły. Radny wyraził przekonanie, iż
informacja o kwotach dochodów i wydatków budżetowych przyjęta w uchwale budżetowej
powinna zostać również przyjęta przez kierownika jednostki budżetowej. Zespół kontrolny
wykazał również nieprawidłowości w zmianach dokonanych w ostatnich miesiącach 2013 i 2014
r., które są widoczne w planie finansowym. Pan Serek wyraził przekonanie, iż Skarbnik oraz
Zarząd Powiatu nie powinni przyzwalać na ciągłe przenoszenie środków w budżecie jednostki.
Bardzo często zdarza się, że inwestycja, która powinna zostać zrealizowana w danym roku,
kończona jest w roku następnym, a wydatek poniesiony został w roku poprzednim. Procedura z
tym związana powinna rozpocząć się od planu finansowego następnie znalezienia najlepszego
oferenta, co skutkowałoby podpisaniem umowy z wykonawcą. Stwierdzono również, że zmiany
w poszczególnych rozdziałach i paragrafach budżetu jednostki zostały dokonane przez Zarząd
bez wcześniejszych uzgodnień z jednostką oraz wykazano brak szczegółowych stwierdzeń czego
dotyczyły zmiany. Kończąc radny stwierdził, że z przedstawionych wyżej uchybień
najpoważniejszy dotyczy dokonywania zmian w planie finansowym z końcem roku.
Pan Dariusz Rozum – wyjaśnił, że podczas kontroli ustalono również, że niektóre polecenia
wyjazdów służbowych nie posiadały potwierdzenia pobytu służbowego w miejscu
oddelegowania oraz stwierdzono brak potwierdzenia przeprowadzenia zleconego nauczania
indywidualnego przez rodziców lub opiekunów. W protokole zostało ujętych 5 przykładowych
poleceń wyjazdów służbowych, które nie posiadały potwierdzenia pobytu. W rzeczywistości
podczas kontroli wykryto więcej delegacji, które również nie posiadały potwierdzeń.
Pan Wiesław Szeszycki – z informacji jakie posiada wynika, iż delegacje nie muszą być
potwierdzane. W związku z powyższym Komisja może jedynie zalecić dyrekcji stosowanie
takiej praktyki. Być może istnieje inny sposób niż potwierdzanie polecenia wyjazdu służbowego,
który zaświadczałby o zrealizowanym programie nauczania.
Pan Dariusz Rozum – uważał, iż w przypadku nauczania indywidualnego, dyrekcja powinna
posiadać potwierdzenie, iż program nauczania został przez nauczyciela zrealizowany i lekcja się
odbyła. Pani Dyrektor podczas kontroli zgodziła się ze stanowiskiem pana Dariusza Rozuma i
zapewniła, że będzie przestrzegać, aby delegacje posiadały potwierdzenie pobytu, a w przypadku
nauczania indywidualnego potwierdzenie zleconego nauczania indywidualnego przez rodziców i
opiekunów.
W toku dalszej wypowiedzi radny wyjaśnił, że nie stwierdzono nieprawidłowości co do
obowiązkowych przeglądów technicznych instalacji. Dalej nawiązał do Regulaminu
Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, a także wydatków z Funduszu. W większości
przypadków stwierdzono brak listy uczestników. Pani Dyrektor wyraziła przekonanie, iż
pracownicy nie uczestniczyliby w niektórych przedsięwzięciach, gdyby wprowadzono listę
4
uczestników. Zdaniem radnego do wydatków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
powinno się dołączać listy uczestników chyba, że zapisy regulaminu stanowiłyby inaczej.
Pan Wiesław Szeszycki – jeśli do faktur regulowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych będą dołączane listy uczestników, to należy odprowadzić podatek.
Pan Andrzej Serek – w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zawarta jest
informacja dotycząca przeznaczenia środków. Jednakże nie muszą one zostać rozdysponowane
w jednym roku. Zdaniem radnego Fundusz został stworzony po to, aby wspierać biedniejszych, a
nie powinien być przyznawany wszystkim pracownikom po równo.
Pani Anna Koźmińska – zgodziła się ze stanowiskiem pana Dariusza Rozuma dodając, że w
regulaminie ZFŚS powinna zostać zawarta informacja, czy należy sporządzać listę uczestników,
a w konsekwencji odprowadzać z tego tytułu podatek. Jeśli w regulaminie nie została wcześniej
zawarta informacja dotycząca listy uczestników, to wniosek radnego jest jak najbardziej
zasadny. Dalej pani Koźmińska odniosła się do dwóch faktur na usługi gastronomiczne
twierdząc, że w tym czasie, kiedy zostały wystawione szkoła nie funkcjonowała.
Pan Dariusz Rozum – wyjaśnił, że na obydwu fakturach znajdowało się opis „Potwierdzam
spotkanie integracyjne pracowników szkoły z młodzieżą”. Zdaniem radnego opis znajdujących
się na fakturze jest zbyt uproszczony. Dlatego też należałoby zobowiązać panią Dyrektor do
merytorycznego i szczegółowego opisywania faktur. Faktury, o których wcześniej wspominano
opisane zostały przez jednego z pracowników szkoły zajmującego stanowisko kierownika
gospodarczego. Kontynuując omawianie odniósł się do umowy zawartej pomiędzy ZSP nr 1
Krotoszynie a firmą pralniczą. Podpisana umowa na bazie złożonych ofert budzi wiele
wątpliwości co do prawidłowości procedury rozpoznania cenowego tj. brak zaproszenia do
złożenia ofert, a dwie złożone oferty w swej treści są identyczne, różnią się jedynie datą oraz
pieczątką składającego. Ponadto oferty te nie zostały złożone w sekretariacie szkoły ani nie
zostały nadesłane pocztą, ponieważ nie odnotowano potwierdzenia wpływu tych dokumentów.
Natomiast pracownik, który przygotowywał zapytanie o cenę, zamieścił informację, iż oferty
należy składać w sekretariacie szkoły lub przesłać pocztą.
Pani Anna Koźmińska – dopytywała, na jaką kwotę została sporządzona umowa pomiędzy firmą
pralniczą a ZSP nr 1 w Krotoszynie.
Zabierając po raz kolejny głos pan Dariusz Rozum przyznał, że zespół kontrolny nie analizował
stawek usługi, lecz zwrócił szczególnie uwagę na procedurę wyboru usługodawcy.
Pani Anna Koźmińska – zapytała, czy zespół kontrolny upewnił się, czy wspomniane wcześniej
zapytanie ofertowe nie przekroczyło kwoty 14.000 euro.
Pan Dariusz Rozum – odpowiadając na pytanie pani Koźmińskiej wyjaśnił, że z pewnością
kwota ta nie przekroczyła 14.000 euro. Podsumowując radny wyraził przekonanie, iż
postępowanie pracowników szkoły, co do procedury rozeznania cenowego było nieodpowiednie.
5
Kontynuując omawianie wyników kontroli radny nawiązał do umów najmu zawieranych przez
szkołę. W umowach określone zostały bardzo niskie stawki czynszu, a niektóre z nich od 16 lat
nie uległy zmianie. W zawartych umowach stwierdzono brak zapisu o odpłatności za
dostarczane media oraz powierzchni wynajmowanych pomieszczeń. Zawierają one także wiele
wad, które niezwłocznie należy skorygować. Zdaniem pana Rozuma Wydział Geodezji,
Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami w porozumieniu z radcą prawnym
Starostwa powinien przygotować jednolity tekst umowy, który znalazłby zastosowanie we
wszystkich placówkach. Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych nr 1 w Krotoszynie został narażony
na widoczną stratę poprzez zawarcie umowy najmu z Niepublicznym Gimnazjum w
Krotoszynie. Umowa ta została zawarta na czas nieokreślony, a z wynajmowanych pomieszczeń
korzysta tylko i wyłącznie wynajmujący. W umowie nie zawarto informacji dotyczącej
powierzchni wynajmowanych pomieszczeń. Stwierdzono również brak czytelnych zapisów w
umowie, w zakresie zasad korzystania z boiska szkolnego oraz sali gimnastycznej. Ustalono
także bardzo niski czynsz oraz pominięto odpłatność za dostarczone ciepło. Ponadto należy
podkreślić, że dyrektor szkoły nie zrealizował zapisów uchwały nr 370/09 Zarządu Powiatu
Krotoszyńskiego z dnia 10 czerwca 2009 roku w paragrafie 3, który zobowiązywał do
stosowania rynkowych stawek czynszu. Pan Przewodniczący zauważył, iż umowa została
zawarta poniżej rynkowych stawek czynszu, a strata z tego powodu w przeciągu dwóch lat
mogło wynieść ok 20.000 zł.
Pani Beata Antczak – dopytywała, czy wynajmowane pomieszczenia zostały wyremontowane na
koszt szkoły, a także, czy w umowie najmu została zawarta informacja, iż najemca ponosi koszty
remontu.
Pan Dariusz Rozum – po zawarciu pierwszej umowy najmu szkoła partycypowała w kosztach
remontu. Ponadto z budżetu szkoły wydatkowano środki finansowe związane z przygotowaniem
sal pod wynajem. Można było tak postąpić, aczkolwiek powinno to znaleźć swoje
odzwierciedlenie w umowie. Trzeba liczyć się z ewentualnością, iż po przeprowadzeniu remontu
przez szkołę, najemca nie będzie już zainteresowany wynajęciem pomieszczeń. Dalej pan
Przewodniczący jeszcze raz podkreślił, że pani Dyrektor zawierając umowy najmu powinna
kierować się rynkowymi stawkami czynszu. Zarząd Powiatu nie wyraził zgody na wydatkowanie
środków na remont pomieszczeń, które wynajęte zostały Niepublicznemu Gimnazjum. Sposób
rozliczania mediów również budzi wiele wątpliwości. Określone w umowach najmu stawki
czynszu są bardzo niskie (2,40/m2) i świadczą o niegospodarności ze strony pani Dyrektor.
Natomiast, gdy stroną w umowie jest Starosta Krotoszyński lub PCPR, zawyżano stawkę
rynkową. Zdaniem radnego pani Dyrektor powinna zostać zobowiązana do stosowania stawek
rynkowych wobec wszystkich najemców.
Pani Anna Koźmińska – wyraziła nadzieję, że zmiana przepisów dotycząca VAT spowoduje, że
nie będą mogły być zawierane umowy najmu samodzielnie przez jednostki.
Pan Andrzej Serek – nawiązał do ustawowego obowiązku uruchomienia do końca bieżącego
roku centrum usług wspólnych, które mogłoby m.in. zająć się obowiązkami, jakie spoczną na
powiecie wynikającymi ze zmiany przepisów dotyczących VAT.
6
Pan Dariusz Rozum – uważał, że szkoła powinna również opracować wykaz godzin, w których
Niepubliczne Gimnazjum korzysta z pomieszczeń oraz boiska należącego do ZSP nr 1 w
Krotoszynie. Z umowy najmu wynika, że Niepubliczne Gimnazjum ma również prawo do
korzystania z sali wychowania fizycznego, sali komputerowej, pracowni chemicznej, terenu
rekreacyjnego przy szkole, a także parkingu. Zakładając, że niepubliczne gimnazjum jest
przedsiębiorcą, musi być traktowane zgodnie z zasadami wolnego rynku. Zdaniem pana
Przewodniczącego Komisji, poprzez zawarcie umowy z niepublicznym gimnazjum, placówka
została narażona na dodatkowe straty. Umowa pomiędzy wynajmującym a najemcą trwa już 6
lat, a więc strata z tego tytułu jest bardzo duża. Natomiast, jeśli chodzi o wydatki w latach 2013 i
2014 r., to w większości przypadków dokonano zakupów bez rozpoznania cenowego, bądź
oferty przygotowane zostały przez jednego z pracowników szkoły, tym samym charakterem
pisma dla różnych oferentów.
Pani Anna Koźmińska – zapytała, czy w jednostce zostały opracowane procedury w zakresie
zamówień publicznych do 30.000 euro.
Pan Dariusz Rozum – wyjaśnił, iż powinny zostać opracowane procedury co do zamówień
publicznych, a także określony sposób postępowania w przypadku zamówień z wolnej ręki.
Jednakże powinna również zostać ustalona kwota, do której można będzie stosować tryb
zamówień z wolnej ręki.
Pani Anna Koźmińska – odnosząc się do wypowiedzi przedmówcy wyjaśniła, że z przepisów
prawa nie wynika, iż jednostki muszą opracować regulamin zamówień publicznych. Komisja
Rewizyjna może jedynie zalecić stosowanie dobrych praktyk poprzez opracowanie przez
jednostkę regulaminu zamówień publicznych. Jednakże postępowanie jednostki, co do
stosowania procedury zamówień publicznych, powinno być ujednolicone.
Zabierając po raz kolejny głos pan Dariusz Rozum odniósł się do faktury nr FA/182/2014 z dnia
29.12.2014 r., z której jednoznacznie wynikało, iż środki zostały wydatkowane pod koniec roku
budżetowego. W tym przypadku wszczęto procedurę zamówień publicznych. Jednakże oferty
zostały przygotowane przez jednego z pracowników na terenie szkoły. Przynajmniej dwie z tych
ofert zostały napisane przez tę samą osobę. Ponadto protokół odbioru robót sporządzony w dniu
29 grudnia 2014 roku zawiera braki w postaci terminu daty rozpoczęcia robót i dokumentacji z
tym związanej. Zdaniem radnego prace nie mogły zostać ukończone z dniem podpisania
protokołu odbioru robót. Jak przyznał jeden z pracowników szkoły, zakres prac wynikający z
podpisanej umowy, był kontynuowany w 2015 roku. Po podpisaniu protokołów odbioru robót i
przelania środków finansowych za zakończony remont na konto wykonawcy, należało się liczyć
z ewentualnością, że wykonawca nie dokończy podjętych prac.
Pan Andrzej Serek – w związku z powyższym 30 grudnia 2014 roku szkoła nie wnioskowała o
zmiany w paragrafie 4270, które dotyczą remontów. Zmiany zostały naniesione w planie
finansowym, który otrzymała jednostka. Jednakże nie wykazano w nim przyczyny ich zmiany.
7
Pani Anna Koźmińska – dopytywała, czy dokonano rozpoznania cenowego w przypadku faktury
nr 1/2014 wystawionej przez Akademię Zdrowia i Urody.
Pan Dariusz Rozum – powyższy temat nie został szczegółowo przeanalizowany przez zespół
kontrolny. Jednakże szkoła wykazała, że dokonała zakupu, w korzystnej cenie, wyposażenia
pracowni w związku z otwarciem nowego kierunku nauczania funkcjonującego w ramach
Szkoły Policealnej dla Dorosłych.
Pan Przemysław Wójcik – po objęciu stanowiska Naczelnika Wydziału Edukacji, Kultury i
Sportu na pierwszej naradzie dyrektorów zwrócił szczególną uwagę na to, aby w zawieranych
umowach najmu znajdowały się jednostki mierzalne wynajmowanych pomieszczeń, czy
używanych mediów np. m2, kW. Nie powinien funkcjonować w umowie zapis w postaci
„ryczałt” w przypadku długoterminowego najmu. Niektóre z umów najmu zostały podpisane 16
lat temu. W związku z powyższym pan Naczelnik przyznał, że nie jest zorientowany, czy
poprzednie dyrekcje były zobowiązane do aktualizacji zawartych umów. Od 2009 roku obecna
dyrekcja ZSP nr 1 Krotoszynie powinna jednak zaktualizować zawarte umowy najmu. Wynajęte
zostały pomieszczenia o różnych standardach, więc nie wszędzie można było zastosować cenę
rynkową. Kwota, za którą wynajmowane są pomieszczenia, czy też mieszkania powinna zostać
zaktualizowana biorąc pod uwagę standard wynajmowanych pomieszczeń. Można przypuszczać,
że mieszkania zostały wynajęte pracownikom szkoły. Natomiast w przypadku wynajmu
komercyjnego uważał, że powinny obowiązywać ceny rynkowe, ponieważ niepubliczne
placówki stanowią konkurencje dla szkół publicznych prowadzonych przez powiat. Dalej pan
Naczelnik zwrócił się z pytaniem, ile wynosiła stawka czynszu w przypadku umowy z
niepublicznym gimnazjum.
Pan Dariusz Rozum – odpowiadając na pytanie wyjaśnił, że stawka czynszu wynosiła 10,63
zł/m2. W tej kwocie ujęte zostały również koszt mediów. Natomiast w bieżącym roku stawkę
czynszu obniżono o 5 zł, a liczba wynajmowanych pomieszczeń uległa zwiększeniu. Dalej pan
Przewodniczący nawiązał do umowy najmu z dnia 30 sierpnia 2013 roku zawartej pomiędzy
ZSP nr 1 w Krotoszynie a Społecznym Stowarzyszeniem Prasoznawczym „Stopka” w Łomży.
We wspomnianej wcześniej umowie stwierdzono brak powierzchni wynajmowanych
pomieszczeń oraz zapisu o ewentualnej odpłatności za dostarczane media. Niezrozumiałe dla
zespołu kontrolnego okazało się również obniżenie stawki za wynajmowane pomieszczenia z
4.000 zł do 2.440 zł. Pani Dyrektor podczas kontroli nie umiała uzasadnić, dlaczego stawka
czynszu została obniżona.
W wyniku zakończonej dyskusji Komisja Rewizyjna sformułowała następujące wnioski
pokontrolne, które zostaną skierowane do pani Mirosławy Cichowlas – Dyrektor ZSP nr 1 w
Krotoszynie oraz Zarządu Powiatu Krotoszyńskiego:
1. Uaktualnić statut szkoły pod względem prawnym.
2. Sporządzać projekty planów finansowych po otrzymaniu informacji ze Starostwa
(Skarbnika Powiatu) w terminie określonym przepisami.
8
3. Dostosowywać plany finansowe dochodów jednostki po otrzymaniu informacji ze
Starostwa (Skarbnika Powiatu).
4. Dokonywać zmiany w planie finansowym przed zawarciem umowy lub zleceniem
wykonania zadania inwestycyjnego bądź remontowego z takim wyprzedzeniem, aby
możliwe było przeprowadzenie rozeznania cenowego lub zebranie ofert.
5. Zobowiązać pracowników korzystających z delegacji służbowych do każdorazowego
ich potwierdzania.
6. Ujednolicić zasady korzystania ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych oraz zobowiązać panią Dyrektor do merytorycznego i szczegółowego
opisywania faktur wydatkowych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
7. Zobowiązać Dyrektora do przygotowania zarządzenia dotyczącego zasad
postępowania przy dokonywaniu zakupu towarów lub usług z zastosowaniem tzw.
rozpoznania cenowego (zaproszenie do złożenia ofert, zapytanie telefoniczne itp.) w
celu ujednolicenia zasad funkcjonowania w placówce.
8. Doprowadzić do ujednolicenia stawek czynszu lokali mieszkalnych oraz użytkowych
oraz prawidłowo naliczać i rozliczać koszty mediów.
9. Ujednolicić umowy najmu oraz określić stosunki prawne pomiędzy wynajmującym i
najemcą.
10. Zastosować rynkowe stawki czynszu za najem pomieszczeń szkolnych dla
niepublicznego gimnazjum zgodnie z uchwałą Zarządu Powiatu Krotoszyńskiego nr
370/2009.
11. Rozliczać energię elektryczną oraz wodę według odczytu z podliczników, a nie
ryczałtu oraz obciążyć szkołę niepubliczną kosztami za dostarczone ciepło w 2016
roku.
12. Wyciągnąć konsekwencje wobec pracownika szkoły zajmującego stanowisko
kierownika
gospodarczego
za
nieprawidłowy
proces
wyboru
dostawców/wykonawców bez uwzględniania dobrych praktyk w zakresie zamówień
do 30.000 euro.
W efekcie dalszej dyskusji odstąpiono od formułowania wniosku w sprawie uregulowania
płatności za fakturę wystawioną na ZSP nr 1 w Krotoszynie z prywatnych środków przez jedną z
nauczycielek za zgodą dyrektora szkoły.
Ponadto Komisja Rewizyjna wnioskuje do Zarządu Powiatu Krotoszyńskiego o
wyciągnięcie konsekwencji wobec pani Mirosławy Cichowlas, dyrektora Zespołu Szkół
Ponadgimnazjalnych nr 1 w Krotoszynie za brak nadzoru nad pracownikiem i całym
procesem zamawiania towarów i usług, a także za niegospodarność szczególnie w zakresie
zawierania umów najmu ze szkodą dla szkoły.
W toku dalszej dyskusji członkowie Komisji ponownie nawiązali do wzoru umowy najmu, który
powiem zostać opracowany dla wszystkich jednostek prowadzonych przez powiat. Zdaniem
pana Dariusza Rozuma powinna zostać utworzona jednostka zajmująca się prowadzeniem
księgowości wszystkich placówek oświatowych. Natomiast pani Antczak wyraziła przekonanie,
że utworzenie jednostki nie jest dobrym rozwiązaniem. W wielu szkołach prowadzona jest
9
księgowość i nie występują tam takie nieprawidłowości, jakie wykazała Komisja Rewizyjna w
toku dotychczasowych kontroli przeprowadzonych w szkołach, dla których organem
prowadzącym jest powiat. Pan Andrzej Serek zgodził się z wypowiedzią radnego Rozuma
przyznając, że obecna administracja szkół jest zbyt rozbudowana.
Komisja Rewizyjna przyjęła jednogłośnie protokół z kontroli przeprowadzanej w Zespole Szkół
Ponadgimnazjalnych nr 1 w Krotoszynie.
Przyjęto również jednogłośnie treść wystąpienia pokontrolnego skierowanego do pani
Mirosławy Cichowlas, dyrektora Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych nr 1 w Krotoszynie i
Zarządu Powiatu Krotoszyńskiego.
Punkt 4
Omówienie kontroli przeprowadzonej w Powiatowym Zarządzie Dróg w Krotoszynie i
wypracowanie zaleceń pokontrolnych
Pan Andrzej Hejdysz – przedmiotem kontroli było wykonanie robót i inwestycji w 2015 roku
przez Powiatowy Zarząd Dróg w Krotoszynie. Członkowie zespołu kontrolnego poddali analizie
dokumentację dotyczącą wykonanych robót i inwestycji m.in. faktury, a także dokonali lustracji
dróg powiatowych. Zespół kontrolny wyraził stanowisko, iż nie ma zastrzeżeń co do robót i
inwestycji przeprowadzonych w 2015 roku przez PZD w Krotoszynie. Po za tym wskazał na
kilka uchybień wykrytych podczas kontroli.
Pani Beata Antczak – nawiązała do umowy zawartej pomiędzy PZD w Krotoszynie a firmą
Handlowo – Usługową – Transportową „PE-TOM”, w której nie została zawarta informacja, iż
nieterminowe wykonanie robót jest obwarunkowane dodatkowymi konsekwencjami po stronie
wykonawcy. Zdaniem radnej tego typu informacje powinny być umieszczane w umowach z
wykonawcami robót. Pani Antczak nawiązała również do innej umowy, która została zawarta na
4 dni. Wykonanie jej w tak krótkim czasie było niemożliwe. Umowa w ostatnim dniu została
aneksowana i termin został przedłużony do 3 miesięcy. Kończyć wyraziła opinię, iż w
zawieranych umowach powinno się określać realny czas wykonania danego zadania.
Członkowie Komisji Rewizyjnej podjęli decyzję o nieformułowaniu wniosku w tej sprawie,
gdyż poruszony temat nie stanowił przedmiotu kontroli.
Komisja Rewizyjna jednogłośnie przyjęła protokół z kontroli przeprowadzonej w Powiatowym
Zarządzie Dróg w Krotoszynie i odstąpiła od wypracowania zaleceń pokontrolnych.
10
Punkt 5
Zapoznanie z odpowiedzią Zarządu Powiatu w sprawie wniosku dotyczącego przekazania
informacji, czym spowodowane jest opóźnienie powołania zastępcy dyrektora Powiatowego
Zarządu Dróg
Pan Dariusz Rozum – odpowiedź Zarządu Powiatu w sprawie wniosku Komisji Rewizyjnej
dotyczącego przekazania informacji, czym spowodowane jest opóźnienie w powołaniu zastępcy
dyrektora Powiatowego Zarządu Dróg została przekazana radnym drogą elektroniczną. Wyraził
również przekonanie, że pan Starosta szczegółowo będzie przyglądał się procedurą
konkursowym w Powiatowym Zarządzie Dróg w Krotoszynie.
Komisja Rewizyjna nie wniosła uwag do odpowiedzi Zarządu Powiatu w omawianej sprawie.
Punkt 6
Zapoznanie z wynikami przeprowadzonego audytu w zakresie gospodarności i celowości
wydatków w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Borzęciczkach
Pani Anna Koźmińska – na wstępie wyjaśniła, że audyt w zakresie gospodarności i celowości
wydatków w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Borzęciczkach został
przeprowadzony przez firmę zewnętrzną. Przepisy prawa nakazują przeprowadzanie audytów w
jednostkach organizacyjnych powiatu poprzez audytora wewnętrznego bądź poprzez zlecenie
zadania firmie zewnętrznej. Audyt został przeprowadzony w sierpniu br., po czym z jego
wynikami został zapoznany Zarząd Powiatu. Dyrektor szkoły została zobligowana do udzielenia
wyjaśnień w zakresie stwierdzonych nieprawidłowości. Firma dokonując audytu wskazała na
nieprawidłowości wynikające m.in. z zawartej umowy pomiędzy Specjalnym Ośrodkiem
Szkolno-Wychowawczym w Borzęciczkach a Rzeźnią Mróz. W wyniku umowy zostały
naliczone zbyt wysokie stawki za ścieki w SOSW w Borzęciczkach. Nie zawierano również
umów na prace remontowo – budowlane, co zdecydowanie zabezpieczałoby interes
zleceniodawcy. Kolejny zarzut dotyczył niedokonywania kontroli zapisów w kartach drogowych
pod kątem zużycia paliwa, a także nieprawidłowo rozliczono koszty podróży służbowej.
Stwierdzono również brak kart gwarancyjnych, oświadczeń kierowników budowy.
Pan Andrzej Serek – dopytywał dlaczego akurat ta jednostka oświatowa została poddana kontroli
i czy zakres kontroli dotyczył planów finansowych.
Pan Anna Koźmińska – wyjaśniła, że określając tematykę zadań miano na uwadze fakt, iż nie
przeprowadzano dość dawno kontroli w tej jednostce w zakresie celowości wydatków.
Natomiast, jeżeli chodzi o przedmiot kontroli, to nie obejmował on planów finansowych
jednostki.
11
Komisja Rewizyjna przyjęła informację do wiadomości.
Punkt 7
Przedłożenie informacji o wynikach kontroli w Specjalnym Ośrodku SzkolnoWychowawczym w Borzęciczkach przeprowadzonej przez panią Annę Koźmińską,
głównego specjalistę – stanowisko ds. kontroli
Pani Anna Koźmińska – na wstępnie poinformowała, że kontrola w Specjalnym Ośrodku
Szkolno-Wychowawczym w Borzęciczkach miała charakter sprawdzający realizację zaleceń
pokontrolnych. Przedmiot kontroli dotyczył wdrążenia zaleceń pokontrolnych z kontroli
prawidłowości wydatkowania środków z tytułu wynagrodzeń nauczycieli oraz pracowników
niepedagogicznych. Jednostka została poddana kontroli w I kwartale 2015 roku. Wówczas
szczegółowo przeanalizowano realizację 17 zaleceń pokontrolnych. Jedno z zaleceń dotyczyło
usunięcia podległości służbowej pomiędzy osobami pozostającymi ze sobą w stosunku
pokrewieństwa. Podczas rekontroli ustalono, iż zalecenie pokontrolne w tym zakresie nie zostało
zrealizowane. Podległość służbowa występowała w pokrewieństwie siostra-brat. Zmienił się
jedynie zakres czynności pracownika, który przestał bezpośrednio podlegać pani Dyrektor. W
związku z powyższym powołano kierownika, któremu pracownik podlega bezpośrednio.
Pan Wiesław Szeszycki – zapytał, czy w związku z istniejącym pokrewieństwem konieczne było
zatrudnienie nowej osoby na stanowisku kierownika.
Pani Anna Koźmińska – odpowiadając na pytanie wyjaśniła, że pracownikowi, który był już
zatrudniony w szkole, zmieniono stanowisko pracy oraz zakres obowiązków. Ponadto podczas
kontroli zwrócono uwagę, aby rozważyć w kontekście racjonalnego gospodarowania środkami
pieniężnymi przekazanie na zewnętrz i świadczenia na podstawie umowy zadań związanych z
praniem oraz szyciem. W szkole zatrudniony została na 1,5 etat praczka. Natomiast zdaniem
pani Anny Koźmińskiej zadanie to powinno zostać zlecone firmie zewnętrznej. W związku z
powyższym umniejszono etat praczki z 1,5 do 0,75 wymiaru etatu.
Pan Andrzej Serek – uważał, iż w szkole występuje zbyt duża koligacja rodzinna. Dyrektor nie
powinien zawierać umów o pracę z osobami spokrewnionymi.
Pani Anna Koźmińska – wyjaśniła, że Karta Nauczyciela umożliwia zatrudnienie pracownika w
koligacji nauczyciel – dyrektor i nauczyciel – pracownik.
Dalej poinformowała, że kolejny wniosek pokontrolny dotyczył usunięcia nieprawidłowości w
zakresie funkcjonowania sytemu kadrowo-płacowego oraz zapewnienia prawidłowej weryfikacji
w ramach systemu funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce. Zlecono rozdzielenie
osobowe zadań związanych ze sprawami kadrowymi oraz zadań związanych ze sprawami
naliczania płac. Po dokonaniu procedur kontrolnych stwierdzono szereg nieprawidłowości w
zakresie spraw kadrowych. Pracownik, który realizował te zadania, został obarczony zbyt
wieloma zadaniami, które uniemożliwiały mu weryfikację zmieniających się w tym zakresie
12
przepisów prawa. W związku z odejściem na emeryturę pracownika, który realizował zadania z
zakresu kadr, zatrudniona została inna osoba, która prawdopodobnie sprosta wyznaczonym
zadaniom.
Zabierając po raz kolejny głos pan Andrzej Serek wyraził przekonanie, iż uwagi i spostrzeżenia
zawarte w protokołach kontroli powinny zostać zrealizowane. Pracownikowi na stanowisku
praczka powinien zostać przydzielony inny zakres obowiązków.
Pani Anna Koźmińska – podała, iż kolejne zalecenie pokontrolne dotyczyło treści regulaminu
wynagradzania pracowników niepedagogicznych, który powinno się dostosować w zakresie
minimalnych stawek wynagrodzenia do obowiązującego rozporządzenia w sprawie
wynagrodzenia pracowników. Dalej poinformowała, że zalecenie pokontrolne w tym zakresie
zostało zrealizowane poprzez zmianę regulaminu. W dalszej części pani Anna Koźmińska
poinformowała, iż następne zalecenie pokontrolne polegało na zaprzestaniu umowy o pracę z
pracownikiem w wymiarze wyższym aniżeli pełny etat. Umowa ta było zawarta na czas
określony i po pewnym czasie samoistnie wygasła. Podczas kontroli sprawdzającej nie
odnotowano już takiego przypadku. W zakresie zalecenia pokontrolnego dotyczącego
zapewnienia prawidłowego przyznawania wysokości dodatku funkcyjnego pracownikom
uprawnionym zgodnie z ustaleniami regulaminu wynagradzania. Podczas kontroli stwierdzono
również realizację tego zalecenia pokontrolnego. Następne zalecenie polegało na zaprzestaniu
wypłacania pracownikom dodatków specjalnych bez uzasadnienia przyznania oraz za pracę
należącą do podstawowego zakresu obowiązków pracownika. Pani Koźmińska wyjaśniła, iż
wypłacanie dodatku funkcyjnego stało się nagminnym działaniem. Wówczas każdemu
pracownikowi administracji przyznano dodatek specjalny za realizację podstawowego zakresu
swoich obowiązków. Natomiast sugerując się zaleceniami pokontrolnymi odstąpiono od
przyznawania dodatków specjalnych. Jednakże wprowadzono premie, która przyznawana jest na
podstawie regulaminu.
Pan Andrzej Serek – interesował się, czy kontrolowano również wydatki związane z
utrzymaniem koni, które wykorzystywane są do zajęć z hipoterapii. Z informacji jakimi
dysponował członek Komisji wynikało, że konie te są własnością pani Dyrektor, która
wynajmuje je Stowarzyszeniu utworzonym przy Ośrodku.
Pani Anna Koźmińska – wyjaśniła przedmówcy, że audytorzy badali powyższy temat i w trakcie
swoich czynności ustalili, że wystawione zostały tylko dwie faktury na bardzo niskie kwoty.
Pan Wiesław Szeszycki – dopytywał, czy powiat partycypuje w kosztach działalności
Stowarzyszenia.
Pani Anna Koźmińska – odpowiadając na pytanie radnego wyjaśniła, iż najprawdopodobniej
powiat nie partycypuje w kosztach działalności Stowarzyszenie na Rzecz Osób
Niepełnosprawnych działającym przy Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym.
13
Dalej kontynuowano temat poszerzenia zakresu obowiązków niektórych z pracowników
Ośrodka oraz nieścisłości z tym związanych.
Kontynuując pani Anna Koźmińska nawiązała do kolejnego zalecenia polegającego na
uregulowaniu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. W przypadku pracowników
wypełniających w ramach zastępstwa obowiązki przyjmowania towarów na magazyn oraz
wydawania towarów z magazynu. Dalej dodała, że odpowiedzialność materialna w tym zakresie
nie została uregulowana. Nie dokonywano również protokolarnych przejęć lub przekazań kasy w
obecności komisji wyznaczonej przez głównego księgowego. Jeśli chodzi o fundusz nagród dla
pracowników oraz nagrody jubileuszowe, to również w tym zakresie pojawiły się pewne
nieścisłości związane z rozdysponowaniem tych funduszy. Zdarzały się przypadki
nieprawidłowego naliczania wynagrodzenia za pracę w porze nocnej. Wynagrodzenia za czas
urlopu wypoczynkowego również naliczane były niezgodnie ze wskazanym rozporządzeniem.
Pojawiły się również uchybienia związane z naliczaniem dodatku za wieloletnią pracę. Podczas
kontroli wykryto mnóstwo błędów merytorycznych, kodeksowych, a także obliczeniowych.
Pan Dariusz Rozum – wyraził przekonanie, iż tylko regularne kontrole oraz wyciąganie
konsekwencji może wpłynąć na poprawę funkcjonowania jednostek oświatowych prowadzonych
przez powiat.
Członkowie Komisji przyjęli informację do wiadomości.
Punkt 8
Sprawy organizacyjne
Pan Dariusz Rozum – kolejne posiedzenie Komisji zostanie ustalone w terminie późniejszym, o
czym telefonicznie zostaną powiadomieni członkowie Komisji.
W tym punkcie radni dyskutowali o terminach kolejnych kontroli, a także zastanawiano się nad
składem zespołu kontrolnego. Ustalono także, że posiedzenia Komisji w przyszłym roku będą
odbywały się o godzinie 13.00.
Pani Beata Antczak – zwróciła się z propozycją, aby posiedzenia nie odbywały się w
poniedziałki.
Punkt 9
Wolne głosy i wnioski
Pan Dariusz Rozum – zaproponował, aby Komisja Rewizyjna przyjęła wniosek dotyczący
zorganizowania spotkania z dyrektorami szkół i głównymi księgowymi w sprawie prawidłowego
zarządzania finansami jednostki. Ponadto proponuje, aby w spotkaniu udział wzięli:
14
 Pan Andrzej Jerzak – Skarbnik Powiatu,
 Pani Ewa Lindner Graf – Radca Prawny,
 Pan Przemysław Wójcik – Naczelnik Wydziału Edukacji, Kultury i Sportu,
 Pani Anna Koźmińska – główny specjalista – stanowisko ds. kontroli,
celem udzielenia stosownych wyjaśnień.
W dalszej części dyskutowano między innymi o terminie spotkania, a także kwestiach, które
powinny zostać na nim poruszone.
Komisja Rewizyjna jednogłośnie przyjęła powyższy wniosek.
Pan Dariusz Rozum – zwrócił się do członków Komisji z prośbą o uczestnictwo w kolejnym
posiedzeniu. Zaproponował także, aby zastanowiono się nad propozycją tematów na planowane
spotkanie z dyrektorami szkół. Następnie stwierdził, iż dzisiejszy porządek obrad został
wyczerpany i zamknął posiedzenie Komisji.
Protokołowała
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
/-/ Ewa Banaszek
/-/ Dariusz Rozum
* [wyłączenie jawności w zakresie danych osobowych; na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6
września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 782 ze); jawność
wyłączyła Joanna Dymarska-Kaczmarek – inspektor w Biurze Rady]
15