Fragment PDF

PROCES DECYZYJNY
Podejmowanie decyzji jest podstawową czynnością kierowniczą, wykonywaną
bez względu na szczebel czy rodzaj działalności.
Decyzja jest świadomym wyborem dokonywanym przez kierownika, a dotyczącym
na przykład kierunków czy metod działania.
Na przykład kształtowanie struktury sprzedaży, wybór dostawcy, wybór
technologii produkcji to typowe decyzje podejmowane przez kierowników
różnych szczebli w przedsiębiorstwach. Warunkiem podejmowania decyzji jest
istnienie kilku możliwości (wariantów) rozwiązania sprawy. Możliwości te
różnią się między sobą efektywnością ekonomiczną. Zadaniem kierownika jest
wybór wariantu optymalnego, czyli najbardziej opłacalnego. W tym celu
posługuje się on rachunkiem ekonomicznym, porównując przewidywane efekty
z przewidywanymi kosztami poszczególnych wariantów. Zasadnicza trudność w
podejmowaniu decyzji polega na tym, że kierownik nie jest w stanie
przewidzieć wszystkich możliwych wariantów, a wśród tych, z których
dokonuje wyboru, często nie znajduje wariantu optymalnego. Na przykład,
jeżeli istnieje dwóch producentów określonego towaru, przy czym jeden z nich
oferuje towar po niższych cenach, mimo że warunki zakupu i jakość
oferowanych towarów są takie same, to wybór jest łatwy. Natomiast w sytuacji,
gdy warunki różnią się między sobą bardzo, wybór będzie trudniejszy,
szczególnie wtedy, gdy kryteria wyboru są niemierzalne. Bez względu jednak na
sposób podejmowania decyzji podstawą podejmowania decyzji jest zawsze
informacja.
Informacja to wiadomość o zdarzeniach czy o określonym stanie rzeczy. Ma ona
formę pisemną, rzadziej ustną. Informacja jest niezbędnym warunkiem podjęcia
prawidłowej decyzji.
PRZYKŁAD
Udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego jest decyzją podejmowaną na
podstawie następujących informacji:
 uprawnienia pracownika do urlopu, wynikające z Kodeksu pracy;
 dotychczasowe wykorzystanie urlopu za dany rok;
 czy okres, w którym pracownik chce wykorzystać urlop, jest okresem
spiętrzonych prac w komórce zatrudniającej pracownika;
 kto zastąpi urlopowanego pracownika.
Łatwo można sobie wyobrazić, co nastąpi w wypadku korzystania przy
podejmowaniu decyzji z niewłaściwych informacji – decyzja taka nie będzie
słuszna. Przez niewłaściwe informacje należy rozumieć te, które nie są
kompletne, wiarygodne, terminowe oraz dokładne.
Kolejnymi elementami procesu decyzyjnego są: polecenie, działanie i kontrola
(rys. 1.). Kontrola jest często źródłem informacji ułatwiających podejmowanie
decyzji, a działanie jest konsekwencją polecenia wydanego na podstawie decyzji.
Decyzja
Informacja
Kontrola
Polecenie
Działanie
Rys. 1. Elementy procesu decyzyjnego
Efektywne (skuteczne) zarządzanie zależy od poprawności podejmowanych
decyzji i prawidłowej ich realizacji. Aby decyzje były poprawne, osoby
podejmujące je muszą mieć wiele różnorodnych informacji ekonomicznych,
czyli wiadomości o zdarzeniach, faktach i zjawiskach ekonomicznych, które
mogą być wykorzystywane w procesie zarządzania. Nie wszystkie bowiem
informacje służą podejmowaniu decyzji – informacje mało dokładne czy
nieaktualne nie mogą być przecież podstawą zarządzania. Warunkiem
wykorzystania informacji w procesie decyzyjnym jest spełnienie przez nią
następujących wymagań: aktualność, rzetelność, dokładność, kompletność,
łatwy i szybki dostęp, poprawność w zakresie przetworzenia, opłacalność
ekonomiczna.
Wymienione cechy informacji mają bardzo duże znaczenie. Każda z nich jest na
tyle ważna, że bez niej informacje tracą swą wartość dla osoby podejmującej
decyzje. Na przykład, jeżeli informacja nie będzie kompletna lub też zostanie
źle przetworzona, jej wykorzystanie będzie niemożliwe. Podobnie z kosztami jej
gromadzenia i przetwarzania – nie mogą być one wyższe niż przewidywane
efekty działań, które w wyniku tej informacji zostaną podjęte. Skuteczne
zarządzanie na każdym szczeblu przedsiębiorstwa powoduje duże
zapotrzebowanie na informację ekonomiczną. To zapotrzebowanie jest
naturalnie tym większe, im większa jest samodzielność przedsiębiorstwa. W
warunkach samodzielnych przedsiębiorstw zapotrzebowanie to może zaspokoić
jedynie sprawny system informacyjny.
System informacyjny to tworzący całość, skoordynowany układ wielu elementów
przeznaczony do zbierania, magazynowania, przetwarzania i wyszukiwania informacji.
System informacyjny musi być ściśle związany ze strukturą organizacyjną 1
przedsiębiorstwa i dostosowany do warunków jego działania.
Tworzenie lub doskonalenie istniejącego systemu informacji następuje w kilku
etapach:
 ustalenie zapotrzebowania na informację;
 ustalenie źródeł informacji;
 weryfikacja informacji (np. sprawdzenie, czy dysponujemy aktualną
wersją przepisu);
 ustalenie metod gromadzenia informacji, czyli określenie sposobu
gromadzenia (kartoteki, rejestry, bazy danych);
 ustalenie zakresu i form informacji przekazywanych podejmującemu decyzje;
 określenie dróg przebiegu informacji;
 określenie terminów gromadzenia i przekazywania informacji.
System informacyjny przedsiębiorstwa obejmuje: ewidencję operatywną,
statystykę, analizę ekonomiczną, planowanie i rachunkowość.
Struktura organizacyjna to wyodrębnione na skutek podziału pracy komórki organizacyjne
przedsiębiorstwa wraz z zachodzącymi między tymi komórkami zależnościami hierarchicznymi.
1
Ewidencja operatywna to systematyczne rejestrowanie procesów gospodarczych
w momencie ich powstawania.
W ramach ewidencji operatywnej rejestruje się (ewidencjonuje) w jednostkach
naturalnych, a także wartościowo, wiele zjawisk i procesów, takich jak:
wykonanie wielkości produkcji, sprzedaży czy usług, stan zapasów, wielkość
ubytków, wielkość zakupu, ilość opakowań, stan zatrudnienia, poziom płac i
wiele innych. Informacje o tych zjawiskach są rejestrowane w poszczególnych
komórkach organizacyjnych, a następnie przetwarzane przez te komórki i
dostarczane kierownictwu.
Statystyka pozwala na obliczenie wskaźników charakteryzujących zjawiska i
procesy zarejestrowane w przedsiębiorstwie.
Miary statystyczne oraz właściwe metody prezentacji umożliwiają takie
przetwarzanie i zaprezentowanie informacji, które spełni oczekiwania
kierownictwa.
Analiza ekonomiczna to postępowanie polegające na rozkładaniu złożonych
zjawisk i procesów na proste elementy, a następnie dokonywanie oceny tych
zjawisk i procesów oraz formułowanie wniosków na przyszłość.
Celem analizy ekonomicznej jest przygotowanie dla kierownictwa informacji
ekonomicznej, wynikającej z zapoznania się z poszczególnymi zjawiskami,
procesami i faktami. Analizowane zjawiska, procesy czy fakty zostają poddane
ocenie. Jeżeli ocena ta jest negatywna, to z analizy powinny wynikać sposoby
usprawnień, a także ewentualne ich skutki, co bardzo ułatwia podejmowanie
właściwej decyzji. Analiza ekonomiczna będzie omówiona szerzej w następnym
rozdziale podręcznika.
Planowanie to wytyczanie zadań i środków niezbędnych do ich realizacji.
Planowanie jest więc źródłem wielu różnorodnych informacji na temat
przyszłości przedsiębiorstwa. Informacje te będą wykorzystywane przy
podejmowaniu decyzji dotyczących przyszłości.
Rachunkowość to system gromadzenia i przetwarzania danych o zdarzeniach
gospodarczych w celu dostarczenia kierownictwu informacji niezbędnych do
podejmowania decyzji. To gromadzenie i przetwarzanie danych prowadzone jest
w sposób kompletny, logiczny i systematyczny.
System informacyjny przedsiębiorstwa najczęściej jest systemem opartym na
elektronicznej technice obliczeniowej. Taki system informacyjny, którego
podstawą jest informatyka, nazywamy systemem informatycznym.
Informatyka jest dyscypliną naukową i gałęzią wiedzy dotyczącą przetwarzania
informacji przy użyciu elektronicznych maszyn cyfrowych, zwanych potocznie
komputerami.
Komputery są urządzeniami, które pozwalają na wprowadzenie, przetworzenie i
dostarczenie w odpowiedniej formie (wyświetlenie na ekranie, wydruk na papierze,
przesyłanie wiadomości do innego komputera) informacji dostosowanych do
potrzeb ich użytkowników.
Informatyka odgrywa dużą rolę w zarządzaniu – zapewnia ona szybkie i łatwe
przetwarzanie informacji stosownie do potrzeb podejmującego decyzję. Należy
przy tym pamiętać, że tu także powinna obowiązywać zasada rachunku
ekonomicznego – wprowadzenie systemu informatycznego w przedsiębiorstwie
musi być opłacalne. W małych, jednoosobowych przedsiębiorstwach
zastosowanie komputerów jest ograniczone. Ekonomiczne zużycie komputerów
jest bardzo szybkie, nowe modele komputerów i nowe wersje programów
komputerowych wpływają na wzrost wydatków na informatykę. Także częste
zmiany przepisów prawnych, dokonywane w Polsce, powodują konieczność
ciągłego aktualizowania programów komputerowych opracowanych na potrzeby
konkretnych przedsiębiorstw − wszystko to podnosi znacznie koszty związane z
zastosowaniem komputerów, a także utrudnia skuteczne ich wykorzystanie.
Zasadniczą rolę przy podejmowaniu decyzji odgrywa rachunek ekonomiczny.
Rachunek ekonomiczny polega na porównywaniu nakładów i efektów wielu
różnych wariantów rozwiązań, a następnie na wyborze wariantu (rozwiązania)
optymalnego, czyli najkorzystniejszego
z punktu widzenia korzyści
gospodarczych.
To porównywanie poprzedzone jest obliczaniem przewidywanych efektów i
nakładów dla każdego wariantu. W wyniku porównania wszystkich wariantów
można dokonać wyboru najlepszego z nich. Rachunek ekonomiczny jest więc
koniecznym warunkiem podejmowania decyzji kierowniczych na każdym
szczeblu przedsiębiorstwa.
Rachunek ekonomiczny jest przeprowadzany według następującego trybu:
 ustalenie liczby możliwych rozwiązań (wariantów) na podstawie
informacji gromadzonych w ramach systemu informacyjnego;
 wykonanie obliczeń w celu porównania przewidywanych efektów z
przewidywanymi kosztami dla każdego wariantu osobno;
 dokonanie wyboru optymalnego (najlepszego) wariantu – podjęcie decyzji.
PRZYKŁAD
Przedsiębiorstwo Handlowe „Merkury” w Krakowie przystąpiło do prac w
zakresie ustalenia wielkości i źródła zakupu koszy wiklinowych na 2003 r. Należy
podjąć decyzję na temat ilości koszy, jakie mają być kupione, a także wybrać
dostawcę.
ROZWIĄZANIE
Podejmujący decyzję zażądał następujących informacji:
 ilu jest producentów tego typu koszy;
 po jakich cenach oferują oni swe wyroby (cena i marża);
 na jakich warunkach może być dokonana transakcja (transport);
 jaką wielkość sprzedaży tego typu koszy zanotowano w ciągu ostatnich 5
lat i jakie tendencje w tym zakresie przewiduje się na rok przyszły?
Dane, jakie uzyskał, zestawiono w tabeli 1.
Tabela 1. Informacje niezbędne do podjęcia decyzji o wyborze dostawcy
Producent
Cena
w zł
Marża
w%
Koszt
Transpor
transportu w
t
zł
A
50,-
20
odbiorcy
200,-
B
70,-
22
dostawcy
–
C
55,-
21
odbiorcy
150,-
Przewidywana sprzedaż w
zależności od ceny w szt.
1 000
800
1 000
Źródło: opracowanie własne
Po dokonaniu niezbędnych obliczeń wyniki zestawiono w tabeli 2.
Tabela 2. Wyniki obliczeń niezbędnych do podjęcia decyzji o wyborze dostawcy
Produ Cena
cent
w zł
Wartość Przewidywa
Przewidy
przewidyw na wartość Koszt
wana
Marża
anej
zrealizowan transp
sprzedaż
w%
sprzedaży ych marż w
ortu
w szt.
w zł
zł
Różnice między
zrealizowaną
marżą a
kosztami
transportu
w zł
A
50,-
20
1 000
50 000,-
10 000,-
200,-
9 800,-
B
70,-
22
800
56 000,-
12 320,-
–
12 320,-
C
55,-
21
1 000
55 000,-
11 550,-
150,-
11 400,-
Źródło: opracowanie własne
Najbardziej opłacalnym wariantem zakupu jest zakup u producenta B. Najmniej
korzystnym zakupem byłby natomiast zakup u producenta A.
Podejmowanie decyzji o zakupie wymaga uwzględnienia jeszcze wielu innych
informacji: jakości towaru czy przebiegu dotychczasowej współpracy z
poszczególnymi producentami oraz innych (poza transportem) warunków
zakupu, które – dla uproszczenia – tu nie zostały uwzględnione. Wszystkie one
jednak bezpośrednio lub pośrednio wiążą się z opłacalnością ekonomiczną, a
więc muszą być uwzględnione przy podejmowaniu decyzji o zakupie, choć
niektóre z nich (np.: jakość towarów, niezawodność dostaw) nie mogą być
wycenione i dlatego nie bierze się ich pod uwagę w samym rachunku
ekonomicznym.
W okresie transformacji występuje wiele negatywnych czynników, które często
utrudniają proces zarządzania. Należą do nich przede wszystkim: korupcja,
biurokracja, mafia i inne lokalne grupy przestępcze, a także obsadzanie
kierowniczych stanowisk w przedsiębiorstwach państwowych przez
przedstawicieli partii politycznych.