Jak wybraæ program ksiêgowy. - Format
Transkrypt
Jak wybraæ program ksiêgowy. - Format
Jak wybrać program księgowy. Nie każdy właściciel firmy decyduje się na skorzystanie z drogich usług biur rachunkowych. Duża część z nich wybiera wariant oszczędnościowy, rezygnując tym samym z opłat za usługę oraz konieczności ciągłego podróżowania z dokumentami pomiędzy siedzibą firmy i biura. Korzystają oni z programów komputerowych umożliwiających samodzielne prowadzenie dokumentacji księgowej. Ekonomiczność tego wyboru powinna jednak zostać potwierdzona zakupem odpowiedniej aplikacji do obsługi księgowej firmy. Taki dobór nie może więc być przypadkowy. Decyzja o zakupie oprogramowania powinna być poprzedzona oceną kilku jego wyróżników. I nie chodzi tutaj tylko o pierwsze wrażenie w kontakcie z instalatorem i grafiką. Powinniśmy dokonać obiektywnej oceny zakresu działania programu, kosztów jego zakupu, sposobów i cennika aktualizacji oraz pomocy, jaką w razie trudności możemy uzyskać od producenta. Na co zatem należy zwrócić szczególną uwagę? Wybór programu księgowego dokonywany jest najczęściej w przeświadczeniu, że będzie on nam służył przez kilka najbliższych lat, zapewniając właściwe przygotowanie i przechowywanie niezbędnej dokumentacji. Dlatego świadomy dobór programu powinien być poprzedzony oceną aplikacji w wersji demonstracyjnej. Pierwszy, pozytywny kontakt z instalatorem wersji próbnej dobrze rokuje na przyszłość. Instalator wersji demonstracyjnej Powinien być dostępny m.in. na stronie internetowej producenta. Jej wygląd i zastosowane rozwiązania stanowią ważną zapowiedź tego, co czeka nas po zakupie oprogramowania: - Jak każdy produkt, także program komputerowy mający służyć pomocą przy prowadzeniu firmy powinien być intuicyjnie oczywisty dla użytkownika, i to bez Strona 1 - Jak wybrać program księgowy. - Centrum prasowe - Biuro Informatyki Stosowanej Format względu na swój stopień wewnętrznej komplikacji i technologicznego zaawansowania - tłumaczy A. Malińska. Jeśli zatem już na etapie instalacji wersji demonstracyjnej nie możemy się obejść bez pomocy specjalisty, musimy liczyć się z koniecznością późniejszego zatrudniania fachowca przy każdej próbie instalacji nowej wersji, uaktualnień modułów czy przenoszenia aplikacji na nowy dysk. A to zwiększy koszty działalności firmy. Funkcjonalność i zakres działania programu Wraz ze wzrostem ilości oferowanych funkcji, wzrasta wartość programu. Uboga, mało elastyczna aplikacja, mimo że niedroga, szybko uświadomi jej użytkownikowi ograniczenia, wywołując jego niezadowolenie i zmuszając do decyzji o zmianie oprogramowania: - Im więcej funkcji, które oferuje nam program, tym lepiej dla klienta - wyjaśnia Agnieszka Malińska z B.I.S. Format, wrocławskiej firmy produkującej Super Księgę Podatkową. - Warto również sprawdzić, jak długo program jest obecny w sprzedaży. Aplikacje dłużej egzystujące na rynku są wciąż ulepszane i rozbudowywane, ze względu na większe doświadczenie producenta i użytkowników, którzy z nich korzystają i zgłaszają własne uwagi dotyczące działania programu. Ryzyko występowania w nich błędnych lub źle działających skryptów jest więc znikome. Nieco gorzej jest z programami nowymi, przetestowanymi na mniejszej liczbie klientów. Tutaj możliwość błędnego wyboru wzrasta. Cena programu Faktyczna cena końcowa oprogramowania zależy przede wszystkim od ilości modułów, które są niezbędne do prowadzenia prawidłowej dokumentacji księgowej użytkownika. Należy przy tym dokonać analizy własnych planów działalności firmy na dwa-trzy najbliższe lata i oszacować, które z funkcji będą nam niezbędne. Wersja podstawowa może być bowiem niezwykle uboga, choć atrakcyjna cenowo, jednak zakup dodatkowych funkcji, np. płac, przelewów czy środków trwałych, okaże się niezbędny, lecz... dość kosztowny. Nowy klient może też liczyć na zniżki, związane z wyborem nowego systemu. Często takie ulgi są stosowane również wobec osób dopiero rozpoczynających własną działalność gospodarczą. Strona 2 - Jak wybrać program księgowy. - Centrum prasowe - Biuro Informatyki Stosowanej Format Rola pierwszego wrażenia Program powinien wspierać użytkownika w codziennej pracy, a nie - stać się źródłem jego stresów i frustracji. Musi także odpowiadać jego potrzebom zawodowym, umożliwiając proste, intuicyjne poruszanie się po aplikacji. Niezwykle istotna jest tutaj przejrzystość, logika i elastyczność programu: - System powinien być na tyle elastyczny, aby dzięki wyborowi odpowiednich opcji, można go było dostosować do własnej specyfiki. Dobry system jest tak zaprojektowany, że rzadziej używane elementy, choć stale dostępne, nie przysłaniają zadań pierwszoplanowych - dodaje A. Malińska. Aktualizacje i pomoc techniczna Ciągłe zmiany przepisów księgowych sprawiają, że tego typu oprogramowanie musi być stale modyfikowane. Modyfikacje legislacyjne mogą być wprowadzane kilkakrotnie w ciągu roku kalendarzowego. Dlatego tak ważne jest dokładne sprawdzenie, czy użytkownikowi przysługuje tzw. opieka aktualizacyjna i czy jest ona bezpłatna. Należy także upewnić się, jakie są stawki roczne za przyszłe usługi aktualizacyjne. Ostatnim z istotnych elementów jest kwestia oferowanej przez producenta pomocy technicznej. Warto więc sprawdzić, czy producent jasno określił zasady postępowania z klientem i styl komunikowania się z nim. W niektórych firmach działa np. wirtualne Centrum Serwisowe, które umożliwia bezpośredni kontakt użytkownika z producentem, za pośrednictwem Internetu. Z pewnością pomoże ono w samodzielnym, prawidłowym prowadzeniu dokumentacji księgowej firmy. Strona 3 - Jak wybrać program księgowy. - Centrum prasowe - Biuro Informatyki Stosowanej Format