zapytanie ofertowe - film promocyjny

Komentarze

Transkrypt

zapytanie ofertowe - film promocyjny
ZAPYTANIE OFERTOWE
na wykonanie filmu promocyjnego
w ramach realizacji projektu pn. „Budowa Centrum Informacji Turystycznej w Ustce” w
ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 20072013, Osi Priorytetowej 8. Lokalna infrastruktura podstawowa, Działania 8.1. Lokalny
potencjał rozwojowy, Poddziałania 8.1.2. Lokalna infrastruktura wspierająca rozwój
gospodarczy, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. (Dz. U.
z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) zgodnie z art. 4 pkt 8 ww. ustawy.
I. Zamawiający:
Powiat Słupski z siedzibą w Słupsku, ul. Szarych Szeregów 14, NIP 839-25-87-150
II. Opis przedmiotów oraz zakres zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest produkcja 4 filmów promocyjnych (po 2 minuty każdy), z których
powstanie główny film promocyjny (10-12 minut) z przeznaczeniem do umieszczenia na stronach
internetowych Powiatu Słupskiego, Miasta Ustki oraz Lokalnej Organizacji Turystycznej „Ustka i
Ziemia Słupska”, emisji podczas spotkań / konferencji / prezentacji oraz dystrybucji bezpośredniej
na płytach DVD / USB oraz promocji w mediach dla potrzeb realizacji projektu pn. „Budowa
Centrum Informacji Turystycznej w Ustce” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla
Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013, Osi Priorytetowej 8. Lokalna infrastruktura
podstawowa, Działania 8.1. Lokalny potencjał rozwojowy, Poddziałania 8.1.2. Lokalna
infrastruktura wspierająca rozwój gospodarczy, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego.
Cel filmu
Celem filmu promocyjnego będzie promocja miasta Ustki oraz najważniejszych atrakcji powiatu
słupskiego. Film powinien być nowoczesny, dynamiczny, pokazujący energię miejsc oraz główne
atrakcje regionu, stwarzające przez cały rok świetne warunki do aktywnego spędzania czasu,
poprzez uwypuklenie dobrodziejstw obszaru Pomorza Środkowego, takich jak: pomorska kultura
(m.in. jachting, żeglarstwo, wędkarstwo morskie, rybołówstwo), otwarte morze, otoczenie lasów,
leczniczy mikroklimat, rzeki, zabytki, muzea, szlaki turystyczne, obiekty sakralne, pałace i dwory.
4 filmy 2-minutowe mają opisywać cztery pory roku Miasta Ustki i Ziemi Słupskiej, z których
później powstanie główny film promocyjny (10-12 minut).
Długość i jakość filmu
Długość filmu głównego od 10 do 12 minut.
Długość klipów ok. 2 minuty na każdą porę roku
Film wykonany będzie w standardzie FullHD,w rozdzielczości 1440x1080
Lektor
Wykonawca zapewni udział profesjonalnego lektora, który wejdzie w rolę komentatora treści
nagrania.
Muzyka
2
Wykonawca zapewni podkład muzyczny (możliwość wyboru z co najmniej 3 propozycji).
Wykonawca dostarczy Zamawiającemu oświadczenie o nabyciu praw do użycia wybranego przez
Zamawiającego fragmentu muzycznego do produkcji materiału promocyjnego będącego
przedmiotem niniejszego zamówienia.
Miejsca plenerów
Zdjęcia do filmu będą realizowane w pięciu etapach. Na każdą porę roku przeznaczone zostaną co
najmniej dwa dni zdjęciowe. W danych porach roku pokazane muszą być takie atrakcje jak:
Wiosna - jachting morski i spływy kajakowe Słupią
Lato – zawody w poszukiwaniu bursztynu, sporty wodne (m.in. surfing)
Jesień – wędkarskie wyprawy morskie, żeglarstwo, szlaki rowerowe i piesze w powiecie słupskim
Zima – otwarcie sezonu połowów troci, łososia i pstrągów na rzece Słupia, morze zimą
Innymi istotnymi elementami filmu, w wybranej przez Wykonawcę porze roku muszą być:
1. Port, plaża, Latarnia Morska, promenada, hotele baza konferencyjna, knajpki w Ustce
2. Słowiński Park Narodowy (plaża, ruchome wydmy, Latarnia Morska w Czołpinie i jez.
Łebsko)
3. „Kraina w Kratę”
4. Muzea Ziemi Słupskiej (Ustka, Swołowo, Kluki, Słupsk)
5. Obiekty sakralne, pałace i dwory (w tym pałac w Warcinie)
6. Usteckie fortyfikacje
7. Szlak Najstarszych Elektrowni Wodnych w Europie (szlak kajakowy)
8. Park Krajobrazowy „Dolina Słupi”
9. Dolina Charlotty
Zamawiający udostępni Wykonawcy brakujące zdjęcia do uzupełnienia w filmie obrazującym
atrakcje w zimie, a także przekaże zdjęcia obrazujące inne pory roku, które powinny zostać
wykorzystane w filmie.
Sprzęt
Produkcja filmu promocyjnego powinna odbywać się z użyciem profesjonalnego sprzętu. W cenie
usługi Wykonawca zapewni: montaż, profesjonalne oświetlenie, udźwiękowienie, efekty specjalne,
opracowanie graficzne, transport, nośniki, digitalizację.
Scenariusz
W cenie usługi Wykonawca zapewni opracowanie scenariusza i terminarza, który uzgodni z
Zamawiającym.
Nośniki
Wykonawca przekaże nagrany materiał na 20 płytach DVD, w formacie umożliwiającym łatwe
odtworzenie na komputerach PC i Mac.
Akceptacja
Wykonawca zorganizuje kolaudację, podczas której przedstawi Zamawiającemu do akceptacji
zmontowany materiał promocyjny. W terminie 2 dni roboczych od przedstawienia zmontowanego
materiału promocyjnego Zamawiającemu przysługuje prawo do poprawek, a Wykonawca
zobowiązuje się nanieść poprawki, w terminie siedmiu dni od zgłoszenia ich przez Zamawiającego.
3
Poprawki Zamawiający zgłasza w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną do
upoważnionej przez Wykonawcę osoby. Zaakceptowany przez Zamawiającego Materiał
promocyjny Wykonawca przekaże w terminie 4 dni od akceptacji.
Prawa autorskie
W cenie usługi Wykonawca zapewni przekazanie praw autorskich i pokrewnych do Materiału
promocyjnego na wszystkie pola eksploatacji, w szczególności:
- utrwalania i zwielokrotniania jakąkolwiek techniką (w tym drukiem, na kliszy fotograficznej, na
taśmie magnetycznej, cyfrowo) w jakimkolwiek systemie i na jakimkolwiek nośniku m. in. płyta
DVD, pendrive;
- wprowadzania do komputera oraz do sieci komputerowej i/lub multimedialnej;
- publicznego udostępniania materiału w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w
miejscu i czasie przez siebie wybranym (m.in. w Internecie);
- publicznego odtwarzania;
- użyczania i/lub najmu;
- nadawania za pomocą wizji i/lub fonii przewodowej oraz bezprzewodowej przez stację naziemną;
- nadawania za pośrednictwem satelity;
- równoczesnego i integralnego nadawania m.in. za pośrednictwem platform cyfrowych i sieci
kablowych.
Wykonawca powinien oświadczyć, iż przeniesienie w/w praw autorskich nie jest ograniczone
czasowo ani terytorialnie.
Zamawiający zobowiązany jest we własnym zakresie uzyskać zezwolenia osób, których wizerunki
zostały utrwalone w Materiale promocyjnym na ich rozpowszechnianie.
W filmie powinny znaleźć się:
- tytuł filmu: „ Ustka i powiat słupski na każdą porę roku”
- na końcu filmu głównego powinny zostać zaprezentowane dane teleadresowe wraz z herbami i
logo trzech Partnerów realizujących projekt oraz logotypy wymagane przez program z którego
zostało przyznane dofinansowanie na realizację zadania, przekazane przez Zamawiającego.
III. Opis kryteriów, którymi
najkorzystniejszej oferty.
Zamawiający
będzie
kierował
się
przy
Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria oraz ich wagę:
cena przedmiotu zamówienia - 80%, jakość - 20%.
Sposób obliczenia punktów w kryterium cena:
cena najniższej złożonej oferty
Cena: PC = -------------------------------------------- x 100 x 80 %
cena badanej oferty
wyborze
4
gdzie, PC oznacza ilość punktów w kryterium cena.
Sposób obliczenia punktów w kryterium jakość:
ilość pkt badanej oferty ( j1+j2+j3)
Jakość: PJ = --------------------------------------------------------------- x 100 pkt x 20 %
ilość pkt oferty z największą ilością pkt
gdzie, PJ oznacza ilość punktów w kryterium jakość przy ocenie jakości przedstawionych trzech
przykładowych produkcji filmowych, zrealizowanych przez Wykonawcę.
Punktacja w kryterium jakość:
Ocena jakości odbywać się będzie na podstawie przedstawionych trzech przykładowych produkcji
filmowych, zrealizowanych przez Wykonawcę i ocenie takich cech jak:
j1 - spójność tytułu z zawartością – max 10 punktów
j2 - forma i styl – max 5 punktów
j3 - rodzaj animacji i efektów specjalnych – max 5 punktów
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów (suma punktów)
w kryteriach cena i jakość.
W przypadku, jeśli dwóch lub więcej wykonawców złoży oferty o takiej samej cenie, Zamawiający
wezwie tych Wykonawców do złożenia w określonym terminie ofert dodatkowych. Wykonawcy
składający oferty dodatkowe nie mogą oferować cen wyższych niż w pierwotnie złożonych
ofertach. Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej
www.powiat.slupsk.pl do dnia 16 sierpnia 2013 roku. Po rozstrzygnięciu zapytania ofertowego
zawarta zostanie pomiędzy stronami umowa w sprawie udzielenia zamówienia.
IV. Modyfikacja treści zapytania ofertowego.
W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić
zapytanie ofertowe. W takim przypadku zmienione zapytanie ofertowe zostanie przekazane
niezwłocznie tym Wykonawcom, którym przekazano pierwotne zapytanie oraz podane do
publicznej wiadomości. Jeżeli w wyniku zmiany zapytania ofertowego niezbędny będzie
dodatkowy czas na przygotowanie nowej oferty lub wprowadzenie zmian w ofercie pierwotnej,
Zamawiający przedłuży termin składania ofert.
5
V. Opis sposobu przygotowania ofert - instrukcja dla oferentów.
Oferta powinna być sporządzona wg wzoru oferty stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego
ogłoszenia.
Oferta oraz załącznik składany przez Wykonawców w toku postępowania powinny być podpisane
oraz opieczętowane przez osobę/osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu
wykonawcy, zgodnie z zasadą reprezentacyjności wynikającą z postanowień odpowiednich
przepisów prawnych.
Oferta winna być sporządzona w języku polskim na komputerze, maszynie do pisania lub
czytelnym pismem ręcznym.
Wszystkie zmiany i skreślenia (poprawienia własnej pomyłki) dokonane w ofercie muszą zostać
zaparafowane (podpisane) przez Wykonawcę, wraz z pieczątką.
Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że
Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty, przed
upływem terminu składania ofert.
VI. Miejsce i termin składania ofert
Oferty należy przesłać za pośrednictwem poczty, kuriera lub osobiście na adres: Starostwo Powiatowe
w Słupsku ul. Szarych Szeregów 14, 76-200
Słupsk lub przesłać na adres e-mail:
[email protected] Termin składania ofert zgodnie z załączonym formularzem (Załącznik nr 1)
upływa 14 sierpnia 2013 roku. Oferty przesłane lub doręczone po wskazanym terminie nie będą
rozpatrywane. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data wpływu oferty do
Zamawiającego, a nie data jej wysłania.
W razie wątpliwości prosimy o kontakt z Oddziałem Promocji i Współpracy Starostwa
Powiatowego w Słupsku, tel. 59 841 85 54 lub e-mail: [email protected]
VII. Termin wykonania zamówienia: do dnia 31 października 2013 r.
VIII. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposób dokonywania oceny spełnienia
tych warunków.
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy:
1. są uprawnieni do wykonywania określonej działalności
2. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, a także potencjał techniczny,
3. znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej prawidłowe i terminowe
wykonanie zamówienia,
4. nie otwarto ich likwidacji, ani nie ogłoszono upadłości,
5. nie orzeczono wobec nich zakazu ubiegania się o zamówienie,
6. złożą ważną ofertę w terminie wyznaczonym do składania ofert (formularz ofertowyzałącznik nr 1, oświadczenie Wnioskodawcy – załącznik nr 2)
6
Zamawiający dokona spełnienia warunków udziału w postępowaniu poprzez zastosowanie
kryterium spełnia – nie spełnia, poprzez sprawdzenie, czy oferta została złożona na formularzu
ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania oraz czy zostało załączone
oświadczenie Wykonawcy stanowiące Załącznik nr 2 (weryfikacja formalna oferty, w tym jej
kompletności i zgodności z załączonymi wzorami). Brak któregokolwiek z wymaganych
dokumentów lub załączenie ich w niewłaściwej formie lub niezgodnie z określonymi wymaganiami
będzie skutkowało wykluczeniem Wykonawcy z udziału w postępowaniu.
IX. Sposób zapłaty
Zapłata za wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpi przelewem, w terminie 14 dni od dnia
dokonania odbioru przedmiotu zamówienia na wskazane przez Wykonawcę konto bankowe.
Podstawą do zapłaty będą faktury VAT (wraz z protokołem odbioru) wystawione przez
Wykonawcę. Wykonawca za wykonane zamówienie będzie zobowiązany do wystawienia dwóch
faktur na kwoty podane przez Zamawiającego:
- pierwsza: wystawiona na płatnika: Powiat Słupski, ul. Szarych Szeregów 14, 76-200 Słupsk,
NIP 839 258 71 50
- druga: wystawiona na płatnika: Lokalna Organizacja Turystyczna "Ustka i Ziemia Słupska",
ul. Marynarki Polskiej 87, 76-270 Ustka, NIP 839 289 72 70
X. Załączniki:
Załącznik nr 1: wzór Formularza Ofertowego
Załącznik nr 2: wzór Oświadczenia Wykonawcy
7
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
………………………………………….
Pieczątka firmowa Wykonawcy
…………………………………..
Miejscowość i data
Starostwo Powiatowe w Słupsku
76-200 Słupsk
ul. Szarych Szeregów 14
OFERTA WYKONAWCY
Działając w imieniu i na rzecz Wykonawcy (dane Wykonawcy):
Nazwa: ________________________________________________________________________
Adres siedziby: __________________________________________________________________
Nr telefonu i faksu:
________________________________________________________
Adres poczty elektronicznej: ________________________________________________________
NIP:
________________________________________________________
REGON:
________________________________________________________
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia ………………2013 roku
zamówienia na łączną wartość:
oferujemy realizację
Łączna wartość zamówienia netto:……………………………………………. (słownie:
……………………………………………………………………..)
Łączna wartość zamówienia brutto:……………………………………………. (słownie:
…………………………………………………………………….., w tym :
podatek VAT ____________________________________________________________________
Oświadczam(y), że zapoznałem(liśmy) się z warunkami zapytania ofertowego Zamawiającego i nie
wnoszę(simy) do niego żadnych zastrzeżeń oraz że zdobyłem(liśmy) konieczne informacje i
wyjaśnienia do przygotowania oferty.
Oświadczam(y), że uważam(y) się za związanych niniejszą ofertą przez okres 30 dni
kalendarzowych licząc od dnia upływu terminu składania ofert. Ofertę niniejszą składam(y) na
_______ kolejno ponumerowanych stronach.
Zobowiązuję (my) się, w przypadku wyboru naszej oferty do realizacji zamówienia za podaną
w ofercie cenę.
……………………………………
Podpis osoby upoważnionej
do reprezentowania Wykonawcy
8
Załącznik nr 2 – Oświadczenie Wykonawcy
………………………………………….
Pieczątka firmowa Wykonawcy
…………………………………..
Miejscowość i data
Starostwo Powiatowe w Słupsku
76-200 Słupsk
ul. Szarych Szeregów 14
OŚWIADCZENIE WYKONAWCY
Działając w imieniu i na rzecz Wykonawcy (dane Wykonawcy):
Nazwa: ______________________________________________________________________
Adres siedziby: _______________________________________________________________
oświadczam(y), że:
1) posiadam(y) uprawnienia do wykonywania działalności objętej przedmiotem zamówienia, jeżeli
ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
2) posiadam(y) niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję(emy) potencjałem technicznym
do wykonania zamówienia,
Poniżej przedstawiam(my) trzy przykładowe, wykonane przez nas produkcje filmów promocyjnych (ze
wskazaniem tytułu i linków, pod którymi filmy można zobaczyć lub przekazanie ich na płytach VCD lub
DVD):
1.……………………………………………………………………………………….……….
2……………………………………………………………………………………….……….
3………………………………………………………………………………………………….
3) znajduję(emy) się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe i terminowe
wykonanie zamówienia,
4) nie została otwarta w stosunku do mnie (nas) likwidacja, ani nie została ogłoszona upadłość,
5) nie orzeczono wobec mnie (nas) zakazu ubiegania się o zamówienie.
……………………………………
Podpis osoby upoważnionej
do reprezentowania Wykonawcy

Podobne dokumenty