Rozliczanie wynagrodzenia na podstawie umowy o
Transkrypt
Rozliczanie wynagrodzenia na podstawie umowy o
Rozliczanie wynagrodzenia na podstawie umowy o pracę – porady 1. Potrzebne dokumenty1: i) Umowa o pracę (aneks) ii) Deklaracja ZUS DRA iii) Potwierdzenie zapłaty kwot z deklaracji ZUS DRA (1) ubezpieczenie społeczne (2) ubezpieczenie zdrowotne (3) Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych iv) Raport miesięczny ZUS RCA (za pracownika projektu) v) Deklaracja miesięczna PIT-4 vi) Potwierdzenie zapłaty podatku PIT vii) Lista płac viii) Potwierdzenie zapłaty wynagrodzenia 2. Wskazówki do prawidłowego przygotowania dokumentów: i) (1) (2) (3) (4) Umowa o pracę (aneks) Okres trwania umowy powinien być spójny z czasem zatrudnienia w HRF Nazwa stanowiska powinna być spójna z nazwą stanowiska w HRF Wymiar etatu powinien być spójny z HRF Zakres obowiązków w umowie powinien być spójny z opisem stanowiska we Wniosku o dofinansowanie. (5) Zawarcie w umowie określenia projektu i informacji o współfinansowaniu np.: „Stanowisko: (nazwa stanowiska) W ramach projektu (tytuł projektu) nr (nr projektu) współfinansowanego ze środków EFRR w ramach działania 8.1 PO IG” (6) Oznaczenie promocyjne umowy o pracę (przykład): Źródło: „Zintegrowany poradnika na temat prowadzenia i rozliczania projektów w działaniach 8.1 i 8.2 POIG” (7) W przypadku współfinansowania zatrudnienia dotychczasowych pracowników, potrzebny jest aneks uwzględniający zatrudnienie w projekcie. Aneks powinien uwzględniać analogiczne elementy dotyczące projektu jak w umowie. (8) Jeśli pracownik ma wykonywać nie tylko zadania związane z projektem, należy wyodrębnić zaangażowanie etatowe w projekt. ii) Deklaracja ZUS DRA powinna dotyczyć każdego miesiąca zatrudnienia w projekcie. Przykładowo, jeśli pracownik pracuje w ramach projektu od 1 kwietnia 2012, to pierwszą 1 W indywidualnych przypadkach mogą być potrzebne dodatkowe dokumenty lub dokumenty innego rodzaju. deklaracją potrzebną do rozliczenia jest deklaracja nr 04/2012 (obejmująca ZUS od wynagrodzeń za kwiecień). iii) Potwierdzenie zapłaty składek ZUS (np.: wyciąg bankowy z dnia zapłaty składek) powinno zawierać kwoty zgodne z kwotami na deklaracji. Całość uregulowanego zobowiązania względem ZUS potwierdza, że uregulowano składki za pracownika projektu – ZUS za całe przedsiębiorstwo jest płacony łącznie. Jeśli między wartością przelewów a kwotami z deklaracji jest różnica (np.: wynikająca z odsetek), to należy wyjaśnić różnicę przy wnioskowaniu o płatność. Składki ZUS od wynagrodzenia za pracę w danym miesiącu są wypłacone w miesiącu następnym, czyli przykładowo: wynagrodzenie za maj 2012(wypłacone 31 maja), składki ZUS 15 czerwca (opłacenie deklaracji nr 05/2012). Znaczne opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia (np. zapłacenie 13 czerwca za pracę w maju) powoduje, że składki od wynagrodzenia należnego za maj są opłacone w lipcu i ujęte na deklaracji nr 06/2012. iv) Raport ZUS RCA potwierdza indywidualne kwoty składek ZUS dla danego pracownika. Dla uzyskania kwoty wydatków kwalifikowalnych (do punktu 11 wniosku o płatność) sumuje się kwoty indywidualnych składek (z ZUS RCA) z wynagrodzeniem pracownika i kwotą podatku dochodowego. v) Deklaracja PIT – 4 wskazuje comiesięczne zaliczki na podatek dochodowy. Deklarację dołączamy, jeśli firma ją sporządza (nie ma takiego obowiązku). vi) Potwierdzenie zapłaty (np.: wyciąg bankowy z dnia zapłaty) powinno zawierać kwotę zgodną z deklaracją PIT-4, w przypadku różnić należy we wniosku o płatność wyjaśnić z czego wynikają (np. odsetek za nieterminową wpłatę). Terminy zapłaty podatku – analogicznie jak w przypadku terminów zapłaty ZUS, tj. podatek od wynagrodzenia za kwiecień (wypłaconego w kwietniu) jest ujęty na deklaracji kwietniowej płaconej do 20 maja. vii) Lista płac za dany miesiąc jest podstawowym dokumentem do rozliczenia wynagrodzenia płatnego na podstawie umowy o pracę. Listę płac umieszczamy w pkt 11 wniosku o płatność np.: lista płac (imię i nazwisko pracownika projektu) kwiecień 2012. Jeśli druk listy wskazuje miejsca na podpisy uprawnionych osób – powinny być wypełnione. viii) Potwierdzenie zapłaty (np.: wyciąg bankowy z dnia zapłaty wynagrodzenia) powinno być zgodne kwotowo z pozycją „do wypłaty” na liście płac. Na potwierdzeniu zapłaty powinny być prawidłowo wskazane dane odbiorcy (zgodnie z umową o pracę) oraz określenie przedmiotu zapłaty np.: „wynagrodzenie maj 2012”. Dokumenty dołączamy we wniosku o płatność w formie kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem (także w przypadku wydruków z systemu np.: bankowego). 3. Ujęcie we wniosku o płatność W pkt 11 wniosku o płatność przedstawiamy dokumenty potwierdzające wynagrodzenie za rozliczane miesiące. Ze względu na składki ZUS i podatek dochodowy komplet dokumentów potwierdzających wynagrodzenie za dany miesiąc mamy w 2 połowie miesiąca następnego. W trakcie realizacji projektu nie stanowi to dużego problemu – termin złożenia wniosku za dany etap to 30 dni po jego zakończeniu, stąd swobodnie można zgromadzić dokumenty. Natomiast wniosek końcowy (za ostatni etap) składa się najpóźniej w ostatnim dniu etapu (i projektu) – dlatego planując okres HRF należy uwzględnić czas potrzebny na rozliczenie wynagrodzenia za ostatni miesiąc pracy. Przykładowo, jeśli projekt trwa do 31.05.2012, a ostatnie wynagrodzenie dotyczy kwietnia, wszystkie potrzebne dokumenty można zgromadzić do 20.05.2012 (zapłata podatku). Kolumny w pkt 11 wniosku należy wypełnić w następujący sposób:W kolumnie „data wystawienia dokumentu” – data listy płac. W kolumnie „data zapłaty” – przelew wynagrodzenia + przelew ZUS + przelew PIT. W kolumnie „kwota dokumentu brutto” – wartość całej listy. W kolumnie „kwota dokumentu netto”– wartość całej listy (rozróżnienie brutto/netto dotyczy tylko VAT, a nie np.: wynagrodzenia brutto). W kolumnie „wartość wydatków kwalifikowalnych” – wartość całej listy (w przypadku listy imiennej zawierającej tylko kwalifikowalne elementy wynagrodzenia). Przykładowo niekwalifikowalne dla Wnioskodawcy będą koszty wynagrodzenia opłacone przez ZUS (typu tzw. urlop tacierzyński). W działaniu 8.1 POIG „kwalifikowalne są wynagrodzenia wraz z obowiązkowymi pozapłacowymi kosztami pracy” stąd dla uzyskania kwoty wydatków kwalifikowalnych sumujemy: wynagrodzenie brutto + ZUS pracodawcy + FP FGŚP Pomocniczo (dla rozpoznania poszczególnych kwot na deklaracjach i liście płac) można się posłużyć kalkulatorami wynagrodzeń. kwota wydatków kwalifikowalnych Wynagrodzenie kierownika projektu za styczeń, umowa o pracę, pełny etat 4221,35 4221,35 4221,35 (1) Wynagrodzenie brutto – 3 500,00 PLN, w tym: Netto (do wypłaty) – 2 505,34 PLN ZUS - 479,85 PLN Zdrowotne - 271,81 PLN Zaliczka na podatek PIT - 243,00 PLN (2) ZUS Pracodawcy - 632,10 PLN (3) FP i FGŚP - 89,25 PLN Kwota wydatków kwalifikowalnych = (1) + (2) +(3) = 3 500,00 + 632,10 + 89,25 = 4221.3 w tym VAT kwota dokumentu netto 2013.01.30: 2013.02.15; 2013.02.20 kwota dokumentu brutto 2013.01.30 nazwa towaru lub usługi PK/2013/01/23 data zapłaty data wystawienia dokumentu Lista wynagrodzeń styczeń 2013 Jan Kowalski nr księgowy lub ewidencyjny nr dokumentu Pkt 11 dla wynagrodzenia (przykład): 0,0 0